Apakah desktop Mac Anda merupakan hutan rimba yang penuh dengan file, ikon, dan folder?
Inilah kebenarannya: Merapikan berbagai hal di desktop Mac Anda bukanlah ilmu roket.
Tentu saja, ada banyak aplikasi produktivitas untuk Mac pengguna.
Namun terkadang, Anda hanya membutuhkan beberapa kiat merapikan barang secara digital untuk melakukannya dengan benar.
Dalam artikel blog ini, kami akan mengajari Anda langkah demi langkah cara mengatur file di Mac. Kami juga akan membahas bagaimana Anda bisa memperluas struktur tersebut ke dalam perangkat lunak manajemen proyek lengkap seperti ClickUp.
12 Cara Mengatur File dan Folder di Mac
1. Mengatur item ke dalam folder
Pada Mac Anda, klik ikon 'Finder' (ikon wajah berwarna biru dan putih) di 'Dock' untuk membuka jendela 'Finder'.
Anda akan dapat melihat tab 'Terbaru' yang berisi daftar semua file terbaru, di mana pun file tersebut disimpan di sistem.
Sekarang, arahkan ke tempat Anda ingin membuat folder dokumen. Anggap saja Anda ingin semuanya ada di desktop untuk contoh ini. Klik tab 'Desktop' di bawah 'Favorit' pada menu samping jendela 'Finder'.
Selanjutnya, tekan tombol 'Shift-Command-N' untuk membuat folder baru pada 'Desktop' Folder ini akan berfungsi sebagai tempat sementara untuk mengumpulkan semua file yang lepas sebelum Anda mulai mengaturnya.
Anda akan melihat folder bernama 'Untitled Folder' muncul di layar.
Ubah nama folder menjadi 'Atur', lalu klik dan seret ke bagian 'Favorit' pada bilah menu samping 'Finder' (tepat di bawah 'Desktop'), seperti yang ditunjukkan pada gambar di bawah ini.
💡Tip Pro: Anda dapat melakukan ini dengan beberapa file secara bersamaan-cukup tekan dan tahan tombol 'Command', lalu klik item (tidak harus bersebelahan) dan seret ke folder.
Anda juga dapat dengan cepat melakukan Mengelompokkan item pada desktop ke dalam folder . Pilih semua item yang ingin Anda kelompokkan, klik kontrol salah satu item, lalu pilih Folder Baru dengan Pilihan. Ingatlah bahwa item yang terkunci tidak dapat dikelompokkan.
2. Membuat subfolder
Kembali ke folder 'Atur' dan buat subfolder untuk setiap kategori utama yang ingin Anda atur file Anda sendiri
Untuk contoh ini, kami telah memilih kategori berikut: 'Folder dokumen', 'Template YouTube', 'Media stok', 'Template PPT', 'Tangkapan layar perangkat lunak', 'Materi pemasaran', dan 'Tutorial penginstalan aplikasi'
3. Menggabungkan folder serupa
Meskipun hal ini mungkin tampak seperti menemukan folder duplikat, namun sebenarnya tidak mudah. Misalnya, jika Anda membuat folder dengan nama yang sama untuk lokasi yang sama, Anda mungkin secara tidak sengaja menimpa folder pertama dan kehilangan informasi yang berharga.
Namun, seperti kebanyakan hal lainnya, selalu ada jalan keluarnya.
Sebenarnya, berikut adalah dua cara untuk menggabungkan folder dengan aman di Mac.
Menggabungkan folder menggunakan Finder
Ketika Anda menambahkan folder ke lokasi yang sudah memiliki folder dengan nama yang sama, Anda akan diminta dengan pesan yang menanyakan apakah Anda ingin menghentikan proses ini, mengganti folder di lokasi tersebut, atau menggabungkan keduanya. Jika Anda memiliki beberapa file dengan nama yang sama, Anda dapat memilih "Stop" untuk mencegah file ditimpa.
Sekarang, jika Anda ingin mempertahankan kedua folder, Anda perlu menyeret folder dan menahan tombol Option sebelum melepaskannya untuk mendapatkan opsi baru yang disebut "Gabungkan". Klik itu.
File dengan nama yang sama akan ditambahkan "2" pada nama file, sehingga Anda dapat menyimpan file asli dan file baru tanpa kehilangan konten apa pun.
Menggabungkan folder menggunakan Terminal
Metode kedua menggunakan Terminal dan perintah yang disebut "ditto. " Ini akan menggabungkan isi dua folder, termasuk subfolder di dalamnya.
Buka Terminal dan ketik: ditto ~/source_folder ~/target_folder
Anda harus menambahkan nama folder yang sebenarnya sebagai pengganti "source_folder" dan "target_folder."
Selain itu, alih-alih mengetikkan jalur folder, Anda dapat menyeret dan melepaskan folder ke jendela Terminal Anda.
4. Favoritkan folder Anda
Jika terdapat terlalu banyak folder dan subfolder, mencari folder tertentu yang sering Anda gunakan atau untuk kebutuhan khusus mungkin akan sangat merepotkan. Kabar baiknya, Anda dapat menambahkan folder apa pun ke Favorit di bilah sisi Finder. Inilah cara Anda melakukannya:
- Buka jendela Finder baru
- Temukan folder yang ingin Anda jadikan favorit
- Seret folder tersebut ke bar samping Anda
5. Mengurutkan file berdasarkan jenisnya
Anda juga dapat mengurutkan file berdasarkan 'Jenis' untuk mengelompokkan file yang serupa (PDF, gambar, dokumen, dll.).
Klik kanan di mana saja di folder unduhan dan pilih 'Urutkan berdasarkan'> 'Jenis.' Ini akan membantu Anda melihat file yang Anda miliki dan ke mana harus memindahkannya.
Setelah Anda mengurutkan file menurut kategori yang Anda inginkan, pindahkan file ke dalam subfolder yang sesuai. Sebagai contoh, foto dan video masuk ke dalam folder 'Stock media', dan tangkapan layar masuk ke dalam folder 'Tangkapan layar perangkat lunak'.
6. Gunakan tag
Untuk memprioritaskan file yang penting, **klik kanan pada file, pilih 'Tag', dan tetapkan tag khusus seperti 'Mendesak' atau 'Harus Dilakukan'. File yang diberi tag akan menampilkan titik-titik kode warna di samping namanya agar mudah diidentifikasi.
Anda dapat mengakses file yang diberi tag dengan cepat dengan mengeklik warna yang sesuai di bawah 'Tag' pada bilah sisi 'Finder'.
Baca Lebih Lanjut: 10 Aplikasi Daftar Tugas Terbaik untuk Mac
7. Mencoba Folder Cerdas
Untuk mengelompokkan file secara dinamis di seluruh Mac Anda, buka 'Finder' dan buka 'File' > 'Folder Cerdas Baru'
Selanjutnya, klik tombol (+) di kanan atas jendela di samping 'Simpan' untuk menambahkan kriteria pencarian.
Anda akan mendapatkan dua menu tarik-turun untuk menentukan pilihan.
Pada contoh ini, kami telah memilih 'Tanggal terakhir diubah' dan 'sebelum' untuk mengakses dengan cepat semua file yang sesuai dengan kriteria ini (tanpa memindahkannya dari lokasi aslinya)
Klik tombol 'Simpan' di sisi kanan atas jendela dan beri nama 'Folder Cerdas' Anda
'Smart Folder' akan secara otomatis muncul di bawah menu samping 'Favorit'.
💡Tip Pro: Jika Anda memiliki dua folder dengan nama yang sama di tempat yang berbeda, tahan tombol 'Option' dan seret satu folder ke folder lainnya. Apabila diminta, pilih 'Gabungkan' untuk menggabungkan isi kedua folder. Hal ini akan menghilangkan duplikat saat menggabungkan file.
8. Mengembangkan sistem penamaan file Anda
Menyusun strategi organisasi file Anda dengan sistem penamaan dapat menghemat waktu Anda dalam mencari file.
Berdasarkan alur kerja atau dokumen pribadi Anda, sertakan hal-hal berikut ini dalam nama file Anda:
- Nama proyek/pribadi
- Deskripsi dari file spesifik ini
- Tanggal Anda mulai mengerjakan file tersebut
- Nomor versi apa pun
- Inisial Anda, jika ini adalah file yang akan Anda kirimkan ke orang lain
Ingatlah bahwa tergantung pada tampilan Finder Anda, file Anda akan disusun menurut abjad.
💡Tip Pro: Menaruh tanggal di awal nama file Anda akan membantu menjaga file tetap dalam urutan kronologis untuk membantu Anda mengambilnya lebih cepat
9. Gunakan tumpukan untuk mengatur file secara otomatis Tumpukan desktop memungkinkan Anda untuk mengatur file dalam kelompok yang rapi di desktop Anda. Tumpukan mirip dengan Smart folder namun untuk Desktop Anda. Tumpukan dapat dikelompokkan berdasarkan jenis, tanggal, atau tag.
Misalnya, jika Anda mengelompokkan berdasarkan jenis, semua foto Anda akan muncul di satu tumpukan, presentasi di tumpukan lain, dan seterusnya. Setiap file baru yang Anda tambahkan akan segera dipindahkan ke tumpukan yang sesuai, sehingga Anda dapat mengatur semuanya dengan mudah.
Pastikan Anda berada di Desktop, lalu klik Lihat > Gunakan Tumpukan > Tag
Untuk melihat, membuka, atau menutup Stack, Anda hanya perlu mengekliknya, lalu file akan meluas ke Desktop Anda. Namun, jika Anda ingin melihat file tanpa membuka Stack, Anda hanya perlu melakukan ini:
- Gerakkan mouse Anda di atas Tumpukan
- Geser ke kiri atau ke kanan dengan trackpad atau mouse, ikon Stack, dan ubah namanya agar sesuai dengan setiap file di Stack
- Klik dua kali pada file yang diperlukan untuk membukanya
10. Menyimpan file di iCloud Drive
Dengan iCloud Drive, Anda dapat menyelaraskan folder dan file di beberapa perangkat. Hal ini akan membantu Anda mengambil file di seluruh perangkat Apple Anda jika Anda menggunakan beberapa iPad atau iPhone .
Berikut ini cara mengaktifkan iCloud Drive di Mac:
- Buka Pengaturan Sistem.
- Klik Apple ID > iCloud.
- Nyalakan iCloud Drive.
- Klik iCloud Drive lagi
- Pilih Pilihan untuk memilih folder dan app yang ingin diselaraskan dengan Mac Anda
💡Tip Pro: Jika Anda nyalakan Desktop dan Dokumen iCloud anda dapat memperoleh item desktop yang sama di Mac lain dengan masuk menggunakan akun iCloud yang sama dan menyalakan iCloud Desktop dan Dokumen di Mac tersebut.
11. Mengatur file di desktop Anda
Selain mengurutkan file di desktop berdasarkan nama, jenis, tanggal ditambahkan, ukuran, tag, dll., Anda juga dapat mengubah tampilan folder berdasarkan ukuran ikon, jarak kisi, ukuran teks, dan banyak lagi. Meratakan dan mengubah ukuran item sesuai dengan preferensi Anda untuk Desktop yang lebih personal dan estetis. Anda juga dapat mengatur ulang file dengan rapi bila diinginkan-cukup klik desktop, pilih Lihat > Bersihkan Menurut, lalu pilih bagaimana Anda ingin mengatur file.
12. Menggunakan aplikasi eksternal
Terakhir, Anda dapat menggunakan **aplikasi pihak ketiga untuk mengatur file dan folder Anda secara efisien jika Anda mau. Aplikasi ini tidak hanya membantu Anda melacak dan menghapus file duplikat dengan mudah, tetapi juga membantu Anda mencari dan membersihkan kekacauan Download.
Itu dia!
Dengan langkah-langkah ini, Anda sudah berada di jalur yang tepat untuk mendapatkan desktop Mac yang rapi. Kuncinya adalah konsistensi-sisihkan waktu beberapa menit setiap hari untuk mengatur file dan folder pada sistem Anda, dan segera akan menjadi kebiasaan.
Ingatlah, sedikit usaha hari ini akan menyelamatkan Anda dari kerepotan di kemudian hari.
Baca Lebih Lanjut: Bekerja Lebih Cerdas: Jelajahi 10 Alat AI Terbaik untuk Mac
Atur File Anda dengan Mudah dengan ClickUp
Sekarang Anda telah mempelajari Peretasan MacBook untuk pengaturan file, mengapa berhenti sampai di situ? Mari kita selangkah lebih maju dan menjelajahi ClickUp, perangkat lunak manajemen tugas yang efektif yang lebih dari sekadar solusi manajemen tugas dan file.
Perangkat lunak manajemen dokumen ini memiliki kemampuan canggih seperti ClickUp Docs untuk pengaturan file, sehingga menjadi pilihan tepat bagi individu yang ingin mengoptimalkan ruang kerja digital mereka.
Perangkat lunak ini menyediakan alat dan fungsi canggih untuk mengategorikan, mencari, dan mengoptimalkan dokumen teks, tugas, dan proyek Anda secara dinamis dan kolaboratif.
Bicara tentang bagaimana menjadi lebih terorganisir di tempat kerja .
Penasaran?
1. Jelajahi Dokumen ClickUp
Sebagai permulaan, Dokumen ClickUp dapat berfungsi sebagai lemari arsip digital untuk menyimpan informasi klien secara efisien.
Katakanlah Anda mendedikasikan satu Dokumen per klien untuk menautkan aset penting, seperti kontrak, ringkasan proyek, faktur, dan templat direktori . Anda juga dapat menyematkan file Google Drive atau Dropbox secara langsung di dalam dokumen untuk memudahkan akses.
Buat dan hubungkan Dokumen, wiki, dan lainnya ke alur kerja proyek Anda
Jika file dan folder yang terkait dengan klien disimpan secara lokal (misalnya, di MacBook Anda), cukup seret file dan folder tersebut ke dalam ClickUp Doc yang sesuai. Hal ini membuat semuanya tetap berada di satu tempat, dan Anda tidak perlu berpindah-pindah aplikasi saat melakukan pekerjaan Anda.
Anda juga dapat membuat tautan yang dapat dibagikan dan mengelola izin untuk anggota tim Anda di ClickUp Docs. Kontrol privasi dan pengeditannya memastikan bahwa hanya orang yang tepat yang dapat melihat dan mengakses informasi sensitif.
Untuk melangkah lebih jauh, buat Klik Tugas untuk setiap klien, lampirkan Dokumen yang sesuai, tetapkan tanggal jatuh tempo, dan tetapkan anggota tim. Integrasi ini menyederhanakan manajemen dokumen Anda alur kerja dan organisasi proyek.
Baca Lebih Lanjut: 10 Aplikasi Manajemen Tugas Terbaik untuk Pengguna Mac
2. Memanfaatkan Panduan Hirarki Proyek ClickUp
Kemudian datanglah bagian Panduan Hirarki Proyek ClickUp yang memberdayakan Anda untuk melihat gambaran besar tanpa melewatkan detail yang relevan.
Izinkan kami menjelaskan kepada Anda bagaimana caranya.
Di dalam setiap Ruang Kerja di platform, Anda dapat membuat Ruang untuk proyek atau departemen tertentu, seperti 'Pemasaran' atau 'Proyek Klien' Setiap Ruang dapat berisi 'Folder' untuk mengatur file terkait.
Menjaga file tetap teratur dengan Panduan Hirarki Proyek ClickUp
Hirarki ini memastikan setiap file memiliki tempatnya di dalam sistem, sehingga memudahkan untuk menemukan dan mengelola dokumen Anda. Sebagai contoh, dalam Ruang 'Proyek Klien', buat Folder untuk setiap klien yang berisi Daftar kontrak, faktur, dan hasil kerja.
3. Gunakan Daftar Klik
Gunakan Tampilan Daftar ClickUp untuk meningkatkan organisasi ini dengan menggunakan kriteria penentu seperti jenis file, nama folder dan file, tenggat waktu, dan status prioritas seperti 'Sedang Digunakan', 'Diarsipkan', atau 'Dalam Peninjauan'
Mengelola tugas dengan daftar tugas klasik menggunakan Tampilan Daftar di ClickUp
Anda juga dapat mempersonalisasi Daftar dengan warna untuk menunjukkan status proyek atau membedakan pekerjaan Anda secara visual. Namun, bukan hanya itu saja.
4. Coba Pencarian Universal di ClickUp
Perlu menemukan file tertentu dengan cepat?
Cukup masukkan namanya di bilah pencarian, dan ClickUp akan menampilkan apa yang Anda cari, baik di ruang kerja ClickUp, aplikasi yang terhubung (mis. Dropbox, Slack, dan Google Drive), atau drive lokal Anda. Itulah kekuatan dari Pencarian Universal di ClickUp .
Dapatkan hasil pencarian yang lebih personal dan relevan di ClickUp Universal Search
Misalnya, Anda bisa memfilter tugas berdasarkan tenggat waktu untuk mengidentifikasi tugas yang membutuhkan perhatian segera, seperti proposal yang akan segera jatuh tempo atau pembaruan kontrak yang akan datang. Atau, tandai file dengan label seperti 'Legal', 'Keuangan', atau 'Pribadi', lalu filter berdasarkan label ini untuk menemukan dokumen tertentu.
Terlebih lagi, ClickUp Brain asisten AI bawaan ClickUp, mengingat kebiasaan pencarian Anda dan meningkatkannya dari waktu ke waktu, sehingga memberikan hasil yang lebih akurat.
Dapatkan semua permintaan pencarian file Anda dijawab secara akurat dengan ClickUp Brain
Sebagai contoh, jika anda sering mencari 'kontrak' yang berhubungan dengan klien tertentu, ClickUp Brain akan memprioritaskan hasil pencarian tersebut di pencarian selanjutnya. Ini berarti bahwa semakin sering Anda menggunakan platform ini, maka semakin pintar platform ini, memungkinkan Anda untuk menemukan file dengan lebih cepat dan akurat.
Baca Lebih Lanjut: Kuasai waktu Anda dengan 10 Aplikasi Kalender Terbaik untuk Mac
Jangan Biarkan Kekacauan Digital Memperlambat Alur Kerja Anda
Ada banyak hal yang lebih penting untuk dilakukan daripada kehilangan waktu yang berharga untuk mencari dokumen penting, karena ketidakefisienan dapat dengan cepat menumpuk.
Sebaliknya, manfaatkan waktu Anda dengan pengaturan file yang strategis.
Penataan file Anda dengan benar akan mengurangi gangguan, meminimalkan kesalahan, dan memastikan operasi yang lebih lancar. Praktik ini sangat penting untuk mengoordinasikan proyek berskala besar, mengelola catatan klien, dan mengawasi dokumen sensitif.
Untungnya, ClickUp menyediakan alat untuk menciptakan ruang kerja yang terpusat dan efisien - mulai dari mengorganisir tugas dengan Hirarki ClickUp dan memanfaatkan Tampilan Daftar untuk pemfilteran mendetail hingga memanfaatkan fitur-fitur canggih seperti AI.
Jadi, apa lagi yang Anda tunggu? Daftar ke ClickUp secara gratis hari ini dan mulailah.