Specifikace se vyvíjejí, zprávy se mění a zpětná vazba zůstává aktivní dlouho po odeslání prvního návrhu. Když jsou úpravy rozptýleny po různých dokumentech, chatech a nástrojích, postup se zpomaluje a kontext je těžší sledovat.
Gemini pomáhá týmům revidovat již existující texty, aniž by vytvářely duplicitní návrhy. Pomáhá přetvořit text, zpřísnit strukturu a přizpůsobit tón, přičemž zůstává věrný původnímu záměru. To usnadňuje rychlý postup a zároveň zajišťuje soulad mezi recenzenty.
Tento průvodce ukazuje, jak přepisovat obsah pomocí Gemini v pracovních postupech, které vypadají jako skutečná práce: změna specifikací, úpravy ze strany zainteresovaných stran, schvalování a obměna verzí. Uvidíte také, jak ClickUp podporuje tento proces tím, že udržuje přepisy vázané na úkoly, revize a schvalování. 🔁
Co je funkce přepisování obsahu Gemini?
Funkce přepisování obsahu Gemini je sada nástrojů pro úpravy založená na umělé inteligenci, která je integrována do Google Workspace (například Google Docs a Gmail) a samostatné aplikace Gemini.
Umožňuje vám transformovat existující text úpravou jeho tónu, délky a struktury, aniž by došlo ke ztrátě původního významu. Používá velké jazykové modely (LLM) k interpretaci kontextu a generování možností přepsání, které můžete zkontrolovat a použít.
🧠 Zajímavost: Klasické romány prošly extrémními přepisy. Ernest Hemingway přepsal konec románu Sbohem, zbraně 47krát. Jeho přesvědčení bylo jednoduché: přepisem se význam stal přesným.
Jak přistupovat k Gemini v Google Docs
Gemini vám pomůže přepsat text přímo v Google Docs, což umožňuje provádět úpravy blíže k místu, kde týmy již vytvářejí a revidují návrhy.
Zde je návod, jak začít. 👇
Krok č. 1: Ověřte si předplatné svého pracovního prostoru
Abyste mohli Gemini používat v Google Docs, musíte mít oprávněný účet Google. Tato funkce je v současné době k dispozici uživatelům s registrací v Google Workspace Labs nebo těm, kteří mají doplněk Gemini Business, Enterprise nebo Education.
Pokud používáte osobní účet, budete potřebovat předplatné Google One AI Premium. Před otevřením dokumentu se ujistěte, že jste přihlášeni ke správnému účtu.
🧠 Zajímavost: Pravděpodobně jste už slyšeli radu „zabijte své miláčky“ (vymažte své oblíbené, ale zbytečné scény). Ačkoli se často připisuje Stephenu Kingovi nebo Ernestu Hemingwayovi, tento výraz ve skutečnosti pochází od Sira Arthura Quiller-Couch z roku 1916. Řekl spisovatelům: „Kdykoli pocítíte nutkání napsat výjimečně krásný text, poslechněte ho – z celého srdce – a pak ho smažte, než pošlete rukopis do tisku. “
Krok č. 2: Najděte ikonu „Pomozte mi psát“
Jakmile otevřete nový nebo existující dokument Google Docs, vyhledejte ikonu kouzelné hůlky (označenou jako Pomozte mi psát):
- Na prázdné stránce: Ikona se obvykle zobrazuje na levém okraji nebo jako plovoucí tlačítko uprostřed stránky.
- V rámci odstavce: Pokud již píšete, můžete kliknout pravým tlačítkem myši kdekoli v dokumentu a z kontextového menu vybrat možnost Pomoc při psaní.
🔍 Věděli jste, že... Slavný autor dětských knih Roald Dahl byl neúnavným revizorem. Jednou prohlásil, že než dokončí příběh, přečte si a přepíše jeho začátek nejméně 150krát.
Je známý svým výrokem: „Dobré psaní je v podstatě přepisování. Jsem si tím jistý. ”
Krok č. 3: Zadejte výzvu nebo pokyn
Kliknutím na ikonu se otevře plovoucí textové pole. Zde můžete zadat konkrétní příkaz. Můžete například zadat „Přepište to jako projektový manažer“.
Po zadání výzvy klikněte na tlačítko Vytvořit. Gemini poté vygeneruje návrh přímo na vaší stránce.
💡 Tip pro profesionály: Pokud si nejste jisti, jak formulovat své pokyny, zeptejte se Gemini: „Vytvoř z toho výkonný prompt: [Váš původní prompt]“. Gemini přepíše vaše pokyny tak, aby byly podrobnější a efektivnější, než je použijete na svůj text.
Krok č. 4: Zkontrolujte a vložte obsah
Gemini vám nabídne návrh požadovaného textu. Výsledek můžete zkontrolovat a vybrat si z několika možností:
- Vložit: Vloží text přímo do vašeho dokumentu.
- Vylepšit: Umožňuje upravit tón (Formální, Neformální), délku (Zkrátit, Rozvést) nebo přeformulovat celý výstup.
- Zrušit: Odstraní návrh, pokud nevyhovuje vašim potřebám.
Krok č. 5: Upravte stávající text (volitelné)
Pokud chcete použít Google Gemini k přepisování obsahu, který jste již napsali, jednoduše zvýrazněte text, který chcete změnit.
Ikona Pomozte mi psát se zobrazí vedle vašeho výběru. Kliknutím na ni získáte konkrétní možnosti úprav, jako jsou Shrnout, Vytvořit seznam nebo Přepracovat, které vám pomohou vylepšit vaši stávající práci.
📮 ClickUp Insight: 59 % respondentů našeho průzkumu uvádí, že nemají zavedený systém týdenního resetování nebo revize.
Když se aktualizace týkají úkolů, komentářů, dokumentů a zpráv, může být jejich shromáždění samo o sobě náročným projektem. Než shromáždíte informace o tom, co se změnilo, co uniklo a co vyžaduje pozornost, energie na plánování nadcházejícího týdne je již pryč.
Co kdyby to za vás mohl převzít agent? AI agenti ClickUp mohou automaticky kompilovat aktivity napříč úkoly a shrnout, co je třeba dále sledovat.
Místo toho, abyste trávili čas rekonstrukcí minulosti, můžete se jasněji rozhodovat o tom, co bude dál.
7 způsobů, jak přepsat obsah pomocí Gemini
Zde je sedm způsobů, jak můžete využít funkce přepisování Gemini k vylepšení svých dokumentů. 📃
Přepište text pro větší srozumitelnost
Nástroj Rephrase funguje jako nový pár očí, který identifikuje pasivní hlas, opakující se slova nebo nevhodnou syntaxi. Je neocenitelný, když víte, co chcete říct, ale aktuální formulace působí „neohrabaně“.
Gemini reorganizuje strukturu vět tak, aby nejdůležitější informace byly uvedeny na prvním místě.
🔍 Věděli jste, že... Mnoho kanonických textů existuje v několika přepsaných verzích. Shakespearovy hry se dochovaly v různých kvartách a foliích, které se výrazně liší ve formulacích, pořadí scén a důrazu.
Zkraťte obsah, aby byl stručnější
Funkce Zkrátit v Gemini prohledá váš text a vyhledá „vycpávková“ slova, jako v podstatě, vlastně nebo k, a odstraní je. Je ideální pro dodržení limitu znaků v příspěvku na sociálních sítích, zkrácení e-mailu nebo zpřehlednění technické příručky.
Rozveďte a doplňte další podrobnosti
Pokud se vám vaše psaní zdá příliš stručné nebo „chudé“, Gemini vám pomůže „rozvinout“ myšlenku. Nástroj Elaborate prozkoumá vaše téma a navrhne relevantní kontext, příklady nebo podpůrná vysvětlení.
Je to vynikající způsob, jak proměnit hrubé poznámky z jednání v komplexní návrh projektu.
💡 Tip pro profesionály: Pro větší přehlednost používejte oddělovače. Oddělte své pokyny od zdrojového textu pomocí symbolů, jako jsou trojité uvozovky (”’) nebo závorky. To pomáhá AI vylepšovatelům psaní rozlišit mezi tím, co musí udělat, a tím, co je třeba změnit.
Upravte tón z neformálního na formální
Je velmi důležité přizpůsobit se tónu vašeho publika. Pokud jste napsali strohou aktualitu v korporátním stylu, ale chcete ji sdílet v uvolněném kanálu Slack, Gemini může jazyk zmírnit.
Naopak, může vzít neformální brainstorming a přidat profesionální vylepšení potřebná pro výkonný souhrn.
💡 Tip pro profesionály: Využijte ClickUp Super Agents pro revize dokumentů.
Předtím, než požádáte o přepsání, přiřaďte konkrétní role, jako je „kontrolor kvality“ nebo „copywriter značky“. To donutí AI nahlížet na text z konkrétního profesionálního úhlu pohledu.
Více informací najdete zde:
Shrňte klíčové body
Pokud se díváte na pětistránkový dokument a potřebujete z něj vytáhnout „celkový obraz“, Gemini vám s tím pomůže. Identifikuje hlavní argumenty a závěry a poskytuje přehled na vysoké úrovni.
To je zvláště užitečné pro vytváření shrnutí v horní části dlouhých zpráv nebo pro dohánění dlouhých e-mailových konverzací.
💡 Tip pro profesionály: Udržujte roli a publikum neměnné. Změny tónu Gemini fungují nejlépe, když definujete, kdo píše a kdo čte, a pak měníte pouze jednu proměnnou najednou (tón, délku nebo strukturu).
🧠 Zajímavost: Vyhledávače oceňují přepsané texty, které jsou srozumitelné. Pokyny pro hodnocení kvality vyhledávání společnosti Google výslovně upřednostňují obsah, který je srozumitelný, užitečný a dobře strukturovaný. Přepisování za účelem zlepšení shody záměru a čitelnosti je více v souladu s pokyny pro hodnocení než publikování „zcela nového“, ale špatně strukturovaného obsahu.
Převést text na odrážky
Čtenáři ztrácejí zájem o dlouhé texty. Gemini dokáže hustý text přetvořit do strukturovaného seznamu s odrážkami.
Automaticky identifikuje logické přerušení ve vašem myšlenkovém procesu, jako jsou kroky v procesu, seznam požadavků nebo soubor výhod, a formátuje je pro rychlé prohledávání.
📌 Poznámka: Když Gemini vytváří odrážky, neustále kontrolujte, zda mají paralelní strukturu. Pokud jedna odrážka začíná slovesem, zachovejte tuto formu u všech odrážek.
Používejte vlastní výzvy pro konkrétní potřeby
Přednastavená tlačítka jsou jen začátek. Pomocí pole Vlastní výzva můžete Gemini zadat velmi konkrétní pokyny.
Můžete mu zadat příkaz „Přepište to pro laické publikum“, „Udělejte to přesvědčivější a naléhavější“ nebo dokonce „Přizpůsobte tento e-mail do příspěvku na LinkedIn s relevantními hashtagy“.
🧠 Zajímavost: Nadpisy existovaly dlouho před novinami. Starověké římské noviny vytesané do kamene, nazývané Acta Diurna, používaly krátké, poutavé souhrny k oznamování událostí. Instinkt zaujmout čtenáře předchází moderní média o tisíce let.
Jak psát efektivní podněty k přepisování pro Gemini
Abyste dosáhli nejlepších výsledků, vaše výzvy Gemini by měly přesahovat jednoduché příkazy jako „přepište to“. Čím více kontextu a záměru poskytnete, tím přesnější bude výstup.
Účinná šablona AI pro přepisování obvykle obsahuje tři klíčové prvky:
- Role: definujte, za koho má Gemini psát (například „Jednat jako technický spisovatel“).
- Cílová skupina: definujte, pro koho je přepis určen (například „Psát pro netechnického zákazníka“).
- Omezení: definujte pravidlo, na kterém vám nejvíce záleží (například „Ne více než 80 slov“ nebo „Používejte aktivní hlas“).
📌 Vyzkoušejte tento podnět: Přepište tento odstavec tak, aby byl přesvědčivější, zaměřte se na výhody úspory nákladů a formátujte výstup jako krátký příspěvek na LinkedIn se třemi hashtagy.
Tipy pro dosažení lepších výsledků při přepisování pomocí Gemini
Abyste skutečně ovládli možnosti přepisování Gemini, musíte jít nad rámec základů. AI je sice výkonná, ale její výstup je jen tak dobrý, jak dobré jsou pokyny, které jí poskytnete. Zde je několik tipů, jak dosáhnout nejlepších výsledků:
- Poskytněte kontext včas: Než požádáte o přepsání, vysvětlete, k čemu text slouží. Gemini funguje lépe, pokud ví, zda upravuje právní smlouvu, úvod blogového příspěvku nebo neformální textovou zprávu.
- Použijte „iterativní“ přístup: Necítíte se pod tlakem, abyste to napoprvé udělali perfektně. Pokud je první přepis téměř správný, ale ne úplně, použijte následující výzvu, jako například „Skvělé, ale zkraťte druhou větu“ nebo „Použijte více popisných adjektiv“.
- Definujte své vzorky „hlasu“: Pokud máte jedinečný hlas značky, vložte vzorek svého předchozího textu a řekněte Gemini: „Přepiš následující text tak, aby odpovídal stylu a rytmu tohoto vzorku“.
- Ověřte si výstup: AI někdy upřednostňuje „plynulost“ před „faktickou správností“. Vždy pečlivě zkontrolujte, zda přepsaná verze nezměnila datum, cenu nebo technické specifikace.
Pokud přepisujete pro týmový pracovní postup, přidejte ještě jedno omezení: „Zachovejte komentáře k revizím a schválení beze změny. “ To vás donutí přistupovat k přepisování jako k provedení kroku, nikoli jako k jednorázovému cvičení v psaní.
🎥 Podívejte se, jak AI promění zdlouhavé revize dokumentů na několik sekund chytrého shrnutí a úklidu.
Omezení používání Gemini pro tvorbu a přepisování obsahu
Gemini je sice výkonný pomocník při psaní, ale má určitá omezení, která vyžadují lidský dohled. Pochopení těchto omezení zajistí, že váš finální dokument zůstane přesný a profesionální:
- Skłonnost k halucinacím: Gemini může s jistotou prezentovat smyšlené skutečnosti, falešné statistiky nebo neexistující URL adresy jako pravdu.
- Omezení kontextového okna: Ve velmi dlouhých dokumentech může AI ztratit přehled o dřívějších detailech, což může vést k rozporům nebo opakujícím se frázím.
- Nedostatek hlubokých odborných znalostí: Model se často opírá o obecné vzorce a může postrádat nuance znalostí odborníka v dané oblasti.
- Opakující se jazyk: Bez konkrétních podnětů může přepsaný obsah někdy působit plochým dojmem nebo se opírat o předvídatelné, mechanické struktury.
- Nekonzistentní tón: Gemini může občas nepříjemně přecházet mezi neformálním a formálním stylem v rámci jedné sekce.
⚙️ Bonus: Než dokončíte nebo publikujete jakýkoli text přepsaný pomocí AI blogového spisovatele Gemini, použijte tento rychlý kontrolní seznam, abyste zajistili kvalitu a přesnost:
- Ověřujte fakta a data
- Otestujte každý odkaz
- Kontrola konzistence
- Vylepšete styl psaní
- Vyhledejte opakování
- Zkontrolujte formátování dokumentu
- Zkontrolujte shodu záměru
Použití ClickUp k psaní a správě přepsaného obsahu
Gemini může zrychlit přepisování. ClickUp pomáhá týmům udržet přepisování propojené s prováděním v konvergovaném pracovním prostoru AI. To je důležité, když změny obsahu vyžadují následné kroky, schvalování a čistou auditní stopu.
V ClickUp mohou být návrhy, úkoly, zpětná vazba a schvalování uloženy na jednom místě, takže přepisy se nestávají nesouvislými „finálními“ soubory. Namísto přepisu v izolaci přepíšete na stejném místě, kde se sledují rozhodnutí, čímž se vyhnete rozptýlení práce.
Podívejme se blíže na to, co tato alternativa k Google Gemini AI nabízí! 👀
Vaše centrální centrum pro tvorbu návrhů a spolupráci
Přepisování obsahu často vede k nepořádku v souborech „Verze 2“ nebo „Finální finální“ v různých složkách.
ClickUp Docs ukončuje tento chaos tím, že hostuje celou vaši knihovnu obsahu přímo ve vašem projektovém pracovním prostoru. Můžete použít vztahy v ClickUp k propojení dokumentu s konkrétním úkolem, čímž zajistíte, že osoba pověřená přepisováním bude mít všechny zdroje po ruce.
Předpokládejme, že vedete aktualizaci obsahu pro uvedení produktu na trh. Vytvoříte dokument pro každou přepsanou stránku a propojíte jej s úkolem uvedení na trh.
Editoři zanechávají přiřazené komentáře v ClickUp, zúčastněné strany přidávají návrhy do stejného dokumentu a vy řešíte zpětnou vazbu při revizi. Když někdo požádá o změnu tónu nebo struktury, uvidíte požadavek vedle konkrétního odstavce, který je třeba upravit.
🎥 Podívejte se na toto video a zjednodušte si tvorbu obsahu v ClickUp:
Asistence založená na umělé inteligenci pro chytřejší přepisování
Jakmile je váš návrh na jednom místě, ClickUp Brain může podporovat přepisování, aniž by týmy musely přeskakovat mezi záložkami.
Využívá kontextovou umělou inteligenci k generování obsahu, který je v souladu s hlasem vaší značky. Navíc eliminuje potřebu kopírovat a vkládat text do externích oken umělé inteligence, což zajišťuje bezpečnost vašich dat a rychlý pracovní postup.
Řekněme například, že převádíte suchou 2 000 slov dlouhou bílou knihu na konverzační návod.
Můžete zvýraznit hustý odstavec technického žargonu a požádat ClickUp Brain, aby „to vysvětlil, jako bych byl začátečník“ nebo „změnil tón na profesionální, ale přátelský“. Okamžitě poskytne přepsanou verzi, která lépe plyne. To vám umožní soustředit se na strategii na vysoké úrovni, zatímco AI se postará o opakující se úkol přeformulování vět.
Zde je výzva, kterou můžete vyzkoušet při příštím přepisování: Vygenerujte alternativní verze tohoto textu.
Můžete dokonce přejít na Ask AI a pokračovat v konverzaci tam.
ClickUp Brain vám také poskytuje přístup k několika modelům AI, což znamená, že můžete vybrat tu správnou AI pro konkrétní úkol přepisování. Můžete přepínat mezi Claude, ChatGPT a Gemini v závislosti na typu obsahu a jeho složitosti.
Díky flexibilitě nejste omezeni limity jedné AI. Pokud výstup jednoho modelu neodpovídá vašim potřebám, můžete stejný prompt znovu vygenerovat pomocí jiného modelu a okamžitě porovnat výsledky.
Webové vyhledávání a produktivita založená na hlasovém ovládání
ClickUp BrainGPT slouží jako neustále dostupný pomocník pro stolní počítače a prohlížeče. Stejně jako asistent v aplikaci vám BrainGPT umožňuje používat prémiové modely jako ChatGPT, Claude nebo Gemini k provádění hloubkového výzkumu nebo vytváření návrhů bez AI Sprawl.
BrainGPT navíc obsahuje funkci Web Search, což znamená, že můžete vyhledávat konkurenční obsah nebo ověřovat fakta, aniž byste museli opustit pracovní postup přepisování. Výsledky vyhledávání obsahují jasné citace, kterým můžete důvěřovat, a pomáhají vám rychle ověřit tvrzení nebo shromáždit podpůrné důkazy pro váš obsah.
Pokud například přepisujete technický článek a potřebujete aktuální statistiky nebo informace o vývoji v oboru, BrainGPT načte aktuální informace z webu a přímo v výsledcích uvede zdroje.
ClickUp Talk to Text vám pomůže zachytit nápady a vytvořit návrh obsahu až 4x rychleji.
Podržte klávesovou zkratku, abyste zahájili diktování, a vaše řeč se automaticky převede na vybroušený, profesionální text.
Předpokládejme, že se snažíte přepsat složitý odstavec – jeho nahlas přečtení často odhalí jasnější způsoby, jak strukturovat vaše myšlenky, a funkce Talk to Text tyto variace okamžitě zachytí.
Talk to Text obsahuje několik funkcí, díky nimž je diktování praktické pro profesionální obsah:
- Vlastní slovník, který se učí termíny specifické pro vaše odvětví, názvy produktů a zkratky.
- Kontextové zmínky, které vám umožňují odkazovat na kolegy nebo úkoly při diktování.
- Podpora více jazyků pro mluvení v jednom jazyce a psaní v jiném
🧠 Zajímavost: Lev Tolstoj přepisoval Válku a mír několikrát během sedmi let. Jeho žena Sofie ručně přepsala rozsáhlý rukopis osmkrát (a některé části téměř 30krát), aby zapracovala jeho nekonečné revize.
Rozšíření pro Chrome
Rozšíření ClickUp BrainGPT pro Chrome funguje přímo ve vašem prohlížeči a umožňuje vám shrnovat obsah konkurence, zachycovat výsledky webového výzkumu nebo vytvářet úkoly z jakékoli webové stránky.
Pokud například přepisujete obsah a narazíte na přístup konkurence, který chcete použít jako reference, můžete otevřít postranní panel BrainGPT, shrnout danou stránku a položit doplňující otázky, aniž byste museli přepínat mezi záložkami.
Rozšíření také umožňuje přidávat stránky do záložek jako úkoly ClickUp nebo extrahovat text z Gmailu a vytvářet tak akční položky, díky čemuž zůstanou všechny materiály související s přepisováním propojeny s vaším pracovním postupem.
🎥 Další informace o používání AI v každodenních úkolech:
Zjednodušte revize obsahu pomocí ClickUp
Gemini poskytuje užitečnou sadu nástrojů, které vám pomohou okamžitě přetvořit vaši práci. Tyto funkce umělé inteligence vám pomohou překonat „neohrabanou“ fázi prvního návrhu, abyste se mohli soustředit na celkovou strategii, která posune věci kupředu.
Google Workspace sice nabízí dobrý výchozí bod, ale správa těchto revizí v nekonečném množství karet a dokumentů se může rychle proměnit v samostatný projekt.
ClickUp zjednodušuje celý tento proces tím, že sdružuje vaše návrhy, úkoly a zpětnou vazbu týmu na jednom místě. Můžete přepínat mezi špičkovými modely, jako jsou Gemini, Claude a ChatGPT, a najít tak ten správný hlas pro vaši značku, aniž byste museli opustit dokument. Přepisování se tak stává efektivní součástí vašeho skutečného výkonu.
Jste připraveni eliminovat nepořádek a začít dokončovat? Zaregistrujte se do ClickUp ještě dnes! ✅
Často kladené otázky (FAQ)
Gemini dokáže spolehlivěji zachovat styl značky, pokud mu poskytnete konkrétní pokyny. Pro větší konzistenci vložte krátký „vzorový text“ a definujte omezení (úroveň čtení, délka vět a termíny, kterým se má vyhýbat).
Gemini a nástroje jako ChatGPT zvládají přepisování dobře, ale fungují v samostatných záložkách, kde ztrácíte kontext pracovního prostoru. ClickUp Brain vám nabízí několik modelů AI (Claude, ChatGPT, Gemini) přímo ve vašich dokumentech a zároveň automaticky přistupuje k vašim značkovým pokynům, minulým kampaním a historii projektů.
Ano, Gemini je velmi účinný při přetváření obsahu pro různé kanály. Můžete jej snadno použít k přeměně dlouhého blogového příspěvku na poutavou aktualizaci na LinkedIn, vlákno na Twitteru nebo neformální popisek na Instagramu.