Kita semua telah merasakan perbedaan yang dihasilkan oleh ruang kerja yang benar-benar kolaboratif. Ini lebih dari sekadar bekerja sama dengan seseorang dalam tugas yang rumit atau ambisius; ini adalah lingkungan yang merangkul keterbukaan, di mana ide-ide mengalir bebas, dan semua orang merasa diberdayakan untuk berkontribusi.
Ketika seluruh tim, kantor, atau organisasi mewujudkan hal ini, maka akan tercipta ruang kerja kolaboratif-salah satu unsur penting untuk budaya perusahaan yang sehat, mendukung, dan kesuksesan jangka panjang.
Dalam blog ini, kami akan memberikan tips dan templat untuk menciptakan ruang kerja seperti itu di organisasi Anda.
Apa yang Dimaksud dengan Ruang Kerja Kolaboratif?
Ruang kerja kolaboratif membantu tim bekerja lebih baik bersama dan secara individu [via Unsplash ]
Ruang kerja kolaboratif adalah lingkungan kerja di mana para pekerja memiliki akses yang aman ke aplikasi, file, dan sumber daya apa pun yang mereka perlukan untuk berkolaborasi secara efektif di perangkat apa pun dan dari lokasi mana pun.
Dengan kata lain, ruang kerja kolaboratif secara eksplisit dirancang untuk memfasilitasi kolaborasi tim komunikasi, dan kerja sama tim yang produktif.
Pertama-tama, mari kita tinjau dasar-dasar ruang kerja tersebut agar Anda dipersenjatai dengan semua informasi dan alat bantu yang tepat untuk memungkinkan manajemen kerja kolaboratif .
Jenis-jenis ruang kerja kolaboratif
Ruang kerja kolaboratif bisa dalam berbagai bentuk, termasuk digital. Menemukan ruang kerja yang tepat untuk tim Anda bisa menjadi pembeda antara mencapai tujuan dan gagal. Ada lima cara utama untuk menciptakan ruang kerja kolaboratif yang sempurna:
- Ruang kantor bersama: Ruang kantor yang kita semua tahu-dengan denah tempat duduk terbuka dengan tim dari berbagai departemen yang bekerja di ruang yang sama. Ini mendorong komunikasi danide dan kolaborasi tim lintas fungsi.
- Ruang kerja bersama: Ruang kerja bersama dapat ditemukan di seluruh dunia. Ruang kolaboratif seperti ini sangat bagus untuk bisnis kecil yang tidak membutuhkan ruang kerja penuh namun ingin memangkas biaya dan mendapatkan keuntungan dari fasilitas kantor tradisional.
- Hot desking: Persis seperti ruang kantor bersama, dengan satu perbedaan utama-tidak ada meja khusus untuk karyawan. Hal ini memungkinkan orang untuk duduk di tempat yang mereka inginkan, apa pun departemennya. Hot desk adalah cara yang bagus untuk mendorong interaksi di antara anggota dari berbagai departemen.
- Ruang kerja kolaboratif virtual: Dengan semakin maraknya pekerjaan jarak jauh, banyak bisnis di seluruh dunia memindahkan sebagian, jika tidak semua, tim mereka ke ruang kerja virtual. Ruang kolaboratif seperti ini menghemat biaya infrastruktur, memberi Anda kumpulan talenta global untuk direkrut, dan membantu kesejahteraan karyawan.
- Ruang berkumpul/ruang rapat: Terkadang, Anda hanya perlu kolaborasi empat mata dengan tim Anda tanpa gangguan. Di sinilah ruang berkumpul masuk. Ruang ini dirancang untuk kelompok kecil yang terdiri dari dua hingga empat orang untuk berkolaborasi. Sementara itu, ruang rapat mendorong kolaborasi di antara tim atau departemen yang lebih besar. Ruang berkumpul dan ruang rapat juga bisa berbentuk digital.
Baca Juga: Cara untuk meningkatkan kolaborasi dalam proyek
Manfaat Ruang Kerja Kolaboratif
Apa manfaat paling signifikan dari ruang kerja kolaboratif? Tentu saja memudahkan untuk merencanakan rapat dan acara minum-minum sepulang kerja. Namun yang lebih penting lagi, lingkungan kerja kolaboratif memperlancar alur kerja, meningkatkan produktivitas tim, dan meningkatkan komunikasi.
Berikut ini sekilas tentang bagaimana ruang kerja kolaboratif dapat membantu:
Peningkatan produktivitas
Kerja tim mungkin dapat mewujudkan impian, namun Anda membutuhkan kolaborasi yang berarti untuk membangun tim sejak awal. Ruang kerja kolaboratif memungkinkan semua anggota tim untuk berpartisipasi dengan ide dan masukan yang inovatif. Ruang kerja ini menciptakan lingkungan yang positif yang memupuk saluran komunikasi yang terbuka dan meningkatkan produktivitas.
Efektivitas biaya
Ruang kerja kolaboratif virtual dapat memangkas biaya infrastruktur. Namun bukan hanya itu saja. Banyak sekali alat seperti Google Workspace memungkinkan kolaborasi jarak jauh yang efektif antar tim. Anda akan memiliki semua sumber daya yang dibutuhkan untuk menjalankan bisnis yang menguntungkan tanpa harus meninggalkan rumah!
Ruang kerja virtual menghemat biaya sekaligus menawarkan fleksibilitas yang lebih besar [via Unsplash ]
Pemanfaatan ruang
Ruang kerja kolaboratif bukan hanya tentang membantu tim Anda berkembang dalam lingkungan yang produktif; namun juga membantu bisnis memperoleh lebih banyak manfaat dari ruang fisik Ruang kerja yang relatif lebih sedikit bilik, kantor pribadi, dan dinding berarti Anda mendapatkan ruang yang lebih terbuka untuk bekerja dan dapat dengan nyaman mengakomodasi lebih banyak orang di ruang yang sama. Desain adalah segalanya.
Kebebasan memilih
Kerja jarak jauh telah mengubah cara kita bekerja. Ruang kerja virtual dapat membuka kemungkinan tak terbatas bagi Anda dan tim Anda untuk bekerja bersama. Hal ini mudah dilakukan dengan bantuan perangkat lunak kolaborasi online dan alat untuk tim virtual
Menerapkan Ruang Kerja Kolaboratif: Tantangan dan Solusi
Setelah mengetahui beberapa jenis ruang kerja kolaboratif, sekarang saatnya membahas tiga tantangan yang mungkin Anda hadapi saat menyiapkan ruang kerja kolaboratif dan cara mengatasinya.
Implikasi keamanan
Apakah Anda bekerja di kantor fisik atau cenderung menggunakan ruang kerja digital kolaboratif, ada potensi ancaman keamanan yang harus Anda siapkan untuk diatasi. Perangkat bersama (di ruang kantor) dan jaringan (terutama untuk karyawan jarak jauh) rentan terhadap pembobolan data. Menggunakan banyak perangkat lunak dan alat akan membahayakan data Anda dan membuat Anda rentan terhadap kompromi kata sandi atau kebocoran data
Solusi
Untuk mengatasi risiko ini, Anda dapat melatih tenaga kerja Anda tentang privasi data dan tindakan pencegahan keamanan data, menerapkan enkripsi yang kuat dan peraturan kata sandi yang kuat, menerapkan kontrol akses yang ketat, dan melakukan audit rutin
Anda juga dapat memilih alat seperti ClickUp dengan fitur-fitur yang dirancang untuk menghemat waktu dan tenaga dan membantu tim berkolaborasi secara efektif .
Baca juga: Alat kolaborasi yang aman untuk seluruh ruang kerja Anda
Pertimbangan privasi
Ruang kerja kolaboratif, secara desain, bersifat terbuka dan sering kali dilengkapi dengan meja bersama. Dalam kasus seperti itu, mungkin sulit bagi karyawan untuk menemukan ruang pribadi atau fokus pada pekerjaan yang mendalam tanpa gangguan. Dalam organisasi yang lebih besar, hal ini bisa menjadi sangat sulit untuk dikelola.
Solusi
Saat mendesain ruang kerja Anda, sertakan beberapa ruang yang ramah privasi, seperti bilik telepon, ruang kerja pribadi, ruang yang tenang, dll. Ini akan memastikan bahwa seseorang yang membutuhkan tempat yang tenang untuk bekerja secara fokus atau percakapan pribadi memiliki tempat untuk dikunjungi.
Sediakan ruang pribadi di kantor kolaboratif Anda [via Unsplash ]
Tantangan teknologi
Baik virtual maupun fisik, ruang kerja kolaboratif membutuhkan alat dan teknologi khusus agar berfungsi secara efektif. Ketika berpindah ke salah satunya, tim mungkin kesulitan dengan alat baru atau menolak perubahan karena terasa terlalu berat.
Solusi
**Berikan pelatihan yang cukup kepada semua karyawan untuk membantu mereka belajar dan mengadopsi teknologi baru yang dibutuhkan di tempat kerja. Mulai dari konferensi video hingga dokumentasi kolaboratif, buatlah panduan pengguna dan tutorial ahli agar tim dapat mengadopsinya dengan percaya diri. Anda juga dapat membuat saluran atau alamat email khusus dukungan teknologi untuk membantu mereka yang membutuhkan bantuan.
💡Tip Pro: Dalam pengaturan virtual, Klip ClickUp adalah alat yang sangat baik untuk meningkatkan keterampilan tim, menunjukkan kepada seseorang cara yang cepat, atau sekadar menjalankan ide dari rekan tim Anda.
Buat video pelatihan dan panduan untuk tim Anda dengan ClickUp Clips
Cara Membuat Ruang Kerja Kolaboratif
Menciptakan ruang kerja kolaboratif bukan hanya tentang melakukan satu hal saja-Anda harus menciptakan lingkungan fisik atau virtual yang tepat dan menyediakan alat bantu yang dibutuhkan karyawan untuk sukses.
Tetapkan lingkungan yang tepat
Ruang kerja kolaboratif Anda membutuhkan lingkungan yang tepat untuk mendorong produktivitas dan kolaborasi yang bermakna.
Hal-hal sederhana seperti perabotan ergonomis, pencahayaan, fasilitas, dan sarana memastikan tim Anda senang dan bekerja di lingkungan yang kondusif.
Misalnya, cahaya alami meningkatkan produktivitas tanpa mempengaruhi mereka yang sensitif terhadap cahaya neon. Demikian pula, warna-warna tertentu dapat meningkatkan produktivitas dan pemikiran kritis, sementara tanaman dan permukaan bertekstur seperti dinding kedap suara dapat memastikan tenaga kerja Anda memiliki lingkungan yang tenang.
Ruang kerja kolaboratif sama pentingnya dengan lingkungan fisik dan orang-orangnya. Pekerjakan karyawan dengan sikap positif yang dapat bekerja sama dengan baik dengan orang lain. Latih karyawan saat ini untuk meningkatkan kemampuan komunikasi dan kolaborasi tim keterampilan.
Berinvestasi dalam alat dan teknologi
Menciptakan ruang kerja digital yang kolaboratif, baik di kantor maupun secara virtual, merupakan langkah pertama menuju pekerjaan yang bermakna. Ruang kerja digital sering kali lebih kolaboratif karena menawarkan berbagai alat bantu terintegrasi yang memudahkan untuk berkomunikasi, berbagi ide, dan bekerja bersama dalam waktu nyata .
Perangkat lunak kolaborasi modern yang lengkap seperti ClickUp dapat membantu Anda dengan mudah beralih ke tempat kerja yang lebih kolaboratif tanpa harus menambahkan selusin alat yang terpisah untuk semua kebutuhan kolaborasi Anda.
Rencanakan, atur, dan berkolaborasi dalam proyek apa pun bersama ClickUp Tasks
Berikut ini adalah daftar singkat tentang apa saja yang bisa Anda selesaikan dengan platform ClickUp yang ramah pengguna:
- Sederhanakan manajemen tugas denganTugas ClickUp untuk mempromosikan kepemilikan dan memastikan segala sesuatunya berjalan dengan lancar terlepas dari lokasi atau jadwal kerja tim Anda
- Mempromosikankomunikasi terbuka seputar tugas-tugas pekerjaan melalui komentar tugas yang terintegrasi danObrolan ClickUpuntuk memastikan semua anggota tim memiliki pemahaman yang sama
- Memusatkan pengetahuan dan kebijakan di satu tempat denganKlikDokumenalat bantu dokumentasi kolaboratif yang memungkinkan tim bekerja bersama dalam mengerjakan dokumen. Deteksi Kolaborasi ClickUp secara otomatis memungkinkan Anda melacak ketika orang lain berkomentar, mengedit, dan bahkan melihat tugas yang sama dengan Anda
- Membuat ide, merencanakan, dan melaksanakan pekerjaan dengan virtualKlik Papan Tulis di mana tim bekerja bersama di mana pun lokasinya
- Bangun akuntabilitas dan transparansi dalam tim dengan pengaturan tujuan kolaboratif menggunakanSasaran ClickUp untuk menjaga tim tetap selaras dalam upaya mereka danDasbor ClickUp untuk memastikan semua orang tahu bagaimana kinerja mereka
- Jadikan informasi dari seluruh aplikasi ClickUp dan aplikasi yang terhubung mudah diakses oleh semua orang di tim denganPencarian Terhubung ClickUp ### Merampingkan proses
SOP dan proses yang jelas untuk operasi sehari-hari akan membantu tempat kerja kolaboratif Anda berkembang. Bantu tim memahami aturan dasar ruang kerja Anda, misalnya:
- Etika rapat dan mengobrol
- Cara memesan dan menggunakan ruang rapat
- Aturan seputar penggunaan zona tenang
- Hari wajib di kantor untuk pekerja campuran
Buat draf SOP Anda dengan cepat secara kolaboratif di ClickUp Docs
Selain itu, dorong tim untuk mengadakan standup reguler (secara langsung atau jarak jauh) di mana mereka berbagi informasi terbaru, mendiskusikan masalah atau penghalang, dan mengetahui kemajuan tim lain. Hal ini membantu meningkatkan komunikasi antara dan di antara tim.
Bekerja sama dengan baik antar tim, lokasi, dan zona waktu membutuhkan perencanaan dan koordinasi. Buat kalender bersama sehingga tim dapat melihat jadwal satu sama lain dan merencanakan pertemuan dan acara, sehingga semua orang dapat mengingatnya.
💡Tip Profesional: The Tampilan Kalender di ClickUp membantu tim melakukan sinkronisasi dengan lebih baik. Selain itu, aplikasi ini terintegrasi dengan Kalender Google Anda untuk menyatukan semua jadwal Anda ke dalam satu layar untuk kemudahan pengelolaan. Dan, tentu saja, bagikan hanya dengan mereka yang Anda pilih untuk
Atur rapat atau tindak lanjut dengan Tampilan Kalender ClickUp
Apa pun tempat kerjanya - virtual, fisik, atau hibrida - kita semua menyukai rapat yang menghargai waktu setiap orang, mengakhiri dan memulai dengan tepat waktu, mencapai apa yang seharusnya dicapai, dan menyiapkan panggung untuk kolaborasi dan tindakan di masa depan.
Untuk mendapatkan hal ini, tambahkan templat di bawah ini ke perangkat sukses Anda untuk membuat rapat Anda seproduktif mungkin.
Templat Komunikasi Tim dan Matriks Rapat dari ClickUp
Templat Matriks Komunikasi dan Rapat Tim ClickUp membantu Anda dengan cepat membangun rencana komunikasi tim yang terperinci.
Gunakan templat ini untuk membangun akuntabilitas, membuat jalur komunikasi yang jelas antara anggota tim, dan mengatur jadwal rapat yang efektif. Templat ini membantu Anda:
- Menetapkan peran dan tanggung jawab untuk setiap proyek atau tugas
- Menetapkan panduan untuk check-in atau rapat rutin
- Membuat jadwal untuk proyek atau tugas yang akan datang
Baca juga: Templat untuk rencana komunikasi kolaboratif
Pertimbangan dan Praktik Terbaik untuk Mengelola Ruang Kerja Kolaboratif
Pikirkan kenyamanan, kesehatan, dan produktivitas
Apakah John menyukai meja kerja berdiri, sementara Mariella lebih menyukai beanbag? Apakah Pedro di bagian akuntansi membutuhkan lingkungan yang tenang untuk menjadi produktif, tidak seperti Katie dari bagian pemasaran, yang berkembang di tengah hiruk pikuk kantor yang sibuk?
Memahami dan menerima preferensi unik setiap orang akan membantu Anda menciptakan ruang kerja yang nyaman. Meskipun Anda tidak dapat memenuhi kebutuhan setiap orang, penting untuk menyediakan beberapa pilihan yang fleksibel.
Memiliki kantor terbuka dengan berbagai area berbeda yang memenuhi kebutuhan berbagai gaya kerja akan sangat membantu. Area meja berdiri, pods, ruang berkumpul, ruang istirahat, dan ya, bahkan bean bag, memungkinkan orang memilih dan memilih area untuk merasa nyaman saat mereka bekerja.
Sediakan ruang yang memungkinkan untuk bekerja secara mendalam dalam suasana yang damai [via Unsplash ]
Bersikaplah fleksibel dan inklusif
Ruang kerja kolaboratif membutuhkan lebih dari sekadar kafetaria dan ruang permainan. Apakah organisasi Anda inklusif? Apakah Anda memiliki ruang ibadah? Apakah dapat diakses oleh individu dengan kebutuhan khusus? Dapatkah kecerahan lampu diubah di area tertentu bagi mereka yang sensitif terhadap cahaya?
Selain fasilitas fisik, Anda juga bisa mempromosikan budaya kolaboratif melalui kebijakan tempat kerja. Berikut ini beberapa contohnya:
- Menawarkan pilihan kerja jarak jauh atau hibrida
- Mendukung jadwal kerja yang fleksibel agar sesuai dengan kebutuhan masing-masing individu
- Mendorong saluran berbasis minat dalam obrolan tim-pikirkan klub trivia, penggemar game, dan lainnya
Mendorong percakapan
Libatkan seluruh tim dalam merencanakan dan meningkatkan ruang kantor kolaboratif Anda. Hal ini juga membantu menciptakan rasa kepemilikan dan rasa memiliki yang lebih besar. Terima saran dari semua orang saat Anda merencanakan ruangan; kemudian, terapkan mekanisme umpan balik agar orang-orang memberi Anda ide untuk perbaikan.
Jadwalkan pertemuan balai kota reguler di mana pimpinan berbagi informasi dan ide serta dapat menjawab pertanyaan dan keraguan setiap orang.
💡Kiat Pro: Kami menyukai Formulir ClickUp karena efektivitasnya dalam mengumpulkan umpan balik. Tidak hanya mudah diatur dan mudah digunakan, namun juga memungkinkan anggota tim yang kurang vokal untuk menyuarakan pendapat mereka. Cobalah untuk proses umpan balik Anda sendiri.
The Templat Komunikasi Internal ClickUp membantu Anda menyiapkan proses komunikasi transparan yang melibatkan semua anggota tim dan pemangku kepentingan. Ini adalah cara yang bagus untuk menjaga tim tetap selaras dan produktif.
Templat Komunikasi Internal ClickUp
Templat yang siap pakai dan dapat disesuaikan ini sangat baik untuk tim yang berkembang dengan kepemilikan dan komunikasi yang jelas. Templat ini menawarkan tempat terpusat untuk interaksi tim, melacak pembaruan, dan mendukung manajemen tugas.
Ini membantu Anda melakukan ini dengan:
- Mengatur percakapan, pengumuman, dan dokumen di satu tempat
- Mempermudah komunikasi dengan seluruh tim Anda
- Memberikan transparansi ke dalam proses dan inisiatif di seluruh tim
Komunikasi dan umpan balik membantu Anda secara konsisten meningkatkan ruang kerja Anda dan berdampak positif pada produktivitas dan keterlibatan karyawan.
Manfaatkan formulir yang dapat disesuaikan di ClickUp untuk membuat jajak pendapat dan survei
Melangkah lebih maju dengan teknologi
Teknologi membuka potensi ruang kerja kolaboratif, mengubahnya menjadi lingkungan digital tanpa batas di mana ide mengalir dengan bebas.
Bantu tim untuk terhubung satu sama lain dengan berbagai cara dengan menawarkan alat konferensi video dan aplikasi pesan instan Selain itu, pastikan bahwa Anda memiliki ketentuan untuk komunikasi sinkron dan asinkron
Gunakan tampilan Obrolan di ClickUp untuk berkolaborasi lebih baik dengan tim Anda
Jika Anda lelah beralih di antara beberapa alat dan percakapan yang tersebar, ClickUp Chat akan memusatkan dan menyederhanakan diskusi Anda. Lebih suka panggilan video? Mulai panggilan Zoom langsung di dalam ClickUp dengan integrasi Zoom.
Menjadi yang terdepan dalam teknologi juga berarti solusi sederhana untuk kebingungan yang tidak pernah berakhir. Klip ClickUp akan membantu Anda merekam 'Panduan Penyiapan Webinar untuk Pemula' atau menjelaskan kepada karyawan baru Anda tentang cara menambahkan gambar ke ClickUp Documents.
Mungkin yang paling penting, ini mempercepat pekerjaan dan mengurangi waktu yang dihabiskan untuk pekerjaan hafalan dan tugas-tugas sederhana. Dengan Otomatisasi ClickUp tim bisa mengotomatiskan tugas-tugas yang monoton namun penting seperti memperbarui status tugas, mengirim pengingat, dan masih banyak lagi.
💡Tip Profesional: Dapatkan ClickUp Brain asisten AI terintegrasi, untuk menghasilkan pembaruan proyek dan pengingat tugas secara otomatis dan membagikannya kepada anggota tim yang relevan. Hal ini membantu mengurangi jumlah rapat dan tindak lanjut di kalender semua orang-jadi bersiaplah untuk menjadi rekan kerja favorit semua orang!
Pintu Terbuka Masa Depan
Sederhana saja-ruang kerja kolaboratif adalah masa depan pekerjaan, dan ruang kerja digital kolaboratif memungkinkan kita bekerja dari mana saja. 'Pintu saya selalu terbuka' mungkin hanya kiasan saat ini, namun ruang kerja kolaboratif adalah bentuk paling akurat dari metafora tersebut. Ruang kerja kolaboratif memungkinkan tim - di bawah satu atap atau di benua yang berbeda - untuk bekerja dengan lancar dan saling membantu satu sama lain.
Ruang kerja kolaboratif menumbuhkan kreativitas, menciptakan lingkungan yang kondusif untuk pertumbuhan dan inovasi, dan memungkinkan setiap orang menjadi versi terbaik dari diri mereka sendiri.
Solusi manajemen tugas dan proyek kolaboratif seperti ClickUp dapat membantu Anda mencapainya dengan mudah. Jangan percaya begitu saja dengan kata-kata kami-dapatkan akun gratis hari ini dan buktikan sendiri. Daftar hari ini !
Pertanyaan yang Sering Diajukan (FAQ)
Apa yang dimaksud dengan contoh kerja kolaboratif?
Bayangkan tim pemasaran dan tim merek yang perlu berkolaborasi dalam sebuah kampanye. Ruang kerja kolaboratif akan memungkinkan mereka untuk membuat ide, mengeksekusi, mengimplementasikan, dan melacak kampanye baru tanpa bertukar email yang tak terhitung jumlahnya atau meminta banyak persetujuan.
Apa yang dimaksud dengan platform kerja kolaboratif?
Platform kerja kolaboratif adalah perangkat lunak yang membantu tim memecahkan masalah bisnis atau mencapai tujuan tertentu dengan bekerja bersama. Hal ini dapat dilakukan melalui kombinasi berbagi ide, manajemen dokumen, dan administrasi tugas. Platform kerja kolaboratif adalah tulang punggung ruang kerja kolaboratif modern.
Mengapa penting untuk menjaga ruang kerja Anda tetap teratur?
Ruang kerja yang terorganisir menciptakan lingkungan yang kondusif untuk pekerjaan yang fokus, kreativitas, pikiran yang jernih, dan peluang untuk teralihkan lebih rendah. Ruang kerja yang terorganisir juga dapat meningkatkan produktivitas, karena lebih sedikit gangguan dapat menghasilkan lebih sedikit waktu untuk melakukan tugas yang sama.