HR se v zásadě zabývá jednou věcí: lidmi.
Jako profesionál v oblasti lidských zdrojů jste srdcem vaší organizace a řídíte vše od náboru a zapracování nových zaměstnanců až po mzdy, zapojení zaměstnanců a dodržování předpisů. To, jak vaše procesy fungují, ovlivňuje každodenní provoz lidských zdrojů a utváří budoucnost vaší společnosti.
Pokud tedy hledáte způsoby, jak optimalizovat HR procesy, zvýšit hodnotu zaměstnanců, vytvořit plynulý zážitek pro nové zaměstnance a v konečném důsledku posílit vaši organizaci, jste na správném místě.
V tomto blogovém příspěvku se podíváme na to, co zlepšení HR procesů skutečně znamená a proč je na moderním pracovišti tak důležité.
⏰ 60sekundové shrnutí
- Zlepšení HR procesů zahrnuje analýzu a zdokonalení postupů v oblasti lidských zdrojů s cílem zvýšit efektivitu organizace, účinnost a spokojenost zaměstnanců.
- Zvyšuje to zapojení zaměstnanců, snižuje administrativní zátěž, umožňuje rozhodování na základě dat, snižuje fluktuaci zaměstnanců a zlepšuje celkovou výkonnost organizace.
- Zlepšení HR procesů zahrnuje automatizaci rutinních HR úkolů a standardizaci HR politik a postupů v celé organizaci.
- Profesionálové v oblasti lidských zdrojů také potřebují pravidelné školení a zpětnou vazbu, aby mohli zefektivnit procesy v oblasti lidských zdrojů.
- Organizace by se také měly zaměřit na udržování jasných a konzistentních komunikačních kanálů v rámci týmu a provádět pravidelné audity za účelem kontroly a zlepšování klíčových procesů v oblasti lidských zdrojů.
Porozumění zlepšování procesů v oblasti lidských zdrojů
Zlepšení HR procesů se zaměřuje na zvýšení efektivity a účinnosti HR procesů v průběhu celého životního cyklu zaměstnance, od náboru, zaškolení, správy mezd, hodnocení výkonu a dalších.
V průběhu času mohou HR pracovní postupy zastarat, což vede k zbytečným zpožděním, zdvojování úsilí nebo plýtvání zdroji. Zlepšení HR procesů zahrnuje identifikaci neefektivností v HR funkcích a jejich řešení pomocí kombinace pokročilých technologií a strategií.
📌 Příklad: Pokud proces zapracování nových zaměstnanců trvá déle kvůli manuálnímu vyřizování papírových dokumentů, může zlepšení HR procesů doporučit přechod na digitální formuláře nebo automatizovaný portál.
Nezapomeňte však, že reorganizace HR procesů by se neměla omezovat pouze na řešení stávajících problémů. Musíte také aktivně hledat chytřejší způsoby práce. K tomu vám mohou pomoci procesní mapy. 👇🏼
Hlavní výhody zlepšení procesů v oblasti lidských zdrojů
Co může přinést skutečné zlepšení HR a obchodních procesů? Odpověď je jednoduchá: vyšší efektivita, větší podpora, méně třenic a v konečném důsledku méně chyb.
Zde jsou hlavní výhody zlepšení HR procesů:
⏱️ Šetří čas: Zrychluje každodenní úkoly v oblasti lidských zdrojů, snižuje zpoždění a zvyšuje efektivitu pracovních postupů.
💼 Lepší zkušenosti zaměstnanců: Zlepšuje nábor, zapracování a podporu HR, čímž zvyšuje spokojenost zaměstnanců.
✅ Snižuje počet chyb: Zajišťuje dodržování zákonů a předpisů, čímž minimalizuje riziko chyb a sankcí.
💰Úspora nákladů: Omezuje zbytečné kroky a optimalizuje zdroje, což vede k finančním úsporám.
📊 Rozhodování na základě dat: Poskytuje cenné informace pro chytřejší nábor, školení a plánování pracovní síly.
📖 Další informace: Bezplatné šablony a formuláře pro zlepšení procesů v oblasti lidských zdrojů
Výzvy při zlepšování procesů v oblasti lidských zdrojů
Výhody zlepšení procesů v oblasti lidských zdrojů jsou nepochybně značné, ale organizace mohou při jejich zavádění narazit na několik problémů:
- Odpor ke změnám: Zaměstnanci a vedení mohou klást odpor změnám zavedených procesů, protože jsou spokojeni se současným stavem nebo se bojí neznáma. Například integrace umělé inteligence do HR procesů může být pro některé příliš náročná.
- Omezené zdroje: Omezené rozpočty a personál mohou bránit schopnosti implementovat zlepšení procesů, zejména pokud jsou nutné investice do nových technologií nebo školení. Například organizace může shledat, že Slack (nástroj pro komunikaci na pracovišti) není kompatibilní s jejími potřebami z důvodu ceny.
- Technologická omezení: Staré nebo nekompatibilní systémy HR mohou bránit používání nových procesů nebo automatizačních nástrojů. Například starý systém výplaty mezd může mít potíže se synchronizací s moderními platformami HR.
- Zajištění bezpečnosti a ochrany osobních údajů: Personální praxe často zahrnuje nakládání s citlivými informacemi o zaměstnancích. To z nich může činit primární cíl hackerů a narušení bezpečnosti.
Abychom vám pomohli tyto výzvy řešit, uvádíme níže praktické tipy s příklady zlepšení procesů v oblasti lidských zdrojů, které vám pomohou řešit běžné problémy zaměstnanců a výrazně zlepšit vaše procesy v oblasti lidských zdrojů.
🌟 Podnět k zamyšlení: Technologický pokrok sice připravil půdu pro některé úžasné nástroje ke zlepšení procesů v oblasti lidských zdrojů, ale myslíte si, že může nahradit lidské porozumění a empatii? My si to nemyslíme. Nejlepší týmy v oblasti lidských zdrojů využívají technologie a strategické plánování lidských zdrojů k podpoře lidských vztahů, nikoli k jejich nahrazení💯.
Praktické tipy pro zlepšení procesů v oblasti lidských zdrojů
Práce v oblasti lidských zdrojů není jen o papírování a náboru zaměstnanců. Jejím hlavním cílem je vytvořit pracoviště, kde se lidé cítí oceněni, podporováni a mohou podávat nejlepší výkony.
Podívejme se na několik praktických tipů, jak zefektivnit vaše HR procesy.
Tip 1: Automatizujte rutinní úkoly pomocí systémů pro řízení lidských zdrojů
Automatizace v personálním oddělení již není luxusem, ale nutností pro zajištění efektivity a přesnosti. Personální týmy často řeší opakující se a časově náročné úkoly, jako je plánování pohovorů, zpracování mezd a sledování docházky. Ačkoli jsou tyto úkoly velmi důležité, nezbývá jim mnoho prostoru pro strategické činnosti, které vedou k reálnému růstu.
Ruční procesy navíc zvyšují pravděpodobnost chyb a nesrovnalostí. Automatizace tato rizika snižuje, zajišťuje přesnost a umožňuje personalistům soustředit se na úkoly s vyšší přidanou hodnotou, jako je rozvoj talentů nebo zapojení zaměstnanců.
📌 Co obnáší automatizace HR?
Moderní HR týmy používají inteligentní software pro správu zaměstnanců, který automatizuje většinu rutinních úkolů. Díky tomu se HR profesionálové mohou více věnovat tomu, na čem opravdu záleží.
ClickUp Automations vám pomůže zlepšit HR procesy automatizací opakujících se úkolů, jako jsou přidělování úkolů, oznámení a aktualizace pracovních postupů. Automatizace může například naplánovat termíny pohovorů na základě dostupnosti uchazečů nebo zasílat zaměstnancům připomenutí o čekajících schváleních dovolených.
Díky více než 100 předem připraveným šablonám automatizace můžete přizpůsobit spouštěče a akce tak, aby vyhovovaly vašim konkrétním potřebám. A nesmíte si nechat ujít „AI Automation Builder“, který uživatelům umožňuje vytvářet automatizace pomocí přirozeného jazyka, čímž zjednodušuje celý proces nastavení.
✅ Závěr: Začněte identifikací úkolů, které jsou opakující se a časově náročné. Automatizaci zavádějte postupně, abyste zajistili hladký přechod pro svůj tým.
Tip 2: Standardizujte politiky a postupy v oblasti lidských zdrojů
Dobré personální politiky jsou pro zaměstnance jako cestovní mapa. Měly by být srozumitelné, spravedlivé pro všechny a důsledně uplatňované. Co však často pozorujeme v různých odvětvích? Špatně formulované příručky pro zaměstnance, texty plné odborných výrazů a matoucí formulace.
Nekonzistentní firemní politiky mohou vyvolat zmatek mezi zaměstnanci a v horším případě vystavit organizaci právním rizikům. Nejlepší je standardizovat HR procesy, aby zaměstnanci napříč odděleními a pobočkami pracovali podle stejných pokynů, pravidel a předpisů.
📌 Co znamená standardizace?
Vytvořte komplexní a jednotnou dokumentaci pro klíčové činnosti v oblasti lidských zdrojů, jako je nábor, zaškolování nových zaměstnanců a hodnocení výkonu.
Nástroje jako ClickUp Employee Handbook and Policies Template mohou zjednodušit tvorbu a správu těchto dokumentů a zajistit jejich srozumitelnost a dostupnost.
Šablona zahrnuje základní části, jako jsou „Jak pracujeme“, „Standardní kodex chování“ a „Zásady a postupy“, které zajišťují, že vaše organizace zůstane organizovaná a bude dodržovat předpisy. Eliminuje potřebu samostatných dokumentů nebo hledání pokynů jinde a poskytuje centralizovanou, snadno použitelnou platformu, bez ohledu na to, zda jste novým zaměstnancem nebo již jste součástí organizace.
✅ Závěr: Pravidelně kontrolujte stávající zásady, abyste se ujistili, že jsou stále relevantní a v souladu s právními požadavky. Tyto zásady efektivně komunikujte prostřednictvím přístupných platforem.
Tip 3: Zaveďte samoobslužné možnosti pro zaměstnance v oblasti mzdového účetnictví a zapracování nových zaměstnanců
Moderní zaměstnanci chtějí mít větší slovo a pravomoc nad svým pracovním životem. Samoobslužné platformy to umožňují tím, že dávají zaměstnancům kontrolu nad jejich daty a procesy. To zaměstnancům ukazuje, že jim společnost důvěřuje a cení si jejich času.
A to nejlepší? Zaměstnanci si rutinní administrativní úkoly spravují sami, čímž se snižuje pracovní zátěž personálních týmů. Dvě mouchy jednou ranou!
📌 Co samoobsluha obnáší?
Samoobslužné platformy umožňují zaměstnancům aktualizovat osobní údaje, kontrolovat podrobnosti o výplatě, žádat o volno a sledovat aktivity související se zapracováním.
Zaměstnanci ocení autonomii při řešení rutinních záležitostí bez nutnosti zásahu personálního oddělení. Zaměstnanci personálního oddělení se mezitím mohou soustředit na strategické činnosti, jako je řízení výkonu a budování kultury neustálého zlepšování.
✅ Závěr: Začněte s jednoduchými funkcemi, jako je přístup k výplatním listinám, a postupně je rozšiřujte o školicí moduly nebo registraci benefitů, abyste maximalizovali efektivitu.
Tip 4: Využijte analýzu dat pro lepší rozhodování
Čísla vypovídají o mnoho, zejména v oblasti HR. Shromažďováním a analýzou údajů o zaměstnancích mohou týmy HR činit lepší rozhodnutí ohledně najímání, školení a udržení talentovaných zaměstnanců. Nezapomeňte však, že analýza dat v oblasti zlepšování lidských zdrojů nespočívá ve sledování lidí jako strojů, ale v porozumění lidským vzorcům a potřebám.
📌 Proč je analýza HR dat důležitá?
Datově podložený přístup eliminuje dohady a umožňuje týmům HR činit rozhodnutí na základě důkazů. Například pochopení důvodů, proč zaměstnanci odcházejí, může pomoci HR navrhnout lepší strategie pro udržení zaměstnanců, což v konečném důsledku ušetří společnosti čas i peníze.
Nástroje jako ClickUp Dashboards mohou HR týmům pomoci sledovat klíčové ukazatele, jako je doba náboru, absence a míra zapojení. Tyto informace umožňují HR profesionálům identifikovat vzorce, předvídat výsledky a provádět cílené zásahy.
A co víc? Díky přizpůsobitelným widgetům můžete sledovat termíny, monitorovat stav úkolů a vizualizovat klíčové metriky, a to vše na jednom místě!
✅ Závěr: Pravidelně kontrolujte HR analytiku, abyste identifikovali oblasti, které je třeba zlepšit. Využijte získané poznatky k řešení problémů a také k replikaci úspěšných iniciativ.
Tip 5: Poskytujte průběžné zvyšování kvalifikace v oblasti lidských zdrojů
Dnes lze bez nadsázky říci, že personalista je částečně koučem, částečně analytikem dat a částečně technologickým expertem!
Proč to říkáme? HR profesionálové působí v dynamickém prostředí, kde se neustále vyvíjejí zákony, technologie a normy na pracovišti. Zvyšování kvalifikace zajišťuje, že HR týmy zůstávají informovány o nových technologiích, rozumějí měnícím se trendům v oblasti pracovní síly a rozvíjejí dovednosti nad rámec tradičních HR funkcí.
📌 Co zahrnuje zvyšování kvalifikace?
Zvyšování kvalifikace může zahrnovat školení v oblasti HR technologií, workshopy o diverzitě a inkluzi nebo certifikace v nových oblastech, jako je analýza lidských zdrojů. Zajišťuje, že HR týmy zůstanou kompetentní a budou schopny efektivně řešit výzvy v oblasti lidských zdrojů.
K nastavení cílů a sledování pokroku můžete využít ClickUp Goals. Pomůže vám stanovit konkrétní, měřitelné a časově ohraničené obchodní cíle v oblasti lidských zdrojů, rozdělit je na zvládnutelné úkoly a snadno vizualizovat pokrok.
✅ Závěr: Začleňte zvyšování kvalifikace jako klíčovou součást strategie lidských zdrojů. Vyčleňte prostředky na profesní rozvoj a sledujte pokrok, abyste mohli měřit jeho dopad na celkový výkon.
Tip 6: Udržujte efektivní komunikační kanály v rámci týmů
Komunikace je srdcem každé úspěšné organizace. Vzhledem k tomu, že modely práce na dálku a hybridní modely si získávají pevné místo ve všech hlavních odvětvích, musí týmy HR vytvořit několik způsobů, jak mohou zaměstnanci sdílet zpětnou vazbu, klást otázky a cítit se vyslyšeni.
Bez jasné a konzistentní komunikace mohou i ty nejlepší politiky selhat a nedosáhnout zamýšlených výsledků.
📌 Jak zajistit efektivní komunikaci se zaměstnanci?
- Definujte komunikační platformy (e-mail, chat, schůzky) pro různé účely.
- Provádějte anonymní měsíční průzkumy, abyste získali informace o spokojenosti zaměstnanců a efektivitě komunikace.
- Nabízejte workshopy zaměřené na efektivní komunikaci, řešení konfliktů a aktivní naslouchání.
- Implementujte platformy jako ClickUp Chat, abyste centralizovali komunikaci a úkoly.
ClickUp Chat usnadňuje komunikaci v reálném čase a zajišťuje, že všechny zúčastněné strany jsou informovány a koordinovány. To je obzvláště užitečné při řízení mezifunkčních projektů nebo týmů pracujících na dálku.
Díky ClickUp Chat mohou týmy diskutovat o projektech, sdílet aktualizace a převádět zprávy na úkoly jediným kliknutím, čímž zajistí, že všechny konverzace budou propojeny s příslušnými úkoly, dokumenty a chaty.
✅ Závěr: Vytvořte jasné komunikační protokoly a využijte nástroje, které podporují synchronní i asynchronní interakce. Pravidelně kontrolujte, zda jsou cíle a očekávání v souladu. Můžete také provádět anonymní průzkumy a pravidelné kontroly a využívat pokročilé technologie a digitální platformy, aby byla komunikace snadná a pohodlná.
Tip 7: Provádějte pravidelné audity a kontroly procesů
Stejně jako lékař kontroluje zdraví pacienta, musí i HR týmy pravidelně prověřovat své procesy. To znamená sledovat, jak dobře fungují současné systémy, identifikovat úzká místa a být ochotni provádět změny. Protože proces, který fungoval loni, nemusí být dnes tím nejlepším řešením.
📌 Proč byste měli provádět audity?
Pravidelné audity pomáhají odhalit neefektivnosti a potenciální rizika, než se z nich stanou větší problémy. Poskytují také měřítko pro neustálé zlepšování, což umožňuje týmům HR postupně zdokonalovat své postupy.
Nástroje jako ClickUp's Recurring Task vám pomohou vytvořit opakující se úkoly a kontrolní seznamy, abyste mohli systematicky kontrolovat klíčové procesy, jako je přesnost výplat, dokumentace zaměstnanců a dodržování pracovněprávních předpisů.
Můžete například nastavit úkol tak, aby se opakoval denně, týdně nebo měsíčně, a do každého úkolu zahrnout kontrolní seznam s konkrétními kroky nebo dílčími úkoly. Rychlé a efektivní, že?
✅ Závěr: Naplánujte audity v pravidelných intervalech a zaměřte se jak na provozní efektivitu, tak na dodržování předpisů. Využijte výsledky auditů k informování o budoucích strategiích a zlepšeních v oblasti lidských zdrojů.
Tip 8: Zajistěte zpětnou vazbu a spokojenost manažerů
Vedoucí týmů jsou důležitým spojovacím článkem mezi zaměstnanci a organizací, a to jak přímo, tak nepřímo. Díky jejich přímému kontaktu se zaměstnanci je jejich zpětná vazba neocenitelná při navrhování a zdokonalování HR procesů.
📌 Jak shromažďovat zpětnou vazbu?
Manažeři jsou často prvními, kdo narazí na neefektivitu HR procesů. Zohlednění jejich zpětné vazby zajistí, že HR politiky budou praktické a účinné, což v konečném důsledku přinese prospěch celé organizaci.
Šablona formuláře pro zpětnou vazbu ClickUp může organizacím pomoci navrhnout přizpůsobené průzkumy, které jim umožní shromáždit cenné informace od zákazníků, uživatelů a partnerů.
Tento centralizovaný přístup zefektivňuje proces zpětné vazby a zajišťuje, že všechny odpovědi jsou organizované a snadno dostupné.
Kromě toho ClickUp Brain, nástroj ClickUp založený na umělé inteligenci, pomáhá shrnout a analyzovat zpětnou vazbu, což týmům umožňuje identifikovat trendy a činit informovaná rozhodnutí.
✅ Závěr: Zaveďte pravidelnou zpětnou vazbu od manažerů tím, že ji začleníte do čtvrtletních hodnocení nebo strategických schůzek. Reagujte na jejich návrhy, abyste jim ukázali, že jejich připomínky jsou ceněné a mají vliv.
Tip 9: Podporujte zpětnou vazbu od zaměstnanců a jejich zapojení do mapování procesů
Zapojení zaměstnanců do zlepšování procesů v oblasti lidských zdrojů zajišťuje, že tyto systémy jsou uživatelsky přívětivé a splňují reálné potřeby. Zaměstnanci jsou koneckonců hlavními uživateli většiny funkcí v oblasti lidských zdrojů, souhlasíte?
📌 Jak získat zpětnou vazbu od zaměstnanců?
Vytvářejte anonymní průzkumy, abyste získali podrobnou zpětnou vazbu od zaměstnanců ohledně různých aspektů souvisejících s jejich prací. Pomocí nástrojů pro spolupráci, jako je ClickUp HR Teams, můžete HR týmům nabídnout komplexní sadu nástrojů pro zefektivnění řízení HR projektů a zvýšení efektivity.
Díky funkcím, jako jsou přizpůsobitelné řídicí panely, sledování času a kanály pro spolupráci, mohou personalisté spravovat úkoly, sledovat výkonnost a budovat soudržné pracovní prostředí.
✅ Závěr: Vytvořte možnosti pro zpětnou vazbu od zaměstnanců, například fokusní skupiny nebo anonymní průzkumy. Využijte jejich podněty k vylepšení HR procesů a jejich zefektivnění a sladění.
😁Bonus: Další tipy pro zdokonalení vašich HR procesů
Tip 11: Investujte do programů zaměřených na duševní zdraví a pohodu
Určitě souhlasíte, že pohoda zaměstnanců je klíčem k produktivitě a úspěchu. Ignorování duševního zdraví může ovlivnit dynamiku týmu a celkový výkon.
🛠️ Řešení: Začněte v malém měřítku s wellness zdroji nebo osvětovými semináři a na základě zpětné vazby postupně rozšiřujte iniciativy, jako jsou programy pro zvládání stresu a podpora rovnováhy mezi pracovním a soukromým životem.
🙁 Fakt: Téměř 3 ze 4 zaměstnanců uvedli, že mají v práci problémy s duševním zdravím.
Tip 12: Stanovte jasné kariérní postupy
Zaměstnanci jsou více zapojení, když vidí budoucnost v rámci organizace. Nabídka jasných kariérních postupů může mít významný vliv na udržení talentů a snížení fluktuace.
🛠️ Řešení: Během hodnocení diskutujte o kariérních cílech, stanovte dosažitelné milníky a nabídněte školení, mentoring a měřitelné plány růstu.
Tip 13: Posilujte iniciativy v oblasti diverzity, rovnosti a inkluze (DEI)
Rozmanité týmy přinášejí jedinečné pohledy, které vedou k lepšímu řešení problémů a rozhodování.
🛠️ Řešení: Vytvořte inkluzivní náborové politiky a rovné příležitosti. Například společnost Microsoft upravila svůj náborový proces tak, aby lépe vyhovoval uchazečům se zdravotním postižením, a to zkrácením délky pohovorů a nabídkou delších přestávek.
Příklady zlepšení HR procesů z praxe
1. Jak společnost Unilever revolučním způsobem změnila nábor zaměstnanců pomocí umělé inteligence
Společnost Unilever, která zaměstnává 155 000 lidí po celém světě, čelila neefektivitě svého tradičního náborového procesu. Společnost trávila příliš mnoho času ručním prohlížením životopisů a prováděním zdlouhavých pohovorů, což zpomalovalo náborové procesy.
Pro řešení tohoto problému se společnost Unilever obrátila na HireVue, platformu založenou na umělé inteligenci, která kombinuje videorozhovory a inteligentní algoritmy. Uchazeči byli pohovorováni prostřednictvím videa, přičemž umělá inteligence hodnotila nejen jejich odpovědi, ale také neverbální signály, jako jsou výrazy obličeje a řeč těla. Tento datově orientovaný přístup pomohl snížit zaujatost při náboru, rychleji identifikovat nejvhodnější uchazeče a zkrátit dobu náboru o 75 %.
2. Jak společnost Experian využila analýzu dat ve svůj prospěch
Společnost Experian čelila vysoké fluktuaci zaměstnanců, což vedlo ke ztrátě klíčových talentů a nákladným náborovým aktivitám. Aby tento problém vyřešila, využila své odborné znalosti v oblasti analýzy dat k transformaci své strategie v oblasti lidských zdrojů. Pomocí prediktivní analýzy a údajů o zaměstnancích vytvořila model, který identifikoval rizika fluktuace a určil faktory, jako jsou demografické údaje, dynamika týmu a individuální výkonnost.
Tento model snížil fluktuaci o 4 %. Toto řešení ušetřilo společnosti miliony a stalo se také nedílnou součástí personálních rozhodnutí společnosti Experian. Společnost poté řešení komercializovala a pomohla tak dalším organizacím řešit podobné výzvy pomocí datových analýz.
Vytvářejte lepší HR procesy s ClickUp
Zlepšení moderních HR procesů spočívá v přijetí nových přístupů a zachování flexibility. Tím, že vždy kladou lidi na první místo, mohou HR oddělení pomoci společnostem budovat silnější, inovativnější a lidštější pracoviště.
Nyní je jasné: společnosti, které investují do inteligentních HR procesů zaměřených na zaměstnance, budou ty, které přilákají a udrží ty nejlepší talenty. ClickUp vám to umožňuje tím, že sjednocuje vše od řízení lidí po řízení projektů a sledování výkonu na jedné platformě.
Zaregistrujte se ještě dnes na ClickUp a vytvořte prostředí, kde lidé nejen pracují, ale také se skutečně rozvíjejí!