Az egyik csapattagod, Ashley, szívét-lelkét beleadta egy prezentációba, de nem tudta jól előadni. Mint vezetője, egyszerűen rámutathatnál arra, mi nem sikerült, vagy elismerhetnéd az erőfeszítéseit, miközben visszajelzést adsz neki. Míg az előbbi megközelítés valószínűleg elkedvetleníti Ashley-t, az utóbbi motiválja őt, hogy legközelebb jobban teljesítsen.
A visszajelzés szendvics módszer lényege: folyamatos fejlődés.
Ez a megközelítés a konstruktív visszajelzések erejét használja fel a készségfejlesztés felgyorsítására és arra, hogy a munkavállalók jobban megértsék a munkahelyi elvárásokat.
Menedzserként vagy vezetőként elengedhetetlen, hogy gondoskodjon arról, hogy a visszajelzések következetesek és konstruktívak legyenek. A visszajelzés szendvics módszer egy hatékony eszköz, amely segít Önnek átgondolt módon konstruktív visszajelzéseket adni.
Ez a cikk elmagyarázza a visszajelzés szendvics módszert, annak fontosságát és használatát.
A visszajelzés szendvics megértése
A visszajelzés szendvics, más néven „dicséret szendvics”, egy visszajelzési technika, amelynek során két réteg pozitív visszajelzés között konstruktív kritikát adunk.
A módszer az egyén erősségeinek vagy eredményeinek elismerésével kezdődik, hogy pozitív hangulatot teremtsen. Ezt konstruktív visszajelzés követi, majd egy újabb pozitív kijelentéssel zárul, hogy megerősítse az egyén értékét és potenciálját. A záró pozitív megjegyzés biztosítja, hogy a címzett motivált legyen a tanulásra és a fejlődésre.
A visszajelzés szendvics bizalmat teremt és kényelmes környezetet alakít ki. Emellett arra ösztönzi az alkalmazottakat, hogy nyitottabbak legyenek a konstruktív kritikára, és a jövőben akár proaktívan kérjenek visszajelzést.
Tudta? A módszer neve „visszajelzés szendvics”, mert a pozitív dicséretek a kenyér, a negatív visszajelzések pedig a töltelék.
A visszajelzés szendvics módszer előnyei és hátrányai
A visszajelzés szendvics módszer az utóbbi időben sok negatív figyelmet kapott. Számos vezető azzal érvel, hogy a pozitív visszajelzésbe ágyazott negatív visszajelzés „vegyes jelzéseket” küld, vagy gyakran „elveszik a fordításban”.
Vessünk egy pillantást ennek a módszernek az előnyeire és hátrányaira, hogy a lehető legjobban kihasználhassuk.
| Előnyök | Hátrányok |
|---|---|
| Javítja a visszajelzések befogadókészségét | A visszajelzés nem elég egyértelmű |
| Növeli a motivációt és a morált | Kényszerű bókok vagy hiteltelen dicséret |
| Támogató és együttműködő környezetet teremt | A manipulációval kapcsolatos aggályok |
| Csökkentett konfliktusok és feszültségek | Összpontosítson a visszajelzést adó személy védelmére |
Most nézzük meg ezeket részletesen.
A visszajelzés szendvics módszer előnyei
Íme a visszajelzés szendvics legfontosabb előnyei:
Fokozott fogékonyság a visszajelzésekre
A visszajelzés szendvics módszer pszichológiai puffert hoz létre, amely javítja a címzett képességét a konstruktív kritika feldolgozására. Ez a megközelítés biztosítja, hogy a cél ne a kritizálás vagy a lekicsinylés legyen, hanem az, hogy segítsen nekik növekedni és fejleszteni saját készségeiket.
Fokozott motiváció és jobb hangulat
A őszinte pozitív visszajelzés hatékony motiváló tényező. Az alkalmazottak erősségeinek és eredményeinek elismerésével megerősíti erőfeszítéseiket és megerősíti értéküket a csapat számára.
Az alkalmazottak erősségeinek felismerése segít nekik abban is, hogy azonosítsák azokat a területeket, ahol kiemelkedő teljesítményt nyújtanak, és ezeket az erősségeket kihasználva javítsanak a fejlesztésre szoruló területeken. Ez az önbizalom és az önhatékonyság érzése növeli a motivációt és a morált.
Együttműködő légkört teremt
A visszajelzés szendvics pozitív és barátságos hangvétele támogató és együttműködő környezetet teremt. Ez a megközelítés emellett bizalmat és jó kapcsolatot épít, megteremtve az alapot a nyílt és őszinte kommunikációhoz.
Továbbá, a visszajelzések pozitív megfogalmazása eredményeként a hallgató fogékonyabbá és elkötelezettebbé válik.
Csökkentett konfliktusok és feszültségek
A visszajelzés szendvics módszer segít enyhíteni a közvetlen kritika miatti védekező magatartást, haragot vagy frusztrációt, különösen akkor, ha érzékeny témáról ad negatív visszajelzést.
Ez a megközelítés biztosítja, hogy a címzett figyelmesen hallgassa meg és objektíven mérlegelje a visszajelzést, ami kevésbé érzelmi töltetű párbeszédhez vezet. Így mindkét fél megoldásokat találhat és pozitív eredményeket érhet el.
A vezetői, funkcionális és csapaton belüli visszajelzések mellett a visszajelzés szendvics módszerének előnyei a vezetői szinten is megmutatkoznak:
- Megerősíti a kívánt viselkedést: Azáltal, hogy kiemelik a konkrét pozitív cselekedeteket és eredményeket, a vezetők arra ösztönzik az alkalmazottakat, hogy ismételjék meg és tartsák fenn az ilyen viselkedést. Ez különösen hatékony, ha a visszajelzés összhangban van a szervezeti célokkal.
- Munkavállalói fejlődés: A visszajelzés szendvics pozitív keretet biztosít a konstruktív visszajelzésekhez, elősegítve a fejlődést anélkül, hogy aláásná az önbizalmat. Emellett ösztönzi az önismeretet és arra bátorítja a munkavállalókat, hogy vállaljanak felelősséget saját fejlődésükért.
- Jobb csapatdinamika: Ez a módszer tartalmaz egy támogató elemet, amely hatalmas szerepet játszik az együttműködés, a bizalom és a nyílt kommunikáció kialakításában a csapat tagjai között.
A visszajelzés szendvics módszer hátrányai és kritikája
Íme néhány hátrány és kritika, amely a visszajelzés szendvics módszerrel kapcsolatos.
A világosság hiánya
Ha a visszajelzés nem közvetíti egyértelműen a negatív kritikát és a pozitív megjegyzéseket, a módszer nem hoz semmilyen előnyt. Ez különösen problémás, ha:
- A fejlesztésre szoruló terület jelentős: ha a központi üzenet dicséretek rétegei alá van temetve, a címzett elmulaszthatja a legfontosabb tanulságot, vagy alábecsülheti a probléma megoldásának fontosságát.
- A címzett nem szokott ilyen formátumú visszajelzéseket kapni: Egyesek zavarónak vagy félrevezetőnek találhatják a pozitív megfogalmazást, különösen, ha inkább a közvetlenebb megközelítéshez vannak szokva.
Érzékelt hitelesség hiánya
A visszajelzés szendvics egyik negatív aspektusa a kényszerű bókok. Ha a pozitív visszajelzés kényszerűnek vagy őszintétlennek tűnik, a címzett manipuláltnak vagy lekezelőnek érezheti magát, ami haraghoz és bizalmatlansághoz vezethet. Ha nehezen talál pozitív dolgokat, amiket mondhatna, az azt jelzi, hogy a visszajelzés szendvics módszer nem a legmegfelelőbb megközelítés ebben a helyzetben.
Manipulációs aggályok
Egyes kritikusok szerint a visszajelzés szendvics manipuláló eszköz. A kritika erejét dicsérettel próbálja enyhíteni. Ez az első néhány alkalommal működhet, de ha gyakran ismételjük, a munkavállalók cinikusabbá válhatnak, vagy bizalmatlanná válhatnak a módszer iránt.
Visszajelzés adója vs. visszajelzés fogadója
A visszajelzés szendvics módszert gyakran kritizálják azért, mert inkább megóvja a visszajelzést adót a negatív visszajelzés kényelmetlen érzésétől, mintsem hogy ténylegesen segítene a munkavállalónak egyértelmű cselekvési pontokkal.
Bár ezek a kritikák és hátrányok valódi aggályok, a hatékony megvalósítás és a tudatos megközelítés kétségtelenül mindegyiket megoldja. Ezt szem előtt tartva nézzük meg, hogyan lehet a visszajelzés szendvics módszert a munkahelyén megvalósítani.
Hogyan használjuk a visszajelzés szendvicset?
A visszajelzés szendvics módszer alkalmazásakor számos tényezőt, például a prezentációt, a hangnemet és a közvetítést is figyelembe kell venni.
A hatékony visszajelzés első lépése annak megértése, hogy a nonverbális kommunikáció milyen finom, de mégis milyen fontos szerepet játszik ebben a folyamatban.
A visszajelzés szendvics során a nonverbális kommunikáció finomságai
A nonverbális jelek döntő szerepet játszanak abban, hogyan fogadják az üzenetét. Egy jól megfogalmazott üzenet is könnyen félreérthetővé válhat, ha a testbeszéde és a hangszíne nem áll összhangban a szavakkal.
A visszajelzés szendvics alkalmazása során törekedjen arra, hogy testbeszédével és hangnemével melegséget, közelséget és tiszteletet sugározzon. Íme néhány fontos nonverbális elem és azok hatékony használatának leírása:
- Tartsa a szemkontaktust: A beszélgetés során rendszeresen tartson szemkontaktust. Ezzel jelzi, hogy jelen van, figyelmes és elkötelezett a beszélgetés iránt.
- Nyitott testbeszédet alkalmazzon: Hajoljon kissé előre, hogy figyelmet jelezze, és kerülje a hátradőlést, amely érdektelenséget vagy elutasítást sugall. A nyitott testbeszéd barátságosabb légkört teremt, és jelzi, hogy nyitott a címzett válaszára.
- Használjon nyugodt és bátorító hangnemet: Beszéljen nyugodt és mért hangon, kerülve a durva vagy leereszkedő hangnemet. Változtassa a hangmagasságát, hogy a beszélgetés érdekes maradjon. Fontos, hogy bátorító hangnemben beszéljen, hogy tükrözze hitét a címzett javulási képességében.
Ne feledje, hogy nonverbális jelzéseinek meg kell erősíteniük a visszajelzés támogató és konstruktív jellegét.
Az asszertivitás és annak hatása a visszajelzés szendvics módszerre
Az önérvényesítés biztosítja, hogy a konstruktív visszajelzés ne kerüljön háttérbe és ne veszítsen jelentőségéből. Az önérvényesítés és a visszajelzés szendvics pozitív megfogalmazásának egyensúlyba hozása kényes, de elengedhetetlen feladat ahhoz, hogy a visszajelzés jól fogadott és hatékony legyen.
Az asszertivitás beépítése a visszajelzés szendvicsbe a következőket teszi lehetővé:
- Hitelesség építése: Hitelességet és megbízhatóságot sugárzó visszajelzésadóként fogják Önt megítélni.
- Tartsa meg a tiszteletteljes hangnemet: Még a hiányosságok felvetésekor is az asszertivitás segít megőrizni a professzionális és tiszteletteljes viselkedést a másik féllel szemben.
- Biztosítsa az egyértelműséget: A címzett egyértelműen meg fogja érteni, mely területeken van szükség fejlesztésre és milyen változásokra számítanak.
- Hangsúlyozza az üzenetet: Az asszertivitás biztosítja, hogy a hallgató nagyobb valószínűséggel fogadja el a visszajelzést, és tegyen lépéseket a javulás érdekében.
Alapvető tippek és gyakorlatok a visszajelzés szendvics sikeres alkalmazásához
A nonverbális jelek, a közvetett kommunikáció és az önérvényesítés alapos ismeretével visszajelzés-szendvicsed máris hatékonyan indulhat. Erősítsd meg visszajelzési rendszeredet néhány alapvető tippel és gyakorlattal.
1. tipp: Őszinte és konkrét dicséret
A pozitív visszajelzésnek őszintének és konkrétnak kell lennie. Az általános bókok az Ön részéről érdeklődés hiányát jelzik, és gyakran azt az érzést keltik a címzettben, hogy alulértékelik és lebecsülik. Ehelyett összpontosítson azokra a konkrét cselekedetekre, viselkedésekre vagy eredményekre, amelyeket őszintén értékeli. Ez segít növelni a moráljukat, motivációjukat és önbecsülésüket, és így fogékonyabb környezetet teremt a következő konstruktív visszajelzésekhez.
Dicséretének megfogalmazásakor vegye figyelembe és építse be ezeket az elemeket:
- Hatás: A címzett cselekedetei pozitív hatással voltak a csapatra, a projektre vagy a szervezetre?
- Kezdeményezés: A címzett túlteljesítette-e a munkaköri feladatait?
- Készségek és tehetségek: A címzett mutatta-e olyan különleges készséget vagy tehetséget, amely elismerést érdemel?
- Erőfeszítés és fejlődés: A címzett nagy erőfeszítéseket tett egy feladat vagy projekt elvégzésére, vagy fejlődést mutatott egy adott területen?
Konkrét visszajelzések és őszinte dicséret adásával megmutatja a címzettnek, hogy értékeli a hozzájárulását és erőfeszítéseit. Ezeknek a részleteknek az összeállítása gyakran egy kis időt igényel, ezért a legjobb, ha előre megtervezi a felülvizsgálatot. Ilyen visszajelzések írásakor olyan eszközök, mint a ClickUp Docs segíthetnek a visszajelzési folyamat minőségének és időigényének javításában.
A ClickUp Docs egy dokumentációs eszköz, amely gazdag szerkesztési lehetőségekkel lehetővé teszi a legfontosabb pontok kiemelését. Használja egyértelmű cselekvési tervek kidolgozásához és a teljesítményjavítással kapcsolatos feladatok azonnali delegálásához alkalmazottai számára.
Míg a ClickUp Docs a visszajelzési megbeszélés referenciapontjaként funkcionál, a ClickUp Brain segítségével összefoglalót készíthet a megbeszélésről, hogy a legfontosabb pontok jól dokumentálva legyenek a jövőbeni referencia céljából.
2. tipp: Konstruktív kritika megvalósítható javaslatokkal
A konstruktív visszajelzés lehetőséget nyújt a fejlesztendő területek megbeszélésére és a címzett fejlődésének elősegítésére. Ahhoz azonban, hogy ez a korrekciós visszajelzés valóban hatékony legyen, a visszajelzésnek megvalósíthatónak kell lennie.
A megvalósítható javaslatok útmutatást adnak a címzettnek a fejlődéshez. Így teheti megvalósíthatóvá konstruktív kritikáját:
- Legyen konkrét és célzott: Pontosan határozza meg, hogy milyen viselkedést vagy cselekedetet szeretne megváltoztatni.
- Összpontosítson a megfigyelhető viselkedésre: Kerülje el a címzett szándékaival vagy motivációival kapcsolatos feltételezéseket, és ragaszkodjon ahhoz, amit megfigyelt és tapasztalt.
- Konkrét megoldásokat kínáljon: Ahelyett, hogy csak rámutatna a problémára, javasoljon lehetséges megoldásokat vagy stratégiákat.
- Legyen SMART: Amikor csak lehetséges, javaslatait SMART-nak tegye: Specifikus, Mérhető, Aelérhető, Releváns és Tidőhöz kötött.
- Együttműködés: Vonja be a címzettet a lehetséges megoldásokról szóló beszélgetésbe. Kérdezze meg véleményét és ötleteit. Ez az együttműködésen alapuló megközelítés kreatívabb és hatékonyabb megoldásokhoz vezet, és segít a címzettnek abban, hogy jobban elköteleződjön saját fejlődése iránt.
A ClickUp Chat View egy platformon működő azonnali üzenetküldő eszköz, amely kiválóan alkalmas közvetlen kommunikációs csatorna létrehozására az alkalmazottaival. Az eszköz lehetővé teszi, hogy azonnal kapcsolatba lépjen azzal, akinek visszajelzést kell adnia, és támogatja az azonnali feladat létrehozását az alkalmazáson belül, miután megadta a visszajelzés szendvicset, így csökkentve a címzett számára az azonnali és hatékony intézkedés meghozatalához szükséges időt.
Munkavállalói visszajelzések nagy léptékű gyűjtése
A visszajelzés szendvics módszerének nagy előnye, hogy mindkét irányban működik. A ClickUp sokféle alkalmazotti visszajelzés példát kínál készen használható sablonok formájában, amelyek segítenek produktív visszajelzési üléseket szervezni Ön és csapata között.
A ClickUp munkavállalói visszajelzési sablon ideális választás a megvalósítható visszajelzések kidolgozásához.
A ClickUp munkavállalói visszajelzés sablonja egy praktikus megoldás a visszajelzések gyűjtésére, kezelésére és a munkavállalókkal való megosztására. Lehetővé teszi a vezetők számára, hogy a visszajelzéseket strukturált és következetes módon összefogják. Világos vizualizációinak köszönhetően ez a sablon bemutatja a pozitív tendenciákat és a fejlesztendő területeket egyaránt.
A ClickUp Employee Feedback teljesen testreszabható sablonként tartalmaz egyedi állapotokat, mezőket és nézeteket, amelyek segítenek nyomon követni a visszajelzések előrehaladását és elemezni a munkavállalók fejlődését. A platform azonnali üzenetküldő funkciója, a ClickUp Chat View lehetővé teszi, hogy azonnal megjelölje, értékelje és jutalmazza a munkavállalókat hozzájárulásukért, javaslataikért és eredményeikért.
A belső és külső érdekelt felek számára zökkenőmentes visszajelzési élményt biztosíthat a ClickUp Forms használatával.
A ClickUp Forms eszköz segítségével megkérheti alkalmazottait, hogy megoszthassák világos, megvalósítható visszajelzéseiket. Ösztönözze őket, hogy osszák meg két üdvözlendő változást és egy fejlesztendő területet az elmúlt negyedévből, például, hogy a szendvics visszajelzés szelleme sértetlen maradjon.
Engedélyezze az anonim bejelentkezési lehetőségeket, hogy elősegítse a munkahelyi őszinte kommunikációt és ösztönözze a folyamatos fejlődést.
Miután megérkeztek a válaszok, elemezze azokat, hogy felismerje a tendenciákat, és tegyen lépéseket egy olyan pozitív munkakörnyezet megteremtése érdekében, ahol mindenki úgy érzi, hogy meghallgatják és értékelik. Ez az eszköz könnyen testreszabható egy adott projekthez, vállalkozáshoz vagy iparághoz kapcsolódó visszajelzési adatok gyűjtésére is.
Profi tipp: Használja a ClickUp visszajelzési űrlap sablonját, hogy visszajelzést adjon az alkalmazottaknak, hatékonyan vizualizálja az elégedettségi szintet, kezelje az aggályokat és javítsa a kommunikációt. Beépített eszközökkel rendelkezik, mint például a ClickUp Chat View, amellyel azonnal kapcsolatba léphet alkalmazottaival, és a ClickUp Tasks, amellyel azonnal létrehozhat és kioszthat feladatokat a munkamenet eredménye alapján.
3. tipp: Egyensúlyozza a pozitív és negatív visszajelzések arányát
A visszajelzés szendvics módszer másik fontos eleme a pozitív és negatív visszajelzések egyensúlyának megteremtése.
Nincs szigorú szabály, de jó irányelv, ha a pozitív és negatív visszajelzések arányát 2:1-re törekszik. Ez biztosítja, hogy a pozitív visszajelzések pozitív hangulatot teremtsenek és megerősítsék a címzett erősségeit, míg a konstruktív visszajelzések maradnak a beszélgetés középpontjában.
Az arányt a konkrét helyzet és a címzett személyisége alapján kell módosítani. Ha a visszajelzés címzettje:
- Ha új a szerepben vagy a feladatban, vagy nem érzi magát magabiztosnak, érdemes növelni a pozitív visszajelzések arányát a konstruktív visszajelzésekhez képest. Ez segít megerősíteni az önbizalmukat, és biztonságos teret teremt számukra a visszajelzések fogadásához.
- Tapasztalt szakemberként és magabiztosan, Ön talán képes lesz egy kissé kiegyensúlyozottabb arányban használni a pozitív és negatív visszajelzéseket. Azonban továbbra is fontos, hogy néhány pozitív visszajelzéssel kezdje, hogy megadja az alaphangot és elismerje az illető erősségeit.
Kérjük, ne feledje: Ezek általános javaslatok; a pozitív és negatív visszajelzések arányának meghatározásakor figyelembe kell venni az egyéni jellemre alapuló személyes megítélést is.
Íme néhány további tipp a pozitív és negatív visszajelzések arányának kiegyensúlyozására:
- A pozitív visszajelzéseket tartsa pontosnak, tömörnek és célzottnak. A cél a pozitív hangnem megteremtése, nem pedig a túlzott dicséret.
- Zárja le pozitív hangnemben. Ismételje meg, hogy bízik a címzett javulási képességében, és ajánlja fel támogatását.
4. tipp: A megfelelő időzítés a kulcs
A visszajelzések időben történő megosztása a visszajelzés szendvics alapvető része. Ezáltal a visszajelzés relevánsabbá és megvalósíthatóbbá válik. A címzett könnyebben felidézheti a visszajelzés konkrét részleteit és kontextusát, így jobban megérti azt.
Az azonnali visszajelzés nem mindig lehetséges. De olyan eszközök, mint a ClickUp Calendar, segítenek gyorsan cselekvési tervet készíteni, miközben biztosítják, hogy a napi feladatok ne szenvedjenek csorbát.
Használja visszajelzési ülések szervezéséhez, teljesítményértékelési ütemtervek kidolgozásához és csapatának előrehaladásának rugalmas naptárban való megjelenítéséhez, hogy mindenki ugyanazon az oldalon álljon. Az eszköz integrálja csapatának közelgő feladatait és munkaterhelését is, így a visszajelzések megosztásának időzítése pontosan megfelelő lesz, anélkül, hogy az általános termelékenységet rontaná.
Ha távoli munkavégzéssel foglalkozik, a ClickUp Meetings a tökéletes megoldás az időszerű visszajelzések megadásához. Integrálható a ClickUp projektmenedzsment feladataival, így a visszajelzési ülés során könnyen hozzáférhet a releváns információkhoz és kontextushoz.
Lehetővé teszi az aszinkron visszajelzéseket is a feladatokhoz vagy dokumentumokhoz fűzött megjegyzések és kommentárok révén, ami hasznos lehet a nyomon követéshez vagy olyan helyzetekben, amikor a valós idejű megbeszélések nem kivitelezhetők.
5. tipp: Zárt körben mondja el
A visszajelzés szendvics módszer alkalmazásakor elengedhetetlen, hogy azt zárt körben végezzük. Ennek legfontosabb okai a következők:
- Zárt körben a címzett nagyobb valószínűséggel fogadja meg a visszajelzést, és nyitottabb lesz a nyílt és őszinte megbeszélésre. A nyilvános kritika kínos és megalázó, és káros hatással van a címzett önbecsülésére és motivációjára.
- A magánjellegű környezet lehetővé teszi a árnyaltabb és bizalmasabb beszélgetést. Lehet, hogy érzékeny témákat vagy személyes kihívásokat kell megbeszélnie, amelyeket a címzett mások előtt nem szívesen osztana meg.
6. tipp: Építsen kapcsolatot empátiával és megértéssel
Az empátia és a megértés a visszajelzés szendvicsben megalapozza ennek a módszernek a pozitív hangvételét. Ez a két elem segít meghatározni a valóságot, a kihívásokat, az időt és az erőfeszítést, amely egy új szokás vagy pozitív viselkedés kialakításához szükséges.
Ha megérted és átéled a másik személy érzéseit, párbeszéded támogatást és bátorítást nyújt, és kifejezi a bizalmadat a másik személy fejlődési képességeiben.
7. tipp: Gondoskodjon nyílt párbeszédről
A visszajelzési rendszereknek kétirányú párbeszédnek kell lenniük. A vezető vagy menedzser véleményén túl a visszajelzést kapó személynek is képesnek kell lennie arra, hogy tisztázó kérdéseket tegyen fel, megossza saját véleményét, visszajelzést adjon és együttműködve megvitassa a lehetséges megoldásokat.
A nyílt párbeszéd itt a következő fő célokat szolgálja:
- Ez segít biztosítani, hogy a visszajelzés pontosan úgy legyen érthető, ahogyan azt szánták. Előfordulhat, hogy a címzett félreértette valamit, amit mondott, vagy nem teljesen tisztában van viselkedésének hatásával.
- A nyílt párbeszéd lehetővé teszi a címzettnek, hogy megossza a saját nézőpontját. Ez értékes betekintést nyújthat a helyzetbe, javíthatja a megértését, és segíthet a visszajelzés személyre szabásában. Lehetnek olyan háttérben meghúzódó tényezők, amelyekről nem volt tudomása, vagy a címzettnek lehet érvényes magyarázata a viselkedésére.
- A lehetséges megoldások közös megbeszélése a felelősségvállalás, a számonkérhetőség és az inkluzivitás érzését kelti. A nyílt párbeszéd elősegíti a közös problémamegoldást. Ez kreatívabb és hatékonyabb megoldásokhoz vezet, mint amikor a nyilvánvaló változásokat diktálják.
A ClickUp Employee One-on-One Template ideális a vezetők és az alkalmazottak közötti nyílt párbeszédhez. A sablon lehetővé teszi, hogy együttműködve állítson fel célokat és kövesse nyomon az előrehaladást egyéni és csapat szinten. Tökéletes továbbá az egyes visszajelzési megbeszélések jegyzetének, visszajelzéseinek és erőforrásainak rendszerezéséhez, és biztosítja, hogy egyetlen hiba se maradjon felderítetlen és kijavítatlan.
8. tipp: Tegyen utánkövető hívásokat
A visszajelzési ülés csak a kezdet. Az igazi tanulás a folyamatos visszajelzési cikluson keresztül történik. A változást előmozdítani szándékozó vezetőknek és menedzsereknek gondoskodniuk kell arról, hogy interakcióik eredményesek legyenek, és lehetővé tegyék alkalmazottaik számára a gyors alkalmazkodást.
A követő megbeszélés ütemezése bizonyítja, hogy folyamatosan elkötelezett a címzett fejlődése iránt és megerősíti a visszajelzés fontosságát. Ez a megbeszélés lehetőséget ad arra is, hogy részletesebben megvitassák a címzett előrehaladását.
Íme néhány konkrét kérdés, amelyet feltehet a követő megbeszélésen:
- Volt már alkalma átgondolni az általam adott visszajelzést?
- Milyen lépéseket tesz a megbeszélt javaslatok megvalósítására?
- Van valami kihívás, amellyel szembesül ezeknek a változásoknak a végrehajtása során?
- Szüksége van még valamire tőlem?
Ha aktívan hallgatja a címzett válaszát és folyamatos támogatást nyújt, jobban fel lesz készülve arra, hogy segítsen neki a visszajelzéseket konkrét cselekvésekre fordítani és sokkal gyorsabban kiaknázni teljes potenciálját.
Használja például a ClickUp Reminders alkalmazást, hogy hatékonyan kövesse nyomon és kezelje mindenki idejét anélkül, hogy zavarná a munkavállalók termelékenységét. A Click Reminders egyik fő előnye, hogy a csapat nevében is beállítja a riasztásokat. Ez mindig biztosítja, hogy minden csapattag ugyanazon az oldalon álljon.
Továbbá, testreszabhatja feladatait és konkrét prioritási szinteket rendelhet hozzájuk, hogy a visszajelzés címzettje megértse és felismerje a szükséges intézkedések fontosságát.
A ClickUp Tasks segítségével megtervezheti, megszervezheti és együttműködhet csapatával, hogy nyomon kövesse a visszajelzés-szendvics interakcióját.
9. tipp: Alkalmazkodjon az egyénhez
Bármilyen szabványosított is legyen az üzleti tevékenység, a munkacsoportot alkotó alkalmazottak mindegyike egyedi módon viselkedik. A visszajelzés-szendvics módszer alkalmazásakor fontos figyelembe venni, hogy nem mindenki reagál ugyanúgy a visszajelzésekre.
Íme a legfontosabb helyzetek és azok kezelésének módja:
- Közvetlen kommunikátorok: Ők értékelik a visszajelzések egyenes és közvetlen megközelítését. Az ilyen személyek számára hasznos lehet, ha a konstruktív kritikát világosan és tömören hallják, anélkül, hogy szépítenék a dolgokat.
- Közvetett kommunikátorok: Ők a finom és árnyalt megközelítést részesítik előnyben. Az ilyen személyek számára előnyös lehet a visszajelzések pozitívabb megfogalmazása, mivel érzékenyek a kritikára.
A visszajelzés szendvics módszert minden egyes személy kommunikációs stílusához, személyiségéhez és stílusához kell igazítania és hozzá kell igazítania. Ugyanakkor fontos figyelembe venni az objektív alkalmazotti adatokat is, mint például a múltbeli teljesítmény, a képzési adatok, a készségértékelések stb.
A ClickUp Brain segítségével azonnal összefoglalhatja alkalmazottai adatainak és teljesítményének legfontosabb pontjait. Ez lehetővé teszi, hogy visszajelzési kommunikációs tervét kifejezetten alkalmazottai erősségeihez és gyengeségeihez igazítsa. Virtuális asszisztensként gyorsan összeállíthatja alkalmazottai fejlesztési terveit, javasolhatja a végrehajtandó feladatokat, és akár áttekintést is adhat munkaterhelésükről.
Ezek a tippek és trükkök a motiváló és támogató módon történő konstruktív kritika lényegét képezik. Nézzünk meg egy gyors példát, hogy tisztább képet kapjon.
Gyors indítás: Példa a visszajelzés szendvics módszerre
Bár ezekkel a gyakorlatokkal és finom különbségekkel számos ötlet juthat eszébe, íme egy gyors gyakorlati példa a visszajelzés szendvicsre, hogy könnyebben elindulhasson:
Esettanulmány: Ön egy menedzser, aki visszajelzést ad Jack nevű alkalmazottjának, egy tehetséges grafikusnak, aki folyamatosan kiváló minőségű munkát végez, de nehezen tartja be a határidőket.
- A pozitív visszajelzés felső rétege: „Jack, kreativitásod és a részletek iránti figyelmed következetesen kiemelkedő terveket eredményez. Az ügyfelek el vannak ragadtatva a munkádtól, és tehetséged tagadhatatlan.”
- Konstruktív visszajelzés: „Észrevettem azonban, hogy több projektben is elmulasztottad a határidőt, ami nyomást gyakorolt a csapatra és rontotta az ügyfélkapcsolatokat. A határidők betartása elengedhetetlen a kötelezettségvállalásaink teljesítéséhez.”
- A pozitív visszajelzés alsó része: „Biztos vagyok benne, hogy kiváló munkát tudsz végezni a határidőre. Nézzük meg, milyen stratégiák segíthetnek abban, hogy jobban beoszd az idődet és rangsorold a feladatokat. Számíthatsz a támogatásomra.”
Alternatív visszajelzési technikák
Bár a visszajelzés szendvics szinte minden helyzetben hasznos, nem ez az egyetlen módszer a visszajelzés megadására. Íme néhány alternatív technika, amelyet az idő, a kontextus és a visszajelzés jellege függvényében alkalmazhat:
1. SBI (helyzet-viselkedés-hatás) visszajelzés
Ez a visszajelzés-szendvics módszer strukturált alternatívája a világos, konkrét és objektív visszajelzések megadására összpontosít. A módszer elsődleges célja, hogy közvetlenebb beszélgetést folytassunk, a tényekre összpontosítva, nem pedig az értelmezésekre.
Az SBI módszer alkalmazásának három legfontosabb lépése a következő:
- Helyzet: Írja le azt a konkrét kontextust, amelyben a viselkedés történt.
- Viselkedés: Objektíven írja le a megfigyelt viselkedést.
- Hatás: Magyarázza el, hogy a viselkedés milyen következményekkel jár Önre, a csapatra vagy a projektre nézve.
Az SBI módszer világos, megvalósítható visszajelzést ad, miközben minimalizálja a védekező magatartást. Ugyanakkor közvetlensége durvának tűnhet, ezért alapos felkészülés szükséges a szubjektív értelmezések elkerüléséhez.
2. Előrejelzés
Egy másik proaktív megközelítés a Feedforward. Ez a jövőorientált konstruktív visszajelzési rendszer arra összpontosít, hogy segítse az egyéneket teljesítményük javításában és céljaik elérésében. Ahelyett, hogy a múltbeli hibákon rágódna, a lehetséges megoldásokra és a javításhoz szükséges konkrét lépésekre helyezi a hangsúlyt.
Íme a módszer négy kulcsfontosságú eleme:
- Fókuszáljon a jövőre: Terelje a beszélgetést a rosszul sikerült dolgokról arra, hogy mit kellene másképp csinálni a jövőben.
- Kérdezzen: Vonja be a címzettet egy párbeszédbe céljairól és törekvéseiről, releváns kérdésekkel a visszajelzéssel kapcsolatban.
- Javaslatok: Adjon megvalósítható javaslatokat a fejlesztésre, összpontosítva a fejlesztendő konkrét viselkedésformákra és készségekre.
- Együttműködés: Dolgozzanak együtt, hogy kidolgozzák a javaslatok megvalósításának és a kívánt eredmények elérésének tervét.
Fontos megjegyezni, hogy ez a megközelítés erős bizalmat igényel mindkét fél részéről, és előfordulhat, hogy nem foglalkozik a múltbeli problémák alapvető okaival. Leginkább olyan személyek számára alkalmas, akik növekedési szemléletűek, nyitottak a megoldások és a jövőbeli fejlesztések feltárására.
3. 360 fokos visszajelzés
A 360 fokos visszajelzési folyamatot további információk és kutatások támasztják alá. A módszer több forrásból gyűjt információkat, beleértve a kollégákat, beosztottakat, feletteseket, és esetenként az ügyfeleket vagy a fogyasztókat is.
Ez a megközelítés átfogó képet ad az egyén teljesítményéről és elősegíti a felelősségvállalást. Értékes segítséget nyújt a vakfoltok és a fejlesztésre szoruló területek azonosításában, amelyek mélyreható elemzés nélkül nem feltétlenül látszanak.
Íme a 360 fokos visszajelzési módszer bevezetésének lépései:
- Az értékelők azonosítása: Válasszon ki olyan személyeket, akik különböző kontextusokban léptek kapcsolatba a címzettel, és különböző perspektívákat nyújtanak teljesítményéről.
- Visszajelzések gyűjtése: Használjon felméréseket, interjúkat vagy más eszközöket a kiválasztott értékelőktől származó visszajelzések gyűjtéséhez.
- A visszajelzések elemzése: Összegyűjtse és elemezze a visszajelzéseket, keresse meg a közös témákat és mintákat.
- Visszajelzés megosztása: Adjon át a címzettnek egy összefoglalót a visszajelzésről, kiemelve a legfontosabb erősségeket és a fejlesztendő területeket.
- Cselekvési terv kidolgozása: Dolgozzon együtt a címzettel, hogy kidolgozzanak egy tervet a fejlesztendő területek kezelésére és az erősségek kihasználására.
Fontos azonban figyelembe venni, hogy ez a megközelítés idő- és erőforrás-igényes lehet, és a visszajelzésekben elfogultságra adhat okot.
4. Coaching
A coaching egy alternatív visszajelzési stratégia, amely elősegíti az együttműködési kapcsolatot. Ebben a megközelítésben a visszajelzést adó személy visszhangként, útmutatóként és támogatóként működik, hogy javítsa a fejlesztési igények széles skáláját.
Egy sor beszélgetés és tevékenység során a visszajelzést adó személy (vagy ebben a megközelítésben a coach) a visszajelzés címzettjével együttműködve azonosítja az erősségeit és gyengeségeit, célokat tűz ki, valamint cselekvési terveket dolgoz ki és figyelemmel kísér.
Íme a visszajelzésként alkalmazott coaching legfontosabb lépései:
- Célkitűzés: Határozzák meg közösen a célokat
- Értékelés: Az egyén erősségeinek és gyengeségeinek azonosítása
- Cselekvési terv: Dolgozzon ki egy tervet, amely tartalmazza a konkrét lépéseket, az ütemtervet és az erőforrásokat.
- Folyamatos támogatás: Folyamatos útmutatást, visszajelzést és erőforrásokat biztosítson.
- Értékelés: Rendszeresen értékelje az előrehaladást, és szükség szerint módosítsa a tervet.
Ne feledje, hogy a coaching jelentős időbefektetést, a coach szakértelmét és a coach és a címzett közötti erős kapcsolatot igényel a siker érdekében.
A leghatékonyabb visszajelzési technika az egyéntől és a helyzettől függően változik. A különböző megközelítések megértése és a visszajelzés személyre szabása segít a folyamatos fejlődésben és növekedésben.
Változás elősegítése a visszajelzés szendviccsel
A visszajelzés szendvics konstruktív megközelítése releváns, értékes és népszerű egy egyre dinamikusabb munkahelyen, amely üdvözli a sokszínűséget és az egyéniséget.
A pozitív megerősítésre helyezett hangsúly, valamint a világos és megvalósítható javítási javaslatok együttesen képesek a munkahelyi környezetet sokkal barátságosabbá tenni.
A bemutatott legfontosabb tippek és gyakorlatok segítségével már csak az a feladatod, hogy egy hatékony és folyamatosan fejlődő visszajelzéskezelő rendszert hozz létre. A ClickUp pedig a tökéletes platform ehhez.
A ClickUp nem csupán visszajelzéseket ad, hanem minden szükséges eszközt biztosít – a célok kitűzésétől a teljesítmény nyomon követéséig –, hogy olyan cselekvési tervet készíthessen és hajthasson végre, amely segít alkalmazottait a kiválóság felé vezetni.
Regisztráljon még ma a ClickUp-ra, hogy visszajelzései még eredményesebbek legyenek!