A MIT Sloan egy nemrégiben megjelent cikkében azt állítja, hogy „a mai tudásmunkások általában idejük több mint 85%-át értekezleteken töltik. A távoli csapatok több mint kétharmada úgy érzi, hogy a digitális kommunikációs eszközök miatt egyre inkább kiégnek. Sokan arról számolnak be, hogy a szüntelen értekezletek megszakítják a koncentrált és produktív munkát, így hosszabb órákat kell dolgozniuk.
Lássuk be: nem mindenki szereti az értekezleteket. Ugyanakkor ezek teszik lehetővé az együttműködést, a kreativitást és a bizalmat a vállalati csapatok között.
Csapatvezetőként Ön felelős azért, hogy olyan érdekes és produktív értekezleteket szervezzen, amelyek lehetővé teszik a csapat tagjai számára a kommunikációt és az együttműködést.
Ebben a blogbejegyzésben néhány hatékony csapatértekezlet-ötletet adunk Önnek. De először is: miért van egyáltalán szükség csapatértekezletekre?
A csapatértekezletek fontossága
Ahhoz, hogy egy csapat együtt tudjon dolgozni, az információkat világosan, kontextusban és teljes körűen kell megosztaniuk egymással. Vegyünk példának egy marketingkampányt.
- Az üzleti csapatnak kommunikálnia kell stratégiáját
- A marketingcsapatnak meg kell terveznie a kampányt.
- A tervezőcsapatnak a stratégiával/tervvel összhangban vizuális elemeket kell létrehoznia.
- A szövegíróknak meg kell írniuk a kampány történeteit.
- A terjesztési csapatnak hirdetési felületeket kell vásárolnia a különböző csatornákon.
- A digitális csapatnak integrálnia kell a kampányt az online eszközökbe, például weboldalakba, alkalmazásokba stb.
- A pénzügyi csapatnak felül kell vizsgálnia és frissítenie kell a költségvetéseket.
Bár mindenki dokumentálhatja ötleteit egy Google Doc-ban, vagy hevesen e-mailezhet egymásnak, az igazi érték a funkciók közötti együttműködésből származik. Ez az elsődleges oka annak, hogy a találkozók elengedhetetlenek. De van még más is.
A feladat egyértelműsége: Az értekezletek lehetővé teszik a csapatok számára, hogy tisztázzák a kapott információk értelmezését. Ez segít abban, hogy mindenki ugyanazon az oldalon álljon és ugyanabba az irányba haladjon.
Döntéshozatal: Az értekezletek segítenek a csapat minden tagjának megérteni a kontextust. Így olyan döntéseket hozhatnak, amelyek a projekt nagyobb célját szolgálják.
Folyamatos fejlesztés: Amikor a csapatok megbeszélik a projekt előrehaladását, megoszthatják egymással az általános eredményeket javító ötleteiket.
Interperszonális kapcsolatok: E-maileken keresztül nehéz kapcsolatokat építeni. A találkozók segítenek az embereknek megérteni egymást és egyénként összejönni.
Érezze a tartozást: A csapat találkozók segítenek a tagoknak abban, hogy úgy érezzék, részesei valami nagyobbnak, mint a napi feladataik.
Számos előnyük ellenére a mai értekezletek többsége arra készteti a csapat tagjait, hogy felkiáltsanak: „Jaj, ne, már megint!” Íme tíz ötlet a virtuális csapatértekezletekhez, amelyekkel elkerülheti ezt, és produktívvá és érdekesvé teheti értekezleteit.
10 együttműködésen alapuló és szórakoztató csapatértekezlet-ötlet
1. Írjon egy szórakoztató értekezlet napirendet
Ahhoz, hogy egy megbeszélés hatékony legyen, napirendre van szükség. Ezért a legtöbb csapatvezető pontokba szedve írja le a megbeszélni kívánt témákat.
Ahhoz, hogy az értekezletei együttműködőbbek és szórakoztatóbbak legyenek, többet kell tennie. A következő értekezletéhez itt talál néhány csapatértekezlet-ötletet, amelyeket kipróbálhat.
Meséljen el egy történetet a találkozó napirendjével. Kezelje csapattársait úgy, mint a történet hőseit. Ha valaki remek munkát végzett, írjon róla, mintha a hős karakterének fejlődési íve lenne.
Rejtvényeket is használjon: Tegye a fontos információkat rejtvény formájában, hogy a csapat kíváncsiságát felkeltse az értekezleten való részvétel iránt.
Tegye vizuálissá: Adjon hozzá táblázatokat, rajzokat vagy diagramokat, hogy napirendje gyorsan és könnyen áttekinthető legyen.
Mondjon el egy-két viccet: Ne legyen unalmas a csapatértekezlet napirendje. Adjon hozzá egy kis személyiséget. Mondjon el egy (rossz/apás) viccet, hogy a csapata nevetni tudjon.
2. Törje meg a jeget
A megbeszélés első percei – különösen, ha várja, hogy mindenki megérkezzen – kínosak lehetnek. Csapatvezetőként vállalja a felelősséget a jég megtöréséért. Kérdezze meg a résztvevőket a hétvégéjükről vagy hobbijukról. Általános kérdések feltevése az egyik legjobb csapatmegbeszélési ötlet a jég megtöréséhez.
Használjon olyan kérdést, mint például: „Mit tennél, ha egy millió dollárt találnál?”
Játsszon néhány játékot, hogy jobban megismerje távoli csapatának tagjait. Néhány népszerű példa:
- Mi a közös bennünk? Kezdjen valami olyasmivel, ami érdekli, például sport, tévéműsor, film stb. Aki ugyanazt szereti, onnan folytatja a beszélgetést.
- Mit rajzolok? Rajzoljon valamit, és kérje meg az embereket, hogy találják ki, mi az. Egy jó táblaszámítógép-szoftver, mint például a ClickUp Whiteboard, kiválóan alkalmas erre a célra.
- Kő, papír, olló: Játssza ezt a játékot, hogy eldöntse, ki adja meg elsőként a friss híreket a napi állandó megbeszélésen.
- Kirakós játék: Állítsa össze a találkozó fő napirendjét egy kép formájában; ossza fel kirakós játékra, és ösztönözze az alkalmazottakat, hogy oldják meg.
3. Használjon kis csoportok számára kialakított szobákat a szórakoztató brainstorminghoz
Az időigényes virtuális találkozók, mint például a stratégiai megbeszélések vagy az egész napos workshopok, unalmasak lehetnek. De nem kell, hogy azok legyenek. Szórakoztassa a résztvevőket kreatív brainstorminggal a mai online találkozóeszközökben megtalálható breakout szobákban.
Például, ha egy 4 órás marketingkampány-stratégiai megbeszélést vezet, helyezze a kisebb csoportokat külön szobákba, hogy kitalálják a szlogeneket.
Hirdessen díjakat a legőrültebb vagy legviccesebb ötletekért. Lehet, hogy nem választja ki őket a kampányhoz, de ünnepelje azokat az ötleteket, amelyek szórakoztatóvá teszik a beszélgetést.
4. Tartson gyors workshopokat
A legjobb módja annak, hogy az emberek ne érezzék úgy, hogy a megbeszélés időpocsékolás, ha segít nekik tanulni valamit. A csapatok igényei és profiljai alapján szervezzen 15 perces workshopokat.
Ez bármi lehet, még akkor is, ha csak távoli kapcsolatban áll a témával.
- E-mail írás
- Önéletrajz írás
- Színelmélet
- Az aranymetszés
Ezek a workshopok még érdekesebbek lehetnek, ha ösztönzi a csapat tagjait, hogy tanítsák egymást. A szövegíró taníthat e-mail írásra, a tervező taníthat színelméletre stb.
A célra tervezett együttműködési alkalmazásokkal olyan tevékenységeket is beépíthet, amelyeket a tizenöt perc alatt el kell végezni, így a műhelymunkába némi cselekvés és izgalom is bekerül.
5. Készítsen kvízt
Ha a csapatnak nincs háttérismerete a válaszokhoz, kérje meg őket, hogy tegyenek merész tippeket. Például, ha a mérnöki csapat bemutatja a frissítéseit a szervezet többi tagjának, olyan kérdéseket tehetnek fel, mint:
- Hány funkciót szállítottunk ki ebben a hónapban? Választási lehetőségek: 10, 24, 108
- Hány hibát javítottunk ki? Választási lehetőségek: 112, 3, 50
- Ki az új ügyfél, akit ebben a hónapban vettünk fel? Választási lehetőségek: Apple, Facebook, Reddit
A kvíz célja nem az, hogy bárkitől is helyes válaszokat kapjunk. Célja az, hogy kérdések formájában bemutatott információkkal felkeltse a kíváncsiságot.
Ha egy csapatértekezlet kedvéért kvízt készíteni túl nagy feladatnak tűnik, nézze meg a ClickUp űrlapokat. Ez az egyszerű, de hatékony funkció lehetővé teszi, hogy elemek húzásával és elhelyezésével vizuálisan állítson össze többválasztós kérdéseket. Testreszabható, számos beépített opciót kínál, és könnyen megosztható! Nézze meg ezeket a ClickUp kérdőív sablonokat inspirációként.
6. Tarts tematikus csapatértekezleteket
A következő szórakoztató értekezlet-ötlet a témájú értekezletek. Ha az eseményeknek és a csapatkirándulásoknak lehet témájuk, akkor miért ne lehetne az értekezleteknek is? Havonta vagy kéthetente egyszer tartson témájú értekezleteket. Természetesen a szezonnak megfelelően karácsonyi, hálaadási vagy halloweeni témájú értekezleteket is szervezhet.
Hogy a találkozó még érdekesebb legyen, kérje meg a csapat tagjait, hogy válasszák ki a számukra legvonzóbb témát. Ha Marvel- vagy Ghostbusters-rajongó, akkor egy vidám, nevetéssel és csapatépítéssel teli találkozóra számíthat.
7. Osszák meg egymással a legfrissebb híreket
A produktív megbeszélés az, amelynek végén mindenki úgy érzi, hogy tisztában van a következő teendőivel, és hogy meghallgatták a megbeszélés során. A standup és a review megbeszéléseken az emberek általában saját frissítéseiket osztják meg. Ez kényelmetlen és önbizalomhiányos helyzetet teremt. Gyakran fel lehet rázni a helyzetet azzal, hogy megkérjük az embereket, hogy más csapat tagok frissítéseit osszák meg.
Ha ezt megteszik, a csapat tagjai:
- Ismerje meg jobban egymás munkáját
- Ismerjék meg egymás akadályait és kihívásait
- Értsen meg mások igényeit és hiányosságait
- Értékeljék egymást és támogassák egymást!
Bár ez egy remek csapatépítő tevékenység, kissé zavaróvá válhat, ha valaki más adja meg a frissítéseket. Ilyen esetekben a ClickUp Meetings fantasztikus módja a tisztázásnak. Alakítsa át napirendjét ellenőrzőlistává, hogy biztosan átnézze az összes pontot. A gazdag szerkesztő segítségével egyszerűsítheti és rendszerezheti a valós idejű frissítéseket.
Ha a megjegyzések bármelyik csapattag részéről erőfeszítést igényelnek, akkor azokat hozzárendelheti és megjelölheti. Használja az ismétlődő feladatokat, hogy mindig készen álljon a megbeszélések napirendje.
8. Szervezzen korlátok nélküli megbeszéléseket
A csapat tagjai gyakran sok kérdéssel vagy visszajelzéssel rendelkeznek, amelyeket esetleg kényelmetlenül éreznek megosztani. Ráadásul, ha az értekezlet időkorlátos, előfordulhat, hogy kérdéseiket későbbre halasztják, és el is felejtik őket.
Rendszeres, korlátok nélküli megbeszéléseket szervezzen. Hívja meg a csapat tagjait, hogy bármit megkérdezzenek vagy megosszanak. Csapatvezetőként az „Ask Me Anything” (AMA) programmal mutathatja meg nyitottságát és felelősségvállalását.
Használja ezeket a korlátok nélküli megbeszéléseket arra, hogy motiválja a csapatot a felelősségvállalásra és az aktív részvételre.
9. Interaktív csapatértekezletek szervezése
A megbeszélések akkor a legunalmasabbak, ha egy személy beszél, míg a többiek csak hallgatnak. Változtassa meg ezt az interaktív megbeszélésekkel, a legjobb projekt-együttműködési eszközökkel.
Tegyük fel, hogy termékcsapat-megbeszélést tart, hogy megtervezze a tervezett új funkció felhasználói folyamatát.
- Indítsa el a ClickUp Whiteboardot, és állítsa be a kiindulási pontot.
- Ösztönözze a csapat tagjait, hogy adják hozzá azokat a lépéseket, amelyek szerintük szükségesek a felhasználói folyamatban.
- A drag-and-drop funkciók segítségével könnyedén rangsorolhatja és szervezheti őket.
- Változtassa ötleteit cselekvési tételekké közvetlenül a táblájáról a ClickUp munkaterületére.
10. Írjanak együtt
Az a személy, akit a „találkozó jegyzőkönyvének” megírásával bíznak meg, valószínűleg utálja ezt a feladatot. Ez egyike azoknak a feladatoknak, amelyeket az emberek rettegnek, mert gyakran passzívak és nem ösztönzik az együttműködést.
Változtasson a ClickUp Docshoz hasonló online együttműködési eszközökkel. Minden találkozóhoz hozzon létre egy dokumentumot, és hívjon meg mindenkit, hogy valós időben jegyzeteljen. Formázza a szöveget címsorokká, ellenőrzőlistákká, linkekké és egyebekké.
Miután rangsorolta a teendőket, azonnal alakítsa át őket feladatokká a ClickUp-ban. Adja hozzá ezeket a dokumentumokat a munkafolyamataihoz, hogy mindig kéznél legyenek.
De ez még nem minden. Használhat AI-eszközöket is a találkozók jegyzetelésére, például a ClickUp AI-t, amely összefoglalja a találkozó jegyzeteket és automatikusan feladatokká alakítja azokat.
Nem tudja, hol kezdje? Válasszon a ClickUp értekezlet-jegyzet sablonjai közül, és igazítsa azokat az Ön igényeihez.
Hozza ki a legtöbbet csapatértekezleteiből a ClickUp segítségével
Akár tetszik, akár nem, a megbeszélések elkerülhetetlenek. Nem kell, hogy fárasztóak vagy kellemetlenek legyenek, csak mert elkerülhetetlenek. Ezeknek a pozitív munkatársi megbeszélés-ötleteknek a megvalósításával a megbeszélések mindenki számára jobbá válnak. A megbeszéléseknek végül is nem kell unalmasnak lenniük.
Próbálja ki ezeket a szórakoztató csapatértekezlet-témákat a következő csapatértekezletén. Akár az egész csapatot bevonó csapatépítő gyakorlatról van szó, akár Ön egy csapatvezető, aki új értekezlet-ötleteket próbál ki, a végső cél az, hogy a jövőbeli értekezletek szórakoztatóak legyenek.
Mi lehet még egy szórakoztató módja annak, hogy az értekezleteket érdekesebbé tegyük? Használja a megfelelő eszközt!
A ClickUp célra tervezett funkcióival szórakoztató, érdekes és produktív megbeszéléseket tarthat. A ClickUp Meetings segítségével megtervezheti a napirendet, jegyzeteket készíthet és ötleteket vitathat meg. A ClickUp Whiteboard segítségével vizuálisan brainstormingolhatnak és innoválhatnak együtt. A Whiteboard, a Meetings vagy a Docs elemeit feladatokká alakíthatja, és valós időben nyomon követheti őket. Az ötletektől a cselekvésig.