Bár szinte mindenki találja magát valamikor vezetői szerepben, a projektmenedzser munkakör egyedi és néha előre nem látható felelősségekkel jár.
Projektmenedzserként és csapatvezetőként be kell tartanod a vállalat által elfogadott eljárásokat és működési szabályokat, de ugyanakkor nyitottnak kell lenned a visszajelzésekre, és szükség szerint módosítanod kell a munkafolyamatot.
Itt jönnek jól a projektmenedzsment sablonok!
Ebben a bejegyzésben néhány projektmenedzsment módszert és tippet ismertetünk, amelyek segítenek megbirkózni az Ön előtt álló kihívásokkal. Emellett egy fantasztikus projektmenedzsment sablont is adunk a ClickUp-ban, amellyel mindezt megvalósíthatja.
1. Határozza meg feladatait
Hétfő reggel van, és három interjúd van leendő új munkatársakkal.
Emellett 13 megbeszélése van a jelenlegi alkalmazottakkal, és a beérkező e-mailek száma már visszafordíthatatlanul emelkedik.
Hogyan tudod ezt egyensúlyban tartani?
Először is, vizualizálja a menedzserként betöltött központi feladatait. Szisztematikusan bontsa kisebb, könnyebben kezelhető részekre átfogó szerepét.
A ClickUp hierarchiája ezt a folyamatot egyszerűvé teszi. Egy központi térben létrehozhat projekteket minden egyes csoport számára, amelyet irányít. Ezután az egyes projektekben található listák segítségével felbonthatja a projekt különböző elemeit. Íme egy példa:
Hely: Menedzsment > Projekt: Személyzet > Listák: Alkalmazott 1, Alkalmazott 2 stb.
A platformon még kész projekt sablonok is találhatók, amelyeket közvetlenül a csapatába helyezhet, hogy elindulhasson:
2. Kövesse nyomon az előrehaladást valós időben
Néha nem elég csak határidőt szabni egy projektre vagy feladatra. Ha nagy csoportoknak delegált több feladatot kell kezelned, nagyon nehéz lehet átlátni a helyzetet.
A megoldás? Találjon módot arra, hogy a változások bekövetkeztekor azonnali frissítéseket kapjon az egész csapattól.
A ClickUpban ezt könnyedén beállíthatja az egyéni mezők segítségével.
Hozzon létre egyedi feladat oszlopokat a kapcsolattartási adatok, az előrehaladás állapota, a fontos dokumentumokhoz vezető linkek és egyebek kezeléséhez.
Ahogy a feladatot végrehajtók frissítik ezeket a mezőket, egy helyen áttekintheti mindenki munkamenetét:
Még személyre szabott állapot-munkafolyamatokat is létrehozhatsz minden egyes projektedhez. A csapattagok áthelyezhetik a feladatokat egyik fázisból a másikba, így mindig tudni fogod, hogy minden a terv szerint halad-e:
A ClickUp másik fontos funkciója, amelyet érdemes megnézni, a jelentéskészítés.
A jelentések segítségével könnyen nyomon követheted csapattársaid előrehaladását különböző szempontokból, egy meghatározott időtartamon belül. Megnézheted, mely feladatokon dolgoztak, kinek vannak késedelmes teendői, és még sok mást:
Végül feltétlenül nézd meg a ClickUp Portfóliók funkcióját. A portfóliók lehetővé teszik, hogy ezeket a nagyszerű terveket egy átfogó, magas szintű áttekintésbe foglald, így könnyedén nyomon követheted a csapatodban zajló folyamatok előrehaladását és állapotát.
3. Mindig tervezzen előre
A vezetői munkához hozzátartozik, hogy sokféle kéréssel kell foglalkozni. Akár új munkatársak toborzása és képzése, akár egy értékesítési csapat felügyelete, akár egy nagy rendezvény tervezése a feladata, valószínűleg olyan helyzetben van, hogy sok munkatársa Öntől várja a döntéseket.
Hogyan lehet mindezeket a kéréseket időben teljesíteni, miközben továbbra is biztosítja a csapattagok számára szükséges egyértelműséget és határozottságot?
Előre kell gondolkodnia, és ki kell alakítania a feladatok elvégzéséhez szükséges időt. Meg kell határoznia, mikor kell egy projektnek elindulnia, befejeződnie, és minden más részletet is.
A ClickUp Időnézet funkciójával a nem ütemezett feladatokat egyszerűen áthúzhatja, és így közvetlenül a naptárába adhatja hozzá a kezdési és befejezési dátumokat.
Színkódokkal is jelölheted őket státusz szerint, vagy szűrheted a naptárat a megbízott személyek szerint, hogy lássad, ki min dolgozik.
Nem tudja, mikor kell beütemezni egy adott feladatot?
Próbáljon meg becsülni, hogy mennyi időbe fog telni a feladat elvégzése. Ez segít abban, hogy a feladatot könnyebben beilleszthesse a naptárába, amikor készen áll rá.
Következtetés
Függetlenül attól, hogy milyen mértékű vezetői feladatokkal rendelkezik, mindig vannak olyan eszközök, amelyekkel hatékonyabban és gyorsabban végezheti munkáját. Ahelyett, hogy minden feladatot és megbeszélést post-it cetliken (vagy még rosszabb esetben a fejében) próbálna nyomon követni, miért nem szinkronizálja munkafolyamatait egy egységes platformon?