Unod már, hogy „AI termelékenységi tippek kisvállalkozásoknak” kifejezést kell keresned? Mi segítünk!
A kisvállalkozásoknak nem hiányzik az ambíció. Ami hiányzik, az a rugalmasság.
Minden szerep, megbeszélés és késedelem közvetlen és összetett hatással van a többire. Ha valami meghibásodik, ritkán van helyettesítő személy vagy extra idő, hogy elnyeljék a hatást.
Ezért a kisvállalkozásoknak szóló termelékenységi tanácsok gyakran hatástalanok. Több ember felvétele nem lehetséges. Öt új eszköz hozzáadása több problémát okoz, mint amennyit megold. Még a „bevált gyakorlatok” is irreálisnak tűnhetnek, ha az ügyfelek elégedettségét és a pénzforgalmat próbálja fenntartani.
Az AI csak akkor változtatja meg a helyzetet, ha a meglévő munkafolyamatok részeként működik. Nem önálló kezdeményezésként, hanem egy praktikus rétegként, amely eltávolítja a már meglévő munkából a súrlódásokat.
Ez a cikk 10 AI-termelékenységi trükköt mutat be, amelyeket a kisvállalkozások csapata ma használnak, hogy a súlyuknál nagyobb teljesítményt érjenek el. Minden szakasz egy valós működési problémával kezdődik, elmagyarázza, hogyan segít az AI a gyakorlatban, és bemutatja, hogyan integrálódik a ClickUp zökkenőmentesen a megoldásba anélkül, hogy bonyolultabbá tenné azt.
1. tipp: Projektállapot-frissítések automatikus generálása
A státuszfrissítések az egyik leginkább alábecsült időrabló tényező.
Kívülről egyszerűnek tűnnek. Belsőleg azonban kontextusgyűjtést, validálást és gondos megfogalmazást igényelnek. A kisvállalkozásokban a státuszfrissítések gyakran okoznak ilyen problémákat:
- Az információk fel vannak osztva a feladatok, üzenetek és a memória között
- A frissítések manuális bejelentkezéseken és megszakításokon alapulnak
- Egy személy lesz a jelentések elkészítésének szűk keresztmetszete
- A frissítéseket nyomás alatt és sietve írják
A valódi költség nem csak az idő, hanem a koncentráció is. Minden frissítés elvonja valakit a mély munkából, és arra kényszeríti, hogy rekonstruálja a már megtörtént eseményeket. Az AI itt segít azzal, hogy közvetlenül a forrásból összefoglalja a munkát. Ahelyett, hogy megkérdezné az embereket a haladásról, elolvassa a rendszerben már jelen lévő jeleket.
🛠️ Eszköztár: A ClickUp-hoz hasonló konvergens AI-munkaterületeken a projektmunkát feladatok, megjegyzések, határidők és állapotok szerint szervezik. A ClickUp Brain beolvassa ezeket a tevékenységeket, és világos, pontos állapotfrissítéseket generál, amelyek a következőket tartalmazzák:
- Az utolsó frissítés óta elvégzett munkák
- Jelenleg folyamatban lévő feladatok
- A határidők elmulasztásából vagy a feladatok elakadásából eredő akadályok vagy kockázatok
- Közelgő mérföldkövek és következő lépések
Mivel a frissítés élő adatokból készül, mindig naprakész. A csapatoknak már nem kell ugyanazokat az információkat újraírniuk különböző közönségek számára. A vezetők láthatóságot nyernek anélkül, hogy frissítéseket kellene keresniük. A vállalkozás hetente órákat takarít meg, amelyeket valódi munkára fordíthat.
🛠️ Eszköztár: A kis csapatoknak nincs idejük egy halom egymástól független eszköz kezelésére. Minden további alkalmazás súrlódást, kontextusváltást és rejtett munkát jelent.
A ClickUp több mint 20 eszközt egyesít egy AI-alapú munkaterületen, így a feladatok, dokumentumok, csevegés, tervezés és jelentések mind egy helyen találhatók. A munka az ötlettől a kivitelezésig folyamatosan összekapcsolódik, anélkül, hogy állandóan át kellene adni.
Tegyen meg többet anélkül, hogy növelné a létszámot!
📖 További információ: AI használata kisvállalkozások növekedésének és termelékenységének elősegítésére
2. tipp: AI-alapú értekezlet-napirendek és nyomon követés
A megbeszélések nem feltétlenül hatékonytalanok. Ami megakadályozza a hatékonyságukat, az a beszélgetés után történik.
Kis csapatokban ez számos típusú megbeszélésen megfigyelhető, a heti jelentésektől az ügyfél-értékelésekig. A stratégiai megbeszélések egyértelmű példák erre, mert ezeken a következetesség hiánya különösen magas költségekkel járhat.
Ezeken a megbeszéléseken a csapatok megpróbálják meghatározni az irányt, összehangolni a prioritásokat és meghozni a következő munkát meghatározó döntéseket. Ugyanakkor ugyanazok a problémák jelennek meg:
- A napirendeket a hívás előtt néhány perccel állítják össze, inkább a sürgősség, mint a szándék alapján.
- A fontos döntéseket megvitatják, de nem dokumentálják egyértelműen döntésként.
- A teendők szóban kerülnek megemlítésre, tulajdonosok és határidők nélkül.
- A nyomon követések jegyzetek, e-mailek és csevegőüzenetek között szétszóródnak
A megbeszélés során az összhang valósnak tűnik. Amint azonban véget ér, a végrehajtás elkezd eltérni. Különböző emberek különböző következtetéseket jegyeznek meg. A prioritások elmosódnak. A stratégia lassan visszaszivárog a mindennapi munkába.
Az AI segít abban, hogy a megbeszélések eredményeit automatikusan strukturált munkává alakítsa.
🛠️ Eszköztár: Az olyan eszközökkel, mint a ClickUp AI Notetaker és a ClickUp Brain, a megbeszélések teljes kontextusban kerülnek rögzítésre. Az AI a végrehajtás szempontjából fontos dolgokra koncentrál, többek között:
- A irányvonalat meghatározó legfontosabb vitapontok
- A prioritásokat vagy a hatókört megváltoztató döntések
- Tevékenységek egyértelmű felelősökkel és határidőkkel
Ezek a teendők azonnal feladatokká válnak, és kapcsolódnak a releváns projektekhez és dokumentumokhoz. Idővel a napirendek is javulnak. A korábbi értekezletek jegyzetai, a megoldatlan kérdések és a függőben lévő feladatok alapul szolgálnak a jövőbeli napirendekhez. Az értekezletek előkészítése könnyebbé válik, és azok kezdete is célzottabbá válik. Nézze meg a munkafolyamatot működés közben. 👇🏼
📖 További információ: Feladatok automatizálására szolgáló szoftver a termelékenység növelése érdekében
3. tipp: Automatizált ügyfélkommunikációs vázlatok
Az ügyfelekkel való kommunikáció az egyik leginkább érzelmileg igényes része a kisvállalkozás vezetésének. Minden üzenet elvárásokat hordoz. Minden késedelem személyesnek tűnik, különösen akkor, ha a kapcsolatok még építés alatt állnak.
Ez a nyomás nemcsak az ügyfelek tájékoztatásában, hanem az értékesítésben is megmutatkozik. A potenciális ügyfelekkel való kapcsolattartás gyakran ugyanolyan mentális munkát igényel. Emlékeznie kell arra, hol tartott a beszélgetés, mit ígért, és hogyan lehet előrelépni anélkül, hogy ismétlődőnek vagy tolakodónak tűnne.
A súrlódás általában a következőkből adódik:
- A kontextus rekonstruálása a válaszadás vagy a visszajelzés előtt
- Üzenetek írása, amelyek egyensúlyt teremtenek a világosság és a megnyugvás között
- Hasonló magyarázatok ismétlése ügyfelek vagy potenciális ügyfelek számára
- Gyors válaszadás a pontosság és a hangnem feláldozása nélkül
Az értékesítési tevékenységek során a nyomon követő e-maileknek tükrözniük kell az üzlet tényleges állapotát. Az általános érdeklődés helyett az üzenetek hivatkoznak a korábbi beszélgetésekre, a megegyezett következő lépésekre vagy a függőben lévő intézkedésekre. Az értékesítési tevékenységek tájékozottnak és szándékosnak tűnnek, nem pedig automatizáltnak.
Az AI itt beavatkozhat, hogy a kommunikáció a valódi munkán és a valódi kontextuson alapuljon.
🛠️ Eszköztár: A ClickUp-on belül az AI a következőket felhasználva generálhat ügyfeleknek vagy potenciális ügyfeleknek szóló vázlatokat:
- Feladatok előrehaladása és befejezési állapota
- Idővonal-változások és függőségek
- Megjegyzések és kommentek, amelyek magyarázzák az akadályokat, döntéseket vagy a következő lépéseket
Ezek a vázlatok a valóságon alapulnak, nem sablonokon. Erős kiindulási pontot jelentenek a csapatok számára. Az üzenetet továbbra is egy ember ellenőrzi, hangnemét módosítja és személyre szabja, mielőtt elküldené.
Ez a megközelítés megszünteti az üres oldal problémáját anélkül, hogy eltávolítaná az emberi ítélőképességet. Sőt, akár egyedi ügynököt is létrehozhat az első vázlatok elkészítéséhez. Mi is így tettünk!
Így működik:
📖 További információ: Hogyan automatizálhatja a folyamatokat AI segítségével a gyorsabb, okosabb munkafolyamatok érdekében
4. tipp: Feladatok prioritásainak meghatározása a munkaterhelés alapján
A kisvállalkozásokban a prioritások ritkán állandóak. Egy sürgős ügyfélkérés, egy hiba vagy egy elmulasztott függőség az egész napot átalakíthatja.
Vegyünk például egy agilis munkafolyamatot. A probléma általában jó szándékkal kezdődik. A munkát hozzáadják egy sprinthez vagy heti tervhez anélkül, hogy világos képet kapnának arról, ki már teljes kapacitással dolgozik. A feladatok gyorsan átkerülnek a hátralékból a „folyamatban lévő” kategóriába, miközben a projektek között egymást követik a határidők.
Ez azért történik, mert a manuális prioritás meghatározás gyakran nagymértékben támaszkodik a bejelentkezésekre és az ösztönökre. A vezetők megkérdezik, hogy mennek a dolgok. A csapat tagjai azt mondják, hogy jól mennek. Mire a túlterhelés láthatóvá válik, már túl késő, hogy zavar nélkül orvosolják a helyzetet.
Az AI itt fordított szerepet játszik, mivel nem csak a feladatlistákat, hanem a csapat egészének munkaterhelési mintáit is figyelembe veszi. Figyelembe veszi a határidőket, a becsült erőfeszítéseket, a függőségeket és a jelenlegi feladatokat. Ahelyett, hogy a problémákra reagálnának, a csapatok már azok kialakulását is láthatják.
🛠️ Eszköztár: A ClickUp automatizálása forradalmi változást hoz, és áthidalja ezt a szakadékot. Az AI Assign és AI Prioritize opciók segítségével a munkát a körülmények változásához igazodva intelligensabban lehet irányítani.
Amikor egy magas prioritású feladat kerül a rendszerbe, az AI a jelenlegi munkaterhelés és rendelkezésre állás alapján javasolhatja a megfelelő felelőst. Ha a prioritások a sprint közepén változnak, az AI segíthet a feladatok újrarendezésében, hogy a legfontosabb munkák láthatóak maradjanak.
Ez rugalmasabb, ellenállóbb munkafolyamatot eredményez. A prioritások meghatározása reaktív kapkodás helyett közös, adatokon alapuló folyamattá válik. A vezetők kevesebb időt töltenek tűzoltással. A csapatok megőrzik koncentrációjukat és energiájukat. A munka fenntartható ütemben halad előre, még akkor is, ha a tervek változnak.
📖 További információ: Hogyan használhatja az AI-t az üzleti fejlesztéshez (használati esetek és eszközök)
5. tipp: Tartalom újrafelhasználása
A tartalomkészítés az egyik legdrágább befektetés egy kisvállalkozás számára, még akkor is, ha papíron nem így tűnik. Egyetlen blogbejegyzés órákon át tartó kutatást, írást, lektorálást és összehangolást jelent.
Mégis sok csapatban ez a munka egyszer megjelenik, rövid ideig megosztják, majd csendben elfelejtik.
A nehézség abból adódik, hogy hogyan illeszkedik ez a munka a napirendbe. Az újrahasznosítás olyan, mint egy extra projekt, amelynek eredménye nem egyértelmű. A különböző csatornák különböző hangnemet és formátumot igényelnek. És ha nincs egyértelmű felelős, a feladat háttérbe szorul a sürgősebb munkák mellett.
Az eredmény: több erőfeszítés, nagyobb nyomás és csökkenő hozam a végzett munkára.
Az eredeti munkát AI segítségével az eredeti munka folytatásaként újra felhasználhatja. Ahelyett, hogy minden csatornánál a nulláról kezdené, az AI a meglévő tartalmakat olyan formátumokba alakíthatja át, amelyek illeszkednek a célhoz.
🛠️ Eszköztár: Ha a ClickUp Docs szolgáltatást használja, az AI közvetlenül az eredeti forrásból dolgozik. Egyetlen blogbejegyzés átalakítható olyan közösségi média posztokká, amelyek kiemelik a legfontosabb gondolatokat, e-mailben elküldhető összefoglalókra, amelyek visszavezetik a forgalmat a teljes cikkhez, vagy rövid frissítésekre hírlevelekhez és bejelentésekhez.
A szándék változatlan marad, míg a formátum a csatornához igazodik. Mivel a munkafolyamat ugyanazon a munkaterületen zajlik, ahol a tartalom létrehozásra és felülvizsgálatra kerül, semmi sem duplikálódik vagy veszik el.
📖 További információ: Hogyan használják az AI-t a tartalomcsapatok? Eszközök, munkafolyamatok és példák
6. tipp: Adatelemzés és jelentéskészítés automatizálása
A legtöbb kisvállalkozás már rendelkezik a szükséges adatokkal. Ami hiányzik nekik, az az idő és a hely, hogy értelmezni tudják azokat. A jelentések készítése általában reaktív feladattá válik, amelyet a határidők, az értekezletek és az ügyfelekkel kapcsolatos munkák közé kell beiktatni.
Gyakori példa erre a heti működési vagy vezetői áttekintés. A cél az, hogy megértsük a teljesítés előrehaladását, a csapat kapacitását és a közelgő kockázatokat. Ehelyett a beszélgetés alapvető kérdéseknél ragad le, mint például:
- A projektek a terv szerint haladnak?
- Hol csúszott el az ütemterv?
- A csapat túlterhelt?
Mire a válaszok elkészülnek, a megbeszélés már majdnem véget ér. Az AI megszünteti az itt felmerülő feszültséget azzal, hogy összefoglalja a fontosabb pontokat, anélkül, hogy a csapatokat elemzőkké kellene alakítania.
Az AI például rávilágíthat arra, hogy a szállítási sebesség az elmúlt két hétben csökkent, mert több feladat is elakadt a felülvizsgálat során. Felhívhatja a figyelmet a kockázat korai jeleire, például a kapcsolódó projektek határidejének csúszására vagy a munkaterhelés egyetlen csapattagra való koncentrálódására.
Vagy részletes bontásokat generálhat, segítve a csapatokat a problémák jobb megértésében.
🛠️ Eszköztár: A beépített AI-kártyákkal ellátott ClickUp Dashboards máris egy helyen központosítja a projekt-, feladat- és teljesítményadatokat. Az AI egy értelmezési réteget ad hozzá ezekhez az adatokhoz. A vezetőknek nem kell manuálisan átnézniük a diagramokat, hanem egyértelmű magyarázatokat kapnak arról, hogy mi változott az idő múlásával, hol alakulnak ki trendek, és mely anomáliák érdemelnek figyelmet.
📖 További információ: A legjobb projektmenedzsment szoftver kisvállalkozások számára
7. tipp: Dokumentáció készítése az új munkatársak beilleszkedéséhez
Az onboarding dokumentáció általában elmarad, mert statikus dokumentumként kezelik. Az útmutatót egyszer megírják, valahol tárolják, és a folyamatok fejlődésével lassan elavul.
A kisvállalkozásokban a változások túl gyorsan történnek ahhoz, hogy a kézi frissítések lépést tudjanak tartani velük.
A tünetek ismerősek. Az új alkalmazottak elavult utasításokra támaszkodnak. Ugyanazok a kérdések ismétlődnek a csevegésben. A beilleszkedés a vártnál tovább tart, nem azért, mert az emberek nem rendelkeznek a szükséges képességekkel, hanem mert hiányzik a világosság.
Az AI megváltoztatja az új munkatársak beilleszkedését, amikor a dokumentumok létrehozásától a folyamatos támogatásra tér át.
🛠️ Eszköztár: A ClickUp-ban a feladatok, dokumentumok és folyamatok már tükrözik a munka tényleges elvégzésének módját, és az AI ügynökök beállíthatók úgy , hogy folyamatosan figyeljék ezt a tevékenységet. Ahelyett, hogy valaki frissítse az útmutatót, az ügynök segíthet a csapat tagjai számára a valódi munkafolyamatok alapján onboarding tartalmak létrehozásában és karbantartásában.
Az ügynökök például:
- Hozzon létre szerepkörspecifikus bevezető útmutatókat az ismétlődő feladatmintákból
- Mutassa meg a releváns folyamatok dokumentációját, amikor egy új alkalmazott megkezdi a munkát.
- Frissítse az onboarding dokumentumokat, ha a munkafolyamatok változnak vagy új lépések kerülnek bevezetésre.
Ezzel az onboarding élő rendszerré válik. A dokumentációja a munkával együtt fejlődik, ahelyett, hogy lemaradna tőle.
📖 További információ: A legjobb AI-ügynökök az üzleti automatizáláshoz és a működés bővítéséhez
8. tipp: Ügyfélszolgálati válaszok javaslatai
A kisvállalkozások ügyfélszolgálati csapatai gyakran nem csak jegyeket kezelnek. Termékkészletet, ügyfélelőzményeket és elvárásokat is ismernek, miközben időnyomás alatt kell reagálniuk.
A forgalmas időszakokban ugyanazok a kérdések merülnek fel újra és újra, és ezekre való ismételt válaszadás rejtett idő- és figyelemveszteséget jelent.
A súrlódás előre látható módon jelentkezik. Az emberi ügynökök a korábbi jegyek között keresnek a megfelelő megfogalmazást. Megpróbálják fenntartani a különböző emberek által írt válaszok egységes hangvételét. És amikor a forgalom megugrik, a sebesség kezd versenyezni a minőséggel.
🛠️ Eszköztár: A ClickUp mesterséges intelligenciával működő ügynökei is elvégezhetik ezt a feladatot Ön helyett. Amikor új kérés érkezik, az ügynök automatikusan felkutatja a releváns kontextust, és a már bevált megoldások alapján javaslatot tesz a válaszra.
Ahelyett, hogy üres válaszmezővel kezdenének, a ügyfélszolgálati munkatársak egy olyan vázlatot kapnak, amely tükrözi:
- Hasonló korábbi határozatok
- Meglévő súgó tartalom
- Jelenleg folyó munkák, amelyek hatással lehetnek a problémára
📖 További információ: Miért szeretik a kisvállalkozások a ClickUp-ot?
9. tipp: A projekt kockázatainak azonosítása
A projektkockázatok ritkán jelennek meg a semmiből. A kisvállalkozásokban általában a felvételkor kezdődnek.
A projektek részleges információkkal, bizonytalan feltételezésekkel vagy meghatározatlan felelősségi körökkel indulnak. Eleinte minden kezelhetőnek tűnik. Az idő múlásával azonban ezek a hiányosságok egyre nagyobbak lesznek.
A hiányos feladatkör gyakran csendben jelenik meg. Csapatai igyekeznek kompenzálni ezt, elviselve a bizonytalanságot, amíg a határidők el nem kezdenek csúszni.
Mire a kockázat nyilvánvalóvá válik, a költségek már magasak.
Az AI segít ezeket a jeleket korán felismerni, mielőtt azok valódi problémákká alakulnának.
🛠️ Eszköztár: A ClickUp-ban a projektfelvétel és a végrehajtás egymás mellett zajlik. Amikor egy projekt létrejön, az AI + ügynökök áttekinthetik a kezdeti hatókört, hogy nincsenek-e hiányzó elemek, például nem egyértelmű eredmények, meghatározatlan határidők vagy kijelölés nélküli tulajdonosok. Ha valami fontos hiányzik, azt azonnal jelzik.
Ezzel a csapatok korán korrigálhatnak a pályán. A projektek összehangoltak maradnak. A kis problémák soha nem válhatnak drága problémákká.
Így segíthet egy projektkészség-felülvizsgálati AI-ügynök a kockázatok korai felismerésében. 👇🏼
📮ClickUp Insight: A felmérésünkben résztvevők csupán 10%-a használ rendszeresen automatizálási eszközöket és keresi aktívan az automatizálás új lehetőségeit.
Ez rávilágít egy fontos, eddig kiaknázatlan termelékenységi tényezőre: a legtöbb csapat még mindig olyan manuális munkákra támaszkodik, amelyeket racionalizálni vagy megszüntetni lehetne.
A ClickUp AI-ügynökei megkönnyítik az automatizált munkafolyamatok létrehozását, még akkor is, ha korábban még soha nem használt automatizálást. A plug-and-play sablonok és a természetes nyelvű parancsok segítségével a feladatok automatizálása mindenki számára elérhetővé válik a csapatban!
💫 Valós eredmények: A QubicaAMF a ClickUp dinamikus irányítópultjaival és automatizált diagramjaival 40%-kal csökkentette a jelentések elkészítéséhez szükséges időt, így a több órás kézi munkát valós idejű betekintéssé alakította.
10. tipp: Csapatkapacitás-tervezés
A növekedés ritkán törik meg a csapatokat egyszerre. Csendesen terheli a rendszereket.
A kapacitástervezés kisvállalkozások számára nehéz feladat, mert a jelzéseket könnyű figyelmen kívül hagyni. A munkaterhelés hetente változik. A becslések általában optimisták. Az, hogy ki rendelkezik ténylegesen kapacitással, gyakran csak az emberek fejében létezik, nem pedig egy közös rendszerben.
Ennek eredményeként a csapatok csendben viselik a nyomást. Az AI segít abban, hogy a kapacitás látható és mérhető legyen, ahelyett, hogy csak feltételezzük.
🛠️ Eszköztár: A ClickUp Workload View funkciója valós idejű képet ad a projektek és időszaki kapacitásokról. A vezetők láthatják, hogyan oszlik el a munka, hol koncentrálódik a tevékenység, és mikor visel egy személy túl sok kritikus felelősséget.
Ez a láthatóság megváltoztatja a döntéshozatalt. Ahelyett, hogy a határidők elmulasztására reagálnának, a csapatok már korán észlelik a túlterhelés kialakulását.
Az AI egy újabb réteget ad hozzá azáltal, hogy azonosítja a prioritások változása vagy a növekvő munkaterhelés miatt veszélybe került feladatokat, segítve a vezetőket abban, hogy ne csak azt értsék meg, ki van elfoglalva, hanem azt is, hol fog a nyomás problémákat okozni a jövőben.
Ezzel a tisztasággal a csapatok pontosabban tudják előre jelezni a munkaterhelést. A vezetők tudják, mikor kell újraelosztani a feladatokat, elhalasztani az új munkákat, vagy korábban megkezdeni a felvételi beszélgetéseket. A kapacitástervezés proaktívvá válik, ahelyett, hogy reaktív lenne.
⚡️ Sablonarchívum: Ingyenes csapatkapacitás-tervezési sablonok | ClickUp, Excel és mások
Példák kisvállalkozásokra, amelyek sikeresen használják az AI-t és az automatizálást
A kisvállalkozások gyakran szkeptikusan állnak az AI-hez, és erre jó okuk van. A homályos ígéretek nem hoznak eredményt. Ami viszont valóban számít, az az, hogy megnézzük, hogyan használják a valódi csapatok az automatizálást a mindennapi munkájuk során felmerülő konkrét akadályok leküzdésére.
Az alábbi példák bemutatják, hogyan takaríthatnak meg időt a kis- és középvállalkozások a gyakorlati automatizálás segítségével.
1. Red Sky: HR-folyamatok automatizálása és általános költségek csökkentése
A Red Sky, egy startup stúdió, amely alapítókkal és kezdő csapatokkal dolgozik, a ClickUp Automation segítségével racionalizálta a korábban jelentős időt felemésztő belső folyamatokat.
A rutin HR-feladatok automatizálásával a HR-folyamatok közel 42%-a automatizálttá vált, ami csökkentette a vezetők terheit és lehetővé tette számukra, hogy a magasabb értékű feladatokra koncentráljanak. A vállalat 80%-kal csökkentette az összes értekezlet számát és 50%-kal csökkentette az értekezletek hosszát, mivel az automatizálás segítette a csapatokat abban, hogy folyamatos szinkronizálás nélkül is naprakészek maradjanak. T
A toborzási ciklusuk 21 napról 7 napra csökkent, így a felvételi folyamat háromszorosára gyorsult, és a HR-osok a koordináció helyett a jelöltek minőségére koncentrálhatnak.
2. Brandtegic: A feladatok beállítása és az ügynökök betanítása idejének csökkentése
A Brandtegic csapata jelentős időmegtakarítást ért el azáltal, hogy ügynököket alkalmazott az ügyfélprojektek ismétlődő beállítási munkáinak automatizálására.
Ami korábban projektként több mint 20 percet vett igénybe, az 2–3 percre csökkent, ami 90%-os csökkenést jelent a feladat beállítási idejében, és heti 15–25 óra megtakarítást jelent. Emellett az automatizált briefek és árajánlatok révén 60%-kal csökkentették az ügyfelek bevonásának és az ajánlatok elkészítésének idejét.
📖 További információ: AI a munkahelyen: módszerek a termelékenység és a hatékonyság javítására
3. CEMEX: A manuális átadások kiküszöbölése a marketing munkafolyamatokban
A CEMEX marketingcsapatánál az automatizálás megszüntette a 36 órás kommunikációs késedelmet a feladat elvégzése és az érdekelt felek tájékoztatása között. Az automatizálás előtt, amikor egy szövegíró befejezte a munkáját, valakinek manuálisan kellett értesítenie a többieket, ami gyakran elhúzódott a következő munkanapig.
A ClickUp űrlapnézetének és automatizálási sablonjainak segítségével a projekt lépései és frissítései automatikusan és azonnal megtörténnek.
4. Ovative Group: Ismétlődő feladatok csökkentése AI automatizálással
Az Ovative Group csapata a nap jelentős részét ismétlődő adminisztratív feladatokkal töltötte, mint például állapotfrissítések, értesítések és feladatkiosztások.
A ClickUp AI-alapú automatizálásának bevezetése óta a rutin munkafolyamatok automatikusan futnak, így feladatonként több mint 20 percet takarítunk meg a manuális lépések kiküszöbölésével és az emberi hibák csökkentésével.
Ez rávilágít arra, hogy még a gyakori, ismétlődő munkák automatizálása is valódi időt takaríthat meg a csapatok számára, nem pedig bonyolult technológiával, hanem átgondolt automatizálási tervezéssel.
💟 Bónusz: A ClickUp AI szuperalkalmazása, a BrainGPT segít a kisvállalkozásoknak hatékonyabban dolgozni azzal, hogy olyan AI asszisztenst biztosít, amely megérti a munkáját, és nem csak általános utasításokat ad. A Talk to Text funkcióval bárhol, ahol dolgozik, beszédet finomított feladatokká, jegyzetekké vagy cselekvési lépésekké alakíthat, így akár négyszeresére is gyorsíthatja a beviteleket.
A BrainGPT mély kontextust von ki az összes csatlakoztatott eszközéből és harmadik féltől származó alkalmazásából, így a keresések és válaszok értelmesek és személyre szabottak, nem pedig szilárdak. Böngészőbővítményen vagy asztali kiegészítőn keresztül elérhető, egységes keresést és műveleteket biztosít a munkájában és az interneten. Az Enterprise Search segítségével olyan AI-modellek, mint a ChatGPT, a Claude és a Gemini, valamint automatizálási funkciók állnak rendelkezésére, így alkalmazások közötti váltás nélkül is hatékony betekintést és valódi végrehajtási segítséget kap.
5. Pontica Solutions: Több mint 2000 óra megtakarítás automatizálással
A Pontica Solutions, egy üzleti folyamatok és IT-kihelyezés területén működő vállalat, gyorsan növekedett, de rájött, hogy az ismétlődő munkák értékes időt vesznek el.
A munkafolyamatok és a feladatkezelés automatizálásával a csapat több mint 2000 órát spórolt meg egyetlen év alatt. Évente több mint 60 000 automatizálást hoztak létre több mint 25 folyamatban, ami kiküszöbölte az ismétlődő lépéseket, mint például az állapotfrissítések, a csapatok közötti kommunikáció átadása és az adminisztratív koordináció.
Összességében ezek a történetek bemutatják, hogyan működik a gyakorlatban a hatékony AI és automatizálás.
Ezek a csapatok nem azért vezették be az automatizálást, hogy trendeket kövessenek vagy embereket váltsanak le. Arra használták, hogy megszüntessék a már meglévő munkafolyamatokból származó súrlódásokat, a feladatátadástól és beállítástól a jelentésekig és koordinációig.
Az eredmény nem csak időmegtakarítás volt, hanem nyugodtabb működés, egyértelműbb felelősségi körök és több lehetőség a csapatok számára, hogy a fontos munkára koncentráljanak. A kisvállalkozások számára ez a fajta előny sokkal fontosabb, mint az újdonság.
📖 További információ: Hogyan lehet leküzdeni a gyakori AI-kihívásokat
Bevált gyakorlatok kisvállalkozások számára AI termelékenységi eszközök használatával
Az AI hatékony eszköz lehet a kisvállalkozások számára, de csak akkor, ha célszerűen alkalmazzák. A cél nem az, hogy több AI eszközt használjunk, hanem hogy csökkentsük a manuális feladatokat, megőrizzük a koncentrációt és teret teremtsünk a stratégiai munkának.
Az alábbi bevált gyakorlatok bemutatják, hogyan alkalmazzák sikeresen a kisvállalkozások tulajdonosai az AI-t anélkül, hogy növelnék a komplexitást vagy a kockázatot.
| Kezdje az ismétlődő feladatokkal | Használja az AI-t olyan feladatok automatizálására, mint a nyomon követés, a találkozók jegyzetelése, az állapotfrissítések és az ügyfélérdeklődések. | Ezek az unalmas feladatok naponta sok időt vesznek igénybe, és könnyen növelhetik a termelékenységet. |
| Ha lehetséges, használjon egyetlen AI eszközt | Konszolidálja az AI termelékenységi eszközöket, ahelyett, hogy további eszközöket és más alkalmazásokat halmozna fel. | Csökkenti a tanulási görbét, védi az érzékeny adatokat és biztosítja az üzleti adatok összekapcsolását. |
| Tartsa az AI-t közel a valódi munkához | Alkalmazzon mesterséges intelligenciát ott, ahol máris feladatok, projekttervek és napi műveletek zajlanak. | A kontextus javítja a pontosságot és segít az AI-nek hasznos eredményeket generálni. |
| Automatizálja a munkafolyamatokat, mielőtt új alkalmazottakat vesz fel | Használjon automatizált munkafolyamatokat a manuális feladatok és a koordináció kezeléséhez | Segít a kisvállalkozásoknak a túl korai alkalmazottak felvétele nélkül bővülni |
| Először alkalmazzon mesterséges intelligenciát a projektmenedzsmentben | Fókusz AI funkciók a projektmenedzsment eszközökben | Rendszeresen tartja a munkát, és megakadályozza, hogy az AI elvonja a figyelmet. |
| Hagyja, hogy az AI segítse, ne döntsön | Használja az AI-alapú funkciókat prioritások, vázlatok vagy következő lépések javaslatához. | Megőrzi az emberi ítélőképességet, miközben javítja a termelékenységet |
| Vezesse be fokozatosan az AI-t | Finomítsa a munkafolyamatokat egy-egy felhasználási eset alapján | Megakadályozza a túlterheltséget és bizalmat épít a munkavállalók körében |
| Védje meg ügyfelei bizalmát | Korlátozza az AI hozzáférését csak a megfelelő részlegre és adatokra | Bizalmat épít az ügyfelek hangulatának és ügyfélélményének kezelése során |
| Rendszeresen ellenőrizze az eredményeket | Ellenőrizze az AI által generált tartalmakat, a közösségi média bejegyzéseket és a jelentéseket | Megőrzi a minőséget és elkerüli a vak automatizálást |
| Mérje meg az időmegtakarítást | Kövesse nyomon, mennyi időt takarít meg az AI a manuális feladatokkal kapcsolatban | Segít a kisvállalkozások tulajdonosainak megalapozott döntéseket hozni az AI használatának kiterjesztéséről |
Kezdjen el ma okosabban dolgozni az AI segítségével!
Az AI-nak nem kell átalakítania a munkamódszereit ahhoz, hogy hatékony legyen.
Kisvállalkozások számára akkor nyújt a legnagyobb értéket, ha a meglévő munkafolyamatokat támogatja, ahelyett, hogy azokat felváltaná. A cél nem a változás önmagáért, hanem a csapatok munkáját nap mint nap lassító súrlódások enyhítése.
Amikor a feladatok, dokumentumok, beszélgetések és jelentések egy helyen találhatók, az AI a környezeted részévé válik.
Összefoglalja a munkát anélkül, hogy frissítéseket kellene keresnie, feltárja a kockázatokat, mielőtt azok eszkalálódnának, és segít a csapatoknak kevesebb erőfeszítéssel jobb döntéseket hozni. A technológia háttérbe szorul, míg a tisztaság és a lendület előtérbe kerül.
Szerezze be a teljes AI-kézikönyvet, és kezdje el könnyebbé, átláthatóbbá és fenntarthatóbbá tenni a munkát.