A projektmenedzsment egy komplex feladat, amelyhez készségek, a komplex eredmények megértése és emberkezelési ismeretek szükségesek. Ha a projektmenedzsmentet egy viharos vizeken hajózó hajóhoz hasonlítjuk, akkor a projektmenedzser a hajó kapitánya.
A projektmenedzsereknek figyelembe kell venniük az ügyfelek elvárásait, miközben kezelik az erőforrásokat és betartják a határidőket. A projektmenedzserek megtervezik a projekt menetét, előre látják és kezelik a válságokat, kezelik a bonyolult helyzeteket, valamint utasítják és motiválják a csapatot, hogy a projekt továbbhaladjon.
Röviden összefoglalva: egy projektmenedzser mindennapjai nem mások, mint izgalmas kalandok. Ha kíváncsi arra, hogy mit csinálnak a projektmenedzserek, hogyan telik egy átlagos napjuk, és milyen kihívásokkal kell szembenézniük nap mint nap, akkor olvasson tovább!
Emellett néhány praktikus tippet és trükköt is megosztunk a projektmenedzserekkel, valamint egy listát hasznos eszközökről, amelyekkel biztosíthatja, hogy expedíciója a terv szerint haladjon és elérje céljait!
Mi az a projektmenedzser?
A projektmenedzser olyan szakember, aki a projektek tervezéséért, végrehajtásáért, irányításáért és lezárásáért felelős. Mint ilyen, a projektmenedzser kritikus szerepet játszik a projekt teljes életciklusa során, különösen annak biztosításában, hogy a projekt ne térjen el a hatókörétől, költségvetésétől és ütemtervétől.
A projektmenedzser szerepei és felelősségei
A projektmenedzser szerepe és felelősségei a projekt jellegétől, az iparágtól, a szervezeti felépítéstől és más hasonló változóktól függően változhatnak. Mindazonáltal elsősorban a következő feladatokkal foglalkoznak:
Projekttervezés
Készítsen átfogó projekttervet, amely felvázolja a javaslatokat, feladatokat, alfeladatokat, ütemterveket és erőforrásokat. Konzultáljon a legfontosabb érdekelt felekkel a részletek véglegesítése érdekében, és dokumentálja azokat egy átfogó projekttervben, amely tartalmazza a hatókört, a célokat, a költségvetést és a teljesítendő feladatokat.
Csapatvezetés
Állítson össze egy projektcsapatot a projekt megvalósításához. Nevezzen ki csapatvezetőket, és ossza ki közöttük a feladatokat és a felelősségeket. Ezenkívül foglalkozzon a projekt szintjén felmerülő általánosabb kérdésekkel, és tartsa fenn a csapat motivációját az üzleti célok eléréséhez.
Kommunikáció
Biztosítsa a zökkenőmentes és hatékony kommunikációt a csapat tagjai, a projekt szponzorai és más érdekelt felek között. Rendszeresen ossza meg a projekt állását, előrehaladását, mérföldköveit és kudarcait.
Kockázatkezelés
Azonosítsa a potenciális kockázatokat vagy problémákat, és dolgozzon ki kockázatcsökkentési stratégiákat azok kezelésére vagy leküzdésére; előre lássa a változásokat, és hajtson végre zökkenőmentes változáskezelési tervet, hogy azok ne okozzanak zavarokat.
Költségvetés-kezelés
Készítsen részletes projektköltségvetést megfelelő tartalékokkal és árréssel; igazítsa az erőforrásokat a kiosztott költségvetéshez, és figyelje a kiadásokat, hogy elkerülje a túlköltekezést vagy a pazarló kiadásokat.
Minőségbiztosítás
Határozza meg a teljesítménymutatókat, vagy fogalmazzon meg irányelveket a projekt eredményeinek minőségének egységesítésére; végezzen rendszeres és rendszeres minőségértékelési ellenőrzéseket annak biztosítására, hogy a projekt eredményei megfeleljenek a megállapított és elfogadott paramétereknek.
Idővonal-kezelés
Készítsen projektütemtervet a projekt és a feladatok szintjén; azonosítsa a függőségeket és a kritikus utat, hogy elkerülje a felesleges késedelmeket. Tartsa be ezt az ütemtervet, és koordinálja a tevékenységeket, hogy minden feladat időben elkészüljön.
Az érdekelt felek bevonása
Azonosítsa és vegyen fel kapcsolatot a belső és külső kulcsfontosságú érdekelt felekkel; foglalkozzon minden aggályossággal, vagy teljesítse az érdekelt felek ésszerű kéréseit a elégedettségi szint növelése érdekében.
Problémamegoldás
Oldja meg a projekt életciklusa során felmerülő problémákat; fogadja el az innovatív és problémamegoldó gondolkodásmódot, hogy olyan stratégiákat találjon, amelyek növelhetik a projekt értékét.
Tesztelés és értékelés
Tesztelje a projektet, hogy megfelel-e az előírt szabványoknak vagy specifikációknak; pótolja a hiányosságokat, ha vannak ilyenek.
Dokumentáció
Dokumentálja a projektfejlesztési folyamat minden szakaszát, a kezdetektől a befejezésig; ossza meg az érintett felekkel az ilyen fájlokat, dokumentumokat, ellenőrzőlistákat, napi előrehaladási jelentéseket, értekezletek jegyzetét stb. ; készítsen részletes esettanulmányt a legfontosabb eredményekről és tanulságokról a projekt lezárásakor.
Zárás és átadás
Biztosítsa a projekt zökkenőmentes lezárását. Ez magában foglalja az átadást és az ismeretek átadását is, miközben a projektet átadja a tulajdonosnak.
Egy projektmenedzser mindennapjai
Mivel a projektmenedzser szerepe és felelősségei szervezetenként eltérőek, a napi tevékenységek is jelentősen különböznek a projektmenedzserektől.
Például egy távoli munkavégzéssel foglalkozó projektmenedzser napja jelentősen eltér egy irodában dolgozó menedzserétől.
Hasonlóképpen, egy szoftverfejlesztési ágazatban dolgozó IT-projektmenedzser más projektmenedzsment elveket követ, mint egy gyártóiparban dolgozó. Egy projektmenedzsernek nincs két egyforma napja.
A projektmenedzser egy napja a tervezési szakaszban jelentősen eltér a minőségbiztosítási szakaszban eltöltött mindennapjaitól. Az előbbi csapatépítést, stratégiai döntéshozatalt és koordinációt jelent, míg az utóbbi aprólékos teljesítménytesztelést és a projekt eredményeinek értékelését foglalhatja magában.
Ennek fényében íme egy áttekintés egy projektmenedzser tipikus napjáról:
Reggeli rutin
A projektmenedzser egy napjának első része főként a napi tevékenységek napirendjének összeállításával, a feladatok vagy tevékenységek megszervezésével, a csapat eligazításával és a projekthez kapcsolódó kommunikációval telik.
Így a reggeli rutinja a következőket fogja tartalmazni:
- Ellenőrizze az összes üzenetet és e-mailt, amelyet munkaidőn kívül kapott. Olvassa el ezeket a kommunikációkat, és reagáljon rájuk – küldjön válaszokat, vegye fel őket a napi napirendbe, továbbítsa őket a csapatvezetőknek vagy a felső vezetésnek stb. , és rangsorolja a származtatott teendőket a hatások és a sürgősség függvényében.
- Az előző nap ütemtervének, függőben lévő feladatoknak és eskalációknak a felülvizsgálata. Az ilyen információk felhasználása a napi ütemterv előkészítéséhez vagy újrakalibrálásához. A csapat tagjai számára készült napi ütemterv tartalmazza a tevékenységek időrendi listáját, a várható eredményeket vagy mérföldköveket és egyebeket.
- Csapatértekezletek, összehangoló megbeszélések és napi előrehaladási jelentések szervezése, hogy képet kapjon az elért eredményekről, az akadályokról és a gyakorlatilag megvalósítható célokról. Ez magában foglalhat néhány csapatépítő tevékenységet is, ha hiányosságok vannak a csapat összetartásában.
- Készítsen stratégiát a napra vagy a hétre, és szerezze meg a csapatvezetők vagy tagok támogatását. Közölje mindezt az érintett felekkel, hogy mindenki ugyanazon az oldalon álljon a nap kezdetén.
A nap ezen szakasza a tervezésnek, a szervezésnek és a kommunikációnak van szentelve. Mivel azonban reggelente vagyunk a legenergikusabbak és a legkoncentráltabbak, érdemes ezt az időt a mély munkára szánni.
Délutáni teendők
Ahogy a nap dél felé halad, a tevékenységek nyüzsgése lassan alábbhagy. Ez nem azt jelenti, hogy délután minden leáll. Ez a szünet egyszerűen egybeesik azzal, hogy a projektmenedzser szerepe átalakul vezetői szerepkörré, amelyben ő felügyeli vagy koordinálja az összes tevékenységet.
Íme, mi történik:
- Kezelje a feladatok végrehajtását, szükség esetén nyújtson útmutatást és iránymutatást, és vegyen részt a csapat tevékenységében.
- Győződjön meg arról, hogy a feladatok a napra javasolt ütemterv szerint haladnak; végezzen állapotfelméréseket, és hajtson végre minden beavatkozást és erőforrás-elosztást a csapatok támogatására.
- Részvétel a csapat tagjai, csapatvezetők, projekt szponzorok, projekt tulajdonosok, beszállítók vagy más érdekelt felek részvételével tartott megbeszéléseken; a fontos döntések vagy visszajelzések közlése az érintett csapatokkal vagy személyekkel.
- A feladatlistát, a célokat vagy a mérföldköveket a feladat állapotától, az előrehaladástól, a prioritások változásától vagy bármely más változástól függően módosítani; a dokumentációt, például a burndown táblázatot, a projektportfóliót vagy a Gantt-diagramot a változásoknak vagy fejleményeknek megfelelően frissíteni.
Ne felejtsen el ebédelni és szünetet tartani, hogy feltöltődjön. Használja ki ezt az időt, hogy megerősítse mentális és fizikai jólétét.
Esti rutin
Az esti rutin inkább a nap tevékenységének összefoglalása. Ez az az idő, amikor csendben elmélkedik és átgondolja az erősségeket, gyengeségeket, lehetőségeket, akadályokat és kiaknázatlan potenciált.
Ebben a szakaszban elsősorban a következőket fogja tenni:
- Jelentse a projekt állapotát a felső vezetésnek és a külső érdekelt feleknek. Gyűjtse össze a visszajelzéseket, közölje a friss információkat és erősítse meg a döntéseket – lényegében végezze el az összes kapcsolattartási tevékenységet.
- Tekintse át a nap folyamán elért eredményeket, és hasonlítsa össze azokat a kitűzött célokkal, figyelembe véve a felmerült kihívásokat és a bevezetett megoldásokat.
- Jegyezze fel a nap hiányosságait, és vigye át azokat a következő napra; vázolja fel ezeket a feladatokat; dolgozzon ki stratégiákat a hiányosságok pótlására; és rendeljen hozzájuk prioritásokat.
- Szükség esetén készítse el a nap végi dokumentációt vagy jelentéseket, és ossza meg azokat a résztvevőkkel.
- Készítsen tervet a következő napra, és ossza meg a csapatokkal!
Fokozatosan kezdje el lezárni a munkát, hogy kijelentkezhessen és fenntarthassa az egészséges munka-magánélet egyensúlyt. Jelentkezzen ki a munkahelyi e-mailjéből és más kommunikációs csatornáiból, és összpontosítson a személyes vagy szakmai fejlődésre.
Bár megpróbáltuk bemutatni a projektmenedzser mindennapjainak összes fontos tevékenységét, vegye figyelembe, hogy ez az ütemterv csupán tájékoztató jellegű, és nem szigorúan kötött. Mint már említettük, az ütemterv a projekt állásától, az iparági követelményektől és a személyes preferenciáktól függ. Tehát legyen rugalmas, hogy kiváló projektmenedzserré válhasson.
A projektmenedzser munkájának gyakori kihívásai
Bár a projektmenedzser pozíciója dinamikus és izgalmas, számos kihívással jár. Íme egy rövid áttekintés a hatékony projektmenedzsmentet gátló néhány gyakori kihívásról:
A projekt hatókörének kiterjedése
A hatókör-kiterjedés egy projekt hatókörének korlátozás nélküli, szabályozatlan és engedélyezetlen kiterjesztése. Ez a projekt követelményeinek hirtelen változásából, költségvetési korlátozásokból vagy az ütemterv módosításából eredhet. Akárhogy is, a hatókör-kiterjedés kezelése a projektmenedzser egyik legnehezebb feladata – és mégis, ez az egyik legelkerülhetetlenebb, tekintve, hogy a projektek 33-37%-ában tapasztalható hatókör-kiterjedés.
Erőforrás-korlátok
Az idő, a költségvetés vagy a csapat tagjai (tehetség) hiányossága vagy korlátozottsága súlyos akadályt jelenthet a projekt követelményeinek a kívánt ütemterv szerint történő teljesítésében.
Az ügyfelek elvárásainak kezelése
Az erőforrások korlátai mellett a projektmenedzsereknek ezeket az ügyfelek elvárásaival is egyensúlyba kell hozniuk. Elég rugalmasnak kell maradniuk ahhoz, hogy ésszerű változási kéréseket tudjanak teljesíteni, de nem lehetnek túl rugalmasak, nehogy az a projekt hatókörének kiterjesztéséhez vezessen.
Időgazdálkodás
A projektmenedzsereknek kettős szerepet kell betölteniük: befolyásos embermenedzsereknek és jártas időgazdálkodóknak kell lenniük. Azonban a határidők és a projekt ütemterveihez igazodó humánerőforrás-menedzsment nehéz feladat lehet, különösen akkor, ha függőségek vagy előre nem látható problémák merülnek fel.
Folyamatos kommunikáció
Mint az már nyilvánvaló, a projektmenedzsment egy nagy felelősséggel járó munka. Folyamatos kommunikációt igényel a belső és külső érdekelt felekkel, és szinte mindig készenlétben kell lennie. Bármilyen kommunikációs zavar katasztrofális következményekkel járhat.
Kimerültség
A folyamatos folyamatfejlesztési módszerek bevezetése, a kommunikáció fenntartása, a szabályozási és jogi előírások betartása, az együttműködés fenntartása és az iránymutatás megadása bárkinek megterhelő lehet – még a legjobb projektmenedzsereknek is –, ami kiégéshez vezethet.
Hatalomhiány
Bár a projektmenedzser irányítja az összes ügyet, a csapat tagjai szűk látókörük miatt nem feltétlenül tekintenek rájuk tekintélyként. Ez az ellenállás megnehezítheti számukra a csapat tagjai feletti ellenőrzés, befolyás és vezetés gyakorlását.
Eszközök és technológiák
A megfelelő projektmenedzsment szoftver bevezetése és az egész szervezetben való népszerűsítése nehéz feladat lehet. Egyrészt többféle lehetőség is elérhető a piacon, és nehéz lehet dönteni, melyiket válasszuk. Másrészt a bevezetés után kiterjedt képzésre és a platform használatának elsajátítására van szükség, nem is beszélve a tanulási folyamat során felmerülő leállásokról.
Bónusz: Projektmenedzser önéletrajz példák!
Néhány tipp, hogy túlélje a napot projektmenedzserként
A projektmenedzserként való túlélés és sikerhez hatékony tervezés, céltudatos kommunikáció és dinamikus rugalmasság szükséges. A menedzserek számára szóló rutin projektmenedzsment tippeken kívül összeállítottunk néhány napi tippet a szervezett projektmenedzsmenthez:
- Kezdje a napot egy világos tervvel és meghatározott prioritásokkal. Minél pontosabban végzi ezt, annál produktívabb lesz a napja, mivel azokra a dolgokra koncentrálhat, amelyek valóban fontosak vagy azonnali figyelmet igényelnek.
- Tartson fenn megfelelő tartalékot a napra, hogy alkalmazkodni tudjon a változó prioritások vagy új információk miatti változásokhoz.
- Gyakorold az időbeosztás technikáit, különösen mély munkavégzés közben, hogy betarthasd a megadott időkereteket és maximális termelékenységet érj el.
- Kiegészítse feladatkezelési készségeit világos, nyílt és kétirányú kommunikációval, hogy aktívan bevonja csapattagjait és az érdekelt feleket a projekt teljes életciklusa során.
- Kövesse az olyan trükköket, mint a kétperces szabály, hogy elkerülje a halogatásokat és időben kezelje a problémákat – még mielőtt azok potenciális problémákká vagy eszkalációkká válnának.
- A feladatokat és felelősségeket a csapattagok készségei, tehetsége, képességei és munkaterhelése szerint ossza szét. Adjon nekik hatalmat és felhatalmazást, hogy felelősséget vállaljanak a feladataikért.
- Használjon sablonokat a projektmenedzsment különböző szakaszaiban, a projektindítási sablonoktól a változáskezelési sablonokig, hogy hatékonyan kezelje az ilyen kihívásokat.
- Tegyen szüneteket a nap folyamán. Használja ki ezt az időt az újratöltődésre: álljon fel az asztalától, és gyakoroljon tudatosságot, meditációt, vagy akár könnyű testmozgást.
- Helyezze előtérbe az önmagáról való gondoskodást a stressz kezelése érdekében. Aludjon eleget, ne hagyja ki az étkezéseket, és tartson fenn egészséges határokat a magánélet és a szakmai élet egyensúlyának megőrzése érdekében.
- Ne habozzon megünnepelni a mérföldköveket, legyenek azok bármilyen kicsik is. A csapat erőfeszítéseinek és eredményeinek elismerése fenntartja a morált és segít a csapat tagjainak vizualizálni hozzájárulásukat.
- Kérjen visszajelzést a nap végén a csapatától és az érdekelt felektől, hogy biztosítsa a célok és a tevékenységek összhangját. Ez egyben a folyamatos tanulás és fejlesztés szemléletét is elősegíti.
A projektmenedzserek által a napi feladatokhoz használt eszközök és technikák
A feladatok sokféleségére való tekintettel a projektmenedzserek számos eszközt alkalmazhatnak a legkülönbözőbb feladatok elvégzéséhez. Ezek az eszközök és platformok a következők
Feladatkövető
A projektfejlesztési ütemterv kidolgozásához töltse ki a feladatlistát, ossza ki a feladatokat, és jelölje meg az elért eredményeket. A hatékony időgazdálkodás és az erőforrások hatékony elosztása érdekében vezessen naplót a feladatokra fordított időről.
Naptárkezelés
Tervezze meg óránkénti napi rutinját, majd a heti, havi vagy éves ütemtervet. Áttekintést nyújt a határidőkről és segít azok kezelésében.
Kommunikációs eszközök
Kapcsolatba lépni a belső és külső érdekelt felekkel. Az ilyen kommunikációnak szinkronban és aszinkronban kell történnie.
Együttműködési és dokumentummegosztási platform
A dokumentummegosztó platformok, lehetőleg felhőalapúak, megkönnyítik a zökkenőmentes együttműködést és a fájlmegosztást a csapat tagjai között.
Projekt irányítópultok
Az egész projekt és az alapul szolgáló mutatók áttekintése egy helyen. Az ilyen irányítópultok vizuálisan kell, hogy bemutassák az adatokat, például Kanban táblák vagy Gantt-diagramok formájában, és valós időben frissüljenek.
Változáskezelési eszközök
Az összes változási kérelem nyomon követése és az ilyen kérelmek felülvizsgálatának és jóváhagyásának folyamatának formalizálása
Felmérések és visszajelzések
A csapat tagjainak és más fontos érdekelt feleknek a visszajelzéseinek összegyűjtése
Egy jó projektmenedzser különböző eszközöket használ a projektmenedzsment racionalizálására. Azonban egy kiváló projektmenedzser elveti az ilyen eltérő rendszereket, és olyan projektmenedzsment szoftvert választ, amely az összes fenti funkciót és még többet is magában foglal.
Itt mutatjuk be a ClickUp projektmenedzsment szoftvert.
A ClickUp a projektmenedzserek számára kifejlesztett, végső munkamenedzsment és termelékenységi platform.
A ClickUp olyan funkciókkal rendelkezik, amelyekkel egyetlen alkalmazásként helyettesítheti az összes többit:
Műszerfalak
Gazdag, interaktív irányítópultok, amelyek a projekthez kapcsolódó adatokat különböző nézetekben jelenítik meg. Készüljön fel arra, hogy minden fontos információhoz könnyen hozzáférjen!
ClickUp AI
A tartalomkészítést bízza a hatékony ClickUp AI-ra, amely mindent meg tud csinálni – a projekttervek elkészítésétől a részletes jelentések megírásáig.
Sprintok
Néhány kattintással tartson napi sprint megbeszéléseket a projektcsapatával.
Dokumentumok
Minden projekthez kapcsolódó fájl és dokumentum megosztásához egy központi platformon
Időkövetés
Használja ki minden másodpercet a ClickUp időkövető funkciójával!
Csevegés
Valós idejű kommunikáció a csapattal és más érdekelt felekkel
Fehér táblák
Brainstorminghoz, ötletek megvitatásához, közös elemzéshez vagy stratégiai döntéshozatalhoz a csapatával.
Sablonok
Gazdag projektmenedzsment sablonok, amelyekkel nem kell a nulláról kezdenie
Integrációk
Szeretnéd a ClickUp-ot beépíteni a meglévő technológiai eszközeid közé? Semmi gond, a ClickUp natív integrációt kínál minden üzleti és termelékenységi alkalmazással.
Mindez és még sok más. Legyen profi a projektmenedzsmentben a ClickUp segítségével!
A projektmenedzsment megkönnyítése: egy napról a másikra
A sikeres projektmenedzserek nem születnek, hanem szorgalmas tervezés és gondos végrehajtás eredményeként válnak azzá.
A legtöbb eredményt úgy érheti el, ha szervezett és strukturált napirendet követ a mindennapi tevékenységei során. Egy sikeres projektmenedzser napja azzal kezdődik, hogy átnézi az összes e-mailt és üzenetet, megtervezi a napi feladatokat és eredményeket, valamint beszámol a csapatának.
Ezután hagyja őket önállóan dolgozni, és csak akkor avatkozzon be, ha szükség van rá. Miközben a háttérben elérhető és segítségre kész marad, koordinálja az összes főbb tevékenységet.
A nap végén dokumentálja a nap eredményeit, előrehaladását és megállapításait. Együttműködjön, kommunikáljon és ellenőrizzen, amikor arra szükség van.
Természetesen mindez nem lenne lehetséges a megfelelő eszközök nélkül. Ahelyett, hogy hatástalan és drága eszközök és technológiák sokaságát választaná, fontolja meg az összes eszköz összevonását.
Egy olyan hatékony projektmenedzsment eszköz, mint a ClickUp, minden követelménynek megfelel és minden üzleti igényét kielégíti.