Az értékesítési képviselők napjuk közel egyötödét e-mailek írásával töltik, beleértve a hideg e-maileket is. Mindezen erőfeszítések ellenére azonban az eredmények nem mindig olyanok, amilyeneket remélnek.
Az inbound értékesítés ugyanis nem csupán a potenciális ügyfelek kérdéseinek megválaszolását jelenti. Magában foglalja a potenciális ügyfelek minősítését, egy adott kihívás kezelését és értelmes beszélgetések kialakítását is. Ahhoz, hogy ezekre a nagy hatással bíró feladatokra koncentrálhassanak, az értékesítőknek vissza kell szerezniük az idejüket.
Az értékesítési folyamat mindig magában foglalja az e-mail marketinget, de a munkafolyamatot nem kell minden alkalommal az elejétől kezdeni. Itt jön be az automatizálás, amely megkönnyíti az értékesítési szakemberek életét.
Az e-mail sablonok létrehozása a bejövő értékesítésekhez személyre szabott, hatékony és azonnal használható keretrendszert biztosít csapatának az értékesítési ciklus minden szakaszában.
Ebben a cikkben megvizsgáljuk, hogyan lehet AI-t használni olyan bejövő értékesítési sablonok létrehozásához, amelyek időt takarítanak meg és javítják a válaszadási arányt.
⭐ Kiemelt sablon
Ha most kezdi el összeállítani a bejövő értékesítési csatornához tartozó tartalmakat, a ClickUp Drip Campaign Template kiváló kiindulási pont automatizált, többfázisú e-mail sorozatok létrehozásához, amelyek ápolják a potenciális ügyfeleket és személyre szabott tartalmat nyújtanak.
Mi teszi az inbound értékesítési e-maileket különlegessé?
A vásárlók nem hisznek el semmit abból, amit a termékéről vagy szolgáltatásáról mond nekik, amíg először nem hisznek magában.
A vásárlók nem hisznek el semmit abból, amit a termékéről vagy szolgáltatásáról mond nekik, amíg először nem hisznek magában.
Ezt mondta egyszer Deb Calvert író, és ez különösen igaz a bejövő értékesítésre.
A bejövő leadek esetében már elvégezte a legnehezebb lépést. Potenciális ügyfelei rákattintottak, feliratkoztak, letöltöttek vagy regisztráltak. Már látták, milyen értéket tud nyújtani nekik. Most az Ön feladata, hogy megfelelő időben egy olyan üzenettel fokozza ezt az érdeklődést, amely utal a kölcsönös kapcsolatra.
A bejövő értékesítési e-mail sablonok a bizalomra, az időzítésre és a relevanciára koncentrálnak, ellentétben a hideg e-mail sablonokkal, amelyek célja a jég megtörése idegenekkel.
Ez azonban azt jelenti, hogy az általános stratégiája, a tárgy sorától a cselekvésre ösztönző felhívásig, még fontosabbá válik.
Íme, miben különböznek egymástól a vonzó bejövő értékesítési e-mailek és a hatékony e-mailes elérhetőség:
- Vegye fel a kapcsolatot azokkal a potenciális ügyfelekkel, akik már érdeklődést mutattak, például webináriumra regisztráltak, esettanulmányt töltöttek le vagy meglátogatták a termékoldalt.
- Összpontosítson a már megtett lépések alapján személyre szabott tartalom nyújtására, ahelyett, hogy a márkáját a nulláról kezdené bemutatni.
- Használjon segítőkész, tanácsadó hangnemet, hogy konkrét előnyöket vagy következő lépéseket mutasson be, például ingyenes konzultációt vagy személyre szabott bemutatót.
- Minden interakcióban kínáljon egyértelmű értéket, legyen szó üdvözlő e-mail sablonról vagy árajánlatkérés utáni nyomonkövetési e-mail sablonról.
📖 Olvassa el még: Hogyan használhatja az AI-t e-mailek írásához?
A magas konverziós arányú bejövő értékesítési e-mailek legfontosabb elemei
A bejövő értékesítési e-mailek természetüknél fogva eltérőek, ezért az írásukhoz is más megközelítést kell alkalmaznia.
A cél az, hogy a megfelelő üzenetet közvetítse, amely bizalmat épít és közelebb hozza őket ahhoz, hogy fizető ügyfelekké váljanak.
Íme a legfontosabb elemek, amelyeket be kell építenie a bejövő lead e-mail sablonjaiba:
1. Ismerje meg bejövő potenciális ügyfeleit, és személyre szabjon minden üzenetet
A bejövő e-mailek akkor működnek a legjobban, ha kontextusban vannak. Nem egy idegennek küld e-mailt, hanem egy beszélgetést folytat.
Szánjon időt arra, hogy megértse, mi váltotta ki a kapcsolatfelvételt. Webináriumra való regisztráció volt? Árlap megtekintése? Blogbejegyzés letöltése?
📌 Példa: Tegyük fel, hogy egy kisvállalkozás tulajdonosa letölti az Ön árlistáját. Egy általános értékesítési e-mail elszalasztaná ezt a lehetőséget. Ehelyett próbálja meg a következőket:
„Szia Alex, köszönjük, hogy letöltötted az árak áttekintését. Ha [eszköz típusa] eszközöket keresel 5 fős csapatod számára, szívesen megosztanám veled, hogy más kisvállalkozások hogyan használják a [cégnév] szolgáltatást az ügyfelek bevonásának egyszerűsítésére.”
👀 Érdekesség: Ray Tomlinson, az a mérnök, aki 1971-ben elküldte a világ első e-mailjét, szintén az „@” szimbólumot választotta a felhasználó- és a hosztnevek elválasztására – ezt a tervezési döntést később a Modern Művészetek Múzeuma is elismerte, és állandó gyűjteményébe felvette.
2. Írjon olyan tárgyakat, amelyek kíváncsiságot keltenek anélkül, hogy homályosak lennének
A tárgy sorok az első benyomásodat jelentik. A tárgy sorodra kattintaniuk kell az embereknek, különben az üzeneted nem fog számítani, még akkor sem, ha tökéletes.
A jó bejövő tárgymezők egyensúlyt teremtenek a relevancia és a kíváncsiság között. Figyelembe veszik a potenciális ügyfél legutóbbi interakcióját, miközben értékes információkat nyújtanak.
📌 Példa: „Itt vannak a webinárium után kért információk”
- „Küldhetek egy gyors összehasonlító ellenőrzőlistát?”
- „Hogyan csökkentheti a [potenciális ügyfél cége] az ajánlatok elkészítésének idejét a felére?”
- Kerülje az általános kezdő mondatokat, mint például „Gyors kérdés” vagy „Követés”.
📖 Olvassa el még: Hatékony e-mail kampánykezelési stratégiák
3. Használjon egy egyértelmű cselekvésre ösztönző felhívást, és tegye könnyűvé a cselekvést
E-mailjének egyetlen célja legyen. Ne három. Ne kettő. Legyen szó demo kérés lefoglalásáról, ingyenes próba igénybevételéről vagy egy rövid telefonhívás kezdeményezéséről, legyen egyértelmű, egyszerű és cselekvésre ösztönző.
📌 Példa: Ha valaki éppen megtekintette a termékjellemzők oldalt, egy hatékony bejövő e-mailben a következőket írhatja:
„A Pro csomag iránti érdeklődése alapján lenne-e kedve egy 15 perces személyre szabott bemutatóra a héten?”
[Foglaljon bemutatót]
Ennyi. Nincs több link vagy zavaró tényező. Csak egy egyértelmű cselekvésre ösztönzés.
📮 ClickUp Insight: A válaszadók 37%-a azt állítja, hogy AI-t használ íráshoz, szerkesztéshez és tartalomkészítéshez. De a legtöbbjük számára ez még mindig azt jelenti, hogy különböző eszközök között kell ugrálniuk a munka elvégzéséhez. A ClickUp segítségével az AI írási támogatás beépül a munkaterületébe – függetlenül attól, hogy e-maileket szerkeszt, kommentekre válaszol, csapattársaival cseveg vagy dokumentumokat ír. Minden összekapcsolódik és kontextusfüggő marad.
4. Legyen rövid, releváns és értékalapú
A bejövő értékesítési e-mailek a lendületről szólnak. A hosszú üzenetek lelassíthatják ezt a folyamatot. Tisztelje az olvasó idejét azzal, hogy a lényegre tér, konkrét problémákat vet fel, és következő lépéseket javasol.
📌 Példa: „Láttam, hogy a múlt héten letöltötte a „10 legjobb ügyfélmegtartási taktika” című útmutatónkat. Ha az ügyfélhűség javítására koncentrál, szívesen megosztanék néhány értékes betekintést és néhány gyors sikert, amelyet más, az Önéhez hasonló ügynökségeknél tapasztaltunk. ”
A legjobb értékesítési e-mail sablonok hasznos javaslatokat kínálnak anélkül, hogy túl sokat magyarázkodnának. Segítenek a potenciális ügyfeleknek a gyors kapcsolatfelvételben.
📖 Olvassa el még: A legjobb e-mailes elérhetőségi eszközök
5. Kínáljon ingyenes értéket, amely bizalmat épít, nem pedig nyomást
Amikor egy potenciális ügyfél feliratkozik a blogjára vagy részt vesz egy webináriumon, akkor tanulni szeretne, nem pedig azonnal vásárolni. Használja ki ezt a lehetőséget, hogy ingyenes értéket nyújtson és elmélyítse a személyes kapcsolatot.
📌 Példa: Küldjön üdvözlő e-mail sablont, amely tartalmazza a legjobb blogbejegyzéseit, releváns esettanulmányokat és meghívást ingyenes konzultációra. Zárja a levelet a következő mondattal:
„Kérem, jelezze, ha szeretne egy személyre szabott nyomonkövetési e-mailt néhány gondosan kiválasztott forrással a csapatának.”
📖 Olvassa el még: Hogyan készítsünk értékesítést támogató tartalmakat?
Hogyan írjunk hatékony e-mail szöveget a bejövő értékesítéshez
Minden értékesítő és szövegíró tudja, hogy a személyre szabott leadek magasabb nyitási arányt eredményeznek.
Minél konkrétabb és időszerűbb az üzenete, annál nagyobb az esélye, hogy választ kap.
És itt van a jó hír: nem kell minden utánkövetési e-mail sablont vagy értékesítési e-mailt a semmiből írnia.
A generatív mesterséges intelligenciát használó marketingesek 43%-a szerint ez a leghasznosabb eszköz a legfontosabb előnyöket kiemelő e-mailek létrehozásához.
Az olyan eszközök, mint a ClickUp Brain, megkönnyítik és hatékonyabbá teszik a folyamatot. Az önálló AI-generátorokkal ellentétben a ClickUp Brain egy kontextusfüggő AI-asszisztens, amely a meglévő ClickUp munkaterületén belül működik, és tudását a folyamatban lévő projektekből, ügyletekből és potenciális ügyfelekből meríti. Emellett összekapcsolódik a Google Workspace eszközökkel, mint például a Drive, a Gmail és a Docs, így lehetővé téve a bejövő e-mail sablonok létrehozását valós fájlok, kampányjegyzetek és korábbi e-mail szálak alapján.
Ez azt jelenti, hogy értékesítési csapata nem elszigetelt adatpontok alapján dolgozik. Az Ön által létrehozott szöveg kapcsolódik az Ön elérhetőségeihez, az üzletkötés szakaszaihoz és a kampány tevékenységéhez, és olyan érzést kelt, mintha valaki írta volna, aki valóban megérti a potenciális ügyfél problémáit.
Kíváncsi arra, hogy az AI még milyen területeken lehet hasznos az értékesítésben? Nézze meg ezt a videót, hogy többet tudjon meg:
👀 Érdekesség: Az „Inbox Zero” kifejezést 2006-ban Merlin Mann termelékenységi szakértő alkotta meg. Nem arról volt szó, hogy a beérkező levelek mappája mindig üres legyen, hanem arról, hogy csökkentsük az olvasatlan üzenetek mentális terheit. Filozófiája egy egész generáció e-mail termelékenységi eszközeinek, sablonjainak és vitáinak kialakulását indította el, amelyek ma is folytatódnak.
Bejövő értékesítési e-mailek írása a ClickUp AI segítségével
Az inbound értékesítés egyik legnagyobb kihívása, hogy gyorsan reagáljon anélkül, hogy robotosnak tűnne. A ClickUp Brain megoldja ezt azáltal, hogy értékesítési csapatának azonnali hozzáférést biztosít kiváló minőségű, személyre szabott e-mail sablonokhoz.
Íme három valós helyzet, amelyekben a ClickUp Brain segítségével másodpercek alatt létrehozhat magas konverziós arányú bejövő értékesítési e-mail sablonokat.
📍 1. forgatókönyv: Nyomon követés webináriumra való regisztráció után
- Csatorna szakasz: Érdeklődés
- Cél: A potenciális ügyfelet egy bemutató vagy a termék részletes ismertetése felé terelje.
ClickUp Brain prompt:
„Készítsen bejövő nyomonkövetési e-mail sablont azoknak a potenciális ügyfeleknek, akik részt vettek a webináriumunkon az ügyfelek bevonásának egyszerűsítéséről. Tartalmazza a személyre szabott bemutatóra való egyértelmű felhívást, és emelje ki platformunk egyik konkrét előnyét.”
📍 2. forgatókönyv: Válaszadás az árlistát tartalmazó oldal látogatására
- Csatorna szakasz: Megfontolás
- Cél: A habozás kezelése és a további elkötelezettség ösztönzése
ClickUp Brain prompt:
„Írjon bejövő értékesítési e-mail sablont azoknak a potenciális ügyfeleknek, akik megtekintették az árainkat, de nem regisztráltak. Említsen meg gyakori ellenérveket, mutasson be ügyfélajánlásokat, és adjon meg egy linket ingyenes konzultáció lefoglalásához.”
📖 Olvassa el még: Ingyenes értékesítési terv sablonok Word, Excel és ClickUp formátumban
📍 3. forgatókönyv: Inaktív bejövő potenciális ügyfelek ápolása
- Csatorna szakasz: Újraaktiválás
- Cél: Ébressze fel újra az érdeklődést, és vezesse vissza őket az értékesítési beszélgetéshez.
ClickUp Brain prompt:
„Hozzon létre egy újbóli kapcsolatfelvételre szolgáló e-mail sablont azoknak a bejövő potenciális ügyfeleknek, akik 3 héttel ezelőtt letöltötték a fehér könyvünket, de azóta nem válaszoltak. Kínáljon ingyenes értéket, és javasoljon egy gyors telefonhívást a megfelelőség felmérésére.”
Itt egy nagyon egyszerű videó arról, hogyan kezdhet el másodpercek alatt írni a ClickUp Brain segítségével:
Miután elkészítette a bejövő értékesítési sablonokat a cégének nevére, szüksége lesz egy központi helyre, ahol azokat rendszerezheti és finomíthatja.
Itt jön be a ClickUp Docs.
Az összes e-mail sablonját egy dokumentumban tárolhatja, valós időben együttműködhet a csapatával, és a visszajelzéseket azonnal feladatokká alakíthatja. Ezzel az egész bejövő értékesítési folyamat strukturált, hozzáférhető és közvetlenül a munkafolyamatokhoz kapcsolódik.
Miután a sablonok készen állnak és el vannak mentve a ClickUp Docs-ban, a következő lépés azok beépítése a szélesebb értékesítési folyamatba. Ehhez jól jönnek a ClickUp több mint 1000 beépített sablonjai kampányokhoz és e-mail automatizáláshoz.
Kiváló kiindulási pont a ClickUp Drip Campaign Template sablonja, különösen akkor, ha idővel bejövő potenciális ügyfeleket szeretne ápolni. Ez a sablon segít strukturálni az e-mail sorozatokat a csatornán keresztül, figyelemmel kísérni az elkötelezettséget és optimalizálni a kapcsolattartási erőfeszítéseket anélkül, hogy kampányokat kellene létrehoznia a semmiből.
Egy másik hasznos lehetőség az Email Automation with ClickUp Template, amely lehetővé teszi értékesítési csapatának, hogy vizualizálja a teljes automatizált munkafolyamatot. Ez az értékesítési e-mail sablon segít a feladatok kiosztásában, az időzítés kezelésében, és biztosítja, hogy minden nyomonkövetési e-mail sablon vagy értékesítési e-mail a megfelelő időben a megfelelő személyhez kerüljön.
📖 Olvassa el még: Ingyenes bevezető e-mail sablonok
Bónusz: Mit tehet még a ClickUp segítségével az inbound értékesítési e-mailek egyszerűsítése érdekében?
A kiváló bejövő értékesítési e-mail sablonok írása csak a kezdet. A ClickUp néhány extra eszközt kínál, amelyek segítenek csapatának az e-mailes projektmenedzsmentet hibátlanul és teljes szinkronban kezelni, különösen akkor, amikor a potenciális ügyfelek elkezdik érkezni!
K: Standardizálhatom a potenciális ügyfelek utánkövetését anélkül, hogy minden alkalommal újra megírnám ugyanazt az üzenetet?
Igen, létrehozhat feladat sablonokat a potenciális ügyfelek nyomon követéséhez előre kitöltött e-mail szövegekkel, e-mail marketing ellenőrzőlistákkal és emlékeztetőkkal. Amikor új potenciális ügyfél érkezik, a ClickUp automatikusan létrehoz egy feladatot a mentett sablon felhasználásával. Az értékesítési képviselőnek csak módosítania kell az üzenetet, és elküldenie azt. Ez biztosítja a kapcsolatfelvétel következetességét és időt takarít meg minden új bejövő potenciális ügyfél esetében.
📖 Olvassa el még: A legjobb értékesítési bevezetési és képzési szoftverek
K: Mi történik, ha a marketing a folyamat közepén frissíti az üzeneteket?
Itt jön be a képbe a marketinggel való valós idejű együttműködés. A Shared Docs és a ClickUp Assign Comments segítségével mindkét csapat azonnal összehangolhatja tevékenységét, ha üzenetek, ajánlatok vagy termékleírások változnak. Ha a marketing frissíti a pozicionálást, az értékesítés ezt a megosztott sablonokban vagy a csatorna szakaszainak feladataiban is láthatja.
📖 Olvassa el még: A legjobb AI eszközök értékesítési csapatok számára
K: Honnan tudom, hogy mely bejövő e-mail sablonok működnek?
A ClickUp Dashboards segítségével nyomon követheti a teljesítménymutatókat, például a megnyitási arányokat, a válaszokat és a konverziós idővonalakat a szekvenciákban. Az értékesítési vezetők gyorsan felismerhetik, mely sablonok vagy szekvenciák generálnak vonzerőt, és hol történnek kiesések, így könnyebben javíthatják és méretezhetik a működő elemeket.
K: Lehet-e automatikusan hozzárendelni a nyomon követéseket a potenciális ügyfelek érdeklődése alapján?
Természetesen. A ClickUp Automations segítségével a formanyomtatvány típusa vagy a potenciális ügyfél forrása alapján irányíthatja a nyomon követési feladatokat. Ha valaki bemutatót kér, a rendszer egy magas prioritású feladatot hoz létre, amely tartalmaz egy ellenőrzőlistát és egy határidőt az értékesítési képviselő számára. Hírlevél-feliratkozások vagy alacsony szándékú formanyomtatványok esetén külön ápolási feladat indítható el. Nincs kézi válogatás, nincsenek elmulasztott potenciális ügyfelek.
👀 Érdekesség: A Gmail április elsején, a bolondok napján indult. Amikor a Google 2004-ben bejelentette a Gmailt, sokan azt hitték, hogy ez csak egy április bolondja-tréfa. Az 1 GB-os tárhely hihetetlenül hangzott ahhoz képest, hogy az emberek addig 2 MB-os postafiókokat használtak.
Bevált gyakorlatok a bejövő értékesítési e-mail sorozatokhoz
Lehet, hogy rendelkezik a megfelelő e-mailkezelő szoftverrel és sablonokkal, de a gondot egy átgondolt sorrend-stratégia hiánya okozhatja.
Ahhoz, hogy a bejövő potenciális ügyfeleket valódi beszélgetésekbe és konverziókba alakítsa, különösen az új ügyfelek esetében, e-mail sorozatainak időszerűnek, személyesnek és célorientáltnak kell lenniük. Íme néhány tipp:
✅ Kezdjen egy világos céllal minden sorozatnál. Legyen szó demó foglalásáról, potenciális ügyfél ápolásáról vagy egy csendes potenciális ügyfél újbóli megszólításáról, a cselekvésre ösztönző felhívásnak tükröznie kell ezt a célt.
✅ Igazítsa a folyamatot az értékesítési ciklushoz úgy, hogy olyan ütemben küld e-maileket, amelyet a közönsége képes követni. Kerülje el, hogy napi üzenetekkel elárasztja potenciális ügyfeleit, kivéve, ha a helyzet sürgősséget igényel.
✅ Tartsa a tárgy sorát rövidnek és kíváncsiságot keltőnek, de mindig a kontextushoz igazodónak, hogy az olvasó pontosan tudja, miért hall felőled.
✅ Írjon olyan e-maileket, amelyek hasznosnak tűnnek, nem pedig tolakodónak. Oktasson esettanulmányokkal, oldjon meg problémákat útmutató tartalmakkal, és építsen bizalmat, mielőtt időt vagy cselekvést kérne.
✅ Kövesse nyomon a teljesítménymutatókat, mint például a válaszadási arányt, a CTA-kattintásokat és a konverzióig eltelő időt. Használja ezeket az információkat az e-mail sablonok finomításához és a legfontosabb elemek javításához.
📖 Olvassa el még: Hogyan használható az AI az értékesítésben?
Az intelligens e-mailek megérdemelnek egy intelligens rendszert, mint a ClickUp.
A bejövő potenciális ügyfelek esetében a válaszadásra rendelkezésre álló idő rövid. Csapatának nem szabad időt pazarolnia arra, hogy ugyanazt az e-mailt századszor is újraírja.
A ClickUp segít Önnek, hogy éles és gyors maradjon. Az AI által generált sablonokkal, beépített automatizálásokkal és a feladataival valóban összekapcsolódó dokumentumokkal a bejövő e-mailek feldolgozása az értékesítési munkafolyamat részévé válik, nem pedig attól elkülönül.
Minden egy helyen található. Semmi sem marad ki. És minden utánkövetés szándékosnak tűnik.
Szeretnéd lezárni a kört a jobb bejövő e-mailekkel? Regisztrálj még ma a ClickUp-ra!
Gyakran ismételt kérdések (GYIK)
A bejövő e-maileket azoknak a potenciális ügyfeleknek küldik, akik már érdeklődést mutattak, például regisztráltak egy webináriumra vagy letöltöttek egy útmutatót. A kimenő e-mailek olyan potenciális ügyfeleknek szólnak, akik még nem léptek kapcsolatba a márkájával. Ez azt jelenti, hogy a bejövő e-mailek inkább a relevanciára és a kapcsolatépítésre koncentrálnak, míg a kimenő e-mailek gyakran bemutatkozással és értékes ajánlatokkal kezdődnek.
Jó kiindulási pont 3–5 nyomon követés 10–14 nap alatt, gondosan elosztva. Mivel a bejövő potenciális ügyfelek már ismerik Önt, minden e-mailnek az érdeklődésükre kell épülnie, anélkül, hogy ismétlődőnek vagy túl agresszívnek tűnne. Figyeljen az elkötelezettség jeleire, és a potenciális ügyfél érdeklődésének mértéke alapján módosítsa a megközelítést.
Igen, különösen a válaszok megfogalmazásához, a szövegek személyre szabásához és a kapcsolattartás méretezéséhez. Az olyan eszközök, mint a ClickUp Brain, kontextusfüggő e-maileket generálhatnak a meglévő adatok, a korábbi beszélgetések és a ClickUp Docs-ban tárolt sablonok alapján. Továbbra is érdemes átnézni és hozzáadni egy emberi érintést, de az AI órákat takaríthat meg.
Legyen rövid, világos és releváns a potenciális ügyfél utolsó lépése szempontjából. Például a „Itt van a kért bevezető útmutató” vagy „Visszajelzés a bemutató kérésére” jobban működik, mint a homályos vagy clickbait mondatok. A tárgy mezőnek a beszélgetés természetes folytatásának kell lennie, így Ön lesz a potenciális ügyfelek első számú kapcsolattartója.