Hogyan állítsa be a ClickUp-ot ügynökségi tevékenységekhez

Ha egyszerre több ügyfélprojektet futtat, a kis késések gyorsan felhalmozódhatnak.

A fontos részleteket kihagyó briefek lassíthatják a projekt elindítását, míg a szétszórt eszközök lassíthatják a felülvizsgálatokat. Ezért fontosak az ügynökségi projektmenedzsment eszközök.

A ClickUp egy konvergált AI munkaterületet biztosít, amelyet az ügynökség összes működéséhez felhasználhat. Ugyanazon a rendszeren keresztül végezheti az ügyfelek felvételét, a projektek hatókörének meghatározását, a teljesítést, a kommunikációt, a jóváhagyásokat és a jelentéseket, ami időt takarít meg és növeli csapata termelékenységét.

Ebben a cikkben lépésről lépésre bemutatjuk, hogyan állíthatja be a ClickUp-ot ügynöksége működéséhez.

⭐Kiemelt sablon

Ahogy ügynöksége növekszik, a teljesítés egyre bonyolultabbá válik. Ekkor az ügynökség menedzsmentje nehezebben szabványosíthatóvá válik, még akkor is, ha munkatársai kiváló munkát végeznek.

A ClickUp ügynökségkezelési sablonja kiváló kiindulási pont, mivel az ügynökség teljes működési ciklusát lefedi. Az értékesítési folyamatoktól és a projekt hatókörének meghatározásától kezdve az ügyfelek bevonásán, a projekt megvalósításán és az ügyfelek visszajelzésein át minden folyamatot lefed.

Ingyenes sablon

Ami az ügynökségi működéshez valóban szükséges (mielőtt bármilyen eszközt beállítana)

Az ügynökségi működés összeomlik, ha a folyamatok csak az emberek fejében léteznek. Ahogy a ügyfélprojektek száma növekszik, a munka egyre több szerepkört és határidőt érint. Ekkor a kihagyott részletek és a lassú jóváhagyások késedelmes feladatokká válnak.

Mielőtt bármilyen projektmenedzsment eszközt beállítana, tisztázza, hogy ügynöksége munkafolyamatainak minden héten mire van szükségük.

✅ Ezek azok a követelmények, amelyek az ügynökség növekedése során biztosítják az ügynökség működésének stabilitását:

Megbízható felvétel és hatókör meghatározás

Ha a kérések csevegési szálakon és félig kitöltött e-maileken keresztül érkeznek, a projekt hatálya homályos marad. A projektmenedzserek időt pazarolnak az alapvető információk kinyerésére. Ezután a bevezetési terv félúton megváltozik, mert a brief soha nem volt igazán „kész”.

Szeretne egy olyan „kész” definíciót, amely az ügynökség összes projektjében egységes:

A valós életben is működő átláthatóság

A láthatóság nem csak a feladatok listájának megtekintéséről szól. Az ügynökség működésének átláthatóságára van szükség, amely gyorsan megválaszolja a következő három kérdést:

Ez az a pont, ahol sok ügynökségi projektmenedzsment eszköz elbukik a digitális ügynökségek esetében. Megmutatják a tevékenységeket, de nem azt, hogy mi az, ami valóban biztonságos.

Kapacitás és munkaterhelés átláthatósága

A munkaterhelés kezelése nem valami, amit akkor végez el, amikor a hét már nem a terv szerint alakul. Ez egy tervezési szokás, amely segít előre megtervezni az egész csapat rendelkezésre állását.

Ahhoz, hogy ez praktikus legyen, előre döntse el, hogyan fogja becsülni a munkát. Sok ügynökség egyszerűen így csinálja:

Meghatározott jóváhagyási út

A jóváhagyások elakadnak, ha senki sem tudja, mit jelent a „jóváhagyás”, hova kell a visszajelzéseket küldeni, vagy ki írja alá. Ideális esetben egyértelmű jóváhagyási útvonalra van szükség, amelynek lépései következetesek, így a csapat tagjai teljes bizonyossággal haladhatnak előre.

Egy hasznos jóváhagyási folyamat a következőket tartalmazza:

Mérhető felelősségvállalás

Az ügynökségi munka akkor halad, ha minden feladatnak megvan:

Ha a felelősség megosztása nem egyértelmű, a munka megakad. A PMI jelentése szerint a beruházások 11,4%-a pazarolódik el a gyenge projekt teljesítmény miatt, ezért a mérhető végrehajtás még a kreatív munkában is fontos.

Ha először ezeket a követelményeket hangolja össze, akkor az olyan operatív eszközök, mint a ClickUp, bevezetése sokkal könnyebbé válik. A munkaterület struktúráját az ügynökség csapatainak tényleges munkavégzéséhez igazíthatja, ahelyett, hogy a folyamatot az eszközhöz kellene igazítania.

Hogyan állítsa be a ClickUp-ot ügynökségi tevékenységekhez (lépésről lépésre)

Ha ügynökségnél dolgozik, a projektek megvalósítása ritkán követ strukturált utat. A kampány a ügyfél visszajelzései alapján változhat, vagy a bevezetési terv módosulhat, ha egy érdekelt fél későn csatlakozik. Ezenkívül a csapat tagjai mindent kezelnek, az ügyfélprojektektől az új üzletekig, miközben a last minute kérésekkel is foglalkoznak.

Ez a keverék normális az ügynökségi életben, de nyomást gyakorol a projektmenedzsment működésére.

Itt kezdődik a munka elszóródása, ami káros hatással van a teljesítésre. Ez akkor jelentkezik, amikor az ügynökségi projektmenedzsment eszközök fel vannak osztva feladatok, dokumentumok, jóváhagyások és jelentések között. Ez oda vezet, hogy a frissítések kimaradnak, és a késedelmes feladatok a hét végén jelennek meg.

Az AI terjedése egy újabb réteget ad hozzá. Ha különböző csapatok különböző AI eszközöket használnak a briefek, összefoglalók és értekezletek jegyzetekhez, akkor az eredmények személyenként és folyamatonként eltérőek lesznek. Nehezebb lesz ellenőrizni, mi változott, és nehezebb lesz megismételni, mi működött.

A ClickUp mindkét feladatot ellátja, mivel ügynökségek számára konvergált AI-munkaterületként működik. A tervezést, a végrehajtást, az együttműködést és az AI-támogatást egy ClickUp-munkaterületen belül tartja, így az ügyfélprojektek a felvételtől a teljesítésig összekapcsolva maradnak.

✅ Íme a 10 lépés a ClickUp ügynökségi működéshez igazodó bevezetéséhez.

1. lépés: Tervezze meg a munkaterület architektúráját

Ha a ClickUp munkaterületének felépítése nem egyértelmű, a különböző csapatok eltérő szabályokat hozhatnak létre. Ez az ügynökségi projektek egyenetlen nyomon követéséhez és zavarhoz vezet a feladatok kiosztásában.

A ClickUp hierarchia praktikus módszert kínál a teljesítés strukturálására, így ügynöksége munkafolyamata konzisztens marad, miközben egyre több ügyfélprojektet vesz fel. A ClickUp terek, mappák és listák felhasználhatók az ügynökségi munka strukturálásának építőköveiként.

✅ Így segít a ClickUp Hierarchy az ügynökségi működés beállításában:

💡 Profi tipp: Gyorsítsa fel az ügyfelek jóváhagyási folyamatát a ClickUp for Creative Teams segítségével.

A projektjóváhagyás késedelmeinek általában egy oka van: a visszajelzések túl sok helyen találhatók, és senki sem tudja, melyik megjegyzés a végleges. Ezt a problémát úgy oldhatja meg, hogy a felülvizsgálati beszélgetéseket a munka nyomon követésének helyére központosítja, így csapattagjai gyorsabban lezárhatják a folyamatokat és betarthatják a projekt ütemtervét.

A ClickUp munkafolyamata a kért változtatások, jóváhagyások és feladatok összekapcsolása köré épül. Ez biztosítja, hogy az ügyfelek számára történő teljesítés strukturált maradjon, még akkor is, ha az érdekelt felek a folyamat közben irányt váltanak.

✅ Így segíthet Önnek:

• Tartsa a jóváhagyási megbeszéléseket a ClickUp Comments és a ClickUp Chat alkalmazásokban a feladatok összekapcsolásával és a releváns csapattagok megjelölésével, így a visszajelzések a megfelelő munkatételhez kapcsolódnak.
• Egyszerűsítse a kreatív felülvizsgálatot a ClickUp visszajelzési és jelölési folyamatával, így csökkentheti az oda-vissza levelezést és gyorsabban megkapja a jóváhagyást.
• Hívja meg ügyfeleit vendégként, és állítsa be a jogosultságokat, hogy az érdekelt felek hozzáférhessenek a belső munkákhoz, és azokat áttekinthetik és megjegyzéseket fűzhetnek hozzájuk.

2. lépés: Hozzon létre szabványosított felvételi és tájékoztatási rendszereket

Miután a struktúra elkészült, a következő cél a következetesség a bejáratnál. Az ügynökségi működés gyakran az ügyfelek fogadásánál lassul le. A kérések hiányos adatokkal érkezhetnek, ami gyengíti a projekt hatókörét és később megnöveli a felülvizsgálati ciklusok számát.

A ClickUp űrlapok segítségével előre rögzítheti a megfelelő részleteket, és a kéréseket a megfelelő helyre továbbíthatja, így a munka strukturáltan indulhat. ClickUp űrlapot hozhat létre a Nézetek sávból, az Űrlapok központból vagy a ClickUp hierarchián belül.

✅ Az ügynökségi csapatok számára egy áttekinthető felvételi rendszer általában a következőket tartalmazza:

📋 Így alkalmazhatja a ClickUp űrlapokat az ügynökség működésében:

💡 Profi tipp: Használja a ClickUp Brain alkalmazást, hogy a rendezetlen beérkező adatokat indulásra kész összefoglalássá alakítsa.

A beérkező adatok minősége az egyik legnagyobb tényező, amely az ügynökségi munkában az újramunkálást eredményezi. Még egy jól megírt űrlap esetén is előfordulhat, hogy a benyújtott adatok homályos célokat tartalmaznak, vagy e-mailekből másolt visszajelzéseket. A ClickUp Brain segít szabványosítani, hogy mi számít „kész a kezdésre”, anélkül, hogy a csapatnak extra adminisztratív munkát kellene végeznie.

Íme néhány hatékony módszer, ahogyan az ügynökségek a ClickUp Brain-t használják ebben a befogadási szakaszban:

• Konvertálja a nyers jegyzeteket tiszta összefoglalássá úgy, hogy átírja a kérést célokká, eredményekké, célközönséggé, csatornákká és elfogadási kritériumokká.
• A benyújtott anyagok átnézésével töltse ki a hiányzó adatokat, és készítsen egy rövid „megerősítendő kérdések” listát az ügyfélmenedzser számára, mielőtt megkezdődne a munka.
• Készítsen egy első lépésként egy feladatlistát a kérelem típusa alapján, így a projektmenedzserek egy strukturált tervvel indulhatnak, ahelyett, hogy üres lappal kezdenének.
• Összegezze a hosszú kontextust egy gyors kezdő blokkban, hogy a releváns csapat tagjai perceken belül megértsék a feladatot, ahelyett, hogy elolvasnák a teljes szálat.

3. lépés: Készítse el a projektsablonjait és az ismétlődő munkafolyamatokat

Miután a felvétel megtörtént, ismétlődő végrehajtásra van szükség. Sablonok nélkül minden indítás egyedi újjáépítéssé válik, ami egyenetlen teljesítést és elkerülhető késedelmes feladatokat eredményez az ügynökségi projektekben.

A ClickUp sablonok segítenek a legjobb teljesítési módszert kidolgozni és azt az ügynökség projektjeiben újra felhasználni. A ClickUp támogatja az ismétlődő feladatokat is, amelyek hasznosak a rutin ügyfélszolgálatban.

✅ Így állíthat be sablonokat az ügynökségi projektmenedzsmenthez:

💡 Profi tipp: Ha ügynöksége minden alkalommal a nulláról építi fel az ügyfelek számára nyújtott szolgáltatások munkafolyamatait, a beállítások apró eltérései elkerülhető zavart okoznak.

A ClickUp ügynökségkezelési sablon strukturált kiindulási pontot biztosít az ügynökségkezeléshez, így egységesítheti az ügyfélprojektek lebonyolítását, és idővel javíthatja a rendszert anélkül, hogy át kellene terveznie a teljesítési teret.

Ingyenes sablon

🌻 Ezért fog tetszeni ez a sablon:

• Szabványosítsa a teljesítési tér szerkezetét, hogy minden új ügyfélprojekt szervezetten induljon.
• Tartsa konzisztensnek a projektsablonokat, az ismétlődő feladatokat és az ügyfeleknek történő szállítás lépéseit a különböző csapatok között.
• Gyorsabban javíthatja a munkafolyamatokat, ha egyetlen alaprendszert frissít, ahelyett, hogy szétszórt beállításokat javítana.

4. lépés: Állítsa be az erőforrás- és munkaterhelés-kezelést

A munkafolyamatok szabványosítása után a kapacitás válik a nyomásponttá. Még az erős folyamatok is megszakadnak, ha az erőforrások elosztása nem megfelelő, különösen a függő feladatokkal rendelkező folyamatban lévő projektek esetében.

A ClickUp Workload View segít megtervezni az erőforrások elosztását azáltal, hogy vizualizálja a csapat tagjainak munkaterhelését. A munkaterhelést feladatok számával, becsült idővel, sprint pontokkal vagy egyéni mezőkkel mérheti, és nap, hét vagy hónap szerint tekintheti meg.

✅ Így támogatja a Workload View a munkaterhelés kezelését az ügynökségi csapatok számára:

5. lépés: Világos jóváhagyási munkafolyamat bevezetése

Miután a felvételi és sablonok elkészültek, a munka gyorsabban halad. Ekkor a jóváhagyások válnak a következő korlátokká. Ha a felülvizsgálatok szétszórt szálakon történnek, a csapat több időt tölt a visszajelzések összehangolásával, mint a haladással.

Ez különösen igaz a vizuális elemekkel foglalkozó projektekre, ahol általában nehéz részletes visszajelzést adni, például egy videofájl vagy egy több elemből álló új tervcsomag esetében.

A ClickUp Proofing segít egyértelmű visszajelzéseket gyűjteni képekről, videókról és PDF-fájlokról, mivel a felülvizsgálók közvetlenül a csatolt fájlra tehetnek megjegyzéseket. Megjegyzéseket is hozzárendelhet, amelyek nyomon követhető feladatokká alakíthatók, hogy a felülvizsgálat során egyértelmű legyen a felelősség.

✅ Így támogatja a ClickUp Proofing az ügynökségi tevékenységeket a felülvizsgálati ciklusok során:

6. lépés: Eszközök, dokumentumok és ügyfeleknek szállítandó termékek szervezése

Miután meghatározta, hogyan halad a munka és ki hagyja jóvá, a következő kockázat a kontextus elvesztése. Ez különösen igaz a briefekre és a teljesítendő feladatokra, amelyek gyakran több mappában és eszközben találhatók.

A ClickUp Docs egy helyen tárolja a briefeket, az SOP-kat és a szállítási jegyzeteket az ügynökségi projektek mellett. A Docs Hub segítségével központi helyről szervezheti, keresheti és hozhat létre dokumentumokat és wikiket.

✅ Így támogatja a ClickUp Docs az ügynökségek ügyfélmunkájának kezelését:

💡 Profi tipp: Miután a briefek, az SOP-k és a teljesítések a ClickUp Docs-ban vannak, a következő kihívás a sebesség. Az emberek még mindig időt veszítenek azzal, hogy újraolvasnak hosszú szálakat, vagy megpróbálnak emlékezni, miért született egy döntés. A ClickUp Brain MAX segít az ügynökségi csapatoknak gyorsan megtalálni a megfelelő kontextust, majd azt a következő konkrét lépéssé alakítani, ugyanazokat a munkaterületi adatokat felhasználva, amelyeken az ügyfél munkája már fut.

Így használják általában az ügynökségek a ClickUp Docs beállítása után:

• A Talk to Text funkcióval azonnal rögzítheti a szállítandó jegyzeteket, majd azokat a Doc-ban tiszta összefoglalássá alakíthatja, így a csapat a legfrissebb információkkal rendelkezik, anélkül, hogy további gépelésre lenne szükség.
• Tegyen fel kérdéseket a Docs-ban és a kapcsolódó munkákban az Enterprise Search segítségével, hogy megtalálja a döntéseket, követelményeket és a „miért választottuk ezt” kontextust, így az új csapat tagok gyorsabban beilleszkednek, és az ügyfélmenedzserek átadása nem okoz hiányosságokat.
• Az ügyfeleknek szánt frissítéseket ugyanabból a dokumentumból szedje össze, így az állapotjegyzetek megegyeznek a ténylegesen jóváhagyott és folyamatban lévő feladatokkal, ami csökkenti a felülvizsgálati ciklusok során a oda-vissza levelezést.
• Használjon egy helyet a legjobb AI-modellek (beleértve a ChatGPT, Claude és Gemini) eléréséhez, így a különböző csapatok nem kell különféle eszközök között ugráljanak az összefoglalások, átírások és elemzések elkészítéséhez.

7. lépés: Dashboardok beállítása projektmenedzserek és vezetők számára

A felvételek, munkafolyamatok, jóváhagyások és eszközök szervezésével most már a ClickUp-on keresztül megtalálhatja munkáját. Most olyan jelentésekre van szüksége, amelyek segítenek csapatának a gyors döntéshozatalban, anélkül, hogy manuálisan kellene nyomon követni az állapotot, és anélkül, hogy minden héten újra kellene készíteni ugyanazt a frissítést.

A ClickUp műszerfalak segítségével a teljesítési adatait szerepkörökön alapuló jelentésekbe alakíthatja, így minden csoport láthatja a számára szükséges információkat anélkül, hogy minden héten újra kellene felépítenie ugyanazt a nézetet.

✅ Így állíthatja be az ügynökségi tevékenységeket támogató irányítópultokat:

💡 Profi tipp: Készítse elő a műszerfalakat a ClickUp AI Cards segítségével.

A ClickUp irányítópultok áttekinthetőséget biztosítanak, de az ügynökségi megbeszélések még mindig elakadnak, amikor valakinek a diagramokat frissítéssé kell alakítania. A ClickUp AI kártyák segítenek abban, hogy közvetlenül az irányítópultokon és az áttekintéseken AI-alapú állapotréteget generálnak, a csapat tényleges munkájának kontextusát felhasználva.

Így használják az ügynökségek tulajdonosai és a projektmenedzserek általában az AI kártyákat:

• Adjon hozzá egy AI Executive Summary kártyát, hogy összefoglalja a legfontosabb eredményeket, a kreatív műveletek következő lépéseit, a kockázatokat és az akadályokat, így a vezetés több kártyát átnézve is megkapja a teljes képet.
• Használjon AI StandUp stílusú kártyát a heti PM- vagy szállítási megbeszélésekhez, így a frissítések a valós feladataktivitás alapján készülnek, és a késedelmes feladatok nem maradnak ki.
• Hozzon létre AI-kártyákat az ügynökség működésének meghatározott területeihez, például egy műszerfal-nézetet minden szolgáltatási vonalhoz vagy ügyfélkezelőhöz, így minden csoport láthatja a számára fontos információkat, anélkül, hogy külön jelentéseket kellene készítenie.

8. lépés: Automatizálja az átadásokat, értesítéseket és rutinmunkákat

Amint a munkafolyamat láthatóvá válik, megjelennek a minták. Ugyanazok a feladatátadások ismétlődnek. Ugyanazok az emlékeztetők maradnak figyelmen kívül. Ez az a terület, ahol az automatizálás a leginkább segít, mert így szabványosíthatja a követést és a feladatok előrehaladását anélkül, hogy a projektmenedzsereknek minden lépést manuálisan kellene végrehajtaniuk.

A ClickUp Automations segít szabványosítani a rutin feladatok végrehajtását azáltal, hogy cselekvéseket indít el, amikor valami megváltozik, például amikor egy feladat állapota frissül vagy egy feladat létrejön.

✅ Íme néhány hatékony automatizálás ügynökségi csapatok számára:

📽️ Nézze meg a videót: Szeretne egy gyors áttekintést arról, hogyan illeszkedik az automatizálás az ügynökségi működésbe? Itt talál egy bemutatót, amelyet követhet és átvehet a saját szállítási területére.

💡 Profi tipp: Használja a ClickUp Super Agents szolgáltatást, hogy csökkentse a csapatában a követésbeli hiányosságokat.

Az automatizálás kiválóan alkalmas a kiszámítható lépésekhez, de az ügynökségeknek olyan bonyolult feladatokkal is meg kell birkózniuk, ahol a következő lépés a kontextustól függ.

A ClickUp Super Agents akkor segít, ha strukturált nyomon követésre van szükség, amely mégis figyelembe veszi a finom különbségeket. Íme, mire képesek:

• A megbízás beérkezésekor irányítsa a munkát a megfelelő tulajdonoshoz a szolgáltatási vonal, az ügyfél vagy a prioritás alapján.
• Kérdezze meg a hiányzó részleteket a munka megkezdése előtt, hogy a projekt hatókörének meghatározása ne találgatáson alapuljon.
• Tartsa mozgásban a feladatokat azáltal, hogy figyelmezteti a tulajdonosokat, ha a határidők veszélybe kerülnek, anélkül, hogy a projektmenedzsernek minden frissítést nyomon kellene követnie.
• Szabványosítsa a munka lezárásának módját, például ellenőrizze, hogy a linkek, az eszközök és a végleges jóváhagyások csatolva vannak-e, mielőtt a szállítást teljesítettnek jelölné.

9. lépés: Hozzon létre ügyfélbarát nézeteket és megosztási protokollokat

Miután stabilizálta a belső működést, a következő lépés az ügyfelek láthatósága. Szeretné, ha az ügyfelek tájékozottak lennének, de nem akarja, hogy belelássanak az egész teljesítési folyamatba.

A ClickUp segítségével megoszthatja a megfelelő mappákat, listákat és feladatokat, míg a ClickUp jogosultságok segítségével szabályozhatja, hogy az ügyfelek és az érdekelt felek mit tehetnek a megosztott tartalmakon belül. Így védheti a belső munkát, miközben az ügyfeleknek továbbra is áttekinthető képet ad a teljesítésről.

✅ Íme egy egyszerű megosztási szabvány, amelyet minden fiókra alkalmazhat:

„A feladatok hatékony nyomon követésével és a kontextus biztosításával (a leírás és a megjegyzések szakaszban) kevesebb kontextusváltás történik, ami azt eredményezi, hogy csak egy rendszert (ClickUp) használunk, szemben a több rendszerrel (GDrive, e-mail és Slack).”

10. lépés: A folyamatos fejlesztés működésbe helyezése

A rendszer beüzemelése után a munka még nem ért véget. Az ügynökség működése változik, ahogy a szolgáltatások köre bővül és a teljesítési módszerek fejlődnek. Ez a lépés arról szól, hogy a valódi projekt-teljesítésből szerzett tapasztalatokat felhasználva finomítsa a beállításokat, így a folyamatok javulnak, anélkül, hogy újra kaotikusakká válnának.

A ClickUp egyéni mezők segítségével követheti nyomon a következetes teljesítési jelzéseket, így valós adatok alapján javíthatja ügynöksége munkafolyamatát.

✅ Az egyéni mezők a következőképpen támogatják a folyamatos fejlesztést:

A legjobb gyakorlatok az ügynökségi tevékenységek ClickUp-ban történő lebonyolításához

Miután a ClickUp beállítása működésbe lépett, a következetesség az, ami hasznossá teszi. A cél egy olyan teljesítési tér létrehozása, amelyet ügynöksége csapata ténylegesen követni tud, amikor az ügyfélprojektek elfoglaltak és több érdekelt fél is részt vesz benne.

✅ Használja ezeket a bevált módszereket, hogy ügynöksége működése stabil maradjon, miközben az ügynökség növekszik:

Jelöljön ki egyértelmű munkaterület-tulajdonosokat, ne pedig azt, hogy „mindenki a tulajdonosa”.

A beállítások elcsúsznak, ha senki sem felel a rendszerért. Válasszon ki 1–2 munkaterület-felelőst (gyakran egy operatív vezetőt és egy projektmenedzsment vezetőt), akik felelősek a szállítási terület konzisztenciájának fenntartásáért, miközben az ügynökség csapata növekszik.

Adjon nekik egyértelmű megbízást:

Így elkerülhető, hogy a ClickUp bevezetése az új csapattagok csatlakozásával öt különböző értelmezésű „helyes módszerré” váljon.

Rögzítse szabványait újrafelhasználható állapot-sablonokban

Még akkor is, ha a csapatok jó szándékúak, az állapotváltozások idővel bekövetkeznek. A legegyszerűbb módja annak, hogy a feladatállapotot az ügyfélprojektekben konzisztensnek tartsa, az, ha az állapotfolyamatot újrafelhasználható állapot-sablonként menti el, majd azt alkalmazza, ahol szükséges.

Íme néhány bevált gyakorlat, amelyet az ügynökségek követhetnek:

Kezelje az ügyfeleket vendégként, és szándékosan kezelje a hozzáférést

Az ügyfelekkel való együttműködés akkor működik a legjobban, ha megosztás előtt eldönti, mit láthassanak és tehessenek az ügyfelek. A ClickUp jogosultságai szerepkörönként (tulajdonos/adminisztrátor/tag/korlátozott tag/vendég), helyszínenként vagy elemenként, valamint a terv beállításaitól függően változnak, ezért érdemes ezt előre megtervezni.

Íme egy praktikus megközelítés, amelyet követhet:

Készítsen belső ügynökségi útmutatót a ClickUp-ban, majd tartsa naprakészen!

A ClickUp beállítása akkor marad használható, ha a „hogyan dolgozunk” szabályok egy helyen vannak és könnyen követhetők. Tudását naprakészen kell tartania és a munkához kapcsolnia kell, hogy ne váljon elavult wikivé.

Íme, mit érdemes tartalmaznia egy könnyű ügynökségi kézikönyvnek:

Készítsen képzési útvonalat minden egyes szerepkörhöz, ne csak egy általános bevezető képzést.

Az alkalmazás problémái általában úgy tűnnek, mintha „az emberek elfelejtenék a lépéseket”, de a kiváltó ok gyakran a szerepek összekeverése. Egy projektmenedzsernek más ClickUp-szokásokra van szüksége, mint egy tervezőnek vagy egy ügyfélmenedzsernek.

Használja a ClickUp University szerepkörökön alapuló tanulási útjait, hogy gyorsabban bevezesse az új munkatársakat, és biztosítsa a ClickUp használatának egységességét a különböző csapatok között.

Próbálja ki ezeket a bevált módszereket is:

Profi tipp: A ClickUp-ban létrehozhat egy szuperügynököt, aki önállóan beállíthatja és futtathatja a szerepkörspecifikus beilleszkedési munkafolyamatokat mind az ügyfelek, mind az alkalmazottak számára.

Havonta végezzen „rendszerkarbantartást”, hogy a munkaterület gyors maradjon.

Még a kiváló ügynökségi munka is rendetlenséget okoz. Rendszeres tisztítás nélkül az ügyfél lista rendezetlenné válik, a keresés nehezebbé válik, és az emberek már nem bíznak abban, amit látnak.

A ClickUp több szinten támogatja az archiválást (feladatok, listák, mappák, terek), és az archivált elemek továbbra is kereshetők maradnak, ami ideális azoknak az ügynökségeknek, amelyeknek szükségük van a történelmi kontextusra anélkül, hogy naponta rendetlenséget okoznának.

Íme egy egyszerű havi ellenőrző lista, amelyet felhasználhat:

Tartsa a sablonokat és dokumentumokat valós idejű frissítési ritmusban

A sablonok és az SOP-k csak akkor hasznosak, ha tükrözik az ügynökség jelenlegi működését. Állítson be frissítési ritmust, és kezelje azt úgy, mint egy termékkiadást, ne pedig ad hoc javításként.

Próbálja ki ezeket a bevált módszereket:

Nézze meg, hogyan növelik a marketingügynökségek a csapat termelékenységét a ClickUp segítségével!

Gyakori hibák, amelyeket az ügynökségek elkövetnek a ClickUp beállításakor

A ClickUp ügynökségi működésének beállításakor a legtöbb implementációs probléma az inkonzisztenciára vezethető vissza. A ClickUp munkaterület kezelése nehezebbé válik, ha minden csapat másképp állítja be az ügyfélprojekteket, vagy ha a jelentések manuális tisztításon alapulnak.

Íme néhány gyakori hiba, amelyet a kreatív ügynökségek elkövetnek, amikor beállítják a ClickUp működését:

A struktúra kiterjesztése a használati minták kialakulása előtt

Ha korán sok teret, mappát és listát hoz létre, azzal nem ér el „nagyobb szervezettséget”. Csak fragmentált jelentéseket és inkonzisztens szokásokat kap az ügynökség csapatai között. A ClickUp ügynökségi hierarchia útmutatója arra épül, hogy a struktúrát egyszerűen és konzisztensen tartsa, majd csak akkor bővítse, ha a teljesítési mintája egyértelmű.

✅ Ehelyett tegye a következőket:

A jogosultságok utólagos kezelése

Az ügynökségek gyakran gyorsan meghívják az ügyfeleket és a vállalkozókat, majd hetekig eltöltenek azzal, hogy véletlen szerkesztéseket vagy láthatósági problémákat javítanak ki. A ClickUp jogosultságai szerepkör, hely, elem típus és terv szerint különböznek, ezért a laza megosztási megközelítés elkerülhető kockázatot jelent.

✅ Ehelyett tegye a következőket:

Egyéni mezők használata tárolóhelyként

Az egyéni mezők csak akkor hasznosak, ha az emberek ténylegesen karbantartják őket. Ha túl sokat ad hozzá, a frissítések kimaradnak, és a jelentések megbízhatósága csökken. Ez egy gyakori probléma a projektrendszerekben, mert a csapatok nem frissítik azokat a metaadatokat, amelyek nem befolyásolják egyértelműen a döntéseket.

✅ Ehelyett tegye a következőket:

A „gyors kérések” révén lehetővé válik a hatókör kiterjesztése

A hatókör-kiterjesztés a projektek kudarcának klasszikus oka, és az ügynökségek folyamatosan szembesülnek vele az utolsó pillanatban beérkező módosítási kérések és a „csak még egy verzió” kérések formájában.

✅ Ehelyett tegye a következőket:

Műszerfalak létrehozása, mielőtt az adatszabályok valódiak lennének

A műszerfalak csak azt tükrözik, amit a csapattagok naprakészen tartanak. Ha a feladat tulajdonosai, a határidők és a feladatállapot szabályok nem konzisztensek, a műszerfal félrevezető lesz, és a projektmenedzserek elveszíthetik a bizalmukat a jelentésekben. A ClickUp műszerfal-megközelítése feltételezi, hogy a munkaterület adatai naprakészek, mivel a kártyák közvetlenül ezekből az adatokból származnak.

✅ Ehelyett tegye a következőket:

„A ClickUp segítségével egy lépéssel előrébb jutottunk, és olyan irányítópultokat hoztunk létre, ahol ügyfeleink valós időben hozzáférhetnek és figyelemmel kísérhetik a teljesítményt, a kihasználtságot és a projekteket. Ez lehetővé teszi az ügyfelek számára, hogy kapcsolatban maradjanak csapataikkal, különösen mivel azok különböző országokban, néha akár különböző kontinenseken is találhatók.”

Egy még nem stabil munkafolyamat automatizálása

Az automatizálás időt takaríthat meg, de növelheti a zavart is, ha a csapatok továbbra is változtatják az állapotokat, sablonokat vagy útválasztási szabályokat. Ez a hiba a projektkörnyezetekben „túlzott eszközfüggőségként” jelenik meg, ahelyett, hogy egyértelmű lenne a folyamatok felelőssége és nyomon követése.

✅ Ehelyett tegye a következőket:

Ügyfélszolgáltatások és ügynökségi tevékenységek egy ClickUp munkaterületen

Ha a ClickUp-ot ügynökségek számára egyértelmű struktúrával állítja be, akkor a csapattagok egy megbízható rendszert kapnak. Ez csökkenti a jóváhagyási késedelmeket és szervezetté teszi az ügyfélprojekteket. Emellett megkönnyíti a folyamatban lévő projektek projektmenedzsmentjét is.

A legjobb az egészben, hogy a rendszer az ügynökségével együtt bővíthető. Ahogy ügynöksége növekszik, új szolgáltatási vonalakat adhat hozzá, gyorsabban vehet fel új csapattagokat, és az ügynökség irányítását a folyamatban lévő projektek során is mérhetővé teheti.

Ha a szállítási területe, dokumentumai, irányítópultjai és automatizálási rendszerei együtt működnek, az ügyfelek számára történő szállítás idővel könnyebben megismételhető és javítható lesz. Regisztráljon ingyenesen a ClickUp-ra ✅.

Gyakran ismételt kérdések (GYIK)

Kezdje azzal, hogy létrehoz egy szállítási teret a ClickUp munkaterületén, amely lefedi az ügyfélprojektek teljes folyamatát. Először szabványosítsa a felvételt, a feladatállapotot és a projektsablonokat, majd ha a munkafolyamat stabilizálódott, adjon hozzá irányítópultokat és automatizálásokat. Ez biztosítja a projektmenedzsment konzisztenciáját az ügynökség növekedésével, és csökkenti a folyamatban lévő projektekben a késedelmes feladatok számát.

A legtöbb digitális ügynökség a ClickUp hierarchiáját követi, egy térrel az ügyfelek számára történő teljesítéshez, majd mappákat használ a munkák ügyfélmappa vagy szolgáltatási vonal szerinti csoportosításához. A listák általában a teljesítés szakaszait vagy az ismétlődő munkameneteket képviselik, így a projektmenedzserek nyomon követhetik a projekt ütemtervét és következetesen oszthatják el a feladatokat az ügynökség projektjei között.

Hozzon létre egy teret az ügynökség működéséhez és az ügyfelek kiszolgálásához, majd készítsen listákat, amelyek megfelelnek az ügynökség munkafolyamatainak, például a felvételnek, a bevezetésnek, a gyártásnak, a felülvizsgálatnak és a bevezetésnek. Ha sok ügyfélprojektet kezel, használjon mappákat az egyes ügyfelekhez vagy a szolgáltatási vonalakhoz, hogy a releváns csapattagok gyorsan megtalálják az ügyfelek feladatait, és a feladatok állapota konzisztens maradjon.

Használja a ClickUp űrlapokat a projekt hatókörének részleteinek, az érdekelt felek, a határidők és a teljesítési követelmények összegyűjtéséhez, majd irányítsa a kéréseket a megfelelő listába. Alkalmazzon projektsablont, hogy minden új ügyfélprojekt ugyanazokkal a konkrét feladatokkal, tulajdonosokkal, feladatfüggőségekkel és időbecslésekkel induljon. Ez elősegíti a zökkenőmentes bevezetési folyamatot és csökkenti a későbbi átdolgozások számát.

Projektalapú munkák esetén használjon projektsablonokat, határidőket és feladatfüggőségeket, hogy a komplex projektekben is egyértelmű maradjon a sorrend. Retainerek esetén használjon ismétlődő feladatokat és időkövetést, hogy az ismétlődő ügyfélfeladatok előre jelezhetőek maradjanak, és az erőforrások elosztása könnyebb legyen. Ezáltal az ügyfélmenedzserek és a projektmenedzserek tisztán láthatják az aktív munkákat és a kockázatokat.

Kezdje a ClickUp ügynökségkezelési sablonjával, hogy egységesítse az ügynökségkezelést az ügyfélprojektekben, beleértve a felvételt, a teljesítést és a jelentéstételt. Ezután hozzon létre projektsablonokat a leggyakoribb feladatokhoz, például indítási tervekhez, kampányok készítéséhez, weboldalak építéséhez és havi jelentésekhez. A sablonok segítenek a csapat tagjainak időt megtakarítani, mert nem kell minden ügyfél listájához újra felépíteni ugyanazt a beállítást.