Bidang Kustom ClickUp berdasarkan Jenis Tugas: Cara Saya Membangun Alur Kerja Penjualan yang Lebih Rapi Tanpa Bidang yang Berantakan

Alur kerja penjualan menjadi berantakan ketika setiap prospek, perusahaan, kontak, dan kesepakatan menampilkan Bidang Kustom yang sama.

Catatan perusahaan tidak memerlukan kolom Nama Depan. Catatan kontak tidak memerlukan setiap kolom kualifikasi tingkat akun. Tugas tindak lanjut tidak memerlukan model penilaian penjualan secara lengkap.

Ketika kolom muncul di mana-mana, pengguna berhenti mempercayai sistem. Mereka membiarkan kolom kosong, menebak-nebak apa yang harus diisi, dan menyalahkan ClickUp atas masalah struktur.

Fitur Bidang Kustom ClickUp berdasarkan Jenis Tugas mengatasi hal tersebut dengan menempatkan data tingkat perusahaan pada catatan perusahaan, data tingkat kontak pada catatan orang, dan bidang bersama tetap terlihat di tempat yang sesuai.

Dalam artikel ini, saya akan memandu Anda tentang cara saya menggunakan Bidang Kustom berdasarkan Jenis Tugas dalam lingkungan penjualan untuk sebuah agensi pemasaran digital, serta mengapa perubahan struktural kecil ini dapat membuat pengelolaan prospek di ClickUp lebih mudah untuk diskalakan.

Mengapa Data Penjualan Menjadi Berantakan Jika Setiap Catatan Menggunakan Bidang yang Sama

Tim penjualan mengelola berbagai jenis informasi sekaligus: detail perusahaan, detail kontak, detail kesepakatan, dan tugas tindak lanjut. Banyak ruang kerja ClickUp menggabungkan semua itu ke dalam satu struktur tugas umum.

Hal itu biasanya menimbulkan masalah seperti:

Alur kerja penjualan tidak memerlukan lebih sedikit bidang. Yang dibutuhkan adalah bidang yang hanya muncul di tempat yang relevan.

Tentang Saya: Pendiri dan Kepala Arsitek di Upficient

Saya Christopher Day, Pendiri dan Kepala Arsitek di Upficient.

Saya adalah Ahli Terverifikasi ClickUp dan Top Rated Plus di Upwork. Di Upficient, kami merancang sistem ClickUp yang tetap terstruktur dengan baik meskipun jumlah orang, catatan, dan alur kerja terus bertambah.

Banyak pekerjaan kami bermuara pada satu pertanyaan praktis: bagaimana cara kami membuat ClickUp lebih mudah digunakan secara konsisten oleh tim?

Fitur Bidang Kustom berdasarkan Jenis Tugas adalah salah satu fitur yang sangat membantu karena menghilangkan kekacauan sejak awal. Alih-alih melatih orang untuk mengabaikan bidang yang tidak relevan, Anda dapat merancang ruang kerja sehingga bidang-bidang tersebut tidak pernah muncul di tempat yang tidak semestinya.

Struktur Ruang Kerja Penjualan yang Saya Gunakan Sebelum Menambahkan Bidang

Sebelum saya membahas Bidang Kustom, saya memastikan struktur ruang kerja penjualan sudah jelas.

Di agensi pemasaran digital pada umumnya, saya biasanya memulai dengan tiga area:

Dalam alur kerja ini, Daftar Prospek sangat penting. Di situlah pemisahan data perusahaan dan kontak dimulai, yang dapat menyebabkan kekacauan jika setiap catatan mewarisi bidang yang sama.

Cara Saya Mengelompokkan Prospek: Perusahaan sebagai Tugas Induk, Orang sebagai Subtugas

Dalam alur kerja manajemen prospek, saya suka menampilkan perusahaan di tingkat tugas induk.

Kemudian saya menempatkan orang-orang atau titik kontak tersebut sebagai subtugas.

Hal ini memberikan struktur yang sederhana bagi tim penjualan:

Anda tidak hanya menyaring orang secara acak. Anda menyaring perusahaan, memahami siapa para pengambil keputusan, dan melacak orang-orang yang terlibat dalam proses pembelian.

Di ClickUp, hierarki tersebut mungkin terlihat seperti ini:

Prospek dapat berasal dari Formulir ClickUp, formulir situs web, Email-to-List, integrasi, Otomatisasi, webhook, atau Super Agents. Sumbernya tidak sepenting apa yang terjadi selanjutnya: catatan tersebut harus masuk ke dalam hierarki perusahaan/kontak yang rapi, dengan catatan perusahaan sebagai tugas induk dan orang-orang sebagai subtugas.

Masalah Bidang Kustom Lama: Terlalu Banyak Data di Tempat yang Salah

Sebelum adanya Bidang Kustom berdasarkan Jenis Tugas, bidang tingkat Daftar muncul di setiap tugas dan subtugas dalam Daftar tersebut. Hal itu berfungsi untuk alur kerja sederhana, tetapi tidak untuk Daftar yang mencampurkan perusahaan, kontak, tindak lanjut, dan tugas kualifikasi.

Catatan perusahaan memerlukan kolom seperti kualitas prospek, industri, ukuran perusahaan, kisaran anggaran, kelayakan cakupan, tingkat urgensi, dan kesesuaian.

Catatan kontak memerlukan kolom seperti nama depan, nama belakang, email, nomor telepon, dan peran pengambil keputusan.

Catatan perusahaan tidak boleh meminta nama depan seseorang. Catatan kontak tidak boleh meminta pengguna untuk menilai kelayakan cakupan tingkat perusahaan.

Apa yang Berubah Saat Bidang Terkait dengan Jenis Tugas

Fitur Bidang Kustom berdasarkan Jenis Tugas memungkinkan Anda menentukan di mana suatu bidang harus ditempatkan.

Buka tugas perusahaan, dan Anda akan melihat bidang perusahaan. Buka subtugas orang, dan Anda akan melihat bidang kontak. Bidang bersama tetap dapat berada di tingkat Daftar.

Ruang kerja ini dapat memisahkan:

Pemisahan tersebut memberi Anda kendali.

Anda masih dapat menggunakan bidang tingkat daftar di tempat yang sesuai. Namun, Anda tidak perlu lagi memaksakan setiap bidang ke setiap catatan.

Kolom perusahaan tetap berada di catatan perusahaan

Kolom tingkat perusahaan menggambarkan akun, bukan orang.

Gunakan Jenis Tugas Perusahaan untuk bidang seperti:

Kolom-kolom ini membantu tim memutuskan apakah perusahaan tersebut layak untuk dikejar dan bagaimana proses penjualan harus dilanjutkan.

Kolom kontak tetap berada di catatan kontak

Kolom tingkat kontak menggambarkan pembeli, pendukung, atau pemangku kepentingan individu.

Gunakan Tipe Tugas Orang atau Tipe Tugas Prospek untuk bidang seperti:

Ketika pengguna membuka subtugas orang, mereka hanya akan melihat bidang-bidang yang diperlukan untuk memahami atau menghubungi orang tersebut.

Kolom bersama masih tersedia di tingkat daftar

Tidak semua bidang perlu dipindahkan ke Tipe Tugas.

Pertahankan bidang di tingkat Daftar jika bidang tersebut berlaku untuk catatan perusahaan dan kontak. Contohnya:

Hal ini memberikan pemisahan yang jelas: bidang Tipe Tugas untuk data yang spesifik per peran, dan bidang Daftar untuk data yang dibagikan.

Pengaturan Kualifikasi Prospek Saya untuk Catatan Perusahaan

Penilaian prospek harus dilakukan di tingkat perusahaan.

Misalnya, jika saya menilai apakah seorang prospek layak untuk dikejar, saya mungkin menggunakan bidang penilaian biner seperti:

"Ya" bisa berarti satu. "Tidak" bisa berarti nol.

Kolom-kolom ini harus ditempatkan pada Tipe Tugas Perusahaan karena kolom-kolom ini menilai akun, bukan orang.

Cara Memindahkan Bidang dari Daftar ke Tipe Tugas Perusahaan

Misalkan sebuah bidang seperti Scope is viable saat ini terhubung ke Daftar Prospek.

Artinya, data tersebut muncul baik di tugas induk perusahaan maupun di subtugas orang, meskipun data tersebut sebenarnya hanya terkait dengan catatan perusahaan.

Untuk memperbaikinya, saya dapat memindahkan bidang tersebut ke Tipe Tugas Perusahaan.

Prosesnya sederhana:

Sekarang bidang tersebut menghilang dari subtugas orang dan tetap berada tepat di tempatnya.

Itulah nilai inti dari Bidang Kustom berdasarkan Jenis Tugas. Fitur ini memungkinkan saya memisahkan informasi yang terkait dengan satu jenis catatan tanpa mengacaukan catatan lainnya.

Seperti yang saya katakan dalam webinar, “Masalah itu kini telah resmi teratasi.”

Mengapa Bidang yang Lebih Rapi Meningkatkan Adopsi ClickUp

Kolom yang lebih rapi meningkatkan tingkat adopsi.

Ketika pengguna membuka tugas dan memahami bidang mana yang penting, mereka cenderung menggunakan sistem dengan benar.

Mereka tidak lagi bertanya:

Hal itu menghemat waktu. Selain itu, hal itu juga meningkatkan keteraturan tugas.

Sebagian besar masalah dalam penerapan ClickUp tidak disebabkan oleh kurangnya dokumentasi. Masalah tersebut justru berasal dari alur kerja yang tidak terasa intuitif.

Jika sebuah ruang kerja mengharuskan pengguna untuk mengabaikan setengah dari kolom pada setiap tugas, desain tersebut justru menghambat mereka.

Relevansi adalah hal yang membuat sistem ini lebih mudah dipelajari.

Di Mana Fitur Ini Berperan dalam Sistem Penjualan yang Dapat Diskalakan

Alur kerja penjualan bergantung pada data yang andal.

Jika bidang-bidang Anda berantakan, data Anda akan menjadi kacau. Jika data Anda menjadi kacau, pelaporan Anda akan melemah. Jika pelaporan melemah, para pemimpin akan berhenti mempercayai ruang kerja tersebut.

Fitur Bidang Kustom berdasarkan Jenis Tugas membantu mencegah reaksi berantai tersebut. Fitur ini memberikan tim penjualan catatan yang lebih rapi, data kualifikasi yang lebih baik, kepemilikan yang lebih jelas, dan proses onboarding yang lebih mudah bagi pengguna baru.

Logika yang sama berlaku untuk pengiriman klien, perekrutan, manajemen vendor, program mitra, onboarding, dan eskalasi dukungan. Namun, penjualan adalah salah satu area yang paling jelas untuk memulai karena perusahaan dan kontak secara alami memerlukan data yang berbeda.

Catatan tentang Onboarding: Sistem yang Terorganisir Tetap Membutuhkan Standar Bersama

Struktur yang rapi tetap memerlukan standar yang disepakati bersama.

Kolom yang terorganisir dengan baik memang membantu, tetapi tidak dapat menggantikan pelatihan. Pengguna tetap perlu mengetahui jenis-jenis tugas apa saja yang ada, arti masing-masing, dan di mana setiap kolom seharusnya ditempatkan.

Terlalu banyak tim yang mengintegrasikan pengguna ke ClickUp dengan:

Pendekatan tersebut biasanya mengakibatkan penggunaan yang tidak konsisten, pengelolaan tugas yang berantakan, alur kerja yang terganggu, dan para pemimpin menyalahkan alat tersebut.

Pendekatan yang lebih baik adalah mengajarkan standar ruang kerja.

Artinya, pengguna memahami:

Jika tim Anda mengalami kesulitan karena penggunaan ClickUp yang tidak konsisten, ubah aturan-aturan ini menjadi daftar periksa orientasi singkat atau panduan ruang kerja.

Mulailah dengan Satu Daftar Penjualan yang Berantakan

Anda tidak perlu membangun ulang seluruh ruang kerja Anda sekaligus.

Mulailah dengan satu daftar penjualan di mana tumpukan kolom menghambat produktivitas tim.

Tanyakan pada diri Anda:

Kemudian rapikan alur kerja tersebut.

Cobalah bersama tim. Perhatikan di mana orang-orang masih merasa bingung. Perluas secara bertahap.

Begitulah cara sebuah fitur dapat meningkatkan alur kerja.

Bangun Alur Kerja Penjualan yang Benar-Benar Dapat Dipercaya oleh Tim Anda

Jika setiap tugas memiliki beban kolom yang sama, mulailah dengan satu daftar penjualan yang berantakan.

Pisahkan bidang perusahaan dari bidang kontak. Pertahankan bidang yang dibagikan di tingkat Daftar. Pindahkan bidang yang spesifik untuk peran ke Jenis Tugas yang tepat.

Itulah saatnya ClickUp tidak lagi terasa berantakan dan mulai terasa seperti sistem penjualan yang dapat diandalkan oleh tim Anda.