Anda sedang berusaha menjadi tim yang lebih efisien, jadi apa yang perlu Anda lakukan untuk meningkatkannya?
Pemetaan proses mungkin merupakan alat yang belum Anda ketahui bahwa Anda membutuhkannya.
Peta proses membuat apa yang terjadi dalam bisnis menjadi visual-apakah itu operasi, bagaimana proyek dikelola, bagaimana sistem pengadaan disiapkan, atau bahkan cara Anda menangani tiket dukungan pelanggan yang masuk.
Ini adalah cara yang pasti untuk menunjukkan ketidakefisienan, kesenjangan dalam proses pemikiran Anda, dan kemacetan yang dapat diperbaiki. Namun, membuat peta proses yang akan membantu Anda meningkatkan kemampuan mengharuskan Anda untuk memahami semua hal tentang pemetaan proses.
Setelah Anda memahami simbol-simbol pemetaan dan praktik terbaik, Anda akan melihat betapa mudahnya membuat peta proses yang praktis dari awal (atau menggunakan templat yang sudah jadi juga bisa sangat membantu!) Pasang sabuk pengaman dan selami lebih dalam dunia pemetaan proses di bawah ini.
Apa itu Pemetaan Proses?
Pemetaan proses adalah representasi visual dari sebuah proses yang membantu mengidentifikasi komponen terpenting dan potensi inefisiensi. Pemetaan proses memberikan gambaran umum tentang proses, menguraikan urutan peristiwa, tugas, dan langkah-langkah yang terlibat dalam mencapai hasil tertentu.
Bisnis menggunakan pendekatan ini untuk mengidentifikasi hambatan dalam alur kerja mereka dan pada akhirnya meningkatkan hasil mereka. Peta proses pada dasarnya harus berfungsi sebagai garis besar tentang bagaimana tim Anda akan menyelesaikan proyek hingga selesai.
6 Contoh Pemetaan Proses
Peta proses dapat digunakan dalam berbagai cara. Itu semua tergantung pada tujuan tim dan struktur proses bisnis Anda saat ini. Namun secara garis besar, ada enam jenis peta proses yang umum. Mari kita lihat masing-masing dan bagaimana cara kerjanya.
1. Diagram alir 
Maksimalkan alur kerja Anda menggunakan Papan Tulis dengan templat Diagram Alir dalam aplikasi ClickUp
Dalam peta proses standar ini, bentuk dan simbol mewakili tugas dan peristiwa yang berbeda. Pemetaan proses dari awal hingga akhir biasanya mengandalkan diagram alur.
Ketika Anda memetakan seluruh proses, diagram alir adalah alat visual yang berguna untuk merepresentasikan serangkaian langkah. Dari berbagai jenis peta proses, peta ini memperjelas prosedur atau sistem yang rumit dan memudahkan untuk mengidentifikasi area untuk perbaikan atau pengoptimalan.
Selain itu, Anda dapat menggunakan Fitur Papan Tulis ClickUp untuk membantu komunikasi dan kolaborasi di antara anggota tim, terutama saat mengerjakan proyek yang membutuhkan banyak langkah atau melibatkan banyak pemangku kepentingan.
2. Diagram jalur renang
Diagram Alir ClickUp Swimlane
Lajur dalam peta jalur renang merepresentasikan tanggung jawab berbagai individu atau departemen yang terlibat dalam proses tersebut. Diagram dengan jalur renang berguna untuk memetakan proses kompleks yang melibatkan banyak departemen.
Gunakan Templat Diagram Alir Swimlane ClickUp untuk memperjelas siapa di tim Anda yang bertanggung jawab untuk setiap langkah-apakah itu beberapa individu atau seluruh tim. Dengan mengatur informasi berdasarkan jalur, diagram alir swimlane memudahkan untuk melihat potensi kemacetan atau penundaan sehingga Anda dapat meningkatkan proses bisnis Anda dengan peta proses yang terperinci.
3. Peta aktivitas proses
Sesuai dengan namanya, peta ini melakukan apa yang dikatakannya. Peta ini menunjukkan aktivitas mana dalam suatu proses yang memiliki dampak paling besar pada proses bisnis Anda dan mana yang paling kecil. Peta ini berguna saat menentukan aktivitas mana yang memberikan pengembalian investasi terbaik untuk menyempurnakan anggaran Anda dalam tahap pemetaan proses.
4. Peta aliran nilai
Template Papan Tulis Pemetaan Aliran Nilai ClickUp
Peta aliran nilai juga dikenal sebagai pemetaan aliran material dan informasi. Peta ini menguraikan langkah-langkah dalam suatu proses dan sumber daya yang digunakan pada setiap tahap. Faktanya, peta aliran nilai memvisualisasikan bagaimana informasi dan material bergerak melalui pemetaan proses dari awal hingga akhir.
Gunakan Templat Peta Streaming Nilai ClickUp untuk memaksimalkan efisiensi operasi Anda dan menganalisis kondisi Anda saat ini secara menyeluruh. Peta aliran nilai ini membantu Anda mengembangkan rencana implementasi yang dioptimalkan sehingga Anda dapat meningkatkan proses dan mendorong organisasi Anda menuju kesuksesan.
Bonus: Lihat bagian atas 10 Template Pemetaan Aliran Nilai untuk Meningkatkan Proses Tim
5. Diagram aliran proses
Templat Alur Proses ClickUp
Diagram ini membuat proses pengambilan keputusan lebih mudah. Dengan kata lain, hal ini membantu tim untuk mendorong peningkatan karena dengan jelas menguraikan bagaimana proses mengalir untuk mencapai hasil yang diinginkan-yang sangat bagus untuk manajemen proyek. Anggap saja seperti Peta Pikiran atau Papan Tulis untuk merinci keseluruhan alur Anda.
Anda bisa membuatnya lebih mudah lagi untuk membuat atau memperbarui alur proses Anda dengan templat. Gunakan template Templat Papan Tulis Alur Proses ClickUp untuk memvisualisasikan alur kerja proyek dan meningkatkan prosedur pemetaan proses Anda.
6. Diagram SIPOC
Model SIPOC yang menampilkan fungsi-fungsi dari pemasok hingga konsumen akhir
Diagram ini merupakan singkatan dari Pemasok, Input, Proses, Output, dan Pelanggan. Diagram ini menjabarkan elemen-elemen kunci dari suatu proses dalam bentuk bagan yang mudah dipahami. Diagram SIPOC adalah peta yang berguna ketika Anda mencoba menentukan ruang lingkup proyek.
Dan tidak mengherankan di sini, tetapi ClickUp memiliki templat untuk membantu pemetaan proses. Template ini dapat digunakan untuk Templat SIPOC ClickUp menggunakan tampilan papan dengan mudah merinci aspek-aspek penting dari proses Anda sehingga mudah untuk dibedah dan dipahami.
Cara Membuat Peta Proses
Membuat peta proses yang terperinci mengharuskan Anda memiliki pemahaman yang baik tentang operasi bisnis Anda. Kami telah memecahnya menjadi beberapa langkah yang berguna untuk membantu Anda memulai pemetaan proses.
Langkah 1: Tentukan Cakupan Proses
Pertama, pilih proses yang ingin Anda analisis dan pastikan proses tersebut secara signifikan berdampak pada operasi bisnis Anda. Anda juga perlu mempertimbangkan cakupan proses-tentukan apakah akan menganalisis satu departemen, proses lintas fungsi, atau bahkan proses yang mencakup beberapa lokasi.
Sebagai contoh, Anda mungkin ingin memetakan proses penjualan Anda, dengan fokus pada bagaimana proses tersebut berinteraksi dengan departemen pemasaran dan dukungan pelanggan.
Langkah 2: Membentuk Tim Pemetaan Proses
Kumpulkan tim! Semakin banyak kepala yang Anda kumpulkan untuk membuat satu peta proses yang konsisten, semakin baik. Pilihlah orang-orang yang memiliki keahlian di berbagai bagian prosedur pemetaan proses.
Hal ini akan memastikan Anda mendapatkan gambaran yang lengkap. Selain itu, ini juga merupakan cara untuk mendapatkan dukungan dari para pemangku kepentingan. Dorong komunikasi terbuka dan kolaborasi dalam tim. 🤝
Langkah 3: Kumpulkan Informasi Mendalam
Di sinilah titik beratnya. Saatnya untuk melakukan penelitian menyeluruh tentang prosesnya. Hal ini dapat melibatkan wawancara dengan karyawan, mengamati proses yang sedang berlangsung, dan meninjau dokumen yang relevan seperti prosedur operasi standar instruksi kerja, dan metrik kinerja utama .
Bertujuan untuk mendapatkan pemahaman yang jelas tentang setiap langkah yang terlibat dalam proses, beserta input, output, dan sumber daya yang diperlukan untuk langkah-langkah proses Anda.
Langkah 4: Identifikasi Titik Awal dan Titik Akhir
Di mana proses dimulai dan di mana proses berakhir? Pastikan batas-batas prosesnya jelas. Tetapkan semua prasyarat, pemicu, dan kondisi akhir yang relevan dengan proses.
Membandingkan beban kerja tim secara visual dan melacak perkembangan dengan tampilan Timeline ClickUp
Sebagai contoh, dalam proses pemenuhan pesanan, titik awal dapat berupa penerimaan pesanan, sedangkan titik akhir dapat berupa pengiriman pesanan atau pengiriman ke pelanggan.
Langkah 5: Merinci Langkah-Langkah
Jabarkan proses ke dalam langkah-langkahnya. Identifikasi semua tugas, keputusan, dan peristiwa yang terjadi dari awal hingga akhir proses.
Buatlah sedetail mungkin sambil mempertimbangkan sub-proses, ketergantungan, dan pengecualian yang mungkin muncul selama proses berlangsung. Dengan cara ini, Anda membuat peta proses yang komprehensif yang benar-benar menampilkan seluk-beluk proses bisnis . 💪
Langkah 6: Urutkan Langkah-langkah dan Identifikasi Peran
Sudahkah Anda memiliki langkah-langkah proses Anda? Sekarang saatnya mengatur langkah-langkah tersebut sesuai dengan urutannya dan menetapkan peran atau departemen yang bertanggung jawab untuk meninjau setiap langkah untuk memastikan keakuratannya.
Curah pendapat, memberikan tugas, dan memvisualisasikan alur kerja menjadi sangat menyenangkan dan mudah dengan ClickUp Whiteboard
Dokumentasikan setiap titik serah terima atau komunikasi antar peran atau departemen untuk memastikan alur proses yang lancar. Ini membutuhkan kolaborasi.
Artinya, Anda memerlukan alat bantu kolaboratif. Dengan Papan Tulis ClickUp, tim dapat dengan mudah membuat sketsa peta proses, memberi label simbol, dan membagikan peta mereka ke seluruh perusahaan sehingga semua orang tahu.
Langkah 7: Tambahkan Simbol dan Notasi Proses
Gunakan simbol dan notasi proses standar untuk merepresentasikan berbagai elemen proses. Konsistensi adalah kunci agar mudah dibaca dan dipahami.
Beberapa simbol yang umum termasuk:
- Oval: Titik awal atau akhir
- Persegi panjang: Tugas atau aktivitas
- Berlian: Titik keputusan
- Panah: Arah aliran
- Lingkaran: Titik penghubung atau kelanjutan
Berikut ini petunjuknya: Tambahkan swimlanes ke peta proses Anda untuk mewakili peran atau departemen. Ini akan membantu Anda memvisualisasikan pembagian tanggung jawab dan interaksi di dalam proses.
Langkah 8: Memvalidasi Peta Proses
Tinjau peta proses dengan tim pemetaan proses dan pemangku kepentingan terkait lainnya. Anda ingin memvalidasi keakuratannya di sini untuk memastikan bahwa peta tersebut secara akurat menggambarkan proses Anda yang paling mutakhir.
Dorong umpan balik dan masukkan perubahan yang diperlukan untuk menyempurnakan peta. Langkah ini membantu menciptakan peta proses yang disetujui oleh semua orang yang terlibat.
Langkah 9: Mengoptimalkan Proses
Analisis peta proses untuk mengidentifikasi area yang perlu ditingkatkan, seperti kemacetan, redundansi, atau inefisiensi. Di sinilah tim dapat menggunakan peta proses untuk memfasilitasi diskusi, merampingkan alur kerja atau mengotomatiskan tugas-tugas yang berulang.
Selesaikan tugas yang berulang secara cerdas dengan Otomatisasi ClickUp
Manfaat Pemetaan Proses untuk Tim Anda
Pemetaan proses memberikan beberapa manfaat yang membantu bisnis meningkatkan operasi mereka dan manajemen proses elemen-elemen kunci.
Pemetaan proses menggunakan sumber daya Anda secara lebih efisien
Terutama jika Anda seorang manajer proyek, Anda perlu memastikan bahwa tim Anda mendapatkan hasil maksimal dari sumber daya mereka. Ini berarti lebih sedikit waktu yang terbuang dan lebih banyak energi yang diarahkan pada tugas-tugas yang berorientasi pada hasil yang memberikan tim Anda pengembalian terbaik atas investasi mereka.
Ekspektasi yang tidak jelas adalah mimpi buruk bagi semua orang yang terlibat. Tim Anda tidak tahu apa yang harus dituju dan tonggak pencapaian kemungkinan besar akan terlewatkan. Pemetaan proses membantu memperbaikinya dengan menyamakan ekspektasi di seluruh tim.
Diagram alir proses meningkatkan komunikasi dan dokumentasi tim
Peta proses memastikan tim bekerja dari satu sumber kebenaran. Hal ini akan mengurangi kebingungan, miskomunikasi, dan tenggat waktu yang terlewat. Sangat penting bagi tim untuk memiliki pemahaman yang sama tentang sesuatu yang mendasar seperti proses bisnis.
Buat Dokumen yang indah, agenda rapat, wiki, dan lainnya-lalu hubungkan ke alur kerja dan jalankan ide dengan tim Anda
Membuat satu dokumen dokumen proses yang berada dalam satu dasbor dan dapat dibagikan dengan mudah hanya menyisakan sedikit ruang untuk kesalahan dan peluang yang terlewatkan dalam pembuatan pemetaan proses Anda. Proses dan alur kerja berkembang seiring berjalannya waktu ketika ada data baru, orang baru yang bergabung dengan tim, atau proyek baru yang perlu ditangani.
Pertimbangkan bahwa mendokumentasikan proses-proses sebelumnya membantu dalam pembuatan proses yang baru. Anda juga dapat membantu karyawan memahami peran dan tanggung jawab mereka dengan peta proses yang terperinci.
Mereka perlu melihat bagaimana tugas mereka sesuai dengan gambaran yang lebih besar dan memahami bagaimana pekerjaan mereka berkontribusi pada keseluruhan proses. Pemetaan proses adalah cara proaktif untuk meningkatkan komunikasi tim di seluruh departemen-termasuk mitra eksternal atau pelanggan.
Bekerja dengan Alur Kerja yang Lebih Gesit
Pemetaan proses memungkinkan bisnis menjadi lebih gesit dengan mengidentifikasi area-area di mana perubahan dapat diterapkan dengan cepat.
Dengan pemahaman yang jelas tentang proses, bisnis dapat mengidentifikasi area untuk merampingkan operasi, mengotomatiskan tugas, atau bahkan mengalihdayakan aktivitas tertentu . Merespon perubahan kondisi pasar atau kebutuhan pelanggan secara lebih efektif menjadi jauh lebih mudah. ⚙️
Praktik Terbaik Pemetaan Proses
Pertimbangkan beberapa petunjuk yang akan meningkatkan inisiatif pemetaan proses Anda berikutnya:
- Tetapkan tujuan yang jelas sejak awal: Sebelum memulai, identifikasi tujuan spesifik yang ingin Anda capai dengan peta proses Anda. Hal ini akan membantu Anda mempertahankan fokus pada hal-hal yang penting dan mendorong peningkatan yang berarti.
- Gunakan berbagai tingkat perincian: Buat peta proses dengan berbagai tingkat perincian untuk disesuaikan dengan audiens yang berbeda. Peta tingkat tinggi untuk perencanaan strategis dan lainnyapeta terperinci untuk peningkatan operasional pastikan Anda memenuhi seluruh kebutuhan tim Anda.
- Jangan takut untuk memasukkan data: Tingkatkan peta proses Anda dengan menambahkan data yang relevan! Pertimbangkan untuk menambahkan metrik kinerja proses, waktu siklus, atau bahkan metrik penggunaan sumber daya. Hal ini memungkinkanpengambilan keputusan yang tepat dan menyoroti area yang mungkin memerlukan perhatian lebih dari Anda.
- I mengintegrasikan dokumentasi proses: Hubungkan peta proses Anda dengan dokumentasi proses yang sudah ada, seperti prosedur operasi standar atau instruksi kerja. Hal ini menciptakan satu sumber kebenaran untuk tim Anda dan menyederhanakan perubahan manajemen proses di masa mendatang.
- Tangkap kriteria pengambilan keputusan: Saat memetakan poin-poin keputusan, termasuk kriteria yang digunakan untuk mengambil keputusan. Ini adalah cara untuk membangun konsistensi dan memperjelas alasan di balik setiap pilihan.
- Visualisasikan*Interaksi lintas fungsi: Gunakan swimlanes atau teknik visual lainnya untuk merepresentasikan interaksi antar peran atau departemen. Hal ini menyoroti titik-titik potensi gesekan dan mendorong kolaborasi.
Mengoptimalkan Alur Kerja dengan Peta Proses
Dengan membuat representasi visual dari sebuah proses, bisnis dapat mengidentifikasi potensi inefisiensi, mengurangi kesalahan, dan meningkatkan kualitas. Menggunakan platform seperti ClickUp membantu upaya pemetaan proses Anda melalui templat, Papan Tulis interaktif, dan bahkan Pemetaan Pikiran alat bantu untuk menguraikan segala sesuatu untuk tim Anda.
Membuat peta proses yang akan meningkatkan operasi dan membantu tim memvisualisasikan area peningkatan itu sederhana. Peta proses Anda tidak boleh terlalu rumit, dan begitu pula perangkat lunak yang Anda gunakan untuk membuatnya.
Dengan panduan terperinci ini, Anda siap untuk membuat peta proses yang komprehensif yang membantu tim Anda memahami, menganalisis, dan mengoptimalkan operasi bisnis yang penting.