Jika Anda bertanya kepada seorang profesional pengadaan barang dan jasa tentang kehidupan kerja mereka, mereka akan memberikan gambaran tentang dunia mereka yang penuh dengan kekacauan. Manajer pengadaan selalu menyeimbangkan beberapa prioritas sekaligus.
Di satu sisi, mereka mendapat tekanan dari berbagai pemangku kepentingan internal untuk melakukan pengadaan bahan dan vendor untuk memastikan pasokan dan layanan berkualitas tepat waktu.
Kemudian, ada tekanan tambahan untuk memastikan bahwa semua pengadaan dilakukan dengan anggaran yang ketat. Fungsi pengadaan juga diwarnai dengan tantangan rantai pasokan, termasuk mendapatkan harga yang wajar, pasokan berkualitas, dan pembayaran vendor yang tepat waktu.
Mengapa para profesional pengadaan menghadapi tantangan? Apa saja tantangan pengadaan yang paling umum terjadi? Bagaimana teknologi dapat membantu mengatasi tantangan pengadaan?
Kami membahas area-area tersebut secara mendetail dalam artikel blog ini, bersama dengan solusi untuk merampingkan manajemen rantai pasokan dan proses pengadaan .
Memahami Tantangan Pengadaan
Sebelum kita membahas tantangan utama yang dihadapi tim pengadaan, mari kita analisis mengapa fungsi pengadaan menghadapi tantangan.
Departemen pengadaan dipandang sebagai fungsi administratif bisnis, yang memastikan ketersediaan bahan berkualitas pada waktu yang tepat. Namun, sejak tahun 2000-an, peran pengadaan telah berkembang lebih jauh, termasuk masalah strategis organisasi.
Saat ini, para profesional pengadaan bertanggung jawab untuk mengembangkan strategi yang berdampak positif pada keuntungan bisnis. Mereka juga harus mengoptimalkan operasi sehari-hari, seperti mengelola pesanan pembelian dan vendor serta melakukan pemeriksaan kepatuhan.
Manajemen pemasok dan vendor, rantai pasokan, optimalisasi biaya, dan mitigasi risiko adalah tanggung jawab tambahan dari manajer pengadaan modern.
Namun, risiko pasar, kekurangan bahan baku yang kritis, masalah perdagangan global yang tidak stabil, dan pendekatan yang berpuas diri terhadap teknologi baru oleh para pemimpin bisnis mendorong departemen pengadaan ke ambang kehancuran.
8 Tantangan Umum dalam Pengadaan
Sifat ekspansif dari proses pengadaan barang dan jasa menghadapkannya pada berbagai risiko dan tantangan. Tantangan pengadaan yang paling umum adalah:
Kenaikan inflasi
Meningkatnya biaya bahan baku membuat para profesional pengadaan tidak bisa tidur nyenyak. Faktor-faktor seperti gangguan rantai pasokan, risiko pengiriman, pasar tenaga kerja yang sempit, dan kebijakan ekonomi yang tidak mendukung telah meningkatkan biaya.
COVID-19 dan perang yang terus berlanjut adalah dua faktor pendorong utama meningkatnya biaya bahan. Penguncian intermiten membuat produksi tetap rendah, memperlebar kesenjangan antara permintaan dan penawaran, yang pada akhirnya menyebabkan harga yang lebih tinggi.
Rusia dan Ukraina adalah eksportir energi utama, tetapi karena konflik, produksinya rendah, sehingga meningkatkan tekanan lebih lanjut pada tim pengadaan untuk mengatur sumber daya penting dengan harga premium. Setelah invasi, harga energi meningkat sebesar 20% selama lima bulan .
Manajer pengadaan membutuhkan bantuan untuk mempertahankan strategi pengadaan yang hemat biaya karena kenaikan harga yang cepat. Hal ini menjadikan kenaikan inflasi sebagai salah satu tantangan pengadaan teratas di tahun 2024 yang harus diatasi oleh para pemimpin bisnis.
Kekurangan tenaga kerja
Tantangan signifikan yang dihadapi perusahaan adalah kebutuhan akan tenaga profesional yang lebih terampil dalam fungsi pengadaan dan industri rantai pasokan. Pengunduran Diri yang Hebat yang terutama berdampak pada pasar AS, dan angin puyuh seperti resesi yang mengikutinya telah membuat pasar tenaga kerja menjadi kacau.
Perusahaan-perusahaan mendorong karyawan yang ada saat ini untuk melakukan lebih banyak hal dengan lebih sedikit waktu untuk mengisi kekosongan. Oleh karena itu, staf yang ada saat ini bekerja terlalu keras dan terus-menerus kelelahan. Produktivitas berada pada titik terendah sepanjang masa, dan tingkat ketidakhadiran tenaga kerja meningkat, yang semakin mempersulit strategi pengadaan.
Pada tahun 2024, para pemimpin pengadaan harus mengidentifikasi proses yang tidak efisien yang menguras waktu dan energi tenaga kerja dan menemukan cara untuk mengotomatiskannya.
Manajemen kontrak
Manajemen kontrak adalah dasar untuk menjaga hubungan dengan pemasok. Meskipun kontrak adalah dokumen hukum yang menandakan awal dari hubungan baru dengan vendor, namun tujuannya lebih luas dari itu.
Tujuannya adalah untuk memungkinkan bisnis mengirimkan produk dengan harga yang kompetitif. Kontrak memastikan pengiriman bahan yang stabil dan berkualitas serta efektivitas biaya keseluruhan dari kesepakatan tersebut.
Namun, sebagian besar tim pengadaan tidak dapat bekerja secara maksimal karena waktu penyelesaian yang lama, proses manual, masalah terkait pemasok, kurangnya komunikasi dan koordinasi, serta kontrak yang hilang.
Hal ini berujung pada hilangnya peluang untuk penghematan biaya, risiko ketidakpatuhan terhadap peraturan, hubungan dengan pemasok yang sulit, dan pengambilan keputusan yang buruk. Perusahaan membutuhkan sistem pengadaan yang efisien untuk mengotomatiskan dan memusatkan proses manajemen rantai pasokan.
Data yang tidak akurat*
Di sebagian besar perusahaan, tim pengadaan mengelola entri data secara manual. Mereka memasukkan data pada spreadsheet dan sistem lama dengan otomatisasi dan kemampuan analisis yang terbatas. Karena data ditangani secara manual, data tersebut menjadi tidak konsisten dan rentan terhadap kesalahan manusia.
Konsekuensi dari database yang berkualitas buruk berujung pada pengambilan keputusan yang buruk dan lambat. Bisnis kehilangan peluang penting dan terpapar pada risiko yang tidak diinginkan seperti memesan inventaris berlebih karena ketidaksesuaian dalam data tingkat inventaris.
Di sisi lain, data yang akurat dan dapat diandalkan memungkinkan pemimpin pengadaan untuk membuat keputusan yang tepat dan mendapatkan visibilitas ke dalam proses pengadaan.
Mereka mendapatkan wawasan waktu nyata dan data yang akurat mengenai pola permintaan, risiko pasar, permintaan pengiriman, dan indikator kinerja utama khusus pemasok seperti waktu tunggu dan ROI.
Departemen pengadaan di perusahaan yang berkembang pesat harus mempertimbangkan untuk menggunakan solusi data terpusat untuk mengotomatiskan pengumpulan dan analisis data guna mempermudah pekerjaan dan audit keuangan.
Tidak adanya komunikasi internal*
Komunikasi internal yang buruk adalah salah satu tantangan paling mengejutkan dalam pengadaan karena hal ini secara terbuka bertentangan dengan harapan manajemen yang lebih tinggi dari tim pengadaan, yang berperan sebagai pemimpin strategis.
Tim pengadaan bekerja secara independen; oleh karena itu, mereka sangat bergantung pada sumber daya tim lain, seperti informasi keuangan dan kolaborasi lintas fungsi.
Namun, informasi ini dapat diperoleh jika ada jaringan komunikasi internal yang kuat.
Salah satu tantangan penting yang dihadapi oleh tim pengadaan adalah mereka bekerja secara terpisah-pisah; mereka tidak mengetahui strategi organisasi secara keseluruhan dan memiliki pemahaman yang terbatas mengenai tuntutan di masa depan.
Kurangnya teknologi membuat proses-proses penting menjadi lambat, karena entri data dilakukan secara manual dan tidak teratur. Hal ini juga mengurangi kemampuan untuk menyelesaikan masalah yang ada dan membuat bisnis lebih rentan terhadap risiko. Sistem teknis diperlukan agar perusahaan dapat beradaptasi dengan perubahan kondisi bisnis dan mengatasi tantangan pengadaan.
Manajemen risiko
Tim pengadaan memberikan hasil terbaik ketika ada dasar yang kuat untuk manajemen risiko. Pengadaan adalah proses yang panjang, dan beberapa faktor internal dan eksternal mempengaruhinya.
Faktor-faktor ini juga menyebabkan risiko internal seperti perilaku karyawan dan risiko eksternal, yang lebih menantang untuk dikendalikan, seperti peristiwa global.
Namun, risiko-risiko berikut ini berada di urutan teratas dalam daftar manajer pengadaan untuk mengelola risiko dalam rantai pasokan:
Ketidakstabilan harga
Saat ini, pasar rantai pasokan tidak stabil. Perubahan harga yang terus menerus meningkatkan biaya pengadaan. Karena pemasok menuntut lebih banyak uang, memiliki anggaran yang fleksibel sangat penting untuk menghindari kekurangan persediaan.
Gangguan rantai pasokan
Rantai pasokan dapat terganggu secara tak terduga oleh faktor-faktor seperti perang, masalah politik, dan bencana alam. Tantangan terbesar di sini adalah mencari bahan dari pemasok lain pada jam kesebelas. Kuncinya di sini adalah membangun sistem respons untuk mengelola kejadian seperti itu secara lebih efisien sambil bekerja sama dengan ahli pengadaan.
Penipuan
Proses pengadaan rentan terhadap penipuan dari berbagai sumber: karyawan, vendor, atau kontraktor. Penipuan faktur biasanya terjadi ketika pemasok menggelembungkan biaya, dan tim pengadaan menyetujuinya tanpa melakukan verifikasi. Penetapan harga adalah kecurangan lain yang sering terjadi di mana kontraktor bekerja sama untuk menaikkan biaya atau meniadakan diskon.
Masalah pemasok
Mempertahankan hubungan pemasok yang solid dan positif menjadi dasar untuk menyelesaikan tantangan pengadaan. Banyak masalah pemasok disebabkan oleh faktor internal seperti spesifikasi dan persyaratan yang tidak jelas. Jika pemasok mengomunikasikan ekspektasi mereka, maka akan lebih mudah untuk mengelola pengiriman yang berkualitas tinggi.
Demikian pula, tidak melakukan uji tuntas terhadap penilaian vendor untuk memahami kemampuan mereka dan tidak menyepakati KPI adalah faktor lain yang meningkatkan ketegangan dalam manajemen hubungan pemasok.
Tidak adanya teknologi
Kurangnya digitalisasi dalam proses pengadaan menjadi masalah bagi perusahaan dengan rencana yang kuat untuk meningkatkan operasi pengadaan mereka. Kecuali jika teknologi baru menjadi bagian integral dari kegiatan sehari-hari, mereka tidak akan pernah melihat potensi penuh dari strategi pengadaan.
Kurangnya teknologi membuat proses-proses utama menjadi lambat, karena entri data dilakukan secara manual dan tidak teratur. Hal ini juga mengurangi kemampuan untuk menyelesaikan masalah yang ada dan membuat bisnis lebih rentan terhadap risiko. Bisnis membutuhkan sistem teknis untuk beradaptasi dengan perubahan kondisi bisnis.
Peran Teknologi dalam Mengatasi Tantangan Pengadaan
Teknologi akan memainkan peran kunci dalam mengatasi tantangan pengadaan di perusahaan. Berikut adalah beberapa area yang akan mengalami transformasi maksimal akibat digitalisasi:
Proses yang terotomatisasi
Teknologi akan membawa perubahan paling menonjol dengan mengotomatiskan tugas-tugas bernilai rendah seperti permintaan pembelian, pesanan pembelian, dan pemrosesan faktur. Pada saat yang sama, dengan otomatisasi, kesalahan manusia akan berkurang.
Hal ini akan membebaskan jadwal manajer pengadaan karena mereka dapat fokus pada tugas-tugas tingkat strategi yang penting seperti merencanakan inisiatif strategis baru, mengembangkan ide negosiasi vendor, dan menangani manajemen pemasok.
Membangun sistem pengadaan elektronik
Sistem e-procurement adalah perangkat lunak manajemen pengadaan yang mengotomatiskan seluruh proses pengadaan dari Permintaan Penawaran (RFQ) hingga pembayaran. Perangkat lunak ini juga memainkan peran penting dalam menegakkan kebijakan dan memberikan transparansi yang lebih baik. Perangkat lunak ini memusatkan semua data dan alat bantu pengadaan internal, dengan jelas menunjukkan di mana pemantauan diperlukan.
dengan klik Permintaan Permintaan Penawaran Templat_ anda dapat berkomunikasi secara efektif dengan vendor
Analisis dan pelaporan tingkat lanjut
Transformasi digital akan memberikan akses yang sangat dibutuhkan perusahaan untuk mendapatkan wawasan yang lebih dalam tentang data pengadaan. Dengan kemampuan analitik yang canggih, tim pengadaan dapat menganalisis data besar untuk mengidentifikasi pola pengeluaran dan peluang penghematan biaya untuk menilai kinerja pemasok.
Alat bantu Artificial Intelligence (AI) akan meningkatkannya lebih lanjut dengan memprediksi permintaan, mengidentifikasi tren pasar, dan mengoptimalkan strategi pengadaan. Wawasan ini akan mempersiapkan pimpinan untuk lebih tahan terhadap gangguan rantai pasokan dan mengadopsi strategi manajemen inventaris yang sesuai.
Kolaborasi yang lebih baik
Memusatkan data dari berbagai alat yang berbeda menyatukan semua tim. Kolaborasi waktu nyata antara berbagai departemen bukan lagi mimpi yang jauh karena tim dapat mengakses semua jenis data dengan perangkat lunak manajemen pengadaan.
Perangkat lunak ini menyelaraskan semua orang dalam kemajuan dan memberikan pandangan menyeluruh kepada para pemangku kepentingan tentang keseluruhan proyek.
Ini adalah kesempatan yang sangat baik bagi departemen pengadaan untuk menjaga transparansi dengan pemasok dengan memusatkan informasi kontrak dan menilai risiko menggunakan perangkat lunak manajemen vendor .
Lebih banyak inovasi
Para pemimpin pengadaan akhirnya akan berada di meja pemangku kepentingan untuk berkontribusi pada strategi perusahaan dengan mengerjakan ide-ide inovasi produk.
Mereka dapat berkolaborasi dengan departemen R&D untuk bertukar pikiran tentang rencana seperti membuat proses pengadaan yang lebih berkelanjutan dan menekankan untuk bekerja sama dengan vendor yang menyediakan bahan ramah lingkungan.
Tips Umum untuk Mengatasi Tantangan Pengadaan dengan ClickUp
Pengadaan adalah proses yang panjang, dan teknologi adalah jawaban untuk menyelesaikan tantangan yang paling mendesak. Namun, perusahaan harus memilih perangkat lunak dengan hati-hati untuk merampingkan operasi.
ClickUp adalah perangkat lunak pengadaan barang dan jasa canggih yang mengisi kekosongan dengan mengotomatiskan proses pengadaan barang dan jasa. Sistem pengadaan barang dan jasa ClickUp memiliki fitur-fitur berikut otomatisasi fitur-fiturnya sangat selaras dengan kebutuhan tim pengadaan.
Mengotomatiskan tugas-tugas yang berulang dalam proses pengadaan Anda menggunakan otomatisasi ClickUp
Ada yang sudah dibuat sebelumnya otomatisasi proses alur kerja yang bisa Anda ambil dan sesuaikan sesuai kebutuhan. Lacak permintaan pengadaan yang ditugaskan kepada anggota tim Anda dan pembaruan statusnya.
ClickUp terintegrasi dengan alat bantu yang sudah ada seperti Slack dan Google Spreadsheet, memberikan Anda kemampuan untuk berkolaborasi dengan tim Anda tanpa berpindah jendela dan mengakses data di dalam obrolan tim. Mulai diskusi dengan pemangku kepentingan internal, dapatkan persetujuan, dan bagikan penawaran harga di saluran yang relevan.
ClickUp Templat Pengadaan memungkinkan Anda menyederhanakan proses manajemen rantai pasokan Anda. Melacak, mengelola, dan memantau semua aktivitas dengan mudah, seperti permintaan pemasukan dari pemangku kepentingan, menerima proposal harga dari vendor dan pemasok, serta mengikuti perkembangan negosiasi kontrak dan alur kerja persetujuan.
Menavigasi seluruh proses pengadaan secara efektif melalui tabel, daftar, dan dokumen untuk berbagai tujuan menggunakan Templat Pengadaan ClickUp
Basis data tanpa kode membantu Anda memvisualisasikan kemajuan di satu tempat. Mengoptimalkan komunikasi dan kolaborasi dengan vendor dan anggota tim, memastikan keadilan dan transparansi.
Ada dua aspek dari manajemen rantai pasokan yang sukses: membuat rencana aksi pengadaan dan strategi untuk optimalisasi rantai pasokan.
Rencana tindakan memastikan Anda memiliki semua persediaan dan layanan tepat waktu dan sesuai anggaran.
Strategi ini membantu Anda tetap terorganisir, meningkatkan komunikasi, dan tetap berada di depan dalam negosiasi.
Rencana aksi ini membantu Anda untuk lebih terorganisir, berkomunikasi, dan unggul dalam negosiasi Templat Rencana Aksi Pengadaan oleh ClickUp membantu Anda melakukan hal tersebut dengan:
- Menjabarkan setiap tugas, menugaskan tugas tersebut kepada anggota tim, dan menambahkan jadwal
- Memprioritaskan tujuan untuk eksekusi yang efisien
- Membagikan pembaruan kemajuan dengan C-suite dengan cepat dan mudah
Gunakan Templat Rencana Aksi Pengadaan ClickUp untuk menangani tugas Anda secara efisien dan menyiapkan prosedur pengadaan yang efektif
Bagian terbaiknya adalah ClickUp menggabungkan pengadaan, Dokumen, Sasaran, bagan, dan banyak lagi, sehingga Anda tidak perlu membuang waktu untuk mengacak beberapa platform untuk menyelesaikan satu tugas.
Sebagai contoh, Tampilan Daftar ClickUp sangat ideal untuk proses pengadaan dan mengelola anggaran dengan bidang khusus, tag, dan fitur penyortiran. Dapatkan tampilan tingkat tinggi dari tugas-tugas Anda dan dengan cepat menyortir atau memfilternya. ClickUp AI secara otomatis mengisi dokumen dan templat manajemen pengadaan Anda untuk meningkatkan produktivitas tim Anda dan mengurangi kesalahan manusia. Selanjutnya, ubah rencana pengadaan menjadi tugas yang dapat ditindaklanjuti dalam hitungan detik.
Terakhir, simpan semua dokumentasi internal dan eksternal Anda di dalam ClickUp Workspace dan gunakan ClickUp sebagai sumber kebenaran tunggal untuk semua kebutuhan pengadaan Anda.
Siap menghadapi tantangan pengadaan Anda secara langsung? Buat akun ClickUp gratis dan mulai menyederhanakan proses pengadaan Anda.