Bármely projekt megkezdése előtt az egyik első dolog, amit a vezetők meghatároznak, az a határidő, azaz az a nap, amely előtt a projektet be kell fejezni. A határidő, más néven esedékességi dátum, a projekt keretét jelenti.
A Gartner egy termékmenedzserekkel végzett tanulmányában megállapította, hogy a termékbevezetések 45%-a legalább egy hónappal késik! A projektek, osztályok, szervezetek és földrajzi területek között a határidők elmulasztása különböző okok miatt meglehetősen gyakori.
Ebben a blogbejegyzésben azt vizsgáljuk, miért fontos a határidők betartása, milyen kihívásokkal kell szembenéznie, és hogyan növelheti esélyeit a projektek határidejének betartására.
A határidők betartásának fontossága
A szerződés aláírásával a projektcsapatok elkötelezik magukat a határidő betartása mellett. Ez az elkötelezettség önmagában is elég ok arra, hogy betartsák azokat. De van még más is.
Hitelesség: A vállalt határidők betartása a hitelesség alapvető mutatója. Ez azt mutatja, hogy megbízható és hiteles személy vagy.
Működési kiválóság: A projekt határidőre történő teljesítése bizonyítja képességeit, készségeit és működési kiválóságát. Ez azt mutatja, hogy képes becsülni, ütemezni és teljesíteni egy projektet.
Pénzügyi körültekintés: Néha a szerződések késedelmes teljesítés esetén büntetési záradékokat tartalmaznak, ami azt jelenti, hogy pénzt veszíthet, ha nem tartja be a projekt határidőit. A projekt időben történő befejezése biztosítja, hogy megkapja a megállapodás szerinti fizetést.
Szabadság az előre tervezéshez: Ha tudod, hogy egy projekt időben befejeződik, magabiztosan megtervezheted a következőt. Ez elősegíti az üzletmenet folytonosságát, és ezáltal a jövedelmezőséget is.
Bár magától értetődő, hogy a határidők betartása a legelemibb szakmai feladat, ez nem mindig könnyű.
A határidők betartásának gyakori kihívásai
A szervezetek gyakran szembesülnek kihívásokkal a vállalt határidők betartása során. A leggyakoribbak a következők.
Túlzott elkötelezettség: Lehet, hogy az értékesítési csapat túlzottan optimista határidőt ígért, amelyet a projektcsapatok nehezen tudnak betartani.
Alábecsülés: A projektcsapatok gyakran alábecsülik a feladathoz szükséges erőfeszítést, és lehetetlenül szoros határidőt vállalnak.
Elérhetetlen ütemterv: A projektcsapatoknak időre van szükségük a követelmények megértéséhez és a munkába való belevetődéshez. Azáltal, hogy az első naptól kezdve ütemezik a feladatokat, a projektmenedzserek magukat és csapataikat a határidő elmulasztására ítélik.
Rossz prioritások: A feladatoknak hierarchiájuk és függőségeik vannak. Ha nem rangsoroljuk őket megfelelően, a csapatok kaotikus és zavaros helyzetbe kerülnek, és végül nem tudják betartani a határidőket.
Együttműködés hiánya: Ha a csapat tagjai nem kommunikálnak egymással rendszeresen, akkor könnyen előfordulhat, hogy információk vesznek el. Ez alacsony színvonalú eredményeket eredményez, amelyeket újra kell dolgozni, ami tovább tolja a határidőket.
A jó hír az, hogy több ezer szervezet szembesült már ezekkel a kihívásokkal, és bevált stratégiákat és bevált gyakorlatokat dolgozott ki azok leküzdésére. Merítsünk inspirációt tőlük!
10 bevált stratégia a határidők betartásához
Ahhoz, hogy egy határidő teljesíthető legyen, reálisnak kell lennie, azaz a munkát ésszerűen el lehet végezni az adott időkereten belül.
Mielőtt meghatározná a projekt határidőit, tisztázza a feladat körét. Vázolja fel a feladatokat, tervezze meg a csapat méretét, becsülje meg a szükséges munkaórák számát, és állítsa össze a teljesítési ütemtervet. Csak akkor vállaljon kötelezettséget, ha a feladat megvalósíthatónak tűnik.
Miután elkötelezted magad egy reális határidő mellett, íme tíz bevált stratégia annak betartásához.
1. Ossza fel a projektet feladatokra és alfeladatokra
Róma sem egy nap alatt épült fel, és a projekted sem fog. Ezért oszd fel a projektet kisebb, kezelhetőbb feladatokra.
- Tisztázza a projekt céljait
- Állítson fel egy világos hierarchiát a feladatok és alfeladatok között, ügyelve arra, hogy az egyik a másikra épüljön.
- Írj részletes összefoglalókat/felhasználói történeteket minden feladathoz, hogy a csapat tagjai megértsék, mit kell tenniük
- Hozzon létre mérföldköveket, amelyek jelzik a projekt egyes szakaszainak befejezését
- Rendeljen felhasználókat és feletteseket minden feladathoz, hogy biztosítsa a munkaterhelés egyenletes elosztását
- Ellenőrizze a feladat elvégzését a várt színvonalnak megfelelően ellenőrzőlisták segítségével.
- Állítson be kezdési és befejezési dátumokat minden feladathoz
- Gondosan rangsorolja a feladatokat és alfeladatokat
Ne felejtsd el a működési feladatokat, mint például a standup meetingek, retrospektívák, jelentések stb.
2. Használjon projektmenedzsment szoftvert
A feladatkezelő szoftverek elsődleges célja, hogy könnyítsék az Ön és csapata operatív terheit. A ClickUp-hoz hasonló projektkezelő eszközök a következőket teszik lehetővé:
Átláthatóság: A csapat minden tagja láthatja, hogy milyen munkák vannak betervezve, mi van folyamatban, mi maradt hátra, és még sok más. Ez segít mindenkinek átlátni a kontextust és holisztikusan hozzájárulni a munkához.
Hozzáférés: A projekttel kapcsolatos összes információ egy helyen található, így bárki hozzáférhet, amikor csak szüksége van rá. Szó szerint mindenki ugyanazon az oldalon marad.
Együttműködés: Kérdése van egy kollégájához? Csak hagyjon megjegyzést a feladat alatt, és jelölje meg a kollégát. Ők értesítést kapnak, és időben válaszolnak Önnek a kontextusban.
Kapcsolatok: Egy projekt nem csupán feladatok gyűjteménye. Magában foglalja a dokumentációt, a munkafolyamatokat, a beszélgetéseket és egyéb intézményi ismereteket is. A ClickUphoz hasonló eszközökkel ezek a kapcsolatok minden csapattag számára elérhetővé válnak.
Becslés: Ha korábban már kezelt hasonló projektet a ClickUp-on, akkor már rendelkezik az összes szükséges operatív adattal. Ezzel gyorsan megbecsülheti a szükséges erőfeszítéseket és megtervezheti a határidők betartását.
Napi tervezés: A ClickUp napi tervezőalkalmazásként is használható, így világos képet kaphat arról, hogy Önnek és csapatának milyen munkát kell elvégeznie naponta.
A ClickUp gondoskodik a „projektmenedzsment” feladatokról, így a csapat tagjai a saját feladataikra koncentrálhatnak.
3. Figyeljen a függőségekre
A határidők elmulasztásának biztos módja, ha feltételezzük, hogy a feladatok egymástól függetlenül, szilárdan működnek, és önállóan elvégezhetők. A valóságban azonban a legtöbb feladat bármely projektben másoktól függ.
Például a fejlesztőcsapat csak akkor kezdheti el a munkát a honlapon, ha a tervezőcsapat befejezte a felhasználói felületet. A felhasználói felület megtervezéséhez a szövegírónak meg kell írnia a szöveget. Ezt csak akkor tehetik meg, ha az üzleti csapat átadta nekik a briefet.
Bármelyik szakaszban bekövetkező késedelem vagy a végső határidőt tolja ki, vagy indokolatlan nyomást gyakorol az utolsó lépéseket végzőkre. A részletes ütemterv segít, de az ütemterv kezelése már más kérdés.
A feladatok beállításakor figyeljen a függőségekre. A ClickUp feladatok lehetővé teszik, hogy minden feladat és alfeladat számára határidőt állítson be. Gyűjtse össze a csapatot, és beszélje meg velük a függőségeket. Szerezze meg elkötelezettségüket a határidők betartása iránt a projekt érdekében.
Térképezd fel ezeket a függőségeket a ClickUp feladatprioritások segítségével, hogy a csapat minden tagja tisztában legyen a késedelmek következményeivel.
Ha nem biztos a feladatok és függőségek prioritásainak meghatározásában, nézd meg a ClickUp prioritás-sablonjait segítségül.
4. Használja az S-görbét
Az S-görbe egy matematikai grafikon, amely az X és Y tengelyen ábrázolja a kumulatív adatpontokat. Egy tipikus projekt az S betű alakját ölti, innen ered a neve.
Tegyük fel, hogy ügyfélkapcsolat-kezelő (CRM) szoftvert fejleszt. Mielőtt elkezdené írni a kódot, meg kell értenie az iparágat, az ügyfelei típusát, a rögzíteni kívánt információkat stb. Ez kezdetben időbe telik.
Ha az első naptól kezdve beosztod a kódolási feladatokat, akkor nem fogod tudni betartani a határidőket, és késésekhez fogsz vezetni.
Ha az idődet és az előrehaladásodat S-görbe formájában ábrázolod, az segít lassan kezdeni, majd idővel felgyorsítani a feladatok elvégzését.
Használja a ClickUp kezdési és befejezési dátumait minden feladatnál, hogy biztosan összehangolja az ütemezést. Így a projekt kezdetén lesz egy kis lélegzetvételnyi idő, és magabiztosan felépítheti a lendületet.
5. Tervezzen be puffert
A projektmenedzserek egyik legnagyobb hibája, hogy szoros határidőket vállalnak, majd a kritikus feladatokat túl szorosan egymás mellé sorolják. Ez két konkrét problémát okoz.
- Sürgető érzést kelt, és nem hagy teret az innovációra vagy a minőségre való összpontosításra.
- Ne hagyjon teret elkerülhetetlen körülményeknek, például egy csapattag személyes vészhelyzetének.
Bármilyen projekt tervezésekor hagyjon némi tartalékidőt a munkatervező alkalmazásban. Adjon a csapattagoknak lehetőséget a kreativitásra, ne csak a feladatok elvégzésére koncentráljanak.
A ClickUp időgazdálkodási funkciói segíthetnek ebben! Miután beállította a feladatokat, alfeladatokat és függőségeket, használja a ClickUp naptár nézetét, hogy áttekintse a teljes képet.
Ha a határidők túl közel vannak, húzza át őket egy másik napra. Ez automatikusan átütemezi a függő feladatokat is.
De ne feledje Parkinson törvényét, amely szerint a munka kitölti a rendelkezésre álló időt. Ne hagyjon magának túl nagy mozgásteret, hogy elkerülje a halogatásokat. A határidők jelzik, hogy a projekt milyen sürgősen kell elkészülnie.
6. Kerülje el a feladatköri kiterjedés növekedését
A hatókör-kiterjesztés akkor fordul elő, amikor az ügyfél/projekt szponzor módosításokat vagy kiegészítéseket hajt végre a projekt eredeti célkitűzésein. A hatókör-kiterjesztés általában a elvégzendő munka mennyiségének növekedéséhez, új feladatok beiktatásához és a határidők betartásának meghiúsulásához vezet.
Projektmenedzserként az Ön feladata, hogy elkerülje a feladatköri eltéréseket. Ezt úgy teheti meg, hogy már a kezdetektől fogva egyértelmű követelményeket gyűjt. A ClickUp termékigény-dokumentum (PRD) sablonjai kiváló kiindulási pontot jelentenek.
Alternatív megoldásként átütemezheti a projektet egy új határidővel, hogy az új hatókörnek megfeleljen.
7. Kövesse nyomon az előrehaladást
Volt már olyan helyzetben, hogy a határidő ma van, de még messze nem fejezte be a projektet? Ez különösen akkor fordul elő, ha egyszerre több projektet is kezel.
Hogy az utolsó napon ne legyen túlterhelve, rendszeresen kövesse nyomon az előrehaladást.
- Nézze meg a ClickUp irányítópultját, hogy megtekintse a burn-up és burn-down diagramokat
- A munkaterhelés nézetben láthatja, ki halad a terv előtt, és ki lemaradt. Segítsen azoknak, akiknek nehézségeik vannak!
- Használja a Kanban nézetet a feladatok állapot szerinti rendezéséhez
- Használja a Gantt-diagramot a közelgő feladatok és azok függőségeinek vizualizálásához
- Használja a naptár nézetet, hogy nap, hét vagy hónap szerint tekintse meg a jövőbeli feladatokat
8. Hatékony időgazdálkodás
A sikeres projekt megvalósítás egyik kritikus tényezője az időgazdálkodás. A csapat időfelhasználásának figyelemmel kísérésével, nyomon követésével és kezelésével biztosíthatja, hogy a terv szerint haladjon a munka. Ezenkívül gondoskodhat arról is, hogy senki ne legyen túlterhelve, és ne dolgozzon végtelen órákat. Így nem kényszeríti őket arra, hogy szűk határidőket teljesítsenek.
Bár számos időgazdálkodási eszköz elérhető a piacon, a legjobban az olyan eszközökkel járhat el, amelyek a projekt sikeréhez szükséges időkövetést segítik elő.
A ClickUp időkövető funkciója pontosan ezt teszi. Csapatod bármilyen eszközről nyomon követheti az időt a ClickUp segítségével. A feladat végrehajtása közben elindíthatják és leállíthatják az időzítőt, vagy utólagosan hozzáadhatnak időt a kézi követés segítségével.
A felhasználók jegyzeteket fűzhetnek az időbejegyzésekhez, hogy pontosan megjelöljék, mire fordították az idejüket. A ClickUp-on belül található időgazdálkodási mátrix segítségével pedig prioritásokat is rendelhetnek a feladatokhoz.
Projektmenedzserként hozzáférhet a részletes munkaidő-nyilvántartásokhoz, valamint a becsült és nyomon követett időhöz. Használja ezt arra, hogy megértse az egyes csapattagok teljesítményét, és megkapják a szükséges segítséget.
9. Automatizálja, amit csak lehet
Naponta több tucat apró, ismétlődő projektmenedzsment feladatot kell elvégezni. A projektmenedzserek gyakran használnak napi ellenőrzőlista-alkalmazásokat, hogy biztosak lehessenek abban, hogy minden feladat elvégzésre kerül.
Kivéve, hogy nem kell mindezt manuálisan elvégeznie. Automatizáljon minél többet, hogy időt nyerjen a problémák megoldására és a csapatának való segítségnyújtásra. A ClickUp Automations több mint 100 előre elkészített munkafolyamatot tartalmaz mindenféle projektszituációhoz, például:
- Feladatot rendeljen a státuszváltozáshoz
- Felhasználói értesítés küldése a prioritás változásáról
- Ismétlődő feladatok létrehozása meghatározott dátumokra
- Figyelő hozzáadása a határidő lejártával
- Értesítse a vezetőt, ha a nyomon követett idő meghaladja a becsült időt
Új az automatizálás terén? Mi segítünk! Íme az automatizálásról szóló útmutatónk példákkal!
10. Proaktív kommunikáció minden érdekelt féllel
A legjobb erőfeszítései ellenére is előfordulhat, hogy bizonyos tényezők miatt, amelyekre nincs ráhatása, nem tudja betartani a határidőt. Például a globális járvány vagy az ukrajnai háború megoldhatatlan problémákat okozott az ellátási láncban, ami több szervezet határidejét is késleltette.
Ha a határidő betartása veszélybe kerül, tájékoztassa az érintetteket. Értesítse a projekt szponzorát vagy az ügyfelet, hogy késedelem várható. Beszéljen a projektcsapattal, hogy megnézzék, tehetnek-e valamit azért, hogy a projekt a határidőhöz közelebb készüljön el.
Soha többé ne hagyjon ki egy határidőt sem!
Az ígéret megfogalmazása és betartása a professzionalizmus jellemzője. Az ígéret részeként a határidők is fontosak.
Bár széles körben elfogadott, hogy a határidők néha nem teljesülnek, a határidőktől való elmaradás nem fest túl jó képet a projektmenedzsment képességeiről.
Javítsd projektmenedzsmentedet, és soha ne mulass el határidőt a ClickUp segítségével. Meg kell tervezni a projektet? Használd a feladatokat. Meg kell ütemezni? Használd a dátumokat és az időpontokat. Aggódsz a feladatok függőségei miatt? Könnyedén összekapcsolhatod a feladatokat.
Nem biztos benne, hogy a határidők reálisak? Használja a naptár vagy a munkaterhelés nézetet, hogy megnézze, mi lehetséges. Szeretne naprakész lenni a haladásról? Használja a műszerfalat. Több projektet kezel egyszerre? Semmi gond!
A ClickUp minden olyan eszközzel rendelkezik, amelyre szükséged van ahhoz, hogy a terv szerint haladj. Nem vagy meggyőzve? Nézd meg magad!