A globális munkahelyeken néha kaotikus lehet a helyzet. Amikor a New York-i irodában reggel kezdődik a munkanap, a londoni csapat már a déli megbeszéléseknél tart, míg a szingapúri csapat már befejezte a munkát.
Az aszinkron üzenetküldés lehet a megoldás erre a problémára.
Célja, hogy a „Mindenkinek most online kell lennie!” elvet valami praktikusabbra cserélje: egy olyan kommunikációs módszerre, amely illeszkedik a csapat természetes ritmusához, tiszteletben tartja az alkalmazottak idejét és magánéletét, és zökkenőmentes együttműködést biztosít anélkül, hogy átlépné a személyes határokat.
Nézzük meg, hogyan!
Mi az aszinkron üzenetküldés?
Az aszinkron üzenetküldés olyan kommunikáció, amelynek nem kell valós időben történnie. A résztvevők saját kényelmük szerint kezdhetik, szüneteltethetik és folytathatják a beszélgetéseket. Ez lehetővé teszi a hibrid és távoli csapatok számára, hogy egymás ütemtervéhez kötve ne kelljen együttműködniük.
Lényegében mindenki saját tempójában dolgozik és kommunikál.
A legendás tudományos-fantasztikus író, Isaac Asimov valószínűleg előre látta az aszinkron kommunikáció megjelenését a „ My Son, The Physicist ” című novellájában.
A történetben egy csoport fizikus próbálja megtalálni a leggyorsabb módszert a Plútóra küldött expedícióval való kommunikációra. Sajnos, ahogy egyikük fogalmaz: „A rádióhullámoknak hat órába telik, hogy a fény sebességével eljussanak ide. Ha valamit mondunk, tizenkét órát kell várnunk a válaszra.”
A zseniális fizikusok tanácstalanok. Amíg egyikük édesanyja meg nem oldja a problémát:
„Amíg válaszra vársz” – mondta Mrs. Cremorna komolyan –, „csak folytasd az üzenetküldést, és mondd meg nekik, hogy ők is tegyenek így. Te folyamatosan beszélsz, ők is folyamatosan beszélnek. Neked mindig van valaki, aki hallgat, és nekik is. Ha valamelyikőtök mond valamit, amire válaszra van szükség, akkor beilleszthetsz egyet a saját oldaladról, de nagy valószínűséggel mindent megkapsz, amit kérsz, anélkül, hogy kérned kellene. ”*
Mindkét férfi rá bámult.
Cremorna suttogta: „Természetesen. Folyamatos beszélgetés. Csak tizenkét órával eltolva, ennyi az egész.”
Íme, ez az aszinkron üzenetküldés szépsége.
Végül is az aszinkron üzenetküldés teljesen megváltoztatja a hagyományos e-mail kontra csevegés vitát. Ötvözi a két módszer legjobb tulajdonságait, és összeköti a csapatot anélkül, hogy feláldozná a mély munkavégzésre szánt órákat vagy a személyes időt.
💡Profi tipp: Az „aszinkron üzenetküldés” nem azt jelenti, hogy egyszerűen csak e-maileket küldözgetünk a semmibe. Az aszinkron üzenetküldés mögött az a gondolat áll, hogy figyelmes, részletes üzeneteket cseréljünk, amelyek megelőzik a további kérdések és a végtelen oda-vissza üzenetváltások szükségességét. A gyakorlat során a „Azonnali figyelem szükséges!” kivétellé válik, nem pedig szabály.
Nézzünk meg néhány példát az aszinkron üzenetküldésre, hogy jobban megértsük, miről is van szó.
Aszinkron üzenetküldés példák
A világos, szervezett kommunikáció az aszinkron üzenetküldés alapja. Íme néhány fontos példa a hatékony aszinkron kommunikációra:
- A projektfrissítések úgy olvashatók, mint jól megírt történetek, nem pedig sietve írt csevegések.
- Videós bemutatók, amelyek részletesen elmagyarázzák a komplex ötleteket
- Gazdag dokumentumvisszajelzések, amelyek jelentősen javítják a munkát
- Élő dokumentáció, amely a csapat tudásával együtt növekszik
- Állapotfrissítések, amelyek tájékoztatnak anélkül, hogy megzavarnák a munkát
- Együttműködési terek, ahol az ötletek idővel fejlődnek
Hogyan viszonyul ez a hagyományosabb kommunikációs módhoz, azaz a szinkron üzenetküldéshez?
Aszinkron és szinkron üzenetküldés
A szinkron és az aszinkron üzenetküldés különböző célokat szolgál. Míg a szinkron kommunikációs módszerek (mint például a jól ismert videohívások) valós idejű együttműködést igényelnek, az aszinkron kommunikáció lehetőséget ad a csapatnak a következőkre:
- Oldjon meg komplex problémákat anélkül, hogy azonnali választ igénylő „ping” üzenetekkel zavarná a munkát.
- Készítsen olyan válaszokat, amelyek előreviszik a projekteket
- Tartson pontos nyilvántartást a kritikus döntésekről és megbeszélésekről.
- Hatékonyan dolgozzon különböző demográfiai csoportok között
- Szabaduljon meg a végtelenül hosszú értekezletek ciklusától
- Állítson be egészséges határokat a munka és a magánélet között
Az aszinkron üzenetküldés bevezetése a munkahelyen megváltoztatja az „állandó készenlét” gondolkodásmódját egy „állandó előrelépés” gondolkodásmódra, mindenki számára megfelelő ütemben.
Miután tisztázzuk, mit is jelent az aszinkron üzenetküldés, nézzük meg, hogyan alakíthatja át a csapatok együttműködését és hogyan segítheti őket abban, hogy együtt többet érjenek el.
Hogyan javítja az aszinkron üzenetküldés a csapatmunkát?
Az intelligens vállalatok nem csak átveszik az aszinkron kommunikációt. Hanem virágoznak is tőle. A gyorsabb projektbefejezéstől a boldogabb csapatokig, az eredmények magukért beszélnek.
Így változtatja meg az aszinkron munka a modern csapatok együttműködését:
Fokozott koncentráció és termelékenység
Tegyük fel, hogy a fejlesztői órákon át megszakítás nélkül programoznak. Az írói teljes koncentrációban dolgoznak a tartalom kidolgozásán. A stratégái komplex problémák megoldásával vannak elfoglalva, anélkül, hogy a vezetőik folyamatosan üzeneteket küldenének nekik a fejleményekről.
Ez az aszinkron üzenetküldés előnye: amikor a csapata irányítja a válaszadási időt, akkor irányítja a termelékenységét is.
Jobb döntéshozatal
Az aszinkron kommunikációval csapata átgondolhatja a válaszát. Kutathatnak a piaci trendekről, újraszámolhatják az adatokat, vagy konzultálhatnak a legfontosabb érdekelt felekkel. Ez időtálló döntésekhez vezet.
Inkluzív globális együttműködés
Tokiói reggeli standup vagy berlini délutáni szinkronizálás? Az aszinkron üzenetküldés megszünteti az ütemezéssel kapcsolatos fejfájást.
A tokiói UI-tervezője délután 4 órakor megoszthatja a részletes interfész-maketteket megjegyzésekkel, így a berlini fejlesztője a produktív reggeli órákon átnézheti és végrehajthatja a változtatásokat.
Minden csapattag a legproduktívabb óráiban járul hozzá a munkához, így biztosítva a projekt folyamatos előrehaladását.
Egyértelmű dokumentációs nyomvonal
Mivel a megbeszélések írásban zajlanak, minden termékigény, ügyfélpreferencia és projektdöntés automatikusan rögzítésre kerül.
Amikor egy új csapattag egy funkció mögötti okokról kérdez, nyomon követheti a teljes beszélgetés történetét, így nem kell újra és újra magyarázni.
Jobb munka-magánélet egyensúly
Ne érezzen bűntudatot, ha mások online vannak, amikor Ön kijelentkezik. Az aszinkron kommunikáció lehetővé teszi a csapatának, hogy összehangolja a munkáját az életével. Így a korán kelők kihasználhatják a reggeli lendületet, az éjszakai baglyok pedig megtalálhatják az esti ritmust.
Csökkentett értekezletek költségei
Emlékszik még, amikor a megbeszélések a döntésekre szolgáltak, nem pedig a frissítésekre? Az aszinkron csevegés ezt hozza vissza.
Helyezze át a státuszjelentéseket és az FYI-ket az aszinkron üzenetküldő csatornáira. Tartogassa azokat az értékes szinkron pillanatokat a valóban szükséges beszélgetésekre – brainstormingra, kapcsolatépítésre és komplex problémamegoldásra.
Ha a csapatának szabadságot ad a saját feltételei szerint történő kommunikációra, megváltoztatja a munkájuk hatékonyságát.
Az aszinkron együttműködés előnyeinek ismerete csak elmélet – csak a megfelelő implementációs eszközökkel válik hatékonnyá. Emellett a megfelelő eszköz kiválasztása nem csupán a funkciókról szól. A megfelelő eszköz illeszkedik a csapat munkamenetéhez, és nem fordítva.
Népszerű aszinkron üzenetküldő eszközök
A megfelelő aszinkron kommunikációs eszközök nem csak újabb értesítéseket adnak a napjához. Zökkenőmentesen illeszkednek a csapat már meglévő munkamódszereihez, így a kommunikáció egyértelműbbé és az együttműködés zökkenőmentesebbé válik.
ClickUp
A ClickUp egy olyan, mindenre kiterjedő munkaalkalmazás, amely a projektfrissítéseket természetes beszélgetésekké alakítja. A hagyományos eszközökkel ellentétben, amelyek a megjegyzéseket a feladatok között elrejtik, a ClickUp zökkenőmentesen integrálja a projektmenedzsmentet a kifinomult kommunikációs funkciókkal, így csapata megszabadulhat a folyamatos zavarásoktól.
Az első eszköz az arzenáljában? ClickUp Chat.
A ClickUp Chat egy átfogó megoldás a hatékony aszinkron kommunikációhoz. Úgy tervezték, hogy megoldja azokat a bosszantó problémákat, amelyekkel a távoli munkatársak szembesülnek: váltás, manuális másolás/beillesztés/feladat létrehozás, elveszett kontextus és elveszett ötletek.
Így teheti meg:
- A ClickUp Chat alkalmi beszélgetéseit alakítsa át végrehajtható feladatokká – ez tökéletes megoldás azoknak a „Remek ötlet, csináljuk meg később!” pillanatoknak, amelyek általában elvesznek az üzenetküldő platformokon.
- Hagyja, hogy a ClickUp Brain megragadja a kontextust a szálából, és rendezett formában csomagolja össze, hogy Ön azonnal nekiláthasson a munkának.
- Tartsa meg a kontextust az összes munkájában az összes beszélgetésében. Tartsa szinkronban a csevegéseket és a feladatokat.
- Készítsen aszinkron vezérelt tartalmakat, például frissítéseket és bejelentéseket.
- Tekintse meg mindenki ütemtervét közvetlenül a Csevegésben, és ennek megfelelően szervezze meg a találkozókat.
A ClickUp Chat egy gombnyomással lehetővé teszi az aszinkron üzenetküldést.
A ClickUp más módon is segíthet az aszinkron kommunikációban:
- Hozzászólásokat közvetlenül a ClickUp feladatokhoz, dokumentumokhoz vagy projektekhez rendelhet. Csapata elolvassa és válaszol, amikor készen áll, így a kontextus a helyén marad.
- Hívja meg csapattársait a ClickUp Docs- ban @megjelöléssel, hogy részt vegyenek a beszélgetésben – akkor kapcsolódnak be, amikor tudnak.
- Állítson be egyéni értesítési ütemezéseket, amelyek figyelembe veszik a koncentrációs időt.
- Hagyja, hogy minden csapattag kiválassza a számára legmegfelelőbb nézetet ( lista nézet, táblázat nézet vagy idővonal nézet ), így az aszinkron frissítések könnyen feldolgozhatók a saját módjukon.
És a legfontosabb? A ClickUp zökkenőmentes integrációja a meglévő kommunikációs eszközeivel.
A ClickUp-ot integrálhatja a Slack-kel az azonnali üzenetküldéshez, a Microsoft Teams-t használhatja a szélesebb körű együttműködéshez, és közvetlenül a feladataiból indíthat Zoom-értekezleteket.
Ez az integrációs ökoszisztéma biztosítja, hogy csapata megtarthassa kedvelt kommunikációs módszereit, miközben az összes projekthez kapcsolódó információ központosított és szervezett marad.
A ClickUp az aszinkron összehangolást sokkal egyszerűbbé és hatékonyabbá tette . Azáltal, hogy létrehozott egy keretrendszert, amelyben felvázolhatók és strukturálhatók a célok és az eredmények, a távoli csapatok képesek megérteni az elvárásokat és gördülékenyen tájékoztatni a helyzetről. A fehér táblákkal történő ötletelés egyszerű, a prioritások átszervezése egyszerű, és a referencia képek hozzáadása stb. is nagyon gördülékeny.
A ClickUp az aszinkron összehangolást sokkal egyszerűbbé és hatékonyabbá tette . Azáltal, hogy létrehozott egy keretrendszert, amelyben felvázolhatók és strukturálhatók a célok és az eredmények, a távoli csapatok képesek megérteni az elvárásokat és gördülékenyen tájékoztatni a helyzetről. A fehér táblákkal történő ötletelés egyszerű, a prioritások átszervezése könnyű, és a referencia képek hozzáadása stb. is nagyon gördülékeny.
Slack
A Slack egy speciális csatornaalapú üzenetküldő eszköz , amelynek segítségével csapata projekt, téma vagy osztály szerint szervezheti a beszélgetéseket.
Bár élő csevegési funkciói jól ismertek, a Slack valódi értéke az aszinkron funkcióiban rejlik, amelyek segítenek csökkenteni a kommunikációs túlterhelést.
A platform lehetővé teszi, hogy:
- Állítson be olyan állapotüzeneteket, amelyek túlmutatnak az alapvető „távol” üzeneten – tájékoztassa csapattársait, hogy éppen mély munkamódban van, határidőre dolgozik, vagy gyors kérdésekre válaszol.
- Hozzon létre fókuszált beszélgetési szálakat, hogy a beszélgetések szervezettek maradjanak.
- Jelölje meg a fontos üzeneteket , hogy könnyen megtalálja őket.
- Üzenetek ütemezése a különböző időzónák figyelembevétele érdekében
- Integrálja a projektmenedzsment eszközökkel a jobb munkafolyamatok érdekében.
💡Profi tipp: Hozzon létre értelmes csatornaelnevezési konvenciókat, állítson be egyértelmű válaszadási időt, és ösztönözze a részletes megbeszélésekhez szükséges szálak létrehozását.
Microsoft Teams
Az időzónák közötti munkavégzés rugalmasságot igényel a csapatok munkahelyi kommunikációjában. A Microsoft Teams ezt egy egységes platformon valósítja meg, ahol a csevegés, a videohívás és a fájlmegosztás zökkenőmentesen összefonódik.
A csapatok a beszélgetéseket csatornákba szervezik, de a Microsoft integráció révén egyedülálló erősségre tesznek szert. Hozzáférhet a SharePoint dokumentumokhoz, együttműködhet a OneDrive fájlokban, és használhatja a beépített tervezési eszközöket anélkül, hogy platformot kellene váltania.
A decentralizált csapatok számára a Teams aszinkron funkciói jelentik az igazi értéket. A csapat tagjai:
- Nézze meg a rögzített értekezleteket az ütemtervük szerint
- Vegyen részt a beszélgetésekben szavazásokon keresztül, ahelyett, hogy élőben részt venne a foglalkozásokon.
- Kövesse a projekt beszélgetéseit a dedikált csatornákon
- Hozzáférés a megosztott fájlokhoz és a kollaboratív eszközökhöz, amikor szükséges
Ez a rugalmasság biztosítja, hogy mindenki kapcsolatban maradjon és érdemben hozzájáruljon a munkához.
Zoom
A távoli munkavállalóknak a tervezett videohívásokon túlmutató lehetőségekre van szükségük. A Zoom mostantól segíti a szétszórt csapatokat az információk megosztásában és a hatékony együttműködésben, támogatva az aszinkron videokommunikációt.
A Zoom Team Chat strukturált kommunikációt biztosít csatornákon és csoportokon keresztül, de a Zoom Clips kiemelkedik az aszinkron munkavégzés terén. Rövid videóüzeneteket rögzíthet, hogy elmagyarázza a bonyolult folyamatokat vagy részletes visszajelzést adjon, így a csapat tagjai munkaidőben is befogadhatják az információkat.
Minden fontos beszélgetés elérhető marad a következő eszközökön keresztül:
- Kereshető értekezlet-felvételek
- Automatizált átiratok
- Archivált csevegési előzmények
Csapata hivatkozhat a fontos megbeszélésekre és döntésekre anélkül, hogy újabb értekezletet kellene szerveznie, így a munka különböző időzónákban is zavartalanul folyhat.
Most nézzük meg az aszinkron üzenetküldéssel járó kihívásokat.
Az aszinkron üzenetküldés kihívásai
Az aszinkron üzenetküldésre való átállás nem mindig zökkenőmentes. A leggyakoribb akadályok megértése segíthet csapatának gyorsabban alkalmazkodni és hatékonyabban kommunikálni.
Lehetséges késések
Néha azonnal van szükséged visszajelzésre, nem akkor, amikor mindenki online van.
Például az ügyfélszolgálati munkatársaknak sürgős jóváhagyásra lehet szükségük a visszatérítés kiadásához vagy egy ügy eskalálásához. Ha a döntésért felelős vezető nem elérhető, a kérelem függőben maradhat, ami késlelteti a megoldást.
Ne feledje: az ügyfélszolgálattal kapcsolatba lépő emberek gyakran a szokásos munkaidő után teszik ezt, és a késedelem tovább növelheti ezeknek az ügyfeleknek a frusztrációját.
Megoldás: A sürgős ügyfélproblémák jóváhagyásának felelősségét át kell ruházni. Például, ha megbízik ügyfélszolgálati munkatársaiban – legalábbis a tapasztaltabbakban –, az megoldja a fenti problémát és növeli az ügyfélelégedettséget.
Kommunikációs hiányosságok
Az írott szavak trükkösek lehetnek. A személyes beszélgetésekben megjelenő finom bólintások és „hmms” nélkül az aszinkron üzenetei félreérthetők, ami félreértésekhez vezethet.
Megoldás: Jobb kommunikációs készségek! Az egész munkaerőnek meg kell tanulnia, hogyan kell világos, átfogó, információkban gazdag üzeneteket küldeni. A képzések segíthetnek ebben.
➡️ Olvassa el még: A csapatcsevegés etikettjének kihasználása a munkahelyen az optimális együttműködés érdekében
A írásbeli kommunikáció túlterheltsége
Az aszinkron üzenetküldésnél már nem csak az e-mailekről van szó. Hanem a megjegyzésekről, dokumentumokról, csevegési szálakról és projektfrissítésekről is, amelyek mind figyelmet igényelnek.
Túl sok időt kell fordítania a beszélgetések és frissítések átolvasására. Előfordulhat, hogy ezalatt fontos üzenetek maradnak figyelmen kívül. Ez a kihívás még nagyobbá válik, ha több platformon dolgozik, amelyek mindegyike saját értesítési és üzenetáramot generál.
Az aszinkron üzenetküldés kihívásainak megértése az első lépés. Most pedig nézzük meg a legjobb gyakorlatokat, amelyek segítenek leküzdeni ezeket a kihívásokat.
Megoldás: Ugyanaz, mint fent! A kommunikáció egy megtanulható készség; még ha egyes alkalmazottak eleinte rosszul is csinálják, meg lehet és meg is kell tanítani őket.
Akkor lássunk hozzá!
A hatékony aszinkron üzenetküldés legjobb gyakorlata
Az aszinkron siker nem a kifinomult eszközökről vagy a merev szabályokról szól. Arról szól, hogy olyan kommunikációs szokásokat alakítson ki, amelyek a csapatának megfelelnek. Íme, hogyan valósíthatja meg ezt.
Állítson be kommunikációs protokollokat és elvárásokat
Csapatának egyértelmű irányelvekre van szüksége arról, hogy mikor és hogyan használja a különböző kommunikációs csatornákat. Határozza meg a válaszadási időre vonatkozó elvárásokat az üzenetek prioritása alapján. Készítsen egyszerű irányelveket, például:
- Vörös zászló = ma figyelmet igényel
- Sárga zászló = 48 órán belül felülvizsgálat
- Zöld zászló = FYI, olvassa el, amikor ideje engedi
Aszinkron üzenetküldés és GitLab
Vegyük például a GitLabot, egy teljesen távoli munkavégzésre épülő vállalatot, amely tökéletesítette kommunikációs protokolljait, hogy biztosítsa a zökkenőmentes aszinkron együttműködést az időzónák között. Egy többszintű válaszrendszert vezettek be, amely prioritásként kezeli a sürgősséget és az egyértelműséget.
- A sürgős ügyeket a Slack segítségével közöljük, egyértelmű határidőkkel, így csak a kritikus zavarok kerülnek előtérbe.
- A közepes prioritású tételeket a projektmenedzsment eszközben rögzítik a határidőkkel és a felelősökkel együtt.
- Az alacsony prioritású frissítéseket, például a vállalati bejelentéseket, havi hírlevélben osztják meg, hogy a csapat tagjai kényelmes időpontban áttekinthetik azokat.
Ez a strukturált megközelítés kiküszöböli a felesleges megszakításokat, de mindenki számára biztosítja az egységes tájékozottságot.
Használjon olyan aszinkron eszközöket, amelyek integrálhatók a munkafolyamatába.
Az aszinkron kommunikáció sikere nagyban függ a megfelelő eszközök kiválasztásától. Keressen olyan megoldásokat, amelyek közvetlenül beépítik a kommunikációt a munkafolyamatába.
Például a ClickUp egyetlen helyen integrálja az üzeneteit, feladatait és dokumentumait, így nem kell több platform között váltogatnia.
Emellett más eszközökkel, például a Slackkel, a Zoommal és a Teams-szel való integrációja biztosítja, hogy a fontos megbeszélések kapcsolódjanak a releváns projektekhez és feladatokhoz, így az információk szükség esetén könnyen visszakereshetők.
Dokumentáció vezetése
Az aszinkron munkavégzéssel létrehozott átfogó dokumentáció segít csapatának összehangoltan dolgozni anélkül, hogy állandó megbeszélésekre lenne szükség. Hozzon létre egy központi tudásbázist, amely a következőket tartalmazza:
- Projektkövetelmények és döntések
- Folyamatirányelvek és bevált gyakorlatok
- Találkozók összefoglalói és teendők
- Csapatprotokollok és kommunikációs szabványok
Ez a dokumentáció egységes információforrásként szolgál, csökkentve az ismétlődő kérdések számát és lehetővé téve az új csapattagok gyors beilleszkedését.
Aszinkron üzenetküldés és Basecamp
Az egyik vállalat, amely ezt a megközelítést alkalmazza, a Basecamp. A vállalat aszinkron elsődleges kultúrája a központosított dokumentáción alapul.
A átfogó kézikönyv, a megosztott értekezletjegyzetek és az előre megírt útmutatók biztosítják a világosságot, felgyorsítják a beilleszkedést és elősegítik a csapat függetlenségét. A Basecamp számára a dokumentáció stratégia, nem csak eszköz.
Tegye a dokumentumok frissítését a szokásos munkafolyamat részévé, ne pedig egy plusz feladattá. A legjobb dokumentáció természetesen növekszik a projektekkel együtt.
Készen áll arra, hogy megszabaduljon az állandó elérhetőség kultúrájától?
Csapatod legjobb munkája nem egymást követő megbeszéléseken vagy folyamatos csevegés közben jön létre. Akkor jön létre, amikor az embereknek van idejük gondolkodni, alkotni és saját feltételeik szerint együttműködni.
Szeretné látni, hogyan működik a átgondolt aszinkron kommunikáció a gyakorlatban? Nézze meg, hogyan alakíthatja át a „megbeszélésekről szóló megbeszéléseket” valódi előrelépéssé, ha csapata beszélgetéseit, feladatait és dokumentumait egy intelligens munkaterületre összpontosítja.