New Reach Marketing: Jak nám ClickUp pomohl rozšířit naši agenturu na 800 000 dolarů ARR

Lindsey Rossi je provozní manažerkou společnosti New Reach Marketing. Specializuje se na budování systémů a zlepšování provozních procesů ve společnosti. Ve volném čase se Lindsey věnuje skládání hudby, zpěvu, výuce zpěvu a pobytu v přírodě.

Při zakládání firmy je snadné si narychlo sestavit systém pro správu projektů, aniž byste brali v úvahu jeho škálovatelnost. Možná používáte nástroje jako Google Sheets a textové aplikace a váš současný systém už nestačí.

Pokud máte pocit, že vám chybí organizace a ztrácíte čas, využití efektivního nástroje pro řízení projektů by mohlo být řešením, jak podpořit růst a škálovatelnost vaší společnosti.

Společnost New Reach Marketing zahájila svou činnost v roce 2020 jako malý podnik a v té době byla spravována výhradně prostřednictvím Google Sheets.

Jakmile naše společnost začala nabírat na obrátkách a získávat klienty, bylo nám jasné, že náš stávající systém nebude škálovatelný ani zvládnutelný.

Během šesti měsíců jsme vyzkoušeli několik nástrojů pro řízení projektů (PM) a vybrali jsme si ClickUp, protože je uživatelsky přívětivý, šetří čas a lze jej přizpůsobit našim specifickým potřebám.

Zde se dozvíte, jak se přechod na jinou platformu pro řízení projektů ukázal jako jedno z nejlepších rozhodnutí, která jsme jako agentura učinili.

Problém: Neorganizované pracovní postupy, potíže se správou projektů a nedorozumění

Představte si, že přijdete do práce a okamžitě jste zavaleni textovými zprávami, zprávami na Slacku a seznamem úkolů, u nichž není jasné, jaké mají priority ani jakou mají naléhavost.

Každé ráno trávíte hodinu nebo i více tím, že se snažíte zorganizovat, ale stále nemáte ponětí, jak začít den.

Otevřete Google Drive, abyste našli správný dokument Google Sheets a prohledali zprávy, abyste se ujistili, že vám nic neuniklo.

Procházíte nespočet řádků dat, abyste našli to, co potřebujete – systém sice funguje, ale jen tak tak.

Takto to u nás v New Reach Marketing vypadalo, než jsme přešli na ClickUp.

S postupem času se správa našich tabulek stávala čím dál tím složitější. Jen v naší tabulce s obsahem jsme dosáhli 648 řádků a v jedné tabulce jsme měli několik listů, abychom mohli spravovat různé projekty pro všechny naše klienty! 😱

Bylo téměř nemožné udržet přehled a věci neustále unikaly pozornosti.

Naše řízení projektů nebylo optimalizováno pro takový růst, jaký jsme očekávali.

Ukážu vám několik snímků obrazovky z našich starých tabulek Google Sheets a později vám představím náš nový systém, abyste mohli vidět, jak jsme fungovali před zavedením ClickUp a jak fungujeme nyní.

Nejprve však uvedeme několik informací o tom, jaký typ společnosti jsme a jak se nám podařilo přizpůsobit ClickUp našim obchodním potřebám.

Co jako agentura děláme: Pohled do zákulisí našeho starého systému

Abyste mohli nahlédnout do zákulisí toho, jak nám ClickUp pomohl dosáhnout ročního opakovaného výnosu (ARR) ve výši 800 000 dolarů, budete potřebovat základní přehled o tom, čím se jako společnost zabýváme.

Společnost New Reach Marketing se specializuje na SEO a obsahový marketing. Máme několik klientů z různých odvětví s různými cíli a spravujeme tři různé typy klientů, včetně těch, pro které budujeme zpětné odkazy, a těch, pro které vytváříme obsah.

Když chce klient zlepšit své celkové umístění ve vyhledávačích, zadá nám budování odkazů. Zde je sedm marketingových kampaní, ze kterých vybíráme při tvorbě plánu pro naše klienty v oblasti budování odkazů:

Každá kampaň prochází třemi různými fázemi, bez ohledu na to, o jakou kampaň se jedná.

Naší nejoblíbenější kampaní je publikování příspěvků hostujících autorů – zde je stručný přehled toho, jak to funguje:

Krok 1: Vyhledávání potenciálních zákazníků

Vyhledáváme weby, které obsahují blogy související s cílovými segmenty klienta, a získáváme jejich e-mailové údaje.

Krok 2: Personalizace

Prohlédneme si blog potenciálního zákazníka, najdeme na něm něco, co se nám líbí, a přizpůsobíme šablonu e-mailu. Také zanecháme komentář na blogu, abychom navázali kontakt s potenciálním zákazníkem. Pomáhá to zvýšit míru odezvy, protože posíláme studené e-maily.

Krok 3: Oslovování potenciálních zákazníků

Zájemcům zasíláme e-maily a jakmile obdržíme odpověď, navrhujeme jim témata pro jejich blog. Jakmile si daný médium vybere téma, zašleme žádost o obsah našemu redaktorovi a do těchto příspěvků od hostujících autorů vložíme odkazy na web našeho klienta.

Pro naše klienty v oblasti obsahu provádíme důkladný výzkum klíčových slov, vytváříme grafiku na míru s cílem podpořit organické odkazování a připravujeme články tak, aby překonaly konkurenční články, které se umisťují ve výsledcích vyhledávání pro klíčové slovo, o které usilujeme.

Dříve jsme to všechno dělali v Google Sheets, ale nebylo to spravováno jako samostatné projekty, takže jsme nemohli škálovat ani věci snadno spravovat.

Podívejte se na naši starou tabulku s obsahem ⬇️

Trochu ohromující, že? A to ani není úplný přehled všech informací, které jsme uložili v Google Sheets.

Bylo pro nás opravdu těžké zjistit, kolik článků pro naše klienty máme v přípravě a jak dlouho už se nacházejí v jednotlivých fázích! Některé věci se ztrácely a vypracování reportu pro klienta zabíralo spoustu času.

Takto jsme spravovali stavy aktivních kampaní našich klientů. Zde jsme také ukládali výpisy z kampaní (všechny podrobnosti o každé kampani, kterou jsme realizovali) a pracovní list klienta ⬇️

A toto je kompletní přehled našich klientů, jejich cílů a procentuálního pokroku ve srovnání s tím, kde jsme byli v daném měsíci. Toto je určeno konkrétně pro naše klienty v oblasti budování odkazů, protože před zavedením ClickUpu jsme pro klienty s prací přímo na webu neměli ani žádný systém sledování.

Jak vidíte, systém jsme sice měli, ale rozhodně nebyl škálovatelný. 😬

Náš první projektový manažer zvolil jako řešení Asanu, ale ta problém ani zdaleka nevyřešila – naopak, situaci ještě zhoršila.

Prvním problémem bylo, že se pokusili postupně přejít z Google Sheets na Asanu, místo aby provedli hladký přechod. To způsobilo ještě větší problémy s komunikací, protože stejné projekty byly spravovány na více místech.

Z tohoto důvodu náš tým ztrácel více času než v době, kdy jsme používali výhradně Google Sheets, a upřímně řečeno, lidé tuto platformu ani příliš nevyužívali.

Pro tým bylo také opravdu těžké se zorientovat v tom, jak to funguje, a nástroj nebyl dostatečně přizpůsobitelný, aby vyhovoval potřebám naší agentury. Strávili jsme spoustu času snahou přijít na to, jak Asana funguje, a čas jsou peníze, takže jsme také zbytečně utratili spoustu peněz.

Ale tak to u startupů prostě chodí – spousta počátečních potíží a učení se z vlastních chyb.

Řešení: Přechod na komplexní platformu pro řízení projektů

ClickUp nám nakonec poskytl vše, co jsme potřebovali k rychlému rozšíření. Podařilo se nám převést systém, který jsme měli v Google Sheets, do ClickUp, což týmu výrazně usnadnilo přechod. Neměnili jsme procesy, pouze jsme vylepšili provoz.

ClickUp je uživatelsky přívětivý, má úžasný hierarchický systém a umožňuje týmovou spolupráci, přizpůsobení a automatizaci – to bylo přesně to, co jsme hledali.

Podařilo se nám hladce převést náš tým na ClickUp za něco málo přes měsíc. To svědčí o tom, jak je ClickUp uživatelsky přívětivý a intuitivní a kolik zdrojů poskytuje začátečníkům. Pokud tedy máte obavy z přechodu, nemusíte se bát. Pokud to zvládnu já, zvládnete to i vy. 😊

Jak jako agentura využíváme ClickUp: Pohled do zákulisí našeho nového systému

Teď, když jste viděli, jak to fungovalo dříve, vám ukážu, jak dnes jako agentura ClickUp využíváme.

Začněme s naším obsahem!

Níže je zobrazen náhled na tabuli, která ukazuje stav každého článku, na kterém právě pracujeme. Pokud se podíváte na naši starou tabulku, zjistíte, že tam nebylo možné zjistit, kolikrát jsme články sledovali, ani kolik článků se nacházelo v jednotlivých fázích. Chyběly nám také termíny dokončení a skutečná organizace.

Bonus: Software pro marketingové agentury

Díky ClickUpu nyní můžeme pomocí filtrování zobrazení zjistit, na kolika článcích pro daného klienta se právě pracuje. Stačí jedno kliknutí a máme kompletní přehled o aktuálním stavu. Můžeme také lépe sledovat termíny a mnohem snadněji řídit náš tým.

Máme spoustu vlastních stavů, ale tento přístup nám vyhovuje, protože se setkáváme s mnoha scénáři týkajícími se různých webových stránek. V každém stavu jsme nastavili automatizaci, která při postupu v procesu zohledňuje správný termín splnění, a s rozšiřováním našich aktivit pracujeme na dalším zlepšení toku obsahu.

Zde je pohled do zákulisí toho, jak spravujeme náš obsah na webu v ClickUp ⬇️

Zde je stručný přehled toho, jak pomocí ClickUp spravujeme kampaně pro klienty ⬇️

Kampaně procházejí těmito třemi stavy znovu a znovu, dokud neskončí, k čemuž obvykle dojde pouze v případě, že se rozhodneme zvolit jinou cestu nebo klient ukončí smlouvu. Správa tohoto procesu je prostřednictvím ClickUp opravdu snadná.

Nyní se podívejme na náš nový a vylepšený seznam klientů ⬇️

Není to nádhera? Máme zde vše, co potřebujeme vědět o našich klientech, a ke každému klientovi jsme přiřadili aktivní kampaně. Můžeme také snadno měnit stavy klientů.

Nastavili jsme několik automatizací, abychom omezili administrativní úkoly. Například když se zvýší počet hodin strávených s klientem za týden, ClickBot napíše komentář, ve kterém upozorní člena týmu zodpovědného za rozvrhování času na jednotlivé projekty (vyhledávání nových klientů, personalizace, oslovování).

Před zavedením ClickUp, když klient chtěl pozastavit práci, komunikovalo se o tom přes Slack a někdy to bylo opravdu matoucí. Nyní stačí jedno kliknutí a celý tým zná stav daného klienta.

Máme také seznam pro každý typ klienta, o kterém jsem se zmínil dříve. V budoucnu plánujeme další expanzi a víme, že to zvládneme díky nekonečným možnostem, které ClickUp nabízí.

5 nejoblíbenějších výhod ClickUpu

1. Uživatelsky přívětivé

Jednou z věcí, které na ClickUpu oceňujeme nejvíce, je jeho uživatelská přívětivost. Je extrémně snadný na používání a velmi intuitivní. Zde jsou čtyři faktory, díky kterým byl přechod na ClickUp naprosto hladký:

2. Nabízí přehlednou hierarchii

Hierarchie v ClickUp se nám opravdu líbí, protože díky ní je snadné udržovat pořádek. S ClickUpem můžete:

Zobrazení můžete také filtrovat podle přidělených osob, štítků, vlastních polí a dalších kritérií!

Zde je příklad toho, jak využíváme hierarchii v ClickUp:

Zde je přehled našich různých prostorů. Pokud kliknete na „Vše“, uvidíte doslova vše, co se v ClickUp pro vaši firmu děje. Odtud si můžete prohlédnout jednotlivé prostory.

Pokud například kliknete na prostor „Content“, uvidíte vše, co se v tomto prostoru děje. Mám to barevně rozčleněné, takže když se podívám na veškerý náš obsah v zobrazení seznamu, bude rozdělený podle barev.

Pokud kliknete na složku „Guest Post Content“, uvidíte vše, co se v této složce nachází.

Jakmile složku otevřete, můžete si prohlédnout všechny seznamy, které se v ní nacházejí. Jak vidíte, náš obsah je rozdělen do dvou složek a každá z nich obsahuje seznamy, které nám pomáhají udržovat pořádek. Můžeme také vidět, kolik úkolů je v každém seznamu. Hierarchii ClickUp jsem opravdu pochopil až poté, co jsem absolvoval úvodní kurz o ClickUp na ClickUp University.

3. Podporuje spolupráci v týmu

ClickUp podporuje spolupráci v týmu. Oceňujeme zejména následující možnosti:

4. Vysoce přizpůsobitelné

Pro naši firmu bylo klíčové najít platformu s velkým množstvím přizpůsobitelných možností. ClickUp vám umožňuje přizpůsobit si nastavení následovně:

5. Užitečné funkce automatizace

ClickUp nabízí několik funkcí automatizace, které můžete implementovat na jakékoli úrovni – v prostoru, složce nebo seznamech. Automatizace:

Řešení našich problémů a škálování s ClickUpem

ClickUp pomohl naší společnosti expandovat a umožnil nám přijímat více klientů a zakázek.

Díky přechodu na ClickUp se nám podařilo vyřešit většinu problémů, se kterými jsme se jako společnost potýkali. To nám otevřelo další příležitosti k rozšíření podnikání a dalšímu růstu. Než jsme přešli na ClickUp, nabízeli jsme našim klientům pouze jeden balíček služeb, nyní jich máme tři.

Díky tomu jsme také získali možnost přijímat nové klienty a najímat nové zaměstnance. Vše jsme systematizovali a na jednom místě máme přehled o všem, na čem pracujeme, a to pro každou pobočku společnosti.

Pokud se tedy v našem příběhu poznáváte nebo prostě plánujete rozšíření svého podnikání, vřele doporučujeme používat ClickUp, abyste mohli soustředit veškerou svou práci na jedno místo, udržet svůj pracovní postup organizovaný, konzistentní a přehledný a zároveň eliminovat zbytečné komplikace způsobené používáním více aplikací. 🙏