Na počítači Macintosh kolem roku 1997 vytvořil Kevan J. Atteberry prvního asistenta pro kancelářské aplikace značky Microsoft: Clippyho.
Ať jsem se snažil sebevíc, Clippy mi pořád říkal, že to ještě není dost dobré. Objevoval se z ničeho nic, aby mi nabídl „pomoc“, protože moje práce nebyla dost dobrá. 😵💫
Dnes máme k dispozici obrovskou knihovnu znalostí prostřednictvím technologie a internetu. A naštěstí pro mě Clippy odešel do důchodu.
Podle některých zdrojů používá Office 365 více než milion společností po celém světě, takže lze s jistotou říci, že znalost Microsoft Office je nezbytnou součástí životopisu.
Vyplnitelné formuláře jsou zdrojem, který téměř každý ve své kariéře vytvořil nebo vyplnil – a nezmizí! Formuláře shromažďují data, poskytují komunikační cesty a šetří čas v pracovních postupech. ✨
Na konci tohoto článku budete umět:
- Používejte ovládací prvky karty Vývojář v aplikaci Microsoft Word jako profesionálové.
- Vytvoření vyplnitelného dokumentu Word
- Přizpůsobení vyplnitelného dokumentu Word
- Ochrana, ukládání a sdílení vyplnitelného formuláře v aplikaci Word
Jsme připraveni, až budete připraveni vy!
Co je to vyplnitelný formulář?
Vyplnitelný formulář je digitální formulář, který uživatelé vyplní a odešlou zpět. Samozřejmě můžete formulář také vytisknout, ale už není rok 1997 – pojďme se zbavit papíru! 👩💻
Organizace vytvářejí formuláře, aby shromažďovaly důležité údaje od zaměstnanců a zákazníků. Kromě udržitelnosti a přínosů pro životní prostředí zlepšují také přesnost a produktivitu. (Nemluvě o uživatelsky přívětivém prostředí pro uživatele!)
Úroveň přizpůsobení závisí na tom, jak jednoduchý nebo složitý chcete, aby váš vyplnitelný formulář byl.
Možná jste již použili několik základních ovládacích prvků k napsání průvodních dopisů k zprávám. Při vytváření vyplnitelných formulářů v aplikaci Microsoft Word se však musíte naučit používat mnohem více ovládacích prvků, takže se připravte na trochu práce.
Ovládací prvky karty Vývojář v aplikaci Microsoft Word
Než se pustíme do podrobného návodu, pojďme si nejprve vysvětlit tento zastrašující pojem – karta Vývojář.
Jakmile se s tím seznámíte, není to vůbec tak složité. Abyste dosáhli požadovaného typu formuláře, seznámte se s ovládacími prvky, které vám ušetří čas při vytváření formuláře.
Tyto ovládací prvky formuláře (při správném použití) poskytují interaktivní formulář, díky kterému uživatelé rychle pochopí, co se od nich očekává.
🔶Karta Vývojář
Vytvořeno v aplikaci Microsoft Word
- Visual Basic: zaznamenávejte, vytvářejte a upravujte makra, která mohou automatizovat úkoly v aplikacích Office.
- Makra: série akcí seskupených do jednoho příkazu, které automaticky provedou určitý úkol.
- Záznam makra: malé programy, které zaznamenávají vaše stisky kláves při provádění úkolu.
- Pozastavit nahrávání: pozastaví nahrávání makra
- Doplňky: vlastní příkazy nebo funkce pro rozšíření funkčnosti
- Doplňky aplikace Word: program, který lze připojit k aplikaci Word a rozšířit tak její funkčnost.
- Textové pole: objekt, do kterého lze vložit a napsat text kdekoli v dokumentu
- Zaškrtávací políčko: objekt, který lze umístit a kliknutím zaškrtnout kdekoli v dokumentu
- Rozbalovací seznam: textové pole s připojeným seznamem
- Možnosti: úprava textového pole, zaškrtávacího políčka a kombinovaného pole Box
- Rámeček: kontejner pro text a objekty
- Stínování: barva pozadí, která se aktualizuje při přepnutí na jiný motiv dokumentu.
- Ochrana formuláře: zabraňuje ostatním uživatelům v úpravách formuláře
Bonus: Jak vytvořit vyplnitelný formulář v Google Docs!
🔷Možnosti polí formuláře
🖋 Ovládací prvek prostého textu
Textová pole jsou nejužitečnější pro širokou škálu možných odpovědí. Tato pole lze použít k zadávání jmen, e-mailových adres – prostě čehokoli! Pokud potřebujete pole pro datum, použijte ovládací prvek pro výběr data a přizpůsobte jej.
Vytvořeno v aplikaci Microsoft Word
- Typ: běžný text, číslo, datum, aktuální datum, aktuální čas, možnosti výpočtu
- Výchozí text: pokyny pro uživatele
- Maximální délka: celkový počet znaků
- Formát textu: Velká písmena, malá písmena, první písmeno velká, možnosti velkých písmen v názvech
✔️ Ovládací prvek obsahu zaškrtávacího políčka
Zaškrtávací políčka jsou vhodná pro otázky typu ano/ne nebo pro výběr jedné nebo více možností z nabídky.
Vytvořeno v aplikaci Microsoft Word
- Výchozí hodnota: políčka lze podle potřeby předem zaškrtnout
- Velikost zaškrtávacího políčka: zvětšení nebo zmenšení možností
📦 Ovládací prvek obsahu rozbalovacího seznamu
Pomocí kombinovaného pole mohou uživatelé vybrat pouze jednu možnost ze sady nabízených možností.
Vytvořeno v aplikaci Microsoft Word
- Rozbalovací položka: zadejte seznam a klikněte na + pro přidání nebo – pro odstranění.
- Položky v rozevíracím seznamu: přidávání, mazání a změna pořadí položek seznamu
Hledáte další informace o nástrojích pro tvorbu formulářů? Podívejte se na našeho průvodce alternativami Jotform ! ⭐️
Jak vytvořit vyplnitelný formulář v aplikaci Word
V tomto návodu používám Microsoft Word pro Mac verze 16. 54. Kroky a funkce se mohou lišit, pokud používáte jinou platformu nebo verzi. Výsledek je však stejný, takže tyto tipy můžete použít i s tím, co máte!
Krok 1: Vytvoření vyplnitelného formuláře
1️⃣ Vytvořte nový dokument
- Spusťte aplikaci Microsoft Word.
- Vyberte Prázdný dokument > Vytvořit
Vytvořeno v aplikaci Microsoft Word
2️⃣ Přidejte kartu Vývojář do pásu karet
V nabídce Word vyberte Předvolby > Pás karet a panel nástrojů > zaškrtněte Vývojář > klikněte na Uložit.
Vytvořeno v aplikaci Microsoft Word
3️⃣ Rozdělte obsah do sekcí
Pokud si z tohoto návodu odnesete jen jednu věc, měla by to být tato: před formátováním si nejprve uspořádejte obsah.
Ušetříte čas a nervy, pokud budete mít veškerý obsah napsaný a uspořádaný. Dnes se cítím velmi pokorně, protože jsem zbytečně ztrácel čas tím, že jsem musel začínat znovu, protože jsem nevěděl, co potřebuji.
Pojďme to vyzkoušet v praxi. Chci vytvořit formulář pro dobrovolníky v muzeu. Tady je můj plánovaný obsah:
- Název: Formulář pro dobrovolníky muzea
- Část 1: Kontaktní informace
- Část 2: Dostupnost (dny a časy)
- Část 3: Průzkum (Jak jste se o nás dozvěděli?)
Není to špatný začátek, ale můžeme to vylepšit:
Verze 2:
| Sekce | Obsah | Typ vyplňování |
|---|---|---|
| Kontaktní informace | Celé jméno E-mailová adresa Telefonní číslo Datum | Textové pole |
| Dostupnost | Sobota ráno Sobota odpoledne Sobota večer Neděle ráno Neděle odpoledne Neděle večer | Zaškrtávací políčko |
| Průzkum | Jak jste se o nás dozvěděli? Ústním podáním Sociálními médii Webovými stránkami společnosti Vyhledávačem | Rozbalovací seznam |
Dokážete najít rozdíl?
Ve verzi 2 vím přesně:
- Počet polí, která potřebuji pro každou sekci (celé jméno, e-mailová adresa, telefonní číslo a datum, celkem čtyři)
- Typ vyplňování, který pomáhá vizualizovat formulář při jeho vytváření
Těžká část je za námi. Nyní se pustíme do formátování!
4️⃣ Přidání tabulek
Část 1: Kontaktní informace
- Umístěte kurzor na požadované místo.
- Na kartě Vložit vyberte Tabulka.
- Umístěte kurzor na tabulku 2×2 a kliknutím ji vyplňte.
- Zadejte text
Vytvořeno v aplikaci Microsoft Word
Část 2: Dostupnost
- Umístěte kurzor na požadované místo.
- Na kartě Vložit vyberte Tabulka.
- Umístěte kurzor na tabulku 2×6 a kliknutím ji vyplňte.
- Zadejte text
Vytvořeno v aplikaci Microsoft Word
Část 3: Průzkum
- Umístěte kurzor na požadované místo.
- Na kartě Vložit vyberte Tabulka.
- Umístěte kurzor na tabulku 2×1 a kliknutím ji vyplňte.
- Zadejte text (možnosti přidáme později, až přidáme ovládací prvky obsahu!).
Vytvořeno v aplikaci Microsoft Word
5️⃣ Nastavení ovládacích prvků obsahu: Textové pole
Textové pole s běžným textem
- Umístěte kurzor na požadované místo.
- Na kartě Vývojář vyberte Textové pole.
- Dvakrát klikněte na Textové pole, abyste zkontrolovali formát > klikněte na OK.
Tip: zkopírujte textové pole a vložte jej do jiných textových polí, abyste urychlili tvorbu.
Vytvořeno v aplikaci Microsoft Word
Textové pole s aktuálním datem
- Umístěte kurzor na požadované místo.
- Na kartě Vývojář vyberte Textové pole.
- Dvakrát klikněte na Textové pole.
- Změňte Typ na Aktuální datum.
- Změňte formát data na M/d/yy > klikněte na OK
Vytvořeno v aplikaci Microsoft Word
6️⃣ Nastavení ovládacích prvků obsahu: Zaškrtávací políčko
- Umístěte kurzor na požadované místo.
- Na kartě Vývojář vyberte možnost Zaškrtávací políčko.
- Dvakrát klikněte na zaškrtávací políčko, abyste zkontrolovali formát > klikněte na OK.
Tip: zkopírujte zaškrtávací políčko a vložte jej do dalších políček pro rychlejší vytvoření.
Vytvořeno v aplikaci Microsoft Word
7️⃣ Nastavení ovládacích prvků obsahu: Rozbalovací seznam
- Umístěte kurzor na požadované místo.
- Na kartě Vývojář vyberte Rozbalovací seznam.
- Dvakrát klikněte na Combo Box.
- Přidejte text do rozbalovací položky > klikněte na OK
Vytvořeno v aplikaci Microsoft Word
Zde je náhled kombinovaných polí po ochraně formuláře. ⬇️
Vytvořeno v aplikaci Microsoft Word
Krok 2: Přizpůsobení vyplnitelného formuláře
Bavte se s touto částí! Změňte písmo, přidejte okraje stránek, použijte motivy MS Word – cokoliv si jen přejete!
Zde jsou doporučení, jak vytvořit uživatelsky přívětivý formulář:
1️⃣ Změňte výšku řádku
- Zvýrazněte celou tabulku.
- Na kartě Rozvržení klikněte na šipku nahoru a zvětšete výšku řádku.
Vytvořeno v aplikaci Microsoft Word
2️⃣ Zarovnání textu v tabulce
- Zvýrazněte celou tabulku.
- Na kartě Rozvržení vyberte možnost vlevo uprostřed.
Vytvořeno v aplikaci Microsoft Word
3️⃣ Formátování tabulek
- Kliknutím a tažením levé hrany sloupce přesuňte zaškrtávací políčka.
- Zvýrazněte celou tabulku.
- Na kartě Návrh tabulky vyberte možnost Bez ohraničení.
Vytvořeno v aplikaci Microsoft Word
Krok 3: Ochrana vyplnitelného formuláře
- Na kartě Vývojář vyberte možnost Chránit formulář.
- Na kartě Revize vyberte možnost Chránit > Chránit dokument.
- Vyberte Chránit dokument pro > Formuláře > klikněte na OK
Vytvořeno v aplikaci Microsoft Word
Krok 4: Uložení vyplnitelného formuláře jako šablony formuláře
- V nabídce Soubor vyberte možnost Uložit jako šablonu.
- Pojmenujte šablonu formuláře > klikněte na Uložit
Vytvořeno v aplikaci Microsoft Word
Krok 5: Sdílení vyplnitelného formuláře
Nyní, když máte uloženou šablonu, bude při odeslání formuláře uživatelům zobrazena výzva k uložení vyplněného formuláře pod novým názvem a jako soubor .docx.
Vytvořeno v aplikaci Microsoft Word
Úspěch! Nyní víte, jak vytvořit vyplnitelný formulář v aplikaci Word! Skvělá práce! 🥳
Omezení vyplnitelných formulářů v MS Word
I když nyní můžete do svého životopisu přidat vyplnitelné formuláře Microsoft Word, nejedná se o nejlepší software pro vytváření a odesílání formulářů a možná budete potřebovat alternativu k MS Word. Zde je několik důvodů:
- Pokud nejste obeznámeni s programem Microsoft Word, je nutné se nejprve naučit jeho ovládání.
- Ruční vytváření a formátování všech sekcí zabere spoustu času.
- Pro uživatele, kteří nemají zkušenosti s programem Word, není tento postup příliš uživatelsky přívětivý (navíc je časově náročný, pokud je dokument špatně formátovaný).
- Mnoho funkcí formulářů aplikace Word nelze přenést do jiných aplikací, což vede k narušení formátování.
- K extrakci dat musíte použít nástroje MS Office nebo alternativní řešení.
- Formuláře příjemců se zasílají zpět e-mailem, což je nespolehlivé a také časově náročné, protože je nutné je všechny procházet.
Začínají přicházet odpovědi z formuláře. Co uděláte? 🤔
Jedná se o složitý proces, který zahrnuje použití aplikace Microsoft Excel k extrakci dat z odpovědí ve formuláři MS Word. Tento formulář jste vytvořili, abyste ušetřili čas, takže se nevracejme zpět!
Související zdroje:
- Jak vytvořit časovou osu projektu v aplikaci Excel (průvodce pro rok 2022)
- Jak vytvořit časovou osu v aplikaci Word
- Jak vytvořit kalendář v aplikaci Word
- Jak vytvořit časovou osu v Google Docs
- Jak vytvořit myšlenkovou mapu v aplikaci Word
- Jak vytvořit Ganttův diagram v aplikaci Word
- Jak vytvořit vývojový diagram v aplikaci Word
- Jak vytvořit Ganttův diagram v aplikaci PowerPoint
Nejlepší alternativa k vyplnitelnému formuláři v aplikaci Word
Formuláře ClickUp jsou budoucností. Dobrá zpráva? Můžete je začít používat ještě dnes!
A protože ClickUp funguje na všech zařízeních, mohou uživatelé snadno vyplnit a odeslat formulář pomocí odkazu – a to i na cestách! 📲🌐
Rychlé přepínání mezi úpravami a prohlížením formuláře ClickUp
Ačkoli existuje řada softwarů pro tvorbu online formulářů, pouze ClickUp Forms vám umožňuje převést shromážděné odpovědi na úkoly, které lze realizovat.
Prohlížejte odeslané příspěvky a rychle se rozhodujte v zobrazení seznamu ClickUp.
Formuláře ClickUp se v ClickUp snadno vytvářejí, přizpůsobují, chrání a sdílejí. Kromě toho existuje více než jeden způsob, jak můžete sdílet odkaz:
- Vypršení platnosti odkazů: nastavte čas, po kterém se odkaz deaktivuje (k dispozici v plánu Enterprise ).
- Sdílet odkazy: povolit indexování tohoto odkazu vyhledávači
- Vložený kód: vložte do libovolné webové stránky vložením kódu (do nástroje pro tvorbu webových stránek nebo CMS)