Figyelembe véve a kommunikáció javítására kifejlesztett technológiák mennyiségét, a funkciók közötti együttműködésnek könnyebbnek kellene lennie, mint valaha.
- Vegye fel a kapcsolatot munkatársaival a Slackben
- Fájlok és dokumentumok megosztása a Google Drive-on keresztül
- Feladatok kiosztása egy projektmenedzsment eszközben
De láthatja: ezek az eszközök egymástól függetlenek.
A projektmenedzserek igyekeznek értelmet találni a több eszközön zajló beszélgetésekben. Senki sem rendelkezik egységes képpel arról, hogy mi lett a döntés.
Mi lenne, ha lenne egy módszer, amellyel a megbeszéléseket, döntéseket és teendőket egy helyen lehetne összefogni – pontosan ott, ahol a munka folyik? Bemutatjuk: a ClickUp SyncUps, az időmegtakarító eszköz.
Az alábbiakban bemutatjuk, hogyan használhatják a projektmenedzserek a ClickUp SyncUp alkalmazást a funkciók közötti projektek szinkronizálásához.
Mi az a ClickUp SyncUp, és milyen előnyökkel jár a projektmenedzserek számára?
A ClickUp SyncUp egy videó- és audio-megbeszélés funkció, amely közvetlenül a ClickUp munkaterületén belül épül be. Lehetővé teszi, hogy egyéni vagy csoportos hívásokat kezdeményezzen a csapatával, és a beszélgetéseket a tényleges feladatokhoz és dokumentumokhoz kapcsolja anélkül, hogy elveszítené a kontextust.
A SyncUps a ClickUp Chat része, és teljes funkciókészletet kínál, beleértve a képernyő megosztását, a hívások rögzítését és az AI által generált összefoglalásokat minden rögzített hívás után.
Azok számára, akik a megfelelő projektmenedzsment szoftvert keresik az összehangolt, nyomon követhető, többfunkciós szinkronizáláshoz, a SyncUp hidat képez a kommunikáció és a végrehajtás között.
A ClickUp Sync Up legfontosabb funkciói, amelyeket a projektmenedzserek imádni fognak
Mi különbözteti meg a SyncUps-ot a videokonferencia- és csapatkommunikációs alkalmazásoktól, mint például a Zoom vagy a Microsoft Teams? Miért jelent előnyt a közvetlen munkaterület-integráció a projektmenedzserek számára? Nézzük meg!
Lehetőség a feladatokra való hivatkozásra és azok összekapcsolására a SyncUps során
A projektmenedzserek valós időben összekapcsolhatják a SyncUp-beszélgetéseket a ClickUp-feladatokkal, így könnyebb nyomon követni az előrehaladást és szervezni a feladatokat.
Minden megbeszélés megvalósítható marad, és a csapat tagjai világosabban látják, hogy mit kell tenni. Bárki, aki hozzáfér a csatornához vagy a ClickUp Chathez (ahol a SyncUp megtartásra került), a SyncUp üzenet fölé viszve az egérmutatót láthatja az összes kapcsolódó feladatot.
❌ Ha a megbeszélések és a munka különálló csevegőplatformokon zajlik, előfordulhat, hogy bizonyos teendők és nyomon követendő feladatok elvesznek vagy késedelmet szenvednek.
✅ A SyncUp segítségével a munkád és a megbeszéléseid ugyanazon a helyen zajlanak. A döntések azonnal feladatokká alakulnak, ami biztosítja a projekt zökkenőmentes végrehajtását.
🎥 Nézze meg ezt a videót, hogy megtudja, hogyan automatizálhatja a találkozók jegyzetét és a feladatokat a ClickUp segítségével.
📮 ClickUp Insight: A szakemberek körülbelül 41%-a az azonnali üzenetküldést részesíti előnyben a csapaton belüli kommunikációhoz. Bár ez gyors és hatékony információcserét tesz lehetővé, az üzenetek gyakran több csatornán, szálon vagy közvetlen üzenetben jelennek meg, ami megnehezíti a későbbiekben az információk visszakeresését.
Egy olyan integrált megoldással, mint a ClickUp Chat, a csevegési szálak konkrét projektekhez és feladatokhoz vannak rendelve, így a beszélgetések kontextusban maradnak és könnyen elérhetők.
Beépített felvétel és átírás
A rögzített SyncUps-ok a Clips Hub-ban kerülnek tárolásra, és a felvétel linkjét bárkivel megoszthatja, hogy gyors áttekintést kapjon.
AI-összefoglalók és teendők
Egy kattintással hozzáadhat egy átfogó, AI által generált összefoglalót egy dokumentumhoz.
Ossza meg a dokumentumot mindenkivel, aki nem tudott részt venni a megbeszélésen, hogy azok is gyorsan áttekintést kapjanak a legfontosabb teendőkről anélkül, hogy végig kellene nézniük a teljes SyncUp-ot.
Ha többnyelvű vagy globálisan elszórt csapatod van, a ClickUp Brain segítségével bárki lefordíthatja a találkozó jegyzeteket egy számára érthető nyelvre, anélkül, hogy másra kellene támaszkodnia.
A ClickUp Brain a megbeszélés során azonosított teendőket nyomon követhető feladatokká is átalakíthatja.
Vagyis, ha Tomnak csütörtökig kell befejeznie az API dokumentációt, a ClickUp Brain létrehozhat egy feladatot ezzel a határidővel, és automatikusan hozzárendelheti Tomhoz.
Ez különösen hasznos a feladatkezelés során, amikor egyik megbeszélésről a másikra rohanunk, és nem tudjuk minden egyes megbeszélést alaposan dokumentálni.
📚 További információ: Hogyan használható az AI a találkozók jegyzetelésére? (Használati példák és eszközök)
Képernyőmegosztás és dokumentumok közös szerkesztése
Képzelje el a következő helyzetet: Ön egy funkcióközi SyncUp-ot szervez. Előveszi a bevezetési ütemtervet, megosztja a képernyőjét, és megnyitja a dokumentumot a közös szerkesztéshez.
Minden, a SyncUp-ban részt vevő csapat azonnal bekapcsolódhat. A marketing finomítja az üzeneteket, a mérnökök közvetlenül a dokumentumban jelzik a blokkoló tényezőket, a tervezők pedig valós időben frissítik az eszközök mérföldköveit.
A megbeszélés után nem kell különböző csatornákon vagy csapatoknál visszajelzéseket gyűjtenie. Egy összehangolt tervvel távozik.
📚 További információ: A legjobb képernyőmegosztó szoftver távoli értekezletekhez
Integráció a ClickUp munkafolyamatokkal
A SyncUp teljes mértékben integrálva van a ClickUp munkafolyamatába. Az ezeken a megbeszéléseken megvitatott, végrehajtható tételek határidővel ellátott feladatokká alakulnak át (ami javítja a teljesítmény nyomon követését). Ezután beállíthat trigger-alapú ClickUp automatizálásokat, amelyek emlékeztetőket küldenek a határidők közeledtével, vagy megjegyzéseket tesznek közzé a feladatokban, amikor a státuszok megváltoznak.
Például, amikor a határidő lejárt → hagyjon megjegyzést a megbízottnak.
💡 Profi tipp: Használja a ClickUp Super Agents szolgáltatást a rutin projektmenedzsment feladatok automatizálásához, mint például a napi projektjelentések elkészítése, a csapat standup frissítéseinek összeállítása és a gyakran ismételt kérdések azonnali megválaszolása a csevegőcsatornákon.
Ezzel kapcsolatban íme a legfontosabb, megfontolásra érdemes AI-ügynökök a megbeszélésekhez 👇
👀 Tudta? A ClickUp Research szerint a szakemberek 40%-a szeretne minden megbeszélés után azonnal nyomon követni a teendőket. De mivel a kommunikációs csatornák az e-mail (42%) és az azonnali üzenetküldés (41%) között oszlanak meg, ezek a teendők gyakran szétszóródnak a munkahelyen.
Hogyan használhatják a projektmenedzserek a SyncUp-ot a funkciók közötti megbeszélésekhez?
A funkciók közötti együttműködés nem mentes a kihívásoktól. Ha készen állsz azok leküzdésére, van egy megoldásunk számodra.
Használja a ClickUp projektmenedzsment platformját a kommunikáció, a projektadatok, a dokumentáció, a feladatok és a projekt eredményeinek kezeléséhez és szervezéséhez egy helyen, a zökkenőmentes projektvégrehajtás érdekében.
Tartson megbeszéléseket, kapcsolja össze a megbeszéléseket a tényleges munkával, és alakítsa a döntéseket nyomon követhető feladatokká. Mindezt egyetlen munkaterületről.
A SyncUp ebben az integrált munkaterületen belül található, így minden funkcióközi beszélgetés kapcsolatban marad azzal a projekttel, amelyet előre kell vinni.
Íme, hogyan használhatják a projektmenedzserek a ClickUp SyncUp alkalmazást a funkciók közötti projektek szinkronizálásához és a feladatok kezeléséhez.
1. Határozzon meg egyértelmű találkozó célkitűzést
Mielőtt többfunkciós megbeszélést szervez, határozza meg, mit vár el a megbeszéléstől. Ez lehet:
- A sprint prioritások összehangolása
- A projektállapot-jelentés véglegesítése
- Termékfejlesztési terv áttekintése
- A mérnöki és a tervezési munka közötti szűk keresztmetszet megoldása
- A projekt mérföldköveinek véglegesítése
Bármi is legyen a napirend, mindenképpen küldje el azt a megbeszélés előtt.
Bónusz tipp: Adjon lehetőséget a csapattagoknak, hogy kilépjenek a projektből, ha az nem kapcsolódik a munkájukhoz.
Használja a ClickUp Docs szolgáltatást a találkozó napirendjének megírásához. Vegye fel a megbeszélés témáit és a várt eredményeket. A csapat tagjai előre elkészíthetik kérdéseiket és észrevételeiket.
Ha kevés az időd, kombináld a Docs + ClickUp Brain alkalmazásokat, hogy azonnal létrehozz egy strukturált értekezlet napirendet. A ClickUp Brain felvázolhatja a témákat, kérdéseket javasolhat, és segíthet a célok finomításában, így felkészülten érkezhetsz az értekezletre.
Mivel a dokumentumok teljes mértékben szerkeszthetők, táblázatokat, táblázatokat, irányítópultokat vagy hivatkozási linkeket ágyazhat be a kontextus kiegészítéséhez. Ez egyértelmű kiindulási pontot biztosít a résztvevőknek a SyncUp megkezdése előtt.
⚡ Sablonarchívum: Ingyenes projektmenedzsment sablonok minden típusú projekthez
2. Hozzon létre egy dedikált csevegőcsatornát
A ClickUp Chat segítségével nincs szükség több kommunikációs eszközre. Ez egy egységes platform, amely a csapat összes kommunikációját szálakba, csatornákba és DM-ekbe centralizálja.
Megjegyzés: A SyncUp a ClickUp Chat része, és csak akkor használható, ha aktiválja a Chat funkciót.
Ezután hozzon létre egy speciális csatornát a ClickUp Chatben a funkcióközi projektjéhez. Ez a csatorna központi csomópontként fog szolgálni a csapat együttműködéséhez, és minden csapattagot tájékoztatni fog a projekttel kapcsolatos megbeszélésekről, feladatokról, fájlokról, dokumentumokról, a projekt ütemtervéről és a SyncUp-hívásokról.
Mi ennek az előnye? Elkerüli a kontextusváltást a megbeszélésen való részvétel közben.
Külső érdekelt feleket is meghívhat a SyncUp-ra. Csak győződjön meg arról, hogy hozzáférésük van a csevegőcsatornához.
👀 Tudta? A marketingvezetők közel 84%-a tapasztalja az együttműködés nehézségeit – túl sok megbeszélés, nem egyértelmű döntések és késleltetett projektkérések, amelyek károsítják a projekt egészségét.
Bár ennek a súrlódásnak számos oka van, a csapatok együttműködésének és munkájának egy helyre történő központosítása jelentősen csökkentheti a koordinációs terheket, és lehetővé teszi a csapatok számára, hogy folyamatos átszervezés nélkül haladjanak előre.
3. Indítson el egy azonnali SyncUp-ot
Kattintson a csevegőcsatorna jobb felső sarkában található telefon ikonra a SyncUp elindításához. Amint elindítja a SyncUp-ot, a csatornára egy üzenet kerül, amely lehetővé teszi mások csatlakozását. Kapcsolja be a mikrofont és a kamerát, hogy felkészüljön a találkozóra.
Akár hang- és videofelvételeket is készíthet a későbbiekben történő felhasználás céljából.
📮 ClickUp Insight: A válaszadók több mint fele naponta három vagy több eszközbe ír, küzdve az „ alkalmazások elszaporodásával ” és a szétszórt munkafolyamatokkal.
Bár ez produktívnak és elfoglaltnak tűnhet, a kontextus egyszerűen elveszik az alkalmazások között, nem is beszélve a gépelésből származó energiafogyasztásról. A ClickUpBrainGPT mindent összefog: egyszer mondja el, és a frissítései, feladatait és jegyzetei pontosan oda kerülnek, ahová tartoznak a ClickUp-ban. Nincs több váltogatás, nincs több káosz – csak zökkenőmentes, központosított termelékenység.
4. Használja a képernyőmegosztást a közös felülvizsgálatokhoz
Ossza meg képernyőjét (lap, ablak vagy teljes képernyő) a SyncUp során, hogy áttekintse a projekt dokumentációját vagy bemutassa egy adott munkafolyamatot.
A képernyő megosztása lehetővé teszi a csapat számára, hogy valós időben együttműködjön. Így könnyebb pótolni a tudásbeli hiányosságokat és egyértelműséget teremteni, ami egyébként nehéz lenne.
Ez megkönnyíti a munkahelyi együttműködést, mivel minden csapattag számára közös vizuális referenciát biztosít. Kollégái hálásak lesznek érte – mindenki egyeztetett feladatokkal és kijelölt teendőkkel távozik.
5. Dolgozzon együtt egy olyan mesterséges intelligenciával, amely megérti Önt és a munkáját
A ClickUp Brain a dedikált AI munkaterületeként működik. A feladatokból, dokumentumokból, terekből, tudásbázisból és a csatlakoztatott alkalmazásokból nyeri ki a kontextust.
Nem egy elszigetelt AI-eszközt használ. Olyan kontextusfüggő intelligenciával dolgozik, amely megérti a projektjeit, a csapatát és a történetét.
Ön is kiválaszthatja a pillanatnak leginkább megfelelő intelligenciát. Például a többféle AI-modell közül használhatja a következőket:
- Claude: Stratégiai narratívák és hosszú távú érveléshez
- ChatGPT: Az ügyfelekkel való írásbeli és szóbeli kommunikáció finomításához
- Gemini: Kutatáshoz, adatigényes elemzésekhez és technikai meghibásodásokhoz
A fejlett Enterprise Search segítségével azonnal lekérhet információkat a munkaterület bármely pontjáról: feladatok, dokumentumok, fájlok, megjegyzések, rögzített SyncUps, sőt még külső forrásokból is, mint például a Google Drive, a GitHub, a SharePoint és az internet.
Szüksége van a legutóbbi sprint függőségi frissítésére? Egy két héttel ezelőtt hivatkozott tervezési fájlra? Egy beszélgetésben jelzett kockázatra? A ClickUp Brain másodpercek alatt előkeresi.
A beépített webes keresőréteg segítségével piaci adatokat gyűjthet, a legjobb gyakorlatokat összehasonlíthatja, új trendeket kutathat vagy feltételezéseket ellenőrizhet.
Ahelyett, hogy az AI terjedésével küszködne, a ClickUp Brain az egész projekt munkafolyamatának egyetlen AI rétegévé válik.
⚡ Sablonarchívum: Ingyenes projektállapot-jelentés sablonok
Gyakori korlátozások és megoldások
A ClickUp SyncUp azonnali jellege javítja az együttműködésen alapuló kommunikációt. Ugyanakkor vannak olyan korlátai, amelyekkel tisztában kell lennie. Ezek a következők:
Korlátozott résztvevői létszám
Kihívás: A ClickUp SyncUps támogatja a funkciók közötti együttműködést akár 200 résztvevővel egyetlen híváson belül, 24 ember egyidejű beszédével.
A csatornában a SyncUp kezdeményezésére vonatkozóan szerepkörökön alapuló korlátozások vannak érvényben. A SyncUp maximális időtartama 10 óra, ami nem jelenthet korlátozó tényezőt; ha mégis, akkor bármikor azonnal elindíthat egy új SyncUp-ot.
✅ Megoldás: 200 főnél több résztvevővel zajló, többfunkciós megbeszélések esetén futtasson párhuzamos SyncUps-okat a különböző részlegek számára, majd utána ossza meg a felvételeket.
Értesítési korlátozások
Kihívás: A felhasználók néha nem kapnak azonnali értesítést a bejövő SyncUp-hívásokról, ami miatt lemaradnak a megbeszélésekről.
✅ Megoldás: Kérje meg a csapat tagjait, hogy engedélyezzék az asztali és mobil értesítéseket azoknál a ClickUp Chat csatornáknál, ahol fontos SyncUps-ok zajlanak. Néhány perccel a kezdés előtt tegyen közzé egy gyors emlékeztetőt a csatornán.
💡 Profi tipp: Azoknál a csapattagoknál, akik mobil eszközöket használnak, győződjön meg arról, hogy a ClickUp alkalmazásban engedélyezve vannak az értesítések, a mikrofon és a kamera. A Mobile SyncUps segítségével a felhasználók útközben is csatlakozhatnak a hívásokhoz és követhetik a beszélgetéseket.
Nincsenek külön szobák
Kihívás: Egyes online értekezleteszközök, például a Zoho Meetings, lehetővé teszik, hogy külön szobákat hozzon létre, ahol bizonyos témákat külön megvitathatnak, mielőtt újra összeülnének.
✅ Megoldás: Indítson külön SyncUps-okat különböző csevegőcsatornákon az alcsoportok megbeszéléseihez.
Például, ha a termékbevezetési megbeszélésen a mérnököknek és a tervezőknek külön kell megvitatniuk a technikai részleteket, akkor átugorhatnak a saját részlegük csatornájára egy gyors SyncUp-ra, majd visszatérhetnek a fő projektcsatornára.
Egy másik lehetőség az, hogy ezeket az albeszélgetéseket külön SyncUps-ként ütemezzük be a fő funkcióközi megbeszélés előtt vagy után.
📚 További információ: Projektmenedzsment irányítópult példák és sablonok
Felvételek követelményei a leíráshoz
Kihívás: Csak a rögzített SyncUps-ok kerülnek tárolásra a Clips Hub-ban, és csak azok átírhatók vagy összefoglalhatók a ClickUp Brain segítségével. Ne felejtsd el megnyomni a felvétel gombot minden megbeszélés elején.
✅ Megoldás: Tegye a felvételkészítést alapértelmezett szokássá minden fontos funkcióközi értekezleten. Kijelölhet valakit (vagy magát), aki minden SyncUp kezdetén elindítja a felvételt.
Felvételek tárolási korlátai
Kihívás: Az ingyenes csomag felhasználói korlátozott tárhelyet kapnak a SyncUp felvételekhez, amely gyorsan megtelik, ha gyakran tartanak funkciók közötti megbeszéléseket.
✅ Megoldás: Frissítsen. Ha ez nem lehetséges, akkor rangsorolja, melyik értekezleteket kell rögzíteni, és törölje a régebbi, már nem releváns felvételeket. A fontos felvételeket letöltheti külső tárolóra, és eltávolíthatja őket a ClickUp-ból, hogy helyet szabadítson fel.
👀 Tudta? A digitálisan fejlett vállalatok közel 83%-a kihasználja a funkciók közötti csapatok erejét, hogy „rugalmasak” maradjanak és „megőrizzék versenyelőnyüket”. De ezeknek a vállalatoknak a többsége nehezen találja meg a megfelelő erőforrásokat, hogy ezt megvalósítsa.
Tippek a SyncUp maximális kihasználásához funkcióközi projektekben
Íme néhány praktikus tipp, amelyek segíthetnek a projektmenedzsereknek a SyncUps maximális kihasználásában, ahelyett, hogy csak egy újabb csevegőplatformmá alakítanák őket:
- Használjon aszinkron frissítéseket: Csak akkor használja a SyncUps-ot, ha valóban több részleg valós idejű hozzájárulására van szükség a megbeszélésekhez. Ne feledje, hogy nem kell megbeszélést tartania (ami elrabolja a csapat idejét) ahhoz, hogy közölje, amit könnyen meg lehetne mondani egy üzenetben vagy rögzíteni egy ClickUp Clip-ben.
- Hozzon létre újrafelhasználható napirend-sablonokat: szabványosítsa a találkozók felépítését, hogy azok kiterjedjenek az akadályokra, a szükséges döntésekre, a haladásról szóló frissítésekre és a következő lépésekre, így a megbeszélések fókuszáltak maradnak. A megfelelő projektmenedzsment eszköz, mint például a ClickUp, újrafelhasználható sablonokat kínál az információgyűjtés szabványosításához.
- Használja a Brain funkciót a megbeszélés előtti felkészüléshez: Kérje meg a ClickUp Brain funkciót, hogy összefoglalja a legutóbbi feladatokat, vagy mutassa meg a SyncUp előtt a még elvégzendő feladatokat. Ezzel gyorsan áttekintheti a helyzetet.
- Címkézze meg az osztályokat a kapcsolódó feladatokban: Használja az egyéni mezőket vagy az osztályok szerinti címkéket (feladatok összekapcsolásakor), hogy könnyen nyomon követhesse a funkciók közötti feladatfüggőségeket, ami jobb projekt eredményekhez vezet.
- Használja a Clips alkalmazást aszinkron bemutatókhoz: Ha meg kell mutatnia, hogyan működik valami, vagy végig kell vezetnie egy folyamatot, rögzítsen egy Clip alkalmazást, és ossza meg a csatornán. A csapat tagjai akkor nézhetik meg, amikor nekik kényelmes, és időbélyeggel ellátott megjegyzéseket fűzhetnek hozzá kérdéseikkel.
A funkciók közötti projektszinkronizálás egyszerűsítése a ClickUp SyncUp segítségével
A többfunkciós projektekhez olyan együttműködési környezetre van szükség, ahol a csapatoknak nem kell a frissítéseket követniük és közös nevezőre jutniuk.
A részlegek között annyi változó tényező van, hogy a projektmenedzsereknek nehéz nyomon követni a haladást és az akadályokat.
A SyncUps segítségével megvalósuló együttműködéses kommunikáció összehozza az érdekelt feleket anélkül, hogy meg kellene szervezni a találkozókat vagy meg kellene várni a visszaigazolást.
Mivel ezek közvetlenül integrálva vannak a projektmenedzsment szoftverébe, minden találkozót megvalósítható tétellé alakíthat, és percre pontosan nyomon követheti.
Készen állsz a SyncUps használatára? Regisztrálj ingyenesen a ClickUp-on.
Gyakran ismételt kérdések
Nem, a ClickUp SyncUp kifejezetten azonnali audio- és videotalálkozók lebonyolítására lett kifejlesztve a ClickUp munkaterületen belül. Azáltal, hogy a találkozókat összekapcsolja a feladatokkal, dokumentumokkal és munkájával, kiküszöböli a kontextus szétszóródását, amely egyébként előfordulhatna.
Akár 200 ember is csatlakozhat egy SyncUp-találkozóhoz, és egyszerre 24 ember beszélhet.
Igen, a csatornákhoz hozzáféréssel rendelkező külső érdekelt felek meghívó link segítségével csatlakozhatnak a SyncUp-hoz.
Nem teljesen. A SyncUp leginkább olyan megbeszélésekhez alkalmas, amelyek valós idejű együttműködést és döntéshozatalt igényelnek. A rutin jellegű állapotfrissítések és az általános projektelőrehaladási jelentések esetében az e-mailek vagy (még jobb) a ClickUp Chat és a feladatkommentek hatékonyabbak.
A ClickUp Brain képes összefoglalókat készíteni a SyncUp felvételeiből, és a teendőket nyomon követhető feladatokká alakítani. Az AI képes a feladatokat a megfelelő személyeknek kiosztani és a megbeszélésen egyeztetett határidőket beállítani.