![Hatékony értekezlet-összefoglaló készítése: produktív tippek a csapatmunkához [sablonokkal]](https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2024/03/Meeting-Recap-Blog-Feature.png)
Ha a munkanapja úgy tűnik, mintha végtelenül ugrálna egyik megbeszélésről a másikra, akkor biztosan értékelni fogja a jó megbeszélés-összefoglaló írásának életmentő művészetét. Ez egy egyszerű szöveg, de ha ügyesen megfogalmazza, akkor gyönyörűen összefoglalhatja a legfontosabb információkat a különböző hangvételű és léptékű, mozgalmas megbeszélésekről.
Sok csapat számára a tanulságos összefoglalók megírása rettenetes küzdelem lehet. A probléma az, hogy a csapat tagjai egész nap el vannak árasztva e-mailekkel, értekezletekkel és Slack üzenetekkel, ami információtúlterheléshez vezet. És mire valaki hozzáfog az értekezlet jegyzetének megírásához, az agya már teljesen kimerült, és nem is emlékszik a történtek teljes kontextusára.
Ebben az útmutatóban megbeszéljük, hogyan kell megközelíteni az értekezletek összefoglalását, és bemutatjuk a legjobb gyakorlatokat azok időben történő megírásához.
Bónusz: Bemutatjuk Önnek a ClickUp-ot is, egy AI-alapú értekezletkezelő és jegyzetelő eszközt, amely megkönnyítheti az Ön és csapata életét. 🤩
A hatékony értekezlet-összefoglaló írásának folyamata: 5 lépés
A találkozó összefoglalójának elkészítése nem rakétatudomány – csak egyszerűnek és tömörnek kell lennie, mint egy projekt alapvető dokumentumának vagy tájékoztatójának, és a végső célnak a következőnek kell lennie:
- Az összes érdekelt fél tájékoztatása a releváns információkról
- Referenciapontként szolgál a jövőbeli értekezletekhez és intézkedésekhez
A hatékony értekezlet-összefoglaló megírásának problémája gyakran csak emberi vagy eljárási korlátokból fakad. Ez azonban nem feltétlenül jelenthet nehéz feladatot, ha követi az alábbi öt egyszerű lépésből álló módszert. 🔽
1. lépés: Határozza meg az összefoglalók írásának logisztikáját
A logisztika alatt a megbeszélés összefoglalójának ki, mikor és mi kérdéseit értjük, amelyek az egész vállalatra vonatkoznak. A következőket kell tennie:
- Jelöljön ki egy jegyzetelőt : Bízza meg egy résztvevőt a találkozó jegyzetének vezetésével, hogy a legfontosabb tanulságok biztosan rögzítésre kerüljenek. A csapat tagjai felváltva írhatják a jegyzeteket.
- Határozza meg az értekezlet összefoglaló e-mailjének időzítését: A jobb információ-megtartás érdekében elengedhetetlen, hogy az értekezlet után azonnal elkészüljön egy könnyen olvasható értekezlet-összefoglaló e-mail.
- Vázolja fel a rögzítendő értekezlet tartalmát: Az értekezlet összefoglalója általában az értekezleten történteket tartalmazza, beleértve a fontos megbeszéléseket, a meghozott döntéseket, a cselekvési pontokat és a megbízottakat, hogy mindenki ugyanazon az oldalon álljon.
- Határozza meg az összefoglaló stílusát: A vállalati kultúrától és a hatékonysági követelményektől függően informális összefoglalókra vagy professzionálisabb megjelenésű változatokra lehet szükség.
2. lépés: Készítsen részletes jegyzeteket a megbeszélés során
Ahhoz, hogy jó értekezlet-összefoglaló e-mailt készítsen, a kijelölt jegyzetelőnek a megbeszélés alatt kell leírnia a jegyzeteket, nem utána. Az ötlet az, hogy valós időben rögzítsék a főbb beszélgetési pontokat, mint például a legfontosabb információk, a döntések és a javasolt feladatok.
Nem csak az elhangzottak leírása fontos – egyes megbeszéléseken szükség lehet arra is, hogy ki mit mondott és kinek. Ezenkívül intuitívnak kell lennie, és le kell írnia a megbeszélés során felmerült kérdéseket vagy azokat az információkat, amelyeket az érintetteknek tudniuk kell, például ki felelős egy feladatért, mi a határidő és hasonló fontos részleteket.
A jegyzetelőnek az egész megbeszélés alatt ébernek kell lennie, hogy teljes képet tudjon adni az összefoglalót olvasónak, aki nem mindig van jelen a megbeszélésen, vagy nem mindig emlékszik a élőben zajló vitára.
Még jobb lenne, ha ebben a lépésben a nyers jegyzeteket témák szerint rendszerezné, így később könnyebb lesz kezelni a részleteket. 🔍
3. lépés: Írja meg az értekezlet összefoglalóját tartalmazó e-mail vázlatát
Képzelje el, hogy egy eseménydús utazáson van. De amikor megosztja élményeit egy barátjával, valószínűleg csak a legfontosabb eseményeket említi meg, és nem untatja őt óránkénti frissítésekkel. Erről szól ez a lépés!
Az értekezlet összefoglalóját tartalmazó e-mailnek gyors és tartalmas áttekintést kell adnia az egész értekezletről, anélkül, hogy az olvasót minden apró részlettel elárasztaná. 🧐
A megbeszélés végén írja le koherensen az összes fontos részletet. Lényegében átdolgozza a részletes jegyzeteket, kivágja az irreleváns részeket, és könnyen követhető mondatokkal a megfelelő sorrendbe rendezi a legfontosabb pontokat.
4. lépés: Csatoljon kiegészítő dokumentumokat az e-mailhez
Tegyük fel, hogy egy csapatértekezleten új projektjavaslatot vitatnak meg, és a vita során a csapatvezető hivatkozik olyan dokumentumokra, mint a projekttervek, adatsorok és marketingstratégiák.
Ezek a dokumentumok olyan betekintést és részleteket nyújtanak, amelyek elengedhetetlenek a projekt hatókörének és követelményeinek megértéséhez. Tehát ezeket a dokumentumokat kihagyva nem szabad összefoglalót készíteni! ❌
Ezeknek a dokumentumoknak a hozzáadása megkönnyíti a csapat számára a kontextusadatok megtalálását, anélkül, hogy rengeteg e-mailt vagy fájlt kellene átkutatniuk. Ráadásul egyenlő hozzáférést biztosít az információkhoz, így mindenki ugyanazon az oldalon áll.
Két lehetőség közül választhat: beillesztheti a fájlok online helyére mutató linkeket, vagy csatolhatja a releváns forrásokat az összefoglalóhoz. 🔗
5. lépés: Tervezze meg előre, kiknek kell megkapniuk az értekezlet összefoglalóját tartalmazó e-mailt
Miután meggyőződött arról, hogy az összes releváns dokumentum szerepel az értekezlet összefoglalójában, a következő fontos lépés annak eldöntése, hogy ki kapja meg ezt az összefoglalót. Gondoljon a következőkre:
- A megbeszélés résztvevői: Mindenki, aki részt vett a megbeszélésen, kapjon egy példányt. Ez emlékezteti őket felelősségeikre, jövőbeli feladataikra és a meghozott döntésekre.
- Nem résztvevők: A megbeszélésen nem résztvevőknek szükségük van az összefoglalóra, hogy naprakészek maradjanak és megértsék a megbeszélés eredményeit.
- Érdekelt felek: A magasabb információs hierarchiában lévő vezetők vagy bárki, akinek érdeke fűződik a projekthez, meg kell kapnia az összefoglalót.
- Jövőbeli hivatkozás: Az értekezlet szervezőjének vagy a csapat vezetőjének meg kell őriznie az értekezlet jegyzőkönyvének másolatát a dokumentumtárában, hogy az a jövőbeli értekezletekhez hivatkozási pontként szolgálhasson. Ez jól jöhet a következő értekezlet napirendjének összeállításakor vagy a korábbi döntések áttekintésekor.
Az AI szerepe a jó értekezlet-összefoglaló elkészítésében
Vessünk egy pillantást a szobában lévő elefántra. 🐘
Hasznos-e a mesterséges intelligencia (AI) segítségével összefoglalót írni? Igen!
Manapság a legtöbb értekezlet online zajlik, és az AI használata remek módja annak, hogy hatékonyabbá tegye az összefoglalási folyamatot. Az értekezlet-szoftverekkel kombinálva az AI-eszközök egyszerűsíthetik a kommunikációs feladatokat és automatizálhatják az írási folyamatokat, így a csapat tagjai fontosabb brainstorming vagy problémamegoldó tevékenységekkel foglalkozhatnak.
Íme az öt módszer, amellyel az AI javította az értekezlet-összefoglalás folyamatát:
- Automatikus átírás: Az AI-alapú eszközök valós időben átírják a megbeszélések során elhangzottakat (beszédet) szöveggé, így biztosítva, hogy egyetlen részlet sem maradjon ki.
- A legfontosabb pontok azonosítása: A fejlett eszközökkel létrehozott, AI által generált jegyzetek kiemelik a legfontosabb pontokat, így biztosítva, hogy azok ne vesszenek el a találkozó nyüzsgésében.
- Összefoglalás: Számos AI-eszköz képes összefoglalni a hosszú értekezletjegyzeteket, hogy időt takarítson meg az olvasónak.
- Tennivalók nyomon követése: Az AI nyomon követheti a megbeszélésen megvitatott tennivalókat, biztosítva ezzel a felelősségre vonhatóságot és a határidőre történő végrehajtást.
- Folyamat hatékonyság: Az AI időt takarít meg a kézi jegyzetelés és összefoglalás terén, így Ön több időt fordíthat az értekezleten folyó megbeszélésekre és a tényleges munkájára.
Az AI-alapú összefoglalók már nem futurisztikus koncepciók, hanem a mai valóság. Számos technológiai óriás, például a Microsoft, sikeresen használja az AI-t az értekezletek jegyzőkönyveinek elkészítéséhez.
6 tipp a találkozók összefoglalásának hatékonyságának növeléséhez
Lehet, hogy ismétlődőnek tűnik, de a legjobb tipp az, hogy az értekezlet összefoglalók rövidek és lényegre törőek legyenek. Ha a szöveg egyértelműségére koncentrál, biztos lehet benne, hogy a kritikus pontokat minden csapattag könnyen megérti.
Összeállítottunk hat tippet és bevált gyakorlatot a jobb értekezlet-összefoglalók elkészítéséhez. Bemutatjuk azt is, hogy ez az elkerülhetetlen feladat hogyan válhat százszorosára könnyebbé a ClickUp értekezlet- és kommunikációs funkcióival. 💯
1. Használja ki a lehető legjobban a közelgő értekezlet napirendjét
A jó összefoglaló alapja gyakran egy szilárd értekezlet napirend.
A találkozó napirendje a megbízható útmutatója a találkozó során történő jegyzeteléshez. Már tartalmazza az összes fontos témát, kulcsfontosságú pontot, kérdést és megvitatandó célt, egy helyen, áttekinthetően rendezve. Ez sokkal könnyebbé teszi a kontextus nyomon követését, különösen akkor, ha Ön vezeti a találkozót, és egyidejűleg jegyzeteket is próbál készíteni.
A ClickUp számos napirend-sablont kínál, amelyek segítségével a megbeszélés előtt átfogó napirendet állíthat össze. Például a ClickUp megbeszélés-napirend sablonja univerzális felépítésű, így bármilyen megbeszéléshez használható. A ClickUp teljes létszámú megbeszélés sablonja pedig ideális vállalati szintű megbeszélésekhez.
Ha jegyzeteket készít, a ClickUp Docs segítségével gyorsabban leírhatja a fontosabb pontokat. Ez a platform központi dokumentumkezelő rendszere, amely lehetővé teszi, hogy valós időben hozzon létre és együttműködjön a megbeszélés napirendi pontjaiban, jegyzetekben és teendőkben. Lehetőség van:
- Készítsen előre strukturált, egymásba ágyazott, összekapcsolt oldalakat a napirendekhez és az összefoglalókhoz.
- Adjon hozzá linkeket feladatokhoz és egyéb dokumentumokhoz közvetlenül az összefoglalójában.
- Hívjon meg több kollégát, hogy egyszerre olvassák át vagy szerkesszék az értekezlet összefoglalóját.
- Használjon biztonságos, megosztható linkeket, hogy az összefoglalót külső ügyfeleknek vagy együttműködőknek elküldhesse.
- A univerzális keresővel hozzáférhet a korábbi napirendekhez, összefoglalókhoz és más tárolt dokumentumokhoz.
2. Nincs felkészülve? Jegyezze le a megbeszélés jegyzőkönyvét egy jegyzetfüzettel vagy egy megbeszélés összefoglaló sablonnal.
Nem mindig lehet elindítani a Google Docs-ot vagy hasonló dokumentumokat, hogy jegyzeteket írjon, különösen akkor, ha éppen telefonál, vagy egy hirtelen online megbeszélésen vesz részt, és teljesen felkészületlen. Ha gyorsan kell jegyzeteket készítenie vagy leírnia az ötleteit, fontolja meg a hagyományos jegyzetfüzetek vagy jegyzetfüzet-eszközök használatát.
Például a ClickUp Notepad alkalmazást asztali és mobil eszközökön egyaránt használhatja, hogy egyszerűen jegyzeteljen az értekezletekről. Bármikor visszatérhet, hogy szerkessze a jegyzeteket. 📝
A ClickUp Notepad néhány remek funkcióval rendelkezik a gyors összefoglalók elkészítéséhez, például:
- Slash parancsok: Használjon gyorsbillentyűket a jegyzetek formázásához fejléc, vastag betű, lista és egyéb formázási lehetőségekkel.
- Drag-and-drop: Könnyedén hozzáadhat képeket, gifeket, videókat és egyéb fájlokat közvetlenül a jegyzetekhez.
- Keresés: Gyorsan megtalálhatja a szükséges információkat, ha kulcsszavakat keres a jegyzetek címében vagy leírásában.
- Archiválás/archiválás megszüntetése: Jegyzeteit rendezett állapotban tarthatja, ha archiválja vagy archiválását megszünteti.
- Konvertálás: Alakítsa jegyzetét feladattá, vagy adja hozzá projektdokumentációjához.
A ClickUp ingyenes értekezlet-összefoglaló sablonok gyűjteményével is rendelkezik. Csak annyit kell tennie, hogy hozzáadja őket a munkaterületéhez, és elkezd jegyzeteket hozzáadni a kijelölt szakaszokhoz. Ha például építőkből álló csoport tagjai, akkor a ClickUp építési értekezlet-jegyzőkönyv sablonját használhatják a haladás és a projekt megoldásainak nyomon követéséhez.
Nézze meg kedvenc értekezlet-összefoglaló sablonjaink gyűjteményét:
3. Sorolja fel és ossza ki a teendőket, hogy mindenki ugyanazon az oldalon álljon
Sok jegyzetelőnek nehézséget okoz a cselekvési pontok kivonása az értekezletből. A megoldás az, hogy felsoroljuk az összes cselekvési pontot, és megjelöljük a végrehajtásért felelős személyeket. Lényegében a szavakat tettekké alakítjuk.
Ez egy háromlépéses folyamat lehet:
- Nézze át a jegyzeteit, hogy meghatározza a megbeszélés során felmerült feladatokat, felelősségeket vagy ígéreteket.
- Minden cselekvési pontnál írja le, ki a felelős érte és mi a határidő.
- Opcionális – rendezze a feladatokat sürgősségük és fontosságuk szerint.
A ClickUp Tasks segítségével gyorsan feladatokat vagy alfeladatokat hozhat létre az értekezlet jegyzetéből. Ehhez csak ki kell jelölnie a jegyzetek releváns részét a jobb gombbal, kiválasztania a Feladat létrehozása/alfeladat opciót, majd hozzáadnia egy vagy több felelőst.
De ez még nem minden – hozzáadhatja a megbeszélés résztvevőit megfigyelőként a feladathoz, így ők is értesülnek a feladat előrehaladásáról és az esetleges új fejleményekről. 👀
4. Használja az értekezletek felvételeit és átiratát
Használhat átírási eszközöket, hogy a megbeszélés során elhangzott beszélgetéseket szöveggé alakítsa. Vagy ahelyett, hogy kizárólag írásbeli jegyzetekre támaszkodna, a jegyzetelője kihasználhatja a képernyőfelvételeket, hogy vizuális és hangfelvételt készítsen a megbeszélésről, így biztosítva, hogy semmi ne maradjon ki és ne legyen félreérthető.
A ClickUp ingyenes képernyőfelvevő eszközével, a Clip-pel könnyedén rögzítheti asztali számítógépének képernyőjét, és azonnal megtekintheti a felvételt anélkül, hogy le kellene töltenie. Akár egy bonyolult folyamatot kell elmagyaráznia, akár egy ügyfélmegbeszélés részleteit szeretné megőrizni, a Clip segít Önnek. 🎬
A következőket rögzítheti:
- Egy teljes képernyő
- Egy adott alkalmazás ablaka
- Bármely böngésző fül a Chrome vagy Firefox böngészőben
Miután elkészült a felvétel, ossza meg azt az összefoglalót készítővel vagy az ügyfelekkel egy megosztható link segítségével.
5. Összegezze a legfontosabb pillanatokat és döntéseket a ClickUp AI segítségével
A ClickUp AI nagy segítség lehet az értekezletek összefoglalásának megírásában. Formázhatja a vázlatos jegyzeteket, kijavíthatja a nyelvtani hibákat, a hangnemet és a stílust, és mindent professzionálisra alakíthat. Még a cselekvési pontokat is kiemelheti Önnek, így nem kell időt pazarolnia azok kézi keresésére.
Ráadásul a ClickUp Meeting Summaries funkció fejlett technológiát használ, hogy a találkozók összefoglalása gyerekjáték legyen. A találkozó befejezése után a ClickUp elvégzi a nehéz munkát: AI segítségével elemzi a felvételt vagy a jegyzőkönyvet, és rögzíti a fontos részleteket, mint például a teendők, a döntések és a legfontosabb pontok.
A ClickUp ezután összeállítja a megbeszélés összefoglalóját, amely tartalmazza az összes szükséges információt és feladatot. Szükség esetén módosíthatja az összefoglalót, és azonnal megoszthatja az egész csapattal.
Ha egy korábbi értekezlet összefoglalóját szeretné újra átnézni, akkor az AI segítségével összefoglalhatja azt a gyorsabb navigáció érdekében.
6. Használjon nyomon követő e-mailt vagy szöveges üzenetet
Ha különböző részlegek és időzónák csapatával dolgozik együtt, nehéz lehet nyomon követni, hogy ki miért felelős a megbeszélés után. A megbeszélés összefoglalója csak pillanatképet adhat a történtekről; előfordulhat, hogy további lépéseket kell tennie a javasolt feladatok állapotának ellenőrzéséhez.
Ha nem szeretne mindenről e-mailt küldeni, akkor használja a ClickUp közvetlenebb kommunikációs eszközeit, például a Chat nézet, az @mentions és az Assigned Comment funkciókat. Ezek segítségével megjelölheti a feladatot végzőket a gyors frissítésekhez, így biztosítva, hogy ne hagyjanak ki egyetlen fontos határidőt vagy emlékeztetőt sem.
🎯További információ: Az értekezlet utáni nyomonkövető e-mail: az Ön útmutatója
Használja a ClickUp Meetings Suite-ot a következő értekezletéhez!
A ClickUp Meetings Suite nem csak a találkozók összefoglalásában segít, hanem a teljes találkozó folyamatában is. Először is, a Naptár nézet segítségével segíthet a teljes csapat találkozóinak ütemezésében.
Szinkronizálhatja Google Naptárát a ClickUp-pal , hogy az összes értekezlet részlete, például az értekezlet dátuma, a napirend céljai és az egyes pontok becsült időtartama, bekerüljön a naptári eseményébe. 📆
A rendszeresen, például minden hétfőn 9:00-kor megrendezett értekezletek esetében ismétlődő feladatokat állíthat be. Így a ClickUp automatikusan létrehozza a következő értekezlet dátumához tartozó feladatokat, ami időt és fáradságot takarít meg Önnek. Emellett olyan eszközökkel is összekapcsolhatja, mint a Zoom, hogy az értekezleteket közvetlenül a platformról indíthassa el.
A rendszerezettség érdekében javasoljuk, hogy hozzon létre egy külön helyet a csapat összes értekezletéhez, például egy mappát.
Ebben a Találkozók mappában külön listákat hozhat létre a különböző típusú találkozók tartalmához. Például lehet egy lista a nagy csapatgyűlésekhez és egy másik az egyéni beszélgetésekhez. Minden lista tartalmazza az egyes találkozókat képviselő feladatokat, így könnyen nyomon követhetőek a frissítések és a megjegyzések közvetlenül a feladatban.
A találkozó „feladatai” sokkal többet tehetnek, mint egyszerűen csak ott lenni. Használhatja az alábbi funkciókat:
- Megjegyzések hozzárendelése: A csapat tagjai számára közvetlenül a feladathoz megjegyzéseket fűzve delegálhatja az értekezlet előkészítésével kapcsolatos feladatokat.
- Címkék hozzáadása: A releváns címkék vagy kategóriák használatával rendszerezheti az értekezletek típusait.
- Ellenőrzőlisták használata: Kövesse nyomon az egyszerű cselekvési pontokat a feladat keretein belül.
A megbeszélés során próbálja ki a ClickUp Whiteboardot a valós idejű együttműködéshez – brainstormingozzon a megbeszélés résztvevőivel, és hozzon létre megvalósítható feladatokat közvetlenül a vásznon!
Hatékony értekezlet-összefoglalók írása: jegyezze fel következő értekezletét a ClickUp segítségével
Búcsút inthet azoknak a kanyargós értekezleteknek, amelyek után mindenki elveszettnek érzi magát! A ClickUp hatékony értekezlet-szervező és összefoglaló eszközeivel és sablonjaival minden értekezletről egyszerű összefoglalót kap, amely tartalmazza a világos cselekvési pontokat és az új határidőket. Nincs többé zavar – csak egy gyors összefoglaló, hogy mindenki a terv szerint haladjon.
Regisztráljon a ClickUp-ra, és soha többé nem kell aggódnia a nem produktív értekezletek miatt. 🌻
Gyakori kérdések áttekintése
1. Hogyan nevezzük, amikor összefoglalunk egy értekezletet?
A legtöbb csapat ezt értekezlet-összefoglalónak nevezi – más kifejezések is használatosak, például értekezlet-összefoglaló, napi állásfoglalás (agilis csapatokban), értekezlet-jegyzőkönyv, vita-összefoglaló és vita-jegyzőkönyv (rendkívül formális).
2. Hogyan készítsen összefoglalót egy értekezlet után?
Kezdje azzal, hogy felvázolja, miért került sor az előző értekezletre. Ezután röviden jegyezze fel a napirendi pontokat. Pontok vagy listák segítségével jegyezze fel a megvitatott témákat és a legfontosabb döntéseket. Feltétlenül vegye fel a napirendbe azokat a feladatokat vagy intézkedéseket, amelyekkel az értekezlet után foglalkozni kell.
3. Hogyan írjon e-mailt a találkozó után a találkozó összefoglalásáról?
Íme néhány tipp, amit hozzáadhat az értekezlet összefoglalójához:
- Köszönje meg a találkozó résztvevőinek a részvételt
- Adjon egy rövid összefoglalót a találkozó témájáról és napirendjéről.
- Vegye át a megbeszélt főbb pontokat, a meghozott döntéseket és a kiosztott feladatokat. Adja meg a határidőket és a felelősségi köröket.
- Zárásként javasoljon következő lépéseket, és fejezze ki elismerését mindenki hozzájárulásáért.
- Csatoljon minden kiegészítő dokumentumot referencia céljából.
A minőségi összefoglaló elkészítéséhez kövesse a korábban említett részletes lépéseket.