Anggaran proyek harus memberi tahu tim Anda pekerjaan apa saja yang telah disetujui, berapa perkiraan biaya pengiriman, dan berapa biaya akhir jika rencana saat ini tetap berjalan sesuai rencana. Angka total saja tidak cukup untuk menjawab pertanyaan-pertanyaan tersebut.
Jika Anda menangani proyek dengan tarif tetap atau kontrak retainer, pisahkan jumlah yang Anda kenakan kepada klien dari biaya pelaksanaan pekerjaan. Kemudian perbarui perkiraan seiring tim memperoleh informasi lebih lanjut. Itulah cara Anda mendeteksi masalah saat masih ada opsi yang tersedia.
Poin-Poin Penting
Poin-Poin Penting
- Susun anggaran berdasarkan pekerjaan yang telah ditentukan, perkiraan jam kerja, biaya proyek, dan asumsi yang telah ditetapkan.
- Lacak biaya aktual dan perkiraan biaya untuk pekerjaan yang belum selesai, bukan hanya faktur yang sudah dibayar.
- Bandingkan perkiraan tersebut dengan anggaran biaya yang telah disetujui setiap minggu.
- Anggaplah permintaan perubahan ruang lingkup sebagai keputusan mengenai pekerjaan, biaya, dan waktu, serta dapatkan persetujuan sebelum pekerjaan yang diubah dimulai.
Di halaman ini: Menyusun anggaran proyek dalam 7 langkah · Mengenali pola pembengkakan biaya · Membahas perubahan anggaran · Pertanyaan Umum (FAQ) tentang anggaran proyek
Apa itu anggaran proyek?
Anggaran proyek adalah perkiraan biaya yang telah disetujui untuk menyelesaikan serangkaian pekerjaan yang telah ditentukan. Anggaran ini mencatat pekerjaan yang termasuk di dalamnya, sumber daya yang dialokasikan, pengeluaran yang diperkirakan, jadwal, serta asumsi-asumsi yang mendasari perkiraan tersebut.
Pisahkan angka biaya klien dan anggaran pengiriman. Untuk proyek dengan biaya tetap, perkiraan Anda harus menunjukkan apakah biaya pengiriman menggunakan lebih banyak dari biaya yang direncanakan. Untuk proyek dengan sistem retainer, lacak biaya pekerjaan yang telah disepakati selama setiap periode penagihan.
Untuk panduan praktis mengenai biaya yang dibebankan kepada klien, lihat cara menghitung biaya manajemen proyek. Artikel ini berfokus pada anggaran pelaksanaan dan cara mengendalikannya.
Apa saja yang termasuk dalam anggaran proyek?
Sertakan detail yang cukup sehingga seseorang yang tidak terlibat dalam penyusunan perkiraan tersebut dapat memahami apa saja yang tercakup dalam anggaran dan bagaimana tim akan memantau penggunaannya:
- Ruang lingkup dan pengecualian: hasil kerja, putaran tinjauan, ketergantungan, serta pekerjaan yang berada di luar perjanjian.
- Tenaga Kerja: jumlah jam yang direncanakan berdasarkan peran atau paket pekerjaan, dikalikan dengan tarif biaya internal yang digunakan oleh agensi Anda.
- Biaya proyek: freelancer yang telah disetujui, bahan, lisensi, biaya perjalanan, atau biaya lain yang spesifik untuk proyek ini.
- Jadwal: kapan pekerjaan dan biayanya diperkirakan akan dilakukan.
- Asumsi dan risiko: hal-hal yang belum Anda ketahui, dan hal-hal yang dapat mengubah perkiraan.
- Cadangan: alokasi yang terdokumentasi untuk ketidakpastian yang telah diidentifikasi, jika proyek tersebut memilikinya. Jangan menganggap persentase sembarangan sebagai aturan universal.
- Tanggung jawab dan pengendalian: siapa yang memperbarui biaya aktual, siapa yang menyetujui perubahan, dan seberapa sering perkiraan tersebut ditinjau.
Panduan Perkiraan Biaya dari Otoritas Infrastruktur dan Proyek Inggris (UK Infrastructure and Projects Authority) menyatakan bahwa perkiraan biaya berkembang seiring kematangan proyek, tetap terkait dengan ruang lingkup dan jadwal, serta sebaiknya dinyatakan dalam bentuk rentang yang mencerminkan risiko dan ketidakpastian. Panduan ini ditujukan untuk proyek-proyek infrastruktur besar di Inggris, sehingga artikel ini mengadopsi prinsip perkiraan biayanya, bukan kontrol sektor publiknya yang terperinci. Lihat Panduan Perkiraan Biaya, diterbitkan pada 17 Maret 2021.
Cara menyusun anggaran proyek dalam 7 langkah
1. Tentukan ruang lingkup yang telah disetujui
Mulailah dengan proposal yang telah ditandatangani, pernyataan ruang lingkup pekerjaan, atau ruang lingkup lain yang telah disetujui. Buat daftar setiap hasil kerja, kriteria penerimaan, putaran tinjauan, tanggal jatuh tempo, dan tanggung jawab klien. Catat juga hal-hal yang dikecualikan. “Konten situs web” bukanlah hasil kerja yang dapat dimasukkan ke dalam anggaran sampai Anda mengetahui halaman mana saja yang dimaksud, siapa yang menyediakan materi sumber, dan berapa banyak putaran tinjauan yang termasuk di dalamnya.
Catat asumsi-asumsi yang memengaruhi biaya. Contohnya antara lain kapan klien akan memberikan umpan balik, apakah seorang pekerja lepas tersedia, atau apakah tim dapat menggunakan kembali hasil penelitian sebelumnya. Tandai suatu asumsi sebagai asumsi hingga ada yang memverifikasinya.
2. Pisahkan pekerjaan menjadi hasil kerja dan tugas-tugas
Bagilah pekerjaan menjadi bagian-bagian yang cukup kecil untuk diperkirakan. Untuk setiap hasil kerja, buat daftar langkah-langkah dan peran yang diperlukan untuk menyelesaikannya. Mintalah orang-orang yang mengerjakan tugas tersebut untuk memeriksa rinciannya. Melakukan tinjauan singkat sekarang lebih hemat daripada menemukan bahwa tahap pengujian kualitas (QA) terlewatkan setelah tim telah menghabiskan anggaran.
Struktur pembagian pekerjaan (Work Breakdown Structure atau WBS) adalah salah satu cara untuk mengorganisasikan pekerjaan proyek menjadi komponen-komponen yang lebih kecil. Panduan Estimasi dan Penilaian Biaya dari GAO AS (Government Accountability Office) menyediakan bab-bab terpisah mengenai WBS (Bab 7, hlm. 56–69) serta aturan dasar dan asumsi (Bab 8, hlm. 71–79) dalam estimasi program pemerintah. Artikel ini mengadopsi konsep pengorganisasian tersebut, bukan kontrol federal atau Manajemen Nilai yang Diperoleh (Earned Value Management) yang terdapat dalam panduan tersebut.
3. Perkirakan biaya tenaga kerja dan biaya proyek
Perkirakan jumlah jam berdasarkan peran atau paket pekerjaan, lalu kalikan dengan tarif biaya internal yang digunakan untuk perencanaan. Gunakan tarif yang telah disetujui oleh agensi Anda, bukan tarif yang Anda tagihkan kepada klien. Tambahkan biaya vendor dan pengeluaran khusus proyek secara terpisah agar mudah diperiksa nanti.
Biaya tenaga kerja = jam kerja yang direncanakan × tarif biaya internal
Ketika ruang lingkup masih belum pasti, tunjukkan kisaran atau setidaknya jadikan asumsi-asumsi tersebut terlihat. Jangan membuat perkiraan terendah tampak pasti hanya karena proposal memerlukan satu angka. Dalam Kata Pengantarnya, panduan GAO mendefinisikan perkiraan biaya sebagai jumlah elemen biaya individu yang disusun dengan metode yang telah ditetapkan dan data yang valid, serta menyatakan bahwa pembaruan harus memasukkan data aktual dan perubahan program. Ini adalah panduan untuk perkiraan program federal; di sini, gunakan prinsip perkiraan yang dapat dilacak tanpa mengklaim bahwa artikel ini mengikuti metode GAO secara penuh. Lihat GAO-20-195G, Maret 2020, Kata Pengantar, hlm. 2.
4. Tambahkan cadangan untuk ketidakpastian tertentu
Tuliskan risiko-risiko yang berpotensi menambah biaya, seperti siklus tinjauan tambahan, persyaratan integrasi yang belum diketahui, atau penawaran vendor yang belum dikonfirmasi. Tentukan apakah perkiraan anggaran memerlukan cadangan dan berapa besarnya, berdasarkan risiko-risiko tersebut serta kebijakan lembaga Anda. Pastikan cadangan tersebut tercantum secara terpisah dalam baris tersendiri. Jangan menyembunyikannya di dalam jam kerja atau mengklaim bahwa satu persentase berlaku untuk semua proyek.
Contoh praktis: tentukan harga pekerjaan, lalu periksa perkiraannya
Angka-angka di bawah ini hanya bersifat ilustratif. Angka-angka tersebut bukanlah tarif agensi yang sebenarnya, tolok ukur pasar, atau hasil yang dicapai pelanggan. Gantilah angka-angka tersebut dengan tarif biaya Anda sendiri, penawaran vendor, dan ketentuan kontrak.
Misalkan sebuah proyek dengan tarif tetap sebesar $24.000. Rencana tenaga kerja yang direncanakan adalah:
| Manajemen proyek | 20 | $60 per jam | $1.200 |
| Strategi | 28 | $80 per jam | $2.240 |
| Desain | 36 | $70 per jam | $2.520 |
| Salin | 32 | $65 per jam | $2.080 |
| Bangun | 64 | $85 per jam | $5.440 |
| QA | 20 | $60 per jam | $1.200 |
| Total tenaga kerja yang direncanakan | $14.680 |
Tambahkan $2.200 untuk biaya vendor khusus proyek dan biaya lainnya. Perkiraan dasar adalah $16.880. Tim mengidentifikasi ketidakpastian tertentu dan menyisihkan cadangan terpisah sebesar $2.000, sehingga anggaran biaya yang disetujui menjadi $18.880. Dibandingkan dengan biaya tetap sebesar $24.000, selisih yang direncanakan adalah $5.120 sebelum biaya overhead umum dan pajak. Selisih tersebut bukanlah laba bersih.
Cadangan sebesar $2.000 ini hanyalah contoh masukan perencanaan untuk ilustrasi dalam contoh ini, bukan persentase yang direkomendasikan.
5. Masukkan anggaran ke dalam jadwal dan dapatkan persetujuan
Tetapkan setiap biaya ke hasil kerja yang diharapkan dan periode kapan pekerjaan tersebut diperkirakan akan dilakukan. Catat siapa yang bertanggung jawab atas setiap perkiraan biaya dan siapa yang akan memperbarui data aktual. Pastikan bahwa ruang lingkup, tanggal, asumsi, dan rencana biaya total sesuai dengan perjanjian klien dan proses persetujuan agensi Anda.
Setelah rencana disetujui, jadikan versi tersebut sebagai acuan dasar. Jika rencana berubah, catat permintaan perubahan dan dampaknya, alih-alih mengganti perkiraan awal tanpa pemberitahuan. Acuan dasar asli ini membantu Anda melihat apa yang berubah dan mengapa.
6. Tinjau biaya aktual dan perkiraan setiap minggu
Untuk setiap paket kerja, catat biaya tenaga kerja aktual dan pengeluaran proyek hingga saat ini. Kemudian, perkirakan biaya pekerjaan yang tersisa. Sertakan biaya vendor yang telah disepakati hanya sekali, bukan sekali sebagai faktur dan sekali lagi sebagai pekerjaan di masa depan.
"Burn" adalah biaya aktual yang telah dikeluarkan hingga saat ini. Bandingkan biaya aktual dengan jumlah yang direncanakan untuk titik waktu ini dalam jadwal. Jika Anda melacak "burn" sebagai persentase dari total anggaran, gunakan biaya aktual hingga saat ini dibagi dengan anggaran biaya yang disetujui. Persentase tersebut bukanlah skor penyelesaian itu sendiri.
Perkiraan biaya saat penyelesaian = biaya aktual hingga saat ini + perkiraan biaya untuk menyelesaikan proyek
Selisih perkiraan = perkiraan pada saat penyelesaian – anggaran biaya yang disetujui
Selisih positif berarti perkiraan saat ini melebihi anggaran yang disetujui. Selisih negatif berarti perkiraan tersebut di bawah anggaran yang disetujui. Kedua angka tersebut tidak dapat menjelaskan penyebabnya secara terpisah, jadi tinjau angka-angka tersebut bersama dengan status hasil kerja dan jadwal.
Misalnya, pada minggu ketiga, tim telah menghabiskan $9.100 dan memperkirakan masih dibutuhkan $10.400 lagi untuk menyelesaikannya. Perkiraan biayanya adalah $19.500. Dibandingkan dengan anggaran biaya ilustratif sebesar $18.880, perkiraan tersebut melebihi anggaran sebesar $620. Perkiraan ini memberi kesempatan kepada tim untuk memeriksa pekerjaan yang tersisa, mengonfirmasi perkiraan, dan mendiskusikan opsi-opsi sebelum kelebihan anggaran tersebut ditetapkan.
Tinjauan mingguan merupakan titik awal yang berguna untuk alur kerja ini, bukan standar universal. Lakukan tinjauan lebih sering ketika biaya berubah dengan cepat atau ada komitmen besar dari vendor yang akan jatuh tempo. Bandingkan biaya aktual dengan perkiraan pengeluaran untuk tahap ini dalam jadwal. Jangan berasumsi bahwa pengeluaran dan kemajuan pekerjaan berjalan dengan kecepatan yang sama kecuali rencana proyek mendukung perbandingan tersebut.
7. Tindaklanjuti selisih anggaran sebelum terjadi perubahan ruang lingkup
Jika perkiraan melebihi anggaran yang disetujui, konfirmasikan perkiraan pekerjaan yang tersisa dan identifikasi penyebabnya. Gunakan poin-poin pemeriksaan di bawah ini untuk menentukan apa yang dapat diperbaiki dalam lingkup yang ada. Jika klien menginginkan pekerjaan yang berbeda, dokumentasikan dampaknya terhadap biaya dan jadwal, serta dapatkan persetujuan yang diperlukan sebelum mengubah rencana.
Tiga pola kelebihan anggaran yang perlu dideteksi sejak dini
- Pekerjaan tambahan seringkali muncul tanpa keputusan yang jelas. Sebuah hasil kerja baru atau putaran tinjauan muncul dalam daftar tugas, namun ruang lingkup dan perkiraan biaya yang telah disetujui tetap sama. Bandingkan permintaan baru dengan ruang lingkup yang telah disetujui, dan catat dampaknya terhadap biaya dan jadwal sebelum pekerjaan dimulai.
- Waktu terus berlalu sebelum hasil kerja selesai. Sebuah tugas memakan waktu lebih lama dari yang direncanakan, sementara pekerjaan penting lainnya masih menanti. Mintalah perkiraan waktu penyelesaian baru kepada pemilik proyek, periksa apakah ada pekerjaan yang perlu diulang atau langkah yang terlewat, lalu perbarui perkiraan tersebut daripada menganggap pekerjaan yang tersisa akan selesai dengan sendirinya.
- Penundaan menimbulkan biaya tambahan di tahap selanjutnya. Persetujuan yang terlambat atau ketergantungan yang terhambat memaksa pekerjaan dilakukan dalam waktu yang mepet, membuat orang menunggu, atau mengubah jadwal pemesanan vendor. Tinjau jadwal dan biaya yang telah ditetapkan bersama-sama. Eskalasikan keputusan tersebut selagi tim masih dapat menyesuaikan pekerjaan atau tanggal.
Sebuah perkiraan hanya berguna jika dapat memengaruhi langkah selanjutnya yang akan diambil oleh tim. Catat penyebabnya, pihak yang bertanggung jawab, dan tanggal tinjauan berikutnya bersama dengan angkanya.
Cara mendiskusikan perubahan anggaran dengan klien
Jangan jadikan permintaan informal sebagai pekerjaan yang belum disetujui. Pertama, ulangi kembali perubahan yang diminta dan bandingkan dengan ruang lingkup yang telah disepakati. Kemudian, perkirakan dampaknya terhadap biaya, waktu, dan hasil kerja lainnya. Berikan opsi yang jelas kepada klien, seperti mengganti item yang sudah ada, menambahkan biaya dan waktu, atau menunda permintaan tersebut.
Anda bisa mengatakan: “Ruang lingkup saat ini mencakup halaman arahan yang telah disetujui dan dua putaran tinjauan. Menambahkan halaman kedua akan mengubah cakupan pekerjaan. Kita bisa mengganti hasil kerja lain, menghitung biaya halaman tambahan dan memperbarui tanggal, atau menundanya ke fase berikutnya. Opsi mana yang sebaiknya kita dokumentasikan?”
Klien harus menyetujui perubahan yang telah disepakati secara tertulis sebelum tim memperbarui rencananya dan memulai pekerjaan tambahan tersebut. Periksa kontrak dan aturan persetujuan agensi Anda untuk mengetahui proses yang tepat. Buku Teal dari Government Project Delivery menyatakan bahwa permintaan perubahan harus dievaluasi berdasarkan dampaknya terhadap garis dasar sebelum keputusan untuk menyetujui, menolak, atau menundanya diambil. Hal tersebut merupakan prinsip pengendalian sektor publik yang diadaptasi di sini sebagai catatan perubahan klien yang sederhana, bukan nasihat hukum atau pengganti kontrak Anda. Lihat Bab 22: Pengendalian Perubahan, diterbitkan pada 29 Juli 2024 dan terakhir dimodifikasi pada 1 Juli 2026.
Template anggaran proyek yang sudah ada
Gunakan templat hanya jika strukturnya sesuai dengan ruang lingkup Anda. Opsi-opsi yang tertaut di bawah ini merupakan titik awal yang terpisah, bukan pengganti untuk memperkirakan pekerjaan.
Template Matriks Sumber Daya Proyek
Template Manajemen Proyek Berbasis Anggaran
Template Permohonan dan Persetujuan Proyek
Template Manajemen Biaya Proyek
Untuk format lainnya, lihat kumpulan templat anggaran proyek.
Pertanyaan Umum (FAQ) tentang Anggaran Proyek
Apa saja yang harus dimasukkan dalam anggaran proyek?
Sertakan ruang lingkup yang telah disetujui, paket pekerjaan, jam kerja yang direncanakan, tarif biaya tenaga kerja internal, pengeluaran khusus proyek, jadwal, asumsi, risiko, cadangan, biaya aktual, dan perkiraan pemilik. Pastikan juga untuk menampilkan pengecualian dan aturan persetujuan.
Bagaimana cara menghitung anggaran proyek?
Perkirakan setiap paket kerja, kalikan jam kerja yang direncanakan dengan tarif biaya internal, tambahkan biaya vendor dan pengeluaran khusus proyek, lalu catat cadangan untuk ketidakpastian yang telah diidentifikasi. Jumlahkan semua pos anggaran untuk mendapatkan anggaran biaya yang disetujui. Pisahkan biaya klien secara terpisah.
Seberapa sering Anda harus meninjau anggaran proyek?
Untuk kerja sama dengan agensi, pemeriksaan mingguan merupakan titik awal yang praktis. Lakukan tinjauan lebih awal jika pekerjaan atau biaya berubah dengan cepat, atau sebelum komitmen besar. Frekuensi yang tepat bergantung pada jadwal, pola pengeluaran, dan kebutuhan pengambilan keputusan.
Berapa besar dana cadangan yang harus dimasukkan dalam anggaran proyek?
Jangan menganggap satu persentase cocok untuk setiap proyek. Identifikasi ketidakpastian, tentukan mana yang memerlukan cadangan, dan dokumentasikan bagaimana jumlah tersebut ditetapkan. Jika Anda tidak dapat menjelaskan alasan cadangan tersebut, itu hanyalah tebakan belaka.
Apa yang harus Anda lakukan jika perkiraan melebihi anggaran?
Konfirmasikan perkiraan sisa pekerjaan dan identifikasi penyebabnya; ingatlah bahwa cadangan yang telah disetujui sudah termasuk dalam anggaran biaya yang disetujui, sehingga tidak dapat digunakan untuk menutupi perkiraan di atas total tersebut untuk kedua kalinya. Jika ruang lingkup atau biaya perlu diubah, diskusikan opsi-opsi dengan klien dan dapatkan persetujuan yang diperlukan sebelum melakukan pekerjaan tambahan.
Mulailah dengan struktur anggaran
Gunakan templat " Anggaran Proyek dengan WBS " sebagai titik awal untuk memetakan pekerjaan ke perkiraan biaya. Sesuaikan strukturnya agar sesuai dengan ruang lingkup, kebijakan biaya, dan proses persetujuan perubahan Anda sebelum menggunakannya bersama klien.