Az 1980-as években Edward de Bono pszichológus egy gyakori probléma megoldására vállalkozott: Hogyan hozhatnak a csoportok jobb döntéseket anélkül, hogy ugyanazokba a régi vitákba és zsákutcákba kerülnének?
Válasza a Hat gondolkodási sapka technika volt.
Ez a módszer ösztönzi a különböző gondolkodási módok, például a kreativitás, az óvatosság és a kritikus elemzés strukturált együttműködését.
Nézzük meg, hogyan tudja ez a technika a kaotikus értekezleteket produktív ülésekké alakítani. 💪
⏰ 60 másodperces összefoglaló
Íme egy praktikus ellenőrzőlista a Hat gondolkodási sapka technika alkalmazásához az értekezleteken:
- Készítse elő a terepet: Határozza meg a problémát, és jelöljön ki egy moderátort, aki irányítja az értekezletet.
- Valós idejű együttműködés: Használja a ClickUp Docs szolgáltatást napirendek létrehozásához és megosztásához, így a csapat tagjai az értekezlet előtt és alatt is hozzájárulhatnak a munkához.
- Kalapok kiosztása: Hozzon létre ClickUp feladatokat minden „kalaphoz”, és ossza ki a felelősségi köröket a csapat tagjai között.
- A vita elősegítése: Vegye át az egyes kalapokat, ügyelve arra, hogy minden szempontot figyelembe vegyenek.
- Vizualizálja az ötleteket: Használja a ClickUp Whiteboards alkalmazást az ötletek rögzítéséhez és rendszerezéséhez.
- Visszajelzések gyűjtése: Használja a Feladatok és a Fehér táblák funkciókat a valós idejű visszajelzések és elemzésekhez.
- Összegezze és tegyen lépéseket: Használja a ClickUp feladatlistákat a megvalósítható feladatok kiosztásához.
- Követés és felülvizsgálat: Tervezzen meg követéseket és kövesse nyomon az előrehaladást a ClickUp Dashboards és Calendar View segítségével.
Mi az a hat gondolkodási sapka?
A Hat gondolkodási sapka technika egy strukturált megközelítés, amely több szempontból közelíti meg a problémákat. A Dr. Edward de Bono által kidolgozott technika szerint minden „sapka” egy-egy különböző gondolkodási módot képvisel, és a csapat tagjai ezeket a szerepeket (vagy „sapkákat”) vállalják magukra, hogy irányítsák a döntéshozatalt.
Nézzük meg, mit jelent az egyes kalapok! 🎩
1. Kék kalap
A kék kalap a tervezésről és a vita vezetéséről szól.
A moderátor, aki általában egy vezető vagy menedzser, meghatározza a napirendet, definiálja a problémát és irányítja a beszélgetés menetét. Feladata biztosítani a gondolkodás helyes sorrendjét és összefoglalni a döntéshozók számára a legfontosabb tanulságokat.
2. Zöld kalap
A zöld kalap ösztönzi a kreatív gondolkodást.
Azok, akik ezt a kalapot viselik, eredeti ötletekkel állnak elő, anélkül, hogy a megvalósíthatóság miatt aggódnának. Bár nem minden ötlet azonnal megvalósítható, további vizsgálatuk során több működőképes megoldást eredményezhetnek.
3. Piros kalap
A piros kalap az érzelmeket és az intuíciót jelképezi.
Az ebben a szerepkörben dolgozók ösztönösen kifejezik véleményüket az ötletekről vagy megoldásokról, anélkül, hogy azokat indokolniuk kellene. A lényeg az, hogy hogyan érzik magukat, vagy hogyan reagálnak érzelmileg egy javaslatra.
4. Sárga kalap
A sárga kalap az optimizmusra és a logikára összpontosít.
A gondolkodók itt a javasolt megoldások előnyeit és lehetőségeit keresik. Logikus vizsgálatukkal segítik a kreatív ötletek gyakorlati megvalósítását.
5. Fekete kalap
A fekete kalap a kritikus gondolkodásról és a kockázatok felismeréséről szól.
Azok, akik ezt viselik, azonosítják az ötletek lehetséges hibáit, például az akadályokat vagy gyengeségeket. Rámutatnak arra, mi mehet rosszul és miért.
6. Fehér kalap
A fehér kalap a tényekről szól.
Azok, akik ezt a kalapot viselik, a megbízható adatok gyűjtésére és rendszerezésére koncentrálnak. Ellenőrzik a pontos információkat, és keresik az információhiányokat, hogy segítsék a beszélgetés irányítását.
A projektmenedzsereknek fel kell váltaniuk ezeket a kalapokat, hogy a csapatok alaposan átgondolhassák a kérdéseket, és kiegyensúlyozottabb, hatékonyabb döntéseket hozhassanak.
📖 Olvassa el még: Hat gondolkodási sapka – könyvösszefoglaló a jobb együttműködésért
Hogyan használjuk a Hat gondolkodási sapka technikát az értekezleteken?
A Hat gondolkodási sapka egy hatékony csoportos döntéshozatali technika, amely megváltoztatja a csapat problémamegoldási módszereit.
Íme, hogyan valósíthatja meg ezt lépésről lépésre a ClickUp Meetings segítségével. 💁
Készítse elő a terepet a megbeszéléshez
Kezdje azzal, hogy egyértelműen meghatározza a problémát vagy a döntést, és gondoskodjon arról, hogy mindenki ugyanazon az állásponton legyen.
Ezután jelöljön ki egy moderátort, aki irányítja a beszélgetést és végigvezeti a csapatot az egyes kalapok perspektíváján.
A ClickUp Docs egy intuitív eszköz, amellyel megosztott napirendet hozhat létre a megbeszélés előtt. Létrehozhat egy előre frissített „Heti csapatmegbeszélés” dokumentumot is, amelynek segítségével csapata hatékonyan felkészülhet. Ezután korlátlan számú al-dokumentumot adhat hozzá sorozatként, hogy rögzítse az egyes heti megbeszélések napirendjét.
A ClickUp Agenda Template felvázolja a célokat, témákat és feladatokat, valamint lebontja a teendőket és a cselekvési pontokat. Emellett lehetővé teszi a dokumentumban szereplő feladatok felelősségi körének kiosztását a csapat tagjai között.
Különböző formátumokat hozhat létre, például napirendeket, wikiket és tudásbázisokat, és a struktúrát bármely csapat igényeihez igazíthatja. A Docs valós idejű együttműködési funkciói lehetővé teszik a csapat tagjai számára, hogy együtt szerkesszék a dokumentumokat, egymást címkézzék és megjegyzéseket fűzzenek hozzájuk, így biztosítva, hogy mindenki véleménye megjelenjen a napirenden.
Ezenkívül feladatok, diagramok és egyéb nézetek közvetlenül beágyazhatók a dokumentumba, így a projekt legfontosabb információi azonnal megoszthatók.
✨ Példa: Csapata brainstormingot tart egy termék bevezetésének marketingstratégiáiról. A moderátor a ClickUp Docs segítségével létrehoz egy közös napirendet, amelyben felvázolja a találkozó céljait, témáit és várható eredményeit. A csapat tagjai hozzáadják előzetes ötleteiket, biztosítva ezzel a strukturált kezdést.
💡 Profi tipp: Fontolja meg, hogy az értekezleteket jégtörő feladatokkal vagy gyakorlatokkal kezdje, hogy felpezsdítse alkalmazottait. A beszélgetés érdekes tevékenységekkel való megkezdése elősegíti a kreativitás javulását és ösztönzi az innovációt a gondolkodási folyamatban.
Mutassa be az egyes kalapokat és azok rendeltetését
Mielőtt a csapat tagjainak kiosztaná a kalapokat, magyarázza el az egyes kalapok célját, hogy mindenki megértse a saját szerepét.
A ClickUp Tasks egyszerű módszert kínál a Hat gondolkodási sapka szervezéséhez.
Kezdje azzal, hogy létrehoz egy feladatlistát, amelyben minden kalap egy-egy feladatot jelent. Adjon hozzá egy rövid leírást, amely elmagyarázza az egyes kalapok szerepét. Például a Fehér Kalap feladata lehet: „Összpontosítson a tények összegyűjtésére és az információhiányok azonosítására”. Ezzel az egyes kalapok célja egyértelművé és könnyen hivatkozhatóvá válik.
Miután a feladatok készen állnak, ossza ki őket a csapat tagjai között. A szerepeket az egyéni erősségekhez igazíthatja, vagy keverheti őket, hogy új perspektívákat ösztönözzön.
A fókusz megtartása érdekében minden szerepkörhöz rendeljen alfeladatokat. Ezek lehetnek releváns információk kutatása, kreatív ötletek kidolgozása vagy a kockázatok és kihívások felsorolása.
Ezenkívül a Docs-ot is összekapcsolhatja ezekkel a feladatokkal, hogy minden egy helyen legyen.
✨ Példa: Egy terméktervezési megbeszélés során a csapat a legkreatívabb gondolkodójának adja a zöld kalapot, hogy innovatív ötleteket generáljon, míg a fekete kalapot egy részletekre figyelő, hibák felismerésében kiváló személy kapja.
💡 Profi tipp: Kezdje kicsiben, egyszerre csak egy kalapot vezessen be, hogy ne terhelje túl a csapatot. Fokozatosan váltsa fel a kalapokat, hogy mindenki megszokja a különböző gondolkodási perspektívákat.
A kalapok segítségével könnyítse meg a megbeszélést
Haladjon végig szisztematikusan az egyes kalapokon, hagyva időt a különböző perspektívákból történő megbeszélésre.
Edward De Bono azt javasolja, hogy minden résztvevőnek egy percet szánjon egy-egy kalapra, hogy mindenki hozzájárulhasson a munkához. A moderátornak irányítania kell a csoportot, és a jelenlegi kalapra kell összpontosítania.
A legjobb, ha a találkozót menet közben dokumentálja.
A ClickUp Whiteboards dinamikus módszert kínál a megbeszélések vizuális ábrázolására és ötletek táblájának létrehozására, elősegítve az együttműködést.
A virtuális vászonként működő táblák megkönnyítik a brainstormingot, a jegyzetek megosztását és a koncepciók vizualizálását. Ideálisak olyan megbeszélésekhez, ahol különböző nézőpontokat kell összehangolni.
A csapat tagjai könnyedén vázolhatják ötleteiket, alakzatokat adhatnak hozzá és vizuálisan összekapcsolhatják a pontokat, így mindenki ugyanazon az oldalon maradhat.
✨ Példa: A költségvetés-tervezési ülésen a csapat a Sárga Kalapot használja a költségmegtakarítási lehetőségek kiemelésére. Ezeket az ötleteket egy táblára írják fel, vizuálisan összekapcsolva az optimista betekintéseket és a legjobb esetben elképzelhető forgatókönyveket a megvalósítható tervekkel. A Fekete Kalap ezután értékeli a potenciális kockázatokat, például a költségvetés túllépését, amelyet szintén áttekinthető módon feltérképeznek.
📖 Olvassa el még: A 16 legjobb digitális táblaszoftver
Visszajelzések gyűjtése és rendszerezése
Az információk gyűjtéséhez számos módszert alkalmazhat, például felméréseket, valós idejű visszajelzési eszközöket és értekezlet utáni beszámolókat. Az összegyűjtött válaszokat kategorizálja és számszerűsítse, hogy azonosítsa a trendeket és a legfontosabb megállapításokat.
Ossza meg az összefoglaló jelentést az összes résztvevővel, hogy elősegítse az átláthatóságot és a nyílt párbeszédet.
✨ Példa: A csapat tagjai visszajelzést adnak a kijelölt feladataikról, miután megvitatták az egyes kalapokat. A moderátor fehér táblákat használ, hogy csoportosítsa a hasonló ötleteket, és azonosítsa az ismétlődő témákat, mint például a „digitális hirdetések bővítése” vagy a „befolyásos személyekkel való partnerségbe való befektetés”.
A megbeszélés során jegyzeteket is készíthet, vagy fehér táblákat használhat, hogy a vita során minden kalapból származó ötleteket rögzítsen. Ez elősegíti az ötletek generálását és a későbbi összefoglalás előkészítését.
💡 Profi tipp: Használja a kék kalapot (amely a gondolkodási folyamatot irányítja) a kalapok közötti átmenetek irányításához. A moderátor biztosíthatja, hogy a megbeszélések zökkenőmentesen folyjanak, és hogy a megfelelő gondolkodási mód a megfelelő időben kerüljön alkalmazásra, így a folyamat strukturált marad.
A hatékony visszajelzések gyűjtéséhez használja a ClickUp Assign Comments és a Whiteboards eszközöket. Ezek az eszközök valós idejű együttműködést tesznek lehetővé, megkönnyítve a csapat tagjai számára a gondolatok megosztását és a részletes visszajelzések megadását.
A feladatokhoz hozzászólások hozzáadásával ösztönözheti a visszajelzéseket, lehetővé téve a csapat tagjainak, hogy megosszák gondolataikat, kérdéseket tegyenek fel és másokat is bevonjanak további hozzászólásokkal.
Hasonlóképpen, a fehér táblák segítenek a csapatoknak a visszajelzéseket kreatívabban lebontani. Összekapcsolhatja az ötleteket és véleményeket, hogy mélyrehatóan elemezze a visszajelzéseket, és eldöntse, mit érdemes alkalmazni.
📖 Olvassa el még: A következtetés létrájának megértése a jobb döntések érdekében
Összegezze és döntse el a következő lépéseket
A megbeszélés végén a moderátornak össze kell foglalnia az egyes kalapokhoz tartozó legfontosabb pontokat.
Ez az összefoglaló segít a csapatnak megalapozott döntéseket hozni és a kollektív hozzájárulás alapján megegyezni a következő lépésekről vagy intézkedésekről. Itt a ClickUp Brain segítségével összefoglalhatja a dokumentumokat.
Az értekezlet után használja a ClickUp feladatlistákat, hogy cselekvési pontokat hozzon létre és konkrét feladatokat osszon ki a csapattagoknak. A nagy feladatokat cselekvési pontokra bonthatja, feladatokat oszthat ki és határidőket állíthat be, így könnyen nyomon követheti az előrehaladást és biztosíthatja a felelősségre vonhatóságot.
Ezen felül a feladatok fontossági sorrendjét drag-and-drop funkcióval állíthatja be, ami megkönnyíti a hatékony kiigazításokat, ha a prioritások változnak.
A feladatok listáján belül alfeladatokat is létrehozhat, ami ideális a több lépésből álló komplex feladatokhoz.
✨ Példa: Egy új termék bevezetése kapcsán a moderátor összefoglalja a megbeszélést: „Három hirdetési stratégiát fogunk tesztelni a Zöld Kalap ötletei alapján, a Sárga Kalap által kidolgozott részletes tervekkel.” A ClickUp feladatok frissülnek a határidőkkel, és kiosztásra kerülnek a marketingcsapat tagjainak.
Követés és felülvizsgálat
Az értekezlet után tervezzen be egy követő ülés, hogy áttekintse a cselekvési pontok előrehaladását. Ez biztosítja a felelősségvállalást és támogatja a döntéshozatali folyamat folyamatos javítását.
Ezután használja a ClickUp Dashboards eszközt az információk összefoglalásához és a következő lépések meghatározásához az egyes kalapok visszajelzései alapján. Ez az eszköz segít a csapatnak valós időben összefoglalni az összes összegyűjtött információt.
Emellett értékelhetik az egyes kreatív kalapok alatt hozott intézkedéseket, és felmérhetik a döntések előrehaladását és hatékonyságát.
A testreszabható widgetek, például a feladatlisták, diagramok és teljesítménymutatók segítségével a műszerfalak rendezett vizuális formátumot biztosítanak a csapat feladatait, az állapotfrissítéseket és a projekt általános előrehaladását nyomon követéséhez.
Végezze el ezeket az értékeléseket hetente vagy havonta, a projekt követelményeitől függően.
Ehhez használhatja a ClickUp naptár nézetet. Tekintse át az összes feladatát naptár formátumban, hogy átfogó képet kapjon. Ezenkívül emlékeztetőket állíthat be a nyomon követésekhez és az áttekintő üléseken, így nem marad le egyetlen határidőről sem.
⚙️ Bónusz: Fedezze fel más mentális modelleket is, mint például az Eisenhower-mátrix a prioritások meghatározásához vagy az alapelvekre épülő gondolkodásmód a komplex problémák megoldásához. A különböző modellek kombinálásával szélesebb perspektívát nyerhet és javíthatja döntéshozatali képességeit.
A Hat gondolkodási sapka technika előnyei
A Hat gondolkodási sapka technika hatékonyabbá, koncentráltabbá és élvezetesebbé teszi az értekezleteket. Segít átgondolni a brainstorminghoz való hozzáállását. Nézzük meg néhány további előnyét! 👀
- Ösztönzi a laterális gondolkodást: Olyan környezetet teremt, ahol mindenki bátorítva van arra, hogy nem hagyományos ötleteket vizsgáljon meg, és a problémákat új, kreatív szemszögből közelítse meg.
- Javítja a munkatársak közötti kommunikációt: mivel minden csapattag a „kalapja” alapján egy meghatározott szerepet tölt be, mindenki kifejezheti a gondolatait, ami csökkenti a félreértéseket és teret ad a kiegyensúlyozott véleménynyilvánításnak.
- Javítja a döntéshozatalt: A problémát különböző perspektívákból közelíti meg, lehetővé téve a csapat tagjainak, hogy különböző betekintéssel járuljanak hozzá, új ötleteket vetessenek fel és mélyebbé tegyék a megbeszéléseket.
- Csökkenti az elfogultságot: Mivel a döntéshozatali folyamat nem ugyanazon a nézőponton alapul, minimalizálja a személyes elfogultságot.
- Fokozza a szervezet növekedését: Az erős, átgondolt döntéshozatali stílusok jobb idő- és erőforrás-kihasználáshoz, valamint nagyobb termelékenységhez vezetnek, ami mind a rövid távú sikert, mind a hosszú távú növekedést elősegíti.
📖 Olvassa el még: Mi a különbség a konvergens és a divergens gondolkodás között?
A hat gondolkodási sapka technika kritikája és korlátai
Bár a Hat gondolkodó kalap módszert széles körben dicsérik a strukturált, kreatív megbeszélések elősegítése miatt, nem mentes a kritikától és a korlátoktól.
Vizsgáljuk meg ezeket részletesen.
⚠️ Időigényes folyamat lehet
A Hat gondolkodási sapka használata időigényes lehet, ami a résztvevők fáradtságához vezethet.
Annak érdekében, hogy a foglalkozások ne legyenek túl hosszúak és túlterhelőek, ossza fel a folyamatot rövidebb szakaszokra, rendeljen minden kalapot egy adott időszakhoz, és állítson be szigorú időkorlátot. Ösztönözze a moderátorokat, hogy a vitákat tömörre fogják, és csak az egyes nézőpontok lényeges aspektusaira koncentráljanak.
⚠️ A résztvevőket nehéz helyzetbe hozhatja
Egyes résztvevők kényelmetlenül érezhetik magukat, ha olyan kalapot kell viselniük, amely ellentétes a természetes gondolkodásmódjukkal. Segíthet nekik abban, hogy könnyebben érezzék magukat, ha a foglalkozás előtt elmagyarázza az egyes kalapok szerepét, és példákat hoz fel az egyes perspektívák alkalmazására.
A ClickUp Tasks lehetővé teszi a résztvevőknek, hogy először a számukra legkényelmesebb kalapot válasszák, majd a szerepeket felváltva fokozatosan megismerkedjenek az ismeretlen perspektívákkal.
⚠️ Egyes személyek dominálhatják a megbeszéléseket
Az egyének visszaélhetnek a módszerrel, hogy uralják a megbeszéléseket, és ezzel gátolják a csapat együttműködését. Ezért a moderátor közvetíthet a megbeszélés során, elismerve minden résztvevő hozzászólását, csökkentve a visszaélés valószínűségét és elősegítve a kiegyensúlyozott megközelítést.
⚠️ Lehet, hogy hiányoznak a technikai ismeretek
A módszer mélyreható szakértelmet igénylő helyzetekben figyelmen kívül hagyhatja a technikai ismereteket.
Olyan helyzetekben, amelyek technikai vagy speciális ismereteket igényelnek, vonjon be szakértőket, hogy további betekintést nyújtsanak.
A ClickUp segítségével feladatokat rendelhet a témában jártas szakértőkhöz, szakértői véleményeket adhat hozzá közvetlenül a megjegyzésekhez vagy feladatokhoz, és integrálhatja más eszközökkel, például a Google Naptárral vagy a Zoommal a valós idejű együttműködés érdekében.
Teljesítse elvárásait a ClickUp segítségével
A Hat gondolkodási sapka technika strukturált, dinamikus megközelítést kínál a problémamegoldáshoz és a döntéshozatalhoz. A gondolkodás hat metaforikus sapkára való felosztása biztosítja, hogy minden szempontot megvizsgáljanak és az ötleteket teljes mértékben kidolgozzák.
A legjobb rész? A Hat gondolkodási sapka technika a párhuzamos gondolkodást testesíti meg, olyan keretrendszerrel, amely lehetővé teszi, hogy mindenki egyszerre összpontosítson a probléma egy adott aspektusára, így biztosítva a hatékonyabb együttműködési gondolkodási folyamatot.
Ennek a módszernek a ClickUp-ba való integrálásával könnyebbé válik a különböző perspektívák kezelése. Egy helyen szervezheti a feladatokat, állíthat be határidőket és követheti nyomon az előrehaladást.
Regisztráljon még ma ingyenesen a ClickUp-ra!