A COVID-19 járvány idején a távmunka népszerűsége megugrott – 2019-ben az amerikai munkavállalók 24%-a, 2021-ben pedig 38%-a dolgozott távmunkában –, így az aszinkron vagy „aszinkron” munkavégzés és kommunikáció kivételtől inkább szabály lett.
Az aszinkron munkavégzés előnyei közé tartozik a rugalmas időbeosztás, amely optimalizálja az egyéni termelékenységet. Az aszinkron munkavég zés alatt azt értjük, hogy a munkát nem 9-től 5-ig, hanem az egyénnek megfelelő időben, vagy a kollégákkal egyidejűleg végzik el.
Az alkalmazottak időt szánhatnak komplex projektekre való koncentrált, mély munkára, anélkül, hogy túlzott számú megbeszélés zavarná őket. Az emberek bárhonnan és bármikor dolgozhatnak, alapos dokumentáció és kommunikáció mellett.
Még az új munkatársak beilleszkedése is javul, ha a rögzített üzenetek, információs videók és megosztott dokumentumok bármikor elérhetők a munkavállalók számára.
Az aszinkron kommunikációnak azonban vannak hátrányai is. Az otthoni munkavégzés azt jelenti, hogy a munkavállalók a nap 24 órájában elérhetőek, és az emberek kiégnek az információk túlterheltségétől, mivel a kommunikáció a nap minden órájában folyik.
Az aszinkron munka elkerülhetetlenül megváltoztatja az emberek együttműködésének módját is, mivel nem ugyanazokat az órákat vagy helyszíneket osztják meg egymással, ami lehetővé tenné a gyors megbeszéléseket vagy hosszabb találkozókat.
A ClickUp összeállított egy listát az aszinkron munkakörnyezetekben felmerülő gyakori kihívásokról és azok leküzdésének módjairól. Olvassa tovább, és megismerhet néhány egyszerű trükköt, amellyel hatékonyan szervezheti meg a megbeszéléseket, a munkafolyamatokat és a munkák sorrendjét, ha a munkatársai az ország vagy a világ különböző pontjain dolgoznak.
A TÁVOLI ÉS HELYSZÍNI CSAPATOK EGYÜTTMŰKÖDÉSÉNEK VÉGLEGES ÚTMUTATÓJA Az együttműködés az a ragasztó, amely összetartja a csapatot. Akár helyszíni, akár teljesen távoli csapatról van szó, a ClickUp elkészítette a csapatok együttműködésének végleges útmutatóját.
A megbeszéléseket, az üzenetküldést és az információáramlást át kell alakítani
Az aszinkron munka akkor működik jól, ha a projekt mérföldkövei és előrehaladása nem függ túlzott mértékű megbeszélésektől vagy az üzenetekre való azonnali válaszok elvárásától. De sok távoli munkakörnyezet egyszerűen csak virtuálisan újraalkotja a hagyományos irodai kultúrát, ezzel semmissé téve az aszinkron munka potenciális előnyeit.
A távoli munkakultúrában gyakori hiba, hogy a távoli munkavállalókat túlterhelt értekezletekkel kompenzálják. Ha az átlagember idejének 35–50%-át virtuális, szinkron értekezleteken tölti, akkor valószínűleg Zoom-fáradtságban fog szenvedni.
Ahhoz, hogy az aszinkron munka működőképes legyen, ezeket a megbeszéléseket át kell alakítani, és meg kell változtatni azt is, ahogyan a munkavállalók fontos információkat közölnek egymással. Az olyan eszközök és rendszerek bevezetése, mint például a feladat táblák, elősegítheti az információáramlást és a átláthatóságot.
Az alkalmazottak aszinkron módon ellenőrizhetik a projekt állását és együttműködhetnek, ahelyett, hogy hosszú e-mail szálakat kellene átnézniük.
34 CSAPATÉPÍTŐ TEVÉKENYSÉG A CSAPATÁNAK 2023-BAN Függetlenül a csoport méretétől vagy a tagok közötti ismeretség mértékétől, nálunk megtalálja a tökéletes csapatépítő tevékenységeket, amelyek segítenek összekovácsolni a csapatot.
A képzés, a dokumentáció és a projektmenedzsment rendkívül fontos
A sikeres aszinkron együttműködéshez olyan rendszerek létrehozására van szükség, amelyek kifejezetten a távoli munkavégzés termelékenységének optimalizálására és az állásidő csökkentésére szolgálnak. A sikeres és produktív aszinkron munkavégzéshez megfelelő képzés és egyértelmű elvárások – nem pedig mikromanagement – szükségesek.
A projektmenedzsment és a kommunikációs eszközök testreszabása segíthet csökkenteni a dokumentációra vagy a Zoom-hívásokra fordított időt, és növelheti a távoli munka sebességét és hatékonyságát. Az e-mailek és az azonnali üzenetküldés szabályainak meghatározása, a fontos megbeszélések rögzítése és egyértelmű projektcsatornák létrehozása mind hozzájárulhat a kommunikáció egyszerűsítéséhez és a munkavállalók sikeréhez.
Az aszinkron munkavégzés megköveteli a üzenetküldés és az ütemtervek késéseinek újragondolását
Az otthoni munkavégzés különösen megnehezíti a határok kijelölését (és azok fontosságát), és ezek hiánya az aszinkron munkavégzés egyik legnagyobb hátránya lehet. A hagyományos 9-17-es munkanap aszinkron, virtuális környezethez való alkalmazkodása megköveteli, hogy a munkatársakkal meghatározzák az elvárásokat.
A rugalmas munkarendek nyomon követése és a valós idejű találkozók naptárba való bejegyzése azonban bonyolulttá válhat.
A Slack vagy más azonnali üzenetküldő platformok, mint például a Microsoft Teams, megoldhatják az aszinkron kommunikációból adódó zavarokat azáltal, hogy testreszabhatók a válaszadási idők és az értesítések, miközben a munkavállalók áttekinthetik az üzenetek történetét, hogy utolérjék a esetleg elmulasztott beszélgetéseket.
Mindeközben a naptáralkalmazások lehetővé teszik a munkatársak számára, hogy lássák kollégáik ütemtervét, és figyeljenek azok rendelkezésre állására és munkarendjére. A sürgős üzenetek és megbeszélések esetében válasszon ki néhány, a csapat többi tagjával közös időpontot, amelyet teljes létszámú megbeszélésekre és fontos, időérzékeny megbeszélésekre tartanak fenn.
MI AZ A VALÓS IDEJŰ EGYÜTTMŰKÖDÉS, ÉS MIÉRT FONTOS? Egy egyre inkább távoli, globális és aszinkron világban helyet kell biztosítani a valós idejű együttműködésnek. A ClickUp elmagyarázza, mi a valós idejű együttműködés, miért fontos, és hogyan lehet elősegíteni azt a csapatában.
A napi munka és a hosszú távú projektek sorrendiséget igényelnek – és a túlzott kommunikációt előnyben részesítik
A napi feladatok és a hosszú távú projektek sorrendiséget igényelnek. Az aszinkron munkavégzés mellett a csapat céljainak elérése erős projektmenedzsment készségektől és alapos kommunikációtól függ.
A Zoom, Teams vagy Slack alkalmazásokon történő rendszeres értekezletek helyettesítik az irodai napi megbeszéléseket. Az alkalmazottak ezeken az online platformokon keresztül aszinkron módon tudják közölni a helyzetükről szóló friss információkat, prioritásaikat és a projektekkel kapcsolatos híreket. Külön értekezleteket lehet szervezni a kreatív ötleteléshez.
A részletes információk frissítésének szükségessége túlzott kommunikációhoz vezethet. Az eszközök testreszabása – legyen szó speciális hashtagekről, emojikról vagy más szimbólumokról – megakadályozza a túlzott vagy felesleges kommunikációt, mert hatékonyabban közvetíti az értékes információkat.
Aszinkron kommunikációval többet érhetünk el együtt
Bár az aszinkron megközelítéshez nehéz hozzászokni, ez remek módszer lehet a termelékenység növelésére. Mindazonáltal megfelelő eszközökre és technikákra van szükség ahhoz, hogy a csapat tagjai hatékonyan kommunikáljanak egymással.
A megfelelő projektmenedzsment és kommunikációs eszközök használatával a csapatok könnyen kapcsolatban maradhatnak anélkül, hogy egy helyen kellene lenniük. Tartsa a csapatokat szervezett és összekapcsolt állapotban projektmenedzsment szoftverek, csevegő- és üzenetküldő rendszerek segítségével, amelyek megkönnyítik a kommunikációt, valamint képernyőfelvétel-alkalmazásokkal, amelyek segítenek a bonyolult fogalmak magyarázatában.
Szerencsére a csapatok számára léteznek olyan eszközök, mint a ClickUp, amelyek a fent említett funkciókat és még sok mást is kínálnak, hogy a csapatodnak minden szükséges eszköz a rendelkezésére álljon az aszinkron munkavégzés hatékonyságának növeléséhez – mindezt egy helyen. Használd a beépített csevegőablakot, e-mailt, dokumentumokat, táblákat, képernyőfelvevőt és más fontos együttműködési eszközöket a csapatod kommunikációjának javításához.
A ClickUp minden eszközön elérhető, és 1000 másik munkaeszközzel integrálható, így összekapcsolhatja a leggyakrabban használt alkalmazásokat, akár útközben is naprakészen tarthatja csapatait, és mindenki számára megfelelő, zökkenőmentes munkafolyamatot hozhat létre.
Próbálja ki ingyen a ClickUp-ot, és kezdjen el többet elérni együtt bárhonnan.
Vendégíró: Jane Allison Gunn