A munkavállalók termelékenysége minden szervezetben mitikus lény – honnan tudhatjuk, hogy valaki valóban termelékeny? Ezért ellenőrzési pontokat hoztunk létre, például szinkronizált értekezleteket, irodai jelenlétet, időzített ebédszüneteket és 9-5-ös rutinokat.
Az idők azonban megváltoztak. A szinkron, irodai munka már nem az egyetlen munkavégzési forma. A mai munkavállalók nagyobb rugalmasságot igényelnek, nemcsak a munkaidő tekintetében, hanem a munkavégzés módját illetően is.
Vállalatvezetőként, menedzserként vagy HR-szakemberként hogyan tudja bevezetni az aszinkron munkastratégiákat, hogy segítsen nekik? Derítsük ki!
Mi az aszinkron munka?
Az aszinkron munkavégzés olyan munkastílust jelent, amelyben a munkavállalók saját ütemezésük szerint végzik el a feladatokat és kommunikálnak a kollégáikkal, anélkül, hogy a valós idejű interakció vagy együttműködés nyomása nehezedne rájuk. Ez egy rugalmas munkarend, amely nagyobb kontrollt biztosít a munkavállalóknak a munkanapjuk felett.
Lényegében a csapat tagjainak munkaideje nem mindig egyezik meg egymással, ezért ezt a működési stílust aszinkronnak nevezik.
Aszinkron és távmunka: Hogyan néz ki egy aszinkron munkahely?
Az aszinkron munkavégzés nem feltétlenül jelenti azt, hogy a csapat minden tagja távmunkás, vagy hogy a világ különböző pontjain dolgoznak. Egyszerűen azt jelenti, hogy mindenki szabadon dönthet arról, hogyan, hol és mikor dolgozik.
Az aszinkron munkavégzésre a következő jellemzők vonatkoznak:
- Az alkalmazottak rugalmasan dolgozhatnak távolról és saját munkaidő-beosztásuk szerint.
- Munkarendjüket életükhöz, szokásaikhoz és termelékenységi ciklusukhoz igazítják.
- A csapatok távoli munkavégző eszközök, közös dokumentumok, e-mailek és projektmenedzsment rendszerek segítségével kommunikálnak (a valós idejű, személyes találkozók helyett).
- Ők határozzák meg az aszinkron munkájukat szabályozó szabályokat, határokat és kódexet.
- Minden valós idejű együttműködés előre meg van tervezve és optimalizálva a maximális termelékenység érdekében.
Röviden: az aszinkron munka elválasztja a termelékenységet a láthatóságtól és a rendelkezésre állástól. Ahogy Tyler Gillespie, az aszinkron munkavállalók alapítója blogjában az aszinkron kommunikációról írja:
[Az aszinkron munka] bizonyítja, hogy az alkalmazottak és a csapat tagjai felnőttek, akiket nem kell folyamatosan ellenőrizni vagy irányítani.
[Az aszinkron munka] bizonyítja, hogy az alkalmazottak és a csapat tagjai felnőttek, akiket nem kell folyamatosan ellenőrizni vagy irányítani.
A lényeg? Nem kell a fülkéjében ülnie ahhoz, hogy lássák, hogy dolgozik!
📮 ClickUp Insight: A munkavállalók 48%-a szerint a hibrid munkavégzés a legjobb a munka és a magánélet egyensúlyának megteremtéséhez. Mivel azonban 50% még mindig főként az irodában dolgozik, a különböző helyszínek közötti összehangolás kihívást jelenthet. A ClickUp azonban mindenféle csapat számára alkalmas: távoli, hibrid, aszinkron és minden más típusú csapat számára.
A ClickUp Chat és a hozzárendelt megjegyzések segítségével a csapatok gyorsan megoszthatják a frissítéseket, visszajelzéseket adhatnak, és a megbeszéléseket cselekvéssé alakíthatják – végtelenül hosszú értekezletek nélkül. Dolgozzon együtt valós időben a ClickUp Docs és a ClickUp Whiteboards segítségével, rendeljen hozzá feladatokat közvetlenül a megjegyzésekből, és tartsa mindenki naprakészen, függetlenül attól, hogy hol dolgoznak!
💫 Valós eredmények: A STANLEY Security a ClickUp zökkenőmentes együttműködési eszközeinek köszönhetően 80%-kal növelte a csapatmunka elégedettségét.
Az aszinkron munkavégzés megértése
Az aszinkron munka elválasztja a termelékenységet a folyamatos kommunikációtól. Az aszinkron kommunikáció segít a munkát a lehető legkevésbé zavaró módon elvégezni, anélkül, hogy azonnali válaszra vagy reakcióra lenne szükség. Ebben a munkastílusban a kollégák megtanulják tisztelni egymás autonómiáját és értékelni a munkahelyi rugalmasságot.
Nos, miben különbözik ez a hagyományos munkától (amit szinkron munkának nevezünk)? Derítsük ki!
Szinkron és aszinkron munka: Mi a különbség?
Az aszinkron és a szinkron munka két működési modell, amelyek elsősorban a csapat tagjainak adott időpontban való elérhetőségében különböznek egymástól. A szinkron munka általában 9-5 óráig tart, amikor mindenki az irodában van vagy online elérhető.
Az aszinkron munkavégzés akkor jön létre, amikor a csapatok közösen határozzák meg céljaikat és elfogadási kritériumaikat, majd elvonulnak, hogy saját idejükben és saját térben végezzék el a rájuk eső munkát. Ez a különbség különböző formákban nyilvánul meg.
| Tulajdonság | Aszinkron munka | Szinkron munka |
|---|---|---|
| Munkamodell | Az alkalmazottak helytől és időtől függetlenül dolgozhatnak | Még a szétszórt csapatok is valós időben együttműködnek és dolgoznak együtt |
| Kommunikáció | Projektmenedzsment eszközök, e-mailek, üzenetküldés stb. segítségével. | Személyesen vagy élő video-/audiohívásokon keresztül |
| Menedzsment | Magas fokú önmenedzsment | A vezetők nagy szerepet játszanak |
| Válaszidő | A csapat által közösen elfogadott | Azonnali válasz várható |
| Bizalom | Magas szintű bizalom és autonómia | Alacsony bizalom (felügyelettel) |
Milyen szempontból jobb az aszinkron munka?
Képzelje el a következő irodai helyzetet: bejelentkezik, a köszöntések után egy kollégája megkéri, hogy készítsen egy tartalmat, egy blogbejegyzést a weboldalra. Elkezdi a munkát.
Kop-kop; egy másik kolléga szakítja meg a munkáját, aki az asztala mellett haladva meg akarja beszélni a havi Google Analytics jelentést. Megnézi a számokat, és fejben elvégzi a számításokat, amikor... ping! A vezetője szeretné, ha gyorsan felvenné a telefont.
Átértékel néhány feladat fontosságát, és megbeszéli a csapatában felmerült személyzeti kérdéseket. Mielőtt észbe kapna, máris itt az ebédidő.
Összefoglalás: Míg Ön elfoglalt volt, az eredeti feladatlistája érintetlenül maradt.
Bár ez aszinkron munkavégzés során is előfordulhat, a rendszerek bizonyos taktikákat és módszereket kínálnak ennek megelőzésére.
- Értesítések kikapcsolása: Kikapcsolhatja a Slack értesítéseket, hogy feladataival tudjon koncentrálni. (De azt nem tudja elkerülni, hogy egy kollégája elhaladjon az irodája előtt!)
- Jobb napi tervezés: Szánjon időt az üzenetek és e-mailek ellenőrzésére, hogy ne zavarják meg a mély munkavégzés közben. (Hogyan tervezi meg a vállon veregetéseket?)
- Kezelhető elvárások: Az aszinkron csapatok nem várnak azonnali válaszokat, így szükség esetén könnyebb nemet mondani. (Sokkal nehezebb nemet mondani valakinek, aki személyesen kér meg egy „gyors beszélgetésre”)
- Célra szabott rendszerek: Az aszinkron csapatok rendelkeznek dokumentációval, projektmenedzsmenttel és egyéb eszközökkel is, amelyek biztosítják, hogy az információk mindenki számára elérhetők és hozzáférhetők legyenek, aki szüksége van rájuk. (Nem kell minden kérdésre Önnek válaszolnia)
- Naptárkezelés: Beoszthat „kommunikációs órákat”, hasonlóan egy professzor fogadóóráihoz, hogy jelezze az embereknek, mikor érhető el telefonon. (Ez az irodában drágának tűnhet)
Az aszinkron munka olyan, mint egy vállon veregetés, amely addig függőben marad, amíg Ön vagy kollégája be nem jelentkezik, vagy meg nem kezdi a dokumentumok közös írását különböző időzónákban.
📮ClickUp Insight: A kontextusváltás csendesen rontja csapata termelékenységét. Kutatásaink szerint a munkahelyi zavarok 42%-a a platformok közötti váltásból, az e-mailek kezeléséből és a megbeszélések közötti ugrálásból származik .
Mi lenne, ha megszüntethetné ezeket a költséges zavaró tényezőket? A ClickUp egyetlen, egyszerűsített platformon egyesíti a munkafolyamatokat (és a csevegést). Indítsa el és kezelje feladatait csevegés, dokumentumok, táblák és más eszközök segítségével, miközben az AI-alapú funkciók biztosítják a kontextus összekapcsolását, kereshetőségét és kezelhetőségét!
Ez azt jelenti, hogy minden szinkron munkavégzés rontja a termelékenységet? Nem!
Nem minden szinkron kommunikáció felesleges. Számos esetben szükséges a valós idejű együttműködés, hogy a csapatok egy hullámhosszon legyenek.
📚 Bónusz olvasmány: Hogyan változtatja meg az aszinkron munka az együttműködést?
Mikor alkalmas a szinkron és az aszinkron munka?
A szinkron munka akkor a leghatékonyabb, ha a valós idejű kommunikáció elengedhetetlen, például:
- Csapatértékelések: A személyes, valós idejű találkozók segítik a visszajelzések érzelmi és emberi aspektusainak jobb kezelését.
- Brainstorming ülés: A szinkron rendelkezésre állás segít egymás ötleteire építeni egy zárt környezetben.
- Véletlen ötletek: Egy alkalmi beszélgetés a vízadagoló mellett jelentős áttörésekhez vezethet, ha a csapatok szinkronban dolgoznak.
- Meggyőzés: Nagyon valószínűtlen, hogy egy potenciális ügyfelet vásárlásra vagy egy dühös ügyfelet maradásra tud meggyőzni egyéni interakció nélkül.
- Műhelyek: A gyakorlati tanulás személyesen és valós időben a leghatékonyabb. Ez különösen igaz azokra a feladatokra, amelyekhez két vagy több ember együttműködése szükséges.
Az aszinkron munka akkor előnyösebb, ha a csapatoknak szükségük van térre a koncentrált munkavégzéshez, például:
- Írásbeli stand-upok: Egyszerű, rendszeres frissítéseket küldhet aszinkron módon az elvégzett munkáról, a folyamatban lévő munkákról és az akadályokról. Valójában egy olyan AI projektmenedzsment asszisztenssel, mint a ClickUp Brain, ezt automatizálhatja napi, heti vagy egyéni gyakorisággal.
- Tartalom közös létrehozása: Miután megegyeztek a témában, aszinkron módon írhatnak egy tartalmat. Több ember is beviheti a munkáját egy közös dokumentumba, és függetlenül, sőt akár közösen is szerkesztheti azt, anélkül, hogy valós idejű megbeszélésre lenne szükség. Hogyan? Az Instant és Live Collaboration funkcióval egy olyan dokumentumkezelőben, mint a ClickUp Docs!
- Projektek kezelése: A projektmenedzser munkájának nagy részét aszinkron módon végezheti. Például feladatok kiosztása, munkafolyamatok kialakítása, hang-/szöveges visszajelzések küldése stb. anélkül, hogy valós időben jelen lenne a csapat tagjai mellett.
- Új munkatársak beillesztése: Az új munkatársak minden lépésnél történő kísérése már a múlté. Ma már elkészíthet egy világos és átfogó beillesztési dokumentumot, amelyet az új munkatárs önállóan is átnézhet!
💡 Profi tipp: Segítségre van szüksége az aszinkron beilleszkedéshez? Töltse le ingyenesen a ClickUp alkalmazott beilleszkedési sablonját – ez az egyetlen forrás, amellyel megszervezheti a beilleszkedési ellenőrzőlistát, megbeszéléseket és feladatokat állíthat be az alkalmazottak bevezetéséhez, valamint kezelheti a képzéseket.
Ha a kettőt ötvöző modellt követi, hatékonyabbá teheti hibrid munkahelyi kommunikációját.
Most, hogy megértettük, mi is az aszinkron munka, és miben különbözik a hagyományos modellektől, íme néhány tipp, hogyan fogadhatja el teljes szívvel.
Hogyan valósítsuk meg az aszinkron munkavégzést: bevált gyakorlatok
Elméletileg az aszinkron munka egyszerű: hagyja, hogy az emberek magukat és munkájukat a számukra legmegfelelőbb módon szervezzék. A gyakorlatban ez azonban káoszt eredményezhet.
Az aszinkron munkavégzés zökkenőmentes megvalósításához olyan emberekre, folyamatokra és technológiára van szükség, amelyek nemcsak az alkalmazottakat, hanem a vezetőket, a HR-t stb. is támogatják. Nézzük meg, hogyan használhatja ki ezeket a bevált gyakorlatokat a siker biztosítása érdekében.
1. Azonosítsa az aszinkron munkavégzés bajnokait, és szerezze meg a vezetőség támogatását
Ha az emberek nem hisznek benne és nem azonosulnak vele, akkor semmit sem lehet elérni.
Az aszinkron munkavégzés lehetővé tételéhez ismernie kell a közönségének hangulatát. Meg kell szereznie a vezetőség támogatását, és fel kell mérnie, hogy a munkavállalók valójában mit akarnak.
A vezetőség támogatásának megszerzése
Az aszinkron munkavégzés vezetői támogatásának megszerzése arról szól, hogy összekapcsoljuk az ő céljaikat (hatékonyság, termelékenység, kultúra, eredmények) és az aszinkron munkavégzés előnyeit.
Kössük össze az aszinkron munkát azokkal az eredményekkel, amelyek a vezetők számára fontosak:
- Sebesség: Kevesebb időt pazarol felesleges megbeszélésekre = gyorsabb döntéshozatal
- Minőség: Az emberek több időt tudnak a feladatra koncentrálni = mélyebb gondolkodás és jobb eredmények
- Költség: Kevesebb megbeszélés = kevesebb időveszteség, több idő a hatékony munkára
- Globális csapatmunka: Az aszinkron munkavégzés az időzónák közötti együttműködést inkluzívabbá és produktívabbá teszi.
Használjon olyan mondatokat, mint: „Az aszinkron kommunikáció több időt ad nekünk a tisztán gondolkodásra és a minőségi válaszadásra, anélkül, hogy megbeszélésekre kellene várnunk. ”
💡 Profi tipp: Ha már használ aszinkron eszközöket (például a ClickUp -ot ), emelje ki az előnyöket. Például a ClickUp-ra való áttérés óta a csapatok a következőket jelentették:
- Heti 3+ óra megtakarítás ( az ügyfelek 60,2%-a )
- Megtakarított pénz (az ügyfelek 54,7%-a)
- Jobb hatékonyság (az ügyfelek 96,7%-a)
- Jobb együttműködés (a vásárlók 87,9%-a)
A vezetőség óvatosan kezelheti a újabb nagy változást. Ezért javasoljon egy kísérleti programot:
- „Próbáljuk ki az aszinkron állapotfrissítéseket egy negyedévig – még nem kell az egész szervezetben bevezetni.”
- „Mi lenne, ha a ClickUp Clips-et használnánk az egyéni frissítésekhez, és csak akkor kezdeményeznénk telefonos hívásokat, ha szükséges?”
Ez csökkenti az érzékelt kockázatot, és megmutatja nekik az előnyöket.
A munkavállalók igényeinek felmérése
- Végezzen felméréseket, hogy megértse, csapataik szeretnének-e aszinkron munkát végezni; a ClickUp Forms kiválóan alkalmas erre a célra.
- Kérdezze meg, hogy csak rugalmas munkaidőre vagy rugalmas helyszínre is szükségük van-e.
- Ismerje meg a jelenlegi munkamódszereiket és termelékenységi szintjüket!
Ezután azonosítsa a csapatában azokat a különösen lelkes tagokat, akik a többiek között is támogatni fogják az ügyet. Biztosítsa számukra a változáskezelés megerősítéséhez szükséges eszközöket és folyamatokat.
2. Hozzon létre rendszereket
A távoli csapatoknak is szükségük van egy közös munkahelyre, csak ez virtuális. Hozzon létre egy átfogó, sokoldalú virtuális munkaterületet csapatának. A ClickUp távoli munkához készült, mindent egyben tartalmazó munkaplatformja minden szükséges eszközt biztosít az aszinkron munkához:
- Projektek és feladatok
- Több nézet
- Termelékenység nyomon követése
- Teljesítménymenedzsment
- Dokumentáció
- Automatizálás
📮ClickUp Insight: Az alacsony teljesítményű csapatok 4-szer nagyobb valószínűséggel használnak 15 vagy több eszközt, míg a magas teljesítményű csapatok hatékonyságukat úgy tartják fenn, hogy eszköztárukat 9 vagy annál kevesebb platformra korlátozzák. De mi lenne, ha csak egy platformot használnánk?
A ClickUp, mint a munkához szükséges mindenre kiterjedő alkalmazás, egyetlen platformon egyesíti feladatait, projektjeit, dokumentumait, wikijeit, csevegéseit és hívásait, AI-alapú munkafolyamatokkal kiegészítve. Készen áll az okosabb munkavégzésre? A ClickUp minden csapat számára alkalmas, láthatóvá teszi a munkát, és lehetővé teszi, hogy az AI-ra bízva a fontos dolgokra koncentrálhasson.
3. A kommunikáció konszolidálása
Győződjön meg arról, hogy az Ön által beállított rendszer lehetővé teszi az aszinkron kommunikációt, az ötletek cseréjét és az intézkedési tételeken való együttműködést.
A ClickUp számos aszinkron kommunikációs funkciót is tartalmaz. A ClickUp Tasks beágyazott megjegyzéseket kínál a csapatok számára, hogy kontextusban vitathassák meg/megbeszélhessék ötleteiket. A ClickUp Whiteboards és Mind Maps vizuálissá és hatékonnyá teszi a virtuális együttműködést azáltal, hogy a csapatok számára közös felületet biztosít az ötletek kidolgozásához, összekapcsolja őket a meglévő ismeretekkel a ClickUp Docs segítségével, és akár megvalósítható feladatokat is létrehozhat a nyomon követéshez.
A ClickUp Chat kifejezetten aszinkron munkavégzésre lett kifejlesztve, hogy a beszélgetések célzottak, cselekvésre ösztönzőek és pontosan ott zajlódjanak, ahol a munka történik.
Ahelyett, hogy az üzenetküldő alkalmazások és a feladatkezelő eszközök között váltogatnának, a csapatok közvetlenül a ClickUp-ban beszélhetik meg a projekteket – ugyanazon az oldalon, ahol a feladataik, dokumentumaik és ütemterveik is megtalálhatók. Egyetlen kattintással megjelölheti csapattársait, linkeket adhat meg konkrét feladatokhoz vagy dokumentumokhoz, sőt, az üzeneteket is cselekvési tételekké alakíthatja.
A szálak segítenek a beszélgetések szervezettségének megőrzésében, míg az értesítések biztosítják, hogy semmi ne maradjon ki, még akkor sem, ha órákon át távol vannak egymástól. Valós idejű, amikor szüksége van rá, aszinkron, amikor nincs rá szüksége.
4. Ne csak szöveges üzeneteket küldjön, hanem csökkentse a Slack használatát is
Szöveges üzenetekben, különösen olyan emberek között, akik különböző nyelvjárást beszélnek vagy különböző kultúrákból származnak, a hangnem félreérthető lehet. Ezért hagyja abba a Slack használatát, hagyjon fel a figyelemelterelő csevegőalkalmazásokkal, és teremtsen kommunikációs lehetőségeket szöveges, hang-, videó- és egyéb formátumokban.
Például a ClickUp Clips segítségével azonnal megoszthatja a képernyőfelvételeket és hangalapú visszajelzéseket adhat. A videohívás (amelyhez mindkét félnek elérhetőnek kell lennie) helyett videót készíthet (narrációval vagy anélkül), amelyet a címzett később megtekinthet.
A Clips segítségével a következőket is megteheti:
- Írja le a felvételeket, és másolja át a beszélgetés releváns részleteit az aszinkron üzenetküldéshez.
- Hozzászólásokat fűzhet a videóhoz, és beszélgetéseket indíthat a timeline-on.
- A klip leírásait alakítsa valódi teendőlistává
- Keresés a jegyzetekben egy adott témakörre vonatkozóan
🎥 Itt megtudhatja, hogyan használhatja a ClickUp Brain-t, a ClickUp natív mesterséges intelligenciáját, hang- és videóüzenetek átírásához aszinkron munkavégzéshez:
5. Kezelje az elvárásokat és kommunikáljon túlzottan
Hozza össze a csapatot, hogy meghatározzák a korlátokat és az egymás iránti elvárásokat. Ez magában foglalhatja a következőkről szóló döntések meghozatalát:
- Mennyire kell gyorsan válaszolni egy üzenetre?
- Melyik időzónában vannak a határidők?
- Mikor kérhetünk valós idejű beszélgetéseket?
- Hol és hogyan kell visszajelzést adni?
Készítsen aszinkron munkarendet csapatának/szervezetének a ClickUp Docs-on. Ossza meg mindenkivel, akit érint. Kérje meg őket, hogy tegyenek megjegyzéseket/adjanak visszajelzést. Fejlessze folyamatosan!
Az aszinkron munkakultúrában a túlzott kommunikáció nem hiba, hanem előny. Mivel nem támaszkodhat a valós idejű beszélgetésekre a hiányzó információk pótlásához, az előzetes, rendkívül egyértelmű és részletes tájékoztatás segít elkerülni a félreértéseket, a késedelmeket és az újramunkálásokat.
Így lehet hatékonyan túlkommunikálni egy aszinkron munkakultúrában – anélkül, hogy túlterhelné a csapatát.
- Ne csak a feladatot, hanem a kontextust is említsd: Ahelyett, hogy „Frissítettem a táblázatot” mondanád, inkább mondd: „Frissítettem a második negyedévi bevételi táblázatot az értékesítési osztály új adatai alapján. A számok a május 5-ig lezárt ügyleteket tükrözik. A régiók szerinti bontást lásd a 3. fülön.”
- Alapértelmezésként írásbeli kommunikáció és linkelhető frissítések: Használjon olyan eszközöket, mint a ClickUp Docs vagy a megjegyzésekkel ellátott feladatok, hogy dokumentálja a döntéseket, az érvelést és a következő lépéseket. Így mások folytathatják ott, ahol Ön abbahagyta – megbeszélés nélkül.
- Összegezze a hosszú szálakat: Ha hosszú beszélgetés vagy együttműködés volt, zárja le egy TL;DR-rel: „Összefoglalva: Megállapodtunk az ütemterv változásairól (most június 1.), a következő lépés Alex feladata, hogy frissítse a briefet. A teljes beszélgetés fent található.”
💡 Profi tipp: Használja a ClickUp Brain mesterséges intelligenciájának funkcióit, hogy egyszerű utasításokkal másodpercek alatt összefoglalja a hosszú dokumentumokat vagy beszélgetési szálakat.
6. Kövesse nyomon a termelékenységet
Bár a csapatok nem szeretik, ha figyelik, mit csinálnak, mikor dolgoznak stb., ez segít a szervezetnek nyomon követni a termelékenységet. Ösztönözze a csapat tagjait, hogy:
- Használja a ClickUp időkövetési funkcióját a munkavállalók munkaidejének rögzítéséhez.
- Határozza meg egyértelműen a rendelkezésre állást, hogy a projektmenedzser ennek megfelelően oszthassa el a feladatokat.
- Készítsen közel pontos időbecsléseket a nekik kiosztott feladatokra vonatkozóan.
Kövesse nyomon, mennyi időt vesznek igénybe a megbeszélések, e-mailek, csevegőüzenetek, Slack-megbeszélések stb., hogy felmérje az aszinkron munkavégzés hatását a termelékenységre.
7. A csoportgondolkodás megelőzése
A csoportgondolkodás, egyszerűen fogalmazva, egy kritika nélküli konszenzus valamiről, mert az emberek el akarják kerülni a konfrontációt. Ez nagyobb problémát jelenthet a távoli csapatokban, mert azoknak, akik nem értenek egyet, könnyebb egyszerűen csendben maradni.
Hogy ez ne fordulhasson elő:
- Bátorítson mindenkit, hogy mondja el a véleményét
- Címkézze meg az embereket, és kérje meg őket, hogy tegyenek megjegyzéseket
- Oktassa az aszinkron munkavégzés bajnokát (emlékszik az 1. lépésre?), hogy ösztönözze a csendesebb kollégákat a közreműködésre.
- Ha feltétlenül szükséges, hozzon létre névtelen visszajelzési lehetőségeket űrlapok és szavazások formájában.
8. Integrálja a munkát és a munkafolyamatokat
A legtöbb csapat több eszközt is használ a munkájához. Az aszinkron kommunikációs eszközök hatékony integrálása megkönnyíti a munkát.
Például integrálhatja a Zoomot a ClickUp-pal, hogy közvetlenül a projektmenedzsment platformjáról indítson hívásokat. A Slack integrációval értesítheti bizonyos személyeket a feladat státuszának változásáról. A szoftvercsapatok olyan eszközöket integrálnak, mint a GitHub, a LambdaTest stb., hogy munkafolyamataik zökkenőmentesek legyenek.
A legjobb erőfeszítések ellenére is elkerülhetetlenek a kihívások. Nézzük meg, milyen nehézségekkel szembesülhet, és hogyan lehet azokat leküzdeni.
Aszinkron munka: kihívások és korlátok
Láttuk, hogy az aszinkron együttműködés számos előnnyel jár, és a modern csapatok körében nagyon népszerű. Az aszinkron módszer azonban önmagában nem minden esetben a legjobb megoldás. Itt olvashatja el, miért és hogyan lehet leküzdeni ezeket a korlátokat.
Zoom-fáradtság és értesítések túlterhelése
Ha az emberek nem ugyanabban a fizikai környezetben dolgoznak, előfordulhat, hogy túl gyakran üzeneteket küldenek egymásnak, vagy túl sok megbeszélést tartanak. Ez ellentétes lehet az aszinkron munkavégzés céljával.
🔷 Megoldás
Építsen ki dokumentációs kultúrát a szervezetben. Ösztönözze a csapatokat, hogy rögzítsék a legfontosabb ötleteket, gondolkodási folyamatokat, véleményeket és egyebeket, hogy az emberek szükség esetén bármikor hozzáférhessenek azokhoz. Használja ezt egy aszinkron munkafolyamat létrehozására, amely hosszú távon megkönnyíti mindenki életét.
📮ClickUp Insight: A találkozók hatékonyságáról szóló felmérésünk szerint a válaszadók közel 40%-a hetente 4-8 vagy annál több találkozón vesz részt, amelyek mindegyike legfeljebb egy órás. Ez azt jelenti, hogy a szervezeten belül elképesztő mennyiségű időt fordítanak a találkozókra.
Mi lenne, ha visszaszerezhetné azt az időt? A ClickUp integrált AI Notetaker funkciója azonnali értekezlet-összefoglalók segítségével akár 30%-kal is növelheti a termelékenységet, míg a ClickUp Brain automatizált feladat-létrehozással és egyszerűsített munkafolyamatokkal segít, így az órákig tartó értekezletekből hasznosítható információk születnek.
Kommunikáció több időzónában
Előfordult már, hogy elküldött egy „szia” üzenetet, és mire a címzett válaszolt, már el is felejtette, mit akart mondani? Ez gyakrabban fordulhat elő, ha a csapatok különböző időzónákban dolgoznak.
🔷 Megoldás
- Határozza meg a közös munkaidőt, hogy ütemezze a kritikus videohívásokat, a valós idejű kommunikációt és a projektátadási feladatokat.
- Határozzon meg egyértelmű elvárásokat azzal kapcsolatban, hogy a csapat tagjai mikor és hogyan reagálnak egymás üzeneteire.
- Állítson be sablonokat és kereteket a beszélgetésekhez – például ösztönözze mindenkit, hogy adjon kontextust és tegyen fel teljes kérdéseket ahelyett, hogy csak „szia” -t mondana.
Csapat elkötelezettség
A távoli munkavégzés és a kollégákkal való személyes interakció hiánya negatívan hat a motivációra. A testbeszéd és a személyes energia kulcsszerepet játszik a morál fenntartásában. A csapat tagjai elveszíthetik céljaik iránti elkötelezettségüket és a szervezeti célokkal való összhangot.
🔷 Megoldás
Vegye fel a csapat elkötelezettségét a vezetők legfontosabb felelősségi területei (KRA) közé. Időnként szervezzen csapatépítő és szórakoztató tevékenységeket. (Megkérheti a csapattagokat, hogy osszák meg macskás fotóikat – ez mindig bejön!)
Sürgősség kontra rugalmasság
A távmunka azt jelenti, hogy a csapat tagjai nem feltétlenül értik bizonyos kérdések sürgősségét vagy hatását. Például egy „első prioritású” jegyzetet azonnal kezelni kell, de egy rugalmas csapatban lehet, hogy nincs senki, aki ezt megtehetné.
🔷 Megoldás
Tervezze meg rugalmas ütemtervét, hogy biztosan teljesüljenek a szolgáltatási szintű megállapodások (SLA-k). Ha bizonyos időpontokban szüksége van a csapat tagjaira, akkor ezt előre jelezze, és ennek megfelelően tervezze meg az ütemtervet.
A képzés hatékonysága
Bár az egyéni tempójú, személyre szabott tanulás egyre népszerűbb, gyakran nem ez a leghatékonyabb módszer. A munkahelyi környezetben szinte lehetetlen dokumentálni vagy átadni a tacit tudást. Az azonos irodában való munkavégzés segít kialakítani olyan viselkedésmintákat, amelyek aszinkron módon nehezen megvalósíthatók.
🔷 Megoldás
Készítsen cselekvésorientált tanulási modulokat. Hozza össze a csapatokat, hogy tanuljanak egymástól. Tegye interaktívvá a tananyagot. Ne álljon meg a kezdeti beilleszkedésnél – teremtsen lehetőségeket a csapat tagjainak rendszeres képzésére és továbbképzésére.
Az aszinkron munka fontossága a mai munkakultúrában
Az üzleti vezetők és a HR-szakemberek több okból sem kerülhetik el az aszinkron munkaszerkezeteket.
Álláskeresők preferenciái
🧠 Érdekes tény: A munkaerő körülbelül 98%-a szeretne legalább részmunkaidőben távmunkában dolgozni.
A GenZ generációs alkalmazottak sokkal inkább hajlamosak a távmunkára, és a rugalmasság vonzza a női munkaerőt.
Digitális nomád életmód
Számos modern tudásmunkás inkább utazás közben dolgozik. A legszakterületibb és legjobban fizetett szakemberek csak azok közül kerülnek ki, akik helytől és időtől függetlenül szeretnének dolgozni. Számukra az aszinkron munkavégzés és a digitális nomád eszközök alapvető fontosságúak a hatékonyság szempontjából.
Alternatív szabadságpolitika
Eddig egy teljes munkaidős állást egy személy látott el, akinek meghatározott számú fizetett szabadságnapot biztosítottak. Ma a munkavállalók sokkal nagyobb rugalmasságot igényelnek. Szabadságokat és hosszú szabadságokat szeretnének kivenni, hogy más érdekeiket is követni tudják.
Ez a munkamegosztás kialakulásához vezetett, amely lehetővé teszi, hogy két alkalmazott megossza egy teljes munkaidős pozíció felelősségét. Ez a gyakorlat egyre elterjedtebbé válik az ügyvédi irodákban, ahol a tanácsadók a sürgősség szerint osztják el a feladatokat, és felelősséget vállalnak konkrét feladatokért.
Ez segít a munkatársaknak megosztani munkájukat és idejüket, biztosítva, hogy valaki elvégezze a feladatokat. Ez a rugalmasság azt is jelenti, hogy kevésbé kell támaszkodni egyetlen munkatársra, minimalizálva a függőségekből adódó szűk keresztmetszeteket.
Versenyelőny
Manapság minden szervezet fontolóra veszi a távoli/hibrid munkavégzést.
🧠 Érdekesség: Az AirBnB-nél bárhol lehet élni és dolgozni. Az internetes kereső szolgáltató DuckDuckGo több mint 15 országban foglalkoztat alkalmazottakat. A ClickUp szintén távoli munkavállalókkal rendelkezik, akik több országban, többek között az Egyesült Államokban, Kanadában, Írországban, az Egyesült Királyságban és Ausztráliában dolgoznak!
A mai versenyképes piacon csak az aszinkron vállalatok tudják magukhoz vonzani a legjobb tehetségeket.
Tehetséghiány
A tehetséghiányról szólva: egy aszinkron munkavégzéssel jól boldoguló szervezet a világ bármely pontjáról tud alkalmazottakat felvenni. Ez költséghatékony lehet, és hosszú távon jelentős előnyökkel járhat.
Ha ez vonzónak (vagy elkerülhetetlennek) tűnik, itt találja meg, hogyan valósíthatja meg az aszinkron munkamódszereket a szervezetében.
A munkaerő jövője: Hogyan alakítja az aszinkron munka a munkaerőpiacot?
Természetesen az aszinkron munkavégzés hatalmas változást igényel a szervezet egészének kultúrájában és érzelmi struktúrájában.
Az alkalmazottaknak önállóan kell irányítaniuk magukat, a vezetőknek pedig jobban kell bízniuk azokban az alkalmazottakban, akiket nem látnak rendszeresen vagy még soha nem láttak.
A növekvő tehetséghiány, különösen a tudásalapú munkában, arra kényszerítette a vezetőket, hogy elfogadják és ösztönözzék az aszinkron munkavégzést.
🧠 Érdekes tény: A munkáltatók 55%-a elsődleges fontosságúnak tartja a legjobb tehetségek felvételét, még akkor is, ha ez azt jelenti, hogy más országokban élő munkavállalókat kell toborozniuk. Ugyanakkor a munkáltatók 60%-a elismeri, hogy az elosztott munkaerő-rendszerre való áttérés óta magasabb színvonalú jelentkezők érkeznek hozzájuk.
Legyen profi az aszinkron munkában a ClickUp segítségével
Akár szinkronban, akár aszinkronban dolgozik, a termelékenység gyakran olyan mítosz, mint az egyszarvú vagy a Cheshire macska. A hagyományos munkakörnyezetekben a termelékenységet korábban a láthatóság, az online jelenlét, a munkahelyen való jelenlét, a megbeszéléseken való felszólalás stb. jelölte.
Az aszinkron világban a láthatóság háttérbe szorul. Ahhoz, hogy működőképesek legyenek, az aszinkron csapatoknak radikálisan új módszerekre van szükségük munkájuk, kommunikációjuk és teljesítményük kezeléséhez.
A ClickUp projektmenedzsment szoftvere pontosan ezt a célt szolgálja. A ClickUp fehér táblákkal, gondolattérképekkel, valós idejű csevegéssel, feladatkezeléssel, dokumentumokkal, irányítópultokkal és még sok mással átalakítja csapata munkáját – függetlenül attól, hogy tagjai hol tartózkodnak.
Győződjön meg róla saját maga. Próbálja ki még ma a ClickUp-ot!