Malé a střední podniky čelí při správě zásob těžké výzvě, a to bez ohledu na odvětví. Jak uspokojit poptávku zákazníků a zároveň minimalizovat náklady spojené s nadměrnými zásobami nebo jejich nedostatkem?
Řízení zásob je životně důležitou součástí maloobchodních a velkoobchodních operací a zajišťuje efektivní fungování podniků.
V prostředí s rostoucí konkurencí, kde jsou očekávání zákazníků vysoká a tržní podmínky se rychle mění, může špatné plánování zásob vést k významným finančním dopadům, jako jsou zvýšené náklady na skladování a ztracené prodejní příležitosti.
Optimalizace zásob však zajišťuje dostupnost produktů, snižuje nadbytečné zásoby a uvolňuje kapitál, což vede k lepšímu cash flow a spokojenosti zákazníků. Je zřejmé, že plánování a správa zásob jsou klíčovými aspekty podnikání a určují jeho úspěch.
Tento článek se zabývá tím, jak zlepšit a zvládnout proces plánování zásob. Nejprve si ale vysvětlíme základní pojmy.
Porozumění plánování zásob
Představte si následující situaci: vyvinuli jste úspěšný produkt a jakmile se dostane na trh, jste si jisti, že se vyprodá. Nakoupíte zásoby, uvedete produkt na trh a čekáte, až se objeví nápis „vyprodáno“. Najednou však nastane neočekávaný problém a dodací lhůty jsou delší, než se předpokládalo.
V důsledku toho vaši zákazníci začínají rušit objednávky a požadovat vrácení peněz. Prodloužená dodací lhůta zastínila poptávku po produktu, takže vám zůstaly neprodané zásoby a žádní kupující.
Doslova trefa do černého!
Skladování produktů bez pečlivého posouzení poptávky může vést k nadměrným zásobám, zvýšeným skladovacím nákladům a potenciálnímu plýtvání. Následný efekt má vážný dopad na ziskovost a provozní efektivitu vašeho podnikání.
Na druhou stranu, pochopení a implementace chytrých strategií vám může pomoci udržet si náskok před konkurencí. Správné řízení zásob je především o vrstvení. V dlouhodobém horizontu může software pro řízení zásob celý proces výrazně usnadnit a zvýšit jeho spolehlivost.
Co je plánování zásob?
Plánování zásob zahrnuje správu a organizaci produktů, které značka hodlá prodávat za účelem generování zisku. Zahrnuje různé logistické postupy a strategie, které je nutné denně implementovat, aby byl zajištěn hladký chod podniku.
Plánování zásob se liší od podniku k podniku. Nelze použít jednu strategii pro všechny.
Například v případě módního průmyslu nebo podnikání s rychle se kazícími potravinami není možné skladovat zásoby na delší období. Hlavním cílem módního domu je prodat své zásoby dříve, než vyjdou z módy. V případě potravinářského průmyslu může skladování příliš velkého množství bez zjevné potřeby vést k poškození zásob.
Zásoby mají hodnotu pouze tehdy, pokud se neustále pohybují a vedou k ziskovému cash flow.
Výhody plánování zásob
Efektivní plánování zásob umožňuje vaší firmě dosahovat výnosů bez komplikací. To je váš základ.
Zde jsou čtyři klíčové výhody správného plánování a řízení zásob.
Zvýšená ziskovost
Každý dolar zásob, které společnost drží nad svou ideální úrovní, generuje 20 % až 30 % dodatečných nákladů.
Každý dolar zásob, které společnost drží nad svou ideální úrovní, generuje 20 % až 30 % dodatečných nákladů.
Přesné plánování zásob vám umožní dosáhnout zisku, zvýšit příležitosti a rozšířit sezónní prodej. Sledování výkonu a analýza historických údajů o prodeji vám umožní vyjednávat s dodavateli, balírnami a dopravci tak, aby vaše zásoby byly vždy na optimální úrovni.
Spokojenost zákazníků
Vezměme si jako příklad knihkupectví s názvem Forgotten Chapter. Knihkupectví začíná jako klasický obchod s knihami, s hromadami románů ve slevě a lidmi, kteří se hrnou, aby je koupili.
O několik měsíců později se Forgotten Chapter rozhodne přizpůsobit trendu a začne prodávat nejnovější rychle se prodávající romány. Naplní své sklady a obrat se zdvojnásobí. V tomto procesu však ztratí přehled o skladování klasických děl, která jsou jejich specialitou. Nakonec klesne počet náhodných zákazníků, přestanou chodit stálí zákazníci a tržby prudce poklesnou.
Co si myslíte, že je zde problémem?
Naskladnili nejnovější produkty, čímž zlepšili počáteční prodeje, ale tím ztratili svou jedinečnou prodejní nabídku (USP). Právě jejich klasická nabídka je skutečně odlišovala od ostatních.
Znamená to, že by se podniky neměly vyvíjet s trendy? Rozhodně ne – měly by. Forgotten Chapter však přehlédlo analýzu KPI a správu objednávek. Jedná se o klasický případ špatného plánování zásob.
Software pro správu objednávek vám pomůže sledovat minulé objednávky, což vám umožní plánovat a rozšiřovat podnikání podle potřeby.
Plánování zásob přímo souvisí se spokojeností zákazníků. Analyzujte údaje o minulých prodejích, předvídejte budoucí trendy v prodeji a zavádějte strategii, která vyhovuje vašemu podnikání. Využijte své jedinečné prodejní argumenty k získání věrných zákazníků.
Snížené náklady na skladování
Mnoho startupů má tendenci nadměrně zásobovat sklady, což váže cenné počáteční finanční prostředky. Plánování zásob naopak uvolňuje kapitál. Klíčové otázky, které si zde musíte položit, jsou: Jak se produkt prodává? Kde se prodává? Kdo je ideální zákazník?
Odpovědí na tyto otázky můžete začít efektivně snižovat náklady na skladování.
Velká část tohoto úsilí vyžaduje plánování a znalost kapacit vašeho podniku. Zahrnuje prohlížení dat, výpočet aktuálních zásob a předpovídání budoucích trendů, čímž se snižují náklady na držení neprodejných zásob. Svou společnost můžete vést tak, že jim ukážete plánování kapacit pomocí jednoduchých tabulek Excel a snadných šablon pro plánování zásob.
Zlepšete efektivitu dodavatelského řetězce
Plánování zásob metodou Just-In-Time (JIT) je vysoce účinná praxe, jak se vyhnout nadměrnému skladování. Zahrnuje příjem zboží a surovin od dodavatelů pouze v případě, že jsou potřeba.
Plánování zásob JIT je také známé jako TPS nebo Toyota Production System, podle renomované automobilky, která tento způsob fungování zavedla na počátku 70. let. Toyota objednává díly pro své vozy pouze v případě potřeby nebo když obdrží objednávky na nové automobily.
To je také výsledek efektivního řízení dodavatelského řetězce.
Šablona kontrolního seznamu pro správu dodavatelů od ClickUp vám umožní vytvořit tabulky, díky kterým bude správa zásob hračkou.
Tato šablona vám pomůže vyhodnotit a vybrat nejlepší dodavatele pro vaše produkty, shromažďovat zpětnou vazbu pro sledování jejich výkonu a zlepšit komunikaci a spolupráci.
S touto šablonou můžete
- Přidejte vlastní pole pro rozdělení dodavatelů podle životaschopnosti, logistiky, časových harmonogramů a schopnosti reagovat.
- Využijte 16 různých vlastních atributů, jako jsou poznámky, kontaktní číslo, e-mail dodavatele, včasnost a značky, k ukládání informací o dodavatelích a snadné vizualizaci údajů o dodavatelích.
- Otevřete čtyři různé pohledy v různých konfiguracích ClickUp, jako jsou Hodnocení dodavatelů, Průvodce pro začátečníky, Informace o dodavatelích a Formulář pro hodnocení dodavatelů, abyste měli snadný přístup ke všem informacím a mohli je snadno organizovat.
Přečtěte si také: 10 bezplatných šablon seznamů dodavatelů pro správu kontaktů
Výzvy procesu plánování zásob
Nejsložitějším aspektem plánování zásob je správa a interpretace velkého množství dat.
Každá objednávka musí být podepsána, musí být uvedeny podrobnosti o přepravě, podrobně popsány podrobnosti o skladování nebo skladových zásobách a náklady na každý malý aspekt podnikání musí být vyúčtovány a zaúčtovány.
To vše vyžaduje bezchybný a snadno použitelný systém řízení zásob, nemluvě o pokročilém logistickém plánování.
Další výzvy, které mohou nastat, jsou
- Nedostatečná spolehlivost dodavatelů a špatná komunikace
- Nepřesné předběžné prognózy vedoucí k neplánovanému poklesu poptávky spotřebitelů
- Přehlednost zásob může být omezená i přes hodiny plánování.
- Procesy plánování zásob, které nejsou založeny na datech, trendech a analýze trhu, mohou vést k neúspěchu.
- Špatné řízení lidských zdrojů; změna personálu, ať už ve firmě nebo u prodejce, může ovlivnit plánování zásob.
Metody plánování zásob
Ačkoli existuje několik modelů plánování zásob, rozhodli jsme se zaměřit na několik nejdůležitějších.
Ekonomické objednávkové množství (EOQ)
Toto je ideální množství zásob, které musí mít podnik, aby snížil náklady na skladování. Pokud toho značka dokáže dosáhnout, je to významný krok vpřed.
EOQ = √(2 D S) / H
Toto je vzorec, který musíte přizpůsobit svému obchodnímu modelu, kde:
S je objednávková cena nebo fixní náklady.
D je roční poptávané množství
H je skladovací náklady nebo variabilní náklady.
Tento vzorec vám řekne, jaké zásoby potřebujete v daném okamžiku, aby vaše podnikání fungovalo hladce. Pokud se vám to zdá složité, můžete k zjednodušení této úlohy použít nástroj pro správu nákupu.
Model bodu objednávky
Bod pro objednání je doporučený bod, kdy musí podnik objednat nové zásoby, aby se vyhnul riziku nedostatku zásob.
Vezměme si jako příklad pekárnu. Podnik se specializuje na briošky a čerstvě upečené zboží se rychle vyprodá. Zákazníci i majitel jsou spokojeni. Najednou však nastane problém s dodávkami másla. Dodavatel má potíže s elektřinou, což ovlivňuje proces pečení. Pekárna čelí zpoždění v dodávkách. To nakonec vede k výraznému poklesu zákazníků.
Co se zde stalo? Nebyl zaveden žádný správný model pro objednávky.
Aby se takovým incidentům předešlo, je rozumné zavést systém potvrzení o přijetí zboží. Ten vám umožní sledovat dodavatele a monitorovat proces dodavatelského řetězce, což vám pomůže určit, kdy objednat další zásoby.
Bezpečné plánování zásob
Tato praxe řízení zásob zajišťuje, že budete mít ve skladu dostatečné množství zásob, aby vám nedošly během náhlého nárůstu poptávky. Funguje to podobně jako pojistka, která vás udrží nad vodou.
Musíte zde využít analýzu hodnotového řetězce, abyste zvýšili životnost podniku a zajistili co nejefektivnější správu zásob. Tento proces vám dá náskok před konkurencí.
Bezpečné plánování zásob podložené analýzou hodnotového řetězce pomáhá předvídat budoucí trendy poptávky.
ABC analýza
ABC analýza je proces rozdělení zásob do tří skupin.
- A přispívá k 20 % vašich nejprodávanějších produktů, které tvoří 70 % tržeb.
- B přispívá k prostředním 30 % vašich produktů, což vede k 20 % tržeb.
- C představuje spodních 50 % vašich produktů, které tvoří 10 % tržeb.
Tato analýza urychluje správné plánování a správu zásob. Pomáhá podnikům rozhodovat, co a v jakém množství skladovat. Když analyzujete své skladovací potřeby na základě ABC, můžete lépe stanovit priority.
Nyní se naučíme, jak vytvořit a realizovat plán zásob!
Jak vypracovat a implementovat plán zásob
Vypracování a zavedení plánu zásob ve vaší firmě je velká výzva. Zde je však stručný průvodce, jak na to.
Kroky k vytvoření plánu zásob a jeho realizaci
- Vytvořte si seznam svých produktů a roztřiďte je do kategorií.
- Proveďte důkladný průzkum a pečlivě analyzujte data. Měli byste dokonale znát svůj produkt a přesně vědět, kde se prodává.
- Vytvořte seznam potenciálních dodavatelů na základě preferencí, umístění, kvality a dostupnosti. Analyzujte jejich výkonnost pomocí zkušebního období.
- Používejte integrovaný a pro začátečníky přívětivý systém správy objednávek a dodávek.
- Vytvořte systém, který je jednoduchý a efektivní
- Proškolte zaměstnance, aby dodržovali systém. Pravidelně sledujte výkonnost.
- Sledujte obratový poměr zásob. Ten bude vaším základem, který můžete postupně upravovat na základě získaných dat.
- Vytvořte model bodu pro objednání a bezpečné skladovací postupy
- Hledejte neustálý prostor pro zlepšení pomocí hloubkové analýzy dat a monitorování.
- Jakmile budete mít vše připraveno, automatizujte vše, co je možné.
Pokud budete postupovat podle těchto kroků a budete používat spolehlivý software pro plánování zásob v e-commerce, můžete své plánování zásob dostat na správnou kolej a podpořit růst svého podnikání.
Používání ClickUp k plánování a správě skladových systémů
ClickUp vám pomáhá efektivně spravovat a třídit zásoby a zároveň nabízí vysoce přizpůsobitelné funkce, které lze přizpůsobit jakémukoli podnikání.
Vezměte si například šablonu ClickUp Inventory Management Template. Umí efektivně zpracovat a přizpůsobit vaše požadavky. Navíc je to velmi uživatelsky přívětivý nástroj pro plánování zásob.
Tato šablona vám může pomoci několika způsoby:
- Zjednodušuje vám organizaci. Můžete si vytvořit seznam zásob, sledovat dodávky od dodavatelů, sledovat zásilky zákazníkům.
- Můžete přesně kontrolovat stav objednávek a body pro opětovné objednání.
- Můžete vytvořit snadno přístupné skladové listy, které můžete sdílet se zaměstnanci a dodavateli, abyste mohli efektivně spravovat dodavatelský řetězec.
- Šablona je přizpůsobitelná. To znamená, že můžete upravovat a vytvářet vlastní pole pro správu zásob, jako jsou další objednávka, manažer operací, objednáno, aktuální zásoby a množství objednávky.
- Sledování můžete také vylepšit pomocí automatizace a specifických vyhledávacích značek.
- Obsahuje sedm vlastních zobrazení – tabulku, časovou osu, seznam, aktualizace objednávek a hodnotu, které vám pomohou lépe porozumět vašim zásobám a lépe je plánovat.
Řízení dodavatelského řetězce a zásob jde ruku v ruce. Šablona zásob ClickUp umožňuje rychlé, snadné a efektivní sledování celého dodavatelského řetězce.
S touto šablonou můžete:
- Spravujte stav zásob a objednávky v reálném čase
- Sledujte zásilky a termíny dodání napříč několika sklady
- Analyzujte trendy pro lepší rozhodování
Tato šablona může zefektivnit proces správy zásob a snížit počet lidských chyb, což umožňuje lepší prognózy a přehled o stavu zásob, aby bylo možné identifikovat potenciální problémy.
Můžete přidat vlastní stavy (Otevřeno a Dokončeno) a sledovat tak průběh každé položky ve skladových zásobách. Navíc můžete použít 15 různých vlastních atributů, jako jsou Požadováno, Potřebné množství, Umístění dodavatele, Bod pro objednání a Cena za jednotku, abyste uložili informace o svých skladových zásobách a snadno vizualizovali data o skladových zásobách.
Můžete také otevřít šest zobrazení v různých konfiguracích ClickUp, jako jsou Zásoby, Podle dodavatele, Umístění dodavatele, Objednávkový formulář, Začít zde a další, které vám pomohou spravovat vaše zásoby.
Překonejte výzvy spojené se správou zásob pomocí ClickUp
Správa zásob je nepřetržitý proces, nikoli jednorázová činnost. Vytvořte si seznam spolehlivých dodavatelů, jasně sdělte své potřeby, proškolte své zaměstnance v používání systému, sledujte a monitorujte pokrok a neustále automatizujte a vylepšujte.
Nepodceňujte však význam zavedení softwaru pro plánování zásob, jako je ClickUp. Zjednodušuje všechny výše uvedené kroky, díky čemuž je vaše plánování zásob předvídatelnější, bezpečnější a představuje přínos pro vaše podnikání.
Začněte s ClickUp ještě dnes!