Mindannyian tapasztaltuk már, milyen különbséget jelent egy valóban együttműködésen alapuló munkaterület. Ez több, mint egyszerűen együtt dolgozni valakivel egy bonyolult vagy ambiciózus feladat megoldásán; ez egy olyan környezet, amely nyitottságot sugároz, ahol az ötletek szabadon áramlanak, és mindenki úgy érzi, hogy hozzájárulhat a munkához.
Ha egy egész csapat, iroda vagy szervezet ezt megtestesíti, akkor elősegíti a kollaboratív munkaterület kialakulását, amely az egészséges, támogató vállalati kultúra és a hosszú távú siker egyik legfontosabb összetevője.
Ebben a blogban tippeket és sablonokat adunk ahhoz, hogy ilyen munkaterületet hozzon létre a szervezetében.
Mi az a közös munkaterület?
A közös munkaterület olyan munkakörnyezetet kínál, ahol a munkavállalók biztonságos hozzáféréssel rendelkeznek az alkalmazásokhoz, fájlokhoz és minden más erőforráshoz, amelyre szükségük van a hatékony együttműködéshez, bármilyen eszközről és bármilyen helyről.
Más szavakkal, a kollaboratív munkaterületeket kifejezetten a csapatmunka, a kommunikáció és a produktív csapatmunka elősegítésére tervezték.
Először is áttekintjük az ilyen munkaterületek alapjait, hogy minden szükséges információval és eszközzel felvértezve legyen a kollaboratív munkamenedzsment megvalósításához.
A közös munkaterületek típusai
Az együttműködési munkaterület sokféle formát ölthet, beleértve a digitálisat is. A csapatodnak leginkább megfelelő megoldás megtalálása döntő fontosságú lehet a céljaid elérésében vagy elmulasztásában. Öt fő módszer létezik a tökéletes együttműködési munkaterület létrehozására:
- Közös irodaterület: A mindannyian jól ismert, nyitott ülésrend, ahol különböző részlegek csapata ugyanazon a területen dolgozik. Ez elősegíti a kommunikációt, a funkciók közötti csapatmunkát és az együttműködést.
- Közös munkaterületek: A közös munkaterületek világszerte megtalálhatók. Az ilyen együttműködési terek kiválóan alkalmasak azoknak a kisvállalkozásoknak, amelyeknek nincs szükségük teljes munkaterületre, de szívesen csökkentik a költségeket és élvezik a hagyományos irodai környezet előnyeit.
- Hot desking: Pontosan olyan, mint egy megosztott irodaterület, egy fontos különbséggel: nincsenek kijelölt asztalok a munkavállalók számára. Ez lehetővé teszi, hogy az emberek a részlegüktől függetlenül oda üljenek, ahová akarnak. Az együttműködési munkaterületek hot deskeket kínálnak, hogy ösztönözzék a különböző részlegek tagjai közötti interakciót.
- Virtuális együttműködési munkaterületek: Mivel a távmunka továbbra is fennmarad, világszerte számos vállalat áthelyezi csapatait, ha nem is teljes egészében, de részben virtuális munkaterületekre. Az ilyen együttműködési tér megtakarítást jelent az infrastruktúra költségeiben, globális tehetségpoolt biztosít a toborzáshoz, és hozzájárul a munkavállalók jóllétéhez.
- Huddle szobák/tárgyalók: Néha egyszerűen csak zavartalan egyéni együttműködésre van szükség a csapattal. Ilyenkor jönnek jól a huddle szobák. Ezeket két-négy fős kis csoportok együttműködésére tervezték. A tárgyalók viszont nagyobb csapatok vagy részlegek közötti együttműködést ösztönzik. A huddle szobák és a tárgyalók is lehetnek digitálisak.
Olvassa el még: Hogyan javíthatja a projektekben való együttműködést
A közös munkaterületek előnyei
Melyek a kollaboratív munkaterület legfontosabb előnyei? Természetesen megkönnyíti a megbeszélések és a munka utáni italozások tervezését. De ami még fontosabb: bebizonyosodott, hogy a kollaboratív munkakörnyezet racionalizálja a munkafolyamatokat, javítja a csapat termelékenységét és elősegíti a kommunikációt. Tehát ez nem csak egy divat!
Íme egy rövid áttekintés arról, hogyan lehet hasznos egy együttműködési munkaterület:
Jobb termelékenység
A csapatmunka valóra válthatja az álmokat, de ahhoz, hogy egy csapatot felépítsen, először is érdemi együttműködésre van szükség. Az együttműködési munkaterületek lehetővé teszik, hogy minden csapattag innovatív ötletekkel és visszajelzésekkel vegyen részt a munkában. Pozitív környezetet teremtenek, amely elősegíti a nyílt kommunikációt és növeli a termelékenységet.
Költséghatékonyság
A virtuális együttműködési munkaterület csökkentheti az infrastruktúra költségeit. De ez még nem minden. Számos eszköz, például a Google Workspace, lehetővé teszi a csapatok közötti hatékony távoli együttműködést. Minden szükséges erőforrás a rendelkezésére áll ahhoz, hogy nyereséges vállalkozást működtessen anélkül, hogy el kellene hagynia otthonát!
Helykihasználás
A kollaboratív munkaterület nem csak abban segít, hogy csapataid produktív környezetben boldoguljanak, hanem abban is, hogy a vállalkozások jobban kihasználják a fizikai tereket. A viszonylag kevesebb fülke, személyes iroda és fal azt jelenti, hogy nyitottabb munkaterületet kapsz, és kényelmesen több embert tudsz elhelyezni ugyanazon a helyen. A tervezés minden.
Választási szabadság
A távmunka teljesen megváltoztatta a munkavégzés módját. A virtuális munkaterület korlátlan lehetőségeket nyit meg az Ön és csapata együttműködésének módját illetően. Ez könnyen megvalósítható az online együttműködési szoftverek és a virtuális csapatok számára készült eszközök segítségével.
Együttműködési munkaterület megvalósítása: kihívások és megoldások
Most, hogy már ismered a különböző típusú együttműködési munkaterületeket, ideje beszélni a létrehozásuk során felmerülő három kihívásról és azok megoldásáról.
Biztonsági következmények
Akár fizikai irodában dolgozik, akár inkább a digitális együttműködési munkaterületeket részesíti előnyben, fel kell készülnie a potenciális biztonsági fenyegetésekre. A megosztott eszközök (irodai munkaterületeken) és hálózatok (különösen a távoli munkavállalók esetében) sebezhetőek az adatbiztonsági incidensek szempontjából. Több szoftver és eszköz használata veszélyezteti az adatait, és sebezhetővé teszi a jelszavak vagy adatok kiszivárogtatásával szemben.
Ezeknek a kockázatoknak a kezelése érdekében képzheti munkatársait az adatvédelem és az adatbiztonsági óvintézkedések terén, megbízható titkosítást és szigorú jelszószabályokat vezethet be, szigorú hozzáférés-ellenőrzést alkalmazhat, valamint rendszeres ellenőrzéseket végezhet.
Választhat olyan eszközt is, mint a ClickUp, amelynek funkciói időt és energiát takarítanak meg, és segítik a csapatok hatékony együttműködését.
Olvassa el még: Biztonságos együttműködési eszközök az egész munkaterülethez
Adatvédelmi szempontok
A közös munkaterületek tervezésüknél fogva nyitottak és gyakran közös íróasztalokkal rendelkeznek. Ilyen esetekben a munkavállalóknak nehéz lehet személyes teret találniuk vagy zavartalanul koncentrálniuk a munkára. Nagyobb szervezetekben ez különösen nehéz feladat lehet.
A munkaterület kialakításakor gondoskodjon néhány magánszférát biztosító helyről, például telefonfülkékről, egyéni munkakabinokról, csendes szobákról stb. Ezzel biztosíthatja, hogy azok, akiknek nyugodt helyre van szükségük a koncentrált munkához vagy magánbeszélgetésekhez, megtalálják a megfelelő helyet.
Technológiai kihívások
Akár virtuális, akár fizikai, a kollaboratív munkaterület hatékony működéséhez speciális eszközökre és technológiákra van szükség. Az átállás során a csapatok nehezen boldogulnak az új eszközökkel, vagy ellenállnak a változásnak, mert túl nagy terhet jelent számukra.
Megoldás
Biztosítson megfelelő képzést minden alkalmazott számára, hogy megtanulják és elsajátítsák a munkához szükséges új technológiákat. A videokonferenciáktól a közös dokumentumokig, készítsen felhasználói útmutatókat és szakértői oktatóanyagokat, hogy a csapatok magabiztosan tudják alkalmazni őket. Beállíthat egy dedikált technikai támogatási csatornát vagy e-mail címet is, hogy segítsen azoknak, akiknek szükségük van némi segítségre.
💡Pro tipp: Virtuális környezetben a ClickUp Clips kiváló eszköz a csapatok továbbképzéséhez, valakinek egy gyors útmutató bemutatásához, vagy egyszerűen csak egy ötlet megvitatásához a csapattársakkal.
Hogyan hozzunk létre egy együttműködési munkaterületet?
A kollaboratív munkaterület létrehozása nem egy dologról szól – meg kell teremtenie a megfelelő fizikai vagy virtuális környezetet, és biztosítania kell a munkavállalók számára a sikerhez szükséges eszközöket.
Teremtsd meg a megfelelő környezetet
A közös munkaterületnek megfelelő környezetre van szüksége a termelékenység és az eredményes együttműködés elősegítéséhez.
Egyszerű dolgok, mint az ergonomikus bútorok, a világítás, a felszereltség és a kényelmi szolgáltatások biztosítják, hogy csapata boldog legyen és kedvező környezetben dolgozzon.
Például a természetes fény növeli a termelékenységet anélkül, hogy hatással lenne a fluoreszkáló fényre érzékeny emberekre. Hasonlóképpen, bizonyos színek javíthatják a termelékenységet és a kritikus gondolkodást, míg a növények és a texturált felületek, mint például a hangszigetelt falak, biztosíthatják a nyugodt környezetet a munkavállalók számára.
A közös munkaterületeknél a fizikai környezet ugyanolyan fontos, mint az ott dolgozó emberek. Vegyél fel olyan alkalmazottakat, akik pozitív hozzáállással rendelkeznek és jól tudnak másokkal együttműködni. Képezd a jelenlegi alkalmazottakat, hogy javítsák csapatkommunikációs és együttműködési készségeiket.
Fektessen be eszközökbe és technológiába
Egy együttműködésen alapuló digitális munkaterület létrehozása, akár irodában, akár virtuálisan, az első lépés a értelmes munkavégzés felé. A digitális munkaterületek gyakran jobban elősegítik az együttműködést, mert számos integrált eszközt kínálnak, amelyek megkönnyítik a kommunikációt, az ötletek megosztását és a valós idejű közös munkát.
A modern, all-in-one együttműködési szoftverek, mint például a ClickUp, segíthetnek abban, hogy könnyedén átálljon egy együttműködésen alapuló munkahelyre anélkül, hogy tucatnyi különálló eszközt kellene beszereznie az összes együttműködési igényének kielégítéséhez.
Íme egy rövid lista arról, mit tudsz elérni a ClickUp felhasználóbarát platformjával:
- Egyszerűsítse a feladatkezelést a ClickUp Tasks segítségével, hogy elősegítse a felelősségvállalást és biztosítsa a zökkenőmentes működést, függetlenül a csapat helyszínétől vagy munkarendjétől.
- Az integrált feladatkommentek és a ClickUp Chat segítségével ösztönözze a nyitott kommunikációt a munkával kapcsolatos feladatok körül, biztosítva, hogy minden csapattag ugyanazon az oldalon álljon.
- Központosítsd a tudást és a szabályzatokat egy helyen a ClickUp Docs segítségével, a közös dokumentációs eszközzel, amely lehetővé teszi a csapatok számára, hogy együtt dolgozzanak a dokumentumokon. A ClickUp Collaboration Detection funkciója automatikusan lehetővé teszi, hogy nyomon kövesd, mikor mások kommentálnak, szerkesztik, vagy akár megtekintik ugyanazt a feladatot, mint te.
- Ötleteljen, tervezzen és hajtsa végre a munkát a virtuális ClickUp Whiteboards segítségével, ahol a csapatok helytől függetlenül dolgozhatnak együtt.
- Építsd ki a csapatok közötti felelősségvállalást és átláthatóságot együttműködésen alapuló célkitűzéssel a ClickUp Goals segítségével, hogy a csapatok összehangoltan dolgozzanak, és a ClickUp Dashboards segítségével, hogy mindenki tisztában legyen a teljesítményével.
- A ClickUp és a kapcsolódó alkalmazások információit a ClickUp Connected Search segítségével a csapat minden tagja könnyen elérheti.
A folyamatok egyszerűsítése
A napi működéshez szükséges egyértelmű SOP-k és folyamatok elősegítik a kollaboratív munkaterület virágzását. Segítsen a csapatoknak megérteni a munkaterület alapvető szabályait, például:
- Találkozók és csevegés etikettje
- Hogyan foglalhat és használhat tárgyalókat?
- A csendes zónák használatára vonatkozó szabályok
- Kötelező irodai munkanapok a hibrid munkavállalók számára
Ösztönözze a csapatokat arra is, hogy rendszeres standup-találkozókat szervezzenek (személyesen vagy távolról), ahol megosztják a legfrissebb információkat, megbeszélik az aggályokat vagy akadályokat, és tájékozódnak a többi csapat előrehaladásáról. Ez elősegíti a csapatok közötti és a csapatokon belüli kommunikáció javítását.
A csapatok, helyszínek és időzónák közötti hatékony együttműködéshez tervezés és koordináció szükséges. Hozzon létre megosztott naptárakat, hogy a csapatok láthassák egymás ütemtervét, és mindenki figyelembevételével tervezhessék meg a találkozókat és eseményeket.
💡Pro tipp: A ClickUp naptárnézete segít a csapatoknak a jobb szinkronizálásban. Ráadásul integrálható a Google Naptárral, így az összes ütemterved egy képernyőn jelenik meg, ami megkönnyíti a kezelést. És természetesen csak azokkal oszthatod meg, akiket te választasz.
Függetlenül attól, hogy virtuális, fizikai vagy hibrid munkaterületről van szó, mindannyian szeretjük azokat a megbeszéléseket, amelyek tiszteletben tartják mindenki idejét, pontosan kezdődnek és végződnek, elérik a kitűzött célokat, és megteremtik a feltételeket az együttműködéshez és a jövőbeli cselekvéshez.
Ehhez adja hozzá az alábbi sablont a sikeres eszközkészletéhez, hogy a lehető legproduktívabbá tegye az értekezleteit.
A ClickUp csapatkommunikációs és értekezlet-mátrix sablonja segítségével gyorsan elkészítheti a részletes csapatkommunikációs tervet.
Használja ezt a sablont a felelősségvállalás kialakításához, a csapat tagjai közötti egyértelmű kommunikáció megteremtéséhez és hatékony értekezlet-ütemtervek felállításához. A sablon segít Önnek:
- Határozza meg az egyes projektekhez vagy feladatokhoz tartozó szerepeket és felelősségi köröket.
- Állítson fel irányelveket a rendszeres bejelentkezésekre vagy standupokról
- Készítsen ütemtervet a közelgő projektekhez vagy feladatokhoz
Olvassa el még: Sablonok együttműködési kommunikációs tervekhez
Fontos szempontok és bevált gyakorlatok a közös munkaterület fenntartásához
Gondoljon a kényelemre, az egészségre és a termelékenységre!
John szereti az álló asztalt, míg Mariella a babzsákfotelet? Pedro a könyvelésről csendes környezetre van szüksége a produktivitáshoz, míg Katie a marketingről a nyüzsgő irodában érzi jól magát? Ha megérted és elfogadod az egyes emberek egyedi preferenciáit, könnyebben hozhatsz létre kényelmes munkaterületet. Noha nem tudsz minden egyes személy egyéni igényeinek megfelelni, fontos, hogy rugalmas lehetőségeket kínálj.
Nagyon hasznos lehet egy nyitott irodaterület, amely különböző munkastílusok igényeinek megfelelő különböző területeket kínál. Álló asztalok, fülkék, kis tárgyalótermek, pihenőhelyiségek, sőt, még babzsákfotelek is lehetővé teszik, hogy az emberek kiválaszthassák a számukra legkényelmesebb területet a munkavégzéshez.
Legyen rugalmas és befogadó
Egy együttműködési munkaterülethez nem csak kávézó és játékterem szükséges. Az Ön szervezete befogadó? Van imaterme? Hozzáférhető-e a fogyatékkal élők számára? Lehet-e bizonyos területeken a fényerőt megváltoztatni azok számára, akik érzékenyek a fényre?
A fizikai kényelmi szolgáltatások mellett a munkahelyi szabályzatok révén is elősegítheti az együttműködési kultúra kialakítását. Íme néhány példa:
- Távoli vagy hibrid munkavégzés közül választhat
- Az egyéni igényeknek megfelelő rugalmas munkarendek támogatása
- Érdeklődésen alapuló csatornák ösztönzése a csapat csevegésében – gondolj például trivia klubra, játékrajongókra és egyebekre.
Ösztönözze a beszélgetéseket
Vonja be az egész csapatot az együttműködési irodaterület tervezésébe és fejlesztésébe. Ez elősegíti a felelősségérzet és a tartozás érzésének kialakulását is. A terület tervezése során fogadja meg mindenki javaslatait, majd később vezessen be egy visszacsatolási mechanizmust, hogy az emberek ötleteket adhassanak a fejlesztésre.
Rendszeresen szervezzen közgyűléseket, ahol a vezetőség megosztja a legfrissebb információkat és ötleteket, és mindenki kérdéseire és kétségeire válaszolhat.
💡Pro tipp: A ClickUp Forms-ot azért szeretjük, mert hatékonyan gyűjti össze a visszajelzéseket. Nemcsak egyszerűen beállítható és könnyen használható, hanem lehetővé teszi a kevésbé szókimondó csapat tagok számára is, hogy kifejezzék véleményüket. Próbáld ki a saját visszajelzési folyamatodhoz!
A ClickUp belső kommunikációs sablon segít átlátható kommunikációs folyamatokat kialakítani, amelyekbe minden csapattag és érdekelt fél bevonásra kerül. Ez egy remek módszer a csapatok összehangoltságának és termelékenységének fenntartására.
Ez a használatra kész, testreszabható sablon kiválóan alkalmas azoknak a csapatoknak, amelyek a felelősségvállaláson és a világos kommunikáción alapulnak. Központi helyet biztosít a csapat tagjai közötti interakciókhoz, nyomon követi a frissítéseket és támogatja a feladatkezelést.
Ez a következőképpen segít Önnek:
- Beszélgetések, bejelentések és dokumentumok egy helyen történő szervezése
- Megkönnyíti a kommunikációt az egész csapattal
- Átláthatóságot biztosít a csapat egészét érintő folyamatokban és kezdeményezésekben.
A kommunikáció és a visszajelzések segítenek a munkaterület folyamatos fejlesztésében, és pozitív hatással vannak a munkavállalók termelékenységére és elkötelezettségére.
Legyen technológiaorientált!
A technológia felszabadítja a közös munkaterületben rejlő potenciált, és zökkenőmentes digitális környezetté alakítja azt, ahol az ötletek szabadon áramolhatnak.
Segítsen a csapatoknak különböző módokon kapcsolatba lépni egymással videokonferencia-eszközök és azonnali üzenetküldő alkalmazások segítségével. Gondoskodjon arról is, hogy szinkron és aszinkron kommunikáció is lehetséges legyen.
Ha unod már a több eszköz közötti váltogatást és a szétszórt beszélgetéseket, a ClickUp Chat központosítja és egyszerűsíti a megbeszéléseidet. Inkább videohívást szeretnél? Indíts Zoom-hívást közvetlenül a ClickUp-on belül a Zoom integrációval.
A technológiai fejlettség egyben egyszerű megoldásokat is jelent a végtelen zavarodottságra. A ClickUp Clips segít rögzíteni a „Webinárium beállítási útmutató kezdőknek” című anyagot, vagy pontosan elmagyarázni az új alkalmazottnak, hogyan adhat hozzá képeket a ClickUp Docs-hoz.
Talán a legfontosabb, hogy felgyorsítja a munkát és csökkenti a rutinmunkára és egyszerű feladatokra fordított időt. A ClickUp Automations segítségével a csapatok automatizálhatják a monoton, de elengedhetetlen feladatokat, mint például a feladatállapotok frissítése, emlékeztetők küldése és még sok más.
💡Profi tipp: Szerezd be a ClickUp Brain integrált AI asszisztenst, amely automatikusan generálja a projektfrissítéseket és a feladatemlékeztetőket, és megosztja azokat a releváns csapattagokkal. Ezzel csökkentheted a megbeszélések és a nyomon követések számát mindenki naptárában – készülj fel arra, hogy mindenki kedvenc kollégája legyél!
A jövő nyitott ajtaja
Egyszerű: a közös munkaterületek jelentik a munka jövőjét, és a közös digitális munkaterületek lehetővé teszik, hogy bárhonnan dolgozzunk. A „ajtóm mindig nyitva áll” ma már csak egy szófordulat, de a közös munkaterületek a legpontosabb formája ennek a metaforának. Lehetővé teszik, hogy a csapatok – akár egy fedél alatt, akár különböző kontinenseken – zökkenőmentesen dolgozzanak és segítsék egymást a fejlődésben.
Az együttműködési munkaterületek elősegítik a kreativitást, olyan környezetet teremtenek, amely elősegíti a növekedést és az innovációt, és lehetővé teszik az egyének számára, hogy a legjobb formájukat hozzák.
Az olyan együttműködési feladat- és projektmenedzsment megoldások, mint a ClickUp, segíthetnek abban, hogy ezt könnyedén elérje. Ne higgyen nekünk vakon – regisztráljon még ma egy ingyenes fiókot, és győződjön meg róla saját maga!
Gyakran ismételt kérdések (GYIK)
Mi egy példa az együttműködéses munkára?
Képzelje el, hogy a marketing és a márka csapatoknak együtt kell dolgozniuk egy kampányon. A közös munkaterület lehetővé teszi számukra, hogy új kampányt találjanak ki, végrehajtsanak, megvalósítsanak és nyomon kövessenek anélkül, hogy számtalan e-mailt kellene váltaniuk vagy számos jóváhagyást kellene kérniük.
Mi az a közös munkaterület?
A kollaboratív munkaplatform olyan szoftver, amely segít a csapatoknak üzleti problémák megoldásában vagy konkrét célok elérésében az együttműködés révén. Ez történhet ötletek megosztásával, dokumentumkezeléssel és feladatkezeléssel. A kollaboratív munkaplatform a modern kollaboratív munkaterület gerince.
Miért fontos a munkaterület rendezettségének fenntartása?
A rendezett munkaterület elősegíti a koncentrált munkavégzést, a kreativitást, a tiszta gondolkodást és csökkenti a figyelemelterelés esélyét. A rendezett munkaterület javíthatja a termelékenységet is, mivel a kevesebb figyelemelterelés kevesebb időt igényel ugyanazon feladat elvégzéséhez.