Menulis dan mengelola permintaan penawaran (RFP) bisa menjadi tantangan tersendiri. Ada banyak proses bisnis yang terlibat, baik jika Anda ingin bekerja sama dengan vendor baru dan perlu memastikan bahwa Anda mendapatkan penawaran kompetitif yang tepat, atau jika Anda adalah penawar potensial yang ingin mengubah proposal yang Anda menangkan menjadi kontrak yang menguntungkan bisnis Anda.
Untungnya, proses ini tidak perlu dilakukan secara manual. Faktanya, perangkat lunak RFP yang tepat dapat membuat perbedaan besar.
Tentu saja, Anda harus menemukan perangkat lunak yang tepat terlebih dahulu. Ada banyak pilihan di luar sana yang menjanjikan untuk membantu Anda mengoptimalkan alur kerja proposal Anda. Namun, tidak semua alat otomatisasi sama, dan hal ini tentu saja berlaku untuk perangkat lunak otomatisasi proposal. Itulah sebabnya, dalam panduan ini, kami akan fokus pada opsi perangkat lunak manajemen RFP terbaik untuk kebutuhan bisnis Anda.
Apa itu Perangkat Lunak Permintaan Proposal?
Perangkat lunak RFP menjelaskan alat apa pun yang membantu Anda mengembangkan, mengkategorikan, dan mengirim proposal kepada calon pelanggan sekaligus membantu proses evaluasi, presentasi, dan tanggapan untuk dokumen-dokumen tersebut dari sisi vendor.
Dengan kata lain, perangkat lunak RFP membantu Anda dan tim proposal Anda meminta dan mengelola tanggapan RFP Anda.
Detail di luar hal-hal mendasar ini dapat berbeda berdasarkan platform yang digunakan. Anda mungkin menemukan alat bantu lengkap yang membantu tim pengadaan dengan setiap bagian dari respons RFP. Atau, Anda dapat menemukan solusi manajemen yang bertujuan untuk membangun dan menyesuaikan templat proposal.
Tentu saja, pilihan Anda juga mencakup perangkat lunak analisis dokumen, yang tujuannya, lebih khusus lagi, untuk menganalisis dan melacak proposal untuk memfasilitasi pilihan vendor Anda.
Hasilnya, solusi ideal Anda akan bergantung pada kebutuhan Anda saat ini dan di masa depan untuk merampingkan dan mengotomatiskan proses. Terlepas dari nuansa tersebut, perangkat lunak RFP dapat menjadi bagian penting dari manajemen sumber daya untuk organisasi mana pun.
Apa yang Harus Anda Cari dalam Perangkat Lunak RFP?
Perangkat lunak RFP yang tepat dapat membantu Anda meminta, mengumpulkan, dan menindaklanjuti proposal yang telah dipoles dengan baik dan sesuai. Untuk mencapai hal ini, perangkat lunak terbaik cenderung memiliki beberapa karakteristik umum:
- Kemudahan penggunaan: Proses RFP itu rumit, dan perangkat lunak apa pun harus membantu menyederhanakan dan merampingkannya agar dapat dengan cepat mengirimkan proposal yang telah disempurnakan
- Perpustakaan template: Semakin banyak Anda dapat mengandalkan yang sudah adaTemplat RFPyang ada, semakin baik. Hal yang sama berlaku untuk tahap-tahap sebelumnya dalam proses penjualan, seperti menggunakanPermintaan Informasi (RFI) danproposal proyek template
- Kemampuan otomatisasi: Perangkat lunak proposal Anda jugaperangkat lunak otomatisasi dokumensolusi otomatisasi yang kuat yang dapat menghemat waktu Anda dalam proses tersebut
- Akses multi-pengguna: Tidak ada manajemen respons RFP yang terjadi dalam otomatisasi. Akses multi-pengguna memungkinkan tim penawaran yang lebih besar untuk berkolaborasi dengan mudah dalam menutup kesepakatan yang lebih baik dan lebih banyak
- Koneksi ke proses yang lebih besar: Proses RFP menjangkau semua bagian bisnis. Dalam kondisi terbaiknya, perangkat lunak Anda juga akan menghubungkan penawaran,proposal proyekdan proses peninjauan kontrak
- Fitur-fitur canggih: Kuesioner uji tuntas yang terintegrasi atau kecerdasan buatan (AI) dapat meningkatkan proses tersebut, sepertiAlat bantu penulisan AI yang membantu tim penjualan dan pemasaran membuat penawaran yang lebih baik dan meningkatkan kualitas respons
10 Alat Bantu RFP Terbaik yang Akan Digunakan pada Tahun 2024
Mari kita bahas. Berikut ini adalah opsi perangkat lunak proposal terbaik kami untuk tahun 2024, yang bertujuan membantu siapa saja, termasuk usaha kecil, kontraktor pemerintah, dan organisasi multisubsidi, untuk meningkatkan efisiensi dan mendapatkan proposal yang lebih baik untuk proyek-proyek mereka.
1. ClickUp 
Lihat 15+ tampilan di ClickUp untuk menyesuaikan alur kerja Anda dengan kebutuhan Anda
Untuk pemasaran dan tim penjualan tidak ada platform yang lebih baik daripada ClickUp untuk melacak kemajuan proposal Anda dan mengintegrasikannya ke dalam alat manajemen kerja yang lebih besar. Dengan ClickUp, Anda bisa mendapatkan semua yang Anda butuhkan untuk dokumentasi proyek dan pengoptimalan.
Mulailah dengan pustaka templat yang luas, termasuk templat Templat Proses RFP ClickUp . Templat ini membantu Anda melacak setiap bagian dari proses, termasuk menyusun permintaan penawaran asli dan mengelola setiap respons RFP dan proses peninjauan kontrak. Sepanjang prosesnya, tim penjualan dan proposal Anda akan selalu mendapatkan informasi terkait tugas, tenggat waktu, dan informasi penting lainnya.
Dan itu baru permulaan. Dokumen ClickUp bukan hanya solusi manajemen dokumen yang kuat tetapi juga memiliki banyak templat RFP dan Request for Quote (RFQ), sehingga Anda tidak perlu memulai dari awal dengan konten yang telah disetujui. Anda masih bisa meminta penawaran yang dipersonalisasi tetapi dengan tingkat konsistensi yang tidak bisa Anda capai tanpa templat.
Fitur terbaik ClickUp
- Daftar templat yang luas untuk memfasilitasi pembuatan proposal dan mengelola seluruh proses
- Integrasi manajemen proyek untuk memastikan Anda tidak hanya menyimpan dokumen penjualan tetapi juga memberikan tugas dan membangun alur kerja untuk memilih proposal terbaik setiap saat
- ClickUp AI serangkaian fitur canggih untuk mengubah platform menjadi alat tulis otomatis, perangkat lunak analisis dokumen, dan banyak lagi
- Integrasi Microsoft Word tingkat lanjut untuk memindahkan dokumen dengan cepat dari MS Word ke ClickUp
Keterbatasan ClickUp
- Tidak semua tampilan tersedia di aplikasi seluler
- ClickUp bukanlah perangkat lunak manajemen proposal khusus, yang dapat berarti kurva pembelajaran yang curam bagi pengguna yang hanya membutuhkan fungsi-fungsi tertentu
Harga ClickUp
- Gratis Selamanya
- Tidak terbatas: $7/bulan per pengguna
- Bisnis: $12/bulan per pengguna
- Perusahaan: Hubungi bagian penjualan untuk harga
- ClickUp AI tersedia untuk dibeli pada semua paket berbayar dengan harga $5 per anggota Workspace dan tamu internal per bulan
Peringkat dan ulasan ClickUp
- G2: 4.7/5 (8.900+ ulasan)
- Capterra: 4.6/5 (3.800+ ulasan)
2. Loopio
Melalui Loopio Khusus untuk tim penjualan yang secara teratur mengirimkan proposal, Loopio menggunakan perpustakaan konten terpusat. Untuk setiap proposal, alat ini mengambil konten dari perpustakaan tersebut untuk membuat proposal RFQ, RFP, dan RFI yang dipersonalisasi dan relevan yang bertujuan untuk menarik perhatian calon mitra.
Fitur terbaik Loopio
- Sistem terpusat yang membuat pengajuan proposal individu menjadi lebih mudah
- Mengaitkan blok konten dengan ahli bidang yang bertanggung jawab untuk memperbarui dan menyesuaikannya dalam dokumen individual
- Integrasi tingkat lanjut dengan alat-alat seperti Salesforce, Slack, dan MS Word untuk memungkinkan desain dokumen yang cepat dan meningkatkan efisiensi
- Antarmuka pengguna yang sederhana yang secara signifikan memfasilitasi proses pengajuan proposal
Keterbatasan Loopio
- Alat manajemen pengguna yang relatif sederhana ini mungkin tidak ideal untuk tim yang lebih kompleks
- Beberapa pengguna melaporkan bug perangkat lunak yang berulang, seperti ketidakmampuan untuk menyimpan perubahan pada blok konten
Harga Loopio
- Hal-hal penting: Hubungi bagian penjualan untuk mengetahui harga
- Plus: Hubungi bagian penjualan untuk mengetahui harga
- Tingkat Lanjut: Hubungi bagian penjualan untuk mengetahui harga
- Perusahaan: Menghubungi bagian penjualan untuk penetapan harga
Peringkat dan ulasan Loopio
- G2: 4.7/5 (490+ ulasan)
- Capterra: 4.6/5 (70+ ulasan)
3. Responsif
Melalui Responsif Sebelumnya dikenal sebagai RFPIO, Responsive adalah pemimpin dalam perangkat lunak manajemen tanggapan, berkat proses bertenaga AI yang bertujuan untuk mengotomatiskan proposal Anda. Perangkat lunak yang sama tidak hanya membuat RFP tetapi juga respons RFI, kuesioner keamanan, dan dokumen lainnya untuk membantu pengembangan bisnis Anda.
Fitur terbaik yang responsif
- Fitur Pencarian yang intuitif dan otomatis untuk menemukan konten sebelumnya dan mengubah perangkat lunak proposal Anda menjadi basis data konten yang komprehensif
- Mesin rekomendasi bertenaga AI untuk menyarankan konten dari basis data Anda yang paling sesuai dengan RFP yang ingin Anda ajukan
- Izin pengguna tingkat lanjut untuk memastikan tim Anda memiliki akses yang tepat ke proyek dan konten yang tepat, tanpa potensi masalah keamanan atau privasi
- Opsi impor dan ekspor untuk memindahkan proposal Anda ke dan dari sistem Manajemen Hubungan Pelanggan, Microsoft Word, dan alat bantu lain yang sudah Anda gunakan
Keterbatasan responsif
- Navigasi antar proyek tidak selalu intuitif, terutama ketika mengakses perpustakaan pusat untuk konten yang sering digunakan
- Keterbatasan jumlah proyek aktif dapat menyulitkan bagi organisasi yang lebih besar atau multi-anak perusahaan
Harga yang responsif
- Hubungi bagian penjualan untuk harga
Peringkat dan ulasan yang responsif
- G2: 4.6/5 (600+ ulasan)
- Capterra: 4.7/5 (70+ ulasan)
4. Qvidian
Melalui Qvidian Qvidian menonjol karena templatnya yang mudah disesuaikan dan alur kerja otomatis. Tetapi perangkat lunak RFP berbasis cloud ini juga dapat melakukan lebih banyak hal, dengan fitur kolaborasi virtualnya yang secara khusus bertujuan untuk membantu tim penawaran dan proposal yang terdistribusi berkolaborasi untuk membuat proposal terbaik setiap saat.
Fitur terbaik Qvidian
- Pembuat template bermerek untuk memastikan setiap proposal mewakili bisnis Anda secara positif
- Analitik tingkat lanjut untuk menganalisis waktu yang Anda habiskan untuk setiap proposal, tingkat kemenangan, dan metrik lain yang relevan
- Alat kolaborasi terintegrasi, seperti pesan langsung, agar tim dapat mengoptimalkan manajemen respons mereka
- Staf layanan terkenal yang menawarkan dukungan ekstensif dan gratis untuk semua pelanggan
Keterbatasan Qvidian
- Tidak ada opsi pencarian lanjutan, mengharuskan Anda mencocokkan kata kunci secara langsung untuk menemukan konten yang relevan
- Anda hanya bisa mengedit satu catatan dalam satu waktu, memperlambat Anda ketika mengerjakan banyak proposal
Harga Qvidian
- Hubungi bagian penjualan untuk harga
Peringkat dan ulasan Qvidian
- G2: 4.3/5 (60+ ulasan)
- Capterra: 4.5/5 (40+ ulasan)
5. RFP360
Melalui RFP360 Dalam banyak hal, RFP360 adalah mitra langsung dari Responsive, dan berasal dari perusahaan yang sama. Ini adalah perangkat lunak manajemen respons yang memungkinkan tim Anda menangani apa saja, termasuk manajemen permintaan serta negosiasi dan tinjauan kontrak.
Fitur terbaik RFP360
- Dasbor dinamis yang memungkinkan Anda memiliki gambaran umum yang berkesinambungan tentang proses RFP individual
- Perpesanan terpusat dankolaborasi waktu nyata alat bantu untuk meningkatkan proses evaluasi RFP Anda
- Manajemen respons berkemampuan AI yang menulis respons cepat terhadap pertanyaan vendor berdasarkan basis pengetahuan Anda yang sudah ada
- Berbagai ekstensi terintegrasi, termasuk kemampuan untuk menggunakan RFP Andabasis pengetahuan di MS Word atau mengumpulkan tanda tangan digital untuk kontrak Anda tanpa meninggalkan platform
Keterbatasan RFP360
- Proses orientasi dapat membuat frustasi tim yang tidak terbiasa dengan perangkat lunak RFP
- Tidak memungkinkan untuk mengunduh pertanyaan dari platform berbasis cloud dan mengelola tanggapan secara offline
Harga RFP360
- Hubungi bagian penjualan untuk harga
Peringkat dan ulasan RFP360
- G2: 4.4/5 (280+ ulasan)
- Capterra: 4.5/5 (270+ ulasan)
6. QorusDocs
Melalui QorusDocs QorusDocs membanggakan diri dalam membantu pengguna membuat proposal yang lebih baik dengan lebih cepat sebagai berbasis cloud perangkat lunak manajemen proposal dengan pengoptimalan efisiensi. Antarmuka dan alur kerjanya yang ramping memungkinkan Anda membuat proposal yang dipersonalisasi dalam hitungan menit, sehingga Anda dapat mempercepat kecepatan kesepakatan dan mengurangi pekerjaan yang berulang.
Fitur terbaik QorusDocs
- Pendekatan kustomisasi massal, dengan pusat templat yang luas, Anda bisa dengan cepat beradaptasi untuk bisnis Anda dan setiap proyek
- Opsi penulisan proposal AI untuk membuat draf awal yang dapat disempurnakan berdasarkan RFP
- Fitur pengembangan bisnis yang komprehensif, termasuk templat untuk presentasi dan pernyataan kerja yang mengikuti RFP
- Fungsi pencarian lanjutan, yang disukai pengguna, karena mereka dapat menelusuri konten yang ada dari perpustakaan dan proposal sebelumnya
Keterbatasan QorusDocs
- Anda tidak dapat mengurutkan kampanye dan dokumen karena pengurutan otomatis berdasarkan tanggal pembuatan
- Beberapa pengguna melaporkan adanya kelambatan saat memuat proposal dan blok konten
Harga QorusDocs
- Hubungi bagian penjualan untuk mengetahui harga
Peringkat dan ulasan QorusDocs
- G2: 4.4/5 (140+ ulasan)
- Capterra: 4.7/5 (80+ ulasan)
7. PandaDoc
Melalui PandaDoc Lebih dari sekadar perangkat lunak RFP, PandaDoc menjanjikan untuk membantu bisnis dengan proposal, penawaran, dan manajemen kontrak, yang berarti menarik bisnis baru melalui pembuatan proposal adalah proses yang mudah dan ramping, begitu juga dengan membuat dan menandatangani kontrak akhir untuk membawa pulang bisnis baru tersebut.
Fitur terbaik PandaDoc
- Pembuat dokumen seret dan lepas, memungkinkan Anda menggunakan templat atau memulai dari awal untuk membuat dokumen yang efisien dan dapat ditandatangani
- Kolaborasi, komentar, dan proses persetujuan secara real-time untuk melibatkan semua orang dalam tim
- Integrasi CRM bawaan untuk menyederhanakan proses e-procurement Anda untuk bisnis baru
- Alat bawaan untuk tanda tangan digital, sehingga memudahkan untuk menandatangani dokumen secara elektronik dan membuatnya mengikat secara hukum
Keterbatasan PandaDoc
- Struktur dokumen yang berlawanan dengan sistem pengarsipan berbasis cloud
- Kemampuan pengeditan gambar yang terbatas atau tidak ada di dalam dokumen
Harga PandaDoc
- Essentials: $19/bulan per pengguna
- Bisnis: $49/bulan per pengguna
- Perusahaan: Hubungi bagian penjualan untuk harga
Peringkat dan ulasan PandaDoc
- G2: 4.7/5 (2.000+ ulasan)
- Capterra: 4,5/5 (1.000+ ulasan)
8. Dapat diterapkan
Melalui Proposisi.. Dengan Proposable, perusahaan dari semua ukuran dapat membuat, melacak, dan menandatangani dokumen penjualan mereka dengan cara yang efisien dan otomatis. Alat ini bertujuan untuk mengotomatiskan seluruh proses proposal, menyisakan sedikit tugas manual atau tugas berulang yang dapat memperlambat persiapan dan penutupan kesepakatan.
Fitur-fitur terbaik Proposable
- Notifikasi email dan SMS ke tim Anda setiap kali klien potensial melihat proposal
- Analisis tingkat lanjut untuk menempatkan dokumen penjualan Anda di corong yang lebih besar untuk mendapatkan wawasan tentang saluran penjualan Anda
- Templat dokumen tingkat lanjut untuk hampir semua industri dan kasus penggunaan
- Editor seret dan lepas yang juga memungkinkan Anda mengedit secara langsung melalui HTML dan Cascading Style Sheets untuk tata letak dan gaya tingkat lanjut
Keterbatasan yang mungkin terjadi
- Melihat dokumen di luar perangkat lunak dapat menjadi masalah karena kurangnya integrasi MS Word dan masalah pemformatan dalam alat pengekspor PDF
- Banyak fitur canggih yang membuat Proposable menjadi pilihan perangkat lunak RFP teratas hanya tersedia dalam tingkat harga tertinggi
Harga Proposable
- Perorangan: $19/bulan per pengguna
- Tim: $39/bulan per pengguna
- Perusahaan: $500+/bulan
Peringkat dan ulasan yang dapat diberikan
- G2: 4.3/5 (70+ ulasan)
- Capterra: 4.4/5 (100+ ulasan)
9. Mengusulkan
Melalui Mengusulkan Proposify secara khusus diperuntukkan bagi perusahaan kreatif, dan semua perancang akan segera terbiasa dengan antarmukanya yang mirip Adobe InDesign. Orang lain akan menghargai analisisnya yang disempurnakan, termasuk data tentang bagian mana dari dokumen Anda yang paling banyak dilihat dan berinteraksi.
Fitur terbaik Proposify
- Manajemen konten dan merek yang disempurnakan yang memastikan semua dokumen Anda segera sesuai dengan pesan dan visual yang Anda inginkan
- Opsi keamanan data yang menawarkan fitur privasi dan izin pengguna yang disempurnakan
- Analisis yang masuk ke bagian proposal individual dan melacak kinerja proposal dari waktu ke waktu untuk mendapatkan wawasan tentang tren dan prakiraan bisnis baru
- Fitur pengeditan klien yang menyederhanakan proses penjualan dan meningkatkan waktu bagi Anda untuk menutup proposal yang menang
Tentukan batasan
- Beberapa pengguna melaporkan kinerja yang tidak merata, dengan beberapa kali waktu henti perangkat lunak dalam satu bulan tertentu
- Perusahaan kecil mungkin tidak mendorong bisnis yang cukup untuk menjustifikasi biaya atau memanfaatkan fitur-fiturnya yang paling bermanfaat
Mengusulkan harga
- Paket Tim: $49/bulan per pengguna
- Rencana bisnis: Hubungi bagian penjualan untuk harga
Mengusulkan peringkat dan ulasan
- G2: 4.7/5 (2.000+ ulasan)
- Capterra: 4,7/5 (2.000+ ulasan)
10. Proposal yang Lebih Baik
Melalui Proposal yang Lebih Baik Proposisi nilai inti ada pada nama perusahaan. Perangkat lunak ini berusaha membuat pembuatan proposal menjadi mudah, bahkan untuk usaha kecil. Setelah Anda memahami antarmukanya, Anda bisa membuat dokumen yang indah dalam hitungan menit untuk dikirim ke calon klien-belum lagi menutup kesepakatan dengan manajemen kontrak.
Fitur-fitur terbaik Better Proposals
- Pasar kreatif yang menawarkan perpustakaan gambar, visual, dan templat yang tampaknya tak terbatas
- Editor intuitif yang memudahkan pembuatan dokumen penjualan, bahkan untuk pengguna baru
- Fitur tanda tangan dan pembayaran terintegrasi yang mengoptimalkan proses e-procurement Anda
- Integrasi yang luas dengan CRM dan alat layanan pelanggan,manajemen tugas platform, dan banyak lagi
Batasan Proposal yang Lebih Baik
- Proses penyiapan dan orientasi terkadang membingungkan
- Tidak ada opsi penyimpanan atau pemulihan otomatis saat mengedit dokumen secara online
Harga Proposal yang Lebih Baik
- Pemula: $19/bulan per pengguna
- Premium: $29/bulan per pengguna
- Perusahaan: $49/bulan per pengguna
Peringkat dan ulasan Proposal yang Lebih Baik
- G2: 4.4/5 (40+ ulasan)
- Capterra: 4.8/5 (140+ ulasan)
Tingkatkan Proses Pengadaan Anda Dengan Perangkat Lunak Manajemen Proposal yang Tepat
Bagaimana Anda bisa menemukan alat bantu untuk mengoptimalkan kerja dan efisiensi tim proposal Anda?
Masukkan ClickUp, yang lebih dari sekadar manajemen proposal; ClickUp adalah alat berbasis cloud yang dapat membantu seluruh proses pengembangan bisnis Anda. Itu termasuk menyediakan templat RFP dan RFI untuk tim penjualan dan proposal Anda agar dapat dengan cepat menyusun formulir standar, tetapi juga lebih dari itu.
Melalui proses manajemen konten terintegrasi ClickUp, tim kontrak proposal Anda dapat berkolaborasi dengan lancar dalam mengkategorikan tanggapan dan melanjutkan ke tahap penting berikutnya untuk mengubah konten yang disetujui menjadi kontrak. Sementara itu, fitur-fitur utama yang canggih, seperti AI, memudahkan untuk membuat permintaan proposal yang bebas dari kesalahan sehingga lebih mudah untuk dievaluasi.
Yang terbaik dari semuanya, Anda bisa mencoba ClickUp melalui Paket Gratis Selamanya, tanpa kewajiban apa pun. CFO bisnis kecil dan tim kontrak, misalnya, bisa mencoba semua yang ditawarkan solusi manajemen ini sebelum sepenuhnya berkomitmen untuk membayar biaya bulanan.
Jadi, apa lagi yang Anda tunggu? Buat akun ClickUp gratis Anda hari ini dan mulai mengoptimalkan manajemen proposal Anda secara menyeluruh.