Merapikan ruang kerja digital Anda bisa menjadi pengalaman yang mengubah hidup Anda... jika Anda memiliki alat dan kebiasaan yang tepat untuk mengaturnya dengan terencana. Jika Anda telah menunda-nunda untuk mengatur ratusan atau bahkan ribuan file-Anda tidak sendirian!
Tugas untuk membangun sistem pengarsipan yang layak untuk Pinterest yang berkelanjutan terasa seperti tugas bagi saya. Hal itu berubah setelah saya menyelesaikan beberapa proyek merapikan sederhana. Sekarang saya merasa terinspirasi dengan ruang kerja saya, dan itulah yang saya inginkan untuk Anda!
via GIPHY Anda mungkin bingung harus memulai dari mana dan bertanya, "Seberapa bersihkah bersih itu?" Saya akan memandu Anda melalui delapan proyek merapikan digital yang dapat dikelola dan bagaimana ClickUp dapat membantu Anda membangun kebiasaan berorganisasi secara instan. 🌱
Jalan Menuju Pola Pikir Deklutter Digital
Adalah tanggung jawab kita untuk secara teratur menjauh dari teknologi untuk mengaudit kesehatan kita. Sebenarnya, pola pikir "simpan atau menyesal" inilah yang mendorong kecenderungan penimbunan digital kita, yang merupakan penjahat dalam perjalanan kita menuju produktivitas di tempat kerja.
Untuk mengendalikan perangkat yang berantakan, pertama-tama, kita harus mengetahui apa yang berkontribusi terhadap tumpukan tersebut.
Desktop Komputer
- Folder desktop
- File dan dokumen
- Penyimpanan berbasis awan
- Folder unduhan
- Kata sandi & login
- Foto & tangkapan layar
- Aplikasi
- Browser
Aplikasi Kerja
- Kotak Masuk
- Catatan
- Pengingat
- Saluran & pesan kendur
- Google Drive
- Dokumen lainnya
- Kata sandi & login
- Alat manajemen proyek
Ponsel/Tablet
- Layar beranda
- Kontak telepon
- Aplikasi
- Foto & tangkapan layar
- Perpustakaan musik
- Pesan suara & teks
- Aplikasi catatan
- Pemberitahuan
Kabar baiknya adalah, setelah Anda mulailah membangun kebiasaan organisasi jumlah decluttering yang akan Anda lakukan akan berkurang seiring berjalannya waktu! ✨
Lalu, apa yang akan Anda rasakan saat memulai proses merapikan perangkat Anda? Pada awalnya, kewalahan:
Paramount Pictures via GIPHY Diikuti dengan beberapa tawa kecil untuk mengenang masa lalu:
NBCUniversal Syndication Studios via GIPHY Akhirnya, beban yang sangat berat akan hilang dari pikiran Anda ketika proyek selesai.
via GIPHY Sebelum kita mulai, penting untuk dicatat bahwa Anda tidak harus mengikuti panduan ini sampai tuntas untuk mendapatkan alur kerja rapi yang sempurna. Silakan mengatur seperti biasanya, tapi saya mendorong Anda untuk bereksperimen sedikit! 🧠💡
Berikut adalah delapan proyek digital decluttering yang bisa Anda lakukan untuk memulai perjalanan digital decluttering Anda.
8 Proyek Dekluttering Digital
1️⃣ Bersihkan Folder Unduhan
Unduhan PDF acak dan tangkapan layar duplikat-mereka harus disingkirkan! Mulailah dengan mengatur folder ini dalam sebuah daftar dan mengurutkannya berdasarkan jenis file untuk menghapusnya secara berkelompok. Hal ini membantu saya dengan cepat menemukan dan menghapus semua folder PNG, Arsip Zip, GIF, dan HTML dari proyek-proyek sebelumnya yang saya tahu tidak saya perlukan lagi. Setelah penyisiran awal ini selesai, lanjutkan ke bagian lainnya yang membutuhkan perhatian ekstra. 🔎
Tips: Jika Anda menggunakan Mac, pilih file (atau sekelompok file) dan tekan tombol spasi untuk melihat pratinjau file. Kemudian tekan tombol spasi lagi untuk menutup file. Anda akan lebih cepat bergerak di antara kekacauan daripada membuka dan menutup file satu per satu!
via GIPHY
2️⃣ Mengatur Google Drive Anda
Google Drive mirip dengan folder Unduhan karena dapat dengan cepat terisi dengan Salinan Salinan Salinan dokumen yang setengah-setengah. Atur file Anda dalam tampilan kisi atau daftar dan hapus apa pun yang tidak memiliki tujuan. 🗑
Tip #1: Tingkatkan pengaturan Google Drive Anda selangkah lebih maju dengan mengubah halaman beranda default dari Drive Saya menjadi Prioritas. Hal ini akan membantu Anda merasa tidak terlalu terbebani dengan melihat apa yang penting, bukan seluruh perpustakaan saat membuka Google Drive.
Di bagian atas halaman Prioritas terdapat korsel akses cepat ke masing-masing file yang sering dibuka. Di bagian bawah halaman adalah tempat keajaiban yang sebenarnya terjadi! Anda dapat membatalkan Ruang Kerja untuk mengakses file yang paling penting atau aktif tanpa memindahkannya dari lokasi aslinya. 📍
Tip #2: Jika Anda jarang menggunakan panel Saran di bagian atas Google Drive, Anda dapat mematikan fitur ini dengan mengklik ikon roda gigi > Pengaturan > hapus centang pada Saran.
3️⃣ Menggabungkan Penanda dan Ekstensi Browser
Penanda dan ekstensi seharusnya membantu kita memaksimalkan pengalaman online kita. Jika area ini di ruang digital Anda terlalu penuh, berikut adalah beberapa saran untuk menyederhanakannya:
- Bilah favorit Anda sebaiknya terdiri dari beberapa folder dan tautan individual. Buatlah folder untuk koleksi (inspirasi, akun) dan tautan individual untuk situs yang Anda kunjungi setiap hari
- Jaga agar konvensi penamaan tetap konsisten. Gunakan satu atau dua kata untuk menamai folder dan tautan individual di bilah alat peramban Anda
- Lihat panduan kami diEkstensi Chrome terbaik untuk produktivitasKami telah melakukan penelitian untuk Anda dan menemukan ekstensi yang benar-benar akan Anda gunakan.
- Hapus ekstensi yang tidak Anda gunakan sejak Anda mengunduhnya. Anda tidak akan menggunakannya. Percayalah 🤝
Kiat: Tidak berlebihan, Ekstensi Chrome ClickUp adalah pengubah permainan. Saat saya melakukan riset untuk proyek berikutnya, saya mem-bookmark sekitar 8-12 situs web setiap sesi. Ini adalah kompilasi sumber teks, video YouTube, dan inspirasi. Alih-alih mengatur dan melupakannya di folder Chrome, saya menandai mereka melalui Ekstensi Chrome ClickUp! Ekstensi ini disinkronkan ke akun ClickUp saya dengan sisa pekerjaan saya bersama dengan catatan singkat yang saya berikan kepada Future Me tentang tujuannya. Jika Anda hanya mengambil satu hal dari panduan ini, biarlah itu saja: unduh Ekstensi Chrome ClickUp ! 🆓
Tombol mengambang ClickUp memberi Anda akses cepat ke Notepad, Penanda, Tangkapan Layar, Pelacakan Waktu, dan membuat tugas dari halaman web mana pun
4️⃣ Kotak Masuk Email Kosong
Dapat diasumsikan bahwa setiap orang memiliki tiga hingga lima akun email:
1. AOL Mail, Hotmail, Lycos, Mail.com, atau Yahoo! Mail dari masa muda 2. Gmail (karena bukan AOL Mail, Hotmail, Lycos, Mail.com, atau Yahoo! Mail dari masa muda) 3. Akun pekerjaan 4 & 5. Akun dengan versi berbeda dari nama kita
Universal Television LLC melalui GIPHY Tangani satu akun email terlebih dahulu-akun pribadi atau kantor Anda dengan mengarsipkan, menghapus, atau mengarsipkan pesan. Jika Anda tidak yakin harus memulai dari mana, berikut ini beberapa pilihannya:
- File besar
- Email yang berusia lebih dari 90 hari
- Email promosi dan sosial
- Berdasarkan nama
Tips: Jika Anda menggunakan Gmail, buka bilah Pencarian dan klik ikon Tampilkan pilihan pencarian. Temukan semua email yang berukuran lebih besar dari 5 MB atau 10 MB dan hapus atau arsipkan.
Setelah Anda menghilangkan kekacauan, sekarang saatnya untuk mengatur! Dengan beberapa teknik, Anda bisa mulai membangun keterampilan mengelola email dan waktu serta meluangkan lebih banyak waktu dalam hari Anda. Inilah caranya:
1. Hindari menggunakan struktur folder bertingkat untuk menyimpan email. Pada akhirnya, Anda akan mulai menambahkan lebih banyak subfolder di kemudian hari yang akan menciptakan lebih banyak kekacauan. Anda akan menghabiskan waktu untuk mengutak-atik sistem Anda setiap dua bulan sekali untuk mengakomodasi tugas, proyek, dan korespondensi baru yang masuk. Sebagai gantinya, gunakan kategori dan label untuk email dan pindahkan dari kotak masuk Anda. Saat Anda perlu mencari email tertentu, cukup cari berdasarkan tag atau nama kategori.
2. Membangun rutinitas email. Sebelum ClickUp, hari kerja yang "normal" bagi saya adalah mencapai kotak masuk nol. Setiap beberapa jam saya akan pergi ke rapat, namun setelah itu kembali ke kotak masuk. Menjelang akhir hari sekitar jam 3 sore, saya akan memulai tugas-tugas saya yang sebenarnya, namun pada saat itu otak saya sudah lelah karena terus-terusan membuka email sepanjang hari. Hal ini tidak mungkin dilakukan oleh semua orang, namun jika Anda melatih diri Anda untuk memeriksa email beberapa kali dalam sehari, Anda bisa membangun blok-blok waktu dalam hari Anda untuk menyelesaikan berbagai hal.
- Gunakan fitur penyedia email Anda untuk mengoptimalkan produktivitas Anda. Pintasan, kategori, tag, aturan, label, semuanya! Fitur-fitur ini sangat berharga untuk dipelajari dan diterapkan karena dapat menghemat daya pikir dan waktu-dua sumber daya penting yang Anda perlukan setiap hari.
Jika Anda tertarik dengan Outlook atau Gmail tips produktivitas beritahu kami di kolom komentar di bawah ini!
5️⃣ Mengunggah Foto dan Tangkapan Layar ke Cloud
Menghemat ruang di perangkat Anda dengan memindahkan foto ke penyimpanan berbasis cloud seperti iCloud atau Google Photos. Untuk foto yang ingin Anda simpan di ponsel Anda, telusuri perpustakaan Anda dan hapus semua duplikat, gambar meme lucu, dan tangkapan layar alarm yang tidak disengaja.
Tip: Foto Google memiliki fitur yang mengkategorikan foto dan video berukuran besar, foto buram, tangkapan layar, dan aplikasi lain untuk meninjau dan menghapus file-file tersebut dengan cepat. Jika Anda memiliki perangkat Apple, Anda dapat memfilter berdasarkan jenis media.
6️⃣ Membersihkan Umpan Sosial
Apakah media sosial Anda memberikan nilai tambah dalam hidup Anda? Apakah itu mendidik, menginspirasi, atau membuat Anda merasa terhubung dengan orang-orang yang positif? Ini mungkin proyek decluttering yang paling penting dalam daftar ini karena semua orang bisa melakukannya. Ada dunia tanpa media sosial yang menunggu Anda untuk menghabiskan waktu melakukan sesuatu untuk diri sendiri atau dengan orang lain.
Warner Bros Pictures via GIPHY Jika bersih-bersih bagi Anda berarti menonaktifkan akun Anda selama beberapa minggu atau bulan, itu sepenuhnya terserah Anda! Tapi jika itu terasa ekstrem, merapikan barang-barang sederhana setiap bulan atau lebih akan mulai memberi manfaat bagi kesehatan mental Anda:
- Berhenti mengikuti orang, akun, dan merek yang tidak memberikan manfaat bagi Anda
- Sukai dan ikuti orang dan merek yang paling Anda sukai sehingga algoritme akan menyajikan konten yang serupa kepada Anda
- Hapus akun dan grup yang tidak relevan dari tahap kehidupan sebelumnya (komunitas lingkungan lama, kampus)
Jika Anda mengelola akun media sosial untuk bisnis Anda, pertimbangkan untuk menggunakan akun terpadu kotak masuk sosial . Dengan alat seperti itu, Anda akan menghemat waktu yang biasanya Anda gunakan untuk beralih antar tab, akun, dan perangkat, serta menghindari berbagai gangguan.
7️⃣ Mengatur Layar Beranda
Hapus catatan dan aplikasi yang tidak penting, lalu atur yang tersisa. Tergantung pada bagaimana Anda lebih suka aplikasi Anda diatur, berikut adalah saran strukturnya:
1. Atur berdasarkan jenis folder. Kelompokkan aplikasi berdasarkan tujuannya (produktivitas, media sosial, pekerjaan, fotografi, perjalanan)
2. Pertimbangkan cara Anda memegang ponsel atau tablet. Simpan aplikasi yang perlu Anda akses dengan cepat dengan menempatkannya di sekitar tepi layar
3. Sorot aplikasi yang paling sering digunakan atau penting. Batasi apa yang terlihat di halaman layar beranda Anda tanpa perlu mencari
8️⃣ Optimalkan Alat Manajemen Proyek Anda
Jika Anda menggunakan aplikasi alat manajemen proyek untuk sekolah atau bekerja, kemungkinan besar Anda memiliki harta karun berupa informasi dan catatan yang tersebar di seluruh penjuru perangkat lunak. Tidak apa-apa! Kita semua mengalami ketidakteraturan ini karena kita terus bergerak ke hal yang baru dan berikutnya. Kita berkata pada diri kita sendiri, "Ah, nanti saja." 🤷♀️
Mulailah proses merapikan dengan membersihkan dasbor rumah Anda dan mengarsipkan pekerjaan yang lalu:
1. Menutup tugas yang masih tersisa
2. Arsipkan korespondensi
3. Mengarsipkan dokumen penting (faktur, ringkasan proyek) 4. Menghapus laporan yang sudah usang
Kiat: Kunci untuk proyek yang sukses (dan bebas stres) adalah mengikuti sistem terukur yang dapat diandalkan. Jika Anda memiliki sistem manajemen proyek atau alat organisasi memanfaatkan fitur-fitur yang tersedia dan mengatur pekerjaan Anda.
Itu dia-delapan proyek untuk mencapai kebebasan dari kekacauan!
via GIPHY Siap untuk merapikan dan mengatur tingkat berikutnya? Perkenalkan ClickUp, ruang kerja lengkap yang dapat disesuaikan untuk menyederhanakan pekerjaan dan menyelesaikan lebih banyak hal. 👋
Cara Menggunakan Akun ClickUp Gratis untuk Membangun Kebiasaan Berorganisasi Secara Instan
Tidak ada kata terlalu dini untuk mulai mengatur file Anda demi produktivitas yang lebih baik! Daripada menunggu sampai file menumpuk, sediakan waktu khusus setiap bulan untuk merapikan perangkat Anda. Di sinilah ClickUp menyatukan semuanya:
Tentukan waktu bulanan tugas berulang di ClickUp untuk membersihkan ruang kerja digital Anda. Berkomitmenlah pada jadwal pembersihan digital sebulan sekali dengan daftar periksa sehingga ketika saatnya tiba, Anda tahu persis apa yang harus dilakukan
Hemat ruang pada perangkat Anda dengan menggunakan Klik pengingat dan tugas. Pindahkan tangkapan layar, catatan, dan file yang terkait dengan proyek ke dalam Ruang Kerja ClickUp sehingga tidak ada yang terlewatkan
Akses fitur-fitur utama ClickUp dari luar platform di perangkat apa pun. Hilangkan beban untuk berpindah-pindah sistem aplikasi agar tetap teratur dan menyelesaikan pekerjaan
Gunakan Ekstensi Chrome ClickUp saat Anda menjelajahi internet. Sungguh, ini adalah pengubah permainan!
Jika Anda baru mengenal ClickUp, lihat pelajaran kursus yang mudah ini dari Universitas ClickUp untuk membuat tugas merapikan digital Anda dengan percaya diri! ⬇️
Sebuah Pikiran Perpisahan
Apa yang bisa Anda lakukan dengan waktu ekstra di hari Anda? Mempelajari keterampilan baru? Bersama orang-orang yang Anda cintai? Tidur siang?
Apa pun jawaban Anda, kita semua bisa sepakat pada satu hal yang pasti: menciptakan kebiasaan yang positif dan berkelanjutan akan membuat kita terinspirasi, produktif, dan percaya diri. Kita tidak membutuhkan sistem yang paling canggih atau estetika pengaturan yang sempurna yang akan memotivasi kita untuk sementara waktu untuk menyelesaikan sesuatu.
Anda bisa menyelesaikan setiap proyek merapikan rumah dalam artikel ini tanpa semua itu. Lakukan secara perlahan dan ingatlah bahwa dengan melakukan pekerjaan ini sekarang, Anda tidak akan terlalu terbebani seiring berjalannya waktu. 😌 🖥 📱 Mendaftarlah untuk mendapatkan buletin bulanan kami untuk mendapatkan lebih banyak lagi kiat dan tren tentang membangun alur kerja terbaik Anda langsung ke kotak masuk Anda