Az Asana az egyik első szereplője a feladatkezelő eszközök piacának, és az évek során erős ügyfélkört épített ki magának. Azóta számos új és hatékony munkahelyi szoftvereszköz, például a ClickUp is megjelent a piacon.
Lehet, hogy a vállalkozása növekedett és fejlődött, ami arra készteti, hogy az Asana alternatíváit keresse. Ha azonban vállalkozásának több évnyi adatai az Asanában találhatók, akkor valószínűleg borzongás fogja el a gondolat, hogy mindezt át kell helyeznie egy másik platformra. Ne féljen, mi segítünk!
Ebben a blogbejegyzésben bemutatjuk, hogyan exportálhatja üzleti adatait az Asanából. Olvasson tovább, ha többet szeretne megtudni!
Hogyan exportálhat adatokat az Asanából más alkalmazásokba (kézi eljárás)
Függetlenül attól, hogy az adatok mekkora részét szeretnéd exportálni, kétféle módon teheted meg: manuálisan vagy automatikusan, harmadik féltől származó szoftver segítségével. Íme, hogyan exportálhatsz manuálisan az Asanából.
1. lépés: Jelentkezzen be az Asana-fiókjába, és válasszon ki egy exportálandó feladatot vagy projektet
Mielőtt bármit is exportálna, győződjön meg arról, hogy az Asana legújabb verzióját használja. Ha nem, szánjon egy kis időt a jelenlegi verzió frissítésére.
Ezután nyisd meg az alkalmazást, és lépj be az Asana-fiókodba. Megnyílik a kezelőfelületed. Válaszd ki az Asanából exportálni kívánt projektet. Ezt megteheted a központi felületről vagy az oldalsávról, ahol a projektek felsorolásra kerülnek.
Ne feledje, hogy az Asana egyszerre csak egy projektből engedélyezi a feladatok manuális exportálását.
2. lépés: Nyissa meg a projekt menüt, válassza ki a fájltípust, majd töltse le
Amint a projekt betöltődött, kattintson a projektcím melletti legördülő nyílra, hogy megnyissa a menüt, amelyben az importálás, exportálás, áthelyezés, archiválás stb. opciók találhatók. Kattintson az „Exportálás/Nyomtatás” gombra. Kiválaszthatja, hogy JSON- vagy CSV-fájlként szeretné-e exportálni az adatokat.
JSON: Ha JSON formátumban exportálja, a fájlra mutató link egy új lapon nyílik meg. A JSON-fájlt igényei szerint más formátumokra is konvertálhatja.
CSV: Ha a CSV-exportot választja, a fájl a böngészőből letöltődik a számítógépére. A letöltés után a CSV-formátumú fájlt áthúzhatja az Excelbe, ahol táblázatként nyílik meg.
3. lépés: Ellenőrizze az adatokat, majd mentse el a fájlt
Az exportált Asana-adatok tartalmazzák a projekt részleteit, például a feladat azonosítóját, létrehozásának dátumát, befejezésének dátumát, utolsó módosításának dátumát, nevét, a kijelölt felelőst, a határidőt stb. Ellenőrizze az adatokat, hogy nincsenek-e eltérések vagy hibák.
Adjon neki megfelelő fájlnevet, és mentse el egy ön által választott mappába. Et voilà! Az exportálás befejeződött. Most már feltöltheti az exportált adatokat bármelyik, ön által választott eszközre.
Azonban, ha már régóta használja az Asanát, vagy egyszerre több projektet is kezel, ez a folyamat rendkívül fárasztóvá válhat. Ráadásul a CSV-exportálás projektként 140 000 sorra korlátozódik, ami adathiányokat eredményezhet. Továbbá, ha CSV-formátumban exportál, előfordulhat, hogy az adatokat előzetesen tisztítani kell.
Ezek közül a korlátozások közül néhányat automatizált folyamattal elkerülhet.
Hogyan exportálhat adatokat az Asanából más alkalmazásokba (automatizált folyamat)
Ha azért töltöd le az adataidat, hogy áttérhess egy másik projektmenedzsment szoftverre, az automatizált exportálással rengeteg időt és energiát takaríthatsz meg. Az Asana-ból a ClickUp-ba történő exportálás példáján keresztül bemutatjuk, hogyan teheted ezt meg.
1. lépés: Hozzon létre egy ClickUp munkaterületet
Mielőtt exportálná a projekteket az Asanából, állítsa be a ClickUp munkaterületét az igényeinek megfelelően. Használja a ClickUp hierarchiáját, hogy munkáját mappákra, projektekre, feladatokra és alfeladatokra bontsa.
Hozzon létre egyéni mezőket és állapotokat, amelyek tükrözik az Asana-ban követett (vagy az Ön által választott) struktúrát. Ha például egy tartalmi projektet vezet, beállíthat olyan állapotokat, mint írás, szerkesztés, keresőoptimalizálás, lektorálás, feltöltés, terjesztés stb.
Miután beállította a ClickUp projektmenedzsment alapjait, lépjen át az Asanába az exportáláshoz.
2. lépés: Az Asana beállítása az exportáláshoz
Nézze át az Asana-projekteket, és győződjön meg arról, hogy minden rendben van. Ha vannak önálló feladatok, rendelje őket projektekhez, mielőtt exportálná őket. Fontolja meg, hogy jegyzeteket fűz az alfeladatokhoz, így az exportálás befejezése után könnyebb lesz nyomon követni őket.
A projektek között megosztott feladatokhoz is hozzáadhat megjegyzéseket. Ezt a ClickUp alkalmazásban manuálisan kell újrakonfigurálnia. Ne feledkezzen meg az ismétlődő feladatokról sem.
3. lépés: Indítsd el az exportálást az Asanából
Az Asana és a ClickUp integrációja egy hatékony eszköz a projektadatok exportjának automatizálásához. Az eszköz használatához kövesse az alábbi lépéseket.
- Jelentkezzen be a ClickUp-fiókjába
- Kattintson a műszerfal bal alsó sarkában található munkaterület-avatarjára, majd válassza a Beállítások menüpontot
- Válassza az Importálás/Exportálás menüpontot
- Válassza ki az Asanát
- Engedélyezd a ClickUp számára az Asana-feladatok importálását
4. lépés: Válaszd ki az exportálandó munkaterületet és projekteket
Az engedélyezés után megjelenik egy legördülő menü. Válaszd ki az exportálni kívánt projekteket. Az összes Asana-projektet közvetlenül a ClickUpba exportálhatod, vagy igényeidnek megfelelően testreszabhatod őket. Rendeld hozzá az Asana-felhasználókat a ClickUp-felhasználókhoz, hogy biztosan magaddal vihesd a csapatodat is.
5. lépés: Az importálás testreszabása
Válasszon az Asana-ból történő importáláshoz rendelkezésre álló lehetőségek közül. A ClickUp importálója végigvezeti Önt a lezárt/befejezett feladatok, mellékletek, mérföldkövek stb. importálásának lehetőségein. Az importálás után ellenőrizze, hogy minden adat be lett-e töltve, és nincs-e hiba. Ennyi, kész is van!
Rendben, ez elég egyszerűnek tűnik, de miért is akarnál exportálni az Asanából, kérdezheted? Íme néhány lehetséges ok.
Miért érdemes adatokat exportálni az Asanából?
Az Asana talán az egyik legrégebbi projektmenedzsment-eszköz. Azóta azonban sok minden megváltozott. Újabb termékek jelentek meg a piacon, amelyek erőteljesebb funkciókkal és integrációs lehetőségekkel rendelkeznek. Íme néhány az Asana korlátai közül.
Testreszabhatóság
Az Asana nem teszi lehetővé a felhasználók számára, hogy testreszabott szerepkörökkel, állapotokkal stb. skálázható hierarchiát hozzanak létre. Az Asana-ban nem lehet megjegyzéseket rendelni a feladatokhoz, illetve több felelős személyt hozzáadni hozzájuk. Az ilyenfajta testreszabhatóság manapság elengedhetetlen az agilis projektmenedzsmenthez.
Szoftverprojekt-menedzsment
Az Asana nem teljesen alkalmas szoftverprojekt-menedzsmentre. Például nem tartalmaz olyan funkciókat, amelyekkel sprinteket lehetne kezelni, képleteket számolni vagy táblázatokat beágyazni. Nem kínál /Slash parancsokat, ami a fejlesztők számára elengedhetetlen.
Skálázhatóság
Ha összetett, több mozgó elemből álló projekteket vállal, az Asana nem biztos, hogy a legmegfelelőbb választás. Az Asana hierarchiája például nem kínál az első beágyazási szintnél magasabb szinteket. Emellett a struktúrájukban is hiányzik a következetesség.
Funkciók egyenértékűsége
Nem tartalmazza azokat az alapvető funkciókat, mint például a dokumentumok, a jegyzettömb, az elme térképek, a beágyazott e-mailek stb., amelyek már régóta megtalálhatók az Asana alternatíváiban, például a ClickUp-ban.
Fizetős vs. ingyenes
Az Asana számos funkciója csak a fizető felhasználók számára elérhető. Például az ingyenes csomagban az Asana korlátozza a feladatok kiosztását, a csekklista-funkciókat stb. Egyéb összetett funkciókhoz további munkafolyamat-szoftverre lehet szükséged.
💡Profi tipp: Ha nem biztos a jelenlegi eszközödben, olvasd el ezt az útmutatót az Asana projektmenedzsmentről.
ClickUp: Az Asana jobb alternatívája
A projektmenedzsment – különösen a távoli csapatok esetében – a feladatok tervezéséhez, a kommunikációhoz és az együttműködéshez szükséges funkciók széles skáláját igényli. A ClickUp munkahely-menedzsment platformja mindezt és még többet is kínál.
Projektmenedzsment
A ClickUp egy hatékony projektmenedzsment-eszköz. Feladatkezelési, cél- és OKR-kezelési, automatizálási, időkövetési, űrlapkezelési és egyéb funkciókat kínál.
A több mint 15 egyedi ClickUp-nézet – beleértve a részletes táblázati funkciót is – rendkívül rugalmas projektmenedzsmentet tesz lehetővé, szemben az Asana által kínált hat nézettel.
A komplex feladatok kezelésének képessége csupán a kezdete annak, amire a ClickUp képes. Mint a munka mindenre kiterjedő alkalmazása, a ClickUp az egyetlen eszköz, amire valaha szüksége lesz.
A ClickUp Goals segítségével valós időben követheti nyomon a projektmenedzsment KPI-jeit. Még az ingyenes csomag is hatékony funkciókat tartalmaz, például brainstorminghoz használható táblákat, dokumentáláshoz szükséges dokumentumokat (valós idejű együttműködéssel), kommunikációhoz szükséges csevegőt és adatgyűjtéshez szükséges űrlapokat.
Ezzel szemben a ClickUp is tele van apró, de rendkívül hasznos funkciókkal, mint például az ismétlődő ellenőrzőlisták, a scrum pontok, a prioritások, az emlékeztetők, a webhookok stb., amelyek a termelékenységi ninjáknak szólnak.
Automatizálás
A ClickUp egyik fő célja, hogy minél több időt szabadítson fel a kreatív munkára. A ClickUp Automations segít egyszerűsíteni a munkafolyamatokat és kezelni a projektek átadását.
Több mint 100 előre megtervezett munkafolyamat-automatizálással és sablonnal automatizálhat bármit, az ismétlődő feladatoktól kezdve az állapotváltozásokon és a nyomonkövető e-maileken át a munkaidő-nyilvántartásokig és még sok minden másig.
Mesterséges intelligencia funkciók
A ClickUp Brain a világ első olyan neurális hálózata, amely összekapcsolja a szervezet teljes tudásbázisát, függetlenül attól, hogy az hivatalosan dokumentált formában vagy strukturálatlan adatként szerepel-e a feladatokban.
A ClickUp Brain segítségével a következőket is automatizálhatja a munkafolyamat hatékony optimalizálása érdekében.
- Válaszok a munkával kapcsolatos kérdésekre
- Standup-jegyzetek és haladási jelentések
- Adatbeviteli és alfeladat-tervezési funkciók
- Helyesírás-ellenőrzés, átiratok és összefoglalók
Jelentések
A ClickUp segítségével minden szükséges információt egy helyen találsz. A testreszabható ClickUp-műszerfalak olyan betekintést nyújtanak, amellyel javíthatod a csapatirányítást és a projekt eredményeit.
Akár a csapat termelékenysége, akár a sprinthez kapcsolódó mérnöki mutatók érdeklik, a ClickUp mindet kezelni tudja.
Források
A projektmenedzsment alapjai már régen kialakultak, így senkinek sem kell ezzel időt pazarolnia. Éppen ezért a ClickUp szakértői több tucat, nagymértékben testreszabható sablont hoztak létre számos felhasználási esetre, amelyeket kifejezetten a modern, agilis vállalkozások számára terveztek.
⚡️Sablonarchívum: A márkairányelvektől az igazgatósági jelentésekig – a ClickUp minden helyzetre kínál sablonokat. Nem tudja, hol kezdje? Semmi gond. Próbálja ki a legjobb projektmenedzsment- és célkitűzés-sablonokat, amelyeket szerzőink válogattak össze Önnek.
Exportáljon az Asanából, és kezelje hatékonyabban a projekteket a ClickUp segítségével
Megértjük, hogy a változás nehéz. Ha már egy ideje használod az Asanát, akkor az összes adatod ott található. Beállítottad a munkafolyamatokat. Az eszközeid integrálva vannak vele. A csapataid megszokták.
Még ha meg is győződött arról, hogy érdemes áttérni egy másik platformra, aggódhat a váltás okozta zavarok miatt. De ha az Asana és a ClickUp közül kell választania , erre nincs ok a aggodalomra.
A ClickUp és az Asana közötti adatintegráció lehetővé teszi, hogy néhány kattintással átmásold az összes adatodat. Az automatizálási és mesterséges intelligencia funkciók felgyorsítják a munkafolyamatokat. A több mint 1000 integráció segítségével összevonhatod a szervezeted összes tudását, amelyet a ClickUp Brain segítségével kamatoztathatsz.
Végül pedig az egyszerű, felhasználóbarát és intuitív felületnek köszönhetően a projektmenedzsment- és együttműködési eszköz használatának megtanulása minimális erőfeszítést igényel.
Készen állsz, hogy saját szemeddel győződj meg róla? Regisztrálj még ma ingyen a ClickUp-ra!