Anda menyelenggarakan pameran seni komunitas dan telah meminta seniman lokal untuk mengirimkan ide mereka. Tak lama kemudian, catatan tempel mulai menumpuk dengan berbagai usulan-lukisan abstrak, patung keramik, demo seni langsung, lokakarya kerajinan tangan, dan banyak lagi.
Banyaknya ide memang menarik tetapi sangat banyak, sehingga sulit untuk melihat bagaimana semuanya cocok satu sama lain.
Bukankah akan lebih mudah untuk mengelompokkan ide-ide ini ke dalam kategori, seperti 'pameran', 'lokakarya', dan 'pertunjukan'?
Itulah yang dilakukan oleh diagram afinitas. Diagram ini membantu Anda mengatur ide-ide yang terkait ke dalam rencana yang terstruktur - sama seperti menyortir ide-ide pameran seni Anda ke dalam kategori yang jelas untuk membuat rencana acara yang kohesif.
Dalam artikel ini, kita akan membahas bagaimana Anda dapat menggunakan diagram afinitas untuk memandu pengambilan keputusan dan pemecahan masalah di tempat kerja. Namun sebelum itu, mari kita perjelas dasar-dasarnya.
Apa yang Dimaksud dengan Diagram Afinitas?
Diagram afinitas adalah alat bantu visual untuk mengorganisir tugas, ide, atau temuan penelitian ke dalam kelompok-kelompok yang bermakna. Diagram ini sangat berguna selama sesi curah pendapat atau perencanaan proyek, karena membantu memahami informasi yang kompleks dengan menyoroti pola dan tema yang mungkin tidak terlihat jelas pada pandangan pertama.
melalui Paradigma Visual Baik Anda seorang desainer, manajer proyek, peneliti, atau pengambil keputusan bisnis, diagram afinitas akan menjadi tambahan yang menghemat waktu dalam alur kerja Anda.
Asal mula dan perkembangan diagram afinitas
Meskipun ide pengelompokan data bukanlah hal yang baru, namun tidak ada terminologi atau metode standar untuk itu beberapa dekade yang lalu.
Istilah 'diagram afinitas' (juga dikenal sebagai Metode KJ) pertama kali diperkenalkan oleh Jiro Kawakita, seorang antropolog Jepang, pada tahun 1960-an. Dia mengembangkan metode ini untuk mensintesis data etnografi yang sangat banyak yang dikumpulkan selama penjelajahannya di Himalaya.
Pemetaan afinitas akhirnya masuk ke dunia korporat, membantu organisasi mengumpulkan dan menganalisis informasi secara sistematis dan melakukan pendekatan pemecahan masalah secara kolaboratif. Hal ini dengan cepat mendapatkan daya tarik, terutama di bidang desain UX dan perencanaan proyek.
Seiring berjalannya waktu, hal ini telah menjadi hal pokok dalam berbagai praktik manajemen, termasuk Total Quality Management (TQM) dan Six Sigma.
Apa yang dimaksud dengan pemetaan afinitas?
Pemetaan afinitas adalah proses membuat diagram afinitas . Hal ini melibatkan pencatatan ide atau potongan informasi pada catatan atau kartu yang terpisah, lalu menyortirnya ke dalam kelompok-kelompok berdasarkan kemiripannya.
Dengan melakukan hal ini, Anda dapat mengatur informasi secara visual dan menemukan hubungan antara berbagai potongan data. Ini adalah cara yang bagus untuk membuat sekumpulan informasi yang besar dan berat menjadi lebih mudah dikelola dan berwawasan.
Baca juga: 10 Contoh Diagram untuk Semua Jenis Proyek
Diagram afinitas vs pemetaan pikiran
Diagram afinitas dan peta pikiran adalah alat untuk mengatur informasi, tetapi keduanya bekerja dengan cara yang sedikit berbeda. Pada dasarnya, diagram afinitas mengelompokkan item-item yang serupa berdasarkan hubungan alamiahnya.
Di sisi lain, pemetaan pikiran dimulai dengan ide utama dan bercabang-cabang dengan pemikiran yang terkait. Ini paling cocok untuk curah pendapat dan mengeksplorasi berbagai aspek dari satu topik.
Atur ide dan proyek, tambahkan Tugas yang dapat dilacak, buat jalur logis, dan hapus Tugas yang berlebihan dengan Tampilan Peta Pikiran ClickUp
Mari kita pahami perbedaan antara diagram afinitas dan peta pikiran dengan sebuah contoh:
Diagram afinitas: Misalkan tim pemasaran konten Anda adalah topik curah pendapat untuk seri blog baru tentang 'Strategi Media Sosial yang Efektif' Anda mengumpulkan berbagai ide, seperti:
- Studi kasus tentang kampanye yang berhasil
- Kiat-kiat untuk menggunakan analitik
- Ulasan alat media sosial
- Strategi untuk meningkatkan keterlibatan
Anda menulis ide-ide ini pada catatan tempel dan kemudian mengelompokkannya berdasarkan kemiripan.
Dalam proses ini, Anda akan menemukan bahwa 'Studi kasus kampanye yang berhasil' dan 'Strategi untuk meningkatkan keterlibatan' masuk ke dalam kategori 'Kisah Sukses', sedangkan 'Kiat untuk menggunakan analitik' dan 'Ulasan perangkat media sosial' masuk ke dalam kategori 'Kiat Praktis'.
Dan hanya itu saja-Anda memiliki tema utama untuk seri blog Anda.
Peta pikiran: Sekarang, katakanlah Anda membuat strategi konten untuk seri blog yang sama. Jadi, Anda mulai dengan 'Strategi Media Sosial' di tengah peta pikiran Anda. Dari sana, Anda membuat cabang untuk elemen-elemen kunci seperti 'Jenis Konten,' 'Saluran Distribusi,' 'Audiens Target,' dan 'Metrik Keberhasilan'.
Di bawah 'Jenis Konten,' Anda bercabang menjadi 'Panduan Cara,' 'Infografis,' dan 'Tutorial Video
Di bawah 'Saluran Distribusi,' Anda dapat memiliki cabang untuk 'Meta,' 'LinkedIn,' dan 'Instagram
Dan begitulah - Anda memiliki peta visual untuk melihat topik dan subtopik dari ide utama.
Panduan Langkah-demi-Langkah untuk Membuat Diagram Afinitas
Kami akan memandu Anda melalui proses pembuatan diagram afinitas. Ikuti enam langkah berikut, dan Anda siap untuk memotong kumpulan data yang kompleks dan mendapatkan informasi utama.
1. Tentukan masalahnya
Terkadang, mendekati suatu masalah dari sudut pandang yang baru dapat menghasilkan terobosan. Oleh karena itu, tanyakan pada diri Anda sendiri apakah dengan mengatur ulang informasi secara berbeda dapat membuat masalah lebih mudah dipahami dan dikelola.
Jika jawabannya ya, inilah langkah pertama untuk membuat diagram afinitas-definisikan dengan jelas masalah/topik yang ingin Anda bahas dan tujuan yang ingin Anda capai dengan membuat diagram tersebut.
Jadi, luangkan waktu untuk merenungkan masalah yang sedang dihadapi dan tentukan dengan tepat apa yang ingin Anda selesaikan atau pahami. Apakah Anda perlu membuat keputusan penting? Atau apakah ada proyek yang tidak berjalan seperti yang diharapkan? Dengan mengetahui secara spesifik tentang masalahnya, Anda akan mendapatkan informasi yang relevan.
Diagram afinitas bekerja dengan baik ketika tujuan/harapan Anda berkisar:
- Menganalisis data riset pelanggan
- Menghasilkan ide untuk proyek baru
- Mengidentifikasi masalah di dalam proses yang sudah ada
Untuk langkah ini, Anda dapat menggunakan Klik Dokumen . Anda bisa bekerja secara real time dengan tim jarak jauh Anda untuk membuat daftar masalah utama yang Anda hadapi dan tujuan yang ingin Anda capai dengan membuat diagram afinitas. Karena memungkinkan beberapa orang mengedit secara bersamaan, semua orang dapat menuliskan pemikiran mereka dalam waktu singkat.
Berkolaborasi dengan pemangku kepentingan internal dan eksternal di ClickUp Docs dan tuliskan masalah yang Anda hadapi
2. Mengumpulkan informasi
Setelah Anda memahami masalahnya dengan jelas, saatnya mengumpulkan informasi. Di sinilah brainstorming berperan.
Libatkan tim lintas fungsi dan pemangku kepentingan eksternal dalam prosesnya. Mereka akan memberikan pendapat yang berbeda dan Anda akan mendapatkan berbagai masukan.
Jangan menahan diri - catat setiap ide, sekecil apa pun ide tersebut.
Langkah ini bekerja dengan baik jika semua orang menulis ide mereka pada catatan tempel yang bagus. Namun, ketika masukannya sangat banyak, Anda mungkin ingin mengambil rute digital untuk menangkap dan menganalisis data secara efektif. Papan Tulis ClickUp sebuah platform untuk kolaborasi visual secara real-time, akan sangat cocok untuk sesi curah pendapat Anda. Alat ini menawarkan kanvas kreatif di mana anggota tim Anda dapat menulis catatan, menambahkan bentuk, menggambar secara bebas, dan menuangkan ide terbaik mereka di atas meja.
Adakan sesi curah pendapat di Papan Tulis ClickUp dan bekerja sama dengan tim Anda untuk menghasilkan ide-ide kreatif
Anda juga dapat menautkan tugas, file, dan dokumen yang relevan dari Ruang Kerja ClickUp untuk membuat catatan lebih kontekstual.
Para pengguna ClickUp menyukai Papan Tulis:
ClickUp telah membantu tim kami berkomunikasi dalam tim jarak jauh di zona waktu yang berbeda dan mengetahui apa yang sedang terjadi dalam proyek tanpa harus mengadakan rapat yang tidak perlu atau meminta informasi kepada orang lain melalui email atau Slack. Fitur papan tulis membantu kami melakukan curah pendapat tentang proses dan alur kerja serta memberikan tugas secara real-time.
Danielle Blush, Manajer Proyek, EDforTech
3. Mengurutkan dan mengelompokkan informasi
Setelah semua ide Anda tersusun, langkah selanjutnya adalah menyortir dan mengelompokkannya ke dalam kategori. Mulailah dengan meninjau item yang terkumpul dan mengidentifikasi tema atau pola umum.
Misalnya, jika Anda sedang berupaya meningkatkan layanan pelanggan, Anda dapat membuat kategori seperti 'Umpan Balik Pelanggan', 'Pelatihan Staf', dan 'Perbaikan Proses' Beri label pada setiap kategori dengan jelas dan juga aturlah item-item di dalam setiap kelompok dalam urutan yang logis.
Dengan pengaturan ini, Anda dapat memvisualisasikan hubungan antara berbagai informasi dan melihat gambaran yang lebih besar.
Anda dapat menggunakan ClickUp Peta Pikiran (di dalam Papan Tulis ClickUp) untuk mengilustrasikan hubungan antar ide. Alat ini memungkinkan Anda untuk:
- Memecah ide yang kompleks menjadi unit-unit kecil agar lebih jelas
- Mengedit, menghapus, atau mengatur ulang ide agar sesuai dengan kebutuhan Anda
- Menambahkan ide ke peta dan mengubahnya menjadi tugas yang dapat ditindaklanjuti
- Mengatur ulang peta dengan Re-Layout dan mempertahankan hierarki
Visualisasikan bagaimana beberapa ide yang terkait berasal dari ide utama dengan ClickUp Mind Maps
Misalnya, di bawah 'Pelatihan Staf', Anda bisa memiliki subkategori seperti 'Pelatihan Keterampilan Lunak', 'Pelatihan Dukungan Obrolan', dan 'Pelatihan Teknis'. Peta pikiran memberikan gambaran komprehensif tentang berbagai aspek dari satu tugas/ide.
4. Membuat diagram afinitas
Sekarang, saatnya mengatur informasi yang telah dikelompokkan ke dalam diagram afinitas. Letakkan kategori dan item Anda di papan tulis dan susunlah dengan cara yang secara visual mewakili hubungannya.
Selain itu, gunakan garis, panah, atau penghubung visual lainnya untuk menunjukkan bagaimana berbagai kategori dan ide terhubung.
Jangan takut untuk mengatur ulang hal-hal yang Anda lakukan; tujuannya adalah untuk membuat diagram yang secara efektif mengkomunikasikan hubungan dan pola dalam data Anda.
Jika Anda menggunakan Papan Tulis ClickUp, Anda dapat menarik dan melepaskan ide Anda, mengatur ulang, dan menambahkan petunjuk visual (panah, konektor, kode warna, dll.) untuk kategorisasi yang mulus.
Buat garis besar diagram afinitas Anda di Papan Tulis ClickUp dan sesuaikan agar sesuai dengan alur kerja Anda
Baca juga: 10 Alternatif & Pesaing Lucidchart Terbaik untuk Diagram pada tahun 2024
5. Tinjau dan perbaiki diagram afinitas Anda
Setelah diagram Anda siap, ambil langkah mundur dan analisis tata letaknya. Pastikan bahwa diagram tersebut mencakup semua kelompok dan item serta koneksi secara akurat mencerminkan hubungan antara berbagai informasi.
**Mintalah umpan balik dari anggota tim atau pemangku kepentingan utama untuk mendapatkan perspektif mereka dan mengidentifikasi kesenjangan atau area yang perlu diperbaiki. Berdasarkan umpan balik tersebut, lakukan penyesuaian yang diperlukan, jika ada.
Bersiaplah-selama langkah ini, Anda mungkin harus mengatur ulang kategori, menambah/menghilangkan informasi, atau memperjelas hubungan.
ClickUp Whiteboards membuat langkah ini menjadi mudah. Tim internal dan pemangku kepentingan Anda dapat berkolaborasi secara langsung di papan tulis dan membuat perubahan pada diagram afinitas sesuai kebutuhan. Tidak perlu lagi komunikasi email atau panggilan telepon - selesaikan pekerjaan dalam satu platform.
Tinjau dan sesuaikan diagram afinitas dengan berkolaborasi bersama tim Anda di Papan Tulis ClickUp
6. Memprioritaskan dan bertindak
Terakhir, gunakan diagram afinitas Anda untuk memprioritaskan kategori dan mengembangkan rencana tindakan. Carilah tema-tema utama atau kelompok yang menyoroti area yang paling kritis yang perlu diperhatikan.
Sebagai contoh, jika diagram menunjukkan bahwa sebagian besar masalah termasuk dalam kategori 'Umpan Balik Pelanggan', Anda dapat menanganinya terlebih dahulu.
**Buatlah garis besar rencana untuk menangani setiap area prioritas, tetapkan tanggung jawab, dan tetapkan jadwal yang jelas. Saat Anda mengimplementasikan rencana ini, lacak kemajuan dan buat penyesuaian pada rencana Anda saat bepergian berdasarkan hasil dan umpan balik.
Di ClickUp Whiteboards, Anda dapat dengan mudah beralih dari memahami masalah menjadi mengambil tindakan yang efektif. Ketika Anda mengidentifikasi ide/masalah yang membutuhkan tindakan segera, Anda dapat membuat Tugas ClickUp langsung dari papan tulis Anda.
Ubah ide menjadi tugas yang dapat ditindaklanjuti di Papan Tulis ClickUp
Berkat 15+ penyesuaian Tampilan ClickUp anda bisa melacak kemajuan sesuai keinginan Anda-apakah Anda mencari tampilan menyeluruh dari keseluruhan alur kerja atau tampilan terperinci dari tugas tertentu. Berikut adalah beberapa tampilan yang mungkin berguna bagi Anda:
- Gantt View: Menawarkan garis waktu visual dari tugas-tugas, yang menunjukkan bagaimana tugas-tugas tersebut tumpang tindih dan berinteraksi satu sama lain. Anda dapat melihat jadwal proyek dan ketergantungan secara sekilas dengan tampilan ini
- Tampilan Kalender: Tampilan ini menampilkan tugas berdasarkan tanggal jatuh tempo dalam format kalender bulanan, mingguan, atau harian. Tampilan ini memungkinkan Anda untuk mengelola tenggat waktu dan merencanakan jadwal kerja Anda dengan lebih baik
- List View: Tampilan ini memberikan tampilan tugas yang mendetail dan linier. Anda dapat mengelompokkan tugas berdasarkan prioritas, tanggal jatuh tempo, penerima tugas, status, dan lainnya
Anda juga dapat melewatkan langkah-langkah ini dan langsung membuat diagram dengan diagram yang telah dibuat sebelumnya templat diagram afinitas , seperti Templat Diagram Afinitas ClickUp . Dengan kerangka kerja yang dapat disesuaikan ini, Anda dapat membuat daftar ide, mengelompokkan ide serupa ke dalam kategori, memprioritaskan item penting, dan memvisualisasikan kemajuan tugas, semuanya dalam satu tempat.
Menangkap ide, mengelompokkan ide serupa, mengidentifikasi pola, dan menyederhanakan pengambilan keputusan dengan Templat Diagram Afinitas ClickUp
Dengan templat ini di sisi Anda, Anda bisa:
- Berkolaborasi dengan anggota tim jarak jauh
- Mengatur data dan ide dalam jumlah besar dengan cepat
- Mengkategorikan data secara akurat dan mengidentifikasi pola
- Mempercepat pengambilan keputusan
Mulai dari riset pengguna, peningkatan proses, dan perencanaan strategis hingga pengorganisasian konten, Anda bisa membuat diagram afinitas untuk berbagai tujuan dan menyusun rencana tindakan yang solid. Selain itu, alat visualisasi asli, termasuk tampilan Daftar, Gantt, Beban Kerja, dan Kalender, membuat Anda selalu mengetahui kemajuan tugas.
Penggunaan Serbaguna Diagram Afinitas
Mari jelajahi bagaimana Anda dapat menerapkan diagram afinitas dalam berbagai aspek manajemen proyek:
Diagram afinitas dalam pemikiran desain
Pemikiran desain adalah pendekatan pemecahan masalah yang berfokus pada pengembangan solusi inovatif yang disesuaikan dengan kebutuhan pengguna. Pendekatan ini melibatkan lima tahap non-linear-Empathize, Define, Ideate, Prototype, dan Test. Diagram afinitas berguna dalam banyak tahapan ini.
- Pada tahap Empathize, di mana tujuannya adalah untuk memahami pengguna secara mendalam melalui metode seperti wawancara dan observasi, diagram afinitas membantu Anda mengkategorikan sejumlah besar data kualitatif
- Pada tahap Define, cluster dari diagram afinitas Anda memungkinkan Anda untuk fokus pada masalah berulang yang dihadapi pengguna
Diagram afinitas dan Six Sigma
Metodologi Six Sigma bertujuan untuk meningkatkan proses bisnis dan mengurangi cacat untuk mencapai kualitas dan kinerja yang mendekati sempurna. Metodologi ini mengikuti kerangka kerja DMAIC (Define, Measure, Analyze, Improve, Control), dan diagram afinitas memungkinkan Anda untuk menavigasi setiap langkah dengan pendekatan yang terorganisir.
Inilah caranya:
| Fase DMAIC Penggunaan diagram afinitas Penggunaan diagram afinitas | |
|---|---|
| Mendefinisikan | Mengatur kebutuhan pelanggan dan tujuan proyek ke dalam kategori yang jelas, memastikan semua orang memiliki pemahaman yang sama |
| Mengukur | Mengurutkan dan memvisualisasikan metrik data serta mengidentifikasi tren dan area utama untuk evaluasi |
| Menganalisis | Mengelompokkan data untuk menemukan akar penyebab dan pola |
| Meningkatkan | Mengelompokkan dan mengevaluasi solusi potensial selama sesi curah pendapat |
| Mengontrol | Mengkategorikan dan memantau KPI dan risiko proyek |
Diagram afinitas dalam pengambilan keputusan
Sangat sulit untuk menganalisis sekumpulan besar poin data, ide, atau umpan balik dan membuat keputusan konkret berdasarkan analisis ini. Diagram afinitas dapat menjadi alat yang ampuh untuk menyortir segala sesuatu ke dalam kategori yang jelas dan terorganisir.
Misalnya, jika tim Anda melakukan brainstorming fitur baru untuk sebuah produk, Anda mungkin menerima puluhan saran. Dengan menggunakan diagram afinitas, Anda dapat mengelompokkan ide-ide yang serupa dan dengan cepat menemukan tema/prioritas yang sama.
Diagram ini juga menunjukkan bagaimana berbagai masukan yang berbeda dapat disatukan, sehingga memudahkan anggota tim Anda untuk mencapai konsensus dan membuat keputusan yang tepat.
Baca juga: 10 Template Diagram Konteks Gratis
Diagram afinitas dalam UX
Dalam desain UX, diagram afinitas memberdayakan Anda untuk memahami data kualitatif yang Anda kumpulkan dari riset pelanggan, seperti wawancara atau survei.
Sebagai contoh, katakanlah beberapa pelanggan berbicara tentang kesulitan dalam menavigasi situs web sementara yang lain menyebutkan kurangnya opsi penyesuaian.
Diagram afinitas memungkinkan Anda mengelompokkan catatan-catatan ini ke dalam kelompok berdasarkan tema-tema umum mereka, seperti 'masalah navigasi' atau 'permintaan fitur', dan Anda bisa mulai memperhatikan pola dalam kebutuhan pengguna dan titik-titik kesulitan mereka.
Baca juga: Membuat Diagram Alur Kerja: Panduan Langkah-demi-Langkah
Diagram afinitas di Agile
Tim Agile menangani berbagai tugas dan ide secara bersamaan, dan diagram afinitas sangat cocok untuk menjaga semuanya tetap terstruktur dengan baik. Inilah caranya:
- Selama penyempurnaan backlog, Anda mungkin memiliki beberapa cerita pengguna atau tugas yang perlu disortir. Dengan menggunakan diagram afinitas, Anda dapat mengelompokkan cerita terkait dan memprioritaskannya dengan lebih efektif
- Selama perencanaan sprint, diagram-diagram inimembantu Anda memvisualisasikan dan mengatur tugas dan membuat proses perencanaan lebih lancar
- Dalam Agile retrospectives, diagram afinitas berfungsi sebagai alat yang hebat untuk mengelompokkan umpan balik dan mengidentifikasi masalah yang berulang sehingga tim dapat menemukan area untuk perbaikan dan menyusun rencana yang dapat ditindaklanjuti
Baca Lebih Lanjut: Jenis bagan untuk memvisualisasikan data
Organisasi Data Master dengan ClickUp
Ketika membuat diagram afinitas dengan kumpulan data mentah yang sangat besar (dan kompleks), catatan Post-it fisik tidak akan cukup. Anda membutuhkan alat digital yang kuat untuk mengatur ide secara efektif, memahami hubungannya, dan kemudian mengambil tindakan yang berarti.
Saat itulah ClickUp hadir untuk membantu. Sebagai platform kolaborasi visual dan manajemen data, alat ini memungkinkan Anda menangkap ide, membuat hubungan, dan memberi kode warna untuk memperjelas. Anda juga bisa menghubungkan ide dengan tugas, menetapkan tanggung jawab, dan melacak kemajuan, semuanya di satu tempat.
Buat diagram afinitas dalam sekejap- mulai dengan ClickUp hari ini !