Sobotní noc skončila. Bar je zpustošený. Seznam zásob nesouhlasí, chybí láhve a nikdo si nepamatuje, kdo co otevřel. To je realita většiny manažerů barů, kteří spravují zásoby bez spolehlivého systému. Nadměrné objednávky snižují vaše marže. Nedostatečné objednávky ničí služby. A to ani nemluvě o nákladech na nápoje, které nikdy neodpovídají prodejnímu místu.
Šablony to změní. Vnesou do toho strukturu. Bezplatné šablony pro inventarizaci baru v tomto blogu vám pomohou zaznamenat, co máte k dispozici, rychle odhalit mezery a objednat nové zboží, než se problémy začnou hromadit. Ať už provozujete bar sami nebo řídíte rušný tým, tyto nástroje vám pomohou zrychlit, zjednodušit a výrazně usnadnit proces inventarizace.
Co jsou šablony pro inventář baru?
Šablony pro inventář baru jsou předem připravené tabulky nebo dokumenty, které barům pomáhají sledovat zásoby, monitorovat spotřebu a snižovat plýtvání. Namísto vytváření systému od nuly vám tyto šablony poskytují hotovou strukturu pro zaznamenávání počtu lahví, evidování dodávek a výpočet nákladů na inventář baru, a to vše na jednom místě.
Jsou užitečné pro zaneprázdněné manažery barů, kteří potřebují udržovat pořádek, aniž by museli trávit hodiny ručním aktualizováním inventáře.
Většina šablon pro inventář baru vám umožňuje:
- Sledujte stav zásob a množství surovin
- Vypočítejte náklady na výčep a míru spotřeby.
- Sledujte body pro objednání a paritní úrovně.
- Zaznamenávejte dodávky a aktualizujte zásoby v reálném čase.
- Zjednodušte audity a snižte plýtvání
Provozujete jeden bar nebo několik provozoven? Se správnými šablonami pro správu zásob je snazší rychle reagovat, udržovat pořádek a kontrolovat marže.
📖 Přečtěte si také: Jak nastavit efektivní systém správy domácnosti
15 bezplatných šablon pro inventář baru
Žádné dva bary nevedou inventář stejným způsobem. Některé potřebují jednoduchou tabulku, jiné vyžadují podrobnější systém. Shromáždili jsme nejužitečnější šablony pro inventář baru, abyste mohli přeskočit nastavení a sledovat to, na čem záleží.
1. Šablona skladových zásob ClickUp
Šablona skladových zásob ClickUp poskytuje manažerům barů praktický způsob, jak sledovat zásoby, spravovat objednávky dodavatelů a omezit chyby ve skladových zásobách. Je navržena tak, aby udržovala váš dodavatelský řetězec organizovaný napříč více lokalitami a zároveň vám pomáhala minimalizovat nadměrné objednávky, zmeškané objednávky a skryté ztráty.
Vše je také centralizované, takže se nemusíte během provozu honit.
S touto šablonou můžete:
- Prohlížejte a organizujte všechny položky skladových zásob podle typu nebo kategorie.
- Sledujte podrobnosti o dodavatelích, včetně položek a kontaktních informací.
- Zaznamenávejte objednávky a spravujte opakované objednávky pomocí integrovaných zobrazení.
- Rychlý přístup k pokynům pro nastavení pomocí zobrazení „Začít zde“
- Sledujte stav úkolů, jako je Otevřeno nebo Dokončeno, a označujte tak čekající akce.
- Udržujte zainteresované strany v obraze díky aktualizacím v reálném čase a informacím o postupu úkolů.
🍸 Ideální pro: Manažery barů, kteří chtějí vytvořit systém inventáře, který se rychle nastavuje, snadno udržuje a snadno škáluje.
2. Šablona pro správu skladových zásob ClickUp
Správa desítek SKU, aktualizací objednávek a kolísajících nákladů se rychle stává chaotickou. Šablona ClickUp pro správu skladových zásob vám poskytuje strukturovaný způsob sledování pohybu, hodnoty a dostupnosti, takže nemusíte hledat, co je na skladě nebo co je třeba znovu objednat.
Přináší přehlednost do rušných pracovních postupů a pomáhá týmům udržet si náskok při důležitých rozhodnutích týkajících se skladových zásob.
Tuto šablonu použijte k:
- Sledujte množství a náklady položek pomocí tabulkového zobrazení.
- Sledujte trendy pohybu zásob pomocí zobrazení časové osy.
- Zobrazte aktualizace objednávek v reálném čase a hodnotu zásob v různých zobrazeních.
- Organizujte skladové zásoby pomocí stavových štítků, jako jsou „Skladem“ a „Není skladem“.
- Přiřazujte opakující se úkoly pro kontroly nebo objednávky.
- Aktualizujte průběh a automaticky informujte svůj tým.
Podívejte se na toto video a zjistěte, jak můžete vyzkoušet různé zobrazení a najít to, které vám nejlépe vyhovuje👇
🍸 Ideální pro: Týmy v pohostinství, které potřebují spolehlivé systémy pro plánování zásob, aby mohly spravovat hromadné zásoby, kontrolovat náklady a rychle se přizpůsobovat.
📮 ClickUp Insight: 74 % zaměstnanců používá dva nebo více nástrojů, aby našli potřebné informace – přeskakují mezi e-maily, chaty, poznámkami, nástroji pro správu projektů a dokumentací. Toto neustálé přepínání mezi kontexty zabírá čas a snižuje produktivitu. Jako univerzální aplikace pro práci ClickUp sjednocuje veškerou vaši práci – e-maily, chat, dokumenty, úkoly a poznámky – do jediného prohledávatelného pracovního prostoru, takže vše je přesně tam, kde to potřebujete.
3. Šablona zprávy o zásobách ClickUp
Provozování baru znamená pečlivě sledovat, co se prodává a co ne. Šablona ClickUp Inventory Report Template vám pomůže podrobně sledovat výkonnost zásob, abyste mohli analyzovat trendy, sdílet aktualizace se svým týmem a činit chytřejší rozhodnutí o objednávkách.
Je ideální pro zaznamenávání a porovnávání údajů o stavu zásob baru v průběhu času.
Tato šablona vám umožní:
- Vytvářejte strukturované zprávy pro každý cyklus inventáře.
- Organizujte úkoly v přehledech podle kategorie nebo stavu
- Nastavte si upozornění, abyste mohli sledovat pokrok a aktualizace.
- Centralizujte údaje o zásobách z různých zdrojů pro snadnou analýzu.
- Exportujte přehledné a profesionální zprávy pro své partnery.
- Pořádání pravidelných kontrolních schůzek pro udržení souladu
🍸 Ideální pro: Majitele barů, kteří se zaměřují na optimalizaci zásob a pravidelné reportování s cílem snížit plýtvání, zlepšit prognózy a sjednotit rozhodnutí týmu.
📖 Přečtěte si také: Nezbytnosti pro práci z domova pro vaši domácí kancelář
4. Šablona pro inventář restaurace ClickUp
Provozování rušné restaurace znamená sledovat více než jen to, co je na jídelním lístku. Šablona ClickUp Restaurant Inventory Template vám nabízí praktický způsob, jak spravovat zásoby surovin, omezit plýtvání a zefektivnit doplňování zásob, aniž by došlo ke zpomalení služeb.
Je navržen pro kuchyně s vysokým obratem, které musí rychle reagovat. Každý pohled podporuje rychlost, strukturu a přesnost.
S touto šablonou můžete:
- Sledujte týdenní spotřebu surovin v přehledu týdenní spotřeby.
- Udržujte pořádek díky panelům pro skladování položek a nedostupných položek.
- Sledujte nízké zásoby a potřeby doplnění zásob pomocí zobrazení Reorder (Objednat znovu).
- Uspořádejte si klíčové údaje, jako je trvanlivost, cena a množství, na jednom místě.
- Vytvářejte strukturované zprávy pomocí zobrazení tabulky nebo podporovaných aplikací pro správu zásob.
- Přiřazujte vlastní stavy, jako je Nová položka nebo Objednat znovu, aby byl tým vždy synchronizován.
🍸 Ideální pro: Manažery restaurací, kteří musí vyvažovat velké objemy objednávek, rychle se kazící zásoby a měnící se poptávku v kuchyni.
5. Šablona objednávky a skladových zásob ClickUp
Řídíte nákup a zároveň sledujete kolísající stav zásob? Situace se může vymknout kontrole, než stačíte říct: „Kam se poděla všechna tequila?“
Šablona ClickUp pro nákupní objednávky a skladové zásoby integruje oba systémy a poskytuje vám jedno místo, kde můžete sledovat objednávky, skladové zásoby a pokrok dodavatelů od začátku do konce. Snižuje počet opakovaných komunikací a udržuje nákupy v souladu se skutečnými potřebami skladových zásob.
Tato šablona vám umožňuje:
- Vytvářejte individuální úkoly pro každou objednávku a přiřazujte je členům týmu.
- Pomocí vlastních stavů sledujte průběh od požadavku po dodání.
- Spolupracujte se zainteresovanými stranami, abyste potvrdili podrobnosti objednávky a upozornili na zpoždění.
- Nastavte automatická připomenutí a oznámení pro důležité následné kroky.
- Sledujte nákupní data, stav zásob a náklady najednou.
- Uspořádejte si kontakty dodavatelů pomocí šablon seznamů dodavatelů.
🍸 Ideální pro: Majitele firem, kteří spravují časté objednávky a chtějí mít větší kontrolu nad dodávkami, doručováním a odpovědností týmu.
👀 Věděli jste, že... Koncept správy zásob alkoholu sahá až do roku 2000 př. n. l., kdy mezopotámské taverny obsluhovaly cestovatele a byly často spojeny s náboženskými rituály. Starověcí Řekové a Římané měli také „hostinské“, kteří spravovali společné zásoby vína a pečlivě sledovali jejich stav – což byla raná forma správy zásob.
6. Šablona pro inventář kancelářských potřeb ClickUp
Přestaňte ztrácet čas hledáním papíru do tiskárny nebo přemýšlením, kdo objednal poslední balíček lepících poznámek. Šablona ClickUp Office Supplies Inventory Template usnadňuje a zprůhledňuje sledování zásob, zejména v rychle se měnících prostředích, jako jsou bary.
Nahrazuje roztříštěné tabulky jedním organizovaným systémem pro sledování zásob. Týmy mohou doplňovat zásoby nezbytných položek a kontrolovat jejich využití, aniž by musely cokoli odhadovat.
Tuto šablonu použijte k:
- Pomocí zobrazení seznamu priorit můžete rychle sledovat a objednávat urgentní zásoby.
- Organizujte požadavky pomocí zobrazení objednávek podle oddělení a zjednodušte tak koordinaci týmu.
- Získejte přehled o aktuálních skladových zásobách pomocí zobrazení skladových zásob.
- Pro rychlejší zapracování nových členů týmu je proveďte průvodcem pro začátečníky.
- Udržujte všechny v obraze aktualizováním stavů, jak se úkoly přesouvají z „Otevřeno“ do „Dokončeno“.
- Dělejte chytřejší nákupní rozhodnutí díky přehlednému zobrazení objednávek.
🍸 Ideální pro: Manažery barového back office, kteří vyvažují práci s každodenními potřebami a chtějí spolehlivý systém, aby se vyhnuli nedostatku a nadměrným výdajům.
7. Šablona jednoduchého obchodního skladového registru ClickUp
Šablona ClickUp Simple Business Inventory Register je ideální pro malé bary nebo nové podniky a nabízí jednoduchý způsob sledování zásob, objednávek a nákladů, aniž byste se museli ztrácet v složitých postupech.
Je navržen tak, aby vám poskytl rychlý přehled o tom, co se prodává, co leží na skladě a co je třeba znovu objednat. Rozvržení je jednoduché a efektivní, takže se můžete více soustředit na rozhodování a méně na administrativu.
Tato šablona vám umožní:
- Pomocí zobrazení seznamu zásob můžete sledovat všechny úrovně zásob na jednom místě.
- Rychle identifikujte položky s nízkým stavem zásob pomocí zobrazení kritických zásob.
- Přidejte nové produkty okamžitě pomocí formuláře pro skladové položky.
- Rychle nastavte a spravujte pracovní postupy pomocí průvodce pro začátečníky.
- Rozdělte položky do tří stavů – aktivní, neaktivní, nový produkt – pro přehlednou viditelnost.
- Sledujte aktualizace a změny u jednotlivých položek, abyste měli jistotu, že vždy pracujete s přesnými údaji.
🍸 Ideální pro: Majitele barů, kteří potřebují základní systém inventáře, aby měli přehled, zejména při používání více nástrojů.
8. Šablona objednávkového formuláře ClickUp
Šablona objednávkového formuláře ClickUp poskytuje firmám jasný a centralizovaný způsob, jak od začátku do konce zadávat, sledovat a spravovat objednávky dodávek. Zjednodušuje koordinaci dodavatelů, zajišťuje dodržování termínů dodávek a pomáhá týmům eliminovat dohady v rámci celého procesu nákupu.
Budete trávit méně času sledováním aktualizací a více času udržováním provozu v chodu.
S touto šablonou můžete:
- Sledujte všechny příchozí požadavky na dodávky pomocí zobrazení seznamu nových objednávek.
- Vyplňte podrobnosti, jako je typ dodávky, dodací lhůta a informace o žadateli, v zobrazení formuláře objednávky dodávky.
- Třídit a spravovat objednávky podle oddělení pomocí zobrazení Objednávky podle oddělení.
- Buďte informováni o průběhu dodávky díky nástroji Supply Order Tracker View.
- Přečtěte si průvodce pro začátečníky, abyste mohli nastavit a přizpůsobit pracovní postupy.
- Aktualizujte stavy jako „K schválení“, „V přepravě“ nebo „Dokončeno“, aby odrážely změny v reálném čase.
🍸 Ideální pro: Nákupčí nebo manažery, kteří dohlížejí na více nákupních procesů a chtějí zlepšit správu zdrojů napříč týmy.
📖 Přečtěte si také: Nejlepší nástroje AI pro správu skladových zásob
9. Šablona pro inventář baru v Excelu a Google Sheets od Coefficient
Šablona pro inventář baru v Excelu a Google Sheets od společnosti Coefficient je vytvořena pro reálnou správu inventáře baru.
Bezplatná šablona nabízí samostatné sekce pro alkoholické nápoje, mixéry a barové nástroje, kde můžete sledovat množství, umístění, cenu za jednotku a body pro objednání v jednom přehledném zobrazení. Ať už provozujete rušný bar nebo malou hospodu, zjednoduší vám to týdenní kontroly zásob a pomůže vám snadno spravovat inventář v Excelu.
🍸Ideální pro: Manažery barů, kteří chtějí flexibilní systém založený na tabulkách pro sledování alkoholu, mixérů a sklenic bez složitého softwaru.
📖 Přečtěte si také: Nejlepší alternativy k Microsoft Excel
10. Šablona pro inventář baru ve formátu tabulky od Superjoin
Šablona pro evidenci zásob baru od Superjoin, navržená pro praktické každodenní použití, pokrývá všechny aspekty zásob vašeho baru – od alkoholu přes mixéry až po ozdoby. Šablona tabulky vám pomůže zaznamenávat množství, informace o dodavatelích a data nákupu a zároveň udržovat přesný a snadno aktualizovatelný seznam zásob.
Díky přehlednému rozvržení a prostoru pro vlastní záznamy je to skvělá volba pro týmy, které chtějí jednoduchou kontrolu bez nutnosti učit se nový software.
🍸Ideální pro: Barový personál a týmy v pohostinství, které hledají jednoduchý způsob, jak sledovat stav zásob a efektivně objednávat nové zboží.
👀 Věděli jste, že... V roce 1862 vydal Jerry Thomas knihu How to Mix Drinks (Jak míchat nápoje), první barmanův průvodce na světě. Kromě receptů obsahovala také tipy, jak efektivně skladovat a spravovat zásoby baru, což dokazuje, že i v 19. století byly zásoby klíčovou součástí barmanova řemesla.
11. Šablona tabulky pro inventář alkoholu od Jotform
Šablona tabulky pro evidenci zásob alkoholu od Jotform nabízí flexibilní způsob sledování značek, obsahu alkoholu, cen a množství – ideální pro bary nebo obchody s alkoholem, které upřednostňují digitální technologie. Podporuje plynulé kategorizování a třídění, což vám umožňuje spravovat zásoby na základě výkonu, stáří nebo frekvence objednávek.
Šablona je plně editovatelná, takže můžete snadno přizpůsobit štítky, záložky a sloupce podle potřeb vašeho baru.
🍸Ideální pro: Bary, obchody s alkoholem a restaurace, které chtějí digitalizovat sledování zásob a zlepšit rozhodování pomocí podrobných reportů.
12. Šablona pro inventář baru od Template. Net
Pokud hledáte jednoduchý způsob, jak sledovat zásoby v baru, šablona pro inventář baru od Template. Net je skvělou volbou. Díky přehledným sekcím pro lihoviny, piva, vína a mixéry vám tato minimalistická šablona pro inventář baru pomůže rychle zaznamenávat množství bez zbytečných polí nebo vzorců.
Můžete je také vytisknout, sdílet se zaměstnanci nebo je použít k rychlé ruční kontrole zásob během rušných hodin.
🍸Ideální pro: Majitele barů nebo koordinátory akcí, kteří spravují kompaktní zásoby a potřebují rychlý a přehledný formát pro denní nebo týdenní sledování.
13. Šablona rozložení skladových zásob baru od Template. Net
Šablona pro evidenci zásob baru od Template. Net, vytvořená s ohledem na jednoduchost, nabízí strukturovaný způsob seskupování a seznamování alkoholických a nealkoholických položek. Díky jasným kategoriím položek, jako jsou lihoviny, vína, piva, džusy a sirupy, můžete vše zaznamenat na jeden list, aniž byste to zbytečně komplikovali.
Minimální nastavení sloupců je ideální pro rychlé denní aktualizace nebo základní kontroly zásob v různých typech barů.
🍸Ideální pro: Menší bary, organizátory akcí nebo hotelové bary, které potřebují rychlý a jednoduchý způsob sledování různých kategorií zásob.
14. Šablona tabulky pro inventář baru od Backbar
Šablona tabulky pro inventář baru od Backbar pomáhá manažerům barů vypočítat náklady na unci, cenu za porci a paritní úrovně na první pohled.
Přehledné rozvržení je ideální pro sledování zásob alkoholu, piva a vína s přesnými jednotkovými cenami a přizpůsobenými výpočty porcí. Je vytvořeno v Excelu a navrženo tak, aby zjednodušilo rozhodování o objednávkách a zároveň zlepšilo přehlednost zásob.
🍸Ideální pro: Manažery barů a restaurací, kteří chtějí mít v reálném čase přehled o hodnotě zásob a nákladech na obsluhu, aby mohli zefektivnit provoz.
🧠 Zajímavost: Přemýšleli jste někdy, proč se tomu říká jigger? Poděkujte za to britskému královskému námořnictvu. Termín pochází z „jiggermast“ – nejmenšího stěžně na lodi – a byl slangovým výrazem pro denní příděl rumu pro námořníky (podávaný samozřejmě v kovovém poháru). V 19. století se v New Yorku rozdávaly jiggery whisky irským dělníkům pracujícím na kanálech.
15. Šablona pro inventář baru ve formátu tabulky od File Drop
Šablona pro inventář baru ve formě tabulky od File Drop poskytuje vizuální a barevně označený systém pro sledování inventáře baru v reálném čase. Každý řádek obsahuje názvy položek, značky, SKU, stav zásob, jednotkové náklady a stav objednávky.
Podmíněné formátování zvýrazní položky, které vyžadují pozornost, a pomůže vám tak zabránit nadměrnému objednávání nebo vyčerpání zásob.
🍸Ideální pro: Manažery barů a týmy v pohostinství, kteří chtějí automatizovaný Google Sheet, který upozorní na potřebu doplnění zásob a zefektivní týdenní objednávky dodávek.
Co dělá šablonu inventáře baru dobrou?
Pokud vám váš současný inventární list baru připadá spíše jako honba za pokladem než jako systém, pravděpodobně v něm chybí klíčové podrobnosti. Dobrá šablona inventáře baru neslouží pouze ke sledování stavu zásob, ale pomáhá vám také pochopit, co se prodává, co chybí a co vás stojí peníze.
Hledejte šablony, které podporují:
- Snadno upravitelná pole, takže můžete přizpůsobit velikost lahví, názvy produktů nebo jednotky podávání.
- Předem připravené kategorie pro pivo, víno, lihoviny, ozdoby a nealkoholické nápoje.
- Automatické výpočty nákladů, jako jsou procenta nákladů na výdej a sledování odchylek.
- Flexibilní formáty – ať už dáváte přednost Excelu, Google Sheets nebo ClickUp Doc.
- Vizuální přehledy pro sledování využití a zjišťování trendů ve vašich skladových metrikách
Skvělá šablona vám v konečném důsledku poskytne kontrolu. Pomůže vám včas odhalit ztráty, objednávat chytřeji a být vždy o krok napřed, ať už spravujete jednu prodejnu nebo více poboček.
Provádějte chytřejší pohyby zásob pomocí ClickUp
Většina chyb ve skladových zásobách nevzniká z nedbalosti, ale z nepřehledných nástrojů a odhadů. Dobrá šablona to změní. Poskytuje vám strukturu, snižuje množství přepracování a udržuje přehled o každé objednávce, láhvi a dodavateli.
ClickUp, aplikace pro vše, co souvisí s prací, jde ještě o krok dál. Její vestavěné šablony jsou dostatečně flexibilní pro denní inventury, sledování dodavatelů a upozornění na potřebu objednávky – vše v jednom pracovním prostoru. Získáte kompletní přehled o tom, co dochází, co je na cestě a co je třeba schválit.
Zaregistrujte se nyní na ClickUp a získejte kontrolu nad zásobami svého baru, než ony ovládnou vás.