Hogyan adjunk negatív visszajelzést: több mint 30 példa, hogy jól csinálja

Sokunk számára kihívást jelent, hogy valakinek valóban konstruktív negatív visszajelzést adjunk. Nehéz megtalálni a megfelelő egyensúlyt az őszinteség és a bátorítás között, különösen akkor, ha azt szeretnénk, hogy szavaink pozitív változást eredményezzenek, és ne védekező magatartást váltsanak ki.

Ebben a blogban több mint 30 negatív visszajelzés példát osztunk meg, hogy segítsünk Önnek produktív és ösztönző visszajelzéseket adni. Akár HR-szakember, csapatvezető vagy menedzser, megtanulhatja, hogyan alakíthatja a kényes visszajelzéseket fejlődési lehetőségekké – anélkül, hogy kényelmetlen helyzetbe kerülne.

Készen áll arra, hogy a visszajelzéseket titkos fegyverévé tegye? Kezdjük el!

Miért fontos a negatív visszajelzés?

Senki sem szereti a negatív visszajelzéseket adni vagy kapni. De ez olyan, mint a spenót a munkahelyen: nem mindig a legfinomabb, de elengedhetetlen a fejlődéshez. Akár HR-szakember, csapatvezető vagy menedzser vagy, a negatív visszajelzések hatékony használatának ismerete csodákat tehet.

A negatív visszajelzések típusai

Mielőtt megnéznénk, miért fontos ez, beszéljünk a két fő típusról:

Korrekciós visszajelzés

Ez a „Hé, ezt meg kell oldanunk” típusú visszajelzés. Konkrét viselkedésmódokra vagy cselekedetekre vonatkozik, amelyeken javítani kell. Gondoljon rá úgy, mint amikor a GPS-e rossz kanyar után azt mondja: „Útvonal újraszámítása”.

Fejlesztő visszajelzés

Ez a hosszú távú fejlődésre összpontosít. Olyan, mintha valakinek megadnánk azokat az eszközöket, amelyekre szüksége van ahhoz, hogy idővel jobbá váljon, és nem csak a közvetlen problémákat javítanánk ki. Inkább olyan, mintha valakit maratonra készítenénk fel, és nem csak azt mondanánk neki, hogy kösse be a cipőjét.

Miért fontos a negatív visszajelzés?

Nem arról van szó, hogy mutogassunk ujjal vagy rossz érzést keltsünk valakiben, hanem arról, hogy jobb teljesítményre ösztönözzük őket. Íme, miért fontos ez:

Tisztázza az elvárásokat

Ha az emberek nem tudják, hogy valamit rosszul csinálnak, hogyan tudják azt kijavítani? Például, ha egy alkalmazott folyamatosan elmulasztja a határidőket, a korrekciós visszajelzés segít neki megérteni, hogy mit várnak tőle és miért fontos ez. Ezen egyértelműség nélkül továbbra is ugyanazt a falat ütközné.

Növeli a felelősségvállalást

A konstruktív visszajelzés arra ösztönzi az embereket, hogy vállaljanak felelősséget tetteikért. Tegyük fel, hogy egy marketingmenedzser kampányai nem teljesítenek jól. Ha rámutatunk a konkrét javítandó területekre – például a helytelen célközönség-megcélzásra –, akkor nagyobb eséllyel vállalnak felelősséget és hajtanak végre változásokat.

Növeli a motivációt (meglepő módon!)

Higgye vagy ne, egyes alkalmazottak értékelik a negatív visszajelzéseket – különösen, ha azok megoldást is tartalmaznak. Képzelje el, hogy egy ügyfélszolgálati munkatársnak megmondja, hogy javítania kell a vevőkkel való kommunikációján, majd szerepjátékos gyakorlatokkal segít neki a fejlődésben. Hirtelen ez már nem csak kritika, hanem a személyes és szakmai fejlődés kulcsa.

A vezető szerepe a negatív visszajelzésekben

A helyzet a következő: a visszajelzés adása olyan, mint egy kétélű kard használata. De egy vezető számára ez továbbra is az egyik legfontosabb eszköz a teljesítmény és a fejlődés ösztönzéséhez. Nem csak a hibák rámutatásáról van szó, hanem a csapat irányításáról is, hogy javuljon és sikeres legyen.

A hatékony kritikus visszajelzés segít egyértelmű elvárásokat meghatározni, felelősségre vonni a munkavállalókat és útmutatást adni a fejlődéshez. Enélkül a munkavállalók nem tudják, hol vannak hiányosságaik, ami stagnáláshoz és frusztrációhoz vezethet.

Ha konstruktív módon adja, a negatív visszajelzés bizalmat és átláthatóságot is épít, megmutatva, hogy elkötelezett a munkatársai fejlődése iránt. Röviden: azok a vezetők, akik átgondolt, időszerű visszajelzéseket adnak, folyamatos fejlődés kultúráját teremtik meg, és erősebb, rugalmasabb csapatokat hoznak létre.

Példák negatív visszajelzésekre

Negatív visszajelzés – ijesztően hangzik, igaz? De nem kell, hogy az legyen! Ha helyesen adsz negatív visszajelzést, az inkább egy lökés a helyes irányba, mint kemény kritika.

Nézzünk meg néhány egyszerű és praktikus negatív visszajelzés példát.

Menedzserként valószínűleg már volt része olyan visszajelzésekben, amelyeket nem volt könnyű megemészteni. Íme néhány valós példa alkalmazotti visszajelzésekre, amelyek megkönnyítik a dolgot:

„Hé, észrevettem, hogy nem tartottuk be a múlt heti határidőt. Gondoljuk át, hogyan oszthatnánk fel ezt a projektet kisebb feladatokra, hogy legközelebb tartani tudjuk a határidőt.”

„A karácsonyi kampány teljesítményjelentése nem volt olyan egyértelmű, mint lehetett volna. Mi lenne, ha a következő alkalommal a jobb érthetőség érdekében javítanánk a szerkezetén?”

„Az utóbbi időben csökkenést tapasztaltam a termelékenységedben. Van valami, ami gondot okoz? Találjunk ki néhány stratégiát, hogy visszatérjünk a normális kerékvágásba.”

„Minden rendben van? Észrevettem, hogy mostanában sokat vagy távol, és ez kezd hatással lenni a csapatra. Keressünk egy megoldást, hogy biztosíthassuk a rendszeresebb jelenlétet.”

„Néhány hiba csúszott a jelentéseidbe. Koncentráljunk a pontosságra, és készítsünk egy ellenőrző listát, hogy ezeket a hibákat még a benyújtás előtt kiszűrjük.”

„A benyújtott PR-cikk hiányosnak tűnik. Hívjuk fel egymást, hogy megbizonyosodjunk arról, hogy a cikk minden fontos pontot tartalmaz.”

„Úgy tűnik, hogy az utóbbi időben kissé elvonultál a megbeszéléseken. Szeretném, ha aktívabban részt vennél, mert a hozzászólásaid értékesek a csapat számára. Személy szerint mindig várom, hogy mit fogsz mondani.”

„Szia, észrevettem, hogy az e-mail szövege jelenleg Georgia betűtípussal van írva. Kérlek, frissítenéd a szövegben szereplő betűtípusok egyikére? Köszönöm!”

Visszajelzést adni a vezetőjének? Igen, ez is fontos! Nem csak egyirányú utca ez.

„Néha nehezen tudom eldönteni, mely feladatoknak kell prioritást adnom. Lehetne-e egyértelműbbé tenni a projekt céljait, hogy jobban tudjak koncentrálni?”

„Szeretném önállóan vállalni az új robotikai projektet. Megértem az ütemtervvel kapcsolatos aggályokat, és elkötelezett vagyok a várakozásoknak megfelelő teljesítés iránt. Heti frissítési telefonhívásokkal gondoskodom arról, hogy folyamatosan tájékoztassam Önt a haladásról.”

„Nehézséget okoz számomra a szükséges forrásokhoz való hozzáférés. Együtt tudnánk megoldásokat vagy jobb eszközöket találni?”

„Észrevettem, hogy több feladatot végzek el, mint a kollégáim. Átértékelhetnénk a munkaterhelést, hogy biztosak lehessünk abban, hogy minden kiegyensúlyozott? Nem szeretném, ha én lennék a csapat szűk keresztmetszete.”

„Szeretnék rendszeresebb visszajelzéseket kapni a munkámról. Ez segít nekem a helyes úton maradni és tudni, mit kell javítanom.”

„Az utóbbi időben kissé elbátortalanodtam, mivel munkám ritkán kap elismerést. Ezért nagyszerű lenne, ha adnál néhány tippet, hogyan tudnék jobban kiemelkedni. Azt is szeretném megtudni, hogy van-e itt valamilyen jutalmazási és elismerési program, és hogyan tudnék arra jogosulttá válni.”

„A múlt pénteken elküldött e-mail nem adja át megfelelően a briefet. Segítene nekem egy részletesebb brief elkészítésében, hogy elkerüljük a kampányban a félreértéseket?”

Néha a visszajelzések a csapaton belülről érkeznek. Íme, hogyan tudnak a kollégák konstruktív kritikát adni anélkül, hogy kellemetlen helyzetet teremtenének:

„Észrevettem, hogy egyedül dolgozol olyan feladatokon, amelyeken együtt kellene együttműködnünk. Remélem, nem azt a benyomást keltettem, hogy neked kell elvégezni az összes nehéz munkát. Mit szólnál ahhoz, ha gyakrabban egyeztetnénk, hogy a munkát méltányosan osszuk el?”

„Hé, észrevettem, hogy az utóbbi időben kissé negatívak a megjegyzéseid a megbeszéléseken. Ez hatással van a csapat hangulatára. Megpróbálhatnánk pozitívabb hangnemet használni?”

„Hé, észrevettem, hogy az utolsó leadási határidőn párszor nem tartottad be a határidőt. Van valami, amiben én vagy a csapat többi tagja segíthet? Szólj, ha bármilyen problémád van a jelenlegi munkafolyamattal kapcsolatban.”

„Mint tudod, ma kritikus érdekelt felek találkozója volt. Tegnap próbáltalak felhívni és SMS-t küldeni, mert szükségem volt néhány fontos adatra a prezentációhoz, de nem voltál az irodában. Kérlek, legközelebb előre jelezd, ha nem vagy elérhető, hogy jobban meg tudjuk tervezni a munkánkat.”

„Láttam, hogy változtatásokat hajtott végre a prezentációban, amin dolgozom. Értékelem az ötleteit, de jobb lett volna, ha megosztotta volna velem őket, ahelyett, hogy módosította a prezentációt. A jövőben szeretnék szorosabban együttműködni Önnel, hogy biztosítsuk az összhangot és elkerüljük az átfedéseket.”

„Észrevettem, hogy ritkán szólsz hozzá a brainstorming üléseken. Nyugodtan tegyél fel kérdéseket vagy javasolj ötleteket a kampányhoz. Biztos vagyok benne, hogy hozzájárulásod valódi értéket fog hozzáadni!”

„Észrevettem, hogy a közösségi média jelentés, amin dolgozol, még a múlt héten óta függőben van. Találkozzunk ma, hogy megértsük, hogyan tudjuk felgyorsítani ennek a feladatnak és a következő feladatoknak a folyamatát.”

Az ügyfelek is adnak visszajelzéseket – ezek néha nem túl kedvesek, de hasznosak a termék vagy szolgáltatás minőségének javításához.

„A képviselő, akivel beszéltem, nem volt segítőkész. Jobban vártam a vállalatától. ”

„10-es méretet rendeltem, de 8-as méretet kaptam. Kérem, intézze el a cserét vagy a visszatérítést!”

„A csapatod túl sokáig tartott, mire reagált a problémámra. Remélem, legközelebb gyorsabban reagálnak.”

„A weboldalukon az áll, hogy a termékükhöz ingyenes próbaidőszak tartozik. Amikor azonban a próbaidőszakot választottam, fizetnem kellett. Kérem, dokumentálják jobban az árakat és az ingyenes próbaidőszak folyamatát, hogy az emberek ne keverjék össze a dolgokat.”

„Miután jelentettem a problémámat, senki sem foglalkozott vele. A jobb kommunikáció javítaná az ügyfél-elégedettséget.”

„A weboldal felhasználói élménye túl bonyolult, és nehéz megtalálni, amit keresek. A design egyszerűsítése javítaná a használhatóságot.”

„A kapott termék hibás volt, és ez már a második alkalom, hogy ez történik. Nagyon hálás lennék, ha segítenének a visszatérítésben, és megpróbálnák javítani a minőséget a jövőbeli vásárlók számára.”

Néha az egész csapatnak kell visszajelzést adnia. Íme néhány példa, amely segít Önnek ezekben a helyzetekben:

„Észrevettem, hogy az utóbbi időben romlott a csapatmunka és az együttműködés ebben a csapatban. Tegyünk egy pontot arra, hogy többet kommunikáljunk és együtt dolgozzunk a céljaink elérésén.”

„A csapat problémamegoldási megközelítése az utóbbi időben kissé kiszámítható volt. Szeretnék több kreatív megoldást látni a brainstorming üléseken.”

„A csapat teljesítménye az elmúlt negyedévben visszaesett. Határozzuk meg, hol vannak a szűk keresztmetszetek, és hogyan tudunk javulni.”

„Néhány határidőt nem tartottunk be, és szerintem ez a nem egyértelmű prioritásoknak köszönhető. Határozzunk meg néhány konkrétabb célt, hogy a terv szerint haladjon a munka.”

„Csökkent a morál. Ha valami nem működik jól, szeretném, ha elmondanád, hogy csapatként megoldhassuk a problémát.”

A ClickUp sablonok használata a jobb visszajelzések érdekében

Legyünk őszinték: visszajelzést adni ijesztő lehet. De a megfelelő visszajelzési eszközökkel ez könnyebbé válik. A ClickUp alkalmazott visszajelzési sablonja strukturáltságot és egyértelműséget hoz a visszajelzések gyűjtésébe.

Töltse le ezt a sablont

Így segíti ez a sablon a csapat visszajelzési tapasztalatainak javítását:

Ez a sablon segít Önnek az összes választ egy központi helyen rendszerezni. Egyszerűsíti a nyomon követést és segít Önnek az időbeli minták nyomon követésében, hogy támogassa csapata folyamatos fejlődését.

Ha pedig eljön az ideje egy hivatalosabb értékelésnek, nézd meg a ClickUp teljesítményértékelési sablonját. Ez megkönnyíti a munkavállalók visszajelzésének folyamatát, és biztosítja, hogy minden fontos területet lefedjen, az eredményektől a fejlesztendő területekig.

A negatív visszajelzés nem egy nagy, ijesztő szörnyeteg. Csak egy eszköz a fejlődéshez. Legyen szó vezető-alkalmazott, munkatárs-munkatárs vagy akár ügyfél visszajelzésről, a cél mindig ugyanaz: a fejlődés.

Hogyan adhatunk negatív visszajelzést konstruktív módon?

HR-szakemberek, csapatvezetők és menedzserek számára a kulcs nem csak az, hogy mit mondanak, hanem az is, hogy hogyan mondják. Nézzük meg, hogyan lehet konstruktív módon negatív visszajelzést adni az alkalmazottaknak, és hogyan tehetik a ClickUp-hoz hasonló eszközök a folyamatot zökkenőmentesebbé, hatékonyabbá és produktívabbá.

Fókuszáljon a viselkedésre, ne a személyre

Válassza szét az egyént a cselekvéstől. Ahelyett, hogy azt mondaná: „Te mindig rendezetlen vagy”, mondja inkább: „A projektfájlok nem voltak megfelelően rendszerezve, ami késedelmet okozott”. Így a visszajelzés kevésbé tűnik személyes támadásnak.

Legyen megoldásorientált

Kínáljon megvalósítható lépéseket a javuláshoz. Például, ha egy alkalmazott nem tartja be a határidőket, javasoljon időgazdálkodási eszközöket vagy technikákat, amelyek segítenek neki a terv betartásában.

Vonja be a munkavállalót a megoldásba azzal a kérdéssel, hogy „Mit gondol, mi segíthetne abban, hogy következetesebben tartsa a határidőket?”

Kövesse nyomon és nyújtson támogatást

A visszajelzés nem ér véget a beszélgetéssel. Nyújts folyamatos támogatást és kövesse nyomon a fejleményeket. Ezzel megmutatja a visszajelzés címzettjének, hogy elkötelezett a fejlődése iránt, és nem csak a hibáira mutat rá.

Használja a ClickUp alkalmazást a negatív visszajelzések nyomon követésére és kezelésére.

A ClickUp számos olyan funkciót kínál, amelyekkel a visszajelzések kezelése és nyomon követése nemcsak egyszerű, hanem hatékony is lesz. Íme, hogyan használhatja a ClickUp eszközeit a konstruktív negatív visszajelzések művészetének elsajátításához:

Visszajelzések gyűjtésére szolgáló űrlapok

A ClickUp Forms segít strukturált módon összegyűjteni a csapat tagjainak vagy ügyfeleinek visszajelzéseit. Ez lehetővé teszi, hogy az összes visszajelzést egy helyen gyűjtsd össze, így biztosan nem maradsz le semmilyen fontos információról.

Használja a ClickUp visszajelzési űrlap sablonját, hogy egyedi űrlapokat hozzon létre, amelyek konkrét visszajelzési területeket céloznak meg, például teljesítmény, kommunikáció vagy csapatmunka. Így hatékonyabban szűrheti és kezelheti a visszajelzéseket.

Dokumentumok a visszajelzések egy helyen történő összeállításához

A ClickUp Docs segítségével összesítheti az összes visszajelzést egy könnyen hozzáférhető dokumentumban. Használja arra, hogy nyomon kövesse az egyes alkalmazottakra vagy projektekre vonatkozó visszajelzéseket, így könnyen hivatkozhat a korábbi megbeszélésekre a teljesítményértékelések vagy a nyomon követések során.

Feladatok és célok a visszajelzések alapján történő cselekvéshez

A ClickUp Tasks segítségével a visszajelzéseket megvalósítható feladatokká alakíthatja. A visszajelzés megadása után hozzon létre egy célt a ClickUp Goals segítségével, amelyben világos cselekvési pontokat határoz meg a munkavállaló számára. Kövesse nyomon az előrehaladást, és rendszeresen ellenőrizze a munkavállalót, hogy felelősségteljesen végezzék munkájukat.

ClickUp Brain visszajelzések írásához

A visszajelzéshez megfelelő szavak megfogalmazása néha nehéz lehet. A ClickUp Brain segítségével gondosan megfogalmazott, konstruktív visszajelzéseket írhat. Ez a funkció segít abban, hogy visszajelzéseit megoldásorientált és nem konfrontatív módon fogalmazza meg.

Csevegő nézet alkalmi visszajelzésekhez

Néha a visszajelzésnek nem kell formálisnak lennie. A ClickUp Chat View funkciójával gyors, kötetlen beszélgetéseket folytathat kisebb visszajelzésekről. Ez csökkenti a formális megbeszélések nyomását és biztosítja a kommunikáció zavartalan folytatását.

Egyedi mezők a különböző visszajelzési területek megkülönböztetéséhez

Használja a ClickUp egyéni mezőit, hogy visszajelzéseket kategóriák szerint címkézzen, például kommunikáció, időgazdálkodás vagy csapatmunka. Ez megkönnyíti a visszajelzések szűrését és kezelését a követő megbeszélések során.

Jegyzettömb gyors jegyzetekhez

A ClickUp Notepad tökéletes gyors jegyzetek vagy teendők feljegyzésére visszajelzés közben. Nincs többé kapkodás, hogy emlékezzen arra, miről beszéltek!

A ClickUp használatának előnyei a visszajelzési kultúra elősegítésében

A konstruktív kritika kultúrájának kialakítása időbe telik, de a ClickUp segítségével ez sokkal könnyebbé válik. Íme néhány fontos előnye a ClickUp használatának a visszajelzések kezelésében:

Negatív visszajelzések adása során elkerülendő kihívások és buktatók

A negatív és konstruktív visszajelzések adása nem feltétlenül olyan, mintha egy cápákkal teli medence felett kötéltáncolna! Ha jól csinálja, javíthatja a teljesítményt, inspirálhatja a fejlődést és erősebb kapcsolatokat építhet. De ha rosszul adja át, az katasztrófához vezethet.

Tehát, nézzük meg, hogyan lehet megbirkózni a konstruktív visszajelzés adásának kihívásaival, és elkerülni néhány gyakori buktatót.

A rosszul megfogalmazott visszajelzések sötét oldala

Lássuk be: senki sem szereti a negatív visszajelzéseket, amikor azok úgy hatnak, mintha hasba vágnák. Íme, mi történhet, ha nem konstruktív módon adja át visszajelzését:

Hogyan javíthatja visszajelzési készségeit?

Most, hogy már tudjuk, mit nem szabad tenni, koncentráljunk arra, mit kell tenni, amikor negatív visszajelzést adunk.

A kulturális különbségek kezelése a visszajelzésekben

Itt lesznek kissé bonyolultabbak a dolgok – a különböző kultúrákban eltérő módon kezelik a visszajelzéseket. Ami az egyik embernek beválik, a másiknak nem feltétlenül, ezért fontos figyelni ezekre a finom különbségekre.

A negatív visszajelzéseket növekedési lehetőségekké alakítsa

A hatékony negatív visszajelzés elengedhetetlen a fejlődés elősegítéséhez és a teljesítmény javításához. Akár a határidők be nem tartását, kommunikációs problémákat vagy egyéb teljesítménybeli hiányosságokat tárgyalja a csapatértekezleteken, használjon konkrét példákat, tartson fenn pozitív hozzáállást, és kínáljon megvalósítható megoldásokat.

A visszajelzések mellé pozitív megerősítések beépítése is biztosítja, hogy a beszélgetés támogató jellegű maradjon. A csapatmegbeszélések ideális keretet nyújtanak a pozitív és negatív visszajelzések egyensúlyának megteremtéséhez, így átfogó megközelítés alakítható ki.

Ne kerülje el a negatív visszajelzések adását, hanem sajátítsa el a visszajelzés művészetét. A helyes beavatkozás megerősíti csapatát.

Regisztráljon a ClickUp-ra, hogy magasabb teljesítményt érjen el, miközben megőrzi a pozitív, nyitott munkakultúrát.