A belső kommunikáció döntő hatással lehet egy szervezet teljesítményére.
Ha alkalmazottai nem rendelkeznek biztonságos eszközzel a hatékony kommunikációhoz és együttműködéshez, akkor csökken a termelékenység, nem tartják be a határidőket, és exponenciálisan nő a bizalmas információk kiszivárgásának kockázata.
Ezért használnak a vállalatok gyakran intranetet a csapatok összekapcsolására. De ebben az internetkorszakban szükségünk van egyáltalán intranetre a munkahelyi belső kommunikációhoz? 🤔
Ezt a kérdést fogjuk itt megválaszolni. Ez a bejegyzés az intranet és az internet funkcióit és különbségeit vizsgálja, hogy eldöntse, melyik a megfelelőbb a szervezetének.
⏰60 másodperces összefoglaló
- Az intranet biztonságos belső kommunikációs hálózatot biztosít a vállalatok számára, de ez a távmunka lehetőségének rovására megy.
- Az internet távoli munkavégzési lehetőséget biztosít, de kevésbé biztonságos, mint az intranet.
- A ClickUp mindkét területen a legjobbat nyújtja: biztonságos belső kommunikációt és távoli munkavégzés lehetőségét.
- A ClickUp beépített projektmenedzsment funkciókat, tudásmenedzsment funkciókat és ügyfélportálokat tartalmaz.
- A ClickUp mesterséges intelligenciájának köszönhetően rendkívül egyszerűen megtalálhatja a tudásbázisában szereplő információkat, vagy egyszerű szöveges üzenetekkel végezheti el a projektmenedzsment feladatait.
Mi az az internet?
Az internetet nem kell bemutatni. Ha azonban szeretne többet megtudni a működéséről, eredetéről és főbb jellemzőiről, itt talál egy rövid áttekintést:
Az internet meghatározása és eredete
Az internet az 1960-as évek hidegháborús időszakában az amerikai kormány egyik projektjeként jött létre. Egyszerűen fogalmazva, ez egy hatalmas, egymással összekapcsolt hálózatok hálózata (innen ered az internet elnevezés).
A távközlési vállalat hálózata összeköttetésben áll egy másik távközlési vállalattal, amelynek hálózata pedig más távközlési hálózatokkal, és így tovább. És ez nem csak a távközlési hálózatokra vonatkozik – sok más hálózat is részt vesz az internetben, többek között:
- Különböző helyi hálózatok (LAN-ok), amelyek összekötik a szervezeten belüli eszközöket
- Felhőalapú számítástechnikai szolgáltatók hálózata
- Virtuális magánhálózatok (VPN) vállalatok hálózata stb.
Ezek egy globális tengeralatti adatkábel-hálózathoz (ún. tengeralatti kábelek) kapcsolódnak, amelyek különböző adatközpontok hálózataihoz vannak csatlakoztatva. Ez egy hatalmas, globális számítógépes hálózatot hoz létre, amelyen az adatok világszerte utaznak, és az információk bárhonnan lekérhetők. 🛜
Főbb jellemzők
Az internetet, ahogyan ma használjuk, néhány kulcsfontosságú funkciója teszi lehetővé, amelyeket mindennap használunk. Ezek a következők:
- World Wide Web (WWW): Ez a funkció lehetővé teszi weboldalak létrehozását és azok internetkapcsolaton keresztüli elérését. Meghatározza, hogy a weboldalak hogyan vannak megtervezve és hogyan töltődnek be a böngészőkben.
- Keresőmotorok: A Google és a Bing keresőmotorok segítenek megtalálni a weben közzétett információkat.
- E-mail: Különböző e-mail szolgáltatók (pl. Gmail, Outlook stb.) által biztosított funkció, amely kulcsfontosságú szerepet játszik a szakmai kommunikációban, lehetővé téve a vállalat alkalmazottai (és általában az emberek) számára, hogy bármilyen típusú információt könnyedén kicseréljenek egymással.
- Közösségi média: Ide tartozik a LinkedIn, a Facebook, a Twitter, az Instagram és egy sor más hasonló webhely és alkalmazás, amelyek lehetővé teszik a világ minden táján élő emberek számára, hogy kapcsolatba lépjenek egymással és kommunikáljanak.
- E-kereskedelem: A WWW, a globális fizetési iparági szabványok és a fizetési átjáró technológia kombinációja, amely megkönnyíti az online vásárlást és tranzakciókat.
- Azonnali üzenetküldés (IM): Ez olyan üzenetküldő alkalmazásokra utal, mint a WhatsApp, a Facebook Messenger és a Google Chat, amelyek lehetővé teszik, hogy valós időben üzeneteket küldjünk és csevegjünk emberekkel a világ minden tájáról.
- Voice over Internet Protocol (VoIP): Olyan protokoll, amely megkönnyíti az internetes hang- és videohívásokat olyan platformokon keresztül, mint a WhatsApp, a Facebook, a Skype, a Zoom stb.
Az internet szerepe a kommunikációban és a tömegmédiában
Az internet játszotta a legnagyobb szerepet a kommunikáció és a tömegmédia forradalmasításában. Az olyan technológiák, mint az e-mail, az azonnali üzenetküldés, a közösségi média, a VoIP és a videohívások megváltoztatták a kommunikáció táját, lehetővé téve az emberek számára, hogy világszerte kapcsolatba lépjenek egymással. 🌍
A tömegmédia számára is fontos szerepet játszik az internet, például a közösségi oldalakon keresztül, amelyek jelentős beruházások nélkül teszik lehetővé a médiatartalmak tömeges streamelését és fogyasztását. Ez soha nem látott változásokat hozott életünkben, munkánkban és kommunikációnkban.
Néhány példa erre a változásra:
- Távoli munkavégzés: Az e-mail, a VoIP-platformok, az azonnali üzenetküldés és más internetalapú funkcióknak köszönhetően a szervezeteknél teljesen távoli munkavégzés is lehetséges.
- Információs korszak: Az információs korszakban élünk, amelyben a hírek, adatok és információk valós időben jutnak el a világ egyik végéből a másikba.
- Globalizáció: Az internetnek köszönhetően sokkal könnyebbé vált a világ bármely pontjáról származó tehetséges szakemberekkel együttműködni és globális ügyfeleket kiszolgálni.
Az intranetek megértése
Bár az internet a legtöbb globális kommunikáció alapértelmezett beállítása, egyes vállalatok intranetet használnak a munkatársak közötti kommunikáció és információcsere megkönnyítésére.
Mik ezek, és hogyan működnek? Íme egy rövid magyarázat:
Az intranetek meghatározása és funkciói
Az intranetek szervezetek által létrehozott magánhálózatok, amelyek a telephelyükön működő eszközöket kötik össze.
Biztonságos belső hálózatot hoznak létre, amely a szervezeten kívülről nem érhető el, így a munkavállalók bizalmas adatokat továbbíthatnak, erőforrásokhoz férhetnek hozzá és információkat oszthatnak meg anélkül, hogy attól tartaniuk kellene, hogy azok kiszivárognak.
Az intranetek egyben a következő funkciókat is betöltik:
✅ Tartalomkezelő rendszer: A legtöbb intranet tartalomkezelő rendszerrel (CMS) rendelkezik, amely megkönnyíti a tartalom létrehozását és kezelését a szervezeten belüli információterjesztéshez.
✅ Integrációs csatorna: Az intranetes platformok integrálhatók más, a szervezet által használt eszközökkel is, például egy vállalatirányítási rendszerrel (ERP) vagy egy ügyfélkapcsolat-kezelő platformmal (CRM).
✅ Kommunikációs eszközök: e-mail, üzenetküldés, csevegés és egyéb közösségi intranetes funkciók, amelyek lehetővé teszik a csapat tagjai közötti kommunikációt.
✅ A szervezeti ábrák otthona: Az intranetes platformok lehetővé teszik a vállalatok számára, hogy részletes szervezeti ábrákat készítsenek, amelyek ellenőrzött hozzáférést biztosítanak az adminisztrátorok és a vezetők számára, hogy gyorsan áttekintést kapjanak a csapat hierarchiájáról.
✅ Központi fájltár: Az intranetek lehetővé teszik a vállalatok számára, hogy központi fájltárat hozzanak létre, amelyben a vállalat működésével kapcsolatos összes fájlt és dokumentumot tárolhatják.
Az intranet szerepe a belső kommunikációban és az együttműködésben
Bárhol is alkalmazzák az intranetet, az döntő szerepet játszik a vállalat belső kommunikációjában és együttműködésében. Íme néhány fontos funkciója a vállalat működésében:
🌟 Egyetlen hiteles forrás: Az intranet egyetlen hiteles forrásként szolgál a szervezet számára. Ez a vállalat összes dokumentumának, frissítésének és bejelentésének hivatalos központja, amely lehetővé teszi a munkavállalók számára, hogy minden szervezeti információt itt keressenek.
🌟 Emberi erőforrás (HR) menedzsment: Az intranetek a vállalatok HR-menedzsmentjében is kritikus szerepet játszanak. Lehetővé teszik a vállalati politikák, az új munkavállalók beillesztése és képzése, valamint egyéb HR-folyamatok, például a szabadságok kezelése és a munkavállalói juttatások elosztása központosítását.
🌟 Kommunikációs és együttműködési csatorna: Az intranet belső alkalmazotti kapcsolattartási csatornákat (pl. e-mail, üzenetküldés stb.) biztosít a kollégákkal való kommunikációhoz és a csoportos csevegések vagy fórumok révén történő együttműködéshez.
Példa az intranet működésére
Egy IT-szolgáltató cég Sharepoint és egy zárt magánhálózat segítségével intranetet hoz létre a munkavállalók közötti kommunikáció megkönnyítése érdekében. Különböző munkavállalói portálokat hoz létre az új munkavállalók beillesztése, a képzés és a csapatmegbeszélések céljára, hogy kezelje belső kommunikációs és működési igényeit.
Amikor új munkavállaló csatlakozik a céghez, a HR-vezető regisztrálja őket a vállalat onboarding portálján, majd részt vesznek a képzési programban.
A képzés elvégzése után a csapat tagjai belső csoportos csevegő és vitafórumokon dolgozhatnak együtt. Hozzáférhetnek továbbá a vállalat Sharepointon tárolt központi dokumentumtárában található forrásokhoz és fájlokhoz is.
Intranet vagy internet: a legfontosabb különbségek
Az internet és az intranet funkcionalitása és jellege között alapvető különbségek vannak. Míg az internetnek nincs tulajdonosa, az intranet magántulajdonban van, és azt a szervezet üzemelteti, amelyik bevezette. Az intranethez való hozzáférés ezért csak az arra jogosult felhasználókra (azaz az alkalmazottakra) korlátozódik, és csak a vállalat területén belül érhető el. 🏢
Ezen okok miatt az intranet biztonsága magasabb, mint egy nyilvános hálózaté, például az interneté, amely mindenki számára elérhető. Ez azonban azt is jelenti, hogy a hálózati problémákat a szervezetnek saját maga kell megoldania.
Íme egy áttekintés az internet és az intranet közötti különbségekről:
| Kritériumok | Internet | Intranet |
| Tulajdonjog | Nyilvános | Privát |
| Hozzáférhetőség | Világszerte | A szervezeten belül |
| Biztonság | Kevésbé biztonságos, amíg nem használ biztonsági mechanizmusokat | Magas |
| Anonimitás | Lehetséges | Lehetetlen |
| Hozzáférés útközben | Lehetséges | Lehetetlen |
| IT-támogatás és karbantartási követelmények | Alacsony | Magas |
| Méretezés | Egyszerű | Összetett |
A célpiac és a szervezeti igényeknek leginkább megfelelő opció kiválasztása
Szóval, melyik lehetőség a jobb választás a szervezetének: az intranet vagy az internet? Nos, a válasz a szervezet igényeitől függ.
Ha az adatbiztonság és a titoktartás kiemelten fontos az Ön iparágában, akkor intranetre van szüksége. Az intranet jobb adatvédelmet biztosít elszigetelt jellege miatt, valamint jobb hálózati tevékenység-figyelést az anonimitás hiánya, a magántulajdon és a központosított kommunikáció révén. 🔏
Az alkalmazottai azonban a szervezeten kívülről nem férhetnek hozzá az intranetes portálokhoz és az azokon tárolt dokumentumokhoz.
Ennek eredményeként nem tudnak távolról dolgozni. Ha a távmunka fontos tényező a vállalkozásában, akkor internetalapú projektmenedzsment és együttműködési megoldást kell választania a munkahelyére.
Intranetek bevezetése: bevált gyakorlatok
Az intranet bevezetését a szervezet belső IT-támogató csapata végzi. A bevezetés során azonban néhány bevált gyakorlatot érdemes szem előtt tartani. Ezek a következők:
1. A szervezetének megfelelő intranetes megoldás meghatározása
Először is meg kell határoznia, hogy melyik intranetes szoftvermegoldás a legmegfelelőbb a szervezetének. Néhány példa: Sharepoint, Workvivo és Simpplr. Ezek közül válasszon egyet, figyelembe véve a szervezet költségvetését, a csapat méretét és a kommunikációs igényeket. A skálázhatóság és a fehér címkézés további tényezők, amelyeket figyelembe kell venni az intranetes platform kiválasztásakor.
2. Szoftveres eszközök kihasználása
Miután létrehozta az intranetes infrastruktúrát, készítsen belső szoftvereszközöket konkrét célokra. Ez azt jelenti, hogy belső portálokat kell létrehozni a HR-folyamatokhoz, az információ megosztásához és egyéb üzleti tevékenységekhez.
Nem kell ezeket a nulláról felépítenie – számos intranettel kompatibilis platform áll rendelkezésre, amelyek megkönnyítik a belső portálok létrehozását. Ilyen platformok például a Notion vagy a Xampp szerveren futó, saját hosztolt WordPress.
3. Integráció a meglévő rendszerekkel
Miután létrehozta belső portáljait, csatlakoztassa azokat a meglévő technológiai eszközökhöz. Ez azt jelenti, hogy csatlakoztassa őket e-mailjéhez, CRM-megoldásához, ERP-megoldásához és minden más technológiai eszközhöz, amelyet a csapat termelékenységének növelése érdekében használhat.
Így a szükséges információkat a megfelelő rendszerekből tudják lekérni és továbbítani, hogy csapattagjaid naprakész információkkal rendelkezzenek. ℹ️
Lehetővé teszi továbbá automatizált szabályok beállítását bizonyos feladatok végrehajtásához (például egy új e-mail érkezésekor a CRM-ben egy új névjegy létrehozása), így minimalizálva a több alkalmazás közötti váltás szükségességét.
4. A használhatóság és a pozitív felhasználói élmény biztosítása
Végül pedig gondoskodjon arról, hogy az intranetes portálok és más eszközök, amelyeket bevezet, továbbra is használhatóak maradjanak, és pozitív felhasználói élményt nyújtsanak. A vállalatok gyakran bonyolítják a folyamatokat az intranetes telepítéssel, mert nem veszik figyelembe az alkalmazottak visszajelzéseit.
Hogy elkerülje ezt, vonja be alkalmazottait az intranet tervezésébe és megvalósításába egyaránt. Emellett a megvalósítás után is rendszeresen kérje ki véleményüket, hogy biztosítsa a rendszer hosszú távú használhatóságát.
Hogyan segíthet a ClickUp a belső és külső kommunikációban?
Eddig azt értékeltük, hogy milyen szerepet játszanak az intranetek a vállalatok belső kommunikációjában, és hogyan kell őket megvalósítani. Biztonságosak és testreszabhatók, de nem ideálisak a távoli hozzáféréshez. Az intranetek beállítása is bonyolult és drága.
Ha ez nem tűnik megfelelő megoldásnak, van egy okosabb, jobb alternatíva: a ClickUp!
A ClickUp, mint a munkához szükséges minden funkciót magában foglaló alkalmazás, biztonságos intranetes platform összes funkcióját projektmenedzsment funkciókkal és ügyfélportálokkal kombinálja.
Ez teszi a legjobb választássá mind a belső, mind a külső üzleti kommunikációhoz. Emellett erős együttműködési funkciókat is kínál, amelyek segítenek a csapat tagjainak és a jogosult külső felhasználóknak (ügyfelek, tanácsadók) a stratégiák kidolgozásában, a tervezésben és a projektek végrehajtásában.
A ClickUp-ot használjuk minden projekt- és feladatkezelésünkhöz, valamint tudásbázisként is. Emellett az OKR-keretrendszerünk figyelemmel kísérésére és frissítésére, valamint számos más felhasználási esetre is alkalmazzuk, beleértve a folyamatábrákat, az üdülési kérelmeket és a munkafolyamatokat. Nagyszerű, hogy mindezt egyetlen termékkel tudjuk megoldani, mivel a dolgok nagyon könnyen összekapcsolhatók.
A ClickUp-ot használjuk minden projekt- és feladatkezelésünkhöz, valamint tudásbázisként is. Emellett az OKR-keretrendszerünk figyelemmel kísérésére és frissítésére, valamint számos más felhasználási esetre is alkalmazzuk, beleértve a folyamatábrákat, az üdülési kérelmeket és a munkafolyamatokat. Nagyszerű, hogy mindezt egyetlen termékkel tudjuk megoldani, mivel a dolgok nagyon könnyen összekapcsolhatók.
Nézzük meg, hogyan teljesíti a ClickUp az intranetes platform feladatait.
A ClickUp intranetes és extranetes funkciói
A ClickUp funkciói úgy lettek kialakítva, hogy megkönnyítsék az alkalmazottak kommunikációját. Íme néhány ezek közül:
1. Kommunikáció
A ClickUp Chat egy azonnali üzenetküldő funkció, amely lehetővé teszi a csapat tagjainak, hogy könnyedén kommunikáljanak egymással. A zökkenőmentes kommunikáció érdekében összekapcsolja a beszélgetéseket a kontextussal (azaz projektekkel, fájlokkal stb.), így a csapat tagjai könnyedén megtalálhatják a fájlokat vagy a projektinformációkat a csevegés közben. Lehetővé teszi fájlok küldését is az üzenetekkel együtt, így jobb alternatívát kínál az e-mailekhez képest. 📩
De ez még nem minden – a ClickUp Chat mesterséges intelligenciával működik, és többféle műveletet is végrehajt az Ön parancsára. Ezt a ClickUp Brain, a ClickUp mesterséges intelligencia funkciója teszi lehetővé. A következőkre használhatja:
- A beszélgetés összefoglalása
- A legutóbbi bejelentkezés óta elért projektelőrehaladásról szóló tájékoztatás
- Fájl keresése a projektmappák bármelyikéből
2. Tudásmenedzsment
A ClickUp tudásmenedzsment funkciói robusztusabbak, mint az intranetes platformoké. Ide tartoznak a beépített dokumentumszerkesztő és -szervező funkciók, amelyekkel felépítheti belső tudásbázisát.
A ClickUp Docs segítségével létrehozhat és tárolhat dokumentumokat az összes projektjéhez kapcsolódóan, és a ClickUp projektmappáiban rendszerezheti őket, hogy könnyen megtalálja őket. Alternatív megoldásként létrehozhat egy központi adattárat, amely tartalmazza az összes irányelvet és eljárást, amelyet mindenkinek be kell tartania a projektek során.
Ráadásul a ClickUp mesterséges intelligenciával működő Connected Search funkciója a munkaterület bármely pontjáról és integrált harmadik féltől származó alkalmazásokból is előhívja a fájlokat!
💡Profi tipp: A ClickUp segítségével a tudásbázisból is könnyen lekérhet információkat. Csak tegyen fel egy kérdést a ClickUp Brainnek, és az a dokumentumaiból keresi meg a választ.
3. Integrációk
A ClickUp integrálható harmadik féltől származó üzleti és termelékenységi alkalmazásokkal, mint például a Google Drive, a Slack, a Hubspot stb. Ez a funkció lehetővé teszi, hogy minden munkáját egyetlen irányítópultról kezelje, így nem kell különböző alkalmazások között váltogatnia.
Több mint 1000 ClickUp-integráció áll rendelkezésre, amelyek segítségével számos üzleti alkalmazáshoz csatlakoztathatja a rendszert, így ez a platform rugalmasabb, mint bármelyik másik intranetes platform.
Feladatkezelési és együttműködési funkciók a belső kommunikációhoz
A ClickUp számos feladatkezelési és együttműködési funkciót is kínál, amelyek segítenek a csapat tagjainak a munkaterhelésük kezelésében. Íme egy rövid áttekintés ezekről a funkciókról:
1. Feladatkezelés
A ClickUp beépített feladatkezelővel rendelkezik, amely segít az alkalmazottaknak egy helyen kezelni az összes projektjükkel kapcsolatos munkaterhelést. A ClickUp Tasks segítségével felbonthatja a projekt munkaterhelését megvalósítható lépésekre és kioszthatja azokat a különböző csapattagoknak. 🪜
Minden feladathoz csatolhatók fájlok is, amelyek a feladat elvégzéséhez szükséges információkat tartalmazzák. A ClickUp Tasks lehetővé teszi a csapat tagjainak, hogy egymást címkézzék, hogy tisztázzák a kétségeket.
2. Együttműködés
A ClickUp tervezési és stratégiai funkciókat kínál csapattagjainak és ügyfeleinek a projektekben való együttműködéshez. A ClickUp Whiteboards segítségével csapattagjai és ügyfelei elméleti térképeket és folyamatábrákat készíthetnek a projekt stratégiájáról, a végrehajtási folyamatról és még sok másról.
A stratégia vagy folyamat kidolgozása után az összes lépéshez tartozó feladatokat közvetlenül a tábláról indíthatja el.
A ClickUp Docs és Whiteboards használata a tudásmegosztás és az együttműködés érdekében: egy példa
Egy szoftverfejlesztő cég belső kommunikációs rendszert keres. Különböző intranetes platformokat mérlegel, de egyik sem felel meg az elvárásoknak, mert az eszközök nem teszik lehetővé a külső hozzáférést, pedig a cég számára elengedhetetlen, hogy ügyfeleit is bevonja a projektekbe.
Ezután rátalál a ClickUp-ra, és a ClickUp Docs segítségével projekt-specifikus szoftverkövetelmény-specifikáció (SRS) dokumentumok és belső folyamatok tudásbázisát építi ki. Az előre megtervezett wiki-sablonok segítik a vállalatot ebben a feladatban. 🤩
Miután elkészült, a Wiki vagy tudásbázis megosztásra kerül az összes alkalmazott között, akik akkor hivatkoznak rá, amikor bármilyen projekt vagy vállalati politika követelményeivel kapcsolatban bizonytalanok. Ez jelentősen csökkenti a HR-osztály és a projektcsapat vezetőihez érkező kérdések számát, így értékes időt takarít meg. ⌛
A vállalat emellett elkezdte használni a ClickUp Whiteboards alkalmazást is az ügyfeleivel való tervezéshez és stratégia kidolgozásához. Ez javítja a projekttervezés minőségét és kiküszöböli a félreértések lehetőségét. Az eredmény: kevesebb hiba az egyes sprintekben és a projektek gyorsabb befejezése, ami végső soron nagyobb ügyfél-elégedettséget eredményez.
Egyszerűsítse és biztonságossá tegye belső kommunikációját a ClickUp segítségével
Az intranetes megoldás fontos a vállalat sikeréhez, lényegében digitális központként szolgál. Ugyanakkor, bár együttműködési és biztonsági funkciókat biztosít, drága és bonyolult beállítani, és nem elérhető távolról.
Itt jön jól a ClickUp. Egyesíti az intranet biztonságát megbízható projektmenedzsment, kommunikációs, együttműködési és integrációs funkciókkal – mindezt egy egységes platformon. Ráadásul távoli hozzáférésre is alkalmas, így tökéletes választás a modern, globális és digitális munkahelyek számára.
Regisztráljon még ma a ClickUp-ra, hogy első kézből tapasztalja meg ezeket az előnyöket, és racionalizálja vállalatának projekt-együttműködését!