Képzelje el a mindennapi munkarutinját. Mi az első dolog, amit megtesz, amikor megkezdi a munkanapot? Valószínűleg a napja az e-mailek ellenőrzésével kezdődik. Valójában ez egy visszatérő tevékenység lehet, mivel a szakemberek naponta körülbelül 15-ször ellenőrzik az e-mailjeiket!
Az e-mail értesítések folyamatosan érkeznek, és annyi e-mail van a beérkező levelek mappájában, hogy nem tudja, hol kezdje? Akkor jó helyen jár, ha e-mailkezelési tippeket keres.
A helyzet annyira rosszra fordulhat, hogy akár e-mail szorongást is okozhat (nem, ezt nem mi találtuk ki!). Ez egy valódi állapot, amelyet elsöprő félelem és szorongás jellemez, ami hatással van a termelékenységre és káros hatással van a mentális egészségre.
Szerencsére rendelkezünk a 10 legjobb e-mailkezelési stratégiával, amelyek megakadályozzák, hogy ilyen helyzetbe kerüljön.
Mi okozza a rendetlenséget az e-mail postafiókban?
A probléma nagyon nyilvánvaló: a beérkező levelek mappája tele van e-mailekkel. Mielőtt megoldást javasolnánk, meg kell vizsgálnunk az alapvető problémát. Az alábbiakban felsorolunk néhány okot, ami a rendetlenséget okozza a beérkező levelek mappájában:
- Nagy mennyiségű e-mail: 2022-ben naponta körülbelül 333 milliárd e-mailt küldtek vagy fogadtak. Ez a szám 2026-ra 392,5 milliárdra fog emelkedni! Ezek a statisztikák rávilágítanak a naponta küldött és fogadott e-mailek hatalmas mennyiségére, amely csak növekszik, és gyorsan elfoglalja mindenki postaládáját.
- Halogatás: Átlagosan a beérkező levelek mappája 200 e-mail temetője, amelyhez naponta 121 új e-mail kerül. Ezeknek azonban csak egy töredéke kap választ, ami kumulatív hatást vált ki. Az így keletkező e-mail halom elég ahhoz, hogy döntésképtelenséget okozzon, ami közvetlenül halogatáshoz vezet. Ráadásul a megfelelő nyelv és hangnem megtalálása az írásbeli kommunikáció megfogalmazása során egy másik akadály, amely megnehezíti az e-mailek könnyed áttekintését.
- A szervezettség hiánya: Az e-mailek kézi szervezése átlagosan napi 14 percet vesz igénybe. Bár ez nem tűnik soknak, a szervezettség hiánya tovább súlyosbítja a beérkező levelek rendetlenségét. Az e-mailek általános csoportosítása megnehezíti a kritikus e-mailek prioritásainak meghatározását és megválaszolását. Ugyanakkor tudnia kell, hogy mely e-maileket kell később átnéznie, és melyek nem igényelnek további intézkedést.
- Hírlevelek előfizetése: A sikeres e-mail marketing stratégia az olvasókat előfizetőkké alakítja. Eljön azonban az az idő, amikor ezek az e-mailek elveszítik értéküket. Vagy, még ha tartalmaznak is valami érdekeset, eltemetődnek a rendetlenségben, és a beérkező levelek között a romok és a törmelék részévé válnak. Ezért, ha nem iratkozik le az ilyen hírlevelekről, a beérkező levelek kezelése nehézkessé válik.
- Feladatkezelés e-maileken keresztül: Sokan közülünk bűnösök vagyunk abban, hogy a beérkező leveleinket feladatkezelőként használjuk. Az olvasatlan levelek a teendőlistához tartoznak, míg az olvasott levelek azok, amelyekkel már foglalkoztunk. Egy ilyen e-mail feladatkezelési rendszer ideiglenesen és rövid távon megfelelhet a célnak. Ha azonban továbbra is ezt használjuk, akkor a beérkező levelek között hamarosan elsöprő számú olvasatlan üzenet halmozódik fel, a kapcsolódó feladatok hosszától és bonyolultságától függően.
10 e-mailkezelési stratégia a beérkező levelek rendezéséhez
Az e-mailek kezelése könnyebbé válik a megfelelő e-mail termelékenységi eszközökkel és kiegészítő e-mailkezelési stratégiákkal. Íme 10 módszer, hogy a legjobban kihasználja őket:
1. Használjon e-mailkezelő eszközt
A teli beérkező levelek mappák napi 27 percet vesznek igénybe, és ez még optimista becslés. Manuálisan kell átnézni az e-maileket (vagy legalábbis a tárgyukat), eldönteni, hogy hasznosak-e, és a leveleket prioritás, feladó stb. szerint rendezni.
Rendkívül koncentráltnak (és emberfeletti képességekkel rendelkezőnek) kell lenned, hogy mindezt a megadott 27 perc alatt elvégezd!
Másrészt, a hatékony e-mailkezelő szoftvermegoldások, mint például a ClickUp által kínált, mindezt megteszik Ön helyett. Az e-mailkezelő eszközök forradalmasítják a beérkező levelek szervezését. Használja őket az e-mailek prioritás szerinti rendezéséhez, az értesítések elhalasztásához és az e-mailek intelligens kategorizálásához, hogy szakszerűen kezelje a beérkező leveleket.
Ráadásul, ha a ClickUp-ot használja az e-mailek kezeléséhez, nem kell átállnia egy ismeretlen felületre. Ugyanazt a kényelmet és egyszerűséget élvezheti, mint a bevált e-mail szolgáltatók által kínált standard elrendezésnél.
Használja ki az e-mail automatizálást, hogy azokra a dolgokra koncentrálhasson, amelyek valóban megérdemlik a figyelmét.
2. Alakítson ki e-mail rutinokat
Átlagosan az emberek 37 percenként, vagyis naponta 15-ször ellenőrzik az e-mailjeiket. Ez megszakítja a termelékenységet, és naponta körülbelül 21 percet vesz igénybe, ami több, mint amennyit az óránkénti e-mail ellenőrzés igénybe venne.
Még az óránkénti ellenőrzés is némileg csökkenti a termelékenységet, mivel az A feladatot végzi, miközben a B feladattal foglalkozik, amelyet éppen most kapott! A szakértők azt javasolják, hogy legfeljebb háromszor ellenőrizze az e-mailjeit naponta.
Először is, készítse el a napirendjét, amikor reggel megkezdi a napot. Másodszor, délután, az ebédszünet után foglalkozzon a sürgős ügyekkel és kövesse nyomon azokat. Végül, a munkanap vége előtt válaszoljon a nap folyamán érkezett üzenetekre, és készítse el a következő nap napirendjét.
Egy ilyen rutin követése kiküszöböli a figyelemelterelést, fenntartja a termelékenységet és nyugalmat biztosít.
📮ClickUp Insight: A tudásmunkások közel 42%-a az e-mailt részesíti előnyben a csapatkommunikációhoz. De ennek ára van. Mivel a legtöbb e-mail csak bizonyos csapattagokhoz jut el, a tudás fragmentált marad, ami akadályozza az együttműködést és a gyors döntéshozatalt. A láthatóság javítása és az együttműködés felgyorsítása érdekében használjon olyan, mindenre kiterjedő munkaalkalmazást, mint a ClickUp, amely másodpercek alatt cselekvésre kész feladatokká alakítja az e-mailjeit!
3. Szervezze meg címkékkel, mappákkal és kategóriákkal
A legtöbb e-mail szolgáltató standard füleket kínál, amelyek segítenek a felhasználóknak a beérkező levelek rendszerezésében. Például a tipikus e-mailek alapértelmezés szerint az elsődleges fülre vagy a fő beérkező levelek mappába kerülnek, míg a marketing e-mailek a promóciós fülre, a közösségi fül pedig a Gmailben a közösségi médiából érkező értesítéseket tartalmazza. A többi a spam mappába kerül.
Ezenkívül a felhasználók szervezési eszközöket is kapnak, például címkéket, mappákat és kategóriákat, amelyekkel tovább egyszerűsíthetik a munkát. Mappák létrehozásakor kövesse a funkcionális vagy szerepkör alapú megközelítést, hogy könnyen rendezhesse és böngészhesse az e-mailjeit. Tegyük fel például, hogy Ön egy weboldalt építő projektmenedzser.
Az e-mail projektkezeléshez létrehozhat külön mappákat a fejlesztők, a tervezőcsapatok, a tesztelés és a telepítés, valamint az ügyfelek számára. Ezután a projekt prioritásától és a fejlesztés szakaszától függően először ellenőrizze a megfelelő mappát.
4. Az e-mailek kategorizálása szabályalapú szűrők segítségével
Mivel az e-mailek szervezéséről és kategorizálásáról van szó, beszéljünk a szabályalapú szűrőkről.
A szabályalapú szűrők egy gyors e-mail automatizálási trükk az üzenetek rendezéséhez. A beérkező e-maileket előre meghatározott kritériumok, például a feladó e-mail címe, a tárgy sorok és bizonyos kulcsszavak alapján értékelik.
Ezeket a feltételeket alapul véve automatikus műveleteket indítanak el, például címkék alkalmazását, mappákba való áthelyezést, szövegkiemelést, sőt e-mailek törlését is.
Például beállíthat egy szabályalapú szűrőt a kritikus ügyfelek nevére. Az ehhez a témához kapcsolódó e-mailek, mind a belső, mind a külső levelek, hatékonyan címkézve lesznek, és egy kijelölt mappába kerülnek, hogy könnyen hozzáférhetők legyenek.
Másrészt egy másik szabályalapú szűrő segítségével a promóciós e-maileket egy másik mappába helyezheti. Így csökkentheti a fő beérkező levelek mappájának vizuális zsúfoltságát, miközben teljes áttekintést kap a fontos e-mailekről.
Ráadásul, mivel a szakemberek naponta körülbelül 11 percet töltenek az e-mailek kézi rendezésével, időt és energiát is megtakaríthat.
5. Merjen törölni (és leiratkozni)
A felesleges e-mailek törlése egy proaktív e-mailkezelési stratégia, amelynek célja a rendezett, egyszerűsített és szervezett beérkező levelek mappája.
A nem kívánt, irreleváns és elavult üzenetek eltávolítása nemcsak megakadályozza a felhalmozódást, hanem nagyon katartikus is. Ezzel ellenőrzése alá vonhatja az e-mailek beáramlását, és kevésbé érzi magát túlterheltnek.
A vizuális áttekinthetőség megkíméli Önt a kognitív terheléstől és a frusztrációtól, amit a nem fontos e-mailek átnézése és az üzenetek kereshetővé tétele jelent.
Ugyanez a filozófia vonatkozik a hírlevelek és e-mailes marketingkampányok leiratkozására is. Használja a leiratkozási linket, ha egy promóciós e-mail vagy hírlevél több mint két hétig olvasatlanul marad a beérkező levelek mappájában.
Nem tudja, hogy egy e-mailt érdemes-e megőrizni vagy törölni? Kövesse az OHIO (Only Hande It Once) modellt a döntéshez. Ez az egylépéses próbatétel az első benyomásokra támaszkodik, hogy intuitív döntést hozzon arról, hogy az e-mail értékes-e. Így megkímélheti magát attól a kínos helyzetektől, hogy folyamatosan mérlegelje, hogy egy e-mail „megéri-e”.
Ráadásul az e-mailek 30 napig a kukában maradhatnak, mint biztonsági háló. Szükség esetén visszaállíthatja őket – és ha automatikusan törlődnek, akkor úgyis feleslegesek voltak! Az archív mappát is használhatja az összes már elolvasott e-mail elhelyezésére.
6. Kevés e-mailt küldjön, keveset fogadjon
Az e-mailek egyre elterjedtebbé válnak, így sokkal könnyebb velük levelezni. Ha azonban hajlamos túl sok e-mailt küldeni, különösen apróbb ügyekben, akkor készüljön fel arra, hogy ugyanilyen bánásmódban részesül. Az e-mailek hosszú, bonyolult levelezési szálakat eredményeznek, amelyek könnyen kezelhetetlenné válhatnak.
Ezzel szemben a kimenő e-mailek mennyiségének csökkentése minimalizálja a beérkező válaszok és reakciók áradatát. Ezzel jót tesz a beérkező levelek mappájának, és hozzájárul egy koncentráltabb, szervezettebb digitális munkaterület kialakításához, amely az előrehozott értékre épül.
Az e-mail alternatíváira, például az azonnali üzenetküldésre, a projektmenedzsment eszközökre vagy akár a telefonhívásokra való áttérés előtérbe helyezi a tömör és egyértelmű kommunikációt. Többé nem kell hosszú e-maileket írnia üdvözlésekkel és hosszú bevezetővel, hanem egyből a lényegre térhet, és megbeszélheti a friss híreket.
Egy ilyen pozitív, céltudatos és értelmes kommunikációs kultúrával időt és energiát takaríthat meg, és kevesebb idő alatt többet tud elvégezni.
7. Állítson be sablonválaszokat
Gyakran ír és küld ugyanazokat (vagy hasonló) e-maileket? Ha igen, akkor itt az ideje, hogy áttérjen az e-mail sablonokra és a sablonos válaszokra.
Nem kell mesteri írókészségre lennie ahhoz, hogy sablonos válaszokat fogalmazzon meg a gyakori üzenetekre és kérdésekre. Végül is nem kell az e-maileket a semmiből írnia! Egyszerűen válasszon egy e-mail írási eszközt, adja meg a megfelelő utasításokat, és másodpercek alatt több sablonos válasz közül választhat!
Ezek az eszközök nemcsak megkönnyítik és kevésbé időigényessé teszik ezt a feladatot, hanem biztosítják a márka egységességét és a hibák számának csökkentését is, miközben magas válaszadási arányt biztosítanak.
Az olyan eszközök, mint a ClickUp AI, szinte végtelen skálázhatóságot biztosítanak a vállalkozások számára, mivel intelligensen generálhatnak személyre szabott válaszokat nagy mennyiségű hasonló üzenetre és kérdésre.
A fClickUp AI rugalmasságot kínál az e-mailek megírásában konkrét felhasználási esetekhez és alkalmazásokhoz, tartalommarketinghez, rendezvénytervezéshez, felmérések írásához és egyebekhez. Használja, hogy e-mailjei világosabbak, tömörebbek és jól formázottak legyenek.
8. Kövesse a kétperces szabályt
Az e-mailkezelési stratégiák és a hatékony időgazdálkodás kéz a kézben járnak. Már bemutattuk, hogy a rossz beérkező levelek kezelése mennyire felemészti az időt és az erőforrásokat. Ezzel szemben, ha nagyon kevés időnk van, nehezebb hatékonyan kezelni az e-maileket.
A kétperces szabály tökéletesen egyensúlyba hozza az időt és a szervezést, hogy csökkentse a halogatásokat. Ezen elv szerint, ha egy feladat elvégzéséhez kevesebb mint két perc szükséges, akkor azonnal reagáljon, ne halogassa.
Az e-mailek kezelése esetében a kétperces szabály segít fenntartani a rendezett és rendetlenségmentes beérkező levelek mappát, miközben továbbra is reagálhat a levelekre.
Használja a kétperces szabályt az e-mailekre való válaszadáshoz, delegáláshoz, törléshez vagy intézkedéshez. Ha például az e-mail gyors visszaigazolást vagy rövid választ igényel, vagy egy egyszerű, azonnal elvégezhető feladathoz kapcsolódik, akkor az azonnali intézkedés megakadályozza a felhalmozódást.
Ne feledje, hogy a kétperces szabály csak egy termelékenységi trükk, amelyet eseti alapon, körültekintően kell alkalmazni. Csak bizonyos e-maileket lehet ugyanazokkal a paraméterekkel értékelni, mivel egyeseknél árnyaltabb megközelítésre lehet szükség.
Használja a gyors megoldást a kisebb e-mailek esetében, míg a bonyolultabbakat kategorizálja és ütemezze be.
9. Dolgozzon együtt megosztott beérkező levelek mappákkal
A megosztott beérkező levelek mappák olyan beérkező levelek kezelőeszközök, amelyek az e-maileket és a kapcsolódó adatokat központosítják. Ez egy tárolóhely, amely minden beérkező és kimenő e-mailt tartalmaz, és amely több beérkező levelek mappát egyesít a csapatok és osztályok együttműködése érdekében.
Egy ilyen egységes platform megfelelő hozzáférés-vezérléssel egyszerűsíti az adatok és a tudás megosztását anélkül, hogy kifejezetten e-maileket kellene váltani.
Ha valaha is CC-ben szerepelt egy e-mail láncban, hogy tájékozott maradjon, akkor megérti, milyen bosszantóak a folyamatos (néha nem kívánt) értesítések!
A megosztott beérkező levelek mappák nagy segítséget jelentenek az ügyfelekkel kapcsolatos tevékenységek, például a marketing, az értékesítés és az ügyfélszolgálat számára, mivel a vezetők gyorsan és hatékonyan oszthatják el az e-maileket a csapat tagjai között.
Ezzel biztosíthatja, hogy minden zökkenőmentesen működjön, és vállalkozása maximális szakértelemmel és minimális időráfordítással tudjon válaszolni a megkeresésekre.
Az olyan platformok, mint a ClickUp, olyan eszközökkel, mint a ClickUp Docs, új szintre emelik a megosztott beérkező levelek kezelését. Ez egy közös munkaterület, ahol a csapat tagjai gazdag dokumentumokat, wikiket és tudásbázisokat hozhatnak létre, megoszthatnak és közösen dolgozhatnak rajtuk.
Ezenkívül ezeket összekapcsolhatja a munkafolyamatokkal az automatizálás érdekében, valós időben szerkesztheti a dokumentumokat, megjegyzéseket fűzhet hozzájuk, feladatokat rendelhet hozzájuk, és sokkal többet tehet, mint hogy csak e-maileket fogalmazgat!
10. Integráljon mindent
Az integráció és a rendszerkonszolidáció az utolsó e-mailkezelési stratégiánk. Segítenek egyenlő feltételeket teremteni az egész vállalat technológiai rendszerének összehangolásával.
A különböző rendszerek és platformok összekapcsolása megkönnyíti az adatok és információk áramlását, miközben megszünteti a hiányosságokat, kiküszöböli a szűk keresztmetszeteket és egységes digitális környezetet biztosít. Emellett megakadályozza az adatsilók kialakulását, és kiegészítő hatással van a különböző üzleti tevékenységekre.
Például az e-mailek naptárral és videokonferencia-alkalmazásokkal való integrálásával beállíthat figyelmeztetéseket a találkozókra szóló meghívásokra, és azonnal csatlakozhat azokhoz.
Hasonlóképpen, az e-mailek integrálása a ügyfélkapcsolat-kezelő (CRM) platformokkal hozzáférést biztosít a releváns ügyfélinformációkhoz, így platformváltás nélkül is személyre szabott szolgáltatásokat nyújthat.
Szerencsére a ClickUp integrációi több mint 1000 eszközt ölelnek fel, amelyek natívan működnek együtt különböző CRM platformokkal, felhőalapú tárolási lehetőségekkel, naptáralkalmazásokkal, termelékenységi eszközökkel és még sok mással.
Röviden: a Gmail és az Outlook beérkező levelek mappájának integrálása a ClickUp-pal valóban tökéletes párosítás.
Hagyja lélegezni a beérkező levelek mappáját hatékony e-mailkezelési stratégiákkal
Ezzel befejeztük a 10 legjobb e-mailkezelési stratégiát.
Bár a fenti tippek segíthetnek, a hatékony e-mailkezelés művészetének elsajátítása nem statikus készség.
Ez egy átalakító megközelítést jelent, amelynek keretében folyamatosan újítania és fejlődnie kell, hogy jobban kézben tudja tartani a beérkező leveleit.
Sőt, ahelyett, hogy a beérkező levelek rendezésére koncentrálna, törekedjen egy olyan kommunikációs rendszer kidolgozására, amely előtérbe helyezi a hatékonyságot, a szervezettséget és a zökkenőmentes kommunikációt. Egy ilyen keretrendszer az e-maileket (vagy bármely más kommunikációs formát) a termelékenység és az értelmes munka katalizátoraként és elősegítőjeként fogja előtérbe helyezni.