Előfordult már, hogy elküldött egy munkahelyi csevegőüzenetet, majd rájött, hogy teljesen rosszul értették, és – hűha – több helyesírási hiba is volt benne? 🙈
Mindannyian átéltük már ezt. A munkavállalók 42%-a küzd azzal, hogy a munkahelyi csevegésekben megtalálja a megfelelő hangnemet.
Az egyszerű azonnali üzenetküldő alkalmazások kifinomult csapatkommunikációs ökoszisztémákká fejlődtek, amelyek integrálják a feladatkezelést, a fájlmegosztást és a videokonferenciákat. Mivel munkaterületeink a fülkékből a felhőbe költöztek, a munkahelyi csevegési etikett elsajátítása nem csupán az udvariasságról szól, hanem egy zökkenőmentesen működő, együttműködésen alapuló munkaterület létrehozásáról, ahol mindenki boldogul.
Készen áll arra, hogy csevegéseit unalmastól csodálatosra változtassa? Ez a cikk olyan témákat fog tárgyalni, mint a világos és tömör kommunikáció, a tiszteletteljes és befogadó nyelvhasználat, a gyors válaszadás és a megfelelő csatornák használata, az emojik és GIF-ek hatékony használata, valamint az érzékeny témák és nézeteltérések kezelése.
Vegyük át azokat az alapvető szabályokat, amelyek véget vetnek a csevegés okozta káosznak. Csapatod (és stresszszinted) hálás lesz érte! 🙌
A munkahelyi csapatbeszélgetési környezet megértése
A munkahelyi csevegés egyedi teret biztosít a gyors frissítésekhez, a csapatmunkához vagy az alkalmi mémek megosztásához (mindannyiunknak vannak titkos örömeink 😁).
Bár a csapatcsevegés élénk kommunikációs központ lehet, informális jellege néha félreértésekhez, figyelemeltereléshez vagy hatékonyságcsökkenéshez vezethet. Ahhoz, hogy a legtöbbet hozza ki belőle, ezt meg kell értenie:
- Informális (de nem szakszerűtlen): A csevegés lazább, mint az e-mailek vagy más csapatkommunikációs alkalmazások, így beszélgetősebb hangnemet és gyorsabb eszmecserét tesz lehetővé. Gondoljon rá úgy, mintha egy kollégájával beszélgetne az asztalánál. A szakszerűség azonban továbbra is kulcsfontosságú. Kerülje az olyan szleng használatát, amelyet egy megbeszélésen nem használna, és tartsa fenn a tiszteletteljes és befogadó hangnemet.
- Gyors tempójú: A beszélgetések gyorsan haladnak, és egész nap üzenetek jelennek meg. Ez remek a gyors frissítésekhez és a brainstorminghoz, de zavaró is lehet. Legyen tömör és lényegre törő az üzeneteiben, és kerülje a hosszú oda-vissza beszélgetéseket, amelyek inkább e-mailben vagy telefonon lennének megfelelőek.
- Aszinkron (néha): Lehet, hogy az emberek nem figyelnek egész nap a csevegéseikre, különösen, ha megbeszéléseken vannak, vagy feladatokra koncentrálnak. Ha gyors válaszra van szüksége, világosan jelezze a sürgősséget. Fontolja meg olyan funkciók használatát, mint az „@mentions”, hogy valaki közvetlen figyelmét felkeltse, de kerülje a túlzott használatot, hogy ne legyen túlterhelve az értesítésekkel.
- Ez nyilvános (másféléképpen): Noha egyes platformok privát csatornákat is kínálnak, a legtöbb csapatbeszélgetés az egész csapat (vagy bizonyos csoportok) számára látható. Legyen óvatos azzal, amit megoszt. Kerülje az érzékeny témákat, a bizalmas információkat vagy a negatívumokat, amelyek hatással lehetnek a csapat hangulatára.
- Ez egy élő feljegyzés: A múló beszélgetésekkel ellentétben a csevegőüzenetek elmentésre kerülnek és kereshetők. Ez segíthet a korábbi beszélgetésekre való hivatkozásban, de azt is jelenti, hogy üzenetei tartós benyomást hagyhatnak. Legyen tudatában kommunikációs stílusának, és kerülje a sietve elküldött üzeneteket, amelyeket később megbánhat.
Olvassa el még: A 10 legjobb online értekezleteszköz csapatok számára 2024-ben (ingyenes és fizetős)
A munkahelyi csevegési illemtan legjobb gyakorlata
Most, hogy már ismered a csapatcsevegés alapjait, tanulj meg néhány chat-fu mozdulatot! Íme néhány egyszerű tipp, amit érdemes szem előtt tartani, amikor használod őket:
1. Legyünk profik
Hagyd el a „sup” és „brb” kifejezéseket, és helyette használj barátságos üdvözleteket, például „Hello, [munkatárs neve]” vagy „Jó reggelt!”. Képzeld el, hogy munkahelyi e-mailt írsz, de egy kicsit informálisabb stílusban. A teljes mondatok és a helyes nyelvtan sokat segítenek. Emojik? Persze, egy smiley barátságos hangnemet kölcsönöz, de ne alakítsd az üzeneted emoji-parádévá.
Példa: Ahelyett, hogy „Sziasztok, mindjárt jövök, kávézni megyek! Tudja valaki, hol van Sarah?”, próbálja meg ezt: „Sziasztok, csak kávézni megyek. Tudja valaki, hogy Sarah online van-e?”
2. Gondolkodj, mielőtt üzenetet küldesz
Mindannyian kaptunk már olyan üzenetet este 8-kor, amely nem sürgős feladatot tartalmazott. Vegye figyelembe kollégái időbeosztását, és tartsa tiszteletben a munka és a magánélet egyensúlyának fontosságát. Nem várhat az üzenete reggelig? Ha nem tűzriadó van, akkor a munkaidőn kívül nem feltétlenül a legjobb ötlet munkahelyi üzeneteket küldeni.
Példa: Ahelyett, hogy este mindenkit megzavarna egy jelentés apró részletével, várjon a következő napig, és küldjön egy üzenetet, például: „Üdv mindenkinek, remélem, jól aludtatok! Egy gyors kérdés a jelentéssel kapcsolatban…”
3. Legyen rövid és lényegre törő
Senki sem szereti végiglapozni egy regényt a csevegőablakában. Menj egyenesen a lényegre! A felsorolásjelek a komplex témák legjobb barátai. Több helyre van szükséged? Fontold meg egy gyors telefonhívás vagy videocsevegés lehetőségét a részletesebb megbeszéléshez.
Példa: Ahelyett, hogy hosszú bekezdéseket küldene egy projekt frissítéséről, próbálja ki az aszinkron standup jelentést: „Sziasztok, csak egy gyors frissítés a X projektről:
- Befejezte [1. feladat]
- A [2. feladat] kidolgozása: Van kérdés?
- Következő lépések: [rövid magyarázat]”
4. Korrigálj úgy, mint egy profi
Egy-egy elírás nem nagy baj, de a hibákkal teli üzenet zavaró lehet. Használja a helyesírás-ellenőrző funkciókat! Olvassa el hangosan az üzenetét, mielőtt elküldi. Világosan és professzionálisan hangzik? Ellenőrizze még egyszer, és elkerülheti a kínos baklövéseket. Egy gyors lektorálás megmentheti a napot!
5. A tárgy sorokat mini-címsorokká alakítsa
Ha a csevegőplatformja lehetővé teszi, használjon leíró tárgyakat. Ez olyan, mintha egy kis címsort adna az üzenetének. Ez segít a kollégáknak a prioritások meghatározásában és a tartalom egy pillanat alatt történő megértésében.
Példa: Ahelyett, hogy általánosan „Szia, Sarah” írna, próbáljon meg egy olyan tárgyat megadni, mint: „Gyors kérdés a mai prezentációról”.
6. Óvatosan használja a humort
A humor szöveges üzenetekben félreérthető lehet. Kerülje a csoportos csevegésben a sértő vagy tapintatlan vicceket. Ha kétségei vannak, hagyja ki. Íme néhány további tipp a megfelelő csevegési etiketthez:
- Legyen figyelmes a hallgatóságával és azok humorérzékével szemben!
- Kerülje a szarkazmust, mert az írásban könnyen félreérthető lehet.
- Ragadjon meg biztonságos témákat, és kerülje a szójátékokra vagy kulturális utalásokra épülő vicceket, amelyeket nem mindenki ért meg.
7. Címkézz okosan
Ne használja túl gyakran az „@ említés” funkciót. Csak akkor használja, ha közvetlenül szeretne megszólítani valakit, akinek részt kell vennie a beszélgetésben. Íme néhány tipp a hatékony használathoz:
- Ne használja az „@” jelet, ha nem sürgős ügyben szeretné felhívni valakinek a figyelmét. Egy egyszerű üzenet is elegendő lehet.
- Kerülje el, hogy egy egész csapatot megemlítse a csevegésben, ha csak néhány személynek kell részt vennie benne.
- Ha nem biztos benne, kit kell megemlíteni, fontolja meg, hogy külön üzenetet küldjön az érintett személyeknek.
8. Tiszteld az online státuszokat
Figyeljen kollégái online állapotjelzőire (pl. „Ne zavarjanak”). Kerülje el, hogy sürgős üzeneteket küldjön olyan személynek, aki elérhetetlennek van jelölve. Íme néhány további tipp:
- Ha egy kollégája nem elérhető, de Önnek gyors válaszra van szüksége, fontolja meg, hogy hagyjon egy rövid üzenetet, amelyben elmagyarázza a kérdését, és tudassa vele, hogy később visszatér rá.
- Sürgős ügyekben célszerűbb lehet egy másik együttműködési alkalmazást vagy csatornát használni, például telefonhívást, ha ez megfelelő.
Használja a saját elérhetőségi állapotát is a jobb kommunikáció érdekében.
9. Válaszoljon és reagáljon
Ha valaki üzenetet küld Önnek, akkor is nyugtázza azt, ha nem tud azonnal válaszolni. Egy egyszerű „Köszönöm, hamarosan visszahívom” üzenet tiszteletet mutat az ő idejével szemben. Íme néhány további tipp az üzenetek nyugtázásához:
- Ha több időre van szüksége a válaszadáshoz, tájékoztassa a küldőt, hogy mikor várhatja a válaszát. („Köszönöm az üzenetét. Jelenleg nagyon elfoglalt vagyok, de a nap végére visszajelzek.”)
- Egy gyors „tetszik” vagy „like” gomb (ha elérhető) szintén jó módja lehet egy üzenet elismerésének.
10. Használja a csatornákat megfelelően
Sok munkahelyen különböző célokra különböző csevegőcsatornákat használnak. Kezelje ezeket a csatornákat tisztelettel! Ne legyen az a személy, aki a „Vicces mémek és GIF-ek” csatornán bombázza a projektfrissítéseket. Így navigálhat a csatornák között:
- Ismerd meg a csatornáidat: Szánj egy kis időt arra, hogy megismerkedj a rendelkezésre álló különböző csevegőcsatornákkal. A legtöbb platformon minden csatorna egyértelmű névvel vagy leírással rendelkezik.
- Írj a megfelelő helyre: Mielőtt elküldenéd az üzenetet, gondold át, melyik csatorna illik legjobban az üzenetedhez. A sürgős projektfrissítéseket a projektcsatornára kell írni, nem az általános csevegésre. Segítségre van szükséged egy konkrét feladathoz? Keresd fel a projektnek szentelt csapatkommunikációs csatornát.
- Tartsd tiszteletben a célját: Minden csatornának valószínűleg megvan a maga célja. Ne használj egy csatornát valami másra. Ha valami vicces mém jut eszedbe, ne oszd meg a „Ügyfélmegbeszélés jegyzőkönyve ” csatornán. Mindennek megvan a maga ideje és helye, még a vicces narancssárga macskás videóknak is.
Ha betartod ezeket a tippeket, szakértő kommunikátorrá válsz, aki világosan, tömören és (merjük mondani) még szórakoztatóan is tud kommunikálni kollégáival.
A munkahelyi csevegés használata során gyakran előforduló problémák
A munkahelyi csevegőplatformok fantasztikusak a gyors kommunikációhoz és a távoli együttműködéshez, de még a legjobb csevegőeszközöknek is vannak hátrányai. Íme néhány gyakran előforduló probléma a digitális beszélgetésekben, és hogyan oldhatja meg őket a jó szakmai kommunikációs etikett segítségével:
| Kihívások | Megoldás |
| Információtúlterhelés: A munkahelyi csevegés tele lehet információval. A folyamatos pingek, a végtelen üzenetek és a túlcsorduló szálak miatt túlterheltté válhat, és nehezen tud koncentrálni. | Némítsd el a nem lényeges csatornákat. Ne félj elnémítani azokat a csatornákat, amelyek nem közvetlenül kapcsolódnak a munkádhoz. A legtöbb platform lehetővé teszi az értesítési beállítások testreszabását. Rendelj hozzá külön csevegési időket. Ha a folyamatos értesítések zavaróak, fontold meg, hogy meghatározott időpontokat rendelj a csevegési üzenetek ellenőrzéséhez és megválaszolásához. |
| Félreértések és kommunikációs zavarok: A szövegalapú kommunikációból hiányoznak a hangszín és az arckifejezésekhez hasonló nonverbális jelek. Ez félreértésekhez és félreértelmezésekhez vezethet. | Használjon világos és tömör nyelvet. Kerülje a szarkazmust és a humort, amelyek szövegben nem mindig jönnek át jól. Használja az emojikat takarékosan, de stratégiailag. A mosolygós arc segít barátságos hangnemet közvetíteni, de ne támaszkodjon kizárólag emojikra komplex gondolatok kifejezéséhez. Ha bizonytalan, kérdezzen rá. Ha valami nem világos, ne habozzon kérni magyarázatot, vagy fogalmazza át üzenetét. |
| Túlzott információk megosztása és szakszerűtlen viselkedés: A csevegés kötetlen jellege néha szakszerűtlen viselkedéshez vagy túlzott személyes információk megosztásához vezethet. | Tartsa fenn a professzionális hangnemet. Ne feledje, hogy ez továbbra is egy munkahelyi kommunikációs platform. Gondolkodjon el, mielőtt közzéteszi. Kényelmesen megosztaná ezt az információt egy munkahelyi e-mailben? Ha nem, akkor talán fontolja meg újra, hogy elküldi-e a csevegésben. |
| Kontextus hiánya: A folyamatban lévő beszélgetésekbe kontextus nélkül bekapcsolódni zavaró lehet. | Szánjon egy percet a beszélgetés szálának áttekintésére. Ezzel jobban megérti a témát, és elkerülheti a már megválaszolt kérdések feltevését. Ha bizonytalan, kérjen magyarázatot. Egy gyors „Hé, valaki összefoglalná, miről van itt szó?” sokat segíthet. |
| Információtúlterhelés – a másik oldala: Néha a fontos üzenetek elsikkadhatnak a csevegések tengerében. | Jelölje meg vagy csillaggal jelölje meg a fontos üzeneteket. Ez segít később könnyen megtalálni őket. Használjon vastag vagy dőlt betűket a kiemeléshez. Ez segíthet felhívni a figyelmet az üzenet legfontosabb pontjaira. |
Ismerje meg a ClickUp-ot: a legjobb csapatbeszélgetési eszközt a munkahelyi kommunikációhoz
Különböző együttműködési alkalmazások között váltogatsz? Nehezen találod meg a korábbi beszélgetéseket? Lemaradsz fontos frissítésekről? Ismerd meg a ClickUp-ot, egy all-in-one platformot a projektmenedzsment és az együttműködés igényeinek kielégítésére.
A ClickUp csevegőablak funkciója megszünteti a munkahelyi zavart és elősegíti a hatékony együttműködést azáltal, hogy az egész csapat kommunikációját egy helyen összegyűjti.
A Pigment, a pénzügyi és bevételi csapatok számára vezető üzleti tervezési platform, a ClickUp Chat segítségével már 20%-kal növelte a csapatok kommunikációs hatékonyságát.
Te is hasonló eredményeket érhetsz el, és felhasználhatod a következőkre:
- Valós idejű együttműködés: Azonnali üzenetküldéssel tartsa a kapcsolatot csapatával, biztosítva ezzel a gyors kommunikációt és a projekt zökkenőmentes lebonyolítását.
- Központosítsd a kommunikációt: Szüntesd meg a több eszköz használatának szükségességét. Integráld a ClickUp Chatet a meglévő ClickUp Tasks, ClickUp Docs és projektekkel, így minden szervezett és elérhető lesz egy platformon.
- Növelje a felelősségvállalást: A ClickUp „@mention” funkciójával közvetlenül a csevegési beszélgetésekben rendeljen hozzá feladatokat. Ez biztosítja, hogy mindenki ugyanazon az oldalon álljon, és a projektek haladjanak előre.
- Mellékletek egyszerű megosztása: Könnyedén megoszthat projektlinkeket, dokumentumokat, táblázatokat, sőt videókat és weboldalakat is közvetlenül a csevegésekben. A ClickUp mindent kényelmesen csoportosít, hogy könnyen megtalálható legyen.
- Rich text szerkesztése: Könnyedén formázhatja üzeneteit, hogy felhívja a figyelmet a fontos dolgokra! A ClickUp Chat rich text szerkesztési lehetőségeket kínál, beleértve kódblokkokat, felsorolásokat és akár bannereket is, hogy kommunikációja még egyértelműbb legyen. Ráadásul időt takaríthat meg a praktikus „/Slash Command” gyorsbillentyűkkel, amelyekkel egyszerűsítheti a formázást.
- Rendezze a csevegéseit: Hozzon létre dedikált csevegési nézeteket a ClickUp-on belül a munkája bármely aspektusához, a vállalati szintű frissítésektől a konkrét csapatkommunikációs stratégiákig, megbeszélésekig vagy projekt-együttműködésekig. Irányíthatja az egyes csevegésekhez való hozzáférést, és a központi értesítési feed segítségével folyamatosan tájékozódhat.
Miután felfedezte a ClickUp előnyeit, mint kommunikációs központ a csapat számára, ne feledje, hogy a hatékony kommunikáció és együttműködés magában foglalja a figyelmes hallgatást és a megközelíthetőséget. Ez segít pozitív hangnemet, erős munkakapcsolatokat és együttműködő környezetet kialakítani a csapaton belül.
A ClickUp segítségével helyes csevegési gyakorlatokat sajátíthat el
Ennyi az egész! A professzionális csevegési etikett alapvető ismereteivel a munkahelyi kommunikációt mindenki számára kényelmesebbé és élvezetesebbé teheti, beleértve a távoli munkatársakat is.
Adja hozzá a ClickUp funkcióit, mint például a Csevegés és a Dokumentumok, és pillanatok alatt elsajátíthatja a csoportos csevegések finomságait! Egyetlen eszközzel megoszthatja visszajelzéseit, feladatokat hozhat létre, frissítéseket adhat, fájlokat küldhet és még sok minden mást tehet.
Regisztrálj ingyenesen a ClickUp-ra, és indítsd el a beszélgetéseket, káosz nélkül!