A Gallup szerint minden negyedik alkalmazott gyakran tapasztal kiégést a munkájában. Ahogy a verseny egyre élesebbé válik és az új trendek gyorsabban jelennek meg, mint valaha, az élen maradás egyre nehezebbé válik. A hosszan tartó túlterheltség vagy stressz kiégéshez vezet.
Vizsgáljuk meg részletesen az ügynökségi kiégést – annak jeleit, tüneteit, okait, a vállalkozásokra gyakorolt hatását és a megelőzésére alkalmazható stratégiákat.
Mi az ügynökségi kiégés?
Az ügynökségi kiégés olyan stresszhelyzet, amely három szinten – mentális, fizikai és érzelmi – zavarja az alkalmazottak működését.
Ez akkor fordul elő, amikor a gyors tempójú ügynökségi környezetben, például a reklám-, marketing- vagy PR-szektorban dolgozó alkalmazottak krónikus munkastressz miatt extrém mentális és fizikai kimerültséget tapasztalnak. Ez akkor történik, amikor a szoros határidők betartásának követelményei és a hosszú munkaidő összefonódnak, ami túlterheltség és kimerültség érzését eredményezi.
Hogyan hat az ügynökségi kiégés a vállalkozásokra?
Az ügynökségi kiégés során a vezetők és az alkalmazottak krónikus stresszt élnek át, ami befolyásolja a munkahelyi napi feladatok elvégzésére való képességüket.
Az ügynökségi kiégés néhány gyakori hatása az üzleti tevékenységre:
- Csökkent termelékenység: A kreatív gondolkodás a marketingügynökségek alapja. A kiégés megakadályozza az alkalmazottak kreatív gondolkodását. Az alkalmazottak koncentrációja romlik, hajlamosabbak lesznek hibázni, ami rontja munkájuk minőségét és eredményességét. A csökkent termelékenység hatással van az ügynökség eredményére.
- Megnövekedett hiányzás: A kiégés miatt az alkalmazottak a szokásosnál fáradtabbak. Zavarodottnak érzik magukat, és hajlamosabbak lesznek a fejfájásra, depresszióra és stresszel kapcsolatos rendellenességekre. Amikor az alkalmazottak nem érzik jól magukat, hajlamosak betegszabadságra menni, ami növeli a hiányzást a munkahelyen.
- Alacsony alkalmazotti megtartási arány: Amikor az alkalmazottai kiégnek, csökken a munkájukkal való elégedettségük, és nagyobb valószínűséggel hagyják el az ügynökségét, és mennek át más ügynökségekhez. Ez a fajta áttérés az alkalmazottai által birtokolt tudás és szakértelem elvesztésével jár. A megnövekedett alkalmazotti fluktuáció hatalmas toborzási, beilleszkedési és képzési költségeket okoz az ügynökségének.
- A vállalati kultúra károsodása: A negatív érzelmek táptalajt jelentenek a mérgező légkör kialakulásához. A kiégés miatt az alkalmazottak számos negatív érzelmet éreznek, többek között haragot és frusztrációt. Ezek az érzelmek elidegenedést és érdektelenséget váltanak ki a munkával kapcsolatban. Ha nem kezelik őket, ezek az érzelmek mérgező munkakörnyezetet teremthetnek, ami káros hatással van a vállalati kultúrára.
- Érintett ügyfélszolgálat: A kiégés csökkenti az alkalmazottak motivációját, hogy válaszoljanak az ügyfelek kérdéseire és kezeljék az ügyfelek elvárásait. A késedelmes válaszok és a rossz kommunikáció félreértésekhez vezethet az alkalmazottak és az ügyfelek között, ami negatívan befolyásolja az ügyfél-ügynökség kapcsolatot.
A kiégés hosszú távú hatással lehet a csapat termelékenységére és a marketingügynökség tulajdonosának hatékonyságára. Nehézségekbe ütközhet az üzleti célok elérésében, elveszítheti üzleti elképzeléseit, és nem tud eleget tenni az ügyfeleknek tett ígéreteinek. Ha a kiégés tartósan fennáll, az károsíthatja hitelességét és tönkreteheti a jelenlegi és új ügyfelek bizalmát. Ez üzleti szerződések elvesztéséhez és elégedetlen ügyfelekhez vezethet.
A kutatók megállapították, hogy a kontroll hiánya, az elismerés hiánya, a rossz kapcsolatok, a tisztességtelenség és az értékek eltérése is kiváltó tényezők a kiégésnél. A túlmunka nyilvánvaló, de jelenleg a rossz kapcsolatok is hatalmas hatással vannak. A megkérdezettek 74%-a azt mondta, hogy soha nem volt még ilyen magányos. Az Y generáció tagjainak egyötöde azt állítja, hogy nincsenek barátaik. A munkaterhelés is közrejátszik, de a kiégést a kimerültség, az elkötelezettség és a cinizmus – az a gondolat, hogy semmi sem fog változni – alapján mérjük.
A kutatók megállapították, hogy a kontroll hiánya, az elismerés hiánya, a rossz kapcsolatok, a tisztességtelenség és az értékek eltérése is kiváltó tényezők a kiégésnél. A túlmunka nyilvánvaló, de jelenleg a rossz kapcsolatok is hatalmas hatással vannak. A megkérdezettek 74%-a azt mondta, hogy soha nem volt még ilyen magányos. Az Y generáció tagjainak egyötöde azt állítja, hogy nincsenek barátaik. A munkaterhelés is közrejátszik, de a kiégést a kimerültség, az elkötelezettség és a cinizmus – az a gondolat, hogy semmi sem fog változni – alapján mérjük.
Hogyan lehet felismerni az ügynökségi kiégést?
Az ügynökségi kiégés felismeréséhez meg kell határoznia a jeleket és a kiváltó tényezőket.
Az ügynökségi kiégést okozó tényezők
Számos tényező okozhatja, hogy Ön és alkalmazottai ügynökségi kiégést szenvednek. A leggyakoribb okok között szerepelnek a következők:
- Nagy munkaterhelés: A reklám- és marketingügynökségektől folyamatosan magas színvonalú munkát várnak el. Ennek eredményeként az ügynökségek vezetői és alkalmazottai több munkát kapnak, mint amennyit a rendelkezésre álló idő alatt el tudnak végezni. A határidők folyamatos üldözése és a kielégítő pihenőidő hiánya miatt az alkalmazottak stresszesnek, túlterhelteknek és boldogtalanoknak érzik magukat.
- Az ellenőrzés hiányának érzése: Ha az alkalmazottai úgy érzik, hogy az ügynökség vezetői ellenőrzik vagy mikromanageálják őket, bizonytalanság és döntésképtelenség alakulhat ki. Az alkalmazottai bizonytalanok lehetnek a hatékony munkavégzés képességüket illetően, és nehezen tudnak dönteni a kampány tevékenységéről. A hosszan tartó bizonytalanság és a döntéshozatal nehézségei elősegítik a kiégést.
- A kliensek folyamatosan változó igényei: A marketing- és reklámiparban minden nap újítások és fejlesztések történnek, ami oda vezet, hogy egyes kliensek folyamatosan változtatják az írásos anyagokkal vagy kampányokkal kapcsolatos igényeiket. A kliensek kétértelmű, folyamatosan változó prioritásainak kielégítése miatt az alkalmazottak úgy érzik, hogy messze vannak a célvonaltól. Az a érzés, hogy a munka soha nem ér véget, csökkenti a morált és frusztrációt okoz, ami végül az alkalmazottak kiégéséhez vezet.
- Összehangolatlan értékek: Ha az alkalmazottja olyan értékeket tart fontosnak, amelyek nem egyeznek a vállalatéval, az negatívan hat az alkalmazott motivációjára. Az összehangolatlan értékekkel és csökkenő motivációval rendelkező ügynökségnél való munkavégzés növeli a kiégés valószínűségét.
- Mérgező munkakörnyezet: A munkakörnyezet, amely nem tartja prioritásnak a világos kommunikációt és a konfliktusok gyors megoldását, a félreértések és a rossz vezetés melegágyává válik. Az ilyen légkörben való munkavégzés haragot és mérgező légkört teremt, ami gyorsan az ügynökség kiégéséhez vezet.
- Irreális elvárások: Azok az ügyfelek, akik irreális elvárásokat támasztanak, és az alkalmazottai arra kényszerülnek, hogy ezeket teljesítsék, kimerítik a kapacitásukat. Ilyen esetekben az ügyfelek elvárásainak kezelése nélkül az alkalmazottak kiégésének tere nyílik.
- Nem megfelelő erőforrások és támogatás: Nem megfelelő erőforrásokkal végzett feladatok, például korlátozott költségvetéssel nagy léptékű kampányok lebonyolítása és irányítása nagy kihívást jelent, és növeli a munkahelyi szorongás kockázatát. Hasonlóképpen, ha a munkavállalóknak olyan feladatokat osztanak, amelyek nem tartoznak a készségeik közé, és nem nyújtanak nekik támogatást, az félelmet és alkalmatlanság érzését kelti bennük, ami ha nem kezelik, a munkavállalók kiégéséhez vezet.
- A termelékenység és az önértékelés összekapcsolása: Azok a munkavállalók, akik a termelékenységet kizárólag a meghatározott óraszámmal azonosítják, mentális egészségükre negatív hatással lehet, ha stresszes helyzetbe kerülnek, vagy szoros határidőkkel kell szembenézniük. A termelékenységnek figyelembe kell vennie a befektetett erőfeszítéseket és a munka minőségét is. Ha kevésbé vagy „termelékeny”, mint vártad, az önértékelésed is csökken. Az alacsony önértékelés pedig teret ad a kiégésnek.
5 stratégia az ügynökségi kiégés elkerülésére
Most már tudja, hogyan néz ki az ügynökségi kiégés. De hogyan lehet ezt megelőzni? A megfelelő vezetési stratégiákkal boldoggá teheti alkalmazottait és javíthatja termelékenységüket. Íme öt stratégia, amely segít elkerülni az ügynökségi kiégést:
1. Vezesse be a munkafolyamatok automatizálását
A munkafolyamat automatizálása magában foglalja a munkafolyamat ismétlődő, unalmas feladatait, így több idő marad más fontos feladatokra. A ClickUp automatizálási funkciójával a következőket automatizálhatja:
- A státuszok megváltoztatása, amelyek között szerepel a Folyamatban, Felülvizsgálat, Elfogadva és mások. Amikor egy alkalmazott benyújt egy feladatot, például a státusz automatikusan Folyamatban-ról Felülvizsgálat-ra változik.
- A megbízottak cseréje. Például, amikor egy csapattag benyújt egy feladatot, a megbízott automatikusan a csapattagtól a csapatvezetőre változik.
- Színkódolás és megjegyzések hozzáadása a prioritás változásai szerint, például Sürgős, Magas, Alacsony stb. Például, amikor a prioritás státusza Sürgőssé válik, ez a funkció azonnal értesíti a csapat tagját egy megjegyzéssel.
- A feladatok áthelyezése megfelelő helyekre, például listákba és mappákba
- E-mailek küldése az ügyfeleknek a bevezetési folyamat során
- Felmérések küldése e-mailben, hogy megismerje az ügyfelek véleményét és visszajelzéseit egy termékkel vagy kampánnyal kapcsolatban
2. Teremtsen pozitív munkakultúrát, amely előtérbe helyezi a világos kommunikációt
A pozitív munkakultúra kialakításához az alkalmazottaknak szoros kötelékkel kell rendelkezniük egymással. Ennek a köteléknek a kialakításában kulcsfontosságú szerepet játszik a hatékony kommunikáció.
Sajnos sok munkahelyen a kommunikációt időigényes feladatok akadályozhatják. Az olyan eszközök kihasználása, mint a ClickUp belső kommunikációs stratégia sablonja, teret nyit a csapatmunkának, lehetővé téve az alkalmazottak számára az együttműködést és az ötletek cseréjét. Ha az alkalmazottak hatékonyan dolgoznak együtt, akkor még a fárasztó és kihívásokkal teli feladatok is könnyebben kezelhetővé válnak.
Időnként beszélgessen el alkalmazottaival. Törekedjen olyan légkör megteremtésére, ahol az alkalmazottak úgy érzik, hogy meghallgatják őket. Ismerje el az ügynökségi kiégés létezését, és beszéljen róla.
Ezenkívül kérje meg alkalmazottait, hogy adjanak visszajelzést a jelenlegi munkahelyi kultúráról olyan eszközök segítségével, mint a ClickUp Employee Feedback sablon. Ez a sablon segítségével megtudhatja, hogy az alkalmazottak mit tartanak a legfontosabbnak, és milyen az ideális munkahelyi környezet számukra. Bár nem biztos, hogy minden igényt és követelményt kielégíthet, fontos, hogy nyílt párbeszédet folytasson az alkalmazottak és az ügynökség vezetése közötti elvárásokról.
A következetes kiválóság elismerése és értékelése elengedhetetlen a pozitív munkakultúra kialakításához. Fontos, hogy elismerjük és ösztönözzük azokat a munkatársakat, akik túlteljesítik az elvárásokat, mivel ez növeli a motivációjukat és ösztönzi őket a kiváló teljesítmény fenntartására.
Ezenkívül a pozitív munkakörnyezet kialakítása magában foglalja a sokszínűség értékelését és annak biztosítását, hogy a különböző háttérrel rendelkező egyének elfogadottnak és integráltnak érezzék magukat. Amikor az emberek elfogadják és támogatják egymás egyedi tulajdonságait, az egészséges légkört teremt, amely növeli a munkahelyi termelékenységet.
3. Támogassa az egészséges munka-magánélet egyensúlyt
Az egészséges munka-magánélet egyensúly előmozdítása az életében és az ügynökségénél kulcsfontosságú az ügynökségi kiégés elkerüléséhez. Az egészséges munka-magánélet egyensúly előmozdításához fontos:
- Tegyen rövid szüneteket a nap folyamán. Szánjon időt minden feladatra, és szünetet tartson azok elvégzése után. Használja ki ezeket a szüneteket ebédre, kollégáival való beszélgetésre, sétára stb. A szünetek segítik a munkával kapcsolatos stressz levezetését, és jobban tud majd koncentrálni a munkába való visszatérés után.
- Használja ki az éves szabadságát, hogy otthon pihenjen vagy nyaraljon. A nyaralás segít elszakadni a munkától, feltöltődni és friss szemmel visszatérni a munkába.
- Kapcsolja ki a munkával kapcsolatos levelezést a hétvégén. Ehelyett foglalkozzon olyan hobbi tevékenységekkel, mint a túrázás, könyvolvasás, tájképfestés, sütés, táncórák vagy kerámiaórák. Csináljon olyan dolgokat, amelyek segítenek a stressz levezetésében és a kikapcsolódásban.
- Zárja le a munkát minden nap egy meghatározott időpontban. Ezzel megakadályozhatja, hogy a munka átterjedjen a magánéletére, és elkerülheti a munka és a magánélet közötti egyensúly felborulását.
- Vegyen részt önkéntes tevékenységekben , például szociális szolgáltatásokban, hogy visszaadjon valamit a közösségének. Ezáltal más dolgokkal is foglalkozhat a munkája mellett, és jobban fogja érezni magát.
- Határokat kell szabni , hogy elkerülhető legyen a túlzott ügyfélszolgálat. Mielőtt ügyfeleket fogadna, beszélje meg ügynöksége határait és munkamódszereit. Ez segít a kezdetektől fogva egészséges ügyfél-ügynökség kapcsolat kialakításában.
Profi tipp: A ClickUp időkövető funkciójával könnyedén nyomon követheti az időt. Ezzel jobban átláthatja, mely feladatokra fordít több időt, és ennek megfelelően beállíthatja a határokat. Bármely eszközről nyomon követheti az időt, becsléseket állíthat be és szerkeszthet, időcímkéket és megjegyzéseket adhat hozzá, valamint áttekintheti az időbejegyzéseit egy pillanat alatt vagy részletes jelentésekben.
4. Ösztönözze az időgazdálkodási és stresszkezelési technikák alkalmazását
Marketingesként sok mindenre kell figyelnie. Mivel különböző irányokba húzzák, az idő gyorsan elszáll. Az idő hatékony kezelése kulcsfontosságú a különböző feladatok időbeni elvégzéséhez.
A ClickUp időgazdálkodási sablonjának használata segít jobban kezelni az idejét. Segít előre tervezni, nyomon követni az időt, és elérhető célokat és határidőket kitűzni.
Nem minden feladat egyformán fontos. Fontos, hogy a feladatokat sürgősségük alapján rangsorolja. A hatékony időgazdálkodáshoz meg kell határozni, mely feladatokat kell gyorsan elvégezni, és a komplex feladatokat kisebb, könnyebben kezelhető alfeladatokra kell bontani.
Ha így kezeli az idejét, többet tud elvégezni ugyanannyi órában, amennyit naponta dolgozik.
Az időgazdálkodási technikák mellett a stresszkezelési technikák is sokat segítenek az ügynökségi világban a kiégés megelőzésében. Ezek a technikák a következők:
- Meditáció: Próbáljon ki olyan meditációs technikákat, mint a progresszív izomlazítás, hogy több tudatosságot építsen be a mindennapi rutinjába. A meditáció tisztázza a gondolatokat és nyugtató hatással van az egész testre.
- Mély légzés gyakorlása: A mély légzés fizikailag és mentálisan is megnyugtat. Kipróbálhat olyan technikákat, mint a doboz légzés vagy a 4-7-8 légzés, amelyek segítségével gyorsan visszaállhat a stresszes napok során.
- Rendszeres testmozgás: A testmozgás serkenti a boldogsághormonok kiválasztását. Szánjon időt valamilyen testmozgásra, például futásra, úszásra, jógára stb., legalább néhány percre minden nap.
- Az íróasztal rendbetétele: Ha az íróasztala rendetlen, akkor a vizuális rendetlenség, például a felesleges tárgyak számának csökkentése segít csökkenteni a stresszt.
- Tápláló ételek fogyasztása: A stressz miatt egyesek jobban vágynak a gyorséttermi ételekre. Ha leküzdjük ezt a vágyat, és tápláló ételeket választunk, akkor valóban csökkenthetjük a stressz szintjét.
- Vizualizáció használata: Képzelje el egy örömteli emléket a múltjából. A pillanat vizualizálásával visszahozhatja azokat a pozitív érzelmeket, és csökkentheti az esetleges stresszt vagy szorongást.
- Kapcsolatok másokkal: Az emberek társas lények. A barátokkal és a családdal való kapcsolattartás segít ellazulni és levezetni a stresszt.
A dinamikus munkavégzés egy másik módja annak, hogy jobb munka-magánélet egyensúlyt biztosítson alkalmazottai számára. Ha ez jól illeszkedik üzleti modelljéhez, engedje meg az alkalmazottaknak, hogy otthonról dolgozzanak, megváltoztassák vagy összevonják munkaidejüket úgy, ahogy az legjobban illeszkedik életükhöz. Ez azt jelenti, hogy például a gondozói feladatokat ellátó alkalmazottak otthonról dolgozhatnak. A globális bankcsoport, a Barclays 2015-ben kísérleti jelleggel bevezette ezt a politikát. 2017-re az alkalmazottak 57%-a dinamikus munkavállalónak minősült, és elkötelezettségük pontszáma jóval meghaladta a kezdeményezésben nem részt vevő kollégáikét (körülbelül 5%-kal magasabb volt).
5. Javítsa a projekt- és munkaterhelés-kezelést
A kiégés elkerülése érdekében be kell fektetnie a jobb projektmenedzsment és a munkaterhelés elosztásának folyamatába. Ezen folyamatok optimalizálásához fontos, hogy:
Dolgozzon a kapacitástervezésen
Az ügynökség kapacitástervezése a rendelkezésre álló erőforrások kiegyensúlyozásának stratégiai folyamatát jelenti a projekt igényeinek kielégítése érdekében. Az erőforrások elosztása előtt célszerű erőforrás-értékelést végezni. Ha tudja, mely alkalmazottaknak van jelenleg alacsony munkaterhelése, úgy oszthatja el a feladatokat az alkalmazottak között, hogy azok ne legyenek túlterheltek, és hosszú távon megelőzze az alkalmazottak kiégését.
Használjon marketingügynökségi projektmenedzsment szoftvert
A legjobb, ha dedikált projektmenedzsment szoftvert használ a marketingügynökség működésének javításához.
A ClickUp hatékony projektmenedzsment eszköz lehet ügynöksége számára, mivel segítségével több projektet és kampányt is létrehozhat, kioszthat, nyomon követhet és ellenőrizhet, anélkül, hogy bármit is kihagyná.
A eszköz hierarchikus keretrendszerének segítségével könnyedén szervezheti és kezelheti a különböző projekteket és feladatokat. Az olyan funkciók, mint a ClickUp Workspaces és a ClickUp Spaces, segíthetnek a munkák hatékony kategorizálásában és kezelésében.
A valós idejű irányítópultok és a ClickUp nézetek, például a Tábla és a Naptár segítségével a csapatok könnyedén láthatják a munkaterhelésüket, nyomon követhetik a határidőket, és elvégezhetik a szükséges módosításokat, hogy minden felett áttekintést tartsanak.
De ez még nem minden. A ClickUp a következőket is segíthet: :
- Készítsen egy projektismertetőt, amely felvázolja a projekt céljait, szerepeit és felelősségi köreit a ClickUp Brain, a ClickUp mesterséges intelligenciával működő asszisztensével.
- A ClickUp Tasks segítségével bontsa fel a teljes projektet kompakt, kezelhető feladatokra.
- Elemezze a marketingügynökség struktúráját, mielőtt eldönti, kinek osztja ki a feladatokat, és meghatározza a határidőket a ClickUp Single vagy Multiple Assignees funkciójával.
- Biztosítson helyet a csapat tagjainak, ahol beszélgethetnek, ötletelhetnek és vitákat folytathatnak a ClickUp Whiteboards segítségével.
- Rendezze a feladatokat egyéni státuszokba, mielőtt a ClickUp Task Statuses segítségével nyomon követné a feladatok előrehaladását és a hozzájuk tartozó határidőket.
- Állítson be feltételeket és függőségeket a ClickUp Automations segítségével a státusz munkafolyamat automatizálásához.
- Kövesse nyomon és értékelje a feladatok előrehaladását, és tájékoztassa ügyfeleit a ClickUp Dashboards segítségével.
Profi tipp: A ClickUp ügynökségkezelési sablon segítségével egyetlen helyen kezelheti az összes projektmenedzsment igényét. Ez a végső sablon segít az ügyfelek bevonásában, a projektvázlatok, az erőforrások, a feladatok kiosztása, az együttműködés, a visszajelzések, a felülvizsgálatok és a projekt megvalósítása kezelésében.
Megelőzze a kiégést a ClickUp segítségével
Az ügynökségi kiégés mára általános jelenséggé vált. Hatással van az alkalmazottak és az ügynökség jólétére, rontja a termelékenységet és a végső eredményt. A fent említett stratégiák követésével azonban lehetséges a kiégés leküzdése és megelőzése.
A ClickUp használata stratégiájában segíthet megelőzni a kiégést. A marketingügynökségek számára készült, széles körűen testreszabható sablonoknak köszönhetően egyetlen platformon hatékonyan kezelheti a projekt hatókörét, a projekt ütemtervét, az erőforrásokat, a munkaterhelést, a teljesítést, valamint az ügyfelek visszajelzéseit és módosításait.
A ClickUp, mint az egyik legjobb ügynökség-menedzsment szoftver, AI-alapú projektmenedzsment és együttműködési megoldásokat kínál, ami marketingügynökségek számára elengedhetetlen eszközzé teszi.
Regisztráljon még ma ingyenesen a ClickUp-ra, és többet tud elvégezni, és több időt tud megtakarítani!