Chcete se naučit jednoduché triky, díky kterým proměníte základní časovou osu v Microsoft Word z nudné na úchvatnou?
Dobrou zprávou je, že nemusíte být odborníkem na grafický design ani věnovat spoustu času navíc, abyste získali profesionální časové osy, které chcete! Díky těmto malým změnám vytvoříte od základu poutavou časovou osu na míru, o jejíž šablonu vás budou vaši kolegové prosit!
Projdeme si hned dva návody: vytvoření základního časového plánu pomocí SmartArt a pomocí tabulek. (Protože musíme mít na výběr!)
Jdeme na to!
Co je časová osa?
Jedním z nejznámějších nástrojů pro řízení projektů je časová osa: graf, který pomáhá vizualizovat termíny, statistiky, události nebo milníky v chronologickém pořadí. Časové osy projektů mohou být jednoduché nebo plné detailů, které znázorňují časové období daného projektu.
Na otázku, co by mělo nebo nemělo být v časové ose, neexistuje správná odpověď – každá společnost a každé odvětví je jiné. Zeptejte se tedy raději sami sebe: Jaké jsou nejdůležitější informace, které by si moje publikum mělo z této časové osy odnést?
👉 Podívejte se na tohoto průvodce a prozkoumejte další prvky časové osy projektu.
I když jste pravděpodobně vytvořili časovou osu v Microsoft Word již na začátku své kariéry, je velká šance, že jste se museli proklikat hromadou zbytečných funkcí. 😮💨
Tento pocit známe až příliš dobře. Naštěstí existuje vynikající nástroj pro správu projektů, který nejenže vytváří časové osy, ale také výrazně zvyšuje produktivitu a zlepšuje plánování. K tomu se dostaneme později. 🤓
Jak vytvořit časovou osu v aplikaci Word pomocí grafiky SmartArt
Grafika SmartArt je rozmanitá sada rozvržení časových os (nebo ilustrací) dostupná v programech Word, Excel, PowerPoint a Outlook, která nabízí různé způsoby zobrazení konceptů nebo dat. Protože potřebujeme grafiku SmartArt k zobrazení sekvenčních informací, použijeme rozvržení časové osy Proces (kroky v procesu nebo časové ose).
Díky několika jednoduchým úpravám bude váš časový plán:
Změňte to z tohoto...
… na toto 🤩
Poznámka: V tomto tutoriálu používáme Microsoft Word pro Mac, verze 16. 54. Kroky a funkce se mohou lišit, pokud používáte jinou platformu nebo verzi.
1️⃣ Otevřete nový prázdný dokument.
- Spusťte Microsoft Word
- Vyberte Prázdný dokument > Vytvořit
- Na kartě Rozvržení vyberte Orientace > Na šířku.
- Vložte název dokumentu do horní části stránky, zarovnejte jej na střed, změňte typ písma (pokud chcete) a zvětšete velikost písma. V tomto příkladu používáme písmo Franklin Gothic Book a velikost 48.
- Přidejte potřebný text pod název dokumentu.
2️⃣ Vložte rozložení časové osy SmartArt
- Umístěte kurzor pod střed stránky a přidejte rozvržení časové osy.
- Na kartě Vložit vyberte SmartArt > Proces > Základní proces se šipkami Pokud se vám v jakékoli fázi tvorby tento graf SmartArt nelíbí, můžete si z galerie grafů SmartArt vybrat jiný graf časové osy.
- Pokud se vám v jakékoli fázi tvorby tento graf SmartArt nelíbí, můžete si z galerie grafů SmartArt vybrat jiný graf časové osy.
- Pokud se vám v jakékoli fázi tvorby tento graf SmartArt nelíbí, můžete si z galerie grafů SmartArt vybrat jiný graf časové osy.
3. Pomocí dialogového okna SmartArt Text Pane přidejte klíčové informace. Stisknutím klávesy Return přidejte další textová pole pro klíčové informace a klávesou Shift vytvořte odrážku pro podrobnosti pod klíčovými informacemi.
Tip: Pokud nevidíte okno SmartArt Text, přejděte na panel nástrojů a na kartě SmartArt Design vyberte možnost Text Pane.
4. Změňte písmo tak, že vyberete celou tabulku, přejděte na kartu Domů a změňte typ písma a velikost písma. V tomto příkladu používáme písmo Franklin Gothic Book a velikost 16.
V tuto chvíli máte standardní časovou osu, kterou lze považovat za „hotovou“, ale potřebuje trochu oživit barvami. 🎨
3️⃣ Přizpůsobte si svůj časový plán
Zde je paleta, kterou jsme vytvořili speciálně pro vás, abyste mohli navrhovat soudržné a profesionální vizuální grafy a diagramy. Pamatujte, že k vytváření nádherných vzorů nemusíte být grafickým designérem... stačí znát někoho, kdo zná někoho. 😉
Níže najdete paletu barev schválenou designéry, kterou si můžete uložit na plochu! ⬇️
Jak tedy tuto paletu barev používáme?
- Otevřete obrázek palety barev vedle aplikace Word/prohlížeče.
- Podržte klávesu Shift a klikněte na první klíčovou událost a odrážkový seznam pod ní. Na kartě Formát > Výplň tvaru > Další barvy výplně > Ikona kapátka > klikněte na barvu, kterou chcete použít.
3. Tento krok opakujte u dalších klíčových událostí a odrážkových seznamů.
Volitelné: Pro zachování jednotnosti změňte barvu písma odrážek z černé na bílou, aby odpovídala barvě textu klíčových událostí.
A teď poslední tečka: emodži! 🎉🎉🎉
Emoji dodávají neverbální komunikaci zábavný charakter. Pokud nemáte žádné obrázky nebo ikony, které by vašemu dokumentu s časovým plánem dodaly ten správný šmrnc, použijte emoji! Postupujte takto:
- Přejděte na kartu Vložit > Tvary > Textové pole.
- Vytvořte textové pole nad první klíčovou událostí.
- Zadejte libovolné emoji a změňte velikost písma na 45.
- Zkopírujte a vložte právě vytvořené textové pole a nahraďte emoji pro další klíčovou událost.
- Opakujte krok 4 pro zbývající klíčové události.
Jsou vaše rámečky nesouměrné? Zde je další tip: podržte klávesu Shift a kliknutím vyberte textové rámečky. Poté v záložce Tvar Formát > Uspořádat > Srovnat > Srovnat uprostřed > pomocí šipek přesuňte všechny nově srovnané rámečky na požadované místo.
Příteli, dokázal jsi to! 🎊💃
Uložte si to jako šablonu časové osy pro budoucí použití:
- Přejděte do nabídky Soubor > Uložit jako šablonu a zobrazí se dialogové okno.
- Zadejte název šablony kalendáře do pole Uložit jako.
- Přidejte relevantní značky pod Značky (pro uživatele Mac).
- Vyberte, kam chcete uložit šablonu kalendáře
- Změňte formát souboru na šablonu Microsoft Word (. dotx).
Jak vytvořit základní časovou osu v aplikaci Microsoft Word pomocí tabulek
Vztah s tabulkami je komplikovaný: vše může jít hladce, dokud drobná nedorozumění vše nezničí.
Další možností, jak vytvořit časovou osu v aplikaci Word, je použití tabulek, ale nemusí to být složité ani nudné! S několika jednoduchými úpravami bude vaše časová osa:
Změňte to z tohoto...
… k tomuto 😍
Poznámka: V tomto tutoriálu používáme Microsoft Word pro Mac, verze 16. 54. Kroky a funkce se mohou lišit, pokud používáte jinou platformu nebo verzi.
1️⃣ Otevřete nový dokument Word.
- Otevřete Microsoft Word
- Vyberte Prázdný dokument > Vytvořit
- Na kartě Rozvržení vyberte Orientace > Na šířku.
- Vložte název dokumentu do horní části stránky, zarovnejte jej na střed, změňte typ písma (podle potřeby) a zvětšete velikost písma. V tomto příkladu používáme písmo Franklin Gothic Book a velikost 48.
- Přidejte potřebný text pod název dokumentu.
2️⃣ Vložení a formátování tabulky
V závislosti na počtu klíčových událostí a počtu dnů projektu je zde matematický průvodce, který vám pomůže určit, kolik sloupců a řádků je pro časovou osu potřeba:
Sloupce: Počet dní + pět sloupců = celkový počet sloupců
K čemu slouží „pětka“? Sloučíme pět buněk, abychom vytvořili prostor pro text.
Řádky: Počet klíčových událostí = celkový počet řádků
Od tohoto okamžiku už nemusíte počítat. 🤝
- Na kartě Vložit vyberte Tabulka > Vložit tabulku.
- Zadejte počet sloupců a řádků.
- Klikněte a přetáhněte spodní řádek na konec stránky.
- Zvýrazněte všechny buňky tabulky (kromě prvního řádku).
- Na kartě Rozložení klikněte na Rozložit řádky.
6. Zvýrazněte první řádek a změňte velikost písma na 9.
7. Zvýrazněte první sloupec a změňte velikost písma na 12.
Bonus: Software pro časové osy projektů!
3️⃣ Přidejte výstupy/události
- Začněte prvním řádkem, označte prvních pět sloupců a na kartě Rozložení vyberte možnost Sloučit buňky.
2. Začněte od druhého řádku a přidejte veškerý text klíčových událostí do prvního sloupce.
3. Do prvního řádku tabulky přidejte data 1–31 (nezapomeňte přeskočit první sloupec).
Tip: zmenšete velikost písma, aby se čísla vešly na stejný řádek, nebo zvětšete šířku tabulky.
4. Zarovnejte text klíčových událostí v buňkách tak, že zvýrazníte první sloupec a na kartě Rozložení kliknete na ikonu Zarovnat na střed.
5. Opakujte krok 4 pro data v prvním řádku.
4️⃣ Přizpůsobte si tabulku časové osy
- Klikněte a přetáhněte buňky v každém řádku Klíčová událost. Poté na kartě Rozložení vyberte možnost Sloučit buňky.
- Umístěte kurzor do nově sloučených buněk a na kartě Tabulka Návrh > Stínování > vyberte barvu.
Můžete to nechat tak a skončit, ale existuje jednoduchá úprava, kterou můžeme provést v tabulce, aby graf vypadal o něco méně drsně: úprava okrajů tabulky.
3. Zvýrazněte celou tabulku a na kartě Návrh tabulky vyberte tečkovanou čáru v části Styl ohraničení > Ohraničení > Všechna ohraničení.
4. Chcete-li přidat silnější čáru pro vnější ohraničení, označte všechny buňky kromě prvního řádku a prvního sloupce. Na kartě Návrh tabulky vyberte plnou čáru v části Styl ohraničení > Ohraničení > Vnější ohraničení.
A je to! 🎉🕺
Uložte si to jako šablonu časové osy pro budoucí použití:
- Přejděte do nabídky Soubor > Uložit jako šablonu a zobrazí se dialogové okno.
- Zadejte název šablony kalendáře do pole Uložit jako.
- Přidejte relevantní značky pod Značky (pro uživatele Mac).
- Vyberte, kam chcete uložit šablonu kalendáře
- Změňte formát souboru na šablonu Microsoft Word (. dotx).
👉 Další související návody:
Bezplatné šablony časových os pro Word
Věděli jste, že Microsoft má online knihovnu šablon? Kromě přístupu k šablonám přímo z aplikací Microsoft můžete procházet online obchod s bezplatnými a prémiovými šablonami. Zde je několik bezplatných šablon časových os, které si můžete hned stáhnout:
4 hlavní nevýhody používání aplikace Microsoft Word k vytváření časových os
I když nás bavilo vytvářet vlastní časové osy pomocí grafiky SmartArt a tabulek, nebylo to trochu... zdlouhavé?
I provedení těch nejzákladnějších úkonů při vytváření jednoduché tabulky vyžadovalo mnoho kliknutí a pečlivou navigaci, abychom mohli dokončit náš časový plán v aplikaci Microsoft Word. Microsoft Word je jedním z nejpopulárnějších dostupných softwarů, ale je omezen požadavky a změnami moderní pracovní síly.
Zde je několik informací, které byste měli vědět, než investujete čas, energii a zdroje do aplikace Microsoft Word:
- Ačkoli je Word univerzální platformou, dosažení požadovaného výsledku je časově náročné ⏳.
- Microsoft Word není optimalizován pro průběžné plánování a řízení projektů s automatizačními funkcemi 🤖.
- Funkce Microsoft Word na panelu nástrojů/pásu karet se liší podle verze 🤯
- Desktopové aplikace Microsoftu (Word, Powerpoint, Excel a další) jsou drahé. Samotná aplikace Word stojí od 159,99 $ 💰.
Zdá se, že byste mohli potřebovat alternativu k Microsoft Word.
Celkový přehled: Vytváření časových os v ClickUp
Ať už jste o ClickUp nikdy neslyšeli, nebo uvažujete o ClickUp jako o nástroji pro správu projektů, považujte to za znamení, že je čas začít ještě dnes!
ClickUp je špičková platforma pro produktivitu, která týmům umožňuje spravovat projekty, spolupracovat chytřeji a sjednotit veškerou práci v jednom nástroji. Ať už jste nováčkem v oblasti aplikací pro produktivitu nebo zkušeným projektovým manažerem, přizpůsobení ClickUp se může přizpůsobit jakékoli velikosti týmu pro konzistentní spolupráci.
Nechte ClickUp udělat všechnu práci za vás a vytvořit časové osy, abyste mohli věnovat více času rozhodování, které posune vaše projekty kupředu.
Co můžete dělat v zobrazení časové osy:
- Přizpůsobte si časovou osu pomocí možností filtrování, seskupování a třídění.
- Vyhledávejte úkoly pomocí praktického vyhledávacího pole.
- Vytvořte nové úkoly kliknutím na libovolné místo v časové ose.
- Přepínejte mezi zobrazením dnů, týdnů nebo měsíců.
- Snadné přiblížení nebo oddálení pro přehled na vysoké úrovni
- Otevřete postranní panel a zobrazte neplánované a zpožděné úkoly.
- Získejte ucelený přehled o pracovním vytížení zaměstnanců a mnoho dalšího!
- Udržujte svůj tým v souladu a pomáhejte informovat veřejnost vizuálně pomocí šablony plánu ClickUp.
Pracujete na více projektech najednou? Ganttův diagram v ClickUp vám pomůže spravovat milníky, priority a závislosti projektu několika kliknutími.
Co můžete dělat v zobrazení Gantt:
- Vytvořte Ganttův diagram z úrovně prostorů, složek a seznamů.
- Přidávejte složky, seznamy, úkoly a podúkoly přímo z postranního panelu zobrazení Ganttova diagramu.
- Nakreslete čáry mezi úkoly, abyste automaticky nastavili a vizualizovali závislosti.
- Určete, kolik je třeba k dokončení složky nebo seznamu, tak, že najedete kurzorem na pruh postupu.
- Označte libovolný úkol jako milník nebo jej převedete zpět na úkol.
- Upravujte úkoly hromadně, aniž byste opustili zobrazení Ganttova diagramu, a mnoho dalšího!
Méně kliknutí, větší dopad
Vaše vizualizační nástroje jsou důležitými projektovými prostředky, jejichž vytvoření by vám nemělo zabrat více než hodinu týdně. Aby manažeři a firmy mohli držet krok s každodenními změnami v projektových plánech, potřebují ten nejlepší software – ClickUp!
Vytvořte si ještě dnes bezplatný účet v ClickUp a rozlučte se s omezenými dokumenty Word! 👋