Kita semua pernah mengikuti rapat yang muncul tiba-tiba, mengacaukan hari kita, dan membuat semua orang bertanya-tanya apa yang baru saja terjadi.
Menurut Laporan Tahunan Indeks Tren Kerja 2022 Microsoft, rata-rata pengguna Teams telah mengalami peningkatan 252% dalam waktu rapat mingguan dari tahun 2020, dan jumlah pertemuan mingguan juga meningkat sebesar 153%.
Meskipun peningkatan frekuensi rapat terkadang terasa berlebihan, namun check-in secara teratur penting untuk menjaga komunikasi yang konsisten dan menyelaraskan tim.
Pertemuan rutin adalah cara yang efektif untuk mencapai hal ini. Mari jelajahi praktik terbaik untuk merencanakan dan menjadwalkan pertemuan berulang untuk memaksimalkan dampaknya.
Apa yang dimaksud dengan Pertemuan Berulang?
Pertemuan rutin adalah pertemuan yang telah dijadwalkan sebelumnya dan berulang yang dilakukan setiap minggu, bulan, atau triwulan. Interval rutin ini memastikan komunikasi yang berkelanjutan, membantu anggota tim Anda mengkomunikasikan ide, kemajuan, dan masalah mereka secara efektif pada waktu yang tepat.
Salah satu contoh pertemuan rutin adalah pertemuan stand-up, di mana setiap peserta memberikan informasi terbaru tentang pekerjaan mereka saat ini. A pertemuan stand-up yang sukses memberikan wawasan penting kepada pemimpin tim dan menetapkan jadwal yang jelas untuk penyelesaian proyek.
🧠Fakta Menyenangkan: Rata-rata rapat stand-up berlangsung sekitar 15 menit-cukup singkat untuk membuat semua orang tetap fokus, namun cukup lama untuk menyelaraskan tim. Namun, mempersingkat waktu rapat lebih lanjut dapat meningkatkan keterlibatan tim, karena mendorong pembaruan yang ringkas dan lebih sedikit singgungan.
Pentingnya pertemuan berulang
Jika dikelola secara efektif, pertemuan berulang dapat mendorong produktivitas dan meningkatkan pengambilan keputusan. Perusahaan dapat mengambil manfaat dari pertemuan rutin, yang membantu memperjelas tujuan dan mengatasi tantangan yang ada.
Inilah caranya:
Konsistensi dan akuntabilitas
Rapat berulang menjaga komunikasi dan akuntabilitas yang konsisten, baik saat tim Anda bekerja di kantor maupun jarak jauh. Pada dasarnya, pertemuan ini mengharuskan peserta untuk datang dengan persiapan, berbagi informasi terbaru, dan secara aktif berpartisipasi dalam diskusi.
Pemantauan kemajuan
Anggota tim dapat dengan mudah melacak proyek jangka panjang dan jadwal untuk meninjau pekerjaan yang sedang berlangsung, mendiskusikan kemajuan proyek, dan mengatasi masalah apa pun. Sifat terstruktur dari rapat yang berulang membentuk ritme, memastikan bahwa semua peserta tahu kapan dan di mana harus bertemu. Hal ini sangat bermanfaat ketika mengelola tim besar atau proyek yang kompleks.
Pembangunan tim
Pertemuan rutin membantu mengembangkan rasa persahabatan dan saling pengertian, yang sangat penting untuk menciptakan lingkungan yang produktif dan kolaboratif. Pertemuan ini memungkinkan anggota tim untuk memecahkan tantangan bersama, mencari bantuan, dan merayakan pencapaian.
Baca Juga: 10 Alat Rapat Online Terbaik untuk Tim (Gratis & Berbayar)
Praktik Terbaik untuk Rapat Berulang yang Produktif
Meskipun rapat berulang bermanfaat, rapat ini juga bisa menimbulkan masalah jika tidak diatur dengan benar
Misalnya, jika Anda membatalkan rapat rutin tanpa informasi sebelumnya, orang-orang mungkin akan membuang waktu untuk menunggu rapat tersebut
Untuk mencegah skenario seperti itu, kami sarankan untuk menerapkan hal-hal berikut ini praktik-praktik terbaik untuk rapat yang produktif :
Tetapkan tujuan yang jelas
Semua pertemuan rutin yang Anda jadwalkan harus memiliki tujuan yang jelas. Dengan cara ini, orang-orang dapat mengetahui bagaimana mempersiapkan diri untuk pertemuan tersebut . Tidak menetapkan tujuan rapat yang jelas dapat menjadi tidak produktif, membuang waktu yang lebih baik dihabiskan untuk tugas-tugas yang dapat ditindaklanjuti.
Hal ini juga membantu menjaga diskusi tetap fokus, memastikan para peserta memahami dan bekerja untuk mencapai hasil yang diinginkan. Dengan adanya ide dari semua orang di atas meja, Anda dapat memutuskan arah untuk mencapai tujuan Anda.
Pilih frekuensi dan durasi yang tepat
👀 Tahukah Anda? Menurut Laporan Tahunan Indeks Tren Kerja 2023 Microsoft, rapat yang tidak efisien dilaporkan sebagai pembunuh produktivitas teratas dengan terlalu banyak rapat berada di peringkat ketiga.
Hal ini menyoroti mengapa memilih frekuensi dan durasi yang tepat untuk rapat itu penting-memperoleh keseimbangan yang tepat dapat membantu menghindari gangguan yang tidak perlu dan menjaga produktivitas tetap pada jalurnya.
Apakah Anda ingin berpartisipasi dalam rapat berulang lebih dari dua kali seminggu? Mengesampingkan kasus-kasus luar biasa, apa yang akan Anda diskusikan setiap hari tanpa ada kemajuan yang nyata?
Rapat yang berlangsung terlalu lama akan menghilangkan keterlibatan peserta, mengalihkan perhatian mereka dari tujuan rapat, dan membuang-buang waktu. Inilah sebabnya, jika Anda mengadakan rapat rutin sekali atau dua kali setiap minggu, durasi yang ideal adalah 30-60 menit.
💡Tip Pro: Sesuaikan frekuensi rapat dengan kebutuhan tim-terlalu sering, dan Anda berisiko mengalami kelelahan; terlalu jarang, dan Anda kehilangan arah.
Membuat dan berbagi agenda
Agenda memberikan informasi penting dalam rapat, membantu para peserta mengetahui apa yang diharapkan. Mengetahui apa yang akan dibahas dalam rapat membantu menghemat waktu dan langsung masuk ke dalam diskusi.
Sebelum Anda kewalahan dengan pertanyaan tentang informasi apa yang harus dimasukkan ke dalam agenda rapat Anda di masa depan dan di mana harus membagikannya, kami ada di sini dengan jawabannya!
Sebuah agenda pertemuan yang ideal mencakup informasi seperti waktu, tempat, dan topik diskusi. Untuk mengatur dan menyusun informasi ini, Anda dapat menggunakan Templat Agenda Clickup yang memungkinkan Anda berbagi semua informasi penting di satu tempat.
Templat Agenda ClickUp
Rincian rapat dapat mencakup jenis, ruang lingkup, tanggal, waktu, dan lokasi (ruang rapat langsung atau tautan untuk rapat jarak jauh ). Dengan templat ini, Anda dapat:
- Menetapkan peran tertentu untuk peserta, seperti fasilitator, pencatat, dan peserta, untuk memastikan kejelasan tanggung jawab
- Membuat tabel yang menguraikan agenda, item tindakan yang sesuai, dan orang yang bertanggung jawab untuk setiap tugas
- Melacak kemajuan setiap peserta, memastikan mereka memenuhi tujuan mereka tepat waktu dan tetap bertanggung jawab kepada kelompok
- Tambahkan detail pasca-rapat ke agenda Anda, sepertirekap pertemuan (atau tautan rekaman rapat) dan informasi tentang rapat berikutnya.
Untuk membagikan agenda ini, Anda dapat menggunakan tautan publik atau terbatas, mengunduhnya dalam format PDF, HTML, atau markdown, dan mengirimkannya melalui email. Anda juga dapat mengunggah file ke Google Drive dan melampirkan tautan file ke undangan rapat terjadwal ke kalender semua orang.
Membagikan agenda ini dengan anggota tim internal menjadi lebih mudah dengan ClickUp-aplikasi segalanya untuk bekerja -yang memusatkan manajemen proyek, dokumen, dan pengetahuan. Anda bisa langsung mengundang anggota tim yang diinginkan ke dokumen atau membagikannya dalam ruang kerja atau ruang tim di ClickUp.
Pastikan tidak ada anggota tim yang melewatkan catatan rapat dengan beberapa opsi berbagi ClickUp
Dorong partisipasi
Tidak ada gunanya mengadakan rapat jika tidak ada yang datang, bukan? Peran Anda tidak berakhir dengan perencanaan dan penjadwalan rapat. Anda perlu memastikan rapat tim ini menyenangkan, produktif, dan menarik untuk mendorong perspektif yang beragam selama rapat.
Setelah Anda menjadwalkan rapat, buatlah garis besar dan tindak lanjut yang jelas untuk menerjemahkan diskusi rapat menjadi hasil yang nyata. Namun, jika Anda tidak suka mencatat (seperti kita semua!), Anda dapat menggunakan Templat Notulen Rapat ClickUp untuk membuat catatan rapat yang terstruktur .
💡Tip Profesional: Buat agenda menggunakan metrik, jadwal proyek, atau KPI untuk memastikan rapat berorientasi pada hasil dan bukan hanya sekadar pembaruan status.
Templat Notulen Rapat ClickUp
Format templat yang mudah digunakan, dengan halaman yang telah dibuat sebelumnya untuk ringkasan rapat, memastikan Anda mencatat hasil dan pembelajaran utama. Ini adalah alat kolaboratif yang bagus untuk pemula dan pengguna berpengalaman dan sepenuhnya dapat disesuaikan.
Apa lagi? Dengan ClickUp Brain anda bisa meringkas diskusi rapat secara otomatis dan mengubahnya menjadi tugas yang dapat ditindaklanjuti. Anda kemudian dapat memberikan tugas-tugas ini kepada anggota tim Anda di ClickUp dan mengirimkan pengingat tindak lanjut otomatis untuk mendapatkan informasi terbaru mengenai kemajuan mereka.
Meringkas catatan rapat secara instan dengan ClickUp Brain
Dengan cara ini, peserta rapat bisa langsung fokus pada butir-butir tindakan mereka dan berkomitmen pada tenggat waktu. Hal ini juga memungkinkan tim Anda berkonsentrasi pada aktivitas yang bernilai tinggi alih-alih terjebak dalam pekerjaan administratif.
Buat agenda rapat terperinci dengan ClickUp Brain
Dengan ClickUp Brain, Anda dapat dengan mudah membuat agenda rapat dengan memasukkan detail penting seperti tujuan, peserta, dan topik. Hal ini menyederhanakan proses perencanaan dan memastikan semua orang memiliki pemahaman yang sama sebelum rapat dimulai.
Namun untuk mewujudkan semua keajaiban ini, Anda memerlukan alat yang tepat. Alat bantu seperti ClickUp, Google Calendar, Zoom, dan asisten bertenaga AI membantu mengelola penjadwalan, mendokumentasikan, dan melacak pertemuan berulang. Kami akan membahasnya secara lebih rinci di bagian selanjutnya!
ClickUp Brain menghasilkan agenda rapat berdasarkan informasi dari ruang kerja Anda dan rapat yang direncanakan
Dengan fitur manajemen tugas ClickUp yang komprehensif seperti pembaruan tugas otomatis, Anda bisa memastikan tim Anda berada di jalur yang tepat dengan pola pengulangan untuk proyek-proyek utama, menyediakan komunikasi yang konsisten dan pelacakan kemajuan.
🧠Fakta Menarik: McKinsey melaporkan bahwa para pelopor dalam adopsi AI melihat peningkatan pengurangan biaya rata-rata sebesar 5-10% . Pada saat yang sama, mereka mengalihkan fokus karyawan mereka ke tugas-tugas yang lebih berharga dan mendorong inovasi. Hal ini dapat berarti siklus yang lebih cepat dalam pengujian R&D atau pengembangan kode atau sekadar mendorong kreativitas yang lebih besar di antara tim mereka.
Baca Juga: Bagaimana Menjalankan Rapat Postmortem
Bagaimana Menjadwalkan Pertemuan Berulang
Menetapkan tujuan yang jelas, memilih frekuensi rapat yang tepat, dan memanfaatkan alat bantu seperti Rapat ClickUp , Google Calendar, dan Zoom dapat menghasilkan rapat yang produktif dan menarik yang mendorong kemajuan proyek dan memastikan akuntabilitas.
Baca juga: 10 Aplikasi Penjadwalan Terbaik untuk Pemilik Bisnis Kecil di Tahun 2024
Menjadwalkan rapat berulang di berbagai alat rapat
Jika Anda mencari tempat untuk memusatkan kalender dan melacak semua pertemuan dan tugas clickUp adalah alat yang tepat untuk Anda. Alat ini terintegrasi dengan aplikasi kalender yang ada dan disinkronkan dengan aplikasi tersebut secara real time.
Jika Anda memiliki jadwal rapat di acara Kalender Google, Zoom, atau Kalender Apple, Anda dapat melihat semua ini di Tampilan Kalender ClickUp . Anda juga dapat membuat tugas kecil sebelum dan sesudah rapat dan mengatur pengingat untuk penyelesaiannya guna memastikan produktivitas rapat yang tinggi.
Lacak dan kelola semua rapat di satu tempat dengan Tampilan Kalender terpusat dari ClickUp
Jika beberapa tugas dan rapat dijadwalkan pada hari yang sama, Anda bisa menyeret dan melepaskannya ke slot yang tepat dan menyesuaikan prioritasnya untuk menyoroti tugas dan rapat yang penting terlebih dahulu. Selain itu, tampilan harian, mingguan, dan bulanan memungkinkan Anda untuk memvisualisasikan pekerjaan Anda dan melacak kemajuan untuk periode waktu yang relevan.
Menyinkronkan ClickUp dengan aplikasi kalender
Berikut adalah langkah-langkah untuk menyinkronkan ClickUp dengan aplikasi kalender lainnya:
- Buka ClickUp. Buka menu tindakan cepat dengan mengeklik ikon di sebelah ikon profil Anda di sudut kanan atas
Lacak semua rapat, tugas, dan komitmen di satu tempat dengan Tampilan Kalender ClickUp
- Menuju ke Pusat Aplikasi
- Pilih semua aplikasi yang ingin Anda integrasikan dengan ClickUp
Integrasikan alat favorit Anda dengan ClickUp untuk menyimpan pekerjaan terpenting Anda di satu tempat
- Pada jendela baru, klik hubungkan, dan Anda akan diarahkan ke halaman login untuk akun Google Anda yang terkait dengan Google Kalender
- Setujui syarat dan ketentuan yang diperlukan dan tetapkan izin. Setelah selesai, klik Izinkan, dan Anda sudah siap
Di ClickUp, semua acara diidentifikasi sebagai Tugas ClickUp . Setelah Anda mengintegrasikan kalender Anda, Anda dapat menggunakan Templat Rapat ClickUp untuk mengatur rapat (tugas) Anda.
Templat Rapat ClickUp
Templat ini menunjukkan semua tugas yang dijadwalkan dan detailnya, termasuk topik, estimasi waktu, tanggal jatuh tempo, dan prioritas.
Membuat tugas (rapat) berulang di ClickUp
Sekarang anda telah mengintegrasikan ClickUp dengan kalender anda yang lain, mari kita lihat bagaimana cara menjadwalkan rapat di ClickUp:
- Buka ClickUp dan arahkan ke Tampilan Kalender, atau gunakan Tampilan Tugas untuk membuat acara baru
- Klik pada tombol Tambah Tugas di sudut kanan atas untuk mulai menjadwalkan rapat
- Tambahkan judul rapat, tanggal jatuh tempo, prioritas, dan detail lainnya
- Untuk membuat tugas berulang, buka rapat dari panel kiri dan arahkan ke rapat yang ingin Anda tetapkan sebagai berulang. Di bawah kolom tanggal jatuh tempo, klik ikon kalender dan klik Setel berulang di sudut kiri bawah
Mengatur tugas berulang dalam Tampilan Kalender ClickUp
- Tetapkan tugas ini ke anggota tim yang sesuai. Untuk mengatur pengingat, arahkan ke tugas di kalender, klik kanan pada tugas, dan klik Ingatkan saya
Atur pengingat untuk tugas-tugas penting di ClickUp dan pastikan Anda tidak pernah melewatkan tenggat waktu
- Simpan dan lihat rapat bersama tugas, proyek, dan tenggat waktu di kalender terpusat Anda
Memiliki semuanya di satu tempat membantu mengelola tim yang besar menjadi lebih mudah. Jika sebuah tugas berjalan lambat, Anda dapat mengedit prioritas atau mengatur pengingat agar cepat selesai. Anda juga dapat menambahkan pelacak waktu ke tugas (rapat) apa pun dan melacak waktu yang dihabiskan dalam setiap rapat.
Lacak durasi rapat Anda dengan Fitur pelacakan waktu ClickUp
Menjadwalkan pertemuan berulang di Kalender Google
Siapa yang belum pernah mendengar tentang Google Kalender? Ini gratis dan mudah digunakan.
melalui robinpowered.com Mari kita lihat bagaimana Anda dapat menjadwalkan rapat berulang di Google Kalender:
- Buka Google Kalender, klik tombol 'Buat' di pojok kiri atas, dan pilih Acara dari menu tarik-turun
- Masukkan detail rapat, seperti judul rapat, tanggal, dan waktu
- Di bawah menu tarik-turun "Tidak berulang", pilih pola pengulangan-ini bisa harian, mingguan, bulanan, atau sesuaikan agar sesuai dengan frekuensi yang Anda inginkan
- Kirim permintaan rapat ke peserta rapat dengan memasukkan alamat email mereka
- Atur pengingat atau pemberitahuan yang diperlukan, dan klik Simpan
- Acara kalender Anda akan dibuat dan ditambahkan ke Kalender Google untuk semua peserta yang diundang
Menjadwalkan rapat tim berulang di Zoom
Ikuti langkah-langkah berikut untuk menjadwalkan rapat berulang di Zoom:
- Masuk ke akun Zoom Anda
- Klik opsi Jadwalkan Rapat dari dasbor
- Isi judul, deskripsi, dan waktu rapat
- Centang kotak Rapat berulang
- Pilih pengaturan pengulangan, termasuk frekuensi, tanggal akhir, dan seberapa sering rapat akan diulang (harian, mingguan, dsb.). Setelah selesai, klik simpan
- Salin tautan rapat yang dibuat atau kirim undangan rapat langsung ke peserta Anda
melalui Komunitas ZoomIntegrasi ClickUp dengan Google Kalender dan Zoom memungkinkan Anda untuk menjadwalkan dan mengelola diskusi sambil memastikan detail rapat Anda tersimpan di satu tempat. Anda juga dapat mengatur pengingat untuk memberi tahu peserta sebelum rapat, sehingga mendorong lebih banyak partisipasi.
Lihat dan kelola Kalender Google Anda di Tampilan Kalender ClickUp dengan sinkronisasi dua arah antara dua aplikasi
The Integrasi ClickUp Zoom adalah cara yang fantastis untuk meningkatkan produktivitas Anda dengan menghubungkan manajemen tugas dengan konferensi video.
Memulai rapat Zoom langsung dari dalam ruang kerja ClickUp Anda hanya dengan beberapa klik
Inilah yang dapat dilakukannya untuk Anda:
- Menjadwalkan rapat dengan mudah: Anda dapat menjadwalkan rapat Zoom berulang langsung dari Tugas ClickUp Anda, sehingga cepat dan tidak merepotkan
- Tetap terupdate: Dapatkan pemberitahuan tentang rapat Zoom baru yang terkait dengan tugas Anda, sehingga tim Anda selalu mendapatkan informasi terbaru
- Mulai rapat instan: Luncurkan rapat Zoom langsung dari ClickUp Tasks atau Chat dengan perintah sederhana
- Akses rekaman: Jika Anda merekam rapat, ClickUp dapat menautkan ke rekaman dan transkrip, sehingga info penting mudah ditemukan
Integrasi ini membantu Anda menyederhanakan alur kerja dengan menggabungkan manajemen proyek dengan alat komunikasi, sehingga semuanya menjadi lebih efisien!
Baca juga: 25 Solusi Perangkat Lunak Manajemen Rapat & Agenda Terbaik di Tahun 2024
Tetap Terorganisir dan Terupdate dengan ClickUp
Seseorang tidak bisa mengklaim bahwa mereka mengingat setiap item dalam daftar tugas mingguan mereka (dan, jika mereka mengingatnya, mereka berbohong!)
Rapat berulang membantu Anda mengingat dan mengawasi berbagai hal dengan mudah dengan menjaga komunikasi yang konsisten, melacak kemajuan proyek, dan mendorong kolaborasi dalam tim. Rapat yang produktif adalah alat yang ampuh untuk menjaga tim tetap terhubung, terutama di lingkungan kerja hibrida dan jarak jauh saat ini.
ClickUp membuat penjadwalan rapat berulang menjadi mudah, menyimpan semua detail rapat Anda di satu tempat, dan memungkinkan pelacakan item tindakan dan kemajuan dengan mudah. Integrasinya yang kuat dengan alat rapat yang Anda gunakan setiap hari menjadikannya pilihan yang tepat untuk menyatukan tugas dan percakapan Anda ke dalam satu platform. Mulailah dengan ClickUp hari ini!