A 10 legjobb projektigénylő űrlap sablon csapatok számára

A projektek sokfélék, mindegyiknek megvannak a maga igényei. Minden projekt, például egy szoftverfejlesztési projekt, egy ötlettel kezdődik. De az ötlet önmagában nem elég a projekt sikeréhez.

Ahhoz, hogy az ötletből működő megoldás szülessen, meg kell értenie annak céljait, várható eredményeit, teljesítési szabványait, sikerességi mutatóit stb. Egy jó projektigénylő űrlap sablon mindezt és még többet is tartalmaz.

Mi az a projektigénylő űrlap sablon?

A projektigénylő űrlap egy olyan kérdésekből álló lista, amelyre az üzleti csapatoknak válaszolniuk kell, amikor bármilyen munkát igényelnek. Ez egy hivatalos folyamat, amelynek során a projektcsapatok összegyűjtik az összes szükséges információt, mielőtt megkezdenék a munkát.

A projektigénylő űrlap sablon egy alapvető kérdéssor, amely már előre összeállítva és készen áll a munkafolyamatba való beillesztésre. Például, ha a pénzügyi csapatnak interaktív digitális felületre van szüksége a beszállítók számláinak összegyűjtéséhez, a projektigénylő űrlap sablon olyan kérdéseket tartalmaz, mint:

A projektet végrehajtó csapatként ebben az űrlapban rögzítheti az összes szükséges adatot.

Mi jellemzi egy jó projektigénylő űrlap sablont?

Egy jó projektigénylő űrlap sablon egyértelműséget és kontextust biztosít az igénylőnek és a projektcsapatnak. Lehetővé teszi az igénylő számára, hogy:

Ez lehetővé teszi a projektcsapat számára, hogy:

A jó projektigénylő űrlap sablon elemei

Egy jó projektigénylő űrlap sablon célja, hogy átfogó képet adjon, miközben a részletekre is rávilágít.

Célok és célkitűzések: Miért van szükség erre a projektre? Hogyan fogják az emberek használni? Milyen értéket fog hozzáadni az üzlethez?

Projekt munkafolyamat: Milyen folyamatot kell követnie a projektnek?

Várható határidők: Mikor kell befejezni ezt a projektet? Miért fontos a választott határidő?

Érdekelt felek: Kik a projekt érdekelt felei? Ki hozza a döntéseket? Ki adja a jóváhagyásokat?

Specifikációk: Be kell tartania a márka irányelveit? Vagy meg kell felelnie valamilyen szabályozásnak?

Ez jelentősen eltérhet egy reklámtervezési projekttől. Ezért előfordulhat, hogy egy sablon nem felel meg minden igényének.

Ne aggódjon! Mi már elkészítettük az egyedi sablonokat.

A 10 legjobb projektigénylő űrlap sablon, amely segít elindítani bármilyen szükséges projektet.

1. ClickUp projektigény- és jóváhagyási sablon

Kérjen, vizsgáljon meg, hagyjon jóvá és indítson el projekteket egyetlen egyszerű sablon segítségével.

A kérelmező számára a ClickUp projektkérelem és jóváhagyási sablon tartalmaz egy űrlapot, amelybe beírhatja a projekt nevét, leírását, beállíthatja a prioritást, megadhatja az ütemtervet, és feltöltheti az esetleges további forrásokat.

A benyújtás után a ClickUp automatikusan létrehoz egy „kérés feladatot”, amelyet felülvizsgálatra és jóváhagyásra ütemeznek. Projektmenedzserként az összes kért feladatot listaként és táblaként (Kanban nézetben) tekintheti meg.

A feladat jóváhagyása után az a „jóváhagyott feladatok” listához kerül, és a csapatod máris megkezdheti a munkát. Beállíthatod az értesítéseket, hogy naprakész legyél a haladásról. Ezzel a sablonnal szerkesztheted, frissítheted vagy visszavonhatod a kérésedet.

Ez a sablon a projektmenedzsment folyamatának első lépése, amelynek segítségével összegyűjtheti és összevonhatja a szervezet egészéből érkező összes kérést.

2. ClickUp kreatív kérelem űrlap sablon

A tervezőcsapatok számos kérést kapnak a marketing, a termékfejlesztés, az események szervezése és más területekről. A ClickUp kreatív kérelem sablonja segít egyszerűsíteni a munkafolyamatot.

Ezzel a sablonnal bárki benyújthat kreatív briefet a tervezőcsapat számára legmegfelelőbb módon. A formanyomtatványon megadhatják a nevet, a leírást és a kreatív eredmény típusát. Határidőt is megadhatnak.

Amikor megkapja a kérést, új kéréseket rendelhet hozzá személyekhez/csapatokhoz, vagy beállíthat állapotokat a munkafolyamat részeként. Az egyéni mezőket is felhasználhatja, hogy opciókat adjon a legördülő menühöz, ha kínálata bővül.

A lista nézet segítségével nyomon követheti az összes közelgő feladatot. A folyamat nézet segítségével nyomon követheti az állapotokat és az esetleges eskalációkat. A feladat nézet segítségével együttműködhet a csapattal, feltölthet kreatív anyagokat, gyűjthet visszajelzéseket és jóváhagyásokat szerezhet.

3. ClickUp erőforrás-igénylési sablon

A projektek a mai gyorsan változó környezetben gyorsan fejlődnek. Ahhoz, hogy lépést tudjanak tartani, a projektmenedzsereknek gyakran további erőforrásokra van szükségük. Mivel minden projektmenedzser extra támogatást kér, ez idővel kezelhetetlenné válhat.

A műveletek menedzsmentjének egyszerűsítéséhez használja a ClickUp erőforrás-igénylési sablont. Ez az átfogó sablon a következő mezőket tartalmazza:

A kérelem benyújtása után az erőforrás-kezelők a felülvizsgálati testület nézet segítségével áttekinthetik az összes projektkérelmet, státusz szerint csoportosítva.

Ebben a nézetben kattintson egy adott feladatlapra a részletek megjelenítéséhez, majd húzza azt a táblán, hogy megváltoztassa az állapotát.

Használja az egyéni mezőket a költségek becsléséhez, jóváhagyások megszerzéséhez, erőforrások elosztásához és az előrehaladás nyomon követéséhez.

Használja ezt a sablont az erőforrás-igények integrálásához a projektmenedzsment munkafolyamatába. Könnyedén igényelje, ossza el és kezelje a projekt erőforrásait.

4. ClickUp munkakérés sablon

A több embert érintő, különböző lépéseket magában foglaló és hosszabb időtartamú, konkrét célokkal rendelkező projektekkel ellentétben a „munka” vagy feladat általában sokkal egyszerűbb. Például ez lehet egy új e-mail azonosító igénylése a marketing részleg részéről, vagy extra felhőalapú tárhely biztosítása a mérnöki részleg részéről.

Ahhoz, hogy hatékonyan kezelje őket, és semmi ne maradjon ki, szüksége van egy folyamatra. A ClickUp munkakövetési sablon ezt biztosítja.

Ez a sablon lehetővé teszi a felhasználó számára, hogy kérelmet nyújtson be, leírja a elvégzendő munkát, meghatározza a prioritásokat/határidőket, és megadjon egyéb részleteket, ha vannak ilyenek.

Projektmenedzserként Ön

5. ClickUp csapatkérések sablon

Akár márkás ajándéktárgyakról, akár irodai kellékekről van szó, szüksége van egy módszerre a csapat kérésének rögzítésére, nyomon követésére és kezelésére. A ClickUp csapatkérések sablonja ebben segít.

Ez a sablon lehetővé teszi az adminisztrációs csapatok számára, hogy rögzítsék az összes belső kérelem jellegét. Összegyűjtheti a kérelmező adatait, a kérelem jellegét és a határidőket. Beállíthat egyéni mezőket a kategóriákhoz és a számokhoz is.

Például testreszabhatja a kategória legördülő menüt úgy, hogy tartalmazza a tollakat, ceruzákat és jegyzetfüzeteket. Ha vállalkozása számára árucikkeket és magazin előfizetéseket is kezel, akkor a következőképpen strukturálhatja azokat.

Így rendszerezheti a beérkező kéréseket. A „kérések típusai” táblázat nézet segítségével figyelemmel kísérheti az egyes kategóriákba tartozó kéréseket. Tudja meg, hogy van-e hiány a készletben, és ennek megfelelően adja le megrendeléseit.

6. ClickUp szolgáltatásigénylési sablon

Akár autót, akár számítógépes szoftvert árul, az ügyfelek kihívásokkal szembesülnek és támogatást igényelnek. A ClickUp szolgáltatási igény sablonjával egyszerű módot kínálhat ügyfeleinek igényeik benyújtására és azok zökkenőmentes kezelésére.

A sablonban található szolgáltatási jegy űrlap segítségével az ügyfelek leírhatják a problémát és feltölthetnek képernyőképeket, hogy segítsenek a hiba reprodukálásában.

Az IT-csapatok számára kifejezetten tervezett sablon automatikusan kategorizálja az alkalmazásokhoz, szoftverlicencekhez, jelszó-visszaállításhoz vagy új hardverekhez való hozzáférés iránti beérkező kéréseket, mint szolgáltatási kéréseket.

Tekintse meg a szolgáltatási kéréseket tetszőleges módon, általános listaként vagy típus vagy prioritás alapján kategorizálva.

Van valami szervezeti sajátosság? Semmi gond. Testreszabhatja a legördülő menüt, a személyeket vagy a fájlfeltöltést, ahogy jónak látja, és máris kezdhet is!

7. ClickUp változáskérelem-sablon

A módosítási kérelem hasonló a munkakérelemhez, azzal a különbséggel, hogy egy meglévő funkció konkrét módosítására vonatkozik. Például, ha Ön építész, az ügyfél módosításokat kérhet a tervhez, például az üvegablakok színezését vagy a fürdőszoba színének megváltoztatását.

A kezelés egyszerűsítése érdekében Ön és az ügyfél számára használja a ClickUp változáskérelem sablont. Gyűjtsön információkat arról, hogy mit szeretnének megváltoztatni és miért, milyen hatással van ez a projekt hatókörére/költségvetésére/ütemtervére és egyebekre.

Használja ezt a sablont, hogy ösztönözze a kérelmezőt arra, hogy gondolkodjon el kérésének kontextusáról, beleértve annak hatását a fel- és lefelé irányuló tevékenységekre. Ez segít nekik feldolgozni, hogy ez a változás egyáltalán szükséges-e.

A „kérések listája” nézet segítségével áttekintheti az összes beérkező kérést projekt szerint kategorizálva, és megbeszélheti azokat a kérővel. A „kérések táblázata” nézet segítségével prioritás szerint követheti nyomon a kéréseket. A státusz nézet segítségével nyomon követheti az előrehaladást. Ha több helyszínen is vannak projektjei, a térkép nézet segítségével vizualizálhatja a feladatokat.

8. ClickUp információkérés sablon

Az egyszerű „Szia, hogy halad a projekt?” kérdéstől a költségvetés felosztásával kapcsolatos bonyolult kérdésekig, az információkérések (RFI) sokféle formában érkezhetnek. E-mailben, Slacken, telefonon vagy SMS-ben is érkezhetnek. Az összes kérésre időben válaszolni kihívást jelenthet.

A ClickUp információkérés (RFI) sablon pontosan ezt a problémát oldja meg. Segít a csapatoknak az RFI-ket egy helyen összegyűjteni, és a csapat tagjainak felelősséget rendelni a megállapodott időn belüli válaszadásért.

Használja ezt a sablont a kérelem, a kérelmező és egyéb erőforrások (ha vannak) részleteinek rögzítésére. Szabja testre ezt a sablont az igényeinek megfelelően. Például adjon hozzá egy újabb űrlapmezőt a válasz formátumának vagy az információ céljának megadásához.

Ez a sablon három különböző nézetet tartalmaz. Az RFI-napló nézet segítségével az összes kérést listaként tekintheti meg. A projektpanel nézet segítségével a projektnevek szerint kategorizálhatja az elemeket. Az RFI-hatály nézet segítségével a kérések hatálya szerint rendezheti az elemeket.

Válasszon a ClickUp több mint 15 nézetéből, hogy az információkat a kívánt módon rendezhesse.

9. Helpdesk-kérelem sablon a Template.net webhelyről

Ha kérését egyszerű dokumentumokban rögzíti, például Microsoft Word, Google Docs vagy Apple Pages formátumban, akkor a template.net sablonja jól jöhet.

Ez a helpdesk-kérelem sablon egy űrlapot hoz létre, amely rögzíti a kérelem részleteit, például a nevet, a szervezetet, az e-mail címet, a probléma típusát és kategóriáját. Testreszabhatja a mezőket a szervezet igényeinek és folyamatainak megfelelően.

Ez a sablon egy egyszerű dokumentum, amelyet bárki könnyen kitölthet. Azonban több ilyen kérelem kezelése és e-mail mellékletként való fogadása unalmas feladat lehet.

Ezenkívül a helpdesk csapatnak manuálisan kell létrehoznia a feladatokat a projektmenedzsment eszközön, ezeknek a kérelemformanyomtatványoknak az alapján.

10. Projektigénylő űrlap sablon a Slideshare-től

A projektek összetettek lehetnek, és még a kisebb döntéseket is több tényező befolyásolhatja. Ahhoz, hogy minden részletet figyelembe vegyen, szüksége van egy átfogó projektigénylő űrlap sablonra, mint például ez a Slideshare által készített.

A hét oldalas sablon tartalmazza a projekt követelményeit, indoklását, céljait, feltételezéseit, költségvetését, ütemtervét és egyebeket. IT-projektekhez készült, és kérdéseket tesz fel a használati szokásokról, a biztonságról, az interfészekről, az ügyfélkapcsolatokról, a portálintegrációról és a technikai infrastruktúráról is.

A sablon tartalmazza a kockázati hatások, a sebezhetőségi értékelések és a pénzügyi tényezők szakaszait. Ezzel a sablonnal biztos lehet benne, hogy elegendő információt gyűjtött a projekt előrehaladásához.

Az előző sablonhoz hasonlóan ez is egy dokumentum, amelyet általában offline töltnek ki és e-mailben küldenek el. Ezért további manuális munkára van szükség, hogy ezeket az adatokat bevitessék a projektmenedzsment szoftverbe.

Hogyan lehet hatékonyan használni a projektigénylő űrlap sablonokat?

A fenti ClickUp sablonok bármelyikének használata olyan egyszerű, mint a „szabad megoldás” gombra kattintani, hozzáadni a ClickUp munkaterületéhez, és rögzíteni a kéréseket. Bár ezek a sablonok remek kiindulási pontok, Ön még jobban igazíthatja őket saját igényeihez.

Testreszabás: Tekintse át a fent felsorolt összes projektigénylő űrlapot, és testreszabja azokat az Ön iparágához, szervezetéhez és munkafolyamatához. A legördülő menükben adja meg a szükséges adatokat.

Automatizálás: A ClickUp Automations segítségével automatizálhatja az értesítéseket, a feladatok létrehozását, a felhasználók hozzárendelését, az állapotok módosítását és még sok mást. Ha a folyamat átláthatóvá vált, automatizálja azt.

Használja a nézeteket: bármit is szeretne látni, a ClickUp-ban megtalálja a megfelelő nézetet.

Javítás: A sablonok működése alapján javítsa a folyamatokat. Adjon hozzá vagy távolítson el mezőket. Bővítse azok hatókörét. Gyűjtse össze a sablonokkal kapcsolatos visszajelzéseket, és építse be azokat a következő verziókba.

Egyszerűsítse a projektigény-kezelési folyamatot a ClickUp sablonokkal

A kiváló projektmenedzsment már a projekt indítása előtt megkezdődik – a követelmények alapos és egyértelmű összegyűjtésével. A ClickUp projektigény-sablonjai éppen erre a célra lettek kialakítva.

Az Ön iparágától, szervezeti felépítésétől, projektmenedzsment munkafolyamatától és csapata preferenciáitól függően válassza ki az Önnek leginkább megfelelő sablont. Egy gombnyomással integrálja őket a ClickUp munkaterületébe, és testreszabhatja őket az Ön igényeinek megfelelően.

A ClickUp segítségével automatikusan feladatokká alakíthatja a kéréseket, kioszthatja azokat a csapat tagjainak, jóváhagyásokat szerezhet, és értesítheti az érdekelt feleket az előrehaladásról, így Ön a projekt átadásához szükséges feladatok elvégzésére koncentrálhat.

A ClickUp sablonkönyvtárában több tucat sablon található különböző projektmenedzsment célokra. A legjobb az egészben, hogy mindez ingyenes!

A ClickUp segítségével ma még az ötletből kiváló projektmenedzsmentet hozhat létre.