Pernahkah Anda menulis email ke tim Anda hanya untuk menerima balasan yang membingungkan karena pesan Anda tidak jelas? Atau mungkin Anda mengirim pesan hanya untuk kemudian menyadari bahwa ada kesalahan pengetikan yang merusak pesan tersebut, dan hal ini dapat menyebabkan kesalahpahaman?
Menurut Forbes, sebanyak 40% pekerja menyatakan bahwa komunikasi yang buruk mengurangi kepercayaan mereka terhadap pimpinan dan tim mereka. Untuk pekerja jarak jauh, angkanya mencapai 54%.
Waktu yang terbuang adalah salah satu konsekuensi terburuk dari komunikasi yang buruk, dan mengatasinya lebih penting dari apa pun.
Komunikasi tertulis yang efektif sangat penting, baik saat Anda mencoba membangun persahabatan tim atau membuat kampanye pemasaran. Mulai dari teknisi yang menyampaikan spesifikasi teknis hingga petugas kesehatan yang mendokumentasikan perawatan pasien, tulisan yang jelas memastikan akurasi dan menghindari kesalahan yang merugikan.
Kontrak hukum dan laporan keuangan bergantung pada bahasa yang tepat untuk mencegah kesalahpahaman. Bahkan bidang kreatif seperti desain mengandalkan komunikasi tertulis untuk proposal, presentasi, dan presentasi klien. Komunikasi tertulis menjembatani kesenjangan budaya dan melampaui zona waktu.
Mari kita jelajahi cara meningkatkan keterampilan komunikasi tertulis di tempat kerja dan menghilangkan tindak lanjut 'Apa yang Anda maksud?
Mengapa Keterampilan Komunikasi Tertulis Penting?
Pertimbangkan skenario ini: Michael adalah seorang karyawan yang sangat baik yang menunjukkan kinerja yang patut dicontoh. Dia memiliki kemampuan luar biasa dalam meneliti pasar dan menggali informasi yang tidak dimiliki orang lain. Pengalaman industri dan kemampuan risetnya membuatnya menjadi aset berharga bagi perusahaan.
Namun, ketika dia menerjemahkan temuannya ke dalam sebuah laporan, sering kali menimbulkan kebingungan. Informasinya jarang terstruktur, ada kesalahan tata bahasa, dan tidak ada koherensi.
Mengapa hal ini terjadi? Karena komunikasi tertulis bukanlah keahliannya.
Berikut adalah bagaimana kemampuan komunikasi tertulis yang kuat dapat membantu Michael:
- **Menunjukkan kemampuan kepemimpinan: Kemampuan untuk mengartikulasikan ide dan solusi dengan cara yang mudah dipahami yang menyoroti kemampuan untuk memimpin tim
- Meningkatkan efisiensi operasional: Meminimalkan kemungkinan kesalahpahaman dan kesalahan, sehingga merampingkan dan mempercepat proses
- Hubungan profesional yang lebih baik: Membangun kepercayaan dan kepuasan di dalam tim dan dengan pemangku kepentingan eksternal
- Memfasilitasi pertumbuhan kolektif: Mendorong pertumbuhan dan kesuksesan secara keseluruhan dalam organisasi melalui komunikasi yang efektif dan hubungan timbal balik yang lebih baik
Mari kita lihat berbagai jenis komunikasi tertulis yang dapat membantu karyawan seperti Michael menyampaikan temuannya dengan lebih baik dan memberikan dampak yang lebih besar melalui pekerjaannya.
Jenis Komunikasi Tertulis
Apa pun yang Anda berikan secara tertulis kepada orang lain merupakan komunikasi tertulis.
Komunikasi tertulis dapat berupa komunikasi formal atau informal dan dapat memiliki cakupan yang berbeda.
Komunikasi formal
Keputusan, proposal, dan perjanjian adalah bagian dari komunikasi formal yang mendukung interaksi profesional. Komunikasi tertulis formal meliputi:
- Email: Sesuai statistik email terbaru,300.4 miliar email pekerjaan dikirim dan diterima setiap hari. Komunikasi internal antara kolega, tim, dan departemen, serta korespondensi eksternal dengan klien, vendor, dan pemangku kepentingan, dilakukan melalui email
- **Memo dan pemberitahuan: Ini adalah bagian dari komunikasi internal yang membahas masalah seperti pengumuman rapat dan perubahan kebijakan
- Laporan: Laporan bisnis adalah dokumen komprehensif yang digunakan untuk menyajikan data, hasil keuangan, kinerja individu atau tim, kemajuan proyek, dan hasil
- Proposal: Proposal bisnis, proposal proyek, dan dokumentasi adalah sumber integral untuk berbagi ide dengan klien yang sudah ada dan klien potensial
Komunikasi informal
Tidak perlu selalu membuat draf email atau membuat laporan. Terkadang, Anda hanya perlu bertukar pesan sederhana, terutama untuk komunikasi ruang kerja hibrida . Jenis komunikasi tertulis informal tersebut meliputi:
- Pesan teks: Interaksi yang tidak terlalu formal di antara rekan kerja dilakukan melalui pesan teks instan untuk mendapatkan tanggapan yang lebih cepat
- Nawala internal: Selain buletin yang dikirim ke pelanggan eksternal, perusahaan terkadang mengedarkan buletin internal yang berisi informasi terbaru dan pengumuman tentang acara atau operasi perusahaan
Jadi, bagaimana cara meningkatkan kemampuan menulis Anda di tempat kerja? Baca terus untuk mengetahuinya!
Cara Meningkatkan Komunikasi Tertulis di Tempat Kerja
Menguasai komunikasi tertulis tidaklah begitu membosankan jika Anda memiliki panduan yang tepat. Kami telah membuat panduan langkah demi langkah untuk membantu Anda menguasai semua dasar dan memahami dampak komunikasi tertulis.
1. Mulailah dari yang paling dasar: Tinjau tata bahasa dan ejaan
Persyaratan paling dasar untuk komunikasi yang jelas dan mudah diikuti adalah ketepatan tata bahasa.
Kalimat seperti berikut ini dapat menyebabkan kebingungan:
john sedang mempersiapkan presentasi minggu lalu
Tidak jelas apakah presentasi tersebut telah disiapkan minggu lalu dan sudah selesai atau sedang disiapkan.
Demikian pula, satu ejaan yang salah sudah cukup untuk mengubah makna kalimat secara keseluruhan. Sebagai contoh,
mohon pastikan semua berkas pribadi diperbarui pada hari Jumat vs. _Harap semua berkas personalia diperbarui pada hari Jumat.
Meskipun file pribadi di sini dapat merujuk pada dokumentasi pribadi, kata personalia merujuk pada file yang berkaitan dengan orang-orang yang dipekerjakan dalam suatu organisasi.
Alat bantu seperti Grammarly membantu Anda mengoreksi kesalahan tata bahasa dan ejaan. Anda dapat menggunakan Integrasi Grammarly dari ClickUp untuk berkomunikasi secara koheren dan tanpa kesalahan di platform. Ini tidak hanya akan membantu Anda dalam komunikasi yang sempurna tetapi juga menyederhanakan kolaborasi.
2. Memastikan kejelasan, keringkasan, dan koherensi (3 C komunikasi)
Komunikasi yang efektif berdiri di atas 3C komunikasi:
- Jelas: Memastikan pesan dapat dipahami tanpa kebingungan, salah tafsir, atau keraguan
- Ringkas: Menghilangkan bertele-tele yang tidak perlu untuk memastikan pesan langsung pada intinya
- Konsisten: Menetapkan alur komunikasi yang dapat diandalkan untuk interaksi yang lancar dan efektif
Anda harus berusaha menulis setiap pesan berdasarkan pilar komunikasi ini, mulai dari email singkat hingga laporan proyek yang panjang.
Hal ini akan memastikan bahwa kata-kata yang Anda tulis dapat menarik perhatian, membantu pengambilan keputusan, menghargai waktu yang dihabiskan oleh penerima untuk membaca laporan, dan mencegah salah tafsir.
3. Susun pesan Anda secara efektif
Pesan Anda mungkin sudah jelas dalam hal tata bahasa, ejaan, dan keringkasan, namun bisa saja tidak efektif.
Bagaimana? Alur pesannya mungkin tidak tepat sasaran.
Setiap bentuk komunikasi tertulis, seperti halnya setiap cerita, memiliki struktur khusus-awal, tengah, dan akhir.
Informasi yang terorganisir memberikan alur logis yang membantu pembaca memahaminya dengan lebih cepat.
Tergantung pada subjek komunikasi Anda, Anda dapat memilih untuk menyajikan informasi dan opini Anda menggunakan pendekatan berdasarkan sebab-akibat, masalah/solusi, urutan kronologis, dan faktor lainnya.
4. Memiliki kosakata dan nada yang beragam dalam komunikasi tertulis
Kosakata yang beragam membantu Anda memilih kata yang paling tepat untuk mendeskripsikan sesuatu. Hal ini tidak hanya membuat tulisan bisnis lebih mudah dimengerti, tetapi juga lebih ringkas. Anda dapat mengatakan sesuatu dengan lebih sedikit kata dan lebih berdampak.
Menggunakan nada yang tepat dapat membuat perbedaan besar antara memenangkan klien yang didambakan dan merusak hubungan bisnis selamanya. Nada yang harmonis, sopan, dan penuh perhatian akan menciptakan kesan positif dan juga memastikan komunikasi Anda tetap sesuai dengan nilai-nilai organisasi Anda.
Mari kita pahami pentingnya kosakata dan nada bicara yang tepat melalui sebuah contoh.
Kosakata:
- Kosakata yang kuat: Bayangkan sebuah email kepada klien tentang penundaan proyek. Alih-alih mengatakan, "Proyek ini ditunda tanpa batas waktu," Anda dapat menggunakan, "Kami menghadapi hambatan tak terduga yang berdampak pada jadwal proyek." Hal ini menyampaikan keseriusan tanpa hal negatif dan memungkinkan penjelasan yang lebih profesional
- Kosakata yang lemah: Menggunakan istilah umum seperti "barang" atau "hal" dapat membuat tulisan Anda tidak jelas. Misalnya, alih-alih mengatakan "Kami perlu memindahkan beberapa barang," buatlah penjelasan yang lebih spesifik: "Kami perlu memindahkan beberapa peralatan penting."
Demikian pula, jargon juga bisa menjadi masalah. Menggunakan istilah yang terlalu teknis dengan klien yang mungkin tidak memahaminya hanya akan menimbulkan kebingungan
Nada suara:
- Nada positif: Dalam tinjauan kinerja, menyoroti "area pengembangan" karyawan dengan saran untuk perbaikan terdengar lebih menggembirakan daripada sekadar mengatakan bahwa mereka "berkinerja buruk"
- Nada negatif: Nada agresif dalam email negosiasi, seperti "Kami butuh keputusan sekarang," dapat menjadi bumerang. Pendekatan yang lebih kolaboratif, seperti "mari kita diskusikan langkah selanjutnya untuk mencapai kesepakatan yang saling menguntungkan," akan menumbuhkan hubungan kerja yang lebih baik
Dengan menggunakan kosakata yang kuat dan mempertahankan nada profesional, komunikasi tertulis menjadi jelas, ringkas, dan berdampak, yang pada akhirnya mengarah pada hubungan kerja yang lebih baik dan hasil bisnis yang lebih kuat.
5. Sering-seringlah membaca: Kiat untuk meningkatkan keterampilan pemahaman
Cara yang luar biasa untuk mengembangkan kemampuan menulis yang lebih baik adalah dengan membaca lebih banyak. Hal ini secara alami meningkatkan kemampuan menulis Anda dengan mengekspos Anda pada gaya penulisan, perspektif, kosakata, dan argumentasi yang berbeda.
Berikut adalah beberapa tips untuk meningkatkan kemampuan pemahaman Anda:
- **Mencatat dan meringkas poin-poin penting dari bahan bacaan Anda untuk diuraikan dalam tulisan Anda
- **Pisahkan informasi menjadi beberapa bagian untuk menyajikannya dengan cara yang lebih komprehensif
- Buat skenario tanya-jawab di kepala Anda dan sertakan jawaban untuk semua pertanyaan yang menurut Anda dapat muncul di benak pembaca
6. Menulislah dengan Efektif: Berlatih akan menjadi sempurna
Tidak ada guru yang lebih baik daripada latihan-semakin banyak Anda berlatih, semakin cepat Anda mencapai kesempurnaan. Jika setiap kali Anda menulis sesuatu yang kembali dengan email 'Saya tidak yakin apakah saya mengerti', ada sesuatu yang harus dipelajari.
Anda dapat memahami dari kesalahan Anda dan juga dari cara orang lain berkomunikasi. Sebagai contoh, perhatikan email yang terstruktur dan disusun dengan baik setiap kali Anda melihatnya. Cobalah meniru pendekatan tersebut.
Akibatnya, secara teratur terlibat dengan komunikasi tertulis yang berkualitas akan meningkatkan kosakata, tata bahasa, presentasi, dan gaya penulisan Anda.
Berikut ini beberapa rekomendasi buku terbaik dari tim kami untuk meningkatkan kemampuan menulis bisnis Anda:
- Semua Orang Menulis oleh Ann Handley: Meliputi berbagai topik, termasuk menulis email yang jelas dan ringkas, membuat postingan blog yang menarik, dan membuat konten media sosial yang efektif
- The Elements of Style oleh William Strunk Jr. dan E.B. White: Menawarkan saran yang jelas dan ringkas tentang tata bahasa, tanda baca, dan gaya
- HBR Guide to Better Business Writing oleh Bryan A. Garner: Memberikan saran praktis untuk menulis dokumen bisnis yang jelas, ringkas, dan persuasif. Garner memberikan tips tentang cara menyusun tulisan Anda, menggunakan kata kerja yang kuat, dan menghindari jargon
7. Carilah kritik dan umpan balik yang membangun: Sebuah alat untuk pertumbuhan
Umpan balik memberikan wawasan tentang area yang perlu ditingkatkan, membantu individu memperbaiki kejelasan, koherensi, dan dampaknya.
Misalnya, Anda dapat meminta umpan balik dari seseorang yang kesulitan memahami email Anda atau salah mengartikannya. Mencari tahu apa yang menyebabkan kebingungan di mana dapat membantu Anda menghindari kejadian seperti itu di masa mendatang.
Dengan menerima umpan balik dan menindaklanjutinya, Anda dapat memperkuat komunikasi dengan tim Anda dan membangun kepercayaan.
Hal ini berkontribusi pada pengembangan pribadi dan lingkungan kerja yang lebih produktif, di mana komunikasi yang jelas dan efektif sangat penting dalam mencapai tujuan organisasi.
8. Mengoreksi untuk komunikasi tertulis yang sukses
Terkadang, kesalahan tidak terjadi karena ejaan atau tata bahasa yang salah, namun karena kekeliruan. Sebaiknya kenali sendiri kesalahan-kesalahan kecil ini sebelum orang lain menunjukkannya kepada Anda.
Bagaimana Anda bisa melakukannya? Dengan mengoreksi tulisan Anda.
Proofreading membantu Anda mengidentifikasi kesalahan dalam tata bahasa, tanda baca, ejaan, dan format, yang secara signifikan dapat memengaruhi bagaimana pesan Anda diterima.
Manfaat lain dari proofreading adalah memungkinkan Anda untuk masuk ke dalam posisi pembaca dan memverifikasi apakah pesan tersebut masuk akal.
Oleh karena itu, selalu disarankan untuk membaca apa yang telah Anda tulis sebelum mengirimnya.
9. Gunakan alat bantu menulis dan perangkat lunak seperti ClickUp
Bagaimana jika Anda memiliki asisten penulis yang dapat mengelola semua komunikasi tertulis Anda, membuat draf email dari awal, memperbaiki kesalahan, dan memastikan komunikasi yang efektif?
Cerdas alat bantu penulisan email mewujudkan impian ini, menyarankan perbaikan tata bahasa yang kuat dan struktur kalimat yang kuat. Lebih jauh lagi, dengan bantuan kecerdasan buatan, Anda dapat membuat proposal, email, atau pesan tertulis yang lengkap secara otomatis dari awal.
Anda tidak perlu lagi menghabiskan waktu berjam-jam untuk menyelesaikan dokumen bisnis sebelum mengirimkannya. AI memenuhi semua kebutuhan penulisan Anda, apakah Anda memerlukan contoh pesan di luar kantor atau proposal bisnis.
ClickUp, perangkat lunak manajemen proyek dan alat komunikasi di tempat kerja yang lengkap, memungkinkan hal ini melalui kopilot AI-nya, Otak ClickUp . **AI Writer for Work membantu mengelola semua komunikasi Anda dan menyempurnakan tulisan Anda di tempat kerja melalui pemeriksa ejaan bawaan dan kualitas peningkatan tulisan.
Buat email, pesan, proposal, dan laporan komunikasi tertulis yang efektif dengan ClickUp Brain
Apakah Anda harus membalas email, mengubah setumpuk data mentah menjadi tabel yang dapat dimengerti, membuat draf jawaban untuk FAQ melalui alat bantu penulisan bantuan atau menyiapkan ringkasan dan laporan proyek secara instan, alat ini melakukan pekerjaan untuk Anda. Anda hanya perlu menulis perintah yang menjelaskan apa yang Anda inginkan secara detail untuk mendapatkan respons yang ditulis dengan baik dalam sekejap mata.
Sudah bersemangat? Yang terbaik masih akan datang! Anda juga dapat membuat transkrip dari komunikasi verbal dan dengan cepat menjawab pertanyaan rapat dengan ini alat komunikasi di tempat kerja .
Apakah Anda perlu sering mengirimkan email atau laporan? ClickUp Brain membantu Anda membuat templat rencana komunikasi dan bahkan templat memo secara instan untuk menghemat waktu dan menjaga konsistensi.
ClickUp juga membawa Anda lebih dekat dengan kolega dan anggota tim Anda melalui fitur chat. Tidak perlu lagi berpindah-pindah platform untuk berkoordinasi dan tetap terhubung untuk tugas sehari-hari, sesi umpan balik atau komunikasi klien. Tampilan Obrolan ClickUp menyatukan semuanya dalam satu atap, menyederhanakan komunikasi dan manajemen tugas secara keseluruhan.
Tingkatkan komunikasi dan kolaborasi dalam tim dengan ClickUp Chat View
Dengan Tampilan Obrolan ClickUp, Anda bisa:
- Menetapkan item tindakan dan meningkatkan koordinasi tim dengan saluran obrolan waktu nyata
- Memfasilitasi akses cepat ke informasi penting dengan membagikan tautan proyek dan menyematkan lampiran
- Memastikan kejelasan visual komunikasi tertulis dengan memformat pesan dengan blok kode, poin, dan spanduk
- **Terhubung secara pribadi dengan kolega dan klien melalui pesan langsung bila diperlukan
- Tetap terhubung dengan menyimak saluran di seluruh organisasi untuk pembaruan langsung dan pengumuman umum
ClickUp dapat membuat komunikasi tertulis menjadi lebih mudah. Namun, untuk menghindari ketidakkonsistenan, Anda tetap harus memperhatikan hambatan komunikasi sehari-hari.
Tantangan dalam Komunikasi Tertulis
Beberapa hambatan menghalangi komunikasi tertulis yang efektif, mulai dari memastikan kejelasan dan keringkasan hingga mengelola nada dan konteks. Hambatan-hambatan tersebut membuat komunikasi menjadi membingungkan, tidak efektif, atau bahkan mubazir.
Mari kita lihat tantangan komunikasi di ruang kerja dan berbagi cara untuk membantu Anda mengatasinya.
1. Mengatasi hambatan umum
Tiga hambatan utama dalam komunikasi tertulis adalah ambiguitas, redundansi, dan jargon. Tidak memberikan konteks yang cukup dapat membuat komunikasi Anda menjadi ambigu, tidak mengetahui maksud dan tujuan komunikasi dapat membuatnya berlebihan, dan tidak menulis dengan jelas dan mudah dapat membuat Anda terpapar pada jargon yang berlebihan.
Solusi: Gunakan bahasa yang jelas dan lugas, mendefinisikan istilah-istilah yang diperlukan dan menghilangkan kata-kata yang tidak perlu.
2. Memahami audiens Anda
Pemangku kepentingan yang berbeda memiliki ekspektasi, preferensi, dan tingkat pemahaman yang berbeda-beda. Tidak mempertimbangkan sifat dan karakteristik unik audiens yang Anda tuju saat menulis adalah kesalahan terbesar yang dapat Anda lakukan, yang menyebabkan kesalahpahaman, kebingungan, atau ketidakterlibatan.
Solusi : Sesuaikan komunikasi dan pesan utama Anda dengan tingkat pengetahuan, minat, dan tujuan komunikasi audiens Anda agar lebih jelas dan menarik.
3. Mengontekstualisasikan komunikasi tertulis
Kurangnya konteks sering kali menyebabkan kebingungan. Bahkan jika Anda menyertakan semua informasi, tim masih gagal menindaklanjutinya karena kegagalan dalam memberikan konteks. Semua usaha akan sia-sia jika Anda tidak memperjelas tujuan komunikasi Anda.
Solusi : Pastikan kontekstualisasi komunikasi tertulis yang jelas dan terarah untuk menghindari kebingungan dan memfasilitasi tindakan yang efektif.
Contoh skenario: Anda adalah seorang manajer pemasaran dan membutuhkan tim desain untuk membuat grafis media sosial untuk peluncuran produk yang akan datang.
Tanpa konteks:
subjek: Dibutuhkan Grafis Media Sosial_
hai Tim,_
kami membutuhkan grafis media sosial untuk peluncuran produk yang akan datang. Tolong beritahu saya jika Anda memiliki pertanyaan._
Dengan konteks:
perihal: Grafis Media Sosial yang Dibutuhkan untuk Peluncuran [Nama Produk]
hai Tim,\
kami dengan senang hati mengumumkan peluncuran produk baru kami, [Nama Produk], pada [Tanggal Peluncuran]!
untuk menghasilkan gebrakan dan kegembiraan, kami membutuhkan grafis media sosial yang menarik untuk digunakan di seluruh platform kami (Facebook, Instagram, Twitter)
berikut adalah beberapa detail penting yang perlu dipertimbangkan saat mendesain grafis:_
- target audiens: [Deskripsi audiens target]_
- suara dan nada merek: [Deskripsi suara dan nada merek]_
- pesan utama: [Pesan utama yang ingin Anda sampaikan]
- tanggal peluncuran: [Tanggal Peluncuran]_
mohon beritahu saya jika Anda memiliki pertanyaan atau memerlukan klarifikasi lebih lanjut
Contoh Komunikasi Tertulis yang Efektif di Tempat Kerja
Setelah mengetahui apa yang dimaksud dengan komunikasi tertulis yang efektif dan bagaimana mencapainya, mari kita jelajahi tiga skenario komunikasi di tempat kerja yang umum terjadi dan bagaimana mendekatinya secara efektif:
1. Proposal proyek
Proposal proyek yang ditulis dengan baik berfungsi sebagai peta jalan, yang merinci tujuan, sasaran, dan rencana pelaksanaan proyek. Ini biasanya mencakup:
- Pendahuluan: Jelaskan secara singkat konsep proyek dan signifikansinya
- Tujuan: Menguraikan dengan jelas hasil yang diinginkan
- Ruang Lingkup: Mendefinisikan batas-batas dan hasil proyek
- Metodologi: Menjelaskan pendekatan untuk mencapai tujuan
- Sumber daya: Mengidentifikasi orang, alat, dan anggaran yang dibutuhkan
- Manfaat: Menyoroti dampak positif dari proyek terhadap organisasi
- Penilaian risiko: Mengakui potensi tantangan dan rencana mitigasi
- Kesimpulan: Merangkum proposal dan menegaskan kembali proposisi nilai
Dengan memberikan gambaran umum yang komprehensif, proposal proyek akan mendapatkan dukungan dari pemangku kepentingan dan menyiapkan panggung untuk proyek yang sukses.
2. Email tindak lanjut
Email tindak lanjut yang efektif memastikan semua orang mendapatkan informasi yang sama setelah rapat atau diskusi. Email yang terstruktur dengan baik harus mencakup:
- Baris subjek yang jelas: Mengidentifikasi tujuan email (misalnya, "Tindak lanjut Rapat Tim - Item Tindakan")
- Rekap rapat: Rangkuman singkat dari poin-poin utama yang dibahas
- Item tindakan: Daftar tugas-tugas spesifik dengan pemilik dan tenggat waktu yang ditugaskan
- Langkah selanjutnya: Menguraikan rencana untuk bergerak maju
- Ajakan untuk bertindak: Mendorong penerima untuk mengonfirmasi penerimaan dan mengajukan pertanyaan
Email tindak lanjut yang jelas mendorong akuntabilitas, menjaga proyek tetap pada jalurnya, dan meningkatkan produktivitas tim secara keseluruhan.
Berikut adalah contoh email tindak lanjut yang ditulis dengan baik:
Subjek: Tindak lanjut Item Tindakan dari Rapat Tim
Tim yang terhormat,
Saya harap email ini sampai kepada Anda dengan baik. Saya ingin menindaklanjuti rapat tim kita yang baru saja diadakan pada tanggal [tanggal]. Di bawah ini adalah butir-butir tindakan utama dan tenggat waktunya:
Butir Tindakan 1: Meneliti Tren Pasar
Ditugaskan kepada: [Nama Anggota Tim]
Tenggat Waktu [Tanggal Tertentu]
Butir Tindakan 2: Memperbarui Jadwal Proyek
Ditugaskan kepada: [Nama Anggota Tim]
Batas Waktu [Tanggal Tertentu]
Mohon konfirmasi penerimaan email ini dan beritahu saya jika ada tantangan atau penyesuaian yang diperlukan terkait tugas-tugas ini. Pertemuan tim kami berikutnya dijadwalkan pada [tanggal] untuk meninjau kemajuan dan mendiskusikan pembaruan apa pun.
Terima kasih atas perhatian Anda terhadap masalah ini. Mari kita bekerja sama untuk memastikan bahwa kita dapat mencapai tujuan kita secara efisien.
Hormat kami,
[Nama Anda]
[Posisi Anda]
[Informasi Kontak Anda]
3. Laporan kemajuan
Laporan kemajuan secara berkala memberikan informasi kepada para pemangku kepentingan dan menunjukkan kemajuan proyek. Laporan yang ditulis dengan baik biasanya mencakup:
- Ringkasan eksekutif: Secara ringkas menyoroti pencapaian-pencapaian utama dan hambatan yang dihadapi
- Tugas proyek: Rincian tugas yang telah diselesaikan dan pencapaian yang akan datang
- Tantangan: Mengidentifikasi masalah apa pun yang berdampak pada kemajuan dan solusi yang diusulkan
- Langkah selanjutnya: Menguraikan dengan jelas rencana aksi untuk periode pelaporan berikutnya
Laporan kemajuan menumbuhkan kepercayaan, mengidentifikasi bidang-bidang yang perlu ditingkatkan, dan memastikan keberhasilan proyek dengan memberikan gambaran umum yang transparan tentang kemajuan proyek.
Dengan mengikuti prinsip-prinsip kejelasan, tujuan, dan tindakan ini, Anda dapat menyusun komunikasi tertulis yang efektif yang mendorong hasil di lingkungan kerja apa pun.
Tingkatkan Komunikasi Tertulis dengan ClickUp
Komunikasi tertulis yang efektif adalah tulang punggung kolaborasi yang lancar, alur kerja yang tidak terganggu, dan hubungan tim yang sehat. Anda dapat meningkatkan komunikasi tertulis Anda dengan mengikuti panduan langkah demi langkah ini dan menyempurnakan satu komponen pada satu waktu. Semakin banyak Anda membaca dan menulis, semakin baik kemampuan komunikasi tertulis Anda.
Fitur komunikasi tertulis ClickUp, seperti ClickUp Brain dan Chat View, dapat menyederhanakan kolaborasi tim dan memastikan komunikasi yang bebas dari kesalahan. Dengan fitur eksternal dan perangkat lunak komunikasi internal anda dapat menyempurnakan salinan pesan yang sudah ada; menulis memo, laporan, email, dan lainnya dari awal; serta membuat templat untuk masa depan, semuanya di satu tempat. Mendaftar untuk ClickUp untuk membuat komunikasi tertulis di tempat kerja Anda menjadi lebih cepat, mudah, dan efektif.