Mengelola berbagai tugas dan proyek merupakan tantangan sekaligus memastikan Anda mengelola sumber daya, berkomunikasi secara efektif dengan tim, dan memenuhi tenggat waktu.
Menggunakan spreadsheet sudah tidak lagi efektif. Beberapa tugas kecil dapat dengan cepat menjadi bola salju menjadi kekacauan yang sangat besar dan tidak teratur. Mengandalkan pendekatan manajemen kerja tradisional membuat Anda merasa kewalahan dan tidak produktif.
Selain itu, Anda harus cukup fleksibel untuk beradaptasi dengan perubahan lingkup, persyaratan, atau kendala proyek Anda. Mengabaikan persyaratan kecil atau melewatkan tenggat waktu dapat menggagalkan seluruh alur kerja Anda.
Di situlah pengatur tugas masuk untuk mengurai kekacauan. Mereka membantu memecah struktur kerja Anda menjadi komponen-komponen yang dapat dikelola, sehingga Anda dapat menyulap beberapa proyek secara efisien.
Pengatur tugas berfungsi sebagai pusat komando, memastikan Anda tetap produktif dan tidak pernah melewatkan tenggat waktu.
Dalam artikel ini, kami akan membahas berbagai fitur yang Anda perlukan dalam pengatur tugas untuk membantu Anda memilih yang tepat yang sesuai dengan kebutuhan dan memungkinkan Anda menyelesaikan tugas secara efisien. ✅
Manfaat Menggunakan Pengatur Tugas
Pengelola tugas memberikan banyak manfaat - alur kerja yang lebih efisien, produktivitas yang lebih baik, dan rasa kontrol dan pencapaian.
Akan tetapi, bukan hanya itu saja. Mari selami lebih dalam manfaat lain dari penggunaan perangkat lunak manajemen tugas yang luar biasa:
1. Visibilitas tugas yang lebih baik
Perangkat lunak manajemen tugas membantu memecah proyek besar menjadi tugas-tugas yang lebih kecil yang dapat Anda selesaikan pada setiap tahap siklus hidup proyek. Hal ini membuat melihat semua tugas yang perlu Anda selesaikan dan melacak setiap tugas dari satu dasbor menjadi lebih mudah.
Misalnya, jika Anda meluncurkan fitur produk baru yang membutuhkan aset konten, Anda dapat membuat dasbor tugas untuk melacak berbagai tugas yang harus diselesaikan oleh anggota tim.
Dasbor tugas memberi Anda tampilan 360 derajat yang lengkap dari semua tugas yang sedang berjalan sehingga Anda tahu apa yang sedang terjadi.
Tampilan yang berbeda, seperti bagan dan grafik Gantt, memberikan wawasan yang berharga tentang perencanaan, pengawasan, dan pelaporan. Anda dapat menyesuaikan tampilan untuk mendapatkan wawasan tentang kemajuan proyek Anda.
2. Pelacakan tugas yang lebih baik
Pengatur tugas memungkinkan Anda melacak semua tugas di seluruh tahapan di satu tempat, selangkah lebih maju daripada pelacakan pena dan kertas atau spreadsheet.
Dengan fitur pencarian yang canggih, Anda dapat melihat tugas dan siapa yang mengerjakannya secara real-time.
Sebagai contoh, ClickUp memungkinkan Anda membuat beberapa tampilan untuk membantu Anda melacak setiap tugas untuk mengetahui statusnya:
Gunakan Tampilan Tugas ClickUp untuk melacak kemajuan tugas Anda dan melihat berapa banyak pekerjaan yang telah Anda selesaikan
3. Proses bisnis yang lebih baik*
Manajer tugas yang hebat memvisualisasikan alur kerja dan tugas untuk menyederhanakan identifikasi masalah dan mengatasinya sebelum masalah tersebut merusak seluruh alur kerja proyek Anda.
Namun, ketidakefisienan yang tidak disengaja karena jadwal yang tidak jelas dan tugas yang terlupakan dapat terjadi.
Harvard Business Review melaporkan bahwa satu dari enam proyek TI memiliki jadwal yang melampaui 70% dari jadwal .
Pengatur tugas memungkinkan Anda memusatkan tugas agar Anda tetap berada di depan jadwal dan menghemat waktu dengan fitur manajemen waktu yang disempurnakan seperti pelacakan waktu atau otomatisasi tugas yang secara otomatis memicu peristiwa tertentu setelah tugas ditandai selesai.
Misalnya, Anda dapat melacak tugas alur kerja mana yang membutuhkan waktu lebih lama dari yang dibutuhkan dan memilih untuk mengotomatiskan tugas yang berulang.
Jika beberapa tugas membutuhkan waktu lebih lama karena produk akhir memerlukan lebih banyak iterasi sebelum disetujui, Anda dapat memberikan dukungan kepada anggota tim untuk membantu mereka bekerja lebih efisien.
Fitur Utama yang Perlu Dipertimbangkan Saat Memilih Pengatur Tugas
Saatnya membahas fitur-fitur utama yang perlu diperhatikan dalam pengelola tugas. Mari kita mulai.
Fitur 1: Kemampuan untuk membuat jadwal Penjadwalan tugas membantu karyawan memvisualisasikan tujuan mereka dan mengalokasikan waktu dan sumber daya mereka untuk menyelesaikan tugas-tugas mereka secara efisien.
Jadwal tugas merinci berapa lama setiap tugas akan berlangsung dan kapan tugas tersebut akan berakhir. Pengatur tugas Anda harus memungkinkan Anda untuk membuat jadwal yang membantu Anda dan karyawan Anda tetap berada di jalur yang benar. Manajemen Waktu ClickUp memungkinkan Anda menjadwalkan waktu dan merencanakan tugas menggunakan kalender, bagan Gantt, jadwal, dan mode beban kerja. Anda juga bisa melihat garis waktu proyek di sini, membuat ketergantungan, dan menjadwal ulang tanggal.
Lacak proyek dan tugas Anda secara real time dengan Manajemen Waktu ClickUp
Dengan penjadwalan tugas yang lebih baik, tim Anda akan menyelesaikan tugas tepat waktu, komunikasi yang lebih baik, dan, pada gilirannya, hasil tim yang lebih baik.
Fitur 2: Beberapa tampilan
Beberapa tampilan yang merinci nama tugas, tenggat waktu, status, dan prioritas semua tugas tim Anda dapat membantu menyajikan gambaran yang lebih jelas tentang apa yang terjadi.
Kelompokkan, filter, dan lihat setiap tugas dalam proyek Anda dengan beberapa tampilan. Misalnya, Tampilan Tim membantu Anda melihat anggota mana yang lebih kewalahan daripada yang lain. Sebaliknya, Tampilan Kalender mengelompokkan tugas-tugas Anda sesuai dengan tanggal jatuh temponya. Tampilan ClickUp hadir dengan 15+ tampilan yang dapat disesuaikan sepenuhnya untuk mengakomodasi hampir semua tugas tim Anda. Anda bisa memilih antara tampilan tugas inti seperti daftar, papan, dan kalender dan tampilan lanjutan seperti Gantt, tabel, garis waktu, peta pikiran, dll.
Berikut adalah daftar beberapa tampilan berbeda yang ditawarkan ClickUp: 👇
- Tampilan Daftar-mencantumkan semua tugas Anda dalam daftar yang rapi dan mudah dikelola
- Tampilan Papan-memungkinkan Anda menyiapkan papan seret dan lepas yang kuat yang terkotak-kotak di seluruh tahapan atau kategori
- Tampilan Kalender-memetakan tugas berdasarkan tanggal
- Gantt View-ideal untuk melacak ketergantungan tugas
- Tampilan Aktivitas-menyajikan tampilan agregat aktivitas di suatu lokasi
- Tampilan Garis Waktu-memvisualisasikan tugas secara linier
- Tampilan Beban Kerja-membantu Anda melihat beban kerja setiap anggota tim pada waktu tertentu.
- Tampilan Tabel-setiap baris dan kolom memiliki tinggi yang sama, ideal untuk melihat atau mengimpor informasi secara massal
- Peta pikiran-membangun struktur hierarki untuk menghubungkan dan mengelompokkan tugas dalam struktur seperti pohon
- Tampilan peta-menempatkan tugas-tugas Anda pada peta.
Dengan opsi untuk memilih dari begitu banyak tampilan, Anda dapat melihat target dan tugas secara lebih komprehensif dan memastikan tidak ada yang terlewatkan dari pandangan Anda.
Visualisasikan alur kerja tim Anda menggunakan tampilan ClickUp
Fitur 3: Opsi penyesuaian
Pengatur tugas Anda harus memungkinkan Anda untuk menyesuaikan berbagai elemen tugas agar sesuai dengan kebutuhan Anda.
Fitur kustomisasi memungkinkan Anda untuk mengubah antarmuka pengguna agar sesuai dengan preferensi pribadi. Misalnya, Anda dapat menyertakan kategori dan label, kode warna, dan opsi notifikasi yang dapat disesuaikan dalam tugas Anda.
Anda juga dapat membuat ketergantungan tugas untuk setiap tugas untuk memastikan Anda menyelesaikan semua tugas penting pada setiap tahap proyek Anda.
ClickUp memungkinkan Anda mengatur tugas yang sepenuhnya dapat disesuaikan dengan jenis tugas khusus untuk klien atau acara. Anda dapat memilih dari beberapa tampilan dan memiliki semua hal lain yang telah kita bahas di atas.
💡 Kiat profesional: ClickUp menawarkan penyesuaian yang luar biasa dengan ClickApps aplikasi kecil berbasis fungsi yang bisa Anda aktifkan atau nonaktifkan untuk mengontrol hal-hal seperti otomatisasi, beberapa penerima tugas, bidang khusus, dan banyak lagi.
Fitur 4: Manajemen file
Manajemen file memungkinkan Anda memiliki apa yang Anda butuhkan tanpa mencari dokumen dan file di perangkat yang berbeda.
Ketika memilih pengatur tugas, carilah yang memiliki fitur manajemen file yang tangguh untuk membantu Anda menyimpan dan mengambil file yang dibutuhkan dengan cepat.
Pengatur tugas juga harus mendukung beberapa lampiran file dan menawarkan opsi filter saat Anda menetapkan tugas. Hirarki Proyek ClickUp memungkinkan Anda membuat Ruang Kerja dan mengatur folder Anda di dalam setiap ruang.
Jaga file tetap teratur dan ambil dengan lebih cepat menggunakan fitur hirarki proyek ClickUp
Anda bisa melampirkan file dari lampiran dari aplikasi penyimpanan awan seperti Dropbox, Google Drive, Box, dan Microsoft OneDrive/SharePoint.
Anda juga bisa memberi kode warna pada setiap folder dan menggunakan Pencarian ClickUp untuk menemukan file yang Anda simpan. Paket gratisnya mencakup penyimpanan 100 MB, dan semua paket berbayarnya menawarkan penyimpanan tak terbatas.
Fitur 5: Keamanan
Melindungi data bisnis Anda yang penting di task organizer adalah hal yang terpenting. Periksa apakah pengatur tugas Anda memiliki fitur seperti proteksi kata sandi, label untuk mengelola akses dan izin, peran pengguna, dan folder.
ClickUp beroperasi sepenuhnya di Amazon Web Services (AWS), dengan keamanan kelas dunia . Perusahaan ini juga telah meraih sertifikasi audit untuk Prinsip Layanan Kepercayaan Service Organization Controls (SOC 2).
Fitur 6: Aksesibilitas Seluler
Solusi manajemen tugas Anda seharusnya tidak hanya bekerja di layar komputer.
Carilah kompatibilitas iOS dan Android, sinkronisasi tanpa batas antara versi seluler dan desktop, dan aksesibilitas offline di pengatur tugas Anda.
Fitur 7: Kemampuan pelaporan
Sebagai seorang manajer, ini bukan hanya tentang penugasan tugas dan pembuatan alur kerja; ini juga tentang menjaga tim tetap berada di jalur yang benar dan memaksimalkan produktivitas. Pelaporan dan analitik memberikan wawasan tentang kinerja tim dan pelacakan kemajuan.
Pertimbangkan kemampuan manajemen tugas seperti statistik penyelesaian tugas, data pelacakan waktu, dan laporan penuaan tugas. Dengan fitur pelaporan yang diaktifkan, alat manajemen tugas Anda dapat mengirimi Anda pembaruan penting tentang tim Anda. Dasbor ClickUp memungkinkan Anda melacak dan mengelola kinerja dengan data, daftar, kartu, dan grafik yang disesuaikan. Dasbor harian yang dipersonalisasi memudahkan untuk memvisualisasikan produktivitas Anda. Anda juga bisa menilai beban kerja tim dan ikhtisar penjualan, dll.
Dasbor ClickUp menawarkan opsi personalisasi yang memungkinkan Anda melacak dan mengelola pekerjaan tim Anda
Fitur 8: Pelacakan waktu
Fitur penting lainnya adalah pelacakan waktu untuk membantu Anda mengalokasikan tugas, memaksimalkan pemanfaatan waktu, dan membuat garis waktu di masa depan. Inilah alasan mengapa pelacakan waktu sangat penting:
- Pelacakan waktu dengan lembar waktu meningkatkan fleksibilitas kerja dan menciptakan keseimbangan kehidupan kerja yang sehat
- Meningkatkan manajemen proyek dengan perbedaan yang jelas tentang tugas mana yang akan memakan waktu berapa lama
- Mengurangi waktu untuk pekerjaan administratif dengan menghilangkan pencatatan waktu secara manual dan mengisi spreadsheet Pelacakan Waktu Proyek ClickUp fitur ini memungkinkan Anda menghemat waktu dan melacaknya dengan ekstensi Google dan integrasi dengan aplikasi seperti Toggl, Harvest, Time Doctor, Clockify, dll. Fitur ini juga menyediakan laporan penghematan waktu dengan pelaporan waktu individu dan tim serta spreadsheet.
Melacak waktu dengan mudah, mengatur perkiraan, dan menambahkan catatan melalui ClickUp Project Time Tracking
Fitur 9: Antarmuka yang mudah digunakan
Tim Anda tidak perlu membuang waktu untuk menavigasi atau mempelajari perangkat lunak yang rumit. Pilih alat manajemen tugas dengan antarmuka yang mudah digunakan dan pengaturan fitur yang rapi sehingga Anda dapat langsung bekerja.
Selain itu, carilah dukungan pelanggan dan sumber daya pelatihan yang baik. Fitur-fitur ini meminimalkan kurva pembelajaran dan membantu Anda dengan cepat mempelajari cara menggunakan fitur-fitur canggih pengatur tugas Anda.
Fitur 10: Kemampuan integrasi
Perangkat lunak manajemen tugas yang baik harus dapat berintegrasi dengan mulus dengan aplikasi lain yang Anda gunakan.
Misalnya, integrasi email membantu mengubah email menjadi tugas, integrasi kalender membantu manajemen tenggat waktu dan penjadwalan, dan aplikasi pencatatan memungkinkan Anda menangkap ide dengan cepat.
Misalkan seorang pemangku kepentingan mengirimkan umpan balik tentang kampanye pemasaran melalui email. Dalam hal ini, anggota tim dapat dengan mudah mengubahnya menjadi tugas di dalam platform dan mengalokasikannya ke anggota tim yang relevan.
Dengan integrasi ini, kebutuhan untuk berpindah antar platform secara terus menerus dapat dieliminasi. Alur kerja Anda tidak hanya akan menjadi lebih lancar, tetapi Anda juga dapat menghemat lebih banyak waktu.
Menggunakan ClickUp sebagai Pengatur Tugas
Anda sekarang tahu bahwa perangkat lunak manajemen tugas dasar tidak akan cukup. Apakah Anda mencari alat dengan semua fitur hebat yang telah kita bahas di atas?
Gunakan ClickUp, perangkat lunak manajemen tugas terbaik yang dibuat dengan satu aplikasi yang dapat menggantikan semua aplikasi lainnya. ClickUp telah sangat membantu Lids dengan kolaborasi tim dan tetap berada di atas pekerjaan mereka. Ini telah mempercepat alur kerja, menyederhanakan administrasi, dan meningkatkan hasil. Perusahaan ini telah menghemat lebih dari 100 jam di seluruh tim dengan alat manajemen proyek ClickUp. ClickUp juga telah membantu Cemex menurunkan proses penyerahan proyeknya dari hitungan jam menjadi hitungan detik dan menyediakan platform untuk berkolaborasi dengan lebih dari 50 anggota tim di satu tempat. Cemex memberikan alur kerja dan pengiriman proyek yang lebih baik dengan otomatisasi, proses pemasukan yang lebih baik, visibilitas waktu nyata, dan proses yang disederhanakan. Tugas ClickUp memungkinkan Anda merencanakan, mengatur, dan berkolaborasi dalam tugas dengan kustomisasi yang dapat disesuaikan untuk menyederhanakan manajemen tugas.
Kelola semua aktivitas yang berhubungan dengan proyek dengan mudah di satu platform dengan ClickUp Tasks
Berikut ini adalah bagaimana ClickUp Tasks, perangkat lunak manajemen tugas gratis, terbukti bermanfaat:
- Kolaborasi: Mempercepat kerja tim dengan fitur kolaborasi cepat yang memungkinkan beberapa penerima tugas dan utas komentar. Anda juga dapat menambahkan komentar sebagai item tindakan dan berbagi rekaman layar untuk klarifikasi yang lebih baik
- Fleksibilitas: Visualisasikan tugas dalam berbagai tampilan dan navigasikan dengan mudah. Dengan subtugas yang dapat disesuaikan, dapatkan semua informasi yang Anda butuhkan kapan pun
- Jenis tugas khusus: Kelola semua jenis pekerjaan dengan jenis tugas khusus ClickUp dengan menggunakan konvensi penamaan yang berbeda dan mendefinisikan jenis tugas
- Templat yang disesuaikan: Buat alur kerja yang transparan dan hemat waktu dengan bantuan templat. Anda juga dapat membuat dan menggunakan kembali templat daftar tugas Anda di kemudian hari untuk menghemat waktu.
- Perkiraan waktu: Pahami produktivitas tim secara menyeluruh dengan pelacak waktu untuk tetap berada di depan target Anda dan mengidentifikasi kesenjangan
- Prioritaskan: Fokus pada hal yang paling penting dengan lima tingkat prioritas, dari yang paling rendah hingga yang mendesak. Berikan informasi kepada tim mengenai tugas mana yang harus dikerjakan dan mana yang akan dikerjakan kemudian.
- Tag: Tambahkan tag khusus untuk mengkategorikan tugas sesuai keinginan Anda dan menyaringnya dari berbagai proyek dan lokasi
- Hubungan dan ketergantungan: Tambahkan hubungan untuk beralih ke tugas terkait dengan lebih cepat dan tambahkan ketergantungan untuk menentukan urutan operasi yang berbeda dalam tugas
- Perekaman layar: Meminimalkan pemborosan waktu rapat dan utas email yang panjang dengan meningkatkan komunikasi tim dengan berbagi perekaman layar
- Integrasi: Terhubung dengan alat favorit Anda seperti Slack, Zoom, Clockify, Timely, GitLab, Dropbox, Zoom, Toggl, Webhook, dll
Ini adalah tujuan satu atap untuk menggunakan semua keterampilan manajemen tugas . Simpan data penting Anda, buat spreadsheet, gunakan Google Docs, dan hilangkan kebutuhan akan banyak aplikasi.
Semua sumber daya yang Anda perlukan untuk mengelola tugas secara efisien tersedia dengan perangkat lunak manajemen tugas yang sederhana ini.
Klik Templat Daftar Tugas Harian
ClickUp bukan hanya sebuah perangkat lunak, tetapi sebuah alat yang lengkap dengan berbagai sumber daya, termasuk banyak templat, untuk membantu Anda bekerja dengan cepat. Templat Daftar Tugas Harian ClickUp menyediakan pelacak perencana rutin untuk membuat tugas Anda tetap pada jalurnya. Templat ini memungkinkan Anda memulai dalam hitungan detik dengan tugas-tugas yang dapat disesuaikan.
Templat Daftar Tugas Harian ClickUp dirancang untuk membantu Anda tetap terorganisir dan termotivasi.
Buat daftar tugas yang hebat dengan ClickUp. Berikut ini adalah bagaimana templat ini dapat membantu Anda:
- Menetapkan tujuan yang dapat dicapai untuk berkontribusi pada kesuksesan jangka panjang
- Melacak kemajuan proyek secara akurat dan menyimpan pelacakan tugas di satu tempat
- Tugas yang dapat disesuaikan agar tim Anda tetap fokus dan berada di depan tenggat waktu
- Pelacakan daftar tugas harian dengan catatan dan pengingat otomatis untuk melacak kemajuan
- Pisahkan tugas menjadi daftar tugas kecil dan tetap termotivasi saat menyelesaikan tugas
Klik Manajemen Tugas Sederhana Template Manajemen Tugas Sederhana ClickUp adalah templat lain yang berharga untuk menyederhanakan solusi manajemen tugas.
Templat Manajemen Tugas Sederhana ClickUp dirancang untuk menjadi sistem tugas harian pribadi Anda yang bebas stres dan bekerja sesuai dengan cara Anda bekerja.
Beberapa fitur utama dari templat ini meliputi:
- Membuat daftar tugas untuk pekerjaan dan memecah proyek menjadi tugas-tugas yang lebih kecil dan lebih mudah dikelola
- Memprioritaskan, memvisualisasikan, dan mengatur tugas secara konsisten dan tepat waktu
- Struktur yang jelas untuk menambahkan tugas dan label dengan tanggal jatuh tempo, prioritas, dan status penyelesaian
Pilih Perangkat Lunak Manajemen Tugas Terbaik untuk Tim Anda
Perangkat lunak pengatur tugas dan manajemen proyek dapat memudahkan pengelolaan tugas dengan alokasi, penjadwalan, dan pelacakan waktu. Selain itu, dengan templat yang siap pakai, Anda dapat mulai mengelola tugas dengan segera. Hemat waktu, dapatkan visibilitas yang lebih baik, dan jadwalkan tugas untuk tim dengan tampilan yang fleksibel.
Dengan fitur-fitur ini, pengatur tugas dapat menyederhanakan pekerjaan Anda berlipat ganda dan terbukti bermanfaat bagi tim Anda dan manajemen.
Pengatur tugas seperti ClickUp dapat membantu Anda berkolaborasi, menyesuaikan, melacak waktu, merekam layar, memberi tag, dan mengintegrasikan dengan alat lain di satu tempat. Ini adalah salah satu perangkat lunak yang dapat membantu Anda secara instan mengelola semua aspek manajemen tugas. Mendaftar untuk ClickUp hari ini untuk beralih ke alat manajemen tugas yang efisien dan efektif.
Tanya Jawab
**1. Bagaimana Anda mengatur manajemen tugas?
Mengatur manajemen tugas dapat menjadi sederhana dan efisien dengan pengatur tugas yang memungkinkan Anda menjadwalkan tugas, menetapkan tenggat waktu, berkolaborasi dengan tim, dan menghemat waktu.
**2. Apa pekerjaan seorang manajer tugas?
Manajer tugas membantu Anda mengalokasikan tugas kepada tim, memastikan bahwa tim tetap berada di jalurnya, membantu tim memenuhi tenggat waktu, dan terus memantau kinerja tim untuk mengidentifikasi kesenjangan kinerja.
**3. Bagaimana Anda mengatur dan memprioritaskan tugas?
Pengatur tugas dapat mengatur dan mengalokasikan tugas berdasarkan ketersediaan dan bandwidth karyawan. Alat ini juga dapat membantu memprioritaskan tugas dengan tag dan label sehingga karyawan tahu mana yang harus dikerjakan terlebih dahulu.