A termelékenység terén a csapatok mindig előnyt keresnek. Munkamódszereink folyamatosan fejlődnek, és ezzel együtt a munkavégzéshez használt eszközök is.
A kollaboratív munkamenedzsment szoftverek célja, hogy segítsék a csapatokat a hatékonyabb együttműködésben, ami logikus.
Ki ne szeretne többet elérni kevesebb idő alatt? Ha helyesen használják, ezek az eszközök segítenek a csapatoknak a rendelkezésre álló erőforrások optimális kihasználásában, hogy a projekteket sikeresen véghez tudják vinni.
Ez az útmutató részletesen bemutatja, hogyan valósul mindez a gyakorlatban.
Mi az együttműködésen alapuló munkamenedzsment?
A kollaboratív munkamenedzsment az a folyamat, amelynek során egy csapat tagjai közös cél elérése érdekében megtervezik, nyomon követik és végrehajtják a feladatokat.
Szerencsére vannak olyan együttműködési munkamenedzsment eszközök, amelyek megkönnyítik a feladatok tervezését – bár nem mindegyikük kínál olyan funkciók kombinációját, amely minden együttműködési igényt kielégít.
Minden érdemes együttműködési eszköz közös funkciókkal rendelkezik, amelyek lehetővé teszik a koordinált csapatmunkát, például:
- Feladatok kiosztása
- A haladás nyomon követése és fenntartása
- Fájlok megosztása
- Üzenetküldés
- Ütemezés
- Tennivalók listájának létrehozása
Végül is a legjobb együttműködési munkamenedzsment szoftver segít a projektmenedzsereknek egyszerűsíteni a folyamatokat és integrálni egy átfogó, intuitív eszközkészletet.
A kollaboratív munkamenedzsment eszközök használatának előnyei
Beszéljünk a megfelelő együttműködési munkamenedzsment eszközök használatának előnyeiről.
Javítja a projektmenedzsmentet
Vegyünk egy olyan projektet, amelyben a csapatnak egyszerre több feladatot kell elvégeznie. Együttműködésen alapuló munkamenedzsment szoftver nélkül könnyen előfordulhat, hogy a kommunikáció során dolgok elvesznek, vagy a csapat tagjai nem tudnak arról, hogy a többiek min dolgoznak.
A megfelelő eszközökkel mindenki naprakész információkat kap, és szükség szerint frissítheti az előrehaladást, így a vezetők könnyebben nyomon követhetik a projekt állását, és szükség szerint módosíthatják azt.
Lehetővé teszi a helytől való függetlenséget
Az együttműködési eszközök és szoftverek lehetővé teszik a csapat tagjai számára, hogy bárhol és bármikor dolgozhassanak. Az aszinkron vagy élő együttműködés lehetővé tétele rugalmasabb munkarendet eredményez a csapat tagjai számára.
A haladás nyomon követhető, és a problémák gyorsan azonosíthatók. A változtatások valós időben történnek, így mindenki egy forrásból kapja az információkat.
Javítja a kommunikációt és az együttműködést
Az olyan eszközök, mint a ClickUp Whiteboard, élő csevegési funkciók révén gyors és egyszerű kommunikációt tesznek lehetővé a csapat tagjai között. Ez lehetővé teszi a csapatok számára, hogy valós időben osszák meg a frissítéseket, és központosítsák a csevegési előzményeket a kritikus projektdöntésekkel kapcsolatban.
Csökkentett projektköltségek
A pénzmegtakarítás nagyon fontos!
Ha a csapatok hatékonyabban működnek együtt, az erőforrások jobb kezelése révén csökkennek a projektköltségek. Minél több értéket nyer ki egy csapat az erőforrásaiból, annál nagyobb az előny mindenki számára.
Növeli a termelékenységet a határidők betartásával
Ha a csapat tagjai hatékonyan együttműködnek, kevesebb idő alatt több munkát tudnak elvégezni. Ez a csapat egészének termelékenységének növekedéséhez vezet. A határidők is könnyebben betarthatók, mert a központosított munkamenedzsment eszköz kiküszöböli a félreértéseket vagy a dokumentumok elvesztéseihez hasonló baleseteket, amelyek csak lassítják a csapatok munkáját.
Jobb döntéshozatal
A gyors változásokkal jellemezhető világban elengedhetetlen a jobb döntéshozatal. Ha a csapat tagjai a szokásos menedzsment eszközökkel átláthatóan dolgoznak együtt, több időt tudnak fordítani a jobb döntések meghozatalára.
És, mint mindannyian tudjuk, a jobb döntések jobb eredményeket hoznak... ami jobb pénzügyi eredményeket jelent.
Élő együttműködés
A termelékenységi platform segítségével a csapatok a ClickUp élő együttműködési érzékelőjét használhatják, amely túlmutat a különálló Google Doc-on. Például valós időben szerkeszthetik és megjegyzéseket fűzhetnek egymás munkájához, és láthatják, mit ad hozzá a másik csapattag.
A ClickUp segítségével ez könnyen megvalósítható a munkaterületén belül. Nincs szükség külső dokumentumkezelő eszközökre!
Együttműködésen alapuló munkamenedzsment példák
Most, hogy már ismeri a hatékony együttműködésen alapuló munkamenedzsment előnyeit, nézzünk meg néhány valós példát arra, hogyan használják a csapatok az együttműködési eszközöket munkájuk menedzseléséhez.
Tartalomkészítő csapatok
A tartalomkészítő csapatok számára elengedhetetlen, hogy legyen egy központi hely, ahol minden csapattag hatékonyan együttműködhet a projektekben. Az olyan együttműködési munkamenedzsment eszközök használatával, mint a ClickUp, a csapatok valós időben tervezhetnek, feladatokat oszthatnak ki és nyomon követhetik az előrehaladást.
Távoli vagy elosztott csapatok
A távoli vagy elosztott csapatoknak szükségük van egy módszerre, amellyel kapcsolatban maradhatnak és hatékonyan kezelhetik munkájukat anélkül, hogy fizikailag egy helyen lennének. Az együttműködésen alapuló munkamenedzsment eszközök valós idejű kommunikációs funkciókat, feladatkövetést és fájlmegosztási lehetőségeket kínálnak, amelyek megkönnyítik a távoli csapatok számára a kapcsolattartást és a produktivitást.
Eseménytervező csapatok
Az eseménytervezés több csapattag koordinációját és együttműködését igényli. Az együttműködésen alapuló munkamenedzsment eszközökkel az eseménytervezők feladatok létrehozhatnak, azokat a csapattagoknak kioszthatják, és nyomon követhetik az előrehaladást, hogy minden az esemény ütemtervének megfelelően haladjon.
Marketingcsapatok
A marketingcsapatoknak zökkenőmentesen kell együttműködniük a kampányok kidolgozásában és végrehajtásában. Az együttműködésen alapuló munkamenedzsment eszközök olyan funkciókat kínálnak, mint a megosztott naptárak, a projekt ütemtervek és a feladatkiosztások, amelyek segítenek a marketingcsapatoknak a kampányok szervezett lebonyolításában és nyomon követésében.
Hogyan válasszuk ki az együttműködéses munkamenedzsmenthez szükséges együttműködési eszközöket?
A kollaboratív eszközök közül a megfelelő kiválasztása nem könnyű feladat, mivel sok közül lehet választani.
De egy nagy feladat nem feltétlenül jelenti azt, hogy lehetetlen. Először érdemes felvázolni a csapatod sajátosságait. Ha a csapat igényeit és a projekt céljait egyaránt kritériumként használod a keresztreferenciáláshoz, akkor biztos lehetsz benne, hogy minden szükséges elemet megkapsz egy együttműködésen alapuló munkamenedzsment megoldásban. Gondold át a következőket:
- A csapat mérete és munkafolyamatai : Ahogyan nem szeretne olyan eszközért fizetni, amelynek funkcióit a kétfős csapata soha nem fogja használni, úgy nem is szeretne olyan eszközt bevezetni, amely korlátozza a növekvő csapat képességeit.
- A költségvetése : Minél összetettebbek a projektmenedzsment igényei, annál többet kell fizetnie a prémium funkciókért.
- Jövőbeli igényei: Fontos, hogy olyan eszközt válasszon, amely megfelel a csapata jelenlegi igényeinek. De merre tart a csapata, és milyen eszközökre lesz szüksége, ha eléri célját?
Ahogy egyre mélyebbre merül a tényleges ellenőrzési folyamatban, íme néhány általános kérdés, amelyet érdemes átgondolni:
Szüksége van más szoftvereszközökkel való integrációra?
Ha nem biztos benne, nézze meg, hogyan végzi jelenleg a munkáját a csapata. Vannak-e olyan meglévő együttműködési eszközök, amelyek nagy segítséget nyújtanak a projektmenedzsmentben, és amelyeket nem szeretne lecserélni? Szükség van-e az együttműködési munkamenedzsment megoldásainak integrálni egy dedikált videokonferencia szoftvert?
Nézze meg a ClickUp legjobb integrációit!
Van-e tanulási görbe?
Egyes együttműködési eszközök kisebb csapatok számára készültek és könnyebben használhatók, míg mások bonyolultabbak és a csapatnak időbe telik megtanulni őket. Vegye figyelembe a tanulási görbét és az időt, amelyre szükség lesz ahhoz, hogy csapata jó alapokkal indulhasson.
Milyen az ügyfélszolgálat?
Az ügyfélszolgálat könnyen figyelmen kívül hagyható, pedig a kiválasztási folyamat kritikus része. Ha kérdése van, problémába ütközik vagy technikai segítségre van szüksége, könnyen elérhetőnek kell lennie valakinek. Egyes szoftvereszközök még személyre szabott képzéseket is kínálnak nagy csapatok számára.
Mi a legjobb együttműködési munkamenedzsment eszköz?
A ClickUp számos okból a legjobb együttműködési munkamenedzsment eszköz startupok, nagyvállalatok és minden más vállalkozás számára. Íme egy rövid áttekintés a ClickUp hatékony együttműködési munkamenedzsment eszközeiről és funkcióiról:
Több mint 10 projektnézet segítségével végezze munkáját a saját módján.
Azok az egyéni munkatársak, akik egy nagyobb csapat részeként dolgoznak a feladatokon, nézeteket hozhatnak létre, hogy részletesen megvizsgálhassák a nekik kiosztott munkát. A legnépszerűbb nézetek a következők:
- Lista nézet: rendezze feladatait listába rendezés, szűrés, csoportosítás és oszlopok testreszabása segítségével.
- Táblázatos nézet: Könnyedén áthelyezheti a feladatokat a különböző oszlopok között (hasonlóan a Kanban táblához ).
- Naptár nézet: Tervezze, ütemezze és kezelje feladatait és erőforrásait naptár formátumban.
Funkciók közötti együttműködés feladatok és kapcsolatok terén
A feladatok a ClickUp alapvető építőkövei. Feladatokat rendelhet több csapattaghoz, nyomon követheti a fájlokat, állapotokat állíthat be és megjegyzéseket fűzhet hozzájuk, hogy mindenki naprakész legyen a haladásról. Egy feladat keretében a következő műveleteket hajthatja végre a zökkenőmentes munkahelyi együttműködés érdekében:
- Tekintse meg a tevékenységek előzményeit, beleértve a határidők módosításait, az egyéni mezők frissítéseit és az összes beszélgetést.
- Hatékony kommunikáció a /Slash parancsokkal és billentyűparancsokkal
- Hivatkozzon a munkaterületén található feladatokra és dokumentumokra (ez sok hagyományos menedzsment eszközben nem elérhető).
- Indítson Zoom-értekezletet egy ClickUp-feladatból
A ClickUp együttműködési szoftvere feladatfüggőségi funkciót használ, amelynek segítségével könnyen látható, mely feladatok függnek másoktól, és ennek megfelelően lehet tervezni. Ez hasznos, ha projekt ütemtervet szeretne készíteni, vagy ha potenciális szűk keresztmetszeteket szeretne azonosítani.
A napi vizualizációval hatékonyan oszthatja el az erőforrásokat.
A kollaboratív munkafolyamatok létrehozásának folyamatában nem szabad figyelmen kívül hagyni az erőforrás-kezelési funkciókat. Ezek lehetővé teszik a projektmenedzserek számára, hogy áttekintsék az erőforrások felhasználását – legyen szó emberekről, pénzről vagy időről – és a csapatoknak megvalósítható betekintést nyújtsanak abba, hogy mi szükséges a projekt befejezéséhez.
Összehozza a csapatokat a kollaboratív munkamenedzsment segítségével
A távmunka elterjedésével és a munkahelyeken bekövetkező gyors változásokkal a csapatoknak megbízható módszerre van szükségük ahhoz, hogy kapcsolatban maradjanak, összehangoltan működjenek és produktívak legyenek.
Az együttműködési eszközök vagy lassítják, vagy növelik a csapatok termelékenységét, ezért ha egyetlen platformot keres a csapatok összehangolásához, próbálja ki ingyenesen a ClickUp alkalmazást, és ne kelljen több alkalmazás és eszköz között váltogatnia a munkája elvégzéséhez.