Amikor leül, hogy hatékony e-mailes meghívót küldjön egy találkozóra, az üres üzenetmező kissé ijesztő lehet. Sok logisztikai részletet kell pontosan megadni, a videotalálkozó linkjeitől és a kezdési időpontoktól a jól szervezett találkozó napirendjéig.
De fontos, hogy a megfelelő hangnemet is megtalálja: ne legyen túl kötetlen, ne legyen túl komor, de ne is legyen könnyed.
Ha mindent pontosan megtervez, akkor mindenki pontosan és felkészülten érkezik, és azonnal munkához láthatnak – ez azt is jelenti, hogy a résztvevők kevésbé valószínű, hogy lemondják az Ön megbeszélését, ha ütközés adódik.
Ez az útmutató az Ön cselekvési terve, amellyel minden alkalommal hatékony e-mailes meghívót készíthet. Kezdetnek néhány példát adunk, és egy ellenőrzőlistát is kap, amelyen szerepelnek a meghívóba felveendő elemek, így a példákat pontosan az Ön igényeinek megfelelően alakíthatja át bármilyen üzleti megbeszéléshez. 🏅
Miért fontos egy jó értekezlet-meghívó?
Ne hagyja, hogy a megbeszélés meghívója másodlagos fontosságú legyen. Ezek meghatározzák a megbeszélés hangulatát, és minden olyan információt tartalmaznak, amelyre a résztvevőknek szükségük van a megbeszélésre való felkészüléshez és a megbeszélés során való hozzájáruláshoz. Ha jól megfogalmazott e-mailes meghívót készít, az minden érintett számára előnyös:
- Így könnyebb az embereknek pontosan megjelenni: Adja meg a videotalálkozó linkjét vagy a fizikai helyszínt, a dátumot és az időpontot, valamint az összes jelszót és részletet, amelyre a résztvevőknek szükségük van a terembe való belépéshez, és tegye azokat könnyen láthatóvá. Ezzel csökkentheti a kérdéseket, a késéseket és a távolmaradásokat. Sőt, így elkerülheti azt a kínos öt percet, amikor mindenki megérkezésére várva üres fecsegéssel töltik az időt.
- Mindenki tudja, miről szól a megbeszélés: Akár célkitűzéssel, akár jól szervezett napirenddel rendelkezik, egy hatékony e-mailes meghívó mindenkinek megmondja, miről szól a megbeszélés. Ez megkönnyíti az egész esemény zökkenőmentes lebonyolítását és megakadályozza a teremtől való eltérést. Továbbá, ha az embereknek előkészületekkel kell megjelenniük, egy egyértelmű meghívó mindenkit felelősségre vonhatóvá tesz.
- Mutassa meg, hogy profi szakember: az ügyfelek tudni fogják, hogy Ön egy profi szakember, aki mindenre figyel, a kollégák tudni fogják, hogy Ön komolyan veszi a munkát, és a szervezeti ábra minden szintjén dolgozók tudni fogják, hogy az Ön megbeszélései fontosak.
Az, hogy az értekezlet-meghívók alapvető fontosságúak, még nem jelenti azt, hogy sok időt kell rájuk fordítania. Most, hogy már mindannyian egyetértünk abban, hogy miért fontos hatékony e-mailes értekezlet-meghívókat készíteni, nézzünk meg néhány példát, ellenőrzőlistát és munkafolyamat-változást, hogy pár perc alatt el tudjon küldeni a legjobb e-mailes meghívókat, amelyeket valaha látott.
Belső értekezlet-meghívó példák
Most azonnal meg kell küldenie egy belső értekezletre szóló e-mailes meghívót, és inspirációt keres. Használja ezeket a példákat az e-mail megírásához, majd módosítsa a részleteket, vagy töltse ki az üres részeket.
1. példa: Csoportos videotalálkozó
A csoportos megbeszélések gyakoriak, különösen a távmunkában és a hibrid munkavégzésben. Küldjön csapatmegbeszélésre szóló meghívó e-mailt, amelynek tárgya világosan kifejezi a megbeszélés célját és napirendjét:
Jó napot, [Név]!
Remélem, ez az e-mail jó egészségben találja! [Dátum] -án találkozunk, hogy megbeszéljük [téma]. Kérem, csatlakozzon hozzám [idő, időzónával], hogy [cél] elérhessük.
Ezen a megbeszélésen a következőket fogjuk megvitatni:
- 1. pont
- 2. pont
- 3. pont
A megbeszélés előtt kérlek, jelezd, ha bármilyen kérdésed van, vagy úgy gondolod, hogy valamit hozzá kellene adni a megbeszélés napirendjéhez.
Minden jót kívánok,
[Az Ön neve]
Ideális esetben küldje el ezt az üzenetet magában a találkozó meghívóban, így az automatikusan tartalmazza a találkozó URL-jét és szinkronizálódik a résztvevők Google naptárával.
2. példa: Ismétlődő csapatmegbeszélések
Ha csapatot vezet, akkor tudja, mennyire fontos, hogy rendszeresen összehívja az összes tagot egy megbeszélésre. A csapatkommunikáció szöveges eszközök és azonnali üzenetek segítségével 90%-ban megoldható, de az ismétlődő megbeszélések biztosítják a maradék 10%-ot. Az ismétlődő megbeszélésekre szóló e-mailes meghívók kissé informálisak lehetnek, de mégis tele kell legyenek információkkal.
Szia [Név],
Itt az ideje a következő megbeszélésünknek! Ezen a [napon] a következő [témákat] fogjuk megvitatni. A napirendünk a következőket fogja tartalmazni:
- 1. pont
- 2. pont
- 3. pont
Lesz időnk általános kérdésekre és bármilyen helyzetre is, amelyet meg szeretne beszélni a csapattal. Kérem, tekintse meg a napirendünket, és ha bármilyen kérdése van, jelezze nekem.
Hamarosan beszélünk!
[Az Ön neve]
Mivel ezek a megbeszélések rendszeresen zajlanak, ez egy remek alkalom arra, hogy elmentse a sablont, így csak meg kell érintenie és elküldenie.
3. példa: Egyéni megbeszélés
Néha a vezetők és a csapat tagjai közötti egyéni megbeszélések rendkívül stresszesek lehetnek a közvetlen beosztottak számára. Ezért mindenekelőtt tisztázza a megbeszélés célját, és soha ne hagyja őket bizonytalanságban. Ha a megbeszélés hirtelen vagy váratlan, nyugtassa meg őket, vagy ha lehet, mondja el nekik, hogy jó hírről van szó.
Szia [Név],
Beírtam a naptárba a következő egyéni megbeszélésünket, hogy megbeszélhessük a [téma] kérdést és áttekintsük a helyzetet. Kérlek, hozd magaddal a [téma] vagy a munkáddal kapcsolatos kérdéseid listáját.
Akkor találkozunk!
[Az Ön neve]
4. példa: Nagy csoporttal tartott megbeszélések vagy prezentációs megbeszélések
A csoport méretének növekedésével nő a szigorú struktúra és a jól szervezett házigazda iránti igény is. Az első e-mail példára építve további részleteket adhat hozzá, és elveheti a résztvevőktől azt a lehetőséget, hogy tetszés szerint kiegészítsék a napirendet. A prezentációs értekezletek esetében különösen előnyös a világos, időkeretekkel ellátott menetrend.
Üdvözlet mindenkinek!
A [téma] megvitatására szolgáló találkozónkat [nap, dátum] [idő, időzóna] időpontra tervezzük. Kérjük, jelezze részvételi szándékát, és amennyiben nem tud részt venni, a találkozót rögzítjük.
A találkozó teljes napirendje a következő, hogy [cél], és a találkozó időpontja:
- [Idő]: 1. pont
- [Idő]: 2. pont
- [Idő]: 3. pont
- [Idő]: X pont…
Kérjük, tekintse meg a mellékelt napirendet/diákcsomagot, és készüljön fel a [téma] kapcsolatos kérdésekre.
Köszönöm,
[Az Ön neve]
5. példa: Egy megbeszélés, amelyet már mindenki megvitatott
Sok megbeszélés spontán módon jön létre: egy korábbi csapatmegbeszélésen felmerül egy új téma, vagy a csapat kommunikációs alkalmazásán mindenki egyetért abban, hogy egy megbeszélés hatékonyabb lenne. Lehet, hogy a többi példa nem tűnik megfelelőnek, ezért próbálja ki inkább ezt.
Szia [Név],
A [téma] részletesebb megvitatására szolgáló találkozónk [dátum] napjára van tervezve. Megbeszéljük, hogy ez milyen hatással van a csapatra, és lesz időnk kérdésekre válaszolni. Kérjük, olvassa el ezt a rövid összefoglalót, mielőtt találkozunk, és hozza magával kérdéseit vagy észrevételeit a találkozóra.
Hamarosan beszélünk!
[Az Ön neve]
Külső értekezletek meghívóinak példái
A külső értekezletek meghívói sokkal változatosabbak, és nagy szerepet játszanak a kapcsolatokban. A különböző részlegek számára előnyös, ha különböző értekezlet-meghívó sablonokkal és a meghívókhoz csatolható különböző forrásokkal rendelkeznek.
Ha külső megbeszéléseket tervez, különösen ügyfelekkel, akkor az e-mailben nagyobb rugalmasságot kínáljon a megbeszélés időpontját illetően. Ha ezeket a megbeszélés-meghívó példákat használja, akkor helyezzen el egy gombot vagy linket egy megbeszélés-ütemező eszközhöz, hogy mindkét fél számára megfelelő időpontot találjanak.
1. példa: Ügyfél-tájékoztató megbeszélés
Az ügyfél-együttműködési szoftverben dolgozik, és rájön, hogy már egy perc is eltelt az utolsó ügyfélmegbeszélés óta. De ez könnyen megoldható egy jól megfogalmazott meghívóval. Ezek az e-mailek akkor működnek a legjobban, ha barátságosak és megközelíthetőek, de egy kicsit formálisak is (de csak egy kicsit).
Szia [Név],
Remélem, ez az e-mail jó egészségben találja!
Fiókjának [állapota], és most kiváló alkalom, hogy elgondolkodjon a következő hetekre vonatkozó [korábban kitűzött hosszú távú célról]. Van ideje ezen a héten, hogy megbeszéljük a [folyamatban lévő projektet]? Csak mondja meg, melyik időpont lenne Önnek a legalkalmasabb, vagy jegyezze be a naptáramba a találkozót, amikor Önnek a legjobban megfelel.
Alig várom, hogy beszélgessünk a [ügyfél számára nyújtott előny]ről!
Minden jót kívánok,
[Az Ön neve]
2. példa: Kapcsolatfelvétel egy korábbi ügyféllel
Lehet, hogy egy korábbi ügyfél a hálózatában állást váltott, vagy esetleg egy iparági rendezvényen találkozott vele. Használja ki az alkalmat, hogy megerősítse ezt a kapcsolatot.
Szia [Név],
Örülök, hogy újra találkoztunk [alkalom] és beszélgettünk [releváns részlet].
VAGY
Láttam, hogy most [új vállalat vagy projekt] számára/feladatán dolgozik. Gratulálok! Ez egy izgalmas változás, és szerencsésnek mondhatják magukat, hogy Ön náluk dolgozik.
Szeretnék többet megtudni és beszélgetni arról, min dolgozik jelenleg. Csapatom [releváns előny] segítséget nyújt az embereknek, és nagyszerű lenne, ha segíthetnénk Önnek [a címzett valószínű célja].
Ha van ideje a jövő héten, találkozzunk! Itt van a naptáram linkje.
Hamarosan beszélünk!
[Az Ön neve]
3. példa: Barátságos kapcsolatfelvételi meghívó
Ez azoknak a marketingeseknek és értékesítőknek szól, akik szeretnék áthidalni a kapcsolódási pont és a közvetlen kapcsolat közötti szakadékot. Kezdje egy sablonos meghívóval, de személyre szabja, személyre szabja, személyre szabja!
Helló [Név],
Most kiváló alkalom, hogy beszélgessünk [a vállalatától/szolgáltatásaitól származó előnyről]. Köszönjük [a vállalatával való konkrét típusú interakciót], és reméljük, hogy továbbra is érdekli, hogyan [téma] [az előny újbóli megfogalmazása].
Szeretnék segíteni Önnek abban, hogy felfedezze a [szolgáltatás] összes előnyét. Van ideje egy rövid bemutatóra vagy beszélgetésre? Merüljünk el a részletekben – csak foglaljon itt egy 15 perces találkozót, amely illeszkedik az Ön időbeosztásához.
Addig is, íme egy rövid betekintés abba, mit tettünk [az előny újbóli megfogalmazása].
Hamarosan beszélünk!
[Az Ön neve]
4. példa: Értékesítési tevékenység ajánlással
A meleg és hideg kapcsolatfelvétel között lebegve, az ajánláson alapuló kapcsolatfelvétel eltávolíthatja a kezdeti feszültséget és kínos helyzeteket. Próbálja ki ezt a sablonpéldát, hogy elindítsa a folyamatot.
Szia [Név],
Azért kerestem meg Önt, mert nemrég beszélgettem [közös ismerősünkkel/ajánlóval], és ő azt javasolta, hogy talán tudnék segíteni Önnek [a címzett releváns problémájában]. A nevem [cím a vállalatnál], és mi segíthetünk Önnek [a címzett legfontosabb feladatában vagy problémájában].
Szeretnék többet beszélni a [találkozó céljáról], és bemutatni Önnek egy rövid bemutatót. Kérem, jelezze, melyik időpont lenne Önnek a legalkalmasabb!
Addig is, íme egy rövid áttekintés arról, hogyan [hasznosak vagyunk].
Várjuk Önt a találkozón!
[Az Ön neve]
5. példa: Hideg megkeresés e-mailben
Ez gyakran a legnehezebb típusú értekezlet-meghívás. Meg szeretné osztani a legfontosabb információkat, de azoknak áttekinthetőnek kell lenniük. Mindenekelőtt világos értéket kell nyújtania. Kezdje egy tömör tárgyvonallal, és minél kevesebb szóval határozza meg, mit kínál és miért érdemes veled találkozniuk.
Szia [Név],
Azért kerestem meg Önt, mert mi/én [mit tudunk Önnek ajánlani]. Ez [előny vagy érték a címzett számára]. [Opcionális: Ezen a ponton magyarázza el, ki Ön és miért rendelkezik az ő adataival].
Találkozzunk, hogy megbeszéljük a részleteket. Van 15 perce [találkozó dátuma és időpontja] -kor, hogy beszéljünk a [előny]ről? Itt van a naptáram, ha más időpont jobban megfelel Önnek.
Köszönjük, hogy időt szánt ránk!
[Az Ön neve]
Mit érdemes tartalmaznia egy e-mailes meghívónak?
Az e-mailes meghívókban szereplő üzenet gyakran a legnehezebb rész, de nem ez az egyetlen dolog, amit bele kell foglalnia. Próbáljon meg mindent belefoglalni, amire a címzetteknek szükségük van ahhoz, hogy a lehető legtöbbet hozhassák ki a találkozóból. Íme néhány elengedhetetlen elem:
- Világos tárgy: A cím első részében azonnal térjen rá a találkozó lényegére. Ha ez egyben a találkozó neve is a naptárban, akkor a résztvevők csak az első 40 karaktert láthatják, amikor átnézik a napirendjüket. A második részben röviden említsen meg minden teendőt vagy előnyt, mint hasznos emlékeztetőt.
- A napirend melléklete: Még ha a napirend még nem is végleges, küldjön mindenkinek egy linket a dokumentumhoz. Ezután idővel kitöltheti, anélkül, hogy mindenkinek újabb e-mailt kellene küldenie.
- Üres dokumentum a találkozó jegyzetekhez: Csatolja ezt a kezdetektől fogva, töltse ki egy találkozó jegyzet sablonnal, és adja hozzá a részleteket a találkozó során. Aki fontos információkat keres, pontosan tudja, hol találja meg azokat.
- Találkozó link: Ha a találkozó időpontja már meg van határozva, adjon meg egy linket, hogy mindenki gyorsan csatlakozhasson a találkozóhoz. Ideális esetben az üzenet és a naptár meghívó egy e-mailben szerepel. Ha azonban emlékeztetőt vagy külön e-mailt küld, feltétlenül adja meg újra a linket.
- Felhívás cselekvésre: Ha az embereknek vissza kell válaszolniuk, mondja meg nekik (és adjon meg egy határidőt). Ha valamit át kell nézniük vagy be kell fejezniük, mellékeljen egy emlékeztetőt és egy linket a feladathoz.
- Hasznos marketing melléklet: Külső e-mailek esetén fontolja meg, mikor célszerű ingyenes PDF-fájlt vagy más ingyenes ajándékot csatolni.
Idővel kidolgozhat egy konkrét ellenőrzőlistát azokról a dolgokról, amelyeket minden típusú e-mailes meghívónak tartalmaznia kell. Így elkerülheti a rettegett dupla küldést, és valóban optimalizálhatja munkafolyamatát.
Hogyan készítsen tökéletes meghívót a csapatának?
Ezek a példa e-mail meghívók jó úton indítják el Önt a jól szervezett belső és külső találkozók lebonyolításához. Ha azonban finomítani kell az e-maileket, vagy pontosan meg kell fogalmazni az üzenetet egyedi eseményekhez, ne kezdje elölről a munkát, hogy sikeres találkozó meghívó e-mailt készítsen.
A ClickUp csapata számos hasznos sablont, eszközt és értekezletkezelési funkciót fejlesztett ki, így minden rendelkezésére áll, amire szüksége van a csapatának tökéletes értekezletmeghívóinak elkészítéséhez.
Használja a ClickUp Docs szolgáltatást a meghívók létrehozásához (és sablonok készítéséhez)!
A ClickUp Docs alkalmazásban megírhatja, finomíthatja és átnézheti a szöveget az Ön és csapata által korábban elküldött e-mailes meghívókhoz. Hozzon létre egy könyvtárat a sikeres üzenetekből, készüljön fel az A/B tesztelésre, és kérjen visszajelzést, amikor a megfogalmazás igazán fontos. (Mindannyian voltunk már olyan helyzetben, hogy a kollégánk a vállunk felett átolvasta az e-mailt, hogy segítsen nekünk a megfelelő megfogalmazásban. Mostantól ezt a kolléga nélkül is megteheti. )
A ClickUp Docs segítségével dokumentumokat hozhat létre és tárolhat, wiki-oldalakat készíthet ellenőrzőlistákkal és hasznos emlékeztetőkkal, valamint linkeket adhat meg az összes szükséges stílusú útmutatóhoz. A Docs-ot akár dokumentációként is összekapcsolhatja a feladatokkal.
Küldjön videós meghívókat a ClickUp Clip segítségével
Szeretnéd feljavítani az e-mailes meghívóidat? Küldj videóüzenetet a meghívottaknak. A ClickUp Clip egy egyszerű képernyőfelvevő eszköz, amellyel rögzítheted a képernyődet vagy magadról készíthetsz videót. Tökéletes megoldás egy rövid útmutató vagy a találkozó előzetesének megosztásához. Emellett egy kis személyes hangulatot is ad a meghívónak. Felvázolhatod a napirendet, bemutatkozhatsz, vagy tájékoztathatod a kollégáidat, ha változás történt a videohívásba való bejelentkezés módjában.
A ClickUp AI segítségével pontosan megfogalmazhatja a szöveget és a részleteket.
A ClickUp AI segítségével még tovább fejlesztheti ClickUp Docs-alkotásait és sikeres értekezlet-meghívó e-mailjeit. Mostantól hasznos AI-eszközeink beépültek a Docs-ba, hogy megkönnyítsék az értekezlet-meghívók megtervezését, pontos megfogalmazási javaslatokat adjanak az értekezlet-meghívókhoz, és segítsék az értekezletek kezelését.
Használjon AI eszközöket a megbeszélések előtt, még mielőtt azok megkezdődnének – hogy kidolgozza a napirendet, kitöltse az összes megbeszélés részleteit, összefoglalja a megbeszélés jegyzeteket vagy létrehozza a teendőket. Előre elkészített AI írási eszközeink rendelkeznek az egyes részlegekhez szükséges szakértelemmel is, hogy teljes könyvtárat hozzanak létre személyre szabott e-mail meghívókból a marketing, az értékesítés, a toborzás és a belső projektmenedzsment minden szakaszához.
Küldjön el egy megbeszélés utáni összefoglalót jegyzetekkel és forrásokkal
Ez egy bónusz tipp. A megbeszélés befejezése után küldjön el egy újabb üzenetet, amelyben megköszöni mindenkinek az idejét. Beszéljék meg a megbeszélés legfontosabb pontjait és a megbeszélés konkrét értékeit. A ClickUp AI segítségével linkeket is küldhet a frissen elkészített jegyzőkönyvekhez, a megbeszélés összefoglalójához és a még elvégzendő feladatokhoz minden résztvevő számára.
Hagyja, hogy a ClickUp elvégezze a nehéz munkát az e-mailes meghívók elkészítésével a csapatának.
A konkrét megfogalmazás miatt aggódni és a küldés gomb felett habozni már a múlté. A ClickUp együttműködési, kreativitási és dokumentációs eszközeivel minden alkalommal tökéletes e-mailes meghívót küldhet. Sőt, Önnek és csapatának nem is kell fizetnie érte.
Regisztráljon még ma egy ingyenes fiókra, amellyel minden találkozót profi módon kezelhet – előtte, közben és utána is.