Panduan Menata Ulang Ruang Kerja Digital untuk Menciptakan Ruang Kerja yang Produktif

Menata ulang ruang kerja digital Anda bisa menjadi pengalaman yang mengubah segalanya… asalkan Anda memiliki alat dan kebiasaan yang tepat untuk mengaturnya dengan terencana. Jika Anda selama ini menunda-nunda menata ratusan atau bahkan ribuan file—Anda tidak sendirian!

Tugas untuk membangun sistem penyimpanan yang berkelanjutan dan layak dipajang di Pinterest terasa seperti pekerjaan yang membosankan bagi saya. Hal itu berubah setelah saya menyelesaikan beberapa proyek penataan sederhana. Kini saya merasa terinspirasi oleh ruang kerja saya, dan itulah yang saya inginkan untuk Anda!

Mungkin Anda bingung harus mulai dari mana dan bertanya, “Seberapa bersih itu bersih?” Saya akan memandu Anda melalui delapan proyek penataan digital yang mudah dilakukan dan bagaimana ClickUp dapat membantu Anda membangun kebiasaan organisasi secara instan. 🌱

Jalan Menuju Pola Pikir Penataan Digital

Merupakan tanggung jawab kita untuk sesekali menjauh dari teknologi guna mengevaluasi kesejahteraan kita. Kenyataannya, pola pikir “simpan atau menyesal” inilah yang mendorong kecenderungan kita untuk menimbun barang digital, yang menjadi penghambat utama dalam perjalanan kita menuju produktivitas di tempat kerja.

Untuk mengendalikan perangkat yang berantakan, pertama-tama kita harus mengetahui apa saja yang menyebabkan tumpukan tersebut.

Layar Desktop Komputer

Aplikasi Kerja

Ponsel/Tablet

Kabar baiknya, begitu Anda mulai membangun kebiasaan berorganisasi, jumlah barang yang perlu Anda rapikan akan berkurang seiring waktu! ✨

Nah, apa yang mungkin Anda rasakan saat mulai proses merapikan perangkat Anda? Awalnya, mungkin merasa kewalahan:

Dilanjutkan dengan beberapa kenangan lucu dari masa lalu:

Akhirnya, beban pikiran Anda akan terangkat begitu proyek ini selesai.

Sebelum kita mulai, penting untuk dicatat bahwa Anda tidak perlu mengikuti panduan ini secara kaku untuk mendapatkan alur kerja penataan yang sempurna. Silakan atur sesuai kebiasaan Anda, tetapi saya menyarankan Anda untuk bereksperimen sedikit! 🧠💡

Berikut adalah delapan proyek penataan digital yang dapat Anda lakukan untuk memulai perjalanan penataan digital Anda.

8 Proyek Penataan Digital

1️⃣ Bersihkan Folder Unduhan

Unduhan PDF acak dan tangkapan layar duplikat—mereka harus dibuang! Mulailah dengan mengatur folder ini dalam daftar dan urutkan berdasarkan jenis file agar dapat menghapusnya secara berkelompok dengan mudah. Ini membantu saya dengan cepat menemukan dan menghapus semua file PNG, arsip ZIP, GIF, dan folder HTML dari proyek-proyek lama yang saya tahu sudah tidak saya butuhkan lagi. Setelah penyortiran awal ini selesai, lanjutkan ke bagian lain yang memerlukan perhatian ekstra. 🔎

Tips: Jika Anda menggunakan Mac, pilih sebuah file (atau sekelompok file) dan tekan tombol spasi untuk melihat pratinjau file tersebut. Kemudian tekan tombol spasi lagi untuk menutup file. Anda akan dapat menelusuri tumpukan file dengan lebih cepat daripada harus membuka dan menutup file satu per satu!

2️⃣ Atur Google Drive Anda

Google Drive mirip dengan folder Unduhan karena bisa dengan cepat dipenuhi oleh salinan demi salinan dokumen yang tidak lengkap. Atur file Anda dalam tampilan kisi atau daftar, lalu hapus apa pun yang tidak berguna. 🗑

Tip #1: Tingkatkan pengaturan Google Drive Anda dengan mengubah halaman beranda default dari My Drive menjadi Priority. Hal ini akan membantu Anda merasa tidak kewalahan dengan melihat hal-hal yang penting, bukan seluruh perpustakaan Anda, saat membuka Google Drive.

Di bagian atas halaman Prioritas terdapat carousel akses cepat untuk file-file yang sering dibuka. Di bagian bawah halamanlah keajaiban sesungguhnya terjadi! Anda dapat membuat Ruang Kerja untuk mengakses file-file paling penting atau yang sedang aktif tanpa perlu memindahkannya dari lokasi aslinya. 📍

Tip #2: Jika Anda jarang menggunakan panel Saran di bagian atas Google Drive, Anda dapat menonaktifkan fitur ini dengan mengklik ikon roda gigi > Pengaturan > hapus centang pada Saran.

3️⃣ Gabungkan Bookmark dan Ekstensi Browser

Bookmark dan ekstensi seharusnya membantu kita memaksimalkan pengalaman online kita. Jika area ini di ruang digital Anda terlalu penuh, berikut beberapa saran untuk menyederhanakannya:

Tips: Tanpa berlebihan, Ekstensi Chrome ClickUp benar-benar mengubah segalanya. Saat saya meneliti untuk proyek berikutnya, saya menandai sekitar 8-12 situs web setiap sesi. Ini adalah kumpulan sumber teks, video YouTube, dan inspirasi. Alih-alih menyimpannya di folder Chrome dan melupakannya, saya menandainya melalui Ekstensi Chrome ClickUp! Ekstensi ini disinkronkan ke akun ClickUp saya bersama pekerjaan lainnya, beserta catatan singkat yang saya berikan kepada "Diri Saya di Masa Depan" mengenai tujuannya. Jika Anda hanya mengambil satu hal dari panduan ini, biarlah itu adalah: unduh Ekstensi Chrome ClickUp! 🆓

4️⃣ Kosongkan Kotak Masuk Email

Bisa dipastikan setiap orang memiliki antara tiga hingga lima akun email:

1. AOL Mail, Hotmail, Lycos, Mail.com, atau Yahoo! Mail dari masa muda 2. Gmail (karena bukan AOL Mail, Hotmail, Lycos, Mail.com, atau Yahoo! Mail dari masa muda) 3. Akun kerja 4 & 5. Akun dengan variasi nama kita

Mulailah dengan satu akun email terlebih dahulu—akun pribadi atau akun kerja Anda—dengan menyortir, menghapus, atau mengarsipkan pesan. Jika Anda tidak yakin harus mulai dari mana, berikut beberapa pilihan:

Tip: Jika Anda menggunakan Gmail, buka bilah pencarian dan klik ikon Tampilkan opsi pencarian. Cari semua email yang berukuran lebih dari 5 MB atau 10 MB, lalu hapus atau arsipkan.

Setelah Anda menyingkirkan barang-barang yang tidak perlu, saatnya untuk menata! Dengan beberapa teknik, Anda dapat mulai mengembangkan keterampilan pengelolaan email dan waktu, serta memanfaatkan waktu Anda dengan lebih efisien. Begini caranya:

1. Hindari menggunakan struktur folder berjenjang untuk menyimpan email. Pada akhirnya, Anda akan mulai menambahkan lebih banyak subfolder yang akan membuat ruang kerja Anda semakin berantakan. Anda akan menghabiskan waktu untuk menyesuaikan sistem Anda setiap dua bulan sekali guna mengakomodasi tugas, proyek, dan korespondensi baru yang masuk. Sebagai gantinya, gunakan kategori dan label untuk email dan pindahkan email tersebut dari kotak masuk Anda. Saat Anda perlu mencari email tertentu, cukup cari berdasarkan nama tag atau kategori.

2. Buat rutinitas email. Sebelum ClickUp, hari kerja “biasa” bagi saya adalah mencapai inbox kosong. Setiap beberapa jam sekali saya menghadiri rapat, tapi setelah itu kembali ke kotak masuk. Menjelang akhir hari sekitar pukul 3 sore, saya mulai mengerjakan tugas-tugas sebenarnya, tetapi saat itu otak saya sudah lelah karena mengurus email sepanjang hari. Hal ini mungkin tidak bisa dilakukan oleh semua orang, tetapi jika Anda melatih diri untuk memeriksa email beberapa kali sehari, Anda dapat mengalokasikan waktu dalam hari Anda untuk menyelesaikan berbagai hal.

3. Manfaatkan fitur-fitur penyedia email Anda untuk meningkatkan produktivitas. Pintas, kategori, tag, aturan, label, semuanya! Fitur-fitur ini layak untuk dipelajari dan diterapkan karena dapat menghemat tenaga otak dan waktu—dua sumber daya penting yang Anda butuhkan setiap hari.

Jika Anda tertarik dengan tips produktivitas untuk Outlook atau Gmail, beri tahu kami di kolom komentar di bawah ini!

5️⃣ Unggah Foto dan Tangkapan Layar ke Cloud

Hemat ruang di perangkat Anda dengan memindahkan foto ke penyimpanan berbasis cloud seperti iCloud atau Google Photos. Untuk foto yang ingin Anda simpan di ponsel, telusuri perpustakaan foto Anda dan hapus foto-foto duplikat, gambar meme lucu, serta tangkapan layar alarm yang tidak sengaja.

Tips: Google Photos memiliki fitur yang mengelompokkan foto dan video berukuran besar, foto buram, tangkapan layar, serta file dari aplikasi lain agar Anda dapat dengan cepat meninjau dan menghapus file-file tersebut. Jika Anda menggunakan perangkat Apple, Anda dapat menyaring berdasarkan jenis media.

6️⃣ Bersihkan Feed Media Sosial

Apakah media sosial Anda memberikan nilai tambah bagi hidup Anda? Apakah media sosial tersebut mendidik, menginspirasi, atau membuat Anda merasa terhubung dengan orang-orang yang positif? Ini mungkin proyek penataan ulang yang paling penting dalam daftar ini karena semua orang bisa melakukannya. Ada dunia tanpa media sosial yang menanti Anda untuk menghabiskan waktu melakukan hal-hal untuk diri sendiri atau bersama orang lain.

Jika bagi Anda "membersihkan" berarti menonaktifkan akun-akun Anda selama beberapa minggu atau bulan, itu sepenuhnya terserah Anda! Namun, jika itu terasa terlalu ekstrem, merapikan barang-barang secara sederhana setiap bulan atau lebih akan mulai memberikan manfaat bagi kesehatan mental Anda:

Jika Anda mengelola akun media sosial untuk bisnis Anda, pertimbangkan untuk menggunakan kotak masuk media sosial terpadu. Dengan alat ini, Anda akan menghemat waktu yang biasanya Anda habiskan untuk berpindah-pindah antar tab, akun, dan perangkat, serta terhindar dari godaan berbagai gangguan.

7️⃣ Atur Layar Beranda

Hapus semua catatan dan aplikasi yang tidak berguna, lalu atur yang tersisa. Tergantung pada cara Anda ingin mengatur aplikasi, berikut adalah beberapa saran struktur:

1. Atur berdasarkan jenis folder. Kelompokkan aplikasi berdasarkan tujuannya (produktivitas, media sosial, pekerjaan, fotografi, perjalanan)

2. Pertimbangkan cara Anda memegang ponsel atau tablet. Letakkan aplikasi yang perlu diakses dengan cepat di sekitar tepi layar

3. Tandai aplikasi yang paling sering digunakan atau paling penting. Batasi tampilan di halaman layar beranda Anda tanpa perlu mencari

8️⃣ Optimalkan Alat Manajemen Proyek Anda

Jika Anda menggunakan alat manajemen proyek untuk sekolah atau pekerjaan, kemungkinan besar Anda memiliki banyak sekali informasi dan catatan yang tersebar di seluruh penjuru perangkat lunak tersebut. Tidak apa-apa! Kita semua mengalami ketidakteraturan ini karena kita terus-menerus beralih ke hal-hal baru dan selanjutnya. Kita berkata pada diri sendiri, “Ah, nanti saja. ” 🤷‍♀️

Mulailah proses merapikan dengan membersihkan dasbor utama Anda dan menyimpan pekerjaan lama:

1. Selesaikan tugas-tugas yang tertunda

2. Arsipkan surat-menyurat

3. Simpan dokumen penting (faktur, ringkasan proyek)

4. Hapus laporan yang sudah kadaluwarsa

Tip: Kunci keberhasilan (dan bebas stres) dalam proyek adalah mengikuti sistem yang dapat disesuaikan dan andal. Jika Anda memiliki alat manajemen proyek atau pengorganisasian yang lengkap, manfaatkan fitur-fitur yang tersedia dan atur pekerjaan Anda.

Itulah dia—delapan proyek untuk terbebas dari kekacauan!

Siap untuk menata dan merapikan ruang kerja Anda ke level berikutnya? Kenalkan ClickUp, ruang kerja serba guna yang dapat disesuaikan untuk menyederhanakan pekerjaan dan menyelesaikan lebih banyak tugas. 👋

Cara Menggunakan Akun ClickUp Gratis untuk Membangun Kebiasaan Organisasi Secara Instan

Tidak ada kata terlalu dini untuk mulai mengatur file Anda demi produktivitas yang lebih baik! Daripada menunggu tumpukan barang berantakan menumpuk, luangkan waktu khusus setiap bulan untuk merapikan perangkat Anda. Di sinilah ClickUp menyatukan semuanya:

1. Atur tugas berulang bulanan di ClickUp untuk membersihkan ruang kerja digital Anda. Komitmenlah pada jadwal pembersihan digital sebulan sekali dengan daftar periksa sehingga saat waktunya tiba, Anda tahu persis apa yang harus dilakukan

2. Hemat ruang di perangkat Anda dengan menggunakan pengingat dan tugas ClickUp. Pindahkan tangkapan layar, catatan, dan file yang terkait dengan proyek ke Ruang Kerja ClickUp Anda agar tidak ada yang terlewat

3. Akses fitur-fitur utama ClickUp dari luar platform di perangkat apa pun. Hilangkan kerepotan berpindah-pindah antar aplikasi untuk tetap teratur dan menyelesaikan pekerjaan

4. Gunakan Ekstensi Chrome ClickUp saat Anda menjelajah internet. Serius, ini benar-benar mengubah segalanya!

Jika Anda baru menggunakan ClickUp, simak pelajaran kursus mudah ini dari ClickUp University untuk membuat tugas penataan digital Anda dengan percaya diri! ⬇️

Sebuah Pesan Penutup

Apa yang bisa Anda lakukan dengan waktu luang di hari Anda? Belajar keterampilan baru? Bersama orang-orang yang Anda cintai? Tidur siang?

Apa pun jawabannya, kita semua pasti setuju pada satu hal: menciptakan kebiasaan positif dan berkelanjutan memungkinkan kita untuk merasa terinspirasi, produktif, dan percaya diri. Kita tidak memerlukan sistem paling canggih atau estetika pengaturan yang sempurna yang hanya akan memotivasi kita untuk menyelesaikan pekerjaan secara sementara.

Anda bisa menyelesaikan setiap proyek penataan ulang dalam artikel ini tanpa bantuan apa pun. Lakukan secara perlahan dan ingatlah bahwa dengan melakukan pekerjaan ini sekarang, Anda akan merasa lebih tenang seiring berjalannya waktu. 😌 🖥 📱

Daftar untuk buletin bulanan kami agar mendapatkan lebih banyak tips dan tren tentang membangun alur kerja terbaik langsung ke kotak masuk Anda.