Akce sbližují lidi a otevírají dveře novým příležitostem.
Téměř 90 % marketérů se domnívá, že akce pomáhají jejich společnosti vyniknout nad konkurencí, zatímco 89 % je považuje za klíčové pro růst podnikání.
K vytvoření úspěšné akce však nestačí jen nadšení. Se správnou šablonou pro plánování akcí můžete mít přehled o všech drobných detailech a celý proces bude snazší.
V tomto článku si projdeme nejlepší šablony pro plánování událostí v Notion, které vám pomohou úspěšně spravovat vaše události.
Přehled nejlepších šablon pro plánování akcí
Zde je přehled všech šablon pro plánování událostí Notion a ClickUp, které nabízíme:
| Název šablony | Stažená šablona | Ideální pro | Nejlepší funkce | Vizuální formát |
| Kalendář událostí od Notion | Stáhněte si tuto šablonu | Týmy sdílející nadcházející akce na první pohled | Termíny sdílené týmem, odkazy na potvrzení účasti, poznámky, rychlé odkazy na soubory | Kalendář Notion |
| Plánovač vánočních dárků od Notion | Stáhněte si tuto šablonu | Lidé plánující dárky během sezóny | Nápady na dárky s rozpočty, zásilkami, připomenutími | Seznam Notion |
| Plánovač rozpočtu událostí od Notion | Stáhněte si tuto šablonu | Plánovači sledující náklady u jednotlivých dodavatelů | Kategorie výdajů, stav plateb, souhrny a vzorce | Tabulka Notion |
| Estetický plánovač narozenin od Notion | Stáhněte si tuto šablonu | Pořadatelé stylových narozeninových oslav | Seznamy hostů, jídlo, aktivity, příprava místa konání | Notion Board |
| Half Marathon Training Tracker od Notion | Stáhněte si tuto šablonu | Běžci, kteří se řídí 8týdenním plánem | Plán kalendáře, sledování ujetých kilometrů, tréninkový deník | Kalendář Notion |
| Komunitní akce od Notion | Stáhněte si tuto šablonu | Organizátoři představují účastníky a jejich role | Profily s rolemi, společnostmi, odkazy na sociální sítě | Galerie Notion |
| Plán události od Notion | Stáhněte si tuto šablonu | Týmy, které potřebují kompletní plánovací návrh | Cíle, cílová skupina, harmonogram, logistika, rozpočet | Tabulka Notion |
| All-in-one Christmas Planner od Notion | Stáhněte si tuto šablonu | Rodiny spravující dárky, seznamy a plány | Nápady na dárky, seznamy nákupů, centrum receptů, kalendáře | Kalendář Notion |
| My d ding Planner Hub od Notion | Stáhněte si tuto šablonu | Páry plánující místa konání, dodavatele a výzdobu | Rozpočty, dodavatelé, inspirační tabule, seznamy hostů | Notion Board |
| Jednoduchý plánovač/hostitel večírků od Notion | Stáhněte si tuto šablonu | Pořadatelé malých a středních akcí | Pozvánky s potvrzením účasti, menu, výzdoba, rozpočet | Seznam Notion |
| Šablona ClickUp pro stručný popis projektu akce | Získejte šablonu zdarma | Projektoví manažeři zahajují akce s jedním sdíleným briefem | Cíle, rozsah, vlastníci milníků, přiložené soubory | ClickUp Docs |
| Šablona ClickUp pro plánování velkých akcí | Získejte šablonu zdarma | Týmy plánující velké uvedení na trh a konference s mnoha pracovními toky | Ganttovy časové osy, stručný popis akce, zápisy z jednání, úkoly | Ganttův diagram ClickUp |
| Šablona rozpočtu akce ClickUp | Získejte šablonu zdarma | Týmy kontrolující výdaje napříč kategoriemi | Výdaje, stavy a rozpočty kanálů v podobě seznamů | Zobrazení seznamu ClickUp |
| Šablona pro správu událostí ClickUp | Získejte šablonu zdarma | Plánovači, kteří potřebují koordinovat více týmů pro komplexní akce | Zobrazení seznamu, mapy, časové osy, rozpočtu s průběhem | Zobrazení časové osy ClickUp |
| Šablona dokumentu pro plánování událostí ClickUp | Získejte šablonu zdarma | Plánovači centralizují poznámky o místě konání, cateringu a zábavě. | Strukturovaný dokument s kontrolními seznamy, schváleními a komentáři | ClickUp Docs |
| Šablona marketingového plánu události ClickUp | Získejte šablonu zdarma | Marketéři plánující strukturovanou propagaci prostřednictvím e-mailu a sociálních sítí | Kalendář kanálů, vlastníci úkolů, rozpočet podle kanálu | Kalendář ClickUp |
| Šablona ClickUp pro propagaci událostí | Získejte šablonu zdarma | Týmy provádějící každodenní propagační úkoly | Šablona úkolů pro sociální sítě, tisk a oslovování influencerů | Úkoly ClickUp |
| Šablona plánu projektu události ClickUp | Získejte šablonu zdarma | Jednotlivci a týmy proměňují nápady ve sledované fáze projektu | Seznamy a kalendáře, vlastníci, termíny | Kalendář ClickUp |
| Šablona ClickUp pro jednoduché plánování událostí | Získejte šablonu zdarma | Malé týmy, které potřebují jednoduché plánování s flexibilními zobrazeními | Předem uložené seznamy aktivit, zařízení, fakturace | Zobrazení tabule ClickUp |
| Pokročilá šablona pro plánování akcí ClickUp | Získejte šablonu zdarma | Týmy plánující velké vícedenní programy nebo programy s více událostmi | 29 stavů, automatizace, přehled v několika zobrazeních | Pracovní prostor ClickUp |
Co dělá šablonu pro plánování událostí Notion dobrou?
Jako manažer akcí oceňuji, že Notion mi poskytuje centralizovaný, přizpůsobitelný prostor pro správu všech detailů akce. Od strategie na vysoké úrovni až po detailní logistiku mohu vytvářet dynamické kontrolní seznamy, sledovat rozpočty, přidělovat úkoly a ukládat všechny relevantní dokumenty na jednom místě.
Jako manažer akcí oceňuji, že Notion mi poskytuje centralizovaný, přizpůsobitelný prostor pro správu všech detailů akce. Od strategie na vysoké úrovni až po detailní logistiku mohu vytvářet dynamické kontrolní seznamy, sledovat rozpočty, přidělovat úkoly a ukládat všechny relevantní dokumenty na jednom místě.
Recenze na G2 to dobře shrnuje. Dobrá šablona pro plánování akcí v Notion funguje jako jediné místo pro vše, co potřebujete, od celkových cílů po nejmenší logistické detaily.
Zde je několik vlastností, na které byste se měli zaměřit:
- ✅ Časová osa a kontrolní seznam pro přehledné sledování úkolů a termínů od začátku do konce
- ✅ Sledování rozpočtu pro monitorování výdajů a udržení finanční kontroly
- ✅ Správa dodavatelů pro organizaci kontaktů, nabídek, plateb a smluv
- ✅ Systém správy hostů pro sledování potvrzení účasti, preferencí a usazení
- ✅ Centrální místo pro ukládání poznámek, dokumentů a odkazů na jednom přístupném místě
10 bezplatných šablon pro plánování akcí Notion
Od konferencí přes svatby až po malé setkání – správná šablona vám ušetří stres z pamatování si každého malého detailu. Zde je několik bezplatných šablon pro plánování událostí v Notion, které vám pomohou sledovat detaily a dodržovat harmonogram.
1. Kalendář událostí od Notion
Šablona kalendáře událostí Notion vám poskytuje sdílený kalendář, do kterého můžete zaznamenávat nadcházející události a přidávat všechny důležité podrobnosti, jako jsou data, časy a odkazy pro potvrzení účasti.
Co ji odlišuje, je to, že slouží zároveň jako komunikační prostor. Přímo v kalendáři můžete připojovat dokumenty, přidávat rychlé poznámky nebo sdílet odkazy.
🌻 Proč se vám tato šablona bude líbit:
- Sdílejte podrobnosti o události s celým týmem na jednom jednoduchém místě.
- Plánujte workshopy, mimoúrovňové akce nebo komunitní setkání s jasnou přehledností.
- Naplánujte termíny konferenčních akcí a potvrzení účasti
- Vytvořte si záznamy o minulých událostech, které vám pomohou při plánování do budoucna.
✨ Ideální pro: Týmy a organizace, které hledají jednoduchý způsob, jak zajistit, aby všichni byli informováni o nadcházejících událostech.
👀 Zajímavost: Primavera Sound překonal rekordy v Barceloně. Festival přilákal na své 23. ročník přibližně 293 000 lidí, což z něj činí nejnavštěvovanější týdenní akci v historii. Headlinery jako Charli XCX, Troye Sivan a Sabrina Carpenter pomohli vyprodat festival již v lednu. Akce přinesla městu ekonomický přínos ve výši přes 300 milionů eur.
2. Plánovač vánočních dárků od Notion
Ve filmu Sám doma 2 Kevin pečlivě naplánuje nákup v hračkářství a ujistí se, že přesně ví, co potřebuje, než vyrazí. Kdyby jeho rodina naplánovala dovolenou s stejnou pečlivostí, mohli se vyhnout chaosu na letišti.
Plánovač vánočních dárků od Notion vám v tom pomůže.
Díky této šabloně bude dárky vybírat méně chaoticky a více promyšleně. Můžete si po celý rok zaznamenávat nápady na dárky, sledovat rozpočty a odškrtávat nákupy.
Tato šablona pro plánování akcí je přesně to, co potřebujete, abyste si zapamatovali i ty nejmenší detaily: od oblíbené barvy přítele po koníčky kolegy, vše je zaznamenáno a připraveno, když to potřebujete.
Navíc můžete nastavit připomenutí pro online objednávky, sledovat zásilky a přizpůsobit kategorie tak, aby odpovídaly vašemu stylu, ať už nakupujete s měsíčním předstihem nebo se vám daří na poslední chvíli.
🌻 Proč se vám tato šablona bude líbit:
- Sledujte všechny na svém seznamu, od rodiny a přátel po kolegy a klienty.
- Organizujte nápady na dárky s poznámkami o preferencích, alergiích nebo koníčcích.
- Plánujte více svátků nebo příležitostí na jednom centrálním místě.
- Nastavte si připomenutí termínů odeslání a mějte přehled o dodávkách.
✨ Ideální pro: Každého, kdo chce proměnit vánoční nákupy ze stresujícího shonu v organizovaný a promyšlený zážitek.
📖 Přečtěte si také: Nejlepší alternativy k Notion
3. Plánovač rozpočtu událostí od Notion
Ceny všude pomalu stoupají. Pro každého, kdo plánuje akci, znamená rostoucí inflace, že pronájem prostor, catering a zásoby často stojí více, než se očekávalo.
Plánovač rozpočtu akce od Notion je navržen tak, aby vám v těchto dobách poskytl klid v duši tím, že vám pomůže zodpovědně plánovat, aby oslava nikdy nepřekročila rozpočet.
Tato šablona pro plánování akcí přináší strukturu do jedné z nejobtížnějších částí plánování akcí: financí. Můžete zaznamenávat výdaje, kategorizovat je a sledovat platby, a to vše při zobrazení automatických souhrnů, které vypočítávají zbývající rozpočty.
Jeho užitečnost spočívá v jeho škálovatelnosti. Ať už plánujete uvedení produktu na trh, svatbu nebo sbírku, tento plánovač rozpočtu akce vám pomůže vyvážit ambice s praktičností.
🌻 Proč se vám tato šablona bude líbit:
- Sledujte rozpočty pro více událostí v jednom organizovaném prostoru.
- Zaznamenávejte výdaje podle kategorií, částek a stavu platby.
- Spočítejte celkové částky a zbývající prostředky pomocí automatických vzorců.
- Udržujte všechny finanční podrobnosti propojené s širším procesem plánování.
✨ Ideální pro: Plánovače akcí a týmy, které chtějí jasně spravovat náklady a zároveň se soustředit na nezapomenutelné zážitky.
📮 ClickUp Insight: Přibližně 32 % pracovníků uvádí, že mají potíže s vyhrazením času pro osobní záležitosti, ale pouze 14 % si tento čas skutečně blokuje v kalendáři. Pravdou je, že pokud není čas naplánován, málokdy je chráněn.
📆S kalendářem ClickUp si můžete vyhradit čas pro sebe stejným způsobem, jako si vyhradíte čas pro schůzky. Synchronizujte jej s externími kalendáři, nastavte opakující se bloky pro pracovní i osobní čas a přetahujte úkoly nebo události podle změn v plánech. Je to jednoduchý způsob, jak zabránit tomu, aby se vám do volného času vkrádala práce na poslední chvíli.
💫 Skutečné výsledky: Společnost Lulu Press uvedla, že díky automatizaci ClickUp ušetří každý zaměstnanec denně 1 hodinu, což vede k 12% zvýšení celkové efektivity.
4. Estetický plánovač narozenin od Notion
Téměř každý čtvrtý dospělý se těší na narozeniny více než na jakoukoli jinou každoroční událost.
Dává to smysl. Narozeniny nám dávají důvod se zastavit, sejít se s lidmi, na kterých nám záleží, a oslavit je způsobem, který je pro nás osobně významný.
Šablona Aesthetic Birthday Planner od Notion vám pomůže tuto radost přivést k životu. Tato šablona spojuje šarm s praktičností. Můžete plánovat jídlo, aktivity, seznam hostů a perfektní uspořádání místa konání na jednom místě, a to vše v elegantním a povznášejícím designu.
Tato šablona Notion je výjimečná tím, jak snadno se přizpůsobuje. Ať už pořádáte velkou oslavu nebo klidnou večeři, můžete sekce upravit tak, aby odpovídaly vaší představě.
🌻 Proč se vám tato šablona bude líbit:
- Organizujte seznamy hostů s poznámkami o preferencích nebo zvláštních potřebách.
- Naplánujte jídlo, dekorace a aktivity v jednom přístupném formátu.
- Sledujte rozpočty a zároveň přidávejte promyšlené detaily.
- Ukládejte fotografie a vzpomínky z události spolu s plánem pro budoucí inspiraci.
✨ Ideální pro: Každého, kdo chce vytvořit stylové, organizované a osobité narozeniny.
👀 Zajímavost: Donauinselfest ve Vídni je jedním z největších bezplatných hudebních festivalů na světě. Každoročně přiláká přes 3 miliony lidí a je skvělým příkladem toho, jak lze plánovat velkolepé komunitní akce.
5. Half Marathon Training Tracker od Notion
V běhání se v poslední době odehrává velká změna. Mnoho běžců nyní dává přednost tréninku s ostatními nebo sdílení svých pokroků na sociálních sítích před tím, aby běhali úplně sami.
Stačí se podívat na trend Strava fridge, který ovládl sociální média a proměnil trénink v něco, co lidé sdílejí stejně často, jako ho sledují.
Half Marathon Training Tracker od Notion se do této atmosféry perfektně hodí, protože vám poskytuje jasnou, sdílenou strukturu pro vaše závodní cíle.
Tato šablona vás provede 8týdenním programem, který byl původně vytvořen pro Berlínský půlmaraton, ale je dostatečně flexibilní pro jakýkoli závod nebo tréninkový plán. Vyvažuje běhy, dny odpočinku a cíle v počtu uběhnutých kilometrů a zároveň udržuje vše přehledně na jednom místě.
Nejlepší na tom je, že můžete zaznamenávat vzdálenosti, sledovat týdenní pokroky a dokonce si po každém běhu vést deník. K dispozici je také plán povzbuzování, který pomáhá zorganizovat podporu přátel v den závodu, což přidává promyšlený lidský rozměr.
🌻 Proč se vám tato šablona bude líbit:
- Postupujte podle jasného 8týdenního plánu s běhy, odpočinkem a ukazateli pokroku.
- Sledujte počet najetých kilometrů a týdenní zisky, abyste viděli, jak se postupem času zlepšujete.
- Zamyslete se nad každým tréninkem pomocí poznámek ve svém běžeckém deníku.
- Vytvořte plán povzbuzování, aby vaši fanoušci věděli, kdy a kde mají být.
✨ Ideální pro: Běžce, kteří trénují na svůj první půlmaraton, nebo kohokoli, kdo chce překonat svůj osobní rekord díky struktuře a podpoře.
📖 Přečtěte si také: Otázky pro průzkum zpětné vazby k události
6. Komunitní akce od Notion
Komunitní setkání se opět vrací do módy. Aplikace jako Meetup dokonce zaznamenaly nárůst registrací (celkem přes 60 milionů registrovaných uživatelů!) na místní akce, protože lidé hledali způsoby, jak obnovit offline kontakty.
Šablona Community Events od Notion vám nabízí jasný způsob, jak zachytit tuto energii a představit lidi, díky kterým je každé setkání výjimečné.
Tato šablona je jednoduchá, ale výkonná. Můžete zvýraznit účastníky, uvést jejich role a propojit je s jejich profily, aby všichni věděli, kdo se akce účastní.
Místo toho, aby se soustředila pouze na logistiku, oslavuje lidi, kteří jsou srdcem akce. Můžete zahrnout názvy společností, sociální profily a osobní údaje, které promění seznam účastníků v živý adresář.
🌻 Proč se vám tato šablona bude líbit:
- Prezentujte účastníky s jejich rolemi, organizacemi a odkazy na jednom místě.
- Použijte ji pro komunitní veletrhy, studentské akce nebo profesionální setkání.
- Pomozte účastníkům navázat kontakty na základě společných zájmů před a po akci.
- Vytvořte záznam minulých událostí, který vyzdvihuje lidi, kteří je umožnili.
✨ Ideální pro: Organizátory, kteří chtějí, aby lidé byli v centru jejich akcí a aby navazování kontaktů bylo snazší a zapamatovatelnější.
7. Plán události od Notion
Ve filmu The Hunger Games je každá aréna navržena do nejmenšího detailu, od uspořádání krajiny až po načasování výzev. Žádný detail není opomenut. Šablona Event Plan od Notion využívá stejnou úroveň struktury a aplikuje ji na reálná setkání.
Tato šablona vás provede procesem plánování krok za krokem. Můžete zaznamenat všechny důležité podrobnosti akce, od stanovení cílů a definování cílové skupiny až po vytvoření kompletního harmonogramu akce.
Tato šablona pro plánování akcí je obzvláště cenná díky tomu, jak podrobně pokrývá logistiku. Můžete plánovat přípravu místa konání, sledovat rozpočty, sepsat potřebné vybavení a dokonce nastínit marketingové a propagační strategie.
🌻 Proč se vám tato šablona bude líbit:
- Definujte cíle, publikum a harmonogram v jednom strukturovaném prostoru.
- Přidělujte a sledujte rozpočty přehledně a snadno.
- Naplánujte si přípravu místa konání, catering, vybavení a dopravu.
- Nastavte marketingové a propagační strategie, abyste zajistili úspěšnou akci.
✨ Ideální pro: Týmy a organizátory, kteří chtějí jasný, strukturovaný plán, který vyvažuje kreativitu s nezbytnou logistikou.
📖 Přečtěte si také: Jak naplánovat virtuální konferenci
8. All-in-one Christmas Planner od Notion
Jsou dva dny před Vánocemi, zítra je školní koncert dětí, pozítří je večírek v kanceláři a vy jste si právě uvědomili, že jste zapomněli koupit balicí papír. Ten zběsilý běh do Targetu v 9 večer je pro mnoho rodin známý příběh.
All-in-One Christmas Planner od Notion vám pomůže vyhnout se stresujícímu shonu na poslední chvíli, abyste si mohli svátky skutečně užít.
Tato šablona vám pomůže mít přehled o všem na jednom organizovaném místě. Můžete si sepsat nápady na dárky, spravovat nákupní seznamy a vytvořit kalendář, ve kterém si rozvrhnete úkoly spojené s dovolenou.
Místo toho, abyste spěchali po přeplněných obchodech nebo zapomínali na důležité věci, můžete si tuto sezónu užít s klidem a jistotou.
🌻 Proč se vám tato šablona bude líbit:
- Shromažďujte a organizujte nápady na dárky pro rodinu, přátele a kolegy.
- Plánujte slavnostní jídla a sledujte nákupy potravin spolu s recepty.
- Používejte týdenní a měsíční kalendáře, abyste se vyhnuli stresu na poslední chvíli.
✨ Ideální pro: Rodiny, páry nebo kohokoli, kdo chce mít vše pod kontrolou a užít si svátky bez stresu.
📖 Přečtěte si také: Nejlepší alternativy a konkurenti monday.com
9. The Wedding Planner Hub od Notion
Láska nezná překážky. Překonává překážky, přeskakuje ploty, proniká zdmi, aby dorazila ke svému cíli plná naděje.
Láska nezná překážky. Překonává překážky, přeskakuje ploty, proniká zdmi, aby dorazila ke svému cíli plná naděje.
Ale zvládne to i plánování svatby?
Žerty stranou, plánování svatby je většinou vyčerpávající. Ale Wedding Planner Hub od Notion vám pomůže tuto zátěž odlehčit, aby byla cesta radostná.
Tato šablona je navržena tak, aby zjednodušila proces plánování, aniž by ztratila něco ze své radosti. Můžete sledovat místa konání, rozpočty, výzdobu a hudbu na jednom místě a zároveň ukládat své inspirace.
Místo stresování se kvůli nezbytné logistice můžete tuto šablonu použít k delegování úkolů, správě seznamů hostů a soustředění se na přípravu nezapomenutelných akcí.
🌻 Proč se vám tato šablona bude líbit:
- Spravujte rozpočty, smlouvy a podrobnosti o dodavatelích na jednom místě.
- Snadno organizujte seznamy hostů a sledujte jejich potvrzení účasti.
- Shromažďujte inspiraci pro výzdobu, oblečení a hudbu na jednom místě.
- Naplánujte si základní logistiku, jako je příprava místa konání a catering, aniž byste ztratili přehled.
✨ Ideální pro: Páry, které chtějí plánovat svatbu bez stresu a zároveň si užít kreativní stránku tohoto procesu.
📖 Přečtěte si také: Řízení projektů akcí: strategie, nástroje a tipy
10. Simple Party Planner/Hosting od Notion
V seriálu The Office je slavná hláška, ve které Andy říká:
Kéž by existoval způsob, jak poznat, že prožíváte staré dobré časy, ještě než je opustíte. ”
Kéž by existoval způsob, jak poznat, že prožíváte staré dobré časy, ještě než je opustíte. ”
Šablona Simple Party Planner/Hosting od Notion vám pomůže vytvořit tyto okamžiky s menším stresem a větším záměrem.
Tato šablona shromažďuje vše potřebné pro pořádání akcí na jednom přehledném místě. Můžete nastavit pozvánky s odkazy pro potvrzení účasti, organizovat menu, sledovat nápoje a výzdobu a zajistit, aby rozpočet byl v pořádku.
🌻 Proč se vám tato šablona bude líbit:
- Vytvářejte pozvánky a sledujte odpovědi na pozvánky jednoduchým způsobem, který lze sdílet.
- Naplánujte jídlo, pití a výzdobu v jednom přehledném prostoru.
- Spravujte seznamy hostů a mějte přehled o rozpočtu na večírek.
- Šablonu lze snadno přizpůsobit pro velké i malé akce.
✨ Ideální pro: Pořadatele, kteří chtějí snadno plánovat setkání a soustředit se více na vzpomínky než na logistiku.
Omezení Notion
„Zklamaný.“
Tak popsal jeden uživatel svou zkušenost s Notion a řekl, že
Ačkoli nabízí širokou škálu možností, nastavení může být náročné a šablony ne vždy splňují očekávání.
Ačkoli nabízí širokou škálu možností, nastavení může být náročné a šablony ne vždy splňují očekávání.
Notion není bez nedostatků, a proto je dobré mít je na paměti, než se na něj spolehnete jako na svůj hlavní plánovací nástroj:
- Naučit se ji používat může být náročné, zejména pro začátečníky, kteří chtějí něco jednoduchého a připraveného k okamžitému použití.
- Podpora offline zůstává omezená, což ztěžuje práci bez stabilního připojení k internetu.
- Funkce umělé inteligence jsou slibné, ale ve srovnání s konkurencí stále zaostávají, zejména pokud jde o přesnost a snadnost použití.
- Spolupráce může být nejednotná, protože týmy se snaží udržet synchronizaci rozvržení a zobrazení napříč stránkami.
- Rozhraní může působit nepřehledně, protože obsahuje příliš mnoho možností, které někdy produktivitu spíše zpomalují, než urychlují.
📖 Přečtěte si také: Nejlepší bezplatný software pro plánování akcí
Alternativy k šablonám Notion
Jednou z největších výzev, kterým dnes týmy čelí, je roztříštěnost práce. Úkoly se přidělují v jednom nástroji, zatímco týmy pracují na třech dalších platformách. Tato roztříštěnost samozřejmě ubírá čas a energii.
Notion je sice flexibilní, ale nedokáže plně vyřešit problém rozptýlené práce. Kvůli nedostatku konzistentního řízení procesů, offline podpory a hladké integrace často dochází ke ztrátě detailů.
ClickUp byl navržen tak, aby tyto mezery překlenul. Jako konvergovaný AI pracovní prostor snižuje roztříštěnost tím, že sdružuje úkoly, dokumenty, cíle, chat a automatizaci do jednoho propojeného systému.
Podívejme se na některé z jejích šablon a funkcí, abychom pochopili, jak usnadňuje správu událostí a projektů.
1. Šablona ClickUp pro stručný popis projektu akce
Říká se, že první dojem je ten poslední, a u akcí to platí dvojnásob. Pokud není vize od začátku jasná, plánování se stává chaotickým.
Šablona ClickUp Event Project Brief pomáhá vytvořit správný první dojem tím, že od samého začátku shromažďuje všechny důležité detaily na jednom místě.
S touto šablonou můžete nastínit cíle akce, zaznamenat důležité podrobnosti, jako jsou termíny, místa konání, rozpočty a počet účastníků, a zajistit, aby všichni zúčastnění měli stejné informace. Promění počáteční fázi plánování v jasný plán, který může celý tým s důvěrou následovat.
🌻 Proč se vám tato šablona bude líbit:
- Definujte cíle a sjednoťte zúčastněné strany v jediném sdíleném dokumentu.
- Zaznamenávejte podrobnosti akce, jako jsou rozpočty, místa a harmonogramy, aniž byste ztratili přehled.
- Přiřazujte odpovědnosti a sledujte milníky v jednom propojeném pracovním prostoru.
- Udržujte konverzace, soubory a aktualizace přímo propojené s plánem.
✨ Ideální pro: Plánovače akcí a týmy, které chtějí silný výchozí bod, který zajistí, že všichni budou od prvního dne na stejné vlně.
👀 Zajímavost: Zatímco během pandemie zaznamenaly virtuální a hybridní formáty obrovský boom, nyní se asi 60 % akcí vrátilo k plně osobnímu formátu, přičemž velké společnosti upřednostňují osobní kontakt. Virtuální akce mají stále své místo, ale ne v takovém rozsahu jako dříve.
2. Šablona pro plánování velkých akcí ClickUp
Turné Eras Tour Taylor Swift se stalo prvním, které překročilo hranici jedné miliardy dolarů. Jen si představte, kolik plánování muselo být zapotřebí, aby se podařilo realizovat něco tak velkého.
Samozřejmě, většina z nás neorganizuje prohlídky stadionů, ale i menší akce mohou být bez šablony ClickUp pro plánování velkých akcí velmi náročné.
Tato šablona vám umožní nastavit rozpočet, vytvořit časový plán a jasně přidělit úkoly členům vašeho týmu. Můžete naplánovat všechny aspekty akce, od zajištění prostor až po správu dodavatelů.
Zároveň vám zobrazení Ganttových diagramů v ClickUp usnadní přehled o termínech, zatímco shrnutí události a zápisy z jednání zajistí, že všechny diskuse budou zdokumentovány a přístupné.
Navíc můžete sledovat pokrok, aktualizovat stavy a sdílet klíčové informace na jednom místě. Odstraňuje nejistotu z plánování velkých akcí a dodává vám sebevědomí.
🌻 Proč se vám tato šablona bude líbit:
- Přiřazujte odpovědnosti členům týmu a sledujte pokrok v různých zobrazeních.
- Sledujte rozpočty, logistiku a zdroje, abyste předešli nákladným chybám.
- Používejte přehledy událostí a zápisy z jednání, abyste informovali zúčastněné strany.
✨ Ideální pro: Týmy plánující velké akce, které potřebují přehlednost, strukturu a viditelnost v reálném čase ve všech pohyblivých částech.
Pokud chcete vidět tuto šablonu v akci a pochopit, jak se hodí pro různé případy použití, podívejte se na toto video:
📖 Přečtěte si také: Příklady marketingu událostí, díky kterým vaše událost vynikne
3. Šablona rozpočtu akce ClickUp
Vzpomínáte si na film Otec nevěsty, kde postava Steva Martina téměř zešílela kvůli cenám balónků a hotdogových housek? Ať už jde o velké nebo malé akce, přesně to se stane, když se rozpočet vymkne kontrole.
Právě v tom vám pomůže šablona rozpočtu akce ClickUp.
Tato šablona vám umožní nastavit realistický rozpočet, sledovat všechny výdaje a získat celkový přehled, než vás překvapí nějaké nepříjemné překvapení. Můžete plánovat catering, místa konání, vybavení a výzdobu v jednom organizovaném prostoru a zároveň pečlivě sledovat, kolik jste již utratili.
Díky integrovaným zobrazením můžete rozdělit náklady, aktualizovat stavy a upravovat svůj plán, aniž byste se ztratili v roztříštěných tabulkách.
🌻 Proč se vám tato šablona bude líbit:
- Stanovte jasné rozpočty pro catering, místa konání a dodavatele, abyste se vešli do limitu.
- Včas odhalte možnosti úspor a zabraňte zbytečným nadměrným výdajům.
- Informujte zúčastněné strany o přesném sledování výdajů v reálném čase.
✨ Ideální pro: Plánovače akcí a týmy, které chtějí jasně spravovat každý dolar, vyhnout se překvapením na poslední chvíli a zůstat sebejisté od plánování až po realizaci.
📖 Přečtěte si také: Šablony programu akce zdarma v Excelu a ClickUp
4. Šablona pro správu událostí ClickUp
Představte si následující situaci: organizujete uvedení produktu na trh pro svůj startup. Místo konání je rezervováno, ale cateringový tým stále potřebuje konečné počty. Mezitím váš generální ředitel požaduje do zítřka vypracovaný program akce.
Spravovat tolik proměnných bez centralizovaného systému je téměř nemožné.
Šablona pro správu událostí ClickUp vám poskytuje jediné centrum. Můžete nastavit cíle, vytvořit časové osy, přiřadit úkoly a udržet rozpočty pod kontrolou. Díky zobrazením, jako jsou mapy, seznamy a časové osy, budete mít jasný přehled o pokroku a logistice.
Ať už se jedná o uvedení produktu na trh, konferenci nebo interní akci mimo pracoviště, tato šablona zajistí, že se váš tým bude moci soustředit na vytvoření fantastického zážitku, místo aby se honil za aktualizacemi.
🌻 Proč se vám tato šablona bude líbit:
- Mějte přehled o všech úkolech a termínech díky jasným časovým osám.
- Přiřazujte odpovědnosti členům týmu a sledujte jejich pokrok v reálném čase.
- Snadno spolupracujte s dodavateli, zaměstnanci a zainteresovanými stranami.
✨ Ideální pro: Organizátory akcí, kteří řídí složité akce a potřebují přehlednost, spolupráci a klid, aby jim nic neuniklo.
💡 Tip pro profesionály: Při správě akce se mohou i ty nejmenší detaily ztratit v shonu. Jedna pozdní aktualizace od dodavatele nebo zapomenutá poznámka z plánovacího hovoru se mohou proměnit v paniku na poslední chvíli. Právě v takových situacích se ClickUp Brain stává vaším dalším týmovým kolegou.
S ClickUp Brain se vaše poznámky z jednání okamžitě promění v úkoly, programy a následné kroky. Můžete mu položit otázky jako „Co se změnilo v našem plánu cateringu na tento týden?“ a on vám během několika sekund vyhledá odpověď ve vašem pracovním prostoru.
V průměru týmy ušetří asi 1,1 dne týdně tím, že nechají Brain zvládnout rutinní práci. To je čas, který můžete věnovat kreativnímu plánování nebo prostě jen oddechu.
5. Šablona dokumentu pro plánování akcí ClickUp
52 % organizátorů akcí uvádí, že jejich největší překážkou je zvýšení návštěvnosti, která je důležitější než problémy s místem konání nebo produkcí. To ukazuje, jak snadné je pro lidi se zaregistrovat, ale jen málokdo se skutečně dostaví.
Aby se registrovaní účastníci skutečně dostavili, je třeba pečlivé plánování v zákulisí. K tomu potřebujete šablonu dokumentu pro plánování akcí ClickUp.
Místo prohledávání e-mailů nebo lepících poznámek můžete použít vestavěné kontrolní seznamy a odškrtávat úkoly, jakmile jsou dokončeny. Ať už jde o zajištění povolení, potvrzení ozvučení nebo správu cateringu, máte tak jedno přehledné místo, kde můžete vše sledovat.
Tento kontrolní seznam pro plánování událostí je obzvláště užitečný pro spolupráci. Členové týmu mohou přímo komentovat jednotlivé sekce a aktualizovat stav úkolů.
🌻 Proč se vám tato šablona bude líbit:
- Soustřeďte klíčové podrobnosti akce, jako je místo konání, catering a zábava, do jednoho dokumentu.
- Přiřaďte odpovědnosti, aby každý jasně znal svou roli.
- Schvalujte dokumenty, aktualizace a poznámky, abyste snadno sladili zájmy všech zúčastněných stran.
✨ Ideální pro: Týmy, které chtějí jednoduché plánovací centrum, které zachytí každý detail a usnadní realizaci.
💡 Tip pro profesionály: Zaznamenávejte aktualizace čtyřikrát rychleji pomocí funkce Talk to Text.
Nenechte zmizet poznámky z prohlídky místa konání nebo úkoly po telefonátu. Funkce Talk to Text od ClickUp převede váš hlas na propracované úkoly, e-maily nebo aktualizace dokumentů – kdekoli se nachází kurzor. Stačí mluvit přirozeně a nechat AI postarat se o formátování, odkazy a @zmínky.
Příklad: Řekněte: „Vytvořte úkol: Potvrďte dodavatele AV do pátku. Přiřaďte Priye. Přidejte kontrolní seznam – 4 ruční mikrofony, 2 klopové mikrofony, rozbočovač HDMI, test monitoru na pódiu. Propojte program akce a poznámky ze včerejší schůzky.“ → Funkce Talk to Text vytvoří úkol, vloží kontrolní seznam a automaticky propojí správné dokumenty.
Plánujete na cestách? Diktujte následné kroky hned po návštěvě místa a udržujte tempo bez nutnosti psaní.
6. Šablona marketingového plánu události ClickUp
V posledních několika letech mnoho společností snížilo marketingové rozpočty o 10 % až 20 %, zatímco průměrná cena za kliknutí výrazně vzrostla. To znamená, že každá kampaň musí být efektivnější a pečlivě organizovaná, aby přinesla výsledky.
Šablona marketingového plánu událostí ClickUp vám v tom pomůže tím, že promění vaše nápady v jasný plán, který můžete denně sledovat.
Začněte tím, že napíšete cíle akce a publikum, které chcete oslovit. Přidejte klíčové podrobnosti akce, které budete propagovat, jako je datum, čas, místo konání a odkazy pro registraci. Zmapujte své kanály v kalendáři, aby příspěvky a e-maily dorazily ve správný okamžik.
Můžete také sledovat rozpočty podle kanálů, abyste viděli, kam peníze směřují, a mohli rychle zasáhnout, pokud něco nefunguje. Sledujte výsledky, jakmile jsou k dispozici, abyste mohli opakovat to, co zvyšuje zájem účastníků, a pozastavit to, co nefunguje.
🌻 Proč se vám tato šablona bude líbit:
- Nastavte cíle, publikum a sdělení, aby komunikace klíčových detailů akce zůstala konzistentní.
- Naplánujte jednoduchý harmonogram pro e-maily, sociální sítě a partnery, abyste zajistili úspěšnou propagaci akce.
- Sledujte rozpočty a výsledky podle kanálů, abyste mohli včas provést úpravy a chránit své výdaje.
✨ Ideální pro: Týmy, které chtějí jednoduchý a spolehlivý systém pro plánování oslovování zákazníků, správu práce a zaplnění místnosti.
💡 Tip pro profesionály: Když se začnou hromadit kampaně a propagační akce, hledání odpovědí ukrytých v tabulkách, e-mailech a projektových tabulkách zabírá drahocenný čas. ClickUp Brain Max funguje jako vaše AI velitelské centrum, které shromažďuje informace z celého ClickUp a vašich připojených nástrojů na jednom místě. Můžete klást otázky přirozeně, ať už mluveně nebo písemně, a ClickUp Brain Max vám poskytne jasné, citované odpovědi.
Představte si, že požádáte ClickUp Brain Max, aby vám ukázal registrace z minulého týdne, shrnul, které kanály fungovaly nejlépe, a navrhl, kam přesunout rozpočet. Místo ručního vyhledávání získáte přehledný přehled s podpůrnými podrobnostmi a dokonce i návrh akčního plánu, který můžete s týmem doladit.
7. Šablona pro propagaci událostí ClickUp
Zamyslete se nad tím, jak rychle se něco může stát virálním na TikToku nebo Instagramu. Jeden chytrý příspěvek nebo poutavé video může během několika hodin přilákat tisíce očí k produktu nebo dokonce k místnímu pop-upu.
Stejný druh energie potřebuje i propagace událostí a šablona ClickUp Event Promotion Template vám k tomu pomůže.
Můžete stanovit cíle pro svou akci, nastínit časový plán propagace a přidělit úkoly pro příspěvky na sociálních sítích, kontaktování tisku nebo koordinaci influencerů. Všechny podklady, od návrhů plakátů po texty e-mailů, lze uložit spolu s příslušným úkolem, takže váš tým vždy ví, kde je hledat.
Nyní už nemusíte prohledávat několik tabulek a chatových konverzací, ale máte k dispozici jeden prostor, kde můžete sledovat výkonnost a provádět úpravy za běhu.
🌻 Proč se vám tato šablona bude líbit:
- Vytvořte jasný časový plán pro propagaci událostí napříč kanály.
- Přiřazujte úkoly pro příspěvky na sociálních sítích, oslovování influencerů a mediální pokrytí.
- Uchovávejte soubory s návrhy, kopie a schválení připojené k úkolům, abyste k nim měli snadný přístup.
✨ Ideální pro: Organizátory akcí a marketéry, kteří chtějí propagovat akce strukturovaně, konzistentně a s nádechem kreativní svobody.
📖 Přečtěte si také: Nejlepší software pro řízení projektů v oblasti událostí
8. Šablona plánu projektu události ClickUp
Nic nebude fungovat, pokud se do toho nepustíte.
Nic nebude fungovat, pokud se do toho nepustíte.
To platí zejména při plánování akcí, kde kouzlo, které vidí hosté, je ve skutečnosti výsledkem detailní přípravy v zákulisí.
Šablona plánu projektu události ClickUp vám poskytuje strukturu, díky které můžete tuto přípravu uvést do života. Můžete jasně naplánovat každou fázi vaší události, přidělit odpovědnosti členům vašeho týmu a sledovat dodavatele, rozpočty a logistiku, a to vše v jednom pracovním prostoru.
Díky zobrazení časové osy, seznamu a kalendáře je snazší zjistit, co vyžaduje pozornost a kdy. Místo zmatků můžete postupovat vpřed s klidnou jistotou, že je vše pod kontrolou.
🌻 Proč se vám tato šablona bude líbit:
- Vytvořte časové osy, které zobrazují všechny fáze procesu akce.
- Přiřazujte úkoly a odpovědnosti s termíny splnění pro zajištění odpovědnosti.
- Sledujte rozpočty, dodavatele a logistiku pomocí vlastních polí.
✨ Ideální pro: Týmy, které chtějí proměnit nápady na akce v realizovatelné plány s jasným časovým harmonogramem, rozdělením odpovědností a sledováním pokroku.
📖 Přečtěte si také: Recenze monday.com s klady a zápory
9. Šablona jednoduchého plánu události ClickUp
Představte si následující situaci: plánujete oslavu promoce pro blízkého přítele. Seznam hostů se neustále rozrůstá, někdo navrhne nového dodavatele cateringu a najednou si uvědomíte, že vše sledujete ve třech různých aplikacích.
To je okamžik, kdy se opravdu dostaví stres.
S šablonou ClickUp Simple Event Plan můžete sledovat místo konání, rozpočet, seznam hostů a dokonce i malé detaily, jako je výzdoba nebo hudba, aniž byste ztratili přehled o celkovém obrazu.
Šablona obsahuje flexibilní zobrazení, jako je seznam, tabule a kalendář, takže si můžete vybrat nastavení, které odpovídá vašemu stylu.
Navíc máte k dispozici všechny tyto předem uložené seznamy aktivit, zařízení a fakturace, díky kterým je ještě snazší mít vše pod kontrolou. A když nastane čas sdílet aktualizace, ClickUp Docs vám poskytne prostor pro spolupráci, kde můžete zaznamenávat informace o sponzorech, smlouvy s dodavateli nebo jen poznámky z diskusí týmu.
🌻 Proč se vám tato šablona bude líbit:
- Organizujte místa konání, rozpočty a seznamy hostů ve strukturovaných zobrazeních.
- Přepínejte mezi rozložením Seznam, Tabule a Kalendář podle svého pracovního postupu.
- Přidejte klíčové detaily pomocí vlastních polí a sledujte pokrok pomocí stavů.
✨ Ideální pro: Týmy, které chtějí jednoduchý a spolehlivý způsob správy událostí, aniž by musely používat několik nesouvislých nástrojů.
📖 Přečtěte si také: Nejlepší bezplatný software pro plánování událostí
10. Pokročilá šablona pro plánování událostí ClickUp
Společnost PwC zjistila, že 98 % firem tvrdí, že digitální nástroje zlepšily celkovou přehlednost jejich operací. To je téměř všichni, a to nám říká něco důležitého.
Čím větší a složitější je operace, tím více potřebujete jediný zdroj informací, abyste měli přehled o všech pohyblivých částech. Plánování velkých událostí funguje stejným způsobem.
Šablona ClickUp Advanced Event Plan Template je navržena tak, aby vám poskytla přehlednost. Můžete rezervovat místa konání, spravovat catering a koordinovat seznamy hostů, a to vše při dodržení rozpočtu.
Díky několika zobrazením, vlastním polím a více než dvěma desítkám stavů vám umožní vytvořit si ucelený obraz o vaší akci od začátku do konce.
Ať už máte na programu cokoli – konferenci s několika sekcemi nebo sérii firemních roadshow – tato šablona vám umožní sledovat pokrok.
🌻 Proč se vám tato šablona bude líbit:
- Spravujte všechny úrovně plánování událostí pomocí 29 přizpůsobených stavů pro podrobné sledování.
- Využijte automatizace k zefektivnění opakujících se úkolů, jako jsou připomenutí nebo kontroly dodavatelů.
- Vizualizujte časové osy pomocí šesti integrovaných zobrazení, včetně kalendáře a Ganttových diagramů.
- Sledujte rozpočty a platby pomocí vlastních polí navržených pro aktualizace v reálném čase.
✨ Ideální pro: Týmy pořádající velké, mnohovrstevnaté akce, které potřebují přehlednost, strukturu a automatizaci.
Buďte připraveni na každou příležitost s ClickUp
Nebudeme si nic namlouvat. Plánování akce je náročné.
Je třeba vyvážit rozpočty, sledovat časové plány, spravovat hosty a neustále se obávat, že zapomenete na nějakou maličkost, která se nakonec ukáže jako velká věc.
A proto potřebujete ty správné nástroje. ⚙️
Když se podíváte na všechny dostupné možnosti, ClickUp se tiše vyčnívá. Nejenže vám poskytne kalendář nebo kontrolní seznam a odejde. Poskytuje vám strukturu, když potřebujete jasnost, flexibilitu, když se plány nevyhnutelně mění, a jeden jediný prostor, kde celý váš tým může vidět celkový obraz.
A to nejlepší na tom je, že díky šablonám ClickUp je plánování snadné.
Ať už organizujete konference nebo večírky, budete mít všechny důležité informace na jednom místě. To znamená méně stresu, více sebevědomí a plánovací proces, který je skutečně příjemný.
Pokud jste připraveni, aby vaše příští akce proběhla hladce, v klidu a její plánování bylo o něco zábavnější, zaregistrujte se zdarma na ClickUp!