Lisa, egy közepes méretű ügynökség marketing igazgatója táblázatok, e-mailek és csevegőalkalmazások kombinációjára támaszkodott a kampányok kezelésében. Az eredmény?
Elmulasztott határidők, párhuzamos munkavégzés és végtelen „mi a helyzet” kérdések. A Smartsheetre való áttérés után csapata 60%-kal csökkentette a helyzetértékelő megbeszélések számát, és 40%-kal gyorsabban szállította le a projekteket.
A lényeg a következő: a Smartsheet projektmenedzsmentben való használata nem feltétlenül bonyolult. Ebben az útmutatóban bemutatjuk a Smartsheet használatának gyakorlati módszereit.
⏰ 60 másodperces összefoglaló
Egyszerűsítse projektjeit a Smartsheet segítségével
- Használjon előre elkészített sablonokat a projektek gyors létrehozásához.
- Hozzáférjen a rugalmas projekttervezéshez különböző nézetekkel (Gantt, táblázat stb.).
- Automatizálja az ismétlődő feladatokat és munkafolyamatokat
- Valós időben együttműködhet megjegyzések, címkék és csapatmegbeszélések segítségével.
- Hatékony időkövetés és erőforrás-kezelés
- Használja az elemzési funkciókat az adatokon alapuló döntések meghozatalához.
- Kövesse nyomon a megbízásokat és a feladatok közötti kapcsolatokat
- Integrálja olyan eszközökkel, mint a Zapier, a Slack és mások.
A Smartsheet használata projektmenedzsment célokra
A legjobb projektmenedzsment eszközök nem csak a feladatok nyomon követésére szolgálnak. Alkalmazkodnak az Ön egyedi projektigényeihez, automatizálják a feladatokat, támogatják az időkövetést, lehetővé teszik a csapatok közötti kommunikációt, valamint kiváló jelentéskészítési és elemzési funkciókat nyújtanak.
👀 Tudta? A Smartsheet-et eredetileg táblázatok utánzására tervezték, de mára automatizálási funkciókkal rendelkező, hatékony projektmenedzsment eszközzé fejlődött.
Így tudja a Smartsheetet a saját céljaira felhasználni.
Előre elkészített sablonokat biztosít a projekt beállításához.
Azok számára, akik szeretnék kihagyni a beállítási fázist, a Smartsheet előre elkészített sablonjait használhatják, amelyeket különböző projektekhez terveztek, például marketingkampányokhoz, építési projektekhez, termékbevezetésekhez és egyebekhez.
A sablonok kiindulási pontot jelentenek a projektmenedzsmenthez, mivel minden lényeges projektelem már előre meg van adva, így Ön csak a szükséges mezőket kell módosítania.
Ezenkívül ezeket a funkciókat a munkafolyamatok automatizálására is felhasználhatja. Ezek a funkciók időt takarítanak meg Önnek, és lehetővé teszik, hogy azonnal belekezdjen a feladatokba, anélkül, hogy órákat kellene töltenie a projektterv nulláról történő kidolgozásával.
Rugalmas projekttervezést tesz lehetővé
A Smartsheet rugalmas munkaterületet biztosít, amelyet a projektmenedzser bármilyen projekthez igazíthat.
A rácsnézet, a Gantt-nézet, a Kanban-táblához hasonló kártyanézet és a naptárnézet segítségével a Smartsheet lehetővé teszi, hogy különböző perspektívákból tekintse meg projektjét, így könnyedén alkalmazkodhat a munkafolyamatokhoz a projekt előrehaladtával.
A táblázat tulajdonosaként vagy rendszergazdaként Gantt-diagramot hozhat létre a Smartsheetben a feladatok függőségeinek és ütemterveinek kezeléséhez. Az ütemterv nézetét is módosíthatja, hogy az illeszkedjen a projekt terveihez – legyen az negyedéves, havi, heti vagy napi.
🧠 Érdekesség: A Gantt-diagram, egy népszerű projektmenedzsment eszköz, több mint 100 évvel ezelőtt került feltalálásra, és továbbra is az egyik leghatékonyabb módszer az ütemtervek nyomon követésére.
Automatizálja az ismétlődő feladatokat és munkafolyamatokat
A projekt több mozgó elemének kezelése során minden segítségre szüksége van a feladatok kezeléséhez, emlékeztető küldéséhez és az állapotok automatikus frissítéséhez.
A Smartsheet segítségével egyedi munkafolyamatokat hozhat létre, amelyek meghatározott műveletek alapján aktiválódnak. Például értesítéseket küldhet, amikor a feladatok befejeződtek, vagy frissítheti a projektlapot, amikor a határidők közelednek.
Ezek az automatizált funkciók megkönnyítik a projektek kezelését minimális manuális beavatkozással, így Ön a magasabb szintű feladatokra koncentrálhat.
Valós idejű együttműködést és kommunikációt biztosít
A Smartsheet kiküszöböli a különálló kommunikációs csatornák szükségességét, mivel lehetővé teszi, hogy több csapattag is megjegyzéseket fűzzön a feladatokhoz, jegyzeteket adjon hozzá és másokat közvetlenül a projektekben jelöljön meg.
A Smartsheet névjegyzék oszlopa megkönnyíti az egyes feladatok konkrét csapattagokhoz való hozzárendelését és értesítését, így minden releváns megbeszélés és döntés egy helyen marad.
A Smartsheet és olyan eszközök, mint a Slack integrációja biztosítja, hogy a csapat frissítései és a projektkommunikáció egy helyen maradjon.
Lehetővé teszi az időkövetést és az erőforrás-kezelést
Emlékszik Sarah-ra a marketingről? Az időkövetéssel elkerülheti az ilyen félreértéseket és javíthatja a hatékonyságot, így a projektek a terv szerint haladnak. A Smartsheet beépített erőforrás-kezelési szakaszt kínál, amely segít nyomon követni a csapat rendelkezésre állását és megelőzni a kiégést.
A tevékenységi napló rögzíti az egyes csapattagok hozzájárulásait, így könnyen nyomon követhető a munkaterhelés, és biztosítható a feladatok egyenletes elosztása.
Az Erőforrás-kezelés szakasz segít a feladatok kiosztásában és a munkaterhelés kiegyensúlyozásában is, biztosítva, hogy a csapat potenciálja ne legyen túlterhelt vagy alulhasznosított.
Átfogó jelentések és adatalapú döntések
A Smartsheet jelentéskészítési és elemzési funkciói segítenek a projektmenedzsereknek betekintést nyerni a projektekbe és hatékonyan nyomon követni a projekt előrehaladását, hogy megalapozott, adatalapú döntéseket hozhassanak.
A platform jelentéskészítő eszközei lehetővé teszik, hogy több táblázatból is adatokat gyűjtsön, és nyomon kövesse a legfontosabb mutatókat, mint például a kezdési és befejezési dátumokat, a feladatok teljesítési arányát, az erőforrások kihasználtságát és a projekt költségeit, hogy átfogó projektjelentést készíthessen.
A projektmenedzsment irányítópultok átfogó képet nyújtanak, míg a részletes jelentések lehetővé teszik a részletekbe való elmélyülést, így segítve Önt abban, hogy mind az összképet, mind az apróbb részleteket szem előtt tartsa.
Lehetővé teszi a feladatok kiosztását és a kapcsolatok nyomon követését
A Smartsheet egyik legfontosabb eleme a hierarchikus felépítése. Szülő- és gyermeksorokat hozhat létre, hogy egy nagyobb projektben az egyes feladatokat rendszerezze.
A feladatkapcsolatok funkció segít meghatározni a függőségeket, így ha egy feladat késik, a kapcsolódó feladatok automatikusan frissülnek, hogy tükrözzék az új ütemtervet.
Ez a struktúra segít a komplex projekteket kezelhető elemekre bontani, így a projektmenedzserek könnyebben felügyelhetik a különböző feladatokat egyszerre.
Lehetővé teszi más eszközökkel való integrációt
A Smartsheet segítségével integrálhatja meglévő eszközeit. Microsoft Excel programmal kell dolgoznia? A CData Connect Cloud vagy a Zapier segítségével könnyedén szinkronizálhatja az adatokat. Nincs közvetlen Google Sheets integráció, de a Zapier hatékonyan áthidalja ezt a hiányosságot.
Ha Microsoft Teams-t használ, az integráció lehetővé teszi, hogy összekapcsolja projektlapjait a Teams csatornáival, így mindenki ugyanazon az oldalon maradhat, anélkül, hogy eszközöket kellene váltania. Az olyan kapcsolatok, mint a DocuSign, Jira, Slack, Tableau és mások, a Smartsheet-et az összes projektadatok központi irányító központjává teszik.
Ezek az integrációk megszüntetik az információs szigeteket, segítve a csapatokat abban, hogy jobb, adatokon alapuló döntéseket hozzanak.
A Smartsheet projektmenedzsmentben való használatának kihívásai és korlátai
Bár a Smartsheet egy hatékony eszköz, és sokak számára tökéletesen megfelel, vannak bizonyos kihívások, amelyekről tudnia kell.
A szükséges együttműködési és jelentési funkciók hiánya
Bár a Smartsheet lehetővé teszi a csapatának az együttműködést, néhány fontos együttműködési funkció hiányzik belőle. A Gantt-diagramok segítenek nyomon követni a projekt előrehaladását, de jelentős manuális bevitelt igényelnek.
Bár létrehozhat standard előrehaladási jelentéseket, a projektmenedzserek és a csapatok, akik speciális elemzéseket keresnek, mint például a sebesség- vagy a burndown-diagramok, érdemes lehet kiegészítő eszközöket is megvizsgálniuk.
Korlátozott időkövetési funkciók
A Smartsheet kiválóan megmutatja a projekt kezdési és befejezési dátumát, de mi van a feladatokra fordított tényleges óraszám nyomon követésével? Ez már bonyolultabb kérdés. A projektmenedzsereknek külső eszközökre vagy manuális módszerekre kell támaszkodniuk, hogy pontosan nyomon követhessék a feladatokra fordított időt.
A harmadik féltől származó alkalmazásokra való támaszkodás bonyolultabbá teszi a munkafolyamatot, és következetlenségeket okozhat az időjelentésekben. Ez nem éppen ideális, ha azt szeretné kideríteni, hogy hatékonyan használja-e az erőforrásait és az idejét.
Magas árak
Íme a Smartsheet pénztárcára gyakorolt hatása. Ez nem egy ingyenes projektmenedzsment eszköz.
A csomagok ára havi 9 dollártól kezdődik felhasználónként a Pro csomag esetében, amely maximum 10 fős csapatra vonatkozik. A Business csomag ára viszont havi 32 dollárra emelkedik felhasználónként. Gyors összehasonlítás: még a legalapvetőbb üzleti beállítás is havi 96 dollárba kerül, mivel legalább három felhasználóra van szükség.
Van egy vállalati terv is, amely testreszabott árajánlatokat tartalmaz. Ahogy a csapat tagjainak száma növekszik, vagy szükségessé válnak azok a kiegészítő funkciók, amelyek több projekt kezeléséhez szükségesek, érdekes költségvetési számításokat kell majd elvégeznie.
Ez az árképzési modell kihívást jelenthet kisebb csapatok vagy korlátozott költségvetéssel rendelkező szervezetek számára.
A feladatok korlátozott automatizálása
Bár a Smartsheet segít automatizálni a projektmenedzsmentet az ismétlődő feladatok esetében, az automatizált munkafolyamat-opciók nem feltétlenül elégítik ki az Ön igényeit.
Természetesen előre elkészített sablonokkal alapvető egyéni munkafolyamatokat állíthat be, de ha projekteket irányít és fejlett automatizálási sorozatokra van szüksége, akkor több manuális munkát kell végeznie, mint szeretne.
Azok a csapatok, amelyek valóban időt szeretnének megtakarítani a munkafolyamatokban, ez a korlátozás komoly hatékonyságnövekedésről való lemaradást jelenthet.
A sablonok minimális testreszabása
A Smartsheet előre elkészített projektmenedzsment sablonjai különböző projektigényekhez jól használhatók, de testreszabási lehetőségeik más projektmenedzsment eszközökhöz képest korlátozottak.
Az egyedi munkafolyamatokkal rendelkező csapatoknak a folyamataikat kell a Smartsheet keretrendszeréhez igazítaniuk, és nem fordítva. Bár ez a szabványosítás hatékony a gyakori projektscenáriók esetében, kihívásokat jelenthet azoknak a csapatoknak, amelyek rendkívül specializált projektstruktúrákat igényelnek.
Integrációs kihívások
A Smartsheet integrációja ígéretes a Microsoft Teams és hasonló platformok integrációjával, de vannak korlátai.
Bár a Smartsheet hatékonyan kezeli a gyakori üzleti eszközöket, a speciális szoftvereket használó csapatok gyakran támaszkodnak harmadik féltől származó csatlakozókra, például a Zapierre. Ez további bonyolultságot jelent, amikor különböző forrásokból származó adatokat próbálnak központosítani az adatalapú döntések meghozatalához.
Ezeket a korlátozásokat figyelembe véve természetes kérdés, hogy „Van-e olyan Smartsheet alternatíva, amely átfogó megoldást kínál?” Fedezzük fel, mit kínál a ClickUp – egy all-in-one platform projektmenedzsmenthez, tudásmenedzsmenthez, csevegéshez és AI-alapú funkciókhoz.
Hogyan használjuk a ClickUp alkalmazást a projektmenedzsmentben
A ClickUp for Project Management célja, hogy összekapcsolt munkafolyamatok, valós idejű irányítópultok és átfogó dokumentáció segítségével közelebb hozza egymáshoz a csapatokat.
A ClickUp segítségével a projektmenedzserek hozzáférhetnek a továbbfejlesztett feladatkezelési funkciókhoz, együttműködési eszközökhöz és AI-alapú funkciókhoz, amelyek segítenek egyszerűsíteni a folyamatokat.
Gyors projektbeállítás
Ha összehasonlítjuk a Smartsheetet és a ClickUp-ot, a ClickUp felforgatja a testreszabási korlátozások szabályait.
A projekt elindításától kezdve számtalan lehetőség áll rendelkezésére. Hozzon létre egyedi tereket, állítson be projekthierarchiákat, és válasszon az előre elkészített sablonok közül, hogy azonnal nekiláthasson a munkának.
Ezek a sablonok azért egyediek, mert teljes mértékben testreszabhatók az Ön igényeinek megfelelően, és nem fordítva.
A ClickUp egyik kiemelkedő funkciója a testreszabható projektnézetek. Több mint 15 nézet közül választhat, beleértve a Gantt-nézetet, a lista nézetet, a táblázat nézetet, a Kanban nézetet és még sok mást, hogy a munkáját a csapatának leginkább megfelelő módon vizualizálhassa.
Például a Gantt-diagram nézet segítségével vizuálisan ábrázolhatja az ütemterveket és a függőségeket, míg a lista nézet egyszerű módszert kínál a feladatok és azok állapotának áttekintésére.
Ráadásul a ClickUp Dashboard View összesíti az összes fontos elemet, mutatót és KPI-t egy helyen, így átfogó képet kaphat a projekt állásáról.
A platform beépített jegyzetelési funkciói és a ClickUp Docs segítségével az összes projektdokumentációt egy helyen tárolhatja, míg a ClickUp Goals segítségével nyomon követheti a jelentősebb célok elérésének előrehaladását. Ez olyan, mintha lenne egy projektütemterve, amely valóban megmutatja, merre tart.
Olvassa el még: Hogyan írjunk projektdokumentációt: példák és sablonok
Zökkenőmentes feladatkezelés
Az alapvető feladatkezelő eszközöktől eltérően a ClickUp lehetővé teszi, hogy gazdag feladatkörnyezeteket hozzon létre egyedi állapotokkal, prioritásokkal és függőségekkel.
Alfeladatokra van szüksége? Több felelősre? Időkövetésre a munka helyszínén? Megvan, megvan és megvan! Ráadásul az AI-alapú feladatkezelés segít automatikusan lebontani a komplex projekteket, így nem kell többé azon töprengenie, hogy hol is kezdje.
💡Profi tipp: Ossza fel projektjét kisebb, kezelhetőbb feladatokra, hogy könnyebben nyomon követhesse az előrehaladást és csökkentse a stresszt.
Okosabb együttműködés
A ClickUp használatával a projektkommunikációja jelentősen javul. A ClickUp együttműködési eszközei ahelyett, hogy az e-mail fiókjában tartanák a beszélgetéseket, közvetlenül a munka helyszínére viszik azokat.
Brainstormingra van szüksége? Ugorjon be a ClickUp Whiteboardsba, a valós idejű virtuális vászonra. Dokumentálni szeretné az igényeit? Készítsen és osszon meg dokumentumokat a Click Up Docs segítségével anélkül, hogy elhagyná a platformot.
A ClickUp Proofing funkciójával kiemelhet jelöléseket, megjegyzéseket fűzhet PDF-fájlokhoz és még sok minden mást tehet.
A ClickUp Brain segítségével akár fontos információkat is tárolhat és azonnal előhívhat. Ez olyan, mintha csapata rendelkezne egy virtuális irodával, amelyben minden szükséges eszköz megtalálható a hatékony munkavégzéshez.
A legjobb rész? A program a feladatokból, dokumentumokból és csapatspecifikus munkafolyamatokból tanulva személyre szabja az információkat. Ez azt jelenti, hogy csapata AI-alapú, személyre szabott ajánlásokat kap, amelyek relevánsak a céljaihoz. Csak annyit kell tennie, hogy megkéri, amire szüksége van!
💡Profi tipp: Rendszeresen értékelje a csapat együttműködését, hogy áttekintse a munka előrehaladását. Ösztönözze a nyílt kommunikációt, hogy a potenciális kihívásokat korán felismerje és kezelje.
Hatékony projektkövetés
A haladás nyomon követése tekintetében a ClickUp nem csak az alapvető információkat jeleníti meg. Átfogó projektkövetési és jelentéskészítési eszközöket is biztosít.
A mesterséges intelligenciával támogatott automatizálásnak köszönhetően a munkafolyamatok hatékonyabbá válnak, mivel a rutin feladatok automatikusan elvégzésre kerülnek, míg a valós idejű jelentések segítségével a problémák kialakulása előtt felismerheti az esetleges akadályokat.
A Smartsheets-től eltérően a ClickUp Dashboards egy helyen gyűjti össze az összes projektjét, azok állapotát és mindent, amit tudnia kell egy folyamatban lévő projektről. A dashboard felépítéséhez több mint 50 widget áll rendelkezésre, így a projekt előrehaladásának nyomon követése sokkal könnyebbé válik.
Íme, mit mond egy ClickUp felhasználó:
A ClickUp segítségével egy lépéssel előrébb jutottunk, és olyan irányítópultokat hoztunk létre, ahol ügyfeleink valós időben hozzáférhetnek és figyelemmel kísérhetik a teljesítményt, a kihasználtságot és a projekteket. Ez lehetővé teszi az ügyfelek számára, hogy kapcsolatban maradjanak csapataikkal, különösen mivel azok különböző országokban, néha akár különböző kontinenseken is találhatók.
A ClickUp segítségével egy lépéssel előrébb jutottunk, és olyan irányítópultokat hoztunk létre, ahol ügyfeleink valós időben hozzáférhetnek és figyelemmel kísérhetik a teljesítményt, a kihasználtságot és a projekteket. Ez lehetővé teszi az ügyfelek számára, hogy kapcsolatban maradjanak csapataikkal, különösen akkor, ha azok különböző országokban, sőt néha különböző kontinenseken találhatók.
A ClickUp Milestones egy lépéssel tovább megy, és lehetővé teszi, hogy mérföldköveket adjon hozzá az útjához, miközben folyamatosan frissítést kap valós idejű jelentésekkel arról, hogy a csapata mely feladatokat teljesítette egy adott napon.
💡Profi tipp: Ünnepelje meg az apró sikereket is – a mérföldkövek elismerése motiválhatja a csapatokat és fenntarthatja a jó hangulatot.
Hatékony integrációk
Míg a Smartsheet használata esetén különböző eszközök között kell váltogatnia, a ClickUp integrációs ökoszisztémája több mint 1000 integrációt kínál olyan eszközökkel, mint a Google Drive, a Microsoft Outlook és a Slack.
Ráadásul a CRM-integrációk, a projektmenedzsment eszközök és más üzleti alkalmazások jelentősen csökkentik a manuális munkát, kiküszöbölik a hibákat és kristálytiszta képet adnak az üzleti teljesítményről.
A ClickUp egyértelműen a legjobb alternatíva a Smartsheets számára!
Még nem szeretne elköteleződni egy eszköz mellett?
Próbálja ki az ingyenes ClickUp projektmenedzsment sablont.
A sablon legfontosabb jellemzői:
- Teljesen testreszabható, előre elkészített munkafolyamatokkal és nézetekkel perceken belül beállíthatja a projekteket.
- Kövesse nyomon az előrehaladást egy kattintással frissíthető állapotjelentésekkel és valós idejű irányítópultokkal.
- A beépített dokumentumok és megjegyzések biztosítják, hogy az egész csapata valós idejű kommunikációval mindig ugyanazon az oldalon maradjon.
- A műszerfalak és a nyomonkövetési eszközök azonnali frissítéseket nyújtanak az előrehaladásról, ami elősegíti a jobb döntéshozatalt.
- Könnyen alkalmazkodik a csapat növekedéséhez és a projektek összetettségének növekedéséhez.
Készen áll arra, hogy a ClickUp segítségével sikerre vigye projektjeit?
Szóval, melyiket válasszon, ha a Smartsheet és a ClickUp között kell dönteni? A választás a csapata igényeitől függ.
Ha értékeli a Smartsheet táblázatszerű ismertségét és egyszerű felépítését, akkor a Smartsheet lehet a tökéletes választás az Ön számára. Ha azonban a rugalmasság, az együttműködés és az AI-alapú hatékonyság elengedhetetlen, akkor a ClickUp all-in-one sokoldalúsága nehezen überhető. Kis csapatok vagy komplex projektek esetén a ClickUp alkalmazkodó platformja Önnel együtt növekszik.
Ne feledje, hogy a megfelelő eszközökkel csapata a legjobb teljesítményt tudja nyújtani. Fedezze fel, kísérletezzen, és hatékony munkafolyamatokkal támogassa csapatát még ma! Szeretné megkezdeni az utazását a ClickUp segítségével?
Regisztráljon most egy ingyenes ClickUp-fiókra!