Gagasan untuk melakukan peningkatan yang konsisten, teratur, dan bertahap pada pekerjaan ada di mana-mana. Toyota memperkenalkan Kaizen, Motorola menciptakan Six Sigma, dan Tim teknik yang gesit menggunakan peningkatan berkelanjutan.
Tema menyeluruhnya adalah peningkatan terus-menerus untuk mencegah stagnasi dalam bisnis Anda.
Perbaikan ini memiliki banyak sekali bentuk. Ini bisa sesederhana memindahkan produk tertentu ke konter pembelian impulsif di supermarket atau menata ulang seluruh jalur perakitan untuk mengurangi limbah.
Apa pun bentuknya, selalu ada ruang untuk perbaikan. Anda dapat membuat perubahan yang signifikan efisiensi yang signifikan dengan memperhatikan proses Anda dan mengoptimalkannya secara teratur.
Baca dan pelajari cara menggunakan konsep dan metode pengoptimalan proses untuk merampingkan operasi bisnis Anda.
Apa itu Pengoptimalan Proses?
Optimalisasi proses adalah aktivitas berkelanjutan dalam mengamati, memahami, meningkatkan, menguji, dan merampingkan proses bisnis untuk memaksimalkan hasil bisnis yang diinginkan seperti keluaran, efisiensi, produktivitas, profitabilitas, atau mengurangi biaya / pemborosan.
Jenis-jenis Optimasi Proses
Bergantung pada proses, skala, dampak, langkah-langkah yang terlibat, dan tujuan bisnis, ada berbagai metode optimasi proses. Beberapa jenis pengoptimalan proses yang paling umum adalah:
Pengoptimalan titik
Beberapa situasi dapat dioptimalkan dengan cepat-mengidentifikasi kesenjangan dan mengambil langkah segera untuk memperbaikinya. Misalnya, jika manajer proyek menemukan beberapa tugas yang terlewatkan, mereka dapat membuat daftar periksa.
Buat daftar periksa sederhana dari tugas-tugas di seluruh Ruang Kerja Anda untuk dengan cepat memeriksa prioritas, status, dan tanggal penting
Pengoptimalan sistem
Beberapa pekerjaan lainnya membutuhkan pendekatan yang lebih strategis. Seorang manajer teknik yang menerapkan lusinan layanan mikro ke cloud mungkin ingin mempelajari seluruh proses dengan cermat untuk memahami langkah-langkah yang saling terkait dan melakukan perbaikan secara menyeluruh.
Buat proses dukungan Anda di alat bantu Mind Maps ClickUp untuk memvisualisasikan seluruh alur kerja
Pengoptimalan ramping
Dipopulerkan oleh metodologi Kaizen, pengoptimalan ramping berfokus pada pengurangan limbah. Hal ini sering kali dicapai dengan otomatisasi, kolaborasi, dan merampingkan alur kerja .
Otomatisasi secara otomatis memicu hasil ketika suatu tindakan terjadi di ClickUp
Optimalisasi proses penambangan
Terlihat dalam rekayasa dan pengembangan perangkat lunak, ini menggunakan data dan pemantauan berkelanjutan untuk mengidentifikasi kemacetan dan inefisiensi.
Optimalisasi Six Sigma
Biasanya berfokus pada konsistensi, menggunakan data untuk mengidentifikasi cacat dan variasi.
Pemodelan proses dan simulasi
Sebagai salah satu langkah yang paling sering digunakan dalam sebagian besar program pengoptimalan proses, langkah ini melibatkan visualisasi dan secara aktif menguji berbagai versi peningkatan proses untuk mengidentifikasi yang terbaik.
Terlepas dari jenisnya, langkah-langkah dasar dalam merancang pengoptimalan proses yang efektif tetap konstan. Itulah yang akan kita bahas selanjutnya.
Teknik Pengoptimalan Proses
1. Mengidentifikasi dan memprioritaskan proses yang akan dioptimalkan
Setiap proses memiliki potensi untuk dioptimalkan. Analis bisnis yang baik akan tahu apa yang harus dioptimalkan dan kapan. Sebagai praktik terbaik, mulailah dengan mengajukan pertanyaan-pertanyaan berikut kepada tim proyek.
- Proses bisnis apa yang memakan waktu terlalu lama?
- Proses apa yang terlalu sering gagal?
- Di mana pemborosan terjadi?
- Tim mana yang menunggu informasi/persetujuan, dll.?
- Proses mana yang tidak menghasilkan hasil yang memenuhi standar yang ditetapkan dalam organisasi?
Pertanyaan-pertanyaan ini akan memberi Anda daftar proses yang perlu dioptimalkan. Setelah Anda mendapatkannya, mulailah membuat prioritas. Ketika melakukan hal tersebut, pertimbangkan tiga faktor: upaya yang terlibat, gangguan yang diharapkan, dan hasil yang potensial.
Jika Anda baru saja mulai mengoptimalkan proses bisnis dalam organisasi, Anda mungkin ingin memprioritaskan proses yang membutuhkan upaya moderat, menyebabkan gangguan minimal, dan memberikan hasil yang sedang hingga tinggi.
Matriks Upaya Dampak ClickUp
dirancang untuk membantu Anda mengevaluasi dampak dan biaya dengan cepat dan akurat sehingga Anda tahu proses apa yang harus mendapat prioritas tertinggi.
Hal ini membantu membuat perubahan tanpa mengganggu proses yang sedang berjalan sambil menunjukkan hasil.
Jika Anda memiliki proses yang sudah matang pengoptimalan alur kerja anda mungkin memilih proses bisnis yang membutuhkan upaya tinggi dan menyebabkan gangguan tinggi namun memberikan hasil yang tinggi. Risiko gangguan mungkin layak dipertimbangkan dengan hasil yang akan diberikan.
2. Menganalisis dan memetakan proses saat ini
Saat melakukan langkah sebelumnya, Anda mungkin telah memahami dasar-dasar dari apa yang dibutuhkan oleh proses tersebut. Sekarang, saatnya untuk menganalisisnya secara lebih menyeluruh.
**Buatlah daftar setiap langkah proses sedetail mungkin. Bicaralah dengan tim proyek. Jika mereka berkolaborasi dengan departemen lain, bicaralah dengan mereka juga.
Visualisasikan bagaimana tugas mengalir ke setiap tahap proyek dan kategorikan ke dalam tujuan, aktivitas, dan item tindakan dengan Templat Peta Proses ClickUp Catat setiap kekurangan/ ketidakefisienan dalam setiap langkah. Misalnya, dalam proses hutang piutang, mengunggah faktur ke sistem ERP mungkin memakan waktu terlalu lama, sehingga perlu diotomatisasi. Di departemen pemasaran, beberapa desain mungkin tidak sesuai dengan merek, sehingga membutuhkan langkah-langkah kontrol kualitas .
**Tanyakan mengapa prosesnya seperti itu. Sering kali, tim operasi mengubah proses yang ada tanpa memahami dengan jelas proses yang ada saat ini.
Hal ini dapat menimbulkan dampak buruk pada bagian lain dari proses atau proses lain yang terhubung.
Setelah Anda mendokumentasikan analisis ini, memetakan prosesnya secara visual. Sertakan proses-proses terkait untuk memahami keseluruhan lanskap.
Gunakan Bagan Gantt untuk menyebarkannya selama beberapa waktu. Hal ini membantu kita melihat proses-proses ini dengan jelas dan menempatkannya dalam berbagai skenario.
Tampilan Gantt Chart di ClickUp memungkinkan Anda untuk menjadwalkan tugas, mengikuti perkembangan proyek, mengelola tenggat waktu, dan menangani kemacetan.
3. Melakukan curah pendapat untuk perbaikan proses bisnis
Pikirkan berbagai perbaikan yang dapat Anda lakukan pada proses bisnis yang tidak efisien. Mintalah saran dari tim proyek-seringkali, mereka yang paling tahu apa yang mereka butuhkan.
Ambil inspirasi dari departemen lain yang mungkin telah menyelesaikan masalah ini. Jelajahi semua solusi yang memungkinkan.
Suara peta pikiran adalah cara yang bagus untuk mendokumentasikan semua ide ini tanpa takut akan halaman kosong atau keterbatasan baris dan kolom.
Rencanakan dan atur proyek, ide, atau tugas yang ada di ClickUp untuk mendapatkan garis besar visual terbaik
4. Memprioritaskan peningkatan
Diskusikan masing-masing secara rinci setelah Anda memiliki daftar kemungkinan pengoptimalan proses. Identifikasi yang paling mungkin untuk menyelesaikan masalah dan memberikan hasil yang diinginkan sambil tetap berada dalam batasan operasional dan anggaran.
Sebagai contoh, jika masalahnya adalah keterlambatan yang disebabkan oleh pengunggahan faktur kertas secara manual ke ERP, maka perbaikan proses yang mungkin dilakukan adalah peningkatan proses:
- Menerapkan program pemindaian bertenaga AI yang secara otomatis mengekstrak data dan memperbarui ERP. Ini berbiaya tinggi, upaya tinggi dengan ROI yang masih bisa diperdebatkan
- Menambahkan lebih banyak staf untuk melakukanentri data mahal dan tidak dapat diskalakan
- Meminta semua vendor untuk mengirim faktur digital melalui email. Ini berbiaya rendah, membutuhkan usaha yang tinggi, dan memiliki siklus perubahan yang panjang
Berdasarkan prioritas dan kendala Anda, pilihlah solusi yang tepat untuk Anda.
5. Menguji perbaikan proses
Sebelum Anda mengimplementasikan peningkatan proses, ujilah dalam skala yang lebih kecil. Anda dapat melakukan ini dengan menerapkan perubahan pada sekelompok kecil pengguna atau untuk waktu yang singkat.
Pantau tanggapan pengguna terhadap perbaikan tersebut. Ukur hasilnya. Kumpulkan umpan balik kualitatif dan kuantitatif dari semua pemangku kepentingan untuk memastikan tujuan Anda tercapai.
Seret dan letakkan bidang khusus ke dalam tampilan Formulir untuk membuat survei komprehensif atau mengumpulkan umpan balik di ClickUp 3.0
Pelajari lebih lanjut tentang ClickUp's Pemformatan bersyarat Tampilan formulir untuk membuat formulir yang lebih cerdas!
6. Menerapkan dan meningkatkan
Jika pengujian Anda berhasil, terapkan untuk seluruh organisasi sambil mempersiapkan manajemen perubahan.
- Berikan edukasi kepada semua pemangku kepentingan tentang perubahan yang telah Anda lakukan
- Undang mereka untuk mengajukan pertanyaan dan merespons secara proaktif
- Siapkan sistem untuk mengatasi masalah yang mungkin mereka hadapi karena pengoptimalan proses yang telah Anda terapkan
- Rancang metrik dan mekanisme untuk mengukur hasil dalam skala besar
Yang terpenting, pantau bagaimana setiap pengguna mengadopsi proses baru. Identifikasi peluang potensial untuk mengoptimalkannya lebih lanjut. Selalu buka kotak masuk Anda untuk menerima umpan balik.
Manfaat dan Tantangan Pengoptimalan Proses
Pengoptimalan proses dapat menjadi upaya yang kompleks. Hal ini melibatkan membuat perubahan kecil namun signifikan pada proses yang dilakukan setiap hari, sering kali secara tidak sadar. Setiap pengoptimalan proses memiliki beberapa tingkat gangguan.
Satu-satunya perbedaan antara yang berhasil dan yang lainnya adalah bahwa hasil yang pertama lebih besar daripada efek gangguannya. Pengoptimalan proses yang baik dapat menguntungkan Anda dalam beberapa hal berikut ini.
Manfaat dari pengoptimalan proses
Contoh Proses Penjualan dalam sebuah organisasi
- Meminimalkan ketidakefisienan: Sering kali, manfaat yang paling signifikan dari mengoptimalkan proses adalah menghilangkan ketidakefisienan. Hal ini mengurangi waktu, upaya manual, kehilangan hasil, dll., untuk memungkinkan tim melakukan lebih banyak hal dengan lebih sedikit.
- Penghematan biaya: Proses yang dioptimalkan meminimalkan pemborosan dan mencegah hilangnya produktivitas sebagai bagian dari proses. Hal ini menghemat biaya bagi organisasi. Misalnya, jika seorang pengembang menunggu selama enam jam untuk menyediakan lingkungan cloud, mengurangi hal tersebut dapat menghemat produktivitas dan kompensasi.
- **Meningkatkan kualitas: Proses yang kuat adalah dasar dari hasil yang berkualitas. Optimalisasi proses memastikan semua prosedur kualitas dipatuhi, sehingga meningkatkan produk akhir.
- Memupuk kolaborasi: Meskipun sebuah proses biasanya merupakan serangkaian langkah, banyak proses yang melibatkan banyak orang atau tim yang bekerja bersama. Proses yang dioptimalkan membutuhkan pembagian pengetahuan dan serah terima yang lancar di antara mereka. Pengoptimalan proses yang berkelanjutan memungkinkan hal ini, mendorong kolaborasi yang lebih kuat.
- Mengurangi risiko: Manfaat yang sering diabaikan dari pengoptimalan proses adalah kemampuannya untuk mengurangi risiko secara signifikan. Dalam layanan keuangan, proses yang dioptimalkan dengan baik dapat mencegah penipuan. Dalam layanan kesehatan, hal ini dapat menyelamatkan nyawa. Dalam perangkat lunak, hal ini dapat meminimalkan pelanggaran keamanan dan memperkuat privasi, kerahasiaan, keamanan, dan postur kepatuhan.
Intervensi operasional yang dapat memberikan manfaat luar biasa seperti itu tidak datang tanpa tantangan. Mari kita telusuri apa saja yang mungkin akan Anda temui dalam perjalanan optimalisasi proses Anda dan cara mengatasinya.
Tantangan pengoptimalan proses
- Pandangan yang terbatas terhadap proses: Seringkali, orang langsung melakukan perubahan pada proses yang mereka anggap tidak efisien. Jadi, mereka melakukan perubahan tanpa memahami dampaknya terhadap orang, proses, dan alur kerja yang terhubung. Bayangkan memindahkan kantin ke teras untuk menghemat penerangan karena tidak memiliki akses kursi roda. Perubahan seperti itu dapat menimbulkan konsekuensi yang kontraproduktif.
- Kompleksitas proses: Tidak semua proses itu sederhana dan berurutan. Oleh karena itu, mengubah satu langkah dapat membuat proses kompleks lainnya runtuh seperti tumpukan kartu.
- Resistensi terhadap perubahan: Orang sering menolak perubahan, meskipun mereka tidak langsung menolaknya. Mereka mungkin secara tidak sadar terus mengikuti proses yang lama, sehingga menyebabkan inefisiensi bagi diri mereka sendiri dan orang lain.
- ROI yang tidak memadai: Sebagian besar program pengoptimalan proses mencari laba atas investasi melalui peningkatan penjualan, produktivitas, kecepatan, dll. Proses bisnis yang tidak dapat menghasilkan keuntungan seperti itu mungkin akan diabaikan, sehingga kehilangan peluang yang signifikan.
- **Kurangnya dukungan dari pimpinan: Perubahan kecil dan bertahap sering kali berada di luar radar kepemimpinan bisnis. Hal ini membuat pengoptimalan proses tersebut menjadi lebih sulit untuk diimplementasikan dan diterapkan.
Seperti yang Anda lihat, tantangan-tantangan ini tidak terletak pada pengoptimalan proses itu sendiri, melainkan pada implementasinya. Dengan hak alat peningkatan proses anda dapat mengatasi tantangan-tantangan ini dan merampingkan operasi. Inilah caranya.
Cara Menggunakan Alat untuk Meningkatkan Optimalisasi Proses
Kita hidup di dunia yang memiliki banyak alat. Ada banyak sekali alat bantu untuk kolaborasi, manajemen proyek komunikasi, dan sebagainya. Manfaatkan kumpulan alat yang tepat untuk meningkatkan hasil dari upaya pengoptimalan proses Anda.
Tingkatkan produktivitas dengan kolaborasi manajemen tugas dengan memberikan tugas, menandai komentar, dan berbagi rekaman layar dalam satu platform
Mengumpulkan data yang akurat dan relevan
Pengumpulan data bukanlah aktivitas yang dilakukan sekali saja. Oleh karena itu, Anda memerlukan pendekatan sistematis dari berbagai perspektif untuk membuat pengumpulan data Anda efektif.
**Lakukan survei untuk memahami kekhawatiran tim terhadap proses yang ingin Anda optimalkan
Gunakan pelacak waktu untuk mengukur berapa lama setiap langkah dalam proses. The Pelacak waktu ClickUp adalah alat yang sangat baik untuk melakukan ini. Anda dapat memulai/menghentikan pengatur waktu atau secara manual menambahkan waktu yang dihabiskan. Anda dapat melakukannya di mana saja-mobile, browser, atau aplikasi bawaan.
Lihat arsip proyek yang sudah selesai untuk mempelajari lebih lanjut tentang bagaimana tugas-tugas dilakukan. Lihat komentar dan daftar periksa untuk menganalisis proses saat ini.
Berkolaborasi secara efektif
Tidak ada proses yang dapat dioptimalkan dengan sukses tanpa kolaborasi, baik saat mengumpulkan data, curah pendapat, mengimplementasikan perubahan, atau mengukur hasil. Lakukan hal ini dengan benar dengan alat kolaborasi modern.
Gunakan ClickUp Notepad untuk membuat catatan dan membaginya dengan tim. Apa lagi? Gunakan fitur Alat-alat AI untuk mengoreksi dan meringkasnya juga.
Peringkasan Utas di ClickUp AI
Gunakan alat bantu seperti Papan Tulis ClickUp untuk memvisualisasikan proses bisnis. Seret dan letakkan langkah-langkah, tambahkan ketergantungan, dan buat semua orang dapat berkomentar. Hal ini menciptakan visibilitas yang komprehensif, membuat semua orang berada di papan yang sama!
Anda juga dapat menggunakan ClickUp Peta Pikiran untuk mensimulasikan potensi peningkatan dan memungkinkan tim untuk membuat anotasi juga.
Debat ide. Mengusulkan perubahan pada dokumen, seperti Membuka Dokumen mengundang anggota tim untuk meninjau dan memberikan umpan balik. Gunakan fitur komentar untuk memperdebatkan perbaikan yang Anda sarankan, jelajahi pro dan kontra secara asinkron.
Rencanakan dan Sajikan Proses yang Lebih Baik di Seluruh Tim Anda
Tantangan seputar penolakan terhadap perubahan dan kepemimpinan dukungan dapat diatasi dengan perencanaan, presentasi, dan komunikasi yang lebih baik. Kami punya alat untuk itu!
Gunakan Tampilan Bagan Gantt ClickUp untuk memvisualisasikan proses dari waktu ke waktu. Buat tampilan sebelum dan sesudah untuk menunjukkan perbedaan yang dihasilkan oleh pengoptimalan proses. Hal ini akan membantu tim membayangkan potensi keuntungan dari menerima perubahan.
Merampingkan proses yang terhubung dengan Ketergantungan ClickUp . Tautan terkait tugas, pelanggan, pesanan, transaksi, pengguna, laporan bug, dokumen, dll. Lihat semua hubungan dan ketergantungan di satu tempat untuk membuat keputusan yang tepat.
Gunakan Otomatisasi ClickUp untuk melakukan pekerjaan yang sibuk. Secara otomatis mengubah penerima tugas, dan prioritas, dan menerapkan tag untuk mempercepat program pengoptimalan proses. Memicu tugas berdasarkan tindakan atau kondisi apa pun.
ClickUp adalah satu-satunya platform produktivitas yang menghadirkan semua pekerjaan Anda di satu tempat. Dengan kekuatan berbagai fitur bawaan yang dirancang untuk memberi Anda kendali atas proses Anda, ini adalah tempat terbaik untuk memulai proyek pengoptimalan proses Anda.