Cara Membuat Jadwal Kerja Kembali yang Efektif

Dalam manajemen rantai pasokan, pengiriman barang 'tepat waktu secara penuh' sangat penting. Dalam manufaktur modern, 'produksi tepat waktu' lebih disukai. Media juga menetapkan tanggal penerbitan berbulan-bulan, atau bahkan bertahun-tahun, sebelumnya untuk sebuah proyek.

Tenggat waktu adalah salah satu hal pertama yang diputuskan oleh para pemimpin dalam bisnis. Kemudian, tim bekerja mundur dari tanggal tersebut untuk merencanakan pengiriman. Dalam terminologi manajemen proyek, hal ini disebut dengan jadwal mundur. Artikel blog ini membahas jadwal mundur secara detail dan berfokus pada cara membuat jadwal mundur untuk proyek Anda.

Apa itu Jadwal Kerja Mundur?

Workback schedule adalah sebuah proyek alat perencanaan di mana manajer menetapkan tujuan dan tonggak pencapaian dalam urutan terbalik, dimulai dari tenggat waktu terakhir. Seperti halnya jadwal proyek lainnya, Anda akan memetakan semua tugas, mengidentifikasi sumber daya, dan memperkirakan waktu/upaya. Setelah itu, tidak seperti metode lainnya, Anda akan mulai pelacakan tujuan dengan tonggak akhir dan jadwal mundur.

Katakanlah tim riset Anda harus menyerahkan laporan pada tanggal 31 Desember. Penulisan laporan akan melibatkan langkah-langkah berikut: tinjauan literatur, melakukan survei, menganalisis tanggapan, menulis laporan, memvisualisasikan grafik, dan terakhir, mengoreksi untuk diserahkan. Jadwal pengerjaan laporan Anda adalah sebagai berikut.

Sesuai dengan jadwal pengembalian ini, Anda harus mulai bekerja pada tanggal 6 Desember. Namun, Anda harus menyesuaikan jadwal proyek jika ada hari libur dan kemungkinan lainnya.

Mengapa Jadwal Kerja Kembali Penting?

Jadwal mundur mendorong Anda untuk memulai dengan hasil akhir. Hal ini membantu Anda fokus pada hasil akhir, menjadwalkan tugas secara efisien, dan merampingkan produksi. Inilah caranya.

Memastikan kelayakan: Manajer menggunakan jadwal mundur untuk mengukur apakah mereka dapat menyelesaikan proyek sesuai tenggat waktu. Misalnya, dalam contoh di atas, jika tenggat waktu kurang dari 25 hari dari hari ini, maka tidak mungkin untuk menyelesaikannya pada saat itu. Anda bisa meminta perpanjangan tenggat waktu atau mendapatkan sumber daya tambahan dengan informasi ini.

Menyelaraskan anggota tim: Jadwal kerja kembali akan dengan jelas menunjukkan ketergantungan antara tugas dan anggota tim. Hal ini akan mendorong kolaborasi yang lebih baik, menyatukan tim untuk mencapai tenggat waktu akhir.

Negosiasi ruang lingkup: Jika tenggat waktu proyek tidak dapat dinegosiasikan, Anda dapat bernegosiasi untuk pengurangan ruang lingkup dengan sponsor proyek atau klien. Memprioritaskan pekerjaan berdasarkan perubahan yang telah disepakati dan selesaikan tugas-tugas penting untuk memastikan bahwa Anda memberikan hasil yang berkualitas tinggi.

Penjadwalan sumber daya: Dengan tenggat waktu yang konstan, Anda dapat memilih sumber daya secara efektif. Misalnya, jika seseorang dalam tim sedang mengejar tenggat waktu lain, Anda tidak ingin mengikutsertakan mereka. Atau, jika seseorang sedang mengerjakan tugas yang tidak penting, Anda dapat menugaskan ulang dan memasukkannya ke dalam jadwal Anda. Selain itu, hal ini membantu anggota tim melihat tanggal-tanggal penting untuk merencanakan waktu cuti mereka.

Bagaimana Cara Membuat Jadwal Kerja Kembali?

Cari tahu dasar-dasarnya sebelum Anda membuat jadwal kerja balik: ruang lingkup proyek, sumber daya yang dibutuhkan, dan tenggat waktu akhir.

1. Buat garis besar ruang lingkup proyek

Seperti halnya jadwal proyek lainnya, Anda perlu memahami persyaratannya. Beberapa pertanyaan yang perlu ditanyakan kepada diri sendiri adalah sebagai berikut.

• Apa yang dimaksud dengantujuan proyek? Contoh: Mengembangkan aplikasi seluler untuk menangkap informasi vendor untuk orientasi
• Bagaimana output didefinisikan? Contoh: Anda harus mengambil kolom nama, nomor ponsel, dan ID email dan menyimpannya secara otomatis di database manajemen vendor
• Siapa yang perlu menyetujui? Contoh: Sponsor proyek dan analis kualitas
• Platform apa yang harus digunakan oleh aplikasi? Contoh: Android dan iOS
• Apa tenggat waktu terakhirnya?

Berdasarkan sifat proyek Anda, pahami detail dan ekspektasi lain yang berlaku sebelum Anda membuat jadwal pengerjaan. Jika terlalu rumit, bagi menjadi fase-fase proyek untuk pengelolaan yang lebih mudah.

Kemudian, bagi lebih lanjut ke dalam tugas-tugas. Kategorikan tugas-tugas tersebut berdasarkan prioritas sehingga Anda dapat menghapus tugas-tugas dengan prioritas rendah jika seluruh pengiriman tidak dapat diselesaikan dalam tenggat waktu. Terakhir, buatlah estimasi upaya yang tepat untuk setiap tugas untuk jadwal kerja Anda.

2. Identifikasi sumber daya yang dibutuhkan

Seperti yang diuraikan di atas, sebuah aplikasi seluler sederhana akan membutuhkan penulis UX, desainer, pengembang Android, pengembang iOS, analis kualitas, dan manajer proyek. Pada analisis yang lebih dalam, Anda akan menyadari bahwa Anda tidak membutuhkan semua sumber daya untuk keseluruhan proyek. Jadi, perkirakan berapa jam yang Anda butuhkan untuk memaksimalkan pemanfaatan sumber daya .

Temukan biaya seluruh kampanye, jam yang dapat ditagih, dan lainnya dengan rumus lanjutan di Bidang Khusus ClickUp

3. Pilih alat penjadwalan pengembalian pekerjaan

Jadwal mundur membutuhkan perencanaan kreatif. Anda harus bekerja mundur dari tenggat waktu tertentu, mengatur tugas dan ketergantungan agar sesuai dengan jadwal yang telah ditentukan. Manajer proyek membutuhkan alat yang ramah pengguna dan mudah digunakan untuk mengelola semuanya. ClickUp alat manajemen proyek menawarkan fitur-fitur yang dapat membuat hal ini menjadi mudah di berbagai proyek.

• Tugas ClickUp , subtugas, dan daftar periksa untuk memecah proyek Anda secara hierarkis
• ClickUp Peta Pikiran untuk memvisualisasikan alur kerja proyek
• Profil pengguna untuk memberikan tugas dan berkolaborasi dalam konteks setiap tugas
• Tampilan kalender untuk melihat seluruh siklus hidup proyek
• Kemampuan seret dan lepas yang sederhana untuk perencanaan skenario

4. Membuat jadwal kerja kembali mulai dari tanggal pengiriman

Buka alat penjadwalan dan mulai dari akhir.

• Pertama, jadwalkan tugas terakhir pada tanggal pengiriman, yaitu tenggat waktu
• Kemudian, tetapkan tanggal jatuh tempo untuk setiap tugas mundur dari tanggal pengiriman ke tanggal mulai. Di ClickUp Tasks, Anda bisa menambahkan tanggal mulai dan tanggal jatuh tempo untuk setiap tugas dan sub-tugas untuk menjadwalkan secara akurat
• Menugaskan pengguna ke tugas. Gunakan ClickUp untuk menugaskan beberapa pengguna ke satu tugas. Menambahkan pemirsa, yang dapat melihat komentar dan detail lainnya
• Menghubungkantugas yang bergantung dan tandai mereka jika diperlukan

5. Tinjau dan sempurnakan jadwal kerja kembali Anda

Setelah Anda menjadwalkan setiap detail, sekarang saatnya untuk mundur dan memastikan semuanya berjalan dengan baik. ClickUp menawarkan tiga tampilan yang membuat penjadwalan ulang menjadi sangat sederhana.

Tampilan kalender ClickUp

Kelola dan atur proyek, dan jadwalkan tugas di seluruh tampilan Kalender yang fleksibel untuk menjaga tim tetap sinkron

Lihat proyek Anda di kalender berdasarkan hari, minggu, atau bulan dengan seret dan lepas manajemen tugas . Hindari memberikan tugas pada hari libur mingguan. Periksa apakah Anda telah memberikan tugas yang tumpang tindih atau beberapa tugas kepada orang yang sama pada hari yang sama. Sinkronkan kalender Google atau alat penjadwalan modern lainnya yang mungkin Anda gunakan untuk mengonfirmasi ketersediaan yang diperbarui.

Tampilan bagan ClickUp Gantt

Urutkan tugas Anda dengan cepat dan mudah, dan buat tampilan bertingkat dengan satu klik untuk tetap menjadi yang terdepan dan memprioritaskan apa yang penting

Bagan Gantt menunjukkan kemajuan proyek di sepanjang garis waktu, biasanya dalam bentuk grafik batang. Bagan Gantt sederhana akan terlihat seperti ini.

Tampilan bagan Gantt ClickUp menyederhanakan proyek yang paling kompleks sekalipun. Anda dapat

• Memvisualisasikan jadwal dan pencapaian proyek
• Menambahkan ketergantungan dengan memilih dua tugas dan menggambar garis di antara keduanya
• Menjadwalkan ulang tugas individu dan grup secara visual dengan menarik dan melepas tugas
• Memblokir tugas yang memiliki ketergantungan pada tugas yang belum selesai, sehingga anggota tim tidak dapat secara tidak sengaja mulai mengerjakannya

Selain itu, setiap kali Anda mengubah detail tugas di Bagan Gantt notifikasi dikirimkan ke semua pengguna yang mengerjakan tugas, untuk memastikan semua orang mengetahui hal yang sama. Berikut ini beberapa di antaranya Templat proyek bagan Gantt untuk membantu Anda memulai.

Tampilan Beban Kerja ClickUp

Gunakan ClickUp untuk mengotomatiskan beban kerja Anda dengan 100+ otomatisasi, asisten AI yang praktis, dan tampilan Beban Kerja terpadu

Saat Anda mengatur semua detail, tampilan beban kerja, yaitu tampilan kapasitas tim akan terlihat benar. Namun, Anda dapat mengidentifikasi jika Anda telah membebani seseorang secara berlebihan, menjadwalkan ketika mereka tidak tersedia, atau menugaskan tugas di luar kapasitas mereka.

Gunakan Tampilan Beban Kerja ClickUp untuk melihat siapa yang berada di depan atau di belakang dan dengan mudah menarik dan melepas tugas untuk mengalokasikan ulang sumber daya

Terakhir, gunakan fitur Tampilan Kotak ClickUp untuk mengikat ujung yang longgar.

Tampilan kotak memungkinkan Anda untuk melihat apa yang sedang dikerjakan oleh tim Anda, apa yang telah mereka capai, dan apa kapasitas mereka

Kiat & Strategi Jadwal Kerja Kembali

Setelah membahas dasar-dasarnya, mari kita lanjutkan ke beberapa strategi dan kiat praktis untuk membantu Anda mengoptimalkan jadwal workback.

Sinkronkan kalender hari libur dan cuti Anda

Hindari stres yang tidak perlu dengan menyinkronkan kalender liburan organisasi Anda ke ClickUp secara langsung. Juga, dorong anggota tim untuk menyinkronkan kalender Google mereka ke ClickUp.

Tambahkan tanggal mulai dan tanggal jatuh tempo untuk semua tugas

Untuk melihat kemajuan proyek pada bagan Gantt, tambahkan tanggal mulai dan tanggal jatuh tempo proyek untuk semua tugas dan simulasikan seperti apa penyelesaian proyek yang berhasil.

Tambahkan perkiraan waktu

Perkirakan waktu yang diperlukan untuk semua tugas untuk memprediksi beban kerja sebelumnya sehingga Anda dapat membuat rencana kontingensi jika ada sesuatu yang membutuhkan waktu lebih lama.

Identifikasi prasyarat dan kumpulkan terlebih dahulu

Lihatlah proyek Anda kiriman secara kritis dan mengidentifikasi prasyaratnya. Misalnya, jika Anda membuat aplikasi seluler, Anda memerlukan lingkungan sandbox, panduan merek, akses ke akun pengembang iOS, dan banyak lagi.

Pilihlah yang fleksibel, bukan yang sempurna

Tidak ada jadwal yang ideal. Anggota tim jatuh sakit, penerbangan tertunda, lingkungan pengembangan cloud mengalami downtime, dan sebagainya, adalah hal yang biasa terjadi. Jadi, buatlah rencana cadangan untuk mengatasi hambatan yang wajar.

Rencanakan waktu penyangga

Tidak pernah disarankan untuk menjadwalkan tugas hingga menit terakhir. Jadwal yang ketat dan kaku tidak hanya tidak efisien, tetapi juga sangat menegangkan. Jadi, sediakan waktu penyangga untuk pengiriman akhir dan tonggak-tonggak penting.

Buatlah Jadwal Kerja yang Sangat Mudah dengan ClickUp

Penjadwalan mundur bisa jadi tidak populer karena menghilangkan fleksibilitas dan membuat kita bertanggung jawab untuk memenuhi tenggat waktu. Namun, proyek dengan tenggat waktu yang ketat adalah hal yang biasa, dan jadwal workback adalah alat terbaik untuk mengatasinya.

Alat manajemen proyek ClickUp mempertimbangkan kemungkinan gangguan yang terjadi selama proyek berlangsung. Manfaatkan 15+ tampilan untuk mengelola detail dan dapatkan tampilan holistik dengan mengklik tombol. Sesuaikan semua aspek jadwal, termasuk tugas, sub-tugas, daftar periksa, status, tag, dll. Mulailah dengan jadwal kerja Anda secara gratis- daftar ke ClickUp hari ini.