Képzelje el a következő helyzetet: térdig érő papírmunka várja az új munkatársak felvételével kapcsolatban, a jelentkezők nyomon követési rendszere 2014-ben ragadt, és a csapata éppen most (ismét) megkereste Önt, hogy hol találja a frissített szabadságolási szabályzatot.
Ha ez fájdalmasan ismerősnek tűnik, akkor nem vagy egyedül. A Gartner felmérése szerint a HR-vezetők 38%-a már teszteli vagy bevezeti a generatív mesterséges intelligenciát a HR-funkciók átalakítására.
Miért? A nehézkes, egymástól elszigetelt HR-folyamatok nem hatékonyak, és időt, tehetségeket és bizalmat vesznek el a vállalatoktól. Itt jön be a képbe a megfelelő HR-szoftver kiválasztása.
De a HR-eszközök hatalmas választéka – az alapvető bérszámfejtő szoftverektől a teljes körű humánerőforrás-információs rendszerekig (HRIS) – között hogyan válassza ki a csapatának valódi igényeinek megfelelő HR-szoftvert?
Ebben a bejegyzésben bemutatjuk a rendelkezésre álló HR-szoftverek típusait, lépésről lépésre bemutatjuk a HR-szoftver kiválasztásának útmutatóját, és megmutatjuk, hogyan tudnak az eszközök a feladatkövetésen túlmenően támogatni az új munkavállalók beilleszkedését, az alkalmazottak önkiszolgálását és a tehetségmenedzsmentet.
🧠 Érdekesség: Az 1920-as években indult el a munkaerő-gazdálkodási mozgalom (ma humánerőforrás-gazdálkodás), amelyet az első világháború alatt bevezetett munkaügyi tisztviselők ösztönöztek.
Miért fontos a megfelelő HR-szoftver kiválasztása?
A megfelelő HR-szoftver kiválasztása teljesen megváltoztathatja a mindennapjait. A Gartner szerint a HR-vezetők 89%-a tervezi növelni vagy fenntartani HR-technológiai költségvetését, amelynek legfontosabb területei a teljesítménymenedzsment, az elemzés és az alkalmazottak önkiszolgálása.
Itt van, mire kell figyelni:
- Egyszerűsített HR-folyamatok: Az új munkavállalók beillesztésétől a juttatások kezeléséig az intelligens HR-szoftver automatizálja az ismétlődő HR-feladatokat és csökkenti az adminisztrációs terhelést.
- Fokozott munkavállalói elkötelezettség: A beépített elismerési eszközökkel, visszacsatolási ciklusokkal és ESS (munkavállalói önkiszolgáló) portálokkal rendelkező platformok jobban összekötik és motiválják a csapat tagjait.
- Okosabb munkaerő-tervezés: A valós idejű HR-elemzések és jelentések segítségével a HR-csapatok megalapozott döntéseket hozhatnak a felvételről, az ütemtervezésről és akár az utódlás tervezéséről is.
- Skálázhatóság növekvő csapatok számára: A felhőalapú HR-szoftver alkalmazkodik vállalatának méretéhez és felépítéséhez, függetlenül attól, hogy 20 vagy 2000 alkalmazottat irányít.
- Beépített megfelelőség és adatbiztonság: A humánerőforrás-információs rendszerek (HRIS) gondoskodnak arról, hogy az alkalmazottak adatai tiszták, megfelelőek és ellenőrzésre készek legyenek.
A HR-szoftver kiválasztása nem csupán technikai döntés – hatással van a teljesítményre, az emberekre és a szervezet jövőjére is.
⭐ Kiemelt sablon
A ClickUp People Operations Template olyan HR-csapatok számára készült, amelyek egy munkaterületen kezelik a toborzástól a munkavállalói elkötelezettségig minden feladatot. Ez a sablon a kaotikus helyzeteket világos tervvé alakítja anélkül, hogy további beállításokra lenne szükség a több feladatot (toborzás, visszajelzések, szabályzatok frissítése) egyszerre ellátó, növekvő csapatok számára.
Tartalmazza:
- Előre elkészített feladatlisták olyan folyamatokhoz, mint az új munkavállalók beillesztése, a munkavállalói kapcsolatok és a munkavállalók távozása
- Nézetek a tevékenységek HR-funkció, projektállapot vagy prioritás szerinti szervezéséhez
- Egyszerűsített irányítópult a kritikus HR-folyamatok kiosztásához, nyomon követéséhez és utánkövetéséhez
HR-szoftverek típusai (és funkcióik)
Akár egyedül dolgozó HR-szakember, aki 17 szerepet lát el, akár egy teljes értékű HR-osztály tagja, ha ismeri a rendelkezésre álló HR-szoftverek típusait, időt, idegeket és rengeteg táblázatot takaríthat meg.
Fejtsük meg az HR-technológia betűszó-levesét:
1. Alapvető HR (más néven a HR központja)
Gondoljon erre úgy, mint HR-rendszerének központi idegrendszerére. Az alapvető HR-szoftver kezeli az alapvető feladatokat: a munkavállalói adatokat, a munkaköri információkat, a szervezeti ábrákat, a megfelelőségi dokumentációt és az alapvető adatkezelést.
Mit csinál:
- Az alkalmazottak adatainak és dokumentumainak kezelése
- Kezelése a juttatások adminisztrációja és a szabályoknak való megfelelés
- Támogatja a promóciók, felmondások és HR-politikák munkafolyamatait
2. HRIS (emberi erőforrás információs rendszer)
Az HRIS kifejezés bonyolultnak tűnik, de valójában csak a HR alapfunkcióinak továbbfejlesztett változata, több automatizálással, betekintéssel és integrációval. Ez az Ön irányító központja minden HR-menedzsmenttel kapcsolatos ügyben.
Mit csinál:
- Minden megtalálható benne, a bérszámfejtéstől és adóinformációktól kezdve az önkiszolgáló portálokig
- Munkavállalói adatok és szervezeti tervezéshez használható irányítópultok
- Integrálható más rendszerekkel, például könyvelési, időkövetési és CRM-rendszerekkel
💟 ClickUp Callout: A ClickUp Brain kontextusfüggő, all-in-one munkahelyi AI-ként átalakítja a HR-munkafolyamatokat. Automatizálja az ismétlődő adminisztratív feladatokat, feltárja a munkavállalók véleményét, és egy helyen összekapcsolja az összes HR-dokumentumot, beilleszkedési ellenőrzőlistát és kommunikációt.
A Brain segítségével azonnal személyre szabott ajánlatleveleket készíthet, összefoglalhatja a jelöltek visszajelzéseit, és biztosíthatja, hogy minden HR-folyamat egyszerűsített és szabályoknak megfelelő legyen, miközben az érzékeny információk biztonságban vannak, és csak a megfelelő személyek férhetnek hozzájuk.
A még nagyobb teljesítmény érdekében a Brain MAX dedikált asztali társadként szolgál, fejlett vállalati keresési és hangvezérelt termelékenységi funkciókat biztosítva HR-eszköztárához. A Brain MAX segítségével egyetlen asztali alkalmazásból kereshet az összes HR-alkalmazásában, dokumentumában és alkalmazotti nyilvántartásában – nem kell többé platformok között váltogatnia, és nem veszíti szem elől a fontos részleteket.
3. Tehetségmenedzsment rendszerek (TMS)
Kiváló munkatársakat felvenni nehéz. Megtartani őket? Még nehezebb. A tehetségmenedzsment eszközök mindkét feladatban segítenek. A toborzástól az utódlás tervezéséig a TMS kezeli a humánerőforrás-tervezésemberi oldalát.
Mit csinál:
- A tehetségek teljes életciklusának kezelése: toborzás, beilleszkedés, képzés és fejlesztés
- Teljesítményértékelő eszközök és tanulási modulok
- Segít nyomon követni a karrier fejlődését és azonosítani a nagy potenciállal rendelkező csapattagokat
4. Jelentkezők nyomon követési rendszerei (ATS)
Spoiler figyelmeztetés: az e-mail fiókja nem egy toborzási csatorna. Az ATS platformok segítenek a jelentkezők kezelésében, az interjúk ütemezésében és a toborzási folyamat minden lépésének nyomon követésében, mint egy profi.
Mit csinál:
- A álláshirdetések központosítása az állásportálokon
- A szűrők előre beállított kritériumok alapján szűrik az önéletrajzokat
- Nyomon követi a jelöltek előrehaladását a „Jelentkezett” állapotától az „Ajánlat elküldve” állapotáig
👀 Tudta? A Cornell Egyetem New York Állami Ipari és Munkaügyi Kapcsolatok Iskolája az egyik első olyan főiskola az Egyesült Államokban, amely kurzusokat (4 éves ipari és munkaügyi kapcsolatok tudományok alapképzését) kínál a humánerőforrás-irányítási rendszerekről ( HRMS ).
5. Bérszámfejtő szoftver
A bérszámfejtés manuális elvégzése olyan, mintha hóban felfelé másznánk. A bérszámfejtő szoftver mindent automatizál: a fizetéseket, az adókat, a levonásokat és a szabályoknak való megfelelést.
Mit csinál:
- Feldolgozza a munkavállalók fizetését, juttatásait és költségtérítéseit
- Adószámítások és év végi jelentések kezelése
- Integrálható HR-rendszerekkel és alapadatokkal
6. Munkaidő-nyilvántartó szoftver
Ki érkezett késve? Ki van szabadságon? Hány órát dolgozott az új gyakornok a múlt héten? Az időkövető szoftver tudja.
Mit csinál:
- Figyelemmel kíséri a bejelentkezéseket, a műszakbeosztásokat és a távolléteket
- Integrálható a bérszámfejtéssel és a munkaerőköltség-elemzéssel
- Támogatja a munkaügyi törvények betartását és a távmunka nyomon követését
7. Teljesítménymenedzsment eszközök
Nincs többé homályos értékelés és kényelmetlen értékelési skála. A modern teljesítménymenedzsment szoftver egyértelműséget, visszacsatolási ciklusokat és fejlődési utakat biztosít a csapatának.
Mit csinál:
- OKR-ek, KPI-k és egyéni megbeszélések jegyzetének nyomon követése
- Automatizálja az értékelési ciklusokat és a valós idejű visszajelzéseket
- Összhangban áll a csapat céljaival és a karrierfejlesztési tervekkel
📮 ClickUp Insight: A munkavállalók 24%-a szerint az ismétlődő feladatok megakadályozzák őket abban, hogy értelmesebb munkát végezzenek, további 24% pedig úgy érzi, hogy képességeiket nem használják ki teljes mértékben. Ez azt jelenti, hogy a munkaerő közel fele érzi úgy, hogy kreativitását gátolják és alulértékelik. 💔
A ClickUp segít visszaterelni a figyelmet a nagy hatással bíró munkákra az egyszerűen beállítható AI-ügynökökkel, amelyek automatizálják az ismétlődő feladatokat a kiváltó események alapján. Például, amikor egy feladatot befejezettként jelölnek meg, a ClickUp AI-ügynöke automatikusan hozzárendelheti a következő lépést, emlékeztetőket küldhet vagy frissítheti a projekt állapotát, így Önnek nem kell manuálisan nyomon követnie a feladatokat.
💫 Valós eredmények: A STANLEY Security a ClickUp testreszabható jelentéskészítő eszközeinek köszönhetően 50%-kal vagy annál is többel csökkentette a jelentések elkészítésére fordított időt, így csapataiknak kevesebb időt kellett a formázással tölteniük, és többet tudtak a prognózisokra koncentrálni.
8. Alkalmazotti önkiszolgáló portálok (ESS)
Ne kényszerítse HR-csapatát arra, hogy naponta 27-szer válaszoljon a „Hány szabadságnapom maradt?” kérdésre. Hagyja, hogy a munkavállalók maguk segítsenek magukon.
Mit csinál:
- Lehetővé teszi az alkalmazottak számára a fizetési jegyzékek, juttatások és szabadságkérelmek elérését
- Csökkenti az oda-vissza levelezést és javítja az átláthatóságot
- Növelje más HR-eszközeinek használatát
📚 Olvassa el még: Humán tőke menedzsment szoftver vállalkozások számára
Szóval... Mi a legjobb HR-szoftverkonfiguráció?
Rövid válasz? Ez az HR-igényeitől, a vállalat méretétől és a csapat felépítésétől függ. Egyes platformok all-in-one csomagokat kínálnak (például HRIS beágyazott bérszámfejtéssel és teljesítménykövetéssel), míg mások egy területre specializálódnak és jól integrálhatók.
Válassza ki a szoftvercsomagját a következő szempontok alapján:
- Konkrét HR-feladatok, amelyekkel küzd
- Akár alapvető eszközökre, akár egy teljes körű HR-platformra van szüksége
- Skálázhatóság és könnyű használat (üdvözlünk, növekvő csapatok!)
Lépésről lépésre: hogyan válasszuk ki a megfelelő HR szoftvert
A megfelelő HR-szoftver megtalálása nem lehet olyan, mintha ősi rúnákat kellene megfejteni. De több száz eszköz közül, amelyek „HR-folyamatok racionalizálását” ígérik, könnyű elveszni.
Bontsuk le egyértelmű, megvalósítható lépésekre, hogy segítsünk kiválasztani a csapatának valóban megfelelő HR szoftvert.
1. lépés: Határozza meg HR-céljait és problémás pontjait
Mielőtt csillogó irányítópultok vagy AI által generált dicsérő jelvények után eredne, először is vizsgálja meg, mi az, ami valóban nem működik (vagy nem hatékony) a jelenlegi HR-rendszerében. Kezdje azzal, hogy felteszi a következő kérdéseket:
- Melyek az idei 3 legfontosabb HR-céljaink? (Például: a felvételi folyamat időtartamának 30%-kal történő csökkentése, teljesítménymenedzsment-rendszer bevezetése, az új munkatársak beillesztési folyamatának frissítése)
- Hol vannak a visszatérő problémák? (Kézi bérszámfejtés, szétszórt alkalmazotti adatok, eltűnt pályázók, nem egyértelmű HR-politikák... a lista gyorsan meghosszabbodhat)
- Ki felel a jelenlegi HR-folyamatokért? (A tisztázatlan felelősségi körök gyakran mélyebb problémákat rejtenek)
Például egy 20 fős startup számára már nem elegendőek az e-mailes beilleszkedési ellenőrzőlisták. Másrészt egy 200 fős vállalatnál előfordulhat, hogy a széttagolt HRIS-eszközök adatduplikációt és megfelelési kockázatokat okoznak.
Akár a tizedik csapattagot veszi fel, akár az HR-tevékenységeket bővíti a különböző részlegeken, a ClickUp Human Resources biztosítja a csapatának a szükséges átláthatóságot, következetességet és ellenőrzést. A toborzási folyamatok és az új munkavállalók beilleszkedését segítő ellenőrzőlisták kezelésétől a teljesítményértékelések egyszerűsítéséig és a munkavállalói elkötelezettség nyomon követéséig minden egy hatékony platformon található.
A testreszabható munkafolyamatok, az AI-alapú automatizálás és a közös dokumentumok segítségével a HR-csapatok:
- A felvételi vezetők és a toborzók összehangolása közös nézetek és feladatok révén
- Automatizálja az ismétlődő HR-feladatokat (például emlékeztetőket vagy állapotfrissítéseket)
- Központosítsa a legfontosabb HR-dokumentumokat, irányelveket és alkalmazotti adatokat
- Kövesse nyomon a célokat, a visszajelzési ciklusokat és a szabadságokat valós időben
Ahelyett, hogy hat eszköz és tíz táblázat között váltogatna, a ClickUp HR-platformja lehetővé teszi, hogy az egész alkalmazotti életciklust egy helyen kezelje – intelligens, skálázható és könnyen használható.
2. lépés: Vizsgálja meg jelenlegi HR-eszközeit, rendszereit és árnyékmunkafolyamatait
Mielőtt bármi újat hozzáadna, legyen őszinte azzal kapcsolatban, hogy mi áll már az HR-osztály feladatait. Kezdje az HR-technológiai auditot a következő lista elkészítésével:
- Minden használt eszköz (beleértve a nem hivatalos táblázatokat és ingyenes alkalmazásokat is)
- A funkciója (pl. pályázók nyomon követése, munkaidő és jelenlét, juttatások kezelése)
- Mi működik, mi okoz frusztrációt és mi duplikálódik?
Ezután mélyüljön el a „árnyékrendszerekben” – a kézi munkafolyamatokban, amelyekről senki sem beszél:
- A felvételi vezető kézzel írja meg a visszajelzést (ahelyett, hogy űrlapot használna)
- A HR-vezetők több platformon is újra beírják az alkalmazottak adatait
- A „Important_2022_FINAL(1). pdf” nevű Drive-mappában elrejtett megfelelőségi irányelvek
A legfontosabb itt egy hatékony kereső, amely segítségével perceken belül megtalálhatja a hivatalos dokumentumokat és az árnyékrendszereket.
A ClickUp AI Knowledge Management egy központi hubot kínál, ahol minden HR-dokumentum, irányelv és eljárás tárolva van és könnyen hozzáférhető. Az AI-alapú keresési funkcióknak köszönhetően a konkrét információk gyors és intuitív módon előkereshetők, így csökken a manuális kereséssel töltött idő, és biztosítható, hogy csapata mindig a legfrissebb forrásokhoz férjen hozzá.
A csomag tartalma:
- Mesterséges intelligenciával támogatott keresés: Használja a természetes nyelvfeldolgozást a lekérdezések megértéséhez és pontos információk nyújtásához a tudásbázisából.
- Integrált dokumentáció: Zökkenőmentes tudásmegosztás elősegítése a dokumentumok közvetlenül a ClickUp-ban történő létrehozása és kezelése érdekében
- Testreszabható sablonok: Sablonok a dokumentáció egységesítéséhez, biztosítva az HR-anyagok konzisztenciáját
- Interaktív AI csevegőfelület: Válaszoljon a kérdésekre a szervezet adatai alapján, még akkor is, ha azok több forrásból származnak, az intelligens csevegőfelület segítségével.
Néha azonban könnyebb egy indítóplatformmal kezdeni. A ClickUp sablonjai ebben segíthetnek. 👇🏼
A ClickUp HR tudásbázis sablon segít a HR-dokumentumok központosításában egy áttekinthető, könnyen navigálható struktúrában. Ideális egy kereshető, hozzáférhető könyvtár létrehozásához, amely minden HR-rel kapcsolatos dolgot tartalmaz.
Tartalmazza:
- Egyedi feladatállapotok a dokumentumok frissítéseinek nyomon követéséhez (pl. Tervezet, Felülvizsgálat alatt, Végleges)
- Többféle nézet – lista, naptár, Gantt-diagram és mások –, hogy az Ön nyomonkövetési stílusához illeszkedjenek
- Egyéni mezők és rendezési lehetőségek az HR-irányelvek, a GYIK és a belső dokumentumok rendezett és címkézett tárolásához
Ezenkívül a ClickUp munkavállalói kézikönyvek, irányelvek és eljárások sablonja segít a vállalati irányelvek központosításában azáltal, hogy a fontos információkat, például a bérszámfejtési és szabadságolási irányelveket egyetlen, könnyen hozzáférhető dokumentumba egyesíti.
Az HR-folyamatok dokumentálásához és szabványosításához használja a ClickUp HR SOP sablont. Ez megkönnyíti az eljárások, például az új munkavállalók beillesztése és a kilépő munkavállalók interjúi létrehozását és kezelését.
💡 Profi tipp: Akár új munkatársakat vesz fel, akár a szabályzatokat egységesíti a különböző részlegek között, használja ezeket a HR-sablonokat, hogy a szétszórt dokumentumokat strukturált, gyorsan megtalálható rendszerré alakítsa.
3. lépés: Válassza ki a csapat méretének és növekedési pályájának megfelelő szoftvert
Nem minden HR-platformnak kell űrhajónak lennie. Egy 10 fős startupnak nincs szüksége vállalati szintű megfelelőségi munkafolyamatokra, míg egy 200 fős, növekvő szervezet nem tudja a HR-t táblázatokkal és Slack-szálakkal működtetni. Mielőtt elkötelezi magát, tegye fel a következő kérdéseket:
- Hány főt foglalkoztatunk jelenleg, és hány főt fogunk foglalkoztatni 12–24 hónap múlva?
- Vannak-e szezonális vagy szerződéses munkavállalók, akiket figyelembe kell venni a HR-folyamatokban?
- Az eszköz támogatni fogja-e a több helyszínen vagy távoli csapatokat, ahogy növekszünk?
A cél nem csupán a mai HR-igények megoldása, hanem olyan HR-szoftver kiválasztása, amely nem fog megroppanni a növekedés alatt.
A ClickUp Staffing Plan Whiteboard Template egy vizuális tervezési sablon, amely segít megtervezni a létszámigényeket osztályok, időtartamok és szerepkörök szerint – mindezt egy rugalmas táblán. Tartalmazza:
- Drag-and-drop fehér tábla a jövőbeli alkalmazottak csapatok szerinti szervezéséhez
- Vizuális bontások a munkaerő-tervezéshez negyedévek vagy projektek szerint
- Egyéni mezők a szerepkörök sürgősség, státusz és felvételi szakasz szerinti kategorizálásához
Ez a sablon különösen jól használható operatív vezetők és HR-menedzserek számára, akik a vállalati célokkal (nem csak az ad hoc csapatigényekkel) összhangban álló felvételi tervet szeretnének készíteni. Akár 5, akár 50 fővel bővül a csapat, ez a sablon egyértelművé teszi a munkaerő-fejlesztési tervet.
4. lépés: Győződjön meg arról, hogy jól működik a többi technológiai eszközével
Mielőtt egy elegáns felülettel és „díjnyertes irányítópultokkal” rendelkező HR-platform mellett döntene, vegyen egy mély levegőt, és nézze meg alaposan a jelenlegi eszköztárát.
Kérdezze meg magától:
- Folyamatosan váltogatjuk a lapokat, csak hogy befejezzünk egy felvételi ciklust?
- Az új munkatársak beillesztésével kapcsolatos feladatok táblázatokban vannak rögzítve, míg a visszajelzések a csevegési szálakban vannak szétszórva?
- Hányszor írtuk be kézzel újra a munkavállalók adatait két különböző rendszerbe?
Ha a válasz „túl sok”, akkor nem vagy egyedül. Az HR-vezetők 55%-a jelenti, hogy jelenlegi technológiáik nem felelnek meg a változó üzleti igényeknek, 51%-uk pedig nem tudja mérni technológiai beruházásainak megtérülését. Ez az a pont, ahol az integráció és a munkafolyamatok kompatibilitása elengedhetetlenül fontos lesz.
Például egy közepes méretű vállalat, amely a Google Workspace, a Zoom és a Slack szolgáltatásokat használja, kerülje az olyan HR-eszközöket, amelyek nem integrálhatók natívan. Ellenkező esetben HR-csapatának hete exportálások, naptár-eltérések és elmulasztott frissítések kavalkádjává válik. Mi az igazi megoldás ilyen helyzetekben? Integrált munkafolyamatok!
A ClickUp AI Agents úgy lett kialakítva, hogy ezeket az egymással összefüggő feladatokat és munkafolyamatokat önállóan kezelje, növelve a hatékonyságot és lehetővé téve az HR-csapat számára, hogy az HR-re összpontosító stratégiai kezdeményezésekre koncentráljon. Segítséget nyújthat a következő területeken:
- Előre elkészített autopilóta ügynökök: reagálnak meghatározott kiváltó eseményekre, frissítéseket, jelentéseket vagy válaszokat tesznek közzé a munkaterületen belül kijelölt helyeken
- Egyedi autopilot ügynökök: Használjon kód nélküli építőt, hogy olyan ügynököket hozzon létre, amelyek az Ön szervezetének egyedi munkafolyamatait és követelményeit szolgálják.
- Valós idejű válaszok: Önállóan válaszoljon kérdésekre vagy mutasson meg információkat, hogy valós idejű segítséget nyújtson csapatának.
- Integráció a munkaterületen: Ügynökök telepítése a ClickUp különböző területein, beleértve a tereket, mappákat, listákat és csevegéseket, biztosítva ezzel az átfogó lefedettséget.
Összefoglalás! Válasszon olyan HR szoftvert, amely illeszkedik a csapata valós helyzetéhez, és ne fordítva.
💟 Bónusz: Rendet szeretne teremteni a toborzási káoszban? A ClickUp toborzási cselekvési terv sablonja segít megtervezni a toborzási ütemtervet, kijelölni az érintetteket és nyomon követni a folyamatot az álláshirdetéstől az ajánlatlevélig.
5. lépés: Hasonlítsa össze a szállítókat és próbálja ki a szoftvert
Szűkítette a legkedvezőbb választási lehetőségeket. Mi a következő lépés?
Ideje túllépni a funkciók listáján, és megnézni, hogy az egyes HR-szoftverek valójában hogyan működnek a gyakorlatban. Gondoljon rá úgy, mint egy randira: nem kötne le magát egy LinkedIn-profil megtekintése után, igaz?
Vegyen fel időpontot a kiválasztott szállítók termékbemutatóira – ideális esetben az HR-csapat vagy a vezetői csoport több tagjával együtt. A próbaidőszak alatt tegye fel a következő kérdéseket:
- A felhasználói felület könnyen kezelhető mind a HR-csapatok, mind az alkalmazottak számára?
- Képes-e alkalmazkodni vállalatunk méretéhez és csapatunk felépítéséhez?
- Mennyire támogatja az olyan elengedhetetlen funkciókat, mint az alkalmazottak önkiszolgálása, a teljesítménymenedzsment vagy a juttatások kezelése?
- Integrálható-e a jelenlegi HR-technológiai rendszerünkbe (bérszámfejtő szoftver, munkaidő-nyilvántartó eszközök stb.)?
- Milyen típusú támogatás és bevezetés tartozik a csomaghoz?
A legjobb gyakorlat? Sok HR-szakember használja arra, hogy prototípust készítsen az ideális HR-munkafolyamatairól, mielőtt drága, hosszú távú platformokra kötelezi el magát. Kipróbálhatja az alábbi funkciókat:
- Feladat-automatizálás az interjúk koordinálásához
- Beágyazott dokumentumok az SOP-k és visszajelzési keretrendszerek tárolásához
- Mesterséges intelligencia által generált betekintés, amely jelzi a toborzási folyamat szűk keresztmetszeteit
A legfontosabb, hogy ne ragadjon le egy adott típusú eszköznél, amely nem hagy teret a kísérletezésnek. Tehát, ha szeretné megtudni, hogy a ClickUp-hoz hasonló rugalmas eszközök hogyan tudják áthidalni az HR-rel kapcsolatos hiányosságait, mielőtt nagy összegű vásárlást hajtana végre, akkor most itt az ideje kipróbálni őket.
📚 Olvassa el még: Ingyenes „Ismerj meg” sablonok, hogy jobban megismerje csapatát
Az HR funkciók fejlesztése AI-alkalmazásokkal
Az AI integrálása a humánerőforrás-folyamatokba már nem csak egy szép „talán”. Segíthet a teljes munkafolyamatokban, és csak minimális emberi felügyeletet igényel.
Íme néhány gyakori eset:
- Toborzási folyamatok: Önéletrajzok áttekintése, interjúk ütemezése, sőt, a jelöltek előzetes értékelése is, az AI segítségével felgyorsítva a felvételi folyamatot.
- Beilleszkedés és képzés: Személyre szabott beilleszkedési élmény és képzési modulok létrehozása az új munkatársak hatékony beilleszkedésének biztosítása érdekében
- Teljesítménymenedzsment: Elemezze a teljesítményadatokat, hogy betekintést nyerjen, segítse a vezetőket a megalapozott döntések meghozatalában, és konstruktív visszajelzéseket adjon.
- Munkavállalói elkötelezettség és megtartás: Figyelje a munkavállalói elkötelezettség mutatóit és visszajelzéseit, azonosítsa a problémás területeket, és tegyen proaktív intézkedéseket a morál és a megtartás javítása érdekében.
- Adminisztratív hatékonyság: egyszerűsítse a rutin feladatokat, mint például a bérszámfejtés, a jelenléti ív vezetése és a juttatások kezelése, csökkentse a hibákat és takarítson meg időt.
Gyakori hibák, amelyeket el kell kerülni
Még a legjobb HR-csapatok is beleesnek ezekbe a csapdákba. Gondoskodjunk róla, hogy Ön ne essen bele!
1. hiba: A valódi problémák megoldása helyett a csillogó funkcióknak engedünk
Az új eszköz talán „hangulatkövetést” vagy „születésnapi üdvözlő botokat” kínál, de megoldja-e a bérszámfejtési szűk keresztmetszeteket vagy az új munkatársak beilleszkedésével kapcsolatos zűrzavart? Mindig az HR-céljait és a problémás pontokat vegye figyelembe (emlékszik az 1. lépésre?), ne pedig a menő, de haszontalan kiegészítők kívánságlistáját. Az HR-szoftver kiválasztásának az üzleti igényekhez kell igazodnia, nem pedig a technológiai FOMO-hoz.
2. hiba: A tényleges felhasználók igényeinek figyelmen kívül hagyása
Ha HR-csapatának fejlett teljesítménymenedzsment eszközökre van szüksége, de a vezetői csak egy egyszerű módszert szeretnének az OKR-ek nyomon követésére... akkor mi a megoldás? Mindkét igény fontos. Válasszon olyan HR-szoftvert, amely felhasználóbarát felülettel és beépített alkalmazotti önkiszolgáló funkcióval rendelkezik, hogy a bevezetés zökkenőmentes legyen.
3. hiba: A skálázhatóság és a testreszabhatóság figyelmen kívül hagyása
Ami egy 15 fős csapatnak most még megfelelő, az 50 főnél már nem biztos, hogy működik. Kerülje az olyan eszközöket, amelyek korlátozzák Önt. Adjon előnyt azoknak a platformoknak, amelyek a vállalat méretével és a HR-feladatok összetettségével együtt bővíthetők, anélkül, hogy merev munkafolyamatokra kényszerítenék Önt.
4. hiba: A platformot nem tesztelik valós felhasználási esetekkel
A funkciók listájának elolvasása nem ugyanaz, mint az eszköz tényleges használata. Indítson el egy kísérleti projektet. Mielőtt elkötelezi magát, állítson be egy próbatervet, például szabadságjogok jóváhagyását vagy toborzási tervet.
5. hiba: Az IT- vagy jogi osztályt nem tájékoztatják
Ellenőrizte, hol tárolják az alkalmazottak adatainak kezelésével kapcsolatos információkat? Megfelelnek-e a megfelelőségi követelményeknek? Ki fér hozzájuk? A megfelelő HR-szoftver kiválasztásához a biztonságot, a megfelelőséget és az integrációkat már a kezdetektől figyelembe kell venni, nem pedig utólag.
📚 Olvassa el még: HR-kihívások és megoldások HR-csapatok számára
ClickUp: Az intelligens módszer a HR-szoftver kiválasztásához
A megfelelő HR-szoftver kiválasztása a személyzeti tevékenységek jövőbiztosítását jelenti. A célok megtervezésétől a klasszikus HR-technológiai csapdák elkerüléséig – mostantól egy világos, lépésről lépésre bemutatott útmutató áll rendelkezésére, amelynek segítségével okosabb döntéseket hozhat (és kevesebb dolgot bánhat meg).
Akár az új munkatársak beillesztésével, a szabályoknak való megfeleléssel vagy a munkavállalók elkötelezettségével foglalkozik, a megfelelő eszköznek egyértelműséget kell hoznia, nem pedig még több zűrzavart.
A ClickUp segítségével nem csak feladatkezelést kap. AI-alapú tudásbázist, automatizált munkafolyamatokat, toborzási sablonokat, HR-irányítópultokat, alkalmazotti kézikönyveket, teljesítménykövetést és még sok mást kap – mindezt egy helyen. Nincs eszközváltás. Nincs ragasztószalag.
Ideje hátrahagyni a szétszórt táblázatokat, a szellemjelölteket és a rejtélyes SOP-kat. Tegye az HR-t könnyebbé, gyorsabbá és szórakoztatóbbá (igen, szórakoztatóbbá).
Készen áll a HR-tevékenységek átalakítására? Regisztráljon még ma a ClickUp-ra.