Az üzleti világban, ahol minden egyforma, az alkalmazottai jelentik az igazi megkülönböztető tényezőt.
És itt jönnek képbe a HR-csapatok, amelyek gondosan megtervezik a munkavállalói életciklus minden lépését, hogy biztosítsák vállalkozása sikerét. Akár tapasztalt HR-szakember, akár a HR-csapat új tagja, frissítse fel tudását az optimális humánerőforrás-tervezés (HPR) elengedhetetlen elemeiről.
Mi az a humánerőforrás-tervezés?
A vállalatoknak gondoskodniuk kell arról, hogy humánerőforrás-céljaik összhangban legyenek üzleti céljaikkal. A vállalatok a humánerőforrás-tervezés segítségével értékelik jelenlegi munkaerő-állományukat, és előrejelzik annak jövőbeli igényekhez való igazodását.
Ebben a folyamatban Ön és a többi HR-munkatárs azonosítja a szükséges készségeket, és kidolgozza a toborzási, képzési, vezetési és utódlás-tervezési stratégiákat. A jövőbeli igények gondos tervezése lehetővé teszi a vállalatok számára, hogy optimalizálják a létszámot, miközben felkészülnek a jövőbeli kihívásokra és lehetőségekre.
A humánerőforrás-tervezés megértése
A humánerőforrás-tervezés gyakran a vállalat stratégiai keretrendszerének háttérben maradó hőse – érdemes közelebbről megnézni ezt a kulisszák mögött dolgozó legértékesebb játékost.
A HR-tervezés hatékonysága érdekében az emberi erőforrásokat össze kell hangolni a szélesebb körű szervezeti stratégiával és üzleti célokkal. Ehhez a HR-tervezési folyamatnak átfogónak kell lennie, pontosan értékelnie kell a jelenlegi alkalmazottakat és előre kell jeleznie a jövőbeli igényeket, hogy az esetleges hiányosságokat a megfelelő időben pótolni lehessen.
A humánerőforrás-tervezés különböző szerepei
Mivel a stratégiai humánerőforrás-terv összhangban áll a szervezeti célokkal, mindenre kiterjed, a munkaerő-tervezéstől a munkavállalók megtartásáig. Ahhoz, hogy teljes mértékben értékelni tudjuk a HR-tervezés előnyeit, nézzük meg közelebbről, milyen szerepet tölt be egy vállalatban.
A humánerőforrás-tervezés legnyilvánvalóbb szerepe annak meghatározása, hogy hány alkalmazottra van szükség a vállalat működéséhez. Ehhez a HRP-nek nagyban támaszkodnia kell a teljesítménymenedzsmentre is, amelynek keretében a korábbi értékeléseket elemzik, hogy megértsék a jelenlegi munkaerő erősségeit és gyengeségeit. Ebben a tekintetben hasznosak lehetnek az alkalmazottak önértékelései.
Ezenkívül az emberi erőforrás-tervezés kritikus szerepet játszik a hiányosságok elemzésében. Ezáltal a vállalatok megtudhatják, mikor és hol hiányoznak bizonyos készségek, nemcsak a jelenben, hanem a jövőbeni igények tekintetében is. A hiányosságok elemzésével a vállalkozások hatékonyabban tervezhetik a jelenlegi alkalmazottak képzését és az új alkalmazottak felvételét.
„Kemény” és „puha” humánerőforrás-tervezés
Az HRP-nek két megközelítése van: a „kemény” és a „puha”.
A „kemény” humánerőforrás-tervezésnél kvantitatív megközelítést alkalmaznak. A hangsúly a munkaerő képességein és az erőforrás-tervezésen van. A kínálati előrejelzéseket és a készségek leltárát felhasználják a jövőbeli munkaerő-igények előrejelzéséhez.
Az egyetlen cél az, hogy a humánerőforrás és a vállalkozás igényei között tökéletes összhangot teremtsen.
A „soft” humánerőforrás-tervezés megfordítja a forgatókönyvet, és a folyamat minőségi oldalát helyezi előtérbe. A hangsúly a vállalati kultúrán, a munkavállalói elégedettségön és az alapvető soft skill-ek finomhangolásán van.
A Soft HRP célja egy támogató munkakörnyezet létrehozása, amely elősegíti a munkavállalók megtartását, miközben összhangban áll a szervezeti célokkal. Ez a munkavállalói képzési programok, valamint a szervezet stratégiájának megfelelő képzett munkavállalók belső képzése révén valósul meg.
A hatékony humánerőforrás-tervezés lépései
Ahhoz, hogy jobban megértsük a folyamatot, bontsuk le az emberi erőforrás tervezés legfontosabb lépéseit, és fedjük fel annak titkait.
A szervezeti célok és tervek elemzése
Ahhoz, hogy a HR-tervezés hatékony legyen, a HR-tervezési folyamatnak összhangban kell lennie az általános üzleti stratégiával. A szervezetnek gondosan meg kell határoznia hosszú távú céljait, hogy a humánerőforrás-osztálynak legyen útiterve.
A HR-szakembereknek szorosan együtt kell működniük az osztályvezetőkkel, hogy átfogóan megértsék az üzleti célokat. Csak ezáltal lehet a humánerőforrás-tervet stratégiailag összehangolni a vállalat céljaival.
A munkaerő jelenlegi állapotának értékelése és a hiányosságok feltárása
A HR-tervezési folyamat második lépésében fel kell mérni a jelenlegi munkaerő helyzetét. Ez magában foglalja a munkatársak készségeinek, képességeinek és teljesítményének részletes elemzését, amely világosan megmutatja a csapat erősségeit és a fejlesztendő területeket.
A HR-csapatok olyan eszközöket használnak, mint a teljesítménymenedzsment-rendszerek, hogy átfogó képességenyújtást készítsenek. Próbálja ki az alkalmazottak önértékelését, hogy átfogóbb képet kapjon a hiányosságokról.
A következő lépések attól függenek, hogy a jelenlegi alkalmazottak mennyire hatékonyan tudnak igazodni a vállalkozás jelenlegi és jövőbeli igényeihez.
A jövőbeli HR-igények előrejelzése
Miután a HR-vezető megismerte a vállalat jövőbeli céljait és a munkaerő jelenlegi helyzetét, megkezdheti a jövőbeli HR-igények előrejelzését. Az adatok alapján előre jelezheti az új munkavállalók iránti igényt.
Ez egy összetett folyamat – a jövőbeli kereslet pontos előrejelzéséhez figyelembe kell venni az üzleti környezet, a vállalati kultúra és a piaci trendek változásait. A piacok változásával a rendelkezésre álló minőségi munkavállalók köre is változik. Az ellátási előrejelzés segít a HR-eseknek ezt figyelembe venni és a toborzási folyamatot az optimális időpontban elindítani.
Terv kidolgozása és megvalósítása
Most, hogy megértettük a jelenlegi létszám és a jövőbeli igények közötti különbségeket, folytassuk a stratégiai HR-terv kidolgozásával és megvalósításával.
A HR-csapatnak tehetségstratégiákat kell kidolgoznia az új munkavállalók toborzására és megtartására, miközben fejleszti a meglévő alkalmazottak készségeit, hogy lépést tudjanak tartani a változó üzleti igényekkel. Ebben a lépésben elengedhetetlen a részletes munkaköri leírások elkészítése, a felvételi folyamat finomítása és a juttatások kezelésének megtervezése.
A terv nyomon követése, felülvizsgálata és újraértékelése
Az utolsó lépés inkább egy folyamatos HRP-folyamat. A csapatnak folyamatosan figyelemmel kell kísérnie és újra kell értékelnie a vállalat igényeit.
A HR-szoftverek és elemző eszközök segítségével nyomon követhető az emberi erőforrás-tervezés hatékonysága az idő múlásával. A munkavállalók teljesítményének és a képzési programok hatásának folyamatos figyelemmel kísérése biztosítja, hogy a stratégiai emberi erőforrás-menedzsment összhangban maradjon a változó üzleti környezettel.
Az HRP szerepe a szervezeti teljesítmény növelésében
A vállalat teljesítménye nagyban függ attól, hogy milyen jól van ellátva személyzettel. Nem csak a fizetési listán szereplő alkalmazottak számáról van szó, hanem arról is, hogy azok az alkalmazottak mennyire felelnek meg a szervezet igényeinek. A humánerőforrás-tervezési folyamat a legjobb módszer ennek biztosítására.
A stratégiai humánerőforrás-tervezés hatékonyan azonosítja a szükséges alkalmazottak számát, a szükséges készségeket és az optimális felvételi időpontokat, hogy maximalizálja az esélyeket a képzett személyek biztosítására, amikor szükség van rájuk.
A HR-szakemberek a HRP-folyamat során azonosítják a jelenlegi alkalmazottak képességeinek hiányosságait. Ezek a hiányosságok rontják a vállalkozás általános teljesítményét. Egy jó humánerőforrás-terv mérlegeli a meglévő munkaerő képzésének lehetőségét a kereslet kielégítése érdekében, valamint az új alkalmazottak felvételének szükségességét.
Mivel a HR-vezetőknek szorosan együtt kell működniük az osztályvezetőkkel ahhoz, hogy ez a összehangolás megvalósuljon, mindig pontosan tudják, hol merülnek fel teljesítménybeli problémák, és a tervezési folyamatot úgy alakíthatják, hogy ezeket a problémákat enyhítsék.
A HRP egy másik terület, ahol javíthatja a vállalat teljesítményét, az a szervezeti innováció elősegítése. Ahhoz, hogy egy vállalkozás innovatív legyen, képzett és dinamikus munkavállalói gárdával kell rendelkeznie. Egy jól kidolgozott HR-terv segítségével a vállalat azonosíthatja azokat a potenciális munkavállalókat, akik képesek kielégíteni ezeket az igényeket.
A humánerőforrás-tervezés kihívásai
Bár a humánerőforrás-tervezési folyamat elengedhetetlen a szervezeti menedzsment számára, ez nem jár kihívások nélkül. Ha nincs terv ezeknek a kihívásoknak a leküzdésére, azok megakadályozhatják a terv hatékonyságát. A stratégiai tervezésnek előre kell látnia azokat a kihívásokat, amelyekkel a HR-csapat a HRP során szembesülhet, a piaci ingadozásoktól a belső munkaerő-dinamikáig.
Az üzleti célok összehangolása
Már sokat beszéltünk arról, hogy az emberi erőforrás stratégiát egyensúlyba kell hozni a vállalkozás céljaival. Ez lényegében az HRP lényege és az egyik legnagyobb kihívás, amellyel a HR-vezetők szembesülnek a terv kidolgozása során. A folyamatosan változó piaci körülmények és a szervezeti prioritások még bonyolultabbá teszik a stratégiai emberi erőforrás-tervezés amúgy is kihívásokkal teli feladatát.
Ennek ellensúlyozására a HR-osztályoknak folyamatos HRP-megközelítést kell alkalmazniuk, és folyamatosan konzultálniuk kell az osztályvezetőkkel, hogy naprakésszé tegyék a vállalat irányvonalát és az egyes osztályok igényeit.
Pontos előrejelzés
Az emberi erőforrás-tervezés nagy része a jelenlegi alkalmazottak és a jövőbeli tehetségek iránti kereslet előrejelzését foglalja magában. Az üzleti növekedés kiszámíthatatlan lehet, a technológiai fejlődés gyorsan megváltoztathatja az igényeket, a gazdasági változások pedig átrendezhetik a prioritásokat.
A HR-szoftverekbe, például adatelemző és előrejelző eszközökbe való befektetés segít a HR-nek pontosabban tervezni ezeket a változásokat. Ezek az eszközök fejlett gépi tanulást és nagy mennyiségű adatot használnak, hogy pontosabb előrejelzéseket készítsenek, mint amit az emberek egyedül képesek.
Az egyensúly fenntartása
A jelenlegi munkaerő-igény és a jövőbeli követelmények között kényes egyensúlyt kell fenntartani. Ez a tervezési folyamat különösen kis létszámú HR-csapatok számára lehet túlterhelő. A nagyobb vállalatok csapatai pedig nehezen tudnak lépést tartani az első vonalbeli alkalmazottak igényeivel.
Különösen a kisebb csapatoknak kell támaszkodniuk a tehetségmenedzsment szoftverekre, amelyek automatizálják a munkának azt a részét, amelyben előre meg kell jelezni, mikor lesz szükség új alkalmazottakra vagy új készségekre. A nagyobb vállalatoknak közvetlen kommunikációs csatornát kell létrehozniuk és fenntartaniuk a HR és az első vonalbeli alkalmazottak között, hogy aggályaik mindig részét képezzék a humánerőforrás-tervezési folyamatnak.
A tervezési folyamatok integrálása
A humánerőforrás-tervezésnek nemcsak a vállalkozás céljait kell figyelembe vennie, hanem szorosan integrálódnia kell a vállalat általános tervezési folyamatába. Ez biztosítja, hogy a HR által hozott intézkedések ne csak reaktívak legyenek, hanem proaktív megközelítést alkalmazzanak a munkavállalók felvételére és képzésére.
Ehhez stratégiai megközelítésre van szükség az erőforrás-tervezés terén. A HR-vezetőknek részt kell venniük minden, a vállalat jövőjéről szóló megbeszélésen, hogy hozzájárulhassanak a vállalat irányvonalának kialakításához, és visszajelzéseket kaphassanak, amelyek alapján alakíthatják a HR-stratégiát.
A technológia felhasználása az emberi erőforrások tervezésében
Számos példát láttunk arra, hogy a HR-tervező szoftverek segítenek a csapatoknak jobban felkészülni a vállalkozás személyzeti igényeire. A technológia az elmúlt években gyorsan fejlődött, így a stratégiai humánerőforrás-tervezés elengedhetetlen részévé vált. Ezen fejlesztések közül a legfontosabb az mesterséges intelligencia fejlődése volt, amely forradalmasította a vállalatok munkaerő-gazdálkodását a gépi tanulás révén.
A távmunka térnyerése tovább ösztönözte az új technológiák bevezetését. A HR-osztálynak hangsúlyt kell fektetnie a rugalmas és dinamikus humánerőforrás-tervezési folyamatra, amelynek keretében a munkaerő szétszórtan dolgozik. Az innovatív eszközök és a munkaerő-tervezési szoftverek segíthetnek ezeknek a növekvő HR-igényeknek a kielégítésében.
A ClickUp egy all-in-one termelékenységi platform. Az átfogó projekttervezési eszközök mellett a szoftver hasznos funkciókkal rendelkezik a humánerőforrás-tervezéshez is. Képességei kiterjednek a különböző HR-funkciókra, de a vállalat minden részlegében jól működnek, így ideálisak ahhoz, hogy a HR-osztályok összhangban legyenek a többi részleggel és a vállalat általános irányvonalával.
Mint látható, nyilvánvaló, hogy a teljesítménymenedzsment milyen fontos szerepet játszik a stratégiai humánerőforrás-tervezésben. A ClickUp egy robusztus teljesítménymenedzsment eszközkészletet kínál, amely segít a HR-munkatársaknak folyamatos visszajelzéseket adni és kapni, valamint a munkavállalók céljait meghatározni. Ezen funkciók kihasználásával vállalata elősegítheti a folyamatos tanulás és fejlődés kultúráját, amely jobban felkészíti a változó igényekre.
A ClickUp egyik legnagyobb erőssége a rendelkezésre álló sablonok széles választéka. Szinte minden termelékenységi feladat elvégzéséhez, amelyet a vállalatának el kell végeznie, egy sablon pontosan megmutatja, hogyan használhatja a szoftver funkcióit.
A ClickUp HR standard működési eljárások sablonja hasznos a készséghiányok azonosításához és azok megszüntetésére irányuló terv kidolgozásához. A ClickUp HR tudásbázis sablonja kiválóan alkalmas arra, hogy a meglévő alkalmazottak naprakészek legyenek és felkészüljenek a változó követelményekre.
A humánerőforrás-tervezés jövőbeli trendjei
A technológia gyorsan megváltoztatta a humánerőforrások helyzetét, és nem látszik, hogy ez a folyamat lelassulna. A változó attitűdök és prioritások szintén hatással lesznek arra, hogyan alakul a stratégiai humánerőforrás-tervezés az elkövetkező években.
A vállalatok kétségtelenül rájönnek majd, hogy megjelennek olyan mesterséges intelligencia és adatelemző eszközök, amelyek tovább finomítják a folyamatokat és növelik az előrejelzések pontosságát. Mivel ezek az eszközök javítják a HR-csapatok képességét a személyzeti igények előrejelzésére és a készséghiányok azonosítására, a kisebb HR-csapatok jobban tudnak majd versenyezni nagyobb társaikkal.
A vállalatok foglalkoztatási politikájában is jelentős változások tapasztalhatók. A munkavállalók jólétére és a munka-magánélet egyensúlyára helyezik a hangsúlyt. Ezek a prioritások meghozzák gyümölcsüket, mivel csökkentik a kiégést és javítják a termelékenységet.
A humánerőforrás-osztályok egyre inkább elmozdulnak a puszta toborzástól és képzéstől az inkluzív és támogató munkahelyi kultúra kialakítása felé.
A távmunka és a gig economy trendje valószínűleg továbbra is fennmarad. A gig economy lehetőséget kínálhat a HR-csapatoknak, hogy ideiglenes munkaerő-igény esetén független vállalkozókra támaszkodjanak, így a lassú időszakokban optimalizálhatják a belső munkaerő-állományt, míg a forgalmas időszakokban nem lesznek túlterheltek.
Összefoglalás
Bár számos kihívással jár, hogy a vállalat munkaerejét a lehető legjobban igazítsák a tényleges igényeihez, ez biztosítja a humánerőforrás leghatékonyabb kihasználását és jelentős versenyelőnyt jelent.
Szerencsére számos eszköz áll rendelkezésre, amely segíti a vállalatokat ebben. Számos ingyenes HR-tervezési sablon segíthet a személyzet szervezésében és a folyamatok racionalizálásában. Ha ezt hatékony alkalmazotti menedzsment szoftverrel, például a ClickUp -pal kombinálja, akkor még a kis csapatok is átfogó humánerőforrás-terveket tudnak kidolgozni.
A ClickUp ingyenesen kipróbálható. Regisztráljon még ma, és fedezze fel, hogyan segítheti vállalatát ez a hatékony termelékenységi eszköz.