Jak nastavit ClickUp pro provoz agentury

Když pracujete na více klientských projektech najednou, mohou se malé zpoždění rychle nahromadit.

Stručný popis, ve kterém chybí klíčové podrobnosti, může zpomalit zahájení projektu, zatímco roztříštěná stopa aktiv může zpomalit kontroly. Proto jsou nástroje pro řízení projektů agentury tak důležité.

ClickUp vám nabízí konvergovaný pracovní prostor s umělou inteligencí, který můžete využít pro všechny činnosti vaší agentury. Ze stejného systému můžete spravovat přijímání zakázek, rozsah projektů, dodávky, komunikaci, schvalování a reporting, což vám pomůže ušetřit čas a zvýšit produktivitu vašeho týmu.

V tomto článku si projdeme podrobný návod, jak nastavit ClickUp pro provoz vaší agentury.

⭐Vybraná šablona

S růstem vaší agentury se dodávky stávají složitějšími. V takovém případě je standardizace řízení agentury obtížnější, i když vaši zaměstnanci odvádějí skvělou práci.

Šablona pro správu agentury ClickUp je silným výchozím bodem, protože je navržena tak, aby pokrývala celý cyklus agentury. Pokrývá všechny procesy od prodejního procesu a rozsahu projektu až po zapojení klienta, dodání projektu a zpětnou vazbu od klienta.

Získejte šablonu zdarma

Co agenturní provoz skutečně vyžaduje (než nastavíte jakýkoli nástroj)

Provoz agentury se zhroutí, když jsou vaše procesy uloženy pouze v hlavách lidí. S rostoucím počtem projektů klientů se práce začíná překrývat mezi více rolemi a časovými harmonogramy. To je okamžik, kdy se opomenuté podrobnosti a pomalé schvalování promění v úkoly po termínu.

Než nastavíte jakýkoli nástroj pro správu projektů, ujasněte si, co váš pracovní postup v agentuře potřebuje každý týden podporovat.

✅ Toto jsou požadavky, které udržují provoz agentury stabilní i při jejím růstu:

Spolehlivý příjem a vymezení rozsahu

Pokud požadavky přicházejí prostřednictvím chatových vláken a poloprázdných e-mailů, rozsah projektu zůstává nejasný. Vaši projektoví manažeři ztrácejí čas získáváním základních informací. Poté se váš plán spuštění změní v polovině, protože zadání nebylo nikdy skutečně „připravené“.

Chcete definici pojmu „připraveno“, která bude konzistentní napříč všemi projekty agentury:

Viditelnost, která funguje v reálném životě

Viditelnost není jen o prohlížení seznamu úkolů. Potřebujete viditelnost napříč provozem agentury, která rychle odpoví na tři otázky:

Právě v tomto bodě mnoho nástrojů pro řízení projektů agentur selhává v případě digitálních agentur. Ukazují aktivitu, ale ne to, co je skutečně bezpečné potvrdit.

Přehlednost kapacity a pracovní zátěže

Řízení pracovní zátěže není něco, co děláte až poté, co se týden vymkne z rukou. Je to plánovací zvyk, který vám pomáhá plánovat dostupnost celého týmu s dostatečným předstihem.

Aby to bylo praktické, rozhodněte se předem, jak budete odhadovat práci. Mnoho agentur to řeší jednoduše:

Definovaná schvalovací cesta

Schvalování se zastaví, když nikdo neví, co znamená „schváleno“, kam patří zpětná vazba nebo kdo schvaluje. Ideálně potřebujete jasnou schvalovací cestu s konzistentními kroky, aby členové vašeho týmu mohli postupovat s absolutní jasností.

Užitečná schvalovací cesta je konkrétní v následujících ohledech:

Odpovědnost, kterou můžete měřit

Práce agentury funguje, když má každý úkol:

Když není jasné, kdo je za projekt zodpovědný, práce se zastaví. PMI uvádí, že 11,4 % investic je promarněno kvůli špatným výsledkům projektů, proto je měřitelná realizace důležitá i v kreativní práci.

Když se nejprve sjednotíte na těchto požadavcích, implementace operačních nástrojů, jako je ClickUp, bude mnohem snazší. Můžete přizpůsobit strukturu svého pracovního prostoru tomu, jak vaše agenturní týmy skutečně dodávají práci, místo toho, abyste nutili svůj proces přizpůsobovat se nástroji.

Jak nastavit ClickUp pro agenturní operace (krok za krokem)

Při práci v agentuře se realizace projektů málokdy řídí strukturovaným postupem. Kampaň se může změnit na základě zpětné vazby od klienta nebo se může posunout plán spuštění, když se pozdě připojí některý ze zainteresovaných subjektů. Členové vašeho týmu navíc řeší vše od projektů klientů po nové zakázky a zároveň vyřizují požadavky na poslední chvíli.

Tato kombinace je v agenturním životě běžná, ale klade tlak na způsob, jakým řídíte projektový management.

Právě zde začíná rozptýlení práce negativně ovlivňovat dodávky. Projevuje se to v případě, kdy jsou nástroje pro řízení projektů agentury rozděleny mezi úkoly, dokumenty, schvalování a reporting. To vede k tomu, že se aktualizace přehlédnou a úkoly se zpožděním se objeví až ke konci týdne.

Rozmach umělé inteligence přidává další vrstvu. Pokud různé týmy používají různé nástroje umělé inteligence pro briefy, shrnutí a poznámky z jednání, vaše výstupy se liší podle osoby a procesu. Stává se obtížnější ověřit, co se změnilo, a obtížnější zopakovat to, co fungovalo.

ClickUp řeší obojí tím, že funguje jako konvergovaný AI pracovní prostor pro agentury. Udržuje plánování, provádění, spolupráci a AI podporu v rámci jednoho pracovního prostoru ClickUp, takže projekty klientů zůstávají propojené od přijetí až po dodání.

✅ Zde je 10 kroků pro implementaci ClickUp tak, aby se přizpůsoboval provozu vaší agentury.

Krok 1: Navrhněte architekturu svého pracovního prostoru

Pokud struktura vašeho pracovního prostoru ClickUp není jasná, mohou různé týmy vytvářet různá pravidla. To vede k nerovnoměrnému sledování projektů agentury a nejasnostem ohledně přidělování úkolů.

Hierarchie ClickUp vám nabízí praktický způsob, jak strukturovat dodávky, aby pracovní postupy vaší agentury zůstaly konzistentní i při přidávání dalších projektů klientů. Jako stavební kameny pro strukturování práce agentury můžete použít prostory, složky a seznamy ClickUp.

✅ Takto pomáhá ClickUp Hierarchy nastavit provoz agentury:

💡 Tip pro profesionály: Urychlete schvalování klientů pomocí ClickUp pro kreativní týmy.

Zpoždění při schvalování projektů má obvykle jednu hlavní příčinu: zpětná vazba se nachází na příliš mnoha místech a nikdo neví, který komentář je konečný. Tento problém můžete vyřešit centralizací diskusí o revizích v místě, kde se sleduje práce, aby členové vašeho týmu mohli rychleji uzavírat smyčky a chránit časové plány projektů.

Pracovní postup ClickUp je postaven na propojení požadovaných změn, schválení a úkolů. Tím je zajištěno, že dodávky klientům zůstanou strukturované, i když zainteresované strany změní směr uprostřed procesu.

✅ Takto vám to může pomoci:

• Diskuse o schvalování udržujte v komentářích ClickUp a chatu ClickUp propojením úkolů a označením příslušných členů týmu, aby zpětná vazba zůstala vázána na správnou pracovní položku.
• Zefektivněte kreativní revize pomocí zpětné vazby a značkovacího toku ClickUp, abyste omezili opakované výměny a rychleji získali schválení.
• Pozvěte klienty jako hosty a nastavte oprávnění, aby zainteresované strany mohly provádět kontrolu a přidávat komentáře, aniž by měly přístup k interním pracovním procesům.

Krok 2: Vytvořte standardizované systémy pro přijímání a informování

Jakmile je struktura zavedena, dalším cílem je konzistence na vstupu. Příjem je místem, kde se provoz agentury často zpomaluje. Požadavky mohou přicházet s chybějícími podrobnostmi, což má tendenci oslabovat rozsah projektu a zvyšovat počet revizních cyklů v pozdější fázi.

Formuláře ClickUp vám pomohou zachytit správné podrobnosti předem a směrovat požadavky na správné místo, takže práce může začít strukturovaně. Formulář ClickUp můžete vytvořit z panelu zobrazení, centra formulářů nebo v rámci hierarchie ClickUp.

✅ Čisté nastavení příjmu pro týmy agentury by obecně mělo zahrnovat:

📋 Zde je návod, jak můžete ClickUp Forms použít pro provoz agentury:

💡 Tip pro profesionály: Použijte ClickUp Brain , abyste z chaotických podkladů vytvořili stručný přehled připravený k zahájení projektu.

Kvalita přijatých zakázek je jedním z největších faktorů ovlivňujících přepracování v agenturní činnosti. I když mají zakázky solidní formu, mohou stále obsahovat nejasné cíle nebo zpětnou vazbu vloženou z e-mailových konverzací. ClickUp Brain vám pomůže standardizovat, jak vypadá „připraveno k zahájení“, aniž by váš tým musel provádět další administrativní úkony.

Zde je několik účinných způsobů, jak agentury využívají ClickUp Brain v této vstupní fázi:

• Převádějte hrubé poznámky na přehledné zadání tím, že přepíšete požadavek do cílů, výstupů, cílové skupiny, kanálů a kritérií přijatelnosti.
• Doplňte chybějící údaje naskenováním podání a vytvořením krátkého seznamu „otázek k potvrzení“ pro account manažera před zahájením práce.
• Vytvořte první návrh seznamu úkolů na základě typu požadavku, aby projektoví manažeři mohli začít s strukturovaným plánem namísto prázdného listu.
• Shrňte dlouhý kontext do rychlého úvodního bloku, aby relevantní členové týmu mohli pochopit úkol během několika minut, místo aby četli celé vlákno.

Krok 3: Vytvořte si šablony projektů a opakující se pracovní postupy

Po vyčištění vstupních dat potřebujete opakovatelné provedení. Bez šablon se každý start stává individuální přestavbou, což vede k nerovnoměrnému dodávání a zbytečným zpožděním úkolů v rámci projektů agentury.

Šablony ClickUp vám pomohou kodifikovat váš nejlepší přístup k dodávkám a znovu jej použít v projektech agentury. ClickUp také podporuje opakující se úkoly, které jsou užitečné pro rutinní dodávky klientům.

✅ Zde je návod, jak nastavit šablony pro správu projektů agentury:

💡 Tip pro profesionály: Pokud vaše agentura pokaždé vytváří pracovní postupy pro dodávky klientům od nuly, malé rozdíly v nastavení mohou způsobit zbytečné zmatení.

Šablona ClickUp Agency Management Template vám poskytuje strukturovaný výchozí bod pro správu agentury, takže můžete standardizovat způsob řízení projektů klientů a postupně vylepšovat systém, aniž byste museli přepracovávat svůj dodací prostor.

Získejte šablonu zdarma

🌻 Proč se vám tato šablona bude líbit:

• Standardizujte strukturu svého dodavatelského prostoru, aby každý nový projekt klienta byl od začátku organizovaný.
• Udržujte konzistentnost šablon projektů, opakujících se úkolů a kroků dodávek klientům napříč různými týmy.
• Zrychlete pracovní postupy aktualizací jednoho základního systému namísto opravování roztříštěných nastavení.

Krok 4: Nastavte správu zdrojů a pracovní zátěže

Jakmile jsou pracovní postupy standardizovány, stává se tlakovým bodem kapacita. I silné procesy selhávají, když je alokace zdrojů nesprávná, zejména u probíhajících projektů se závislými úkoly.

ClickUp Workload View vám pomůže plánovat přidělování zdrojů vizualizací pracovní zátěže jednotlivých členů týmu. Pracovní zátěž můžete měřit pomocí počtu úkolů, odhadů času, sprintových bodů nebo vlastních polí a zobrazit ji podle dne, týdne nebo měsíce.

✅ Zde je ukázka, jak Workload View podporuje správu pracovní zátěže pro týmy agentur:

Krok 5: Zaveďte jasný schvalovací pracovní postup

Jakmile máte připravené vstupní údaje a šablony, práce se začne pohybovat rychleji. V tu chvíli se dalším omezením stávají schvalovací procesy. Pokud se recenze provádějí v roztříštěných vláknech, váš tým tráví více času slaďováním zpětné vazby než dosahováním pokroku.

To platí zejména pro projekty zabývající se vizuálními prvky, kde je obecně obtížné zanechat podrobnou zpětnou vazbu, jako je video soubor nebo skupina nových návrhů s více prvky.

ClickUp Proofing vám pomáhá shromažďovat jasnou zpětnou vazbu k obrázkům, videím a souborům PDF tím, že umožňuje recenzentům přidávat komentáře přímo k příloze souboru. Můžete také přiřazovat komentáře, které lze převést na sledovatelné úkoly, aby byla během recenze jasná odpovědnost.

✅ Zde je ukázka, jak ClickUp Proofing podporuje provoz agentury během revizních cyklů:

Krok 6: Uspořádejte aktiva, dokumenty a výstupy pro klienty

Poté, co definujete, jak práce probíhá a kdo ji schvaluje, dalším rizikem je ztráta kontextu. To platí zejména pro briefy a výstupy, které často končí roztříštěné v různých složkách a nástrojích.

ClickUp Docs vám poskytuje jedno místo pro ukládání briefů, SOP a dodacích listů spolu s projekty vaší agentury. Můžete také použít Docs Hub k organizování, vyhledávání a vytváření dokumentů a wiki z centralizovaného umístění.

✅ Zde je ukázka, jak ClickUp Docs podporuje správu agentury při práci s klienty:

💡 Tip pro profesionály: Jakmile jsou vaše briefy, SOP a výstupy uloženy v ClickUp Docs, dalším úkolem je rychlost. Lidé stále ztrácejí čas přečítáním dlouhých vláken nebo snahou vzpomenout si, proč bylo určité rozhodnutí učiněno. ClickUp Brain MAX pomáhá týmům agentur rychle najít správný kontext a poté jej proměnit v další konkrétní krok pomocí stejných dat pracovního prostoru, na kterých již běží práce vašeho klienta.

Takto agentury obvykle používají ClickUp Docs hned po jeho nastavení:

• Zachyťte poznámky k dodávkám okamžitě pomocí funkce Talk to Text a poté je přeměňte na přehledné shrnutí v dokumentu, aby měl tým k dispozici nejnovější kontext bez nutnosti dalšího psaní.
• Kládejte otázky napříč dokumenty a propojenými úkoly pomocí Enterprise Search, abyste našli rozhodnutí, požadavky a kontext „proč jsme si vybrali toto“, takže noví členové týmu se rychleji zapracují a předávání mezi account manažery nevytváří mezery.
• Získejte aktualizace pro klienty ze stejného dokumentu, aby poznámky o stavu odpovídaly tomu, co je skutečně schváleno a v procesu, což snižuje počet opakovaných komunikací během revizních cyklů.
• Používejte jedno místo pro přístup k nejlepším modelům AI (včetně ChatGPT, Claude a Gemini), aby různé týmy nemusely přecházet mezi různými nástroji pro vytváření souhrnů, přepisování a analýzu.

Krok 7: Nastavte dashboardy pro projektové manažery a vedení

Díky organizovanému přijímání, pracovním postupům, schvalování a aktivům můžete nyní svou práci najít v celém ClickUp. Nyní potřebujete reporty, které vašemu týmu pomohou rychle se rozhodovat, bez ručního sledování stavu a bez nutnosti každý týden znovu vytvářet stejnou aktualizaci.

Dashboardy ClickUp vám pomohou převést data o dodávkách na reporty založené na rolích, takže každá skupina uvidí to, co potřebuje, aniž by musela každý týden znovu vytvářet stejný pohled.

✅ Zde je návod, jak nastavit dashboardy, které podporují provoz agentury:

💡 Tip pro profesionály: Připravte si dashboardy na schůzky pomocí ClickUp AI Cards.

Dashboardy ClickUp vám poskytují přehled, ale schůzky agentury se stále zdržují, když někdo musí převést grafy do aktualizace. Karty ClickUp AI pomáhají tím, že generují vrstvu stavu založenou na umělé inteligenci přímo na vašich dashboardu a přehledech, a to pomocí kontextu ze skutečné práce vašeho týmu.

Takto obvykle používají AI karty majitelé agentur a projektoví manažeři:

• Přidejte kartu AI Executive Summary, abyste získali přehled o klíčových úspěších, dalších krocích pro kreativní činnosti, rizicích a překážkách, takže vedení získá přehled, aniž by muselo prohledávat více karet.
• Používejte karty ve stylu AI StandUp pro týdenní schůzky projektových manažerů nebo dodavatelů, aby byly aktualizace vytvářeny na základě skutečných úkolů a aby se nezapomínalo na úkoly po termínu.
• Vytvořte karty AI pro konkrétní části provozu agentury, například jeden pohled na dashboard pro každou službu nebo account manažera, aby každá skupina viděla to, co je důležité, bez nutnosti ručního vykazování.

Krok 8: Automatizujte předávání, oznámení a rutinní práci

Jakmile je váš pracovní postup viditelný, objeví se vzorce. Stejné předávky se opakují. Stejné připomínky se opomíjejí. Právě v tomto případě je automatizace nejpřínosnější, protože můžete standardizovat následné kroky a udržet úkoly v pohybu, aniž byste se museli spoléhat na projektové manažery, kteří ručně provádějí každý krok.

Automatizace ClickUp vám pomohou standardizovat rutinní postupy tím, že spustí akce, když dojde ke změně, například když se aktualizuje stav úkolu nebo se vytvoří nový úkol.

✅ Zde je několik automatizací s velkým dopadem pro týmy agentur:

📽️ Podívejte se na video: Chcete si rychle prohlédnout, jak automatizace zapadá do provozu agentury? Zde je návod, který můžete následovat a zkopírovat do svého vlastního dodacího prostoru.

💡 Tip pro profesionály: Použijte ClickUp Super Agents ke snížení mezer v následných činnostech ve vašem týmu.

Automatizace jsou skvělé pro předvídatelné kroky, ale agentury se také zabývají chaotickou prací, kde další krok závisí na kontextu.

Super agenti ClickUp vám pomohou, když potřebujete strukturované sledování, které stále respektuje nuance. Zde je přehled toho, co dokážou:

• Při přijetí zadání přiřaďte práci správnému vlastníkovi na základě služby, klienta nebo priority.
• Požádejte o chybějící podrobnosti před zahájením práce, aby rozsah projektu nebyl předmětem dohadů.
• Udržujte úkoly v pohybu tím, že upozorníte vlastníky, když jsou termíny ohroženy, aniž by projektový manažer musel sledovat každou aktualizaci.
• Standardizujte způsob uzavírání úkolů, například potvrzením, že jsou připojeny odkazy, podklady a konečná schválení, než označíte dodávku za dokončenou.

Krok 9: Vytvořte přehledné zobrazení a protokoly sdílení pro klienty

Po stabilizaci interních operací se další úrovní stává viditelnost pro klienty. Chcete, aby klienti byli informováni, ale nechcete, aby se dostali do celého vašeho dodavatelského prostoru.

ClickUp vám umožňuje sdílet správné složky, seznamy a úkoly, zatímco ClickUp Permissions vám umožňuje kontrolovat, co mohou klienti a zúčastněné strany dělat v rámci toho, co jste sdíleli. Takto chráníte interní práci a zároveň poskytujete klientům jasný přehled o dodávkách.

✅ Zde je jednoduchý standard sdílení, který můžete použít napříč účty:

„Díky efektivnímu sledování úkolů a poskytování kontextu (prostřednictvím sekce popisu a komentářů) dochází k menšímu přepínání mezi kontexty, což vede k používání pouze jednoho systému (ClickUp) namísto několika (GDrive, e-mail a Slack).“

Krok 10: Zavedení neustálého zlepšování

Jakmile je systém spuštěn, práce ještě nekončí. Provoz agentury se mění s rozšiřováním nabídky služeb a vývojem přístupu k dodávkám. V tomto kroku využijete poznatky získané při realizaci skutečných projektů k vylepšení nastavení, aby se váš proces zlepšil, aniž by se znovu stal chaotickým.

Vlastní pole ClickUp vám pomohou sledovat konzistentní signály dodávek, takže můžete zlepšit pracovní postupy vaší agentury pomocí reálných dat.

✅ Zde je vysvětleno, jak vlastní pole podporují neustálé zlepšování:

Osvědčené postupy pro provoz agentury v ClickUp

Jakmile je vaše nastavení ClickUp spuštěno, je to konzistence, která zajišťuje jeho užitečnost. Cílem je vytvořit prostor pro dodávky, který mohou týmy vaší agentury skutečně dodržovat, když jsou projekty klientů zaneprázdněné a je do nich zapojeno více zúčastněných stran.

✅ Využijte tyto osvědčené postupy k udržení stabilního chodu agentury i při jejím růstu:

Přiřaďte jasné vlastníky pracovního prostoru, ne „všichni jsou vlastníky“.

Vaše nastavení se bude měnit, pokud nikdo nebude systém spravovat. Vyberte 1–2 správce pracovního prostoru (často vedoucího provozu a vedoucího projektového manažera), kteří budou zodpovědní za udržení konzistentnosti vašeho dodacího prostoru i při růstu agenturních týmů.

Dejte jim jasný úkol:

Díky tomu se vaše implementace ClickUp nezmění v pět různých interpretací „správného způsobu“, jakmile se připojí noví členové týmu.

Zafixujte své standardy do opakovaně použitelných šablon stavu.

I když týmy mají dobré úmysly, stav úkolů se časem mění. Nejjednodušší způsob, jak udržet stav úkolů konzistentní napříč projekty klientů, je uložit stavový tok jako opakovaně použitelnou šablonu stavu a poté ji použít všude, kde je to potřeba.

Zde je několik osvědčených postupů, které mohou agentury následovat:

Zacházejte s klienty jako s hosty a záměrně spravujte přístup

Spolupráce s klienty funguje nejlépe, když před sdílením jakýchkoli informací rozhodnete, co by klienti měli vidět a dělat. Oprávnění ClickUp se liší podle role (vlastník/správce/člen/člen s omezenými právy/host), umístění nebo položky a nastavení vašeho plánu, proto je dobré si to předem promyslet.

Zde je praktický přístup, který můžete použít:

Vytvořte si v ClickUp interní příručku pro agenturu a udržujte ji aktuální.

Nastavení ClickUp zůstává použitelné, pokud jsou pravidla „jak pracujeme“ uložena na jednom místě a jsou snadno sledovatelná. Měli byste udržovat své znalosti aktuální a propojené s prací, aby se nestaly zastaralým wiki.

Zde je přehled toho, co by mělo být součástí jednoduchého manuálu pro agentury:

Vytvořte školicí plán pro každou roli, ne jeden obecný plán pro nové zaměstnance.

Problémy s přijetím se obvykle projevují jako „zapomínání kroků“, ale jejich hlavní příčinou je často nejasnost rolí. Projektový manažer potřebuje jiné návyky v ClickUp než designér nebo account manager.

Využijte role-based learning paths ClickUp University k rychlejšímu zaškolení nových zaměstnanců a zajistěte konzistentní používání ClickUp v různých týmech.

Vyzkoušejte také tyto osvědčené postupy:

Tip pro profesionály: V ClickUp můžete vytvořit Super Agent, který nastaví a autonomně spustí pracovní postupy specifické pro danou roli pro klienty i zaměstnance.

Provádějte měsíční rutinu „údržby systému“, aby pracovní prostor zůstal rychlý.

I skvělá práce agentury může vést k nepořádku. Bez pravidelného úklidu se váš seznam klientů stane nepřehledným, vyhledávání bude obtížnější a lidé přestanou důvěřovat tomu, co vidí.

ClickUp podporuje archivaci na více úrovních (úkoly, seznamy, složky, prostory) a archivované položky zůstávají prohledávatelné, což je ideální pro agentury, které potřebují historický kontext bez každodenního nepořádku.

Zde je jednoduchý měsíční kontrolní seznam, který můžete použít:

Udržujte šablony a dokumenty v reálném tempu aktualizací.

Šablony a standardní operační postupy jsou užitečné pouze tehdy, pokud odrážejí skutečný způsob fungování vaší agentury. Nastavte si frekvenci aktualizací a přistupujte k nim jako k vydání produktu, nikoli jako k ad hoc opravám.

Vyzkoušejte tyto osvědčené postupy:

Podívejte se, jak marketingové agentury zvyšují produktivitu týmů pomocí ClickUp!

Časté chyby, které agentury dělají při nastavování ClickUp

Při nastavování agenturních operací v ClickUp se většina problémů s implementací týká nesouladu. Pracovní prostor ClickUp se stává obtížněji spravovatelným, když každý tým nastavuje projekty klientů odlišně nebo když se reporting spoléhá na ruční úklid.

Zde je několik častých chyb, které kreativní agentury dělají při nastavování provozu ClickUp:

Nechte strukturu rozrůst se, než se ustálí vzorce používání

Pokud na začátku vytvoříte mnoho prostorů, složek a seznamů, nezískáte „lepší organizaci“. Získáte roztříštěné reporty a nekonzistentní návyky napříč týmy agentury. Pokyny ClickUp pro hierarchii agentury jsou postaveny na zachování jednoduché a konzistentní struktury, která se rozšiřuje až poté, co je jasný váš model dodávek.

✅ Místo toho udělejte následující:

Považování oprávnění za dodatečnou záležitost

Agentury často rychle zvou klienty a dodavatele a poté tráví týdny opravováním náhodných úprav nebo problémů s viditelností. Oprávnění ClickUp se liší podle role, umístění, typu položky a plánu, takže volný přístup ke sdílení vytváří zbytečná rizika.

✅ Místo toho udělejte následující:

Používání vlastních polí jako skládky

Vlastní pole jsou užitečná pouze tehdy, když je lidé skutečně udržují. Pokud jich přidáte příliš mnoho, aktualizace se přeskočí a reportování přestane být spolehlivé. Jedná se o běžný problém při zavádění projektových systémů, protože týmy přestávají aktualizovat metadata, která nemají jasný vliv na rozhodování.

✅ Místo toho udělejte následující:

Umožnění rozšiřování rozsahu prostřednictvím „rychlých požadavků“

Rozšiřování rozsahu projektu je klasickým důvodem neúspěchu projektu a agentury se s ním setkávají neustále v podobě požadavků na změny na poslední chvíli a žádostí o „ještě jednu verzi“.

✅ Místo toho udělejte následující:

Vytváření dashboardů předtím, než jsou pravidla pro data skutečná

Dashboardy odrážejí pouze to, co členové vašeho týmu aktuálně udržují. Pokud jsou vlastníci úkolů, termíny a pravidla stavu úkolů nekonzistentní, dashboard bude zavádějící a projektoví manažeři mohou ztratit důvěru v reportování. Přístup ClickUp k dashboardům předpokládá, že data vašeho pracovního prostoru jsou udržována, protože karty čerpají přímo z těchto dat.

✅ Místo toho udělejte následující:

„Díky ClickUp jsme udělali krok vpřed a vytvořili dashboardy, kde naši klienti mohou v reálném čase sledovat výkonnost, obsazenost a projekty. Klienti tak mají pocit, že jsou ve spojení se svými týmy, zejména vzhledem k tomu, že se nacházejí v různých zemích a někdy dokonce na různých kontinentech.“

Automatizace pracovního postupu, který ještě není stabilní

Automatizace může ušetřit čas, ale může také zvýšit zmatek, pokud týmy stále mění stavy, šablony nebo pravidla směrování. Tato chyba se v projektových prostředích projevuje jako „nadměrná závislost na nástrojích“ namísto jasného vlastnictví a monitorování procesů.

✅ Místo toho udělejte následující:

Spravujte dodávky klientům a provoz agentury v jednom pracovním prostoru ClickUp

Když nastavíte ClickUp pro agentury s jasnou strukturou, poskytnete členům svého týmu systém, na který se mohou spolehnout. Snižuje to zpoždění při schvalování a udržuje projekty klientů organizované. Také usnadníte řízení probíhajících projektů.

Nejlepší na tom je, že systém se přizpůsobuje velikosti vaší agentury. Jak vaše agentura roste, můžete přidávat nové služby, rychleji zapojovat nové členy týmu a udržovat měřitelnou správu agentury v rámci probíhajících projektů.

Když váš dodací prostor, dokumenty, dashboardy a automatizace fungují společně, dodávky klientům se stávají snáze opakovatelnými a v průběhu času se dají snadněji vylepšovat. Zaregistrujte se do ClickUp zdarma ✅.

Často kladené otázky (FAQ)

Začněte tím, že ve svém pracovním prostoru ClickUp vytvoříte jeden prostor pro dodávky, který pokryje celý proces realizace projektů pro klienty. Nejprve standardizujte přijímání, stav úkolů a šablony projektů, poté, co bude váš pracovní postup stabilní, přidejte dashboardy a automatizace. Tím zajistíte konzistentní řízení projektů i při růstu vaší agentury a snížíte počet úkolů po termínu v probíhajících projektech.

Většina digitálních agentur se řídí hierarchií ClickUp s jedním prostorem pro dodávky klientům a poté používá složky k seskupení práce podle složek klientů nebo služeb. Seznamy obvykle představují fáze dodávky nebo opakující se pracovní toky, takže projektoví manažeři mohou sledovat časové osy projektů a přidělovat úkoly konzistentně napříč projekty agentury.

Vytvořte jeden prostor pro provoz agentury a dodávky klientům a poté sestavte seznamy, které odpovídají workflow vaší agentury, jako je přijímání, zapracování, výroba, kontrola a spuštění. Pokud spravujete mnoho klientských projektů, použijte složky pro každou složku klienta nebo pro řady služeb, aby příslušní členové týmu mohli rychle najít úkoly klienta a udržovat konzistentní stav úkolů.

Pomocí formulářů ClickUp shromažďujte podrobnosti o rozsahu projektu, zúčastněných stranách, termínech a požadavcích na výstupy a poté přesměrujte požadavky do správného seznamu. Použijte šablonu projektu, aby každý nový projekt klienta začínal se stejnými konkrétními úkoly, vlastníky, závislostmi úkolů a odhady času. To podporuje hladký proces zapracování a snižuje nutnost pozdějších oprav.

Pro projektovou práci použijte šablony projektů, termíny a závislosti úkolů, abyste udrželi jasné pořadí i u složitých projektů. Pro stálé zákazníky použijte opakující se úkoly a sledování času, aby opakující se úkoly klientů zůstaly předvídatelné a přidělování zdrojů bylo snazší. To poskytuje account managerům a projektovým manažerům jasný přehled o aktivní práci a o tom, co je ohroženo.

Začněte s šablonou ClickUp Agency Management Template, abyste standardizovali správu agentury napříč klientskými projekty, včetně přijímání, dodávek a reportingu. Poté vytvořte šablony projektů pro vaše nejčastější práce, jako jsou plány spuštění, produkce kampaní, tvorba webových stránek a měsíční reporting. Šablony pomáhají členům týmu šetřit čas, protože nemusíte znovu vytvářet stejné nastavení pro každý seznam klientů.